BPO

Soluciones de Colaboración Electrónica

Ley 1581: Protección de Datos Personales

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 ¿Quiénes somos?
•  Fundada desde 1970.
Colombia •  Cobertura en 20 ciudades de Colombia.
Guatemala
•  25 mil clientes activos.

•  Presencia en: Ecuador, Guatemala, Salvador.

El Salvador
•  Más de 1.000 colaboradores.

•  Desde hace más de 10 años en el mundo del BPO.

Ecuador
•  Ventas Anuales 400.000 Millones.

•  70.000m2 de infraestructura logística.

•  Atención directa en más de 400 municipios.

•  5 Plantas para el procesamiento de datos, impresión

digital y envío electrónico de facturas y extracto.

Página 2
 Unidades de Negocio

Industria Gráfica Mercado Empresarial

E Institucional
•  Impresión Offset. BPO
•  Impresión Flexografica. •  Soluciones en productos de papelería
•  Facturación Electrónica.
•  Impresión Digital Comercial. para impresión y uso en oficina.
•  Consultoría en Procesos F.E.
•  Comunicación Visual (Gran Formato). •  Soluciones eficientes para el manejo
•  Flujo de Trabajo en Recepción de F.E.
•  Impresión Digital Directa sobre Textil. e impresión digital de documentos.
•  Pasarela de Pagos.
•  Mercadeo 1:1.
•  Plataforma Servicios Multimedia.
•  Factoring Electrónico.

•  Gestión documental
•  Carpeta única empresarial
•  Soluciones de impresión (PID)

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 Algunos de nuestros principales
Clientes en BPO

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 Colaboración Electrónica
Consultoría
en Procesos de F.E

Factoring Flujo de Trabajo

Electrónico en Recepción de F.E
FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA

Plataforma Pasarela de Pagos

de Servicios Multimedia

Mercadeo 1:1

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 Facturación Electrónica
Marco  Norma)vo  

Decreto 2242 de Resolución 0019 Decreto 1349 del 22

Ley 1819 del 29 de de agosto de 2016
Diciembre de 2016 Noviembre 2015 de 2016 (DIAN)
(Min Hacienda) (MinCIT)
(Congreso de Colombia)
Establece las condiciones
Procedimientos y Requisitos para circular la factura
Por medio de la cual se Condiciones de Expedición para el funcionamiento de la
e Interoperabilidad con fines Electrónica como Titulo Valor
adopta una reforma FE. y se apoya
de masificación y control fiscal.
tributaria estructural. en la ley de comercio
electrónico (527/99).

Página 6
 Facturación Electrónica
Reforma  Tributaria  

Art. 308
Los contribuyentes obligados a declarar y pagar el IVA y el impuesto al consumo
Modifíquese el artículo 616 -1 deberán expedir factura electrónica a partir del 1º de enero de 2019 en los
del estatuto tributario el cual términos que establezca el reglamento.
quedará así:

Durante 2017 y 2018 serán seleccionados bajo un criterio sectorial conforme al

alto riesgo de evasión y del menor esfuerzo para su implementación los
contribuyentes obligados a expedir factura electrónica.

Art. 309
Adiciónese al articulo 616-4 Se establecen Obligaciones e Infracciones para los Proveedores Autorizados.
del estatuto tributario el cual
quedará así:

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 DIAN Nuevo Modelo

Página 8
 Facturación Electrónica
Es el documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a
través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las
características y condiciones que se establecen en el decreto 2242 en relación con la expedición, recibo,
rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a
facturar y su entrega al adquirente.

Expedición Conservación
de la factura
electrónica
Exhibición Aceptación
/Rechazo

Entrega

Página 9
 Facturación Electrónica
Caracterís)cas  Documentos  Electrónicos  
Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o
magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído,
interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.

Página 10
 Facturación
Electrónica
Flujo  de  emisión    
de  facturas    
electrónicas  

Página 11
 Facturación Electrónica
Flujo  de  recepción  de  facturas  electrónicas  

Proveedor
Tecnológico Validar:
Envío por web service
Firma
1 Estructura
Servidor Proveedor Transmite la factura Datos Servidor Comprador
“Generador de Web service “Pagador de
la factura” Envío por Mail Dispapeles la factura”
Conector
2 Integración

Bandeja Leer Datos y cargar a

de Correo Base de Datos y
Servidor de Archivos
Portal web
visualización
de facturas
3

Almacenamiento Workflow
en Base de Datos
y Servidor de
Archivos
Entrega Archivos Digitalización de factura Captura Datos en
Revisión Aprobación Contabilización Pago
Tradicional físicos firmada “Acuse” formulario web

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 Facturación Electrónica
Cumplimiento  y  Beneficios  
Reducción de costos Aumento de la Responsabilidad
Mejora la relación por emisión, envío
Transparencia eficiencia en ambiental
Cumplimiento con los clientes y almacenamiento
ante la DIAN y trazabilidad los procesos empresarial
y proveedores de facturas

¿Qué ventajas obtendrán los empresarios? ¿Qué beneficios trae para Colombia?
Las principales ventajas son: Entre los principales beneficios tenemos los siguientes:

•  Eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos •  Genera eficiencia para el registro de las transacciones económicas.
•  Eficiente gestión documental al permitir la interacción de facturas •  Facilita el intercambio de documentos Electrónicos.
expedidas y recibidas con sus sistemas de información empresarial. •  Genera información que fortalece el control fiscal, ya que puede constituirse
•  Mejora la trazabilidad y seguridad de las operaciones. en el insumo fundamental para implementar estrategias y analítica de datos.

