Manual de Procedimientos Superdescuentos

Manual de calidad
Actualización versión: 01
1
MANUAL DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS
ACTULIZACION VERSION: O1
DROGUERÍA SUPER DESCUENTOS
2015
Droguería SUPER DESCUENTOS – Dirección: Cra. 84 45AA – 12

Manual de calidad
2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TECNICO –ADMINISTRATIVOS

INDICE
ANTEPROYECTO Página
GLOSARIO…………………………………………………………………………………...…..5
RESUMEN.…………………………………………………………………………………..…...8
INTRODUCCION…………………………………………….……………………………….…9
JUSTIFICACIÓN……………………………………………..….……………………………..10
OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS……………………………………….….…..11
ALCANCE………………………………………………………………………...…………….11
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………………………………...………12
MARCO TEORICO………………………………………...……………………….………….12
ESTRATEGIA DE MEJORAMIENTO.………………………………………………….…..12
METODOLOGÍA……………………………………………………………………………….13
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES…………….………………………………………….14
RESULTADOS …………………………………………………………………………………15
CONCLUSION………………………………………………………………………………….16
RECOMENDACIONES………………………………………………………………………..17
BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………………………..18
ANEXOS………………………………………………………………………………………....19
PROYECTO
MANUAL ADMINISTRATIVO
1. INTRODUCCION………………………………………………………………………...…21
2. JUSTIFICACION DEL MANUAL…………………...…………………………………….21
3. OBJETIVOS DEL MANUAL…...………………………………………………………….22

Manual de calidad
3
4. PROPOSITO DEL MANUAL……………………………………...……………….............22
5. DEFINICION DEL NEGOCIO…………...………….…………………………………….22
ANEXO

INDICE
PROYECTO
MANUAL ADMINISTRATIVO Página
5.1 MISION…….……………………...…………………………………...…………….22
5.2 VISION…………………………………………...……………………………….….23
5.3 OBJETIVOS..…….………………………………………...………………...............23
5.4 VALORES...………..………………………….……………………………………..23
5.5 PRINCIPIOS……………………………………………………………….……...…23
5.6 POLITICA DE CALIDAD.……………………………………………………...….24
5.7 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA.……….……………………………..……...24
5.8 PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA…..………………………...24
6. INFRAESTRUCTURA…………………………………………...…………………….…...25
6.1 LOCALIZACIÓN………………………………………………...…………..…….25
6.2 ESPACIOS Y AREAS…………...………...……………………….……………….25
6.3 EQUIPAMIENTO BASICO DEL NEGOCIO…………………………..………..25
PLAN DE CONTINGENCIA.………………………………………………………………….26
- LA LUZ…...……………………….………………………………………………….26
- EL AGUA....……..……………………………………………………………………26
- INCENDIO…………………………………………………………………………...26
- ACCIDENTE DE TRABAJO...……………………………………………………..26
- TEMPERATURA Y HUMEDAD…………………………………………………..27
GESTION AMBIENTAL………………………………….…………………………………...27
7. RECURSO HUMANO………………………………………………………………….…...27

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4
7.1 EDUCACION A LA COMUNIDAD...………..………………....…………………27
7.2 CAPACITACION DEL RECURSO HUMANO.………………….…………..….27
ANEXO

INDICE
PROYECTO
8. DESCRIPCION DE CARGOS DEL NEGOCIO...…………...……………………….
…...28
8.1 MANUAL DE FUNCIONES………....……………………..……....………………...29
MANUAL TECNICO
1. NORMAS DE FUNCIONAMIENTO………………………………………………….…...30
1.1 DEFINICION DE PROCESO Y PROCEDIMIENTO.…………....…………………30
1.2 CLASIFICACIÓN DE PROCESOS DEL SERVICIO FARMACÉUTICO (MAPA
DE PROCESOS).……………………………….…….…………..……………………..30
2. PROCESOS GENERALES…………………….....…………...……………………….…...31
2.1 SELECCIÓN – ADQUISICION (COMPRAS)...…………..…....…………………...31
2.2 RECEPCION DE MEDICAMENTOS……………………………………………….34
2.3 ALMACENAMIENTO………………………………………………………………...39
2.4 DISPENSACION……………………………………………………………………….53
2.5 LIMPIEZA Y ASEO DE AREAS……………………………………………………..61
2.6 DISTRIBUCION EN MENSAJERIA………………………………………………...63
2.7 RETIRO DEL PRODUCTO DEL MERCADO……………………………………...66
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………………..69

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5
GLOSARIO
- SELECCIÓN: Es la actividad fundamental del comité de farmacia y terapéutica es la

selección de medicamentos, la cual es un proceso dinámico que debe realizarse teniendo
presente la eficacia, seguridad, calidad y costo de los medicamentos, con el fin de
establecer un uso adecuado y racional de éstos.
- DISPENSACION: La dispensación es el acto en que el farmacéutico entrega la

medicación prescrita por el médico al paciente, junto a la información necesaria para su
uso racional.
- ALMACENAMIENTO: El almacenamiento es el proceso mediante el cual se asegura la

calidad de los medicamentos durante su permanencia en la bodega, almacén o farmacia,
garantizando las condiciones de eficacia y seguridad requeridas por el fabricante, incluso
hasta que el producto es entregado al usuario final.
- DISTRIBUCION EN MENSAJERIA: La cadena de distribución de medicamentos,

desde su fabricación o importación hasta su dispensación tiene una importancia crítica en
el mantenimiento de las garantías de la calidad del medicamento. Por ello, todos los
eslabones de la cadena de distribución deben cumplir con la normativa y documentos de
referencia aplicables con el fin de que los medicamentos se conserven, transporten y
suministren en las condiciones adecuadas.
- CONCENTRACIÓN DEL MEDICAMENTO: es la cantidad de sustancia activa

contenida por unidad de peso o volumen
- FECHA DE VENCIMIENTO, CADUCIDAD O DE EXPIRACIÓN: La que se indica

como tiempo máximo hasta el cual se garantiza la potencia, la pureza, las características
físico-químicas y las otras que corresponden a la naturaleza e indicación de una droga, un
medicamento, un cosmético o productos similares y que se recomienda con base en los
resultados de las pruebas de estabilidad realizadas al efecto.
- VIDA ÚTIL DE UN PRODUCTO: PERÍODO DE VIDA ÚTIL: Tiempo durante el

cual se espera que un producto, si se almacena correctamente, satisfaga las
especificaciones establecidas, dícese también del tiempo durante el cual un producto
mantiene su estabilidad.
- ESTABILIDAD: Aptitud de un principio activo o de un producto de mantener en el

tiempo sus propiedades originales dentro de las especificaciones establecidas.

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- CONDICIONES DE COMERCIALIZACIÓN DE UN MEDICAMENTO:

Mecanismos de comercialización autorizados para un medicamento, que pueden ser bajo
venta libre, bajo fórmula médica o bajo control especial
- LOTE: Se entiende por lote la cantidad de un producto que se produce en un solo ciclo de
fabricación. La característica esencial es la homogeneidad.
- NUMERO DE LOTE: La designación (en número o letras) o codificación del producto

que identifica el lote a que éste pertenece y que permite en caso de necesidad, localizar y
revisar todas las operaciones de fabricación e inspección practicadas durante su
producción.
- PROCESO: Son un conjunto de actividades que tiene por objeto lograr que un
medicamento, que se encuentra en el establecimiento farmacéutico sea de calidad y
cumpla las políticas y cumpla las políticas para la selección de los medicamentos.
- PROCEDIMIENTO: El manejo que se le da a cada proceso de la droguería (recepción,

dispensación).
- MANUAL DE CALIDAD: es un documento donde se especifican la misión y visión de

una empresa con respecto a la calidad así como la política de la calidad y los objetivos que
apuntan al cumplimiento de dicha política.
- SISTEMA: es el conjunto coordinado de componentes y elementos que actúan

articuladamente cumpliendo una función específica.
- GESTION: La gestión ambiental responde al "cómo hay que hacer" para conseguir lo
planteado por el desarrollo sostenible, es decir, para conseguir un equilibrio adecuado
para el desarrollo económico, crecimiento de la población, uso racional de los recursos y
protección y conservación del ambiente. Abarca un concepto integrador superior al del
manejo ambiental: de esta forma no sólo están las acciones a ejecutarse por la parte
operativa, sino también las directrices, lineamientos y políticas formuladas desde los entes
rectores, que terminan mediando la implementación.
- ACTIVIDADES: son acciones de corto plazo con las cuales se desarrolla y ejecuta una
estrategia, e implica la asignación de recursos y la medición de resultados.
- BUENAS PRÁCTICAS DE MANUFACTURA DE LOS MEDICAMENTOS: son las

normas, procesos y procedimientos de carácter técnico que aseguran la calidad de los

Manual de calidad
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medicamentos, los cosméticos y las preparaciones farmacéuticas a base de recursos
naturales.
- CLIENTES – USUARIOS: son los destinatarios de los esfuerzos, es decir, aquellas

personas, área u organización, que reciben los productos y a los cuales se satisface a
través de respuestas a sus necesidades y expectativas.
- ESTABLECIMIENTO FARMACÉUTICO DE MEDICAMENTOS: es el

establecimiento dedicado a la producción, almacenamiento, distribución,
comercialización, dispensación, control o aseguramiento de la calidad de los
medicamentos, dispositivos médicos o de las materias primas necesarias para su
elaboración y demás productos autorizados por ley para su comercialización en dicho
establecimiento.
- INDICADORES: instrumento de cuantificación o medida que determinan el rendimiento

contra requisitos válidos del cliente y que por lo tanto miden la calidad, es decir, nuestra
habilidad para satisfacer las expectativas del cliente. Las características de los
indicadores: Que sean medibles, verificables, asequibles en su coste.
- USO ADECUADO DE MEDICAMENTOS: es el proceso continuo, estructurado y

diseñado por el Estado, que será desarrollado e implementado por cada institución, y que
busca asegurar que los medicamentos sean usados de manera apropiada, segura y efectiva.
- RECEPCIÓN TÉCNICA DEL MEDICAMENTO: es el proceso mediante el cual el

profesional químico farmacéutico o tecnólogo en regencia en farmacia verifica tanto
parámetros técnicos como administrativos.
- REQUISITOS VÁLIDOS: aquellas normas, especificaciones o criterios que

relacionadas directamente con expectativas y aplicadas al producto o servicio, han sido
tácita o explícitamente acordadas entre cliente y proveedor.
- SERVICIO FARMACÉUTICO: es el servicio de atención en salud responsable de las

actividades, procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y
administrativo, relacionados con los medicamentos y los dispositivos médicos utilizados
en la promoción de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de
la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armónica e integral al mejoramiento de la
calidad de vida individual y colectiva.

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RESUMEN
El Manual de procedimientos Técnico-Administrativos de la Droguería Super Descuentos,

permite la planeación, organización y control de los procesos relacionados con el
aprovisionamiento, distribución y almacenaje, de materiales de consumo, equipo, medicamentos,
sustancias y materiales de curación, así como también las funciones a desarrollar por el recurso
humano y las estrategias necesarias para que se pueda tener éxito en las actividades programadas.
Es una herramienta de apoyo y consulta para el personal que interviene en los procesos, es un
documento que contiene la descripción detallada de acciones para la ejecución de los procesos
organizacionales, que es utilizado como instrumento para la sistematización de flujos de
información.
Para el cumplimiento de la calidad de los servicios farmacéuticos, se ha elaborado cada uno de

los procedimientos, identificando, la descripción de las actividades que la comprenden, sus
fuentes, registros, así como los registros utilizados en el procedimiento; las normas y requisitos
que regulan el mismo, teniendo en cuenta los plazos, y responsabilidades plasmadas en el
documento para el cumplimento de objetivos y metas que contribuirán en la mejora de los
procesos organizacionales de la Droguería Super Descuentos.
Las estrategias consignadas en el Manual se aplicaran en la Droguería Super Descuentos para

mejorar los criterios de eficiencia y eficacia, en cuanto al desarrollo de los procedimientos y de
las personas que deben ejecutarlo, la distribución adecuada de las funciones del personal; también
se asegurara el cumplimiento de los objetivos funcionales, aprovechando el máximo de los
recursos disponibles y estableciendo funciones que aseguren la evaluación de los resultados.
En el Manual Técnico-Administrativo, se detalla la descripción de las funciones y

responsabilidades de cada colaborador, incluyendo las tareas que le competen; de igual modo, se
ha definido en este manual de procedimientos, los criterios de autoridad, responsabilidad y
trabajo en equipo, niveles de mando y responsabilidad funcional, donde se está especificando las
funciones y como se relacionan con todos los demás actores del proceso en la administración de
medicamentos en la Farmacia. El objetivo de todo sistema de suministro de medicamentos e
insumos es poder mantener el abastecimiento permanente y oportuno, para garantizar que lleguen
a las personas de acuerdo con sus necesidades; así como optimizar los recursos asignados, para lo
cual es necesario que además del cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento,
exista una adecuada gestión de stock, a fin de lograr una mayor eficiencia administrativa y
técnica en el suministro.

Manual de calidad
9
INTRODUCCIÓN
Basados en el Decreto 2200 de 2005, 2330 de 2006, y la resolución 1403 del 2007 en lo que se
refiere a la obligación de elaborar por parte de los actores que participan en el servicio
farmacéutico, se realiza el manual de procedimientos técnico-administrativos, en el cual se
deberá describir la definición del negocio, su estructura administrativa, su nivel de complejidad,
sus procesos generales y especiales y sus funciones.
El Manual de Procedimientos Técnico – Administrativos, es una herramienta fundamental para la

implementación de buenas prácticas laborales, que permitan un adecuado gerenciamiento de la
organización que logra estandarizar los procesos, controlar y vigilar continuamente dicha cadena.
Para garantizar parámetros de calidad en cada uno de los procesos técnicos-administrativos de la
organización, brindar a las personas seguridad, confiabilidad y transparencia al interior y exterior
de la organización.
Se decide realizar este manual con el fin de darle una definición y orden a la DROGUERIA
SUPER DESCUENTOS manejando todos los procesos administrativos porque se quiere alcanzar
objetivos, políticas, reglas procedimientos y presupuestos para poder determinar las metas, que se
tienen agrupadas y organizar, actividades necesarias para alcanzar metas; seleccionar y
mantener una relación armónica con las personas que en ella laboran, y al mismo tiempo se
manejará la motivación como medio para lograr todo lo propuesto; así mismo llevara un análisis
de desarrollo para medir la eficiencia de los proyectos que se ponen en marcha.

Manual de calidad
10
JUSTIFICACION
Realicé este proyecto enfocado en las necesidades y mejoras de la DROGUERIA SUPER

DESCUENTOS donde realizo mis prácticas como regente, ya que en este lugar encontré algunas
falencias y desconocimiento por parte del personal que allí labora. Dichas falencias están
directamente relacionadas con el manejo de las funciones, procedimientos, debido a que se
presentan bastantes errores al momento de almacenar, realizar el proceso de dispensación
inadecuado, y el manejo de funciones, esto con el fin de mejorar el ambiente laboral porque se
necesita que cada dependiente tenga una responsabilidad; por lo tanto es necesario prevenir este
mal manejo en función de mantener el orden. Es bastante benéfico, por medio de este manual a
todos los empleados de la DROGUERIA SUPER DESCUENTOS. De esta manera, se garantiza
un buen manejo de los procesos generales.

Manual de calidad
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OBJETIVOS: GENERAL Y ESPECÍFICOS
OBJETIVO GENERAL
Elaborar el manual de procedimientos técnico administrativos de la DROGUERIA SUPER

DESCUENTOS, con el cual se pueda establecer de manera ordenada, criterios de distribución,
planificación y organización del trabajo, que defina claramente las responsabilidades de cada uno
de los colaboradores involucrados en la prestación del servicio, de tal forma que puedan ser
dispensados de manera adecuada, oportuna y completa los medicamentos al usuario.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Esta guía tiene como fin presentar los componentes que conforman el MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS, y para ello tiene como objetivos los
siguientes:
- Establecer la estructura funcional y operativa, los fines y propósitos de la Droguería.

- Determinar los objetivos y funciones de la droguería en la atención a los usuarios.
- Determinar las áreas de trabajo necesarias para proveer servicios farmacéuticos
apropiados.
- Determinar el número de auxiliares y equipo de trabajo necesario.
- Definir y aplicar una metodología para el diagnóstico y diseño del manual de
Procedimientos técnico administrativo de la Droguería Super Descuentos.
- Describir los procesos generales y especiales a que se refiere el Decreto 2200 de 2005, y
la resolución 1403 del 2007.
ALCANCE
Este proyecto realizado en la DROGUERIA SUPER DESCUENTOS va enfocado y dirigido

principalmente a todo el personal que labora en este establecimiento farmacéutico, que se puede
implementar, para crear un hábito de orden, una responsabilidad social y una educación continua
al personal.

Manual de calidad
12
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Droguería Super Descuentos presenta deficiencias tanto en la información como en los flujos
de la misma, igualmente en el proceso de asignación de funciones a los empleados, situación que
se agrava, por manual de procesos inadecuados, innecesarios, repetitivos e inexistentes, no hay
uniformidad en los procedimientos que se realizan, en consecuencia, la Droguería Super
Descuentos tiene dificultades en el desarrollo de sus procesos y un gran porcentaje de los
problemas que enfrenta tienen que ver con procesos mal diseñados o ejecutados, los cuales
requieren ser revisados y rediseñados con miras a mejorar la eficiencia, el control y la
productividad en el uso de los recursos, y en las demás tareas que se requieren para el
cumplimiento a cabalidad del programa de mejoramiento de procesos aplicando el rediseño,
difusión e internalización del deber ser en cada una de las áreas. Droguería Super Descuentos
desarrolla un sin número de actividades que con frecuencia pasan inadvertidas ya que
normalmente cada empleado se concentra en las que son propias de su puesto de trabajo, muchas
veces sin tener claridad de porqué y para qué las ejecuta y cuál es su importancia en el contexto
de las demás actividades.
Al no revisar y mejorar los actuales procesos de distribución de medicamentos, la Droguería

Super Descuentos compromete el nivel de servicio ante las personas usuarias o clientes, incide en
una baja productividad y deficiente relación con el cliente externo.
Este estudio conlleva a concluir que el problema se remonta al área administrativa de la Super
Descuentos, puesto que no posee herramientas útiles como lo es el Manual de Procedimientos
Técnico-Administrativos o si existe se encuentra desactualizados, o no ha habido una
coordinación operativa eficaz que permita la continuidad de dichas prácticas tan necesarias,
impidiendo así: la disminución de costos operativos de la prestación de los servicios, utilización
óptima del recurso humano, mejoramiento de la calidad y oportunidad en la prestación de los
servicios, supresión de tareas administrativas, disminución del riesgo de uso inapropiado de los
recursos, mantener una memoria institucional estandarizada que facilite continuidad de la gestión
y por el contrario originando aprobaciones y papeleos innecesarios.
MARCO TEÓRICO
ARTÍCULO 17. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
Es una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el

desempeño del servicio farmacéutico, en términos de calidad y satisfacción social en la
prestación de los servicios a su cargo, la cual está enmarcada en los planes estratégicos y de
Manual de calidad
13
desarrollo de las organizaciones a que pertenece el servicio. El Sistema de Gestión de la Calidad
adoptará en cada servicio un enfoque basado en los procesos que ofrezca y en las expectativas de
los usuarios, destinatarios y beneficiarios del mismo.
Todo servicio farmacéutico, establecimiento farmacéutico o persona autorizada tendrá la

responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de
Gestión de la Calidad, de conformidad con los Decretos 2200 de 2005 y 1011 de 2006 o las
normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan, la presente resolución y el manual que adopta
y demás normas vigentes sobre la materia, en el que se deberá identificar como mínimo:
1. Estructura interna y las principales funciones.
2. Usuarios, destinatarios o beneficiarios de los servicios que presta y el nivel de satisfacción

acerca de las funciones a cargo del servicio y la calidad del mismo.
3. Proveedores de materias primas, medicamentos y dispositivos médicos.
4. Procesos propios del servicio farmacéutico que se efectúen de acuerdo con los procedimientos
documentados, realizando el seguimiento, análisis y la medición de estos procesos.
5. Procesos estratégicos y críticos del servicio que resulten determinantes de la calidad, su

secuencia e interacción, con base en criterios técnicos previamente definidos.
6. Criterios y métodos necesarios para asegurar que estos procesos sean eficaces tanto en su
operación como en su control.
7. Puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generen un
impacto considerable en la satisfacción de las necesidades y expectativas de calidad de los
usuarios, beneficiarios o destinatarios, con la participación de las personas y/o responsables de
cada una de las actividades y/o procesos del servicio.
8. Acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos
procesos.
Las actividades y/o procesos identificados en los numerales anteriores, incluyendo todos los
puntos de control, deben ser documentados en forma clara, completa y operativa.
El Sistema de Gestión de la Calidad se desarrollará de manera integral, confiable, económica,

técnica e individual y será de obligatorio cumplimiento por parte de todas las personas
responsables de la prestación del servicio farmacéutico.

Manual de calidad
14
METODOLOGÍA
• Interacción con el personal que labora en el servicio farmacéutico.
• Verificar el correcto almacenamiento, dispensación y buen uso del manual.
• Informar al personal de este establecimiento farmacéutico inconformidad por el manejo

inadecuado de las funciones.
• Por último proceder a dar solución y disminuir posibles errores en cuanto a esta
problemática.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Se realiza un manual de funciones para cada uno de los dependientes para tener una adecuada
implementación.
FUNCIONES DROGUERIA TAYRONA
PLANILLAS
PLANILLAS ENCARGADA FRECUENCIA

1
Inyectología: Diario/ Toda persona
.
2
Control Temp. Diario/ 8:30 y 17:00
.
3
Pesaje Basura Diario
.
Reporte del pesaje
4
Biológicos
.
5
Recepción Medicamentos Diario
.
6
Devolución Mx Vencidos Frecuente
.
7 Mx. Control
8 Informe Control 1era semana mes
9 Pedido por el SIP Diario
ASEO Y ORDEN

Manual de calidad
15
* El aseo y orden van de la mano de: VENCIMIENTOS, LIMPIEZA Y ORDEN
ALFABETICO
Vitrinas

Pañales Y Toallas
Estanterías Frontales
Leches
Hierbas
Estanterías corredor

Gancheras
Vitrinas Externas
Espejos

Helados
Repartir Imanes
* INGRESO FACTURAS: Diario
* PEDIDO DULCES: Frecuente
* PEDIDO CACHARROS: Frecuente

* PEDIDO DROGA BLANCA Frecuente
Yoma, Athos esto también x copi
* PEDIDO HIERBAS N.A
* MERCADEO = SONDEO PRECIOS Quincenal

* DEPOSITOS
RESULTADOS
Se aplica las pautas del manual de procedimientos técnico administrativos teniendo presente la
importancia del cumplimiento de estas, ya que nos lleva a un trabajo en equipo y a un
funcionamiento armónico de la Droguería Super Descuentos.

Manual de calidad
16
CONCLUSION
 El manual de procedimientos Técnico-Administrativos de servicios farmacéuticos de la

Droguería Super Descuentos, permite optimizar la gestión de la organización para buscar
un mejor grado de eficiencia de todos los procesos.
 Al documentar los procedimientos, se puede llegar a detectar con mayor facilidad los
errores dentro del proceso y poder tomar los correctivos pertinentes, generando menos
dificultades y ofrecer un mejor servicio, de gran calidad.
 Con la aplicación del manual de procedimientos Técnico-Administrativos, permite la

disminución de costos operativos de la prestación de los servicios, utilización óptima del
recurso humano, mejoramiento de la calidad y oportunidad en la prestación de los
servicios, fomento de la cultura de autocontrol, disminución del riesgo de uso inapropiado
de los recursos y mantener una memoria institucional estandarizada que facilita la
continuidad de la gestión, ofreciendo un valor agregado.
 Droguería Super Descuentos se está reestructurando para mejorar la calidad de productos

y servicios que ofrece a los clientes, para poder utilizar de manera eficaz los recursos
disponibles en todas las áreas de competencia, para el cumplimiento de su objeto social.

Manual de calidad
17
RECOMENDACIONES
La Droguería Super Descuentos, está orientada a la prestación de servicios integrales; como el

medio es cambiante, la adaptación al entorno es indispensable para poder satisfacer las constantes
necesidades exigentes de los usuarios internos y externos, por ende es necesario estar
actualizando el manual con el fin de un constante aprendizaje.
Para resultados óptimos, el trabajo debe estar enmarcado en un plan bien estructurado, la base de
toda organización bien formada se basa en el control, planeación y organización de los procesos
tanto técnicos como administrativos; revisar, rediseñar, ampliar o modificar las estrategias
plasmadas en el manual, es importante para el correcto funcionamiento de las áreas.
Se requiere de un gran esfuerzo, para la superación de dificultades que se presentan en la

ejecución de las actividades programadas. Ante el reto planteado, los avances de la tecnología y,
sobre todo, el trabajo en equipo, son herramientas fundamentales que permiten el crecimiento y
desarrollo organizacional y de una excelente prestación de servicios.
Es indispensable tener presente la importancia de este manual ya que nos lleva a un trabajo en
equipo y a un funcionamiento armónico de la DROGUERIA SUPER DESCUENTOS
estableciendo estándares de buenas prácticas en ella, y todos los auxiliares deben cumplirlas.
Los programas educativos para acceder en la profesión deben abordar de un modo apropiado
tanto los cambios actuales en las prácticas en farmacia como aquellos cambios que resulten
previsibles.
Los auxiliares en todos los ámbitos profesionales deben aceptar la responsabilidad personal de
mantener y evaluar su propia competencia a lo largo de su vida laboral. Si bien la autoevaluación
es importante, también lo sería contar con un elemento de evaluación y control por parte de la
Droguería, para asegurar que los auxiliares cumplan con las normas y los requisitos para lograr
un desarrollo continuo.

Manual de calidad
18
CIBERGRAFÍA
1. http://www.fda.gov/downloads/Training/CDRHLearn/UCM285450.pdf
2. http://www.aemps.gob.es/industria/distribucion_medicamentos/home.htm
3. http://sisbib.unmsm.edu.pe/bvrevistas/dermatologia/v09_n1/receptores_de_farmacos.htm
4. http://www.homo.gov.co/inicio/item/103-resoluci%C3%B3n-n%C3%BAmero-1403-de-
2007--14-de-mayo--por-la-cual-se-determina-el-modelo-de-gesti%C3%B3n-del-servicio-
farmac%C3%A9utico-se-adopta-el-manual-de-condiciones-esenciales-y-procedimientos-y-
se-dictan-otras-disposiciones.html
5. http://www.minsalud.gov.co/Normatividad/DECRETO%202200%20DE%202005.PDF
6. http://repository.lasalle.edu.co/bitstream/10185/4154/1/T11.07%20C178m.pdf
7. http://iris.paho.org/xmlui/bitstream/handle/123456789/3076/MANUAL%20PARA
%20LA%20ADMINISTRACION%20DE%20FARMACIAS%20HOSPITALARIAS.pdf?
sequence=1
8. https://www.msssi.gob.es/profesionales/farmacia/consenso/consenso.htm

Manual de calidad
19
ANEXO 1

INDICE
PROYECTO
1. INTRODUCCION………………………………………………………………………..…21
2. JUSTIFICACION DEL MANUAL…………………...………………………………..….21
3. OBJETIVOS DEL MANUAL…...………………………………………………...……….22
4. PROPOSITO DEL MANUAL……………………………………...……………...............22
5. DEFINICION DEL NEGOCIO…………...………….…………………………...……….22
5.1 MISION…….…………………...…………………………………...………….….22
5.2 VISION………………………………………...………………………………..….23
5.3 OBJETIVOS..…….……………………………………...………………...............23
5.4 VALORES...………..……………………….………………………………….…..23
5.5 PRINCIPIOS…………………………………………………………….……...…23
5.6 POLITICA DE CALIDAD.…………………………………………………....….24
5.7 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA.…….……………………………..……...24
5.8 PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA…..……….……………...24
6. INFRAESTRUCTURA……………...…………………………...…………………….…...25
6.4 LOCALIZACIÓN………………………………………………...…………..…….25
6.5 ESPACIOS Y AREAS…………...………...……………………….……………….25
6.6 EQUIPAMIENTO BASICO DEL NEGOCIO…………………………..………..25
PLAN DE CONTINGENCIA.………………………………………………………………….26
- LA LUZ…...……………………….………………………………………………….26
- EL AGUA....……..……………………………………………………………………26

Manual de calidad
20
- INCENDIO…………………………………………………………………………...26
- ACCIDENTE DE TRABAJO...……………………………………………………..26
- TEMPERATURA Y HUMEDAD…………………………………………………..27
ANEXO

INDICE
PROYECTO
GESTION AMBIENTAL………………………………………………………………………27
7. RECURSO HUMANO………………………………………………….……………….….27
7.1 EDUCACION A LA COMUNIDAD...………..……………….......…………………27
7.2 CAPACITACION DEL RECURSO HUMANO.…………………...………..…..….27
8. DESCRIPCION DE CARGOS DEL NEGOCIO..…………...…………………………..28
8.1 MANUAL DE FUNCIONES………....……………………..…....…………………...29
MANUAL TECNICO
3. NORMAS DE FUNCIONAMIENTO………………………………………………….…...30
3.1 DEFINICION DE PROCESO Y PROCEDIMIENTO.…………....…………………30
3.2 CLASIFICACIÓN DE PROCESOS DEL SERVICIO FARMACÉUTICO (MAPA
DE PROCESOS).……………………………….…….…………..……………………..30
4. PROCESOS GENERALES…………………….....…………...……………………….…...31
2.1 SELECCIÓN – ADQUISICION (COMPRAS)...…………..…....…………………...31
2.2 RECEPCION DE MEDICAMENTOS……………………………………………….34
2.3 ALMACENAMIENTO………………………………………………………………...39
2.4 DISPENSACION……………………………………………………………………….53
2.5 LIMPIEZA Y ASEO DE AREAS……………………………………………………..61
2.6 DISTRIBUCION EN MENSAJERIA………………………………………………...63
2.7 RETIRO DEL PRODUCTO DEL MERCADO……………………………………...66

Manual de calidad
21
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………………..69
MANUAL DE CALIDAD
1. INTRODUCCIÓN
Basados en el Decreto 2200 de 2005, 2330 de 2006, y la resolución 1403 del 2007 en lo que se
refiere a la obligación de elaborar por parte de los actores que participan en el servicio
farmacéutico, se realiza el manual de procedimientos técnico-administrativos, en el cual se
deberá describir la definición del negocio, su estructura administrativa, su nivel de complejidad,
sus procesos generales y especiales y sus funciones. (Este manual se atiene a modificaciones y
adiciones sobre procesos o cualquier cambio administrativo)
2. JUSTIFICACIÓN
De acuerdo a lo establecido en las normas vigentes, es competencia de las Direcciones

Seccionales de Salud garantizar la calidad, inocuidad y eficacia de los medicamentos
comercializados a través de la Inspección, Vigilancia y Control.
Es por eso, que el servicio de farmacia a través de la atención farmacéutica al paciente

ambulatorio responde a la orden o prescripción médica y lleva a cabo la dispensación de
medicamentos al paciente. El farmaceuta entrega los medicamentos al paciente utilizando los
sistemas de dispensación que garanticen la seguridad, rapidez y control del medicamento, brinda
información a ese paciente para lograr el cumplimiento de la terapia.
El esfuerzo a nivel de la industria farmacéutica seria en vano si no se garantizan los parámetros

de calidad requeridos en la cadena de distribución y uso de los productos farmacéuticos, siendo
fundamental en este sentido el papel del farmaceuta y de la ejecución de programas de vigilancia
sanitaria.
De acuerdo a lo anterior, el farmaceuta debe establecer sistemas que brinden seguridad ya que
constituyen la base de los servicios externos de la farmacia del tipo a que pertenezca.

Manual de calidad
22
El rol del farmaceuta en el área ambulatoria enfatiza la educación no sólo al paciente en

particular sino también a la sociedad o comunidad, y que la responsabilidad del mismo, va más
allá de la mera dispensación del medicamento.
Por estas razones, se hace indispensable que el farmaceuta estandarice sus procesos, los dirija y
los controle; y para ello usará como herramienta su propio MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS.
2. OBJETIVOS DEL MANUAL
Esta guía tiene como fin presentar los componentes que conforman el MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS, y para ello tiene como objetivos los
siguientes:
 Determinar el nivel de servicio a proveer indicando su cobertura, nivel de complejidad,

estructura funcional y operativa, y fines y propósitos.
 Determinar los objetivos y funciones del servicio farmacéutico en la atención
ambulatoria.
 Determinar las áreas de trabajo necesarias para proveer servicios de farmacia apropiados.
 Determinar el número de farmaceutas y personal auxiliar y equipo a trabajar, el espacio,
la distribución y mobiliario necesario.
 Describir los procesos generales y especiales a que se refiere el Decreto 2200 de 2005, y
la resolución 1403 del 2007.
3. PROPÓSITO DEL MANUAL
El manual debe orientar los procesos y procedimientos de la Droguería Super Descuentos y es

elaborado con base en los criterios y consideraciones del punto anterior y que defina claramente
las responsabilidades de cada uno de los recursos humanos involucrados en la prestación del
servicio.
4. DEFINICIÓN DEL NEGOCIO
5.1 MISIÓN

Manual de calidad
23
Prestar y brindar soluciones para las necesidades de nuestros usuarios. Satisfacer los
requerimientos de nuestros clientes y proveedores mediante la comercialización de productos
farmacéuticos y populares, garantizando la calidad, eficiencia y competitividad, asegurando
el crecimiento personal, profesional y económico de nuestra empresa, así como el bienestar
de la comunidad.
5.2 VISION:
Para el año 2020, busca como empresa competitiva ir acorde con los procesos tecnológicos
de un mercado globalizado como eje principal de la salud y bienestar de nuestros clientes,
logrando hacer de nuestro servicio una cultura de aprendizaje continuo que genere fidelidad
y reconocimiento.
5.3 OBJETIVOS
 Mejorar el servicio al cliente, logrando siempre clientes satisfechos.

 Crear un sistema de incentivos que genere mayor motivación laboral.
 Mantener un ambiente laboral agradable y permanente.
 Crear un organigrama interno para delegar funciones específicas a cada trabajador.
 Comercializar productos y servicios de las mejores marcas, calidad y precios.
 Posicionarnos en el mercado como una droguería innovadora en la prestación de servicios
enfocados en las necesidades de las personas, logrando convertirnos en un aliado
indispensable.
5.4 VALORES
 Liderazgo
 Sentido de pertenencia
 Respeto
 Compañerismo
 Servicio
 Responsabilidad
 Confidencialidad
 Tolerancia
 Colaboración
5.5 PRINCIPIOS
- Responsabilidad social, nuestra droguería otorgará empleo, contribuyendo a la elaboración

de un mejor tejido humano de nuestra sociedad colombiana.

Manual de calidad
24
- Integración familiar, nuestro negocio permitirá, el desarrollo y bienestar de las familias de

todos los miembros que conforman nuestra droguería, como propietario y empleados.
- Educación continua, a través de nuestro negocio y con el vínculo que tenemos con
nuestra cooperativa COPIDROGAS, mantendremos la capacitación permanente, para elevar
el nivel cultural nuestro y el de nuestros dependientes.
- Actitud de Servicio, es la disposición de satisfacer las verdaderas necesidades del cliente,

respondiendo a sus requerimientos en forma afectuosa y oportuna.
5.6 POLITICA DE CALIDAD
Dar garantía a los clientes que los medicamentos, productos y servicios que ofrece la droguería
son de alta calidad, además el asesoramiento será oportuno y veraz ya que el personal se estará
capacitando constantemente. De esta manera estaremos satisfaciendo las necesidades y deseos de
nuestros clientes de una manera eficaz y eficiente.
5.7 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
GERENTE
DIRECTOR DE ADMINISTRADOR(A)
DROGUERIA
DISPENSADOR(ES)
MENSAJEROS

Manual de calidad
25
5.8 PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA
DROGUERIA SUPER DESCUENTOS maneja todos los procesos administrativos porque tiene
objetivos, políticas, reglas procedimientos y presupuestos para determinar las metas, tiene
agrupadas y organizadas las actividades necesarias para alcanzarlas; selecciona y mantiene una
relación armónica con las personas que en ella laboran, y al mismo tiempo se maneja la
motivación como medio para lograr todo lo propuesto; así mismo lleva un análisis de desarrollo
para medir la eficiencia de los proyectos que se ponen en marcha.
5. INFRAESTRUCTURA
Las condiciones de infraestructura física son las condiciones establecidas en el numeral 1.1,
capitulo II, título I de la resolución 1403 de 2007.
6.1 LOCALIZACIÓN
- La DROGUERIA SUPER DESCUENTOS se encuentra ubicada Cra 84 45AA - 12.
6.2 ESPACIOS Y ÁREAS

1. Área administrativa, debidamente delimitada
2. El área de la droguería es de cincuenta y dos metros cuadrados (52)
- Está libre de insectos y roedores.
- Tiene buena iluminación y ventilación
- Tiene paredes, pisos y techos limpios, en buen estado y en material de fácil limpieza.
- Tiene suficiente espacio para el correcto almacenamiento de los productos y
movilización.
- Dispone de adecuada área de desechos sólidos, líquidos y gaseosos.
- Cumple con las normas de bioseguridad.
- Se dispone de un lugar adecuado para el almacenamiento, lavado, limpieza, y
desinfección de los recipientes, vehículos de recolección y demás implementos
utilizados.

Manual de calidad
26
- Mantiene condiciones de temperatura y humedad que garantizan la conservación de los
medicamentos.
- Dispone de equipo de refrigeración.
- Dispone de servicio sanitario completo.
5. Área de dispensación de medicamentos y productos autorizados.
6. Área de inyectología, sección especial e independiente, para una mayor privacidad para el
paciente, cuenta con un lavamanos cercano, un libro de registros diarios de pacientes.
7. Área de cuarentena, se almacena de forma transitoria los productos que serán retirados por
algún causal a excepción de los próximos a vencer, para el cual hay un área determinada
8. Existen medidas preventivas para disuadir a las personas de que no fumen dentro de la
droguería.
6.3 EQUIPAMIENTO BÁSICO DEL NEGOCIO
Tenemos dotación de materiales y equipos suficientes que permiten el desarrollo normal de las
actividades. Contamos con:
 3 Sillas
 2 Escritorios
 6 Estibas de trabajo de recepción
 1 Mesa de recepción
 13 Estantería suficiente para almacenar medicamentos
 4 Recipientes de bioseguridad
 2 paquetes de toallas desechables
 1 Mesa auxiliar
 1 Escalerilla
 1 Guardián
Utilizamos como herramienta básica el internet para consultas de medicamentos.

Disponemos de líneas telefónicas suficientes para mantener la correcta comunicación con los
pacientes y profesionales médicos.
PLAN DE CONTINGENCIA
__ ENERGIA:
La Droguería Super Descuentos, cuenta con una nevera de icopor y geles para conservar de
manera adecuada medicamentos y dispositivos médicos que necesiten ser refrigerados, en caso de
que la energía sea suspendida, si esta no es restablecida con rapidez dichos productos serían

Manual de calidad
27
enviados a la Droguería Macrodescuentos # 4, para ser allí almacenados hasta que todo vuelva a
la normalidad.
__ EL AGUA:
Igual al caso anterior hay planta de emergencia por bombeo y seguimos con el antibacterial para
inyectología y mantener el aseo personal.
__ INCENDIO:
Tenemos un extintor multipropósito a, b, c con su respectivo manual que todos los trabajadores
de la droguería saben de uso.
__ ACCIDENTE DE TRABAJO
Ser realiza primeros auxilios en el lugar de emergencia y procede a llamar a la aseguradora
riesgos profesionales
__TEMPERATURA Y HUMEDAD
Si se exceden los límites de calor el plan de contingencia a utilizar sería más ventiladores o en
caso extremo aire acondicionado y aserrín; y en caso que estos no funcionen utilizamos cilicage o
en su efecto descodificadores.
GESTION AMBIENTAL
Para el diseño y ejecución del PGIRH, se constituyó al interior de la droguería y con personal de
la misma, el grupo administrativo de gestión ambiental y sanitaria (mirar plan para gestión
integral de residuos sólidos y hospitalarios) reuniéndose por lo menos una vez al mes
En los diferentes espacios de la droguería se separan por clases de residuos, de acuerdo a su

clasificación (reciclable, infecciosa, ordinaria), los lugares disponen de báscula, dentro de la IPS
se encuentra una sala técnicamente adecuada para la clasificación de residuos hospitalarios y
existen registros para controlar la generación de estos.

Manual de calidad
28
9. RECURSO HUMANO
7.1 EDUCACION A LA COMUNIDAD
Mantenemos comunicación directa con los pacientes y la comunidad en general por medio de
volantes, fichas, eventos educativos y les informamos sobre el convenio por la legalidad de
medicamentos, se le indica al paciente modo y uso de los medicamentos y se le resuelve todas
las dudas e inquietudes que tenga.
7.2 CAPACITACIÓN DEL RECURSO HUMANO
El personal de la droguería están capacitados en:
1. Buenas prácticas de dispensación y uso adecuado de los medicamentos.

2. Técnicas de Inyectología.
3. Auxiliar en enfermería.
4. Medicamentos fitoterapeuticos.
8. DESCRIPCIÓN CARGOS DEL NEGOCIO
Según lo dispone el Decreto 2200 y su actualización el 2330 de 2006, el director del servicio
farmacéutico, de acuerdo al nivel de complejidad del servicio es el siguiente: (los niveles de
complejidad están definidos en la hoja 13 del presente manual).
PARA DROGUERIAS:
Químico Farmacéutico
Regente de Farmacia
Expendedor de Drogas
Las funciones primordiales del Director responsable del servicio farmacéutico, son las siguientes:

Manual de calidad
29
2. Garantizar que todos los productos farmacéuticos posean REGISTRO SANITARIO
vigente.
3. Responder por la recepción, almacenamiento, despacho correcto de los productos.
4. Responder por el correcto manejo, distribución y expendio de los medicamentos de
control especial.
5. Actuar con ética en el desempeño de sus responsabilidades.
6. Informar a las autoridades Sanitarias sobre cualquier anomalía.
7. acatar y hacer cumplir las normas sanitarias y técnicas legalmente establecidas.
8. Velar porque todo el personal cumpla con las normas vigentes.
9. Velar que toda fórmula despachada en el establecimiento cumpla con la normatividad
vigente
10. Velar por la administración de medicamentos inyectables sea correcta según las normas
vigentes.
Para todos los cargos, tenemos personas que tienen las siguientes cualidades:
10. Saben vender.

11. Tienen habilidades matemáticas.
12. Poseen habilidades en el lenguaje.
13. Conocen de medicamentos.
8.1 MANUAL DE FUNCIONES
CARGO REQUISITOS FUNCIONES
GERENTE Conocimiento básico sobre Dirigir la empresa en actuaciones

farmacia, habilidad en el comerciales y legales, proyectar el
manejo administrativo y negocio y buscar nuevas alternativas y
financiero y en técnicas de oportunidades, administrar los recursos
mercadeo. Buenas relaciones financieros, realizar estudios de
humanas. mercado, manejar el personal, conducir
las relaciones con los clientes y
proveedores.
ADMINISTRADOR Capacitación en temas Llevar los registros de contabilidad,

administrativos y contables, manejar y controlar los inventarios,

Manual de calidad
30
habilidad en el manejo de llevar los libros de bancos, nómina y
sistemas, práctica en ventas. gastos, atender cartera – cuentas por
cobrar- y proveedores- cuentas por
pagar-, manejar el archivo y la
correspondencia, atender la caja.
DISPENSADORES Conocimiento en Atender los clientes, promocionar los

componentes y uso de productos, organizar las vitrinas de
medicamentos, habilidad exposición, mantener en buen estado y
para las ventas y buenas limpias las estanterías, y toda la
relaciones interpersonales. droguería en general, saber de
inyectología, tener buen manejo de
caja.
MENSAJERIA Capacitación en educación Transportar y entregar los domicilios,

media, habilidad en uso de colaborar con el recibo de productos
bicicleta o motocicleta, enviados por los proveedores, ayudar
conocimiento del área de en la organización de productos en las
influencia. estanterías, colaborar en el
mantenimiento de las instalaciones
físicas, cooperar en la seguridad del
negocio.
CONTADOR Similar al ASISTENTE Tiene que saber de un buen manejo de

ADMINISTRATIVO. contabilidad estar a la mano con el
administrador para llevar
adecuadamente los registros de
contabilidad, llevar los libros de
bancos, nómina y gastos, atender
cartera – cuentas por cobrar- y
proveedores- cuentas por pagar, para
manejar adecuadamente la droguería
MANUAL TECNICO
1. NORMAS DE FUNCIONAMIENTO
1.1 DEFINICIÓN DE PROCESO Y PROCEDIMIENTO

Manual de calidad
31
PROCESO PROCEDIMIENTO
“Conjunto de actividades mutualmente “Forma especificada para llevar a cabo

desarrolladas o que interactúan, las una actividad o un proceso”.
cuales transforman entradas en salidas”.
1.2 CLASIFICACIÓN DE PROCESOS DEL SERVICIO FARMACÉUTICO (MAPA DE

PROCESOS)
PROCESOS GENERALES
1. SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN
2. RECEPCIÓN DE MERCANCÍA
3. ALMACENAMIENTO
4. DISPENSACIÓN
5. LIMPIEZA Y ASEO DE AREAS
6. DISTRIBUCION EN MENSAJERIA
7. RETIRO DEL PRODUCTO DEL MERCADO
2. PROCESOS GENERALES
2.1 PROCESO DE SELECCIÓN Y ADQUISICION (COMPRAS)

Manual de calidad
32
PROCESO
SELECCION Y ADQUISICION
PROCEDIMIENTOS RESPONSABLES
Selección de pedido Gerente
Adquisición de pedido Director responsable
Administrador punto de venta
SELECCIÓN DEL PEDIDO ADQUISICION DEL PEDIDO

Determinar requerimientos de Comunicarse con proveedores
mercancías: cuanto comprar,
cuando comprar. Efectuar pedido
NOMBRE DEL PROCESO
Proceso de selección y adquisición (compras)
CENTRO DE GESTIÓN Droguería
PROCESO Selección y adquisición ( compras)
RESPONSABLES Gerente director responsable
 SELECCIÓN DEL PEDIDO

El día anterior se debe de anotar todo lo vendido y
PROCEDIMIENTO allí se procese a ingresar al aplicativo de la
cooperativa (SIP).
 ADQUISICIÓN DEL PEDIDO

Se realiza el pedido de la Droguería supliendo la
necesidad de los agotados.

Manual de calidad
33
OBJETIVO
Optimizar la adquisición de mercancía con el fin de garantizar inventario adecuado.
ALCANCE
Las funciones están a cargo del gerente quien es el que realiza el proceso.
INSUMOS REQUERIDOS Y SUS PROVEEDORES
Se utiliza cuaderno de faltantes. Líneas telefónicas, fax, Internet.
PROCESOS SELECCIONADOS
No aplica
MARCO LEGAL
VER ARTÍCULO 15. CAPÍTULO III DECRETO 2200 DEL 2005

ARTÍCULO 15. PROCESOS DEL SERVICIO FARMACÉUTICO.- Los procesos del
servicio farmacéutico se clasifican en generales y especiales:
1. Dentro de los procesos generales se incluyen como mínimo: selección, adquisición, recepción
y almacenamiento, distribución y dispensación de medicamentos y dispositivos médicos;
participación en grupos interdisciplinarios; información y educación al paciente y la comunidad
sobre uso adecuado de medicamentos y dispositivos médicos; y, Destrucción o
desnaturalización de medicamentos y dispositivos médicos.
VER CAPITULO II DE LA RESOLUCION 1403
1. SELECCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS- 1.3 CONTROL

DURANTE LA SELECCIÓN-
2. ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1.Se inicia con el diseño del pedido, para ello es importante determinar los requerimientos de
mercancía valiéndose de la revisión diaria de todas las estanterías y cuaderno de faltantes, con
Manual de calidad
34
el fin de identificar las mínimas existencias, revisar cartillas de ofertas de precios y
promociones con el fin de optimizar los recursos de la droguería para la adquisición de la
mercancía definir cuanto comprar de acuerdo con la conveniencia o disposición de recursos
con tal de mantener los niveles de liquidez del negocio
 Efectuar el pedido conlleva definir el medio de comunicación, ya sea por teléfono, Internet,
con los proveedores con el fin de optimizar los recursos en la comunicación y ahorrar tiempo
para dedicarlo a la atención del cliente. Supervisar el cumplimiento por parte de la empresa
transportadora, en cuanto a tiempo de despacho, buen trato de la mercancía en el transporte.
POLÍTICAS
Proveedores: COPIDROGAS, Dromayor, Mónaco, Tecnoquimicas, Pasteur, Herson

 Métodos de comunicación con ellos: telefónico, internet
 Tipos de productos: genéricos, comerciales, de alto costo, droga blanca
 Días de pedidos: diario
2.2 RECEPCION DE MEDICAMENTOS
PROCESO
Recepción de medicamentos
PROCEDIMIENTOS
REPONSABLES Recepción de mercancía
Director responsable Revisión, Acta de recepción
Dispensador(a) Fijación de precios sistematizado
Devoluciones
NOMBRE DEL PROCESO

Manual de calidad
35
Recepción de medicamentos
PROCESO Recepción de medicamentos
RESPONSABLES Director responsable

Dispensador(a)
PROCEDIMIENTO  Recepción de mercancía

 Revisión, muestreo, acta de recepción
 Fijación de precios
 Devoluciones
OBJETIVO
Analizar todos los determinados pasos para hacer una correcta recepción.
ALCANCE
Las funciones están a cargo del director responsable en hacer recepción y dispensadora en la
revisión de los medicamentos
 Factura del vendedor

 Mercancía
 Acta de recepción (anexada al manual)
SALIDAS PRODUCTOS O RESULTADOS Y CLIENTES
 Pedido revisado
 Acta de recepción ( anexada la manual)
 Productos para devolución.
Se relaciona con proceso de selección y adquisición y almacenamiento.
MARCO LEGAL
ESTE PROCESO, IGUAL QUE EL ANTERIOR, ESTÁ NORMATIZADO POR EL

DECRETO 2200 DE 2005, CAPITULO III, ARTICULO 15. Y EL ARTICULO 1403
CAPITULO II
PARA QUE EL PROCESO SE AJUSTE A LA NORMA DEBEMOS CONOCER LOS
REQUISITOS DE EMPAQUE, ETIQUETA Y RÓTULOS DE LOS MEDICAMENTOS , LOS
CUALES ENCONTRAMOS EN EL DECRETO 677 DE 1995, QUE A CONTINUACIÓN SE
TRANSCRIBE:

Manual de calidad
36
Decreto 677 de 1995
Artículo 69: del envase
Los envases de los medicamentos deben estar protegidos en su tapa por un sistema de
seguridad que se rompa al abrirlos.
Artículo 72: etiqueta y rotulo
El nombre del producto en su denominación genérica y comercial.
Nombre del laboratorio fabricante y su ubicación.
Composición (principio activo) y concentración
Fecha de vencimiento, la cual no debe ser mayor de cinco años
Número del Lote
Cantidad contenida en el envase.
Las condiciones especiales de almacenamiento cuando el producto lo requiera
Número de Registro Sanitario.
Las frases venta bajo formula médica o venta libre, según el caso.
Parágrafo: en las etiquetas y empaques de los medicamentos de venta bajo fórmula médica u
odontológica no deben aparecer las indicaciones del producto, pero sí la posología y
contraindicaciones.
DEFINICIONES:
 Fecha de vencimiento, Caducidad o de Expiración

La que se indica como tiempo máximo hasta el cual se garantiza la potencia, la pureza, las
características físico-químicas y las otras que corresponden a la naturaleza e indicación de una
droga, un medicamento, un cosmético o productos similares y que se recomienda con base en
los resultados de las pruebas de estabilidad realizadas al efecto.
 Vida útil de un producto: Período de vida útil.

Manual de calidad
37
Tiempo durante el cual se espera que un producto, si se almacena correctamente, satisfaga las
especificaciones establecidas, dícese también del tiempo durante el cual un producto mantiene
su estabilidad.
 Estabilidad
Aptitud de un principio activo o de un producto de mantener en el tiempo sus propiedades
originales dentro de las especificaciones establecidas
1. Condiciones de comercialización de un medicamento:

Mecanismos de comercialización autorizados para un medicamento, que pueden ser bajo venta
libre, bajo fórmula médica o bajo control especial
 Lote
Se entiende por lote la cantidad de un producto que se produce en un solo ciclo de fabricación.
La característica esencial es la homogeneidad.
1. Número De Lote
La designación (en número o letras) o codificación del producto que identifica el lote a que éste
pertenece y que permite en caso de necesidad, localizar y revisar todas las operaciones de
fabricación e inspección practicadas durante su producción.
ES IMPORTANTE CONOCER EL REGISTRO SANITARIO DE LOS PRODUCTOS

FARMACEUTICOS:
Esto es un documento público expedido por el INVIMA o la autoridad delegada, previo el

procedimiento tendiente a verificar el cumplimiento de los requisitos técnico-legales
establecidos el cual faculta a una persona natural o jurídica para producir, comercializar,
importar, exportar, envasar, procesar y/o expender los medicamentos, cosméticos,
preparaciones farmacéuticas con base en productos naturales, productos de aseo, higiene y
limpieza y otros productos de uso doméstico.
El Registro Sanitario Tiene una duración 10 años, mientras se conserve las características que
se le otorgo.
TIPOS DE REGISTRO SANITARIO:
- Fabricar y vender

Manual de calidad
38
- Importar y vender
- Importar, envasar y vender.
- Importar, semi elaborar y vender.
- Semi elaborar y vender
NOMENCLATURA DE LOS REGISTROS SANITARIOS
Producto Farmacéutico Expedidos por Expedidos por el Actual Registro

Minsalud INVIMA 1995 sanitario INVIMA
Medicamentos R.S. N°. N° INVIMA 2002 M 0000
M 000001 M 00000. R1
Cosméticos R.S. N°. N° Invima INVIMA 2001C-

000000
C-000001 C 00000.
Productos Naturales R.S. N°. °.
N-000001
Productos de aseo y R.S. N°. N° INVIMA INVIMA 2002V-

limpieza, insumos para 000000
la salud, productos V-000001 V 00000.
odontológicos,
condones Varios-
Productos importados: Registro de importación más registro Invima ( según tipo de

producto)
Todo medicamento requiere para su producción, importación, exportación, procesamiento,

envase, empaque, expendio y comercialización de Registro Sanitario por la autoridad
competente, de acuerdo a las normas establecidas en el decreto 677 de 1995, la expedición de
Registros sanitarios distingue dos clases de medicamentos
1. RECEPCIÓN DE MERCANCÍA.
Una vez llega la mercancía a la droguería, y en la área destinada para ello, se realizarán los
siguientes pasos:
1.2. Verificar en la factura que el nombre corresponda con el de la droguería.
1.3. Contar los paquetes, bolsas o cajas, que coincidan con la nota de remisión.
1.4. Firmar y sellar de visto bueno la planilla de control de entrega.
Manual de calidad
39
2. REVISIÓN.
1. Cotejar con la factura valores de la mercancía exacta, gravada, impuestos y notas
crédito por actividades comerciales.
2. Revisar los productos siguiendo el orden por factura y verificar empaques de
producto, fechas de vencimiento de los productos que sea mayor a 6 meses, registro
sanitario, cantidades de productos, presentación y precios de compra.
3. luego se realiza el muestreo seguido del acta de recepción correspondiente
(anexada en el documento)
3. FIJACIÓN DE PRECIOS SISTEMATIZADO
3.2. De acuerdo con las políticas establecidas en nuestra droguería se efectúan la fijación de
precios con tiqueteadora.
3.3.
4. DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA.
Ante cualquier diferencia entre la factura y el pedido, el Administrador de la droguería deberá:
4.2. Comunicarse inmediatamente con el proveedor directamente al departamento de
servicio al cliente para efectuar el reporte correspondiente.
4.3. se prepara la mercancía para devolver, antes de que llegue el próximo pedido. se
Colocan los productos a devolver en las cestas plásticas para devolución.
4.4. se le Entrega al transportista se firma y se sella la nota de remisión de la devolución.
4.5. Esperar por la nota crédito para ser descontada en los próximos pedidos.
POLÍTICAS
1. Al llegar el producto se determina el valor de venta y

se tiquetean los productos y se ingresa al sistema
- Las devoluciones de vencimientos se hacen en un formato un mes antes del vencimiento
del producto y se informa al distribuidor según lo acordado.
2.3 ALMACENAMIENTO

Manual de calidad
40
PROCESO
ALMACENAMIENTO
REPONSABLES
Director de droguería
PROCEDIMIENTOS
Dispensador(a)
Señalización de áreas
Gerente
Ordenamiento, Ubicación
Control de factores ambientales
NOMBRE DEL PROCESO
Almacenamiento
PROCESO Almacenamiento
RESPONSABLES Director de droguería
Dispensadora
Gerente
PROCEDIMIENTO - Señalización de sub aéreas

ordenamiento
- Ubicación
- Control de factores ambientales
OBJETIVO
Asegurar la calidad de todos los productos durante la permanencia en la droguería con el fin
que se cumpla con la función para lo cual fueron diseñadas.
Y así brindar al cliente seguridad, somos una droguería ética.
ALCANCE
Las funciones están a cargo del director de droguería, gerente y dispensadora quienes son los
que realizan el proceso.
Para este proceso se requiere de: mercancía, mobiliario, estanterías, termohigómetro, nevera,

Manual de calidad
41
vitrinas.
Productos almacenados, ubicados, ordenados.
Este proceso se relaciona con el proceso de recepción y revisión de mercancía.
MARCO LEGAL
ESTE PROCESO ESTÁ NORMATIZADO IGUAL QUE LOS ANTERIORES POR EL

DECRETO 2200 DE 2005, CAPITULO III, ARTICULO 15. RESOLUCION 1403 CAPITULO
IV ARTICULO 17
RESOLUCION 1164 DEL 2002
EN ESTE PROCESO SE DEBEN CONSIDERAR LAS BUENAS PRÁCTICAS DE

ALMACENAMIENTO QUE SE TRANSCRIBEN:
Este proceso considera aspectos tales como:
- Condiciones Locativas
- Condiciones Físicas.
- Condiciones Higiénicas.
- Condiciones de Infraestructura.
- CONDICIONES LOCATIVAS:
Hace referencia a las condiciones que debe cumplir el área de almacenamiento desde el punto
de vista del local utilizado para este proceso.
Se debe tener en cuenta:
II. Determinación del tamaño y volumen del área.

III. Número de medicamentos almacenados (según políticas de compras).
IV. Características propias de los Medicamentos(los que requieren refrigeración, los de
control especial, empacados en frascos, ampollas, cajas, etc.).
V. Número de personas que trabajan en el sitio de almacenamiento (el flujo de la
circulación sea adecuado).
1.1. AREAS:
- Área de Recepción:

Manual de calidad
42
Es el espacio donde se colocan los pedidos al llegar a la farmacia, para luego ser sometidos
al proceso de Recepción (acta de recepción) y poder ser utilizados.
- Área de cuarentena:
Cerca al área de Recepción en la cual se colocan los medicamentos que por alguna razón no
pueden ser distribuidos, deteriorados, problemas en la etiqueta, dudas, etc.
Área de almacenamiento:
Área destinada a los medicamentos que si pueden ser distribuidos. Dentro de esta área
encontramos:
Próximos a vencer: es lugar donde se almacenan medicamentos que con fecha superior a
1 mes de la fecha de vencimiento para su respectiva devolución.
Zona de (bodega) estanterías (Medicamentos listos para dispensar).
Zona de despacho - empaque (entrega de medicamentos).
Zona de refrigeración (los medicamentos que lo requieran).
Zona de control de seguridad (Medicamentos de Control Especial y algunos que por su

naturaleza lo requieran).
 Área de entrega:
Lugar donde se colocan los Medicamentos que van a ser vendidos a los clientes. (Vitrina).
 Área administrativa:
Espacio en el cual el responsable de la Droguería, debe ubicar su escritorio y archivo.
 Área de servicios sanitarios:

Para evitar que el servicio al público sea interrumpido inesperadamente.
_ Área de inyectología lugar debidamente separado para una mejor privacidad.
1. SEÑALIZACION DE LAS ÁREAS

La señalización debe hacerse con letreros no menos de 20 cm. De ancho con letras de 10
cm. de altura. Se recomiendan los siguientes colores para la señalización de las sub áreas.
AREA COLOR
RECEPCION VERDE
PROX. A VENCER NARANJA OSCURO
ALMACENAMIENTO AMARILLO

Manual de calidad
43
CUARENTENA NARANJA
MATERIAL RECICLABLE ROJO RAYADO
CADENA DE FRIO AZUL
INYECTOLOGIA NARANJA
ADMINISTRACION VINOTINTO
SERVICIOS SANITARIOS BLANCO
PUNTO DE PAGO AZUL
DISPENSACION ROJO
2. CONDICIONES FISICAS
1. ORDENAMIENTO
Consiste en darle una ubicación adecuada y sistémica a los Medicamentos dentro de la
DROGUERIA, esto nos permite ubicar fácilmente el Medicamento, lo que contribuye a agilizar
los procesos de despacho, ayuda a los conteos durante un inventario y además ayuda a
optimizar el espacio y a la organización y buen aspecto físico del área, que sea organizada y
agradable a la vista.
Existen varias formas de ordenamiento, dentro de las cuales tenemos:
Ordenamiento por grupo farmacológico.
Es bastante utilizado, y es uno de los más recomendados debido a que facilita tener agrupados
todos los medicamentos que se tienen para una enfermedad determinada. La desventaja, es que
el personal debe ser capacitado en este aspecto, sería necesario por parte de ellos distinguir los
medicamentos antiinflamatorios, esteroides, los diferentes anti infecciosos, etc.
Ordenamiento por orden alfabético de Nombre Genérico
Es un tipo de ordenamiento con base en el nombre genérico del medicamento, es de mucha

utilidad porque permite al personal establecer una secuencia a la hora de hacer los pedidos o en
las labores de conteo, se ordena independientemente del grupo farmacológico al cual
pertenezcan, por lo tanto es útil cuando no se cuenta con personal capacitado en grupos
farmacológicos. Tienen la desventaja de que se pueden cometer errores ya que no se encuentran
separadas las formas farmacéuticas propias del medicamento.
Ordenamiento por orden alfabético del laboratorio fabricante
Es un tipo de ordenamiento con base en el nombre del laboratorio, permite si el personal se

encuentra entrenado ubicar los medicamentos por laboratorio.
Al existir varios métodos de ordenamiento, ninguno de ellos ideal, se debe definir el método

Manual de calidad
44
más apropiado de acuerdo con las características del personal y con el tamaño del área de
almacenamiento con que cuenten.
2. UBICACIÓN
Para ubicar los Medicamentos correctamente, existen varios métodos, uno de los cuales es el
FIFO, siendo el más utilizado (first in, first out), que significa "primero en llegar, primero en
salir". Otro de los métodos utilizados es por fecha de vencimiento colocando siempre adelante
el que primero se vence Idealmente debe utilizarse la combinación de ambos métodos, teniendo
siempre presente que lo primero que entra es lo primero que debe salir, pero no olvidando el
parámetro más crítico: la fecha de vencimiento.
3. CONTROL DE LOS FACTORES AMBIENTALES
Las propiedades Físicas de los Medicamentos como: apariencia, tamaño, dureza, color, etc.
Químicas como la estabilidad, la potencia y microbiológicas como la presencia de gérmenes,
pueden en el ALMACENAMIENTO verse afectadas por factores ambientales como son la Luz,
la Temperatura y la Humedad los cuales pueden denominarse como los tres (3) enemigos
ambientales de los Medicamentos.
 La luz: Existen medicamentos que se deterioran desde el punto de vista Físico-Químico por
estar en contacto directo con la luz, ya sea natural o artificial, estos medicamentos se
denominan FOTOSENSIBLES. LOS Medicamentos fotosensibles generalmente vienen
empacadas en blíster de color rojo o ámbar, frascos color ámbar, ampollas de color ámbar.
La recomendación es que este tipo de medicamentos nunca, y por ningún motivo debe
perder el empaque original de protección (ver listado de medicamentos fotosensibles).
 La temperatura: Es otro de los factores críticos que es necesario controlar para evitar
deterioros de los medicamentos. Cada medicamento tiene un límite de temperatura hasta el
cual resiste sin deteriorarse, este requisito