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 Plataforma Tecnológica

Sistema Operativo Algunas de nuestras integraciones:

Linux Amazon

Base de datos
RDS Amazon MySQL

Servidor de aplicaciones
Elastic Beanstalk Amazon

Lenguaje de programación
Java, Framework web JSF 2.0

Reportes y Monitoreo

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 Seguridad y Disponibilidad
Firewall Disponibilidad:
Autoescalable 99.95%
•  Permitir o denegar cierto tipo de tráfico •  Servidores auto escalables
•  Escanear posibles amenazas, como •  Ubicación: N. Virginia
exploits, virus y spyware. •  3 Zonas de disponibilidad
•  Predefinir horarios a ciertos usuarios o •  Backup
grupos del dominio. •  Reportes y monitoreo
•  Descifrar los paquetes SSL por categoría
URL, e inspeccionar la búsqueda de
vulnerabilidades.
•  Proteger en tiempo real los ataques y
software malicioso en el tráfico de las
aplicaciones.
•  Implementar antivirus.
•  Filtrar archivos, datos y URL.

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 Facturación Electrónica
Cambios  en  prác)cas  empresariales  

No se tendrá control
sobre el consecutivo

No se podrá facturar
t extemporáneamente
Todas las anulaciones o
cambios serán notas crédito
o débito
No será posible rechazar
facturas después de 3 días
hábiles
La información debe
estar actualizada
(clientes- proveedores)

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 Consultoría
Procesos Internos

Levantamiento de procesos bajo la Guía PMBOK 5ª

edición realizada por el Project Management Institute
(PMI).

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 CONSULTORÍA PROCESOS INTERNOS

Objetivo
Identificar oportunamente los ajustes y mejoras
en los procesos internos ante la implementación
de la Factura Electrónica.

No sólo garantizamos el cumplimiento de la

r e g l a m e n ta c i ó n d e l a D I A N s i n o q u e
aseguraremos el menor impacto en la operación
con sus clientes y proveedores, mediante la
revisión de sus procesos internos.

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 Metodología PMI
Durante la Consultoría se involucrarán los siguientes Grupos de Procesos:

•  Alcance •  Entregables
•  Tiempo •  Indicadores
•  Costo •  Impacto
•  Recursos Seguimiento
y control
Planeación

S  
Iniciación Ejecución Cierre

•  Conceptualización •  EjecucIón del Plan •  Actas de cierre

•  Autorización •  Gestión del Proyecto •  Lecciones aprendidas

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 Incluye las siguientes
actividades:

1. Dimensionamiento del
proyecto y entendimiento 4. Levantamiento o validación 6. Documentación
de macroprocesos. de procesos actuales con de procesos ajustados.
3. Identificación de ajustes
usuarios finales.
y/o mejoras en los procesos:

•  Cuellos de botella
•  Reprocesos
2. Revisión de la •  Salidas sin cliente
documentación de los específico
procesos actuales •  Actividades que no 5. Presentación y aprobación 7. Capacitación
(si la hay). generen valor de ajustes y/o mejoras. a usuarios finales.

Página 20
 Procesos
involucrados:
Emisión de facturas clientes

Recepción Radicación Alistamiento

Facturación de facturas y entrega Cartera
de pedidos

Recepción de facturas proveedores

Compras Contabilidad Costos Tesorería

Página 21
 Entregable Project Charter

Página 22
 Entregable Cronograma del Proyecto

Página 23
 Proceso de facturación

Entregable
Ajustes
y/o Mejoras
en Procesos
Uno de los entregables más relevantes es el
análisis de los procesos con los ajustes y/o
mejoras a implementar:

Página 24
 Proceso facturación

Entregable
Ajustes
y/o Mejoras
en Procesos Proceso alistamiento y entrega de producto

Proceso cartera

Proceso compras

Ahorro
Costo

Página 25
 Informe Gerencial
Dentro del servicio de consultoría incorporamos la presentación periódica de informes gerenciales que permiten
una ágil visión del avance en el proyecto:

Indicadores del Proyecto Periodo reportado al 28 Abril 2017

SPI (Schedule Performance Index):

Mide la eficiencia con la que se está
desempeñando el proyecto a la Línea de
Tiempo planeada.

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 Facturación Electrónica
Enfoque  Integral  del  Cambio  

Procesos Tecnología

FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA

Data F Personas

Página 27
 Metodología Implementación
Project PMI
Management Institute Líder del Proyecto
•  Gestión de Proyectos Técnico
•  Tiempos Funcional
•  Costos
•  Recursos
•  Riesgos

Gestión del Cambio Procesos Tecnología

•  Roles y responsabilidades •  Diseño y Despliegue del •  Diseño y Despliegue
•  Comunicación proceso de la empresa de la solución tecnológica
•  Entrenamiento

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 Pasos para habilitarse como facturador electrónico
Informe a la DIAN
En primer término deberá comunicar a la DIAN su intención de iniciar la facturación electrónica. Para ello habrá de
entregar o diligenciar el formato establecido  junto con la documentación requerida para iniciar el proceso.

1 Solicite su rango de números

A través del formato establecido habrá de solicitar su rango de Numeración para la creación de Facturas Electrónicas que le permitirá crear

facturas electrónicas y facturas por computador (si ya cuenta con una resolución para facturar por computador deberá anularla). 

2 Obtenga el mecanismo digital

Esta compuesto por un certificado emitido por entidades certificadoras, que le permitirá firmar digitalmente sus facturas y generar la clave
técnica que consta de una secuencia única de dígitos obtenida a partir de ciertos datos de su factura, que habrá de figurar en cada documento emitido.

3 Conforme los acuerdos con sus clientes

Es necesario obtener acuerdos formales con sus clientes para iniciar el proceso de emisión de facturas electrónicas hacia ellos.

4 EmpieceConforme
a facturar los acuerdos con sus clientes
Inicie su proceso de emisión de facturas electrónicas y benefíciese de todas las ventajas de este
sistema.

5
Página 29
 Generación de FE
QR

F010865818
20160105000000
860028580
830047021
311053.00
49769.00
CUFE 0.00
360822.00
7a6a90c2dd9f292ca358890072f
d8f3a7489af1a

Página 30
 Generación de FE
QR
CUFE
PRUE980000001
20170601000000
860028580
19406875
10300.00
1761.00
11031.00
7a6a90c2dd9f292ca358890072f
d8f3a7489bf1a

Página 31
 Razones para escoger a Dispapeles
como proveedor tecnológico autorizado
¿Por  qué  Dispapeles?  
1
Es el que tiene

MAYOR y PRESENCIA PARTICIPÓ

2 en el piloto de la

NACIONAL
DIAN
PROVEEDOR CLIENTE
TECNOLÓGICO

COBERTURA

Con U 2017
$400.000 Millones
MAYOR
3 RESPALDO
ECONÓMICO
PROVEEDORES
TECNOLÓGICOS

Página 32
 4 Desarrolla proyectos de 5 Tradición 47 De presencia en el

MERCADO
CONSULTORÍA AÑOS
COLOMBIANO
EN PROCESOS
Basados en metodología

Proyectos Procesos

PMP BPMN
Norma
Colombiana

Dispapeles hace

6
FACTURAS
ELECTRÓNICAS
+53 Objetivo +100 8 = PROVEEDOR
AUTORIZADO
Para validación de las
EN LÍNEA Validaciones Validaciones Validaciones facturas

Emite Recibe

Página 33
 7 8
Dispapeles tiene más de

10 AÑOS
DE EXPERIENCIA
en proyectos de

COLABORACIÓN
ELECTRÓNICA
Financiero Telecomunicaciones Gobierno Industria

FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA

Comercio Servicios Salud Educación

Públicos

Página 34
 Bajo el decreto 2242

+
+ 22.000 17 190 100.000
9
Facturas Ciudades Municipios Adquirientes
mensuales del país

Su propio proceso de
Ponemos a Que ya implementó FACTURACIÓN
10 disposición de nuestros Nuestra
EXITOSAMENTE ELECTRÓNICA
CLIENTES EXPERIENCIA
Como
Empresa del
Sector Real

Página 35
 Prueba funcional de la plataforma

Página 36
 Colaboración Electrónica
Consultoría
en Procesos de F.E

Factoring Flujo de Trabajo

Electrónico en Recepción de F.E
FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA

Plataforma Pasarela de Pagos

de Servicios Multimedia

Mercadeo 1:1

Página 37
 Pasarela de Pagos

Cuenta con las

Alianza Estratégica con más amplia oferta
Pay U. de medios de Pago
del mercado.

Más del 80% de los

negocios en Colombia Es líder en seguridad
y control de fraude en
confían en Pay U.
LATAM.

Página 38
 Plataforma Multimedia
Potente Plataforma Tecnológica para el envío masivo de información,
a través de canales como:

& Email
Con este servicio se podrá:

•  Mejorar relación con clientes.

•  Enviar información de interés.

-
•  Tener mejor y mayor trazabilidad.

Mensajes de Texto ChatBot WhatsApp

Página 39
 Factoring Electrónico

Algunos clientes:
CONFIRMING

DEUDOR
LÍNEA TRIANGULAR

DESCUENTO FACTURAS
Y TÍTULOS VALORES
FACTOR EMISOR

LÍNEA APROVECHAMIENTO
DESCUENTOS

Página 40
 Mercadeo 1:1 (TransPromo)
Herramienta para la personalización de las facturas, mediante información publicitaria segmentada 1:1.

Página 41
 www.dispapeles.com

Página 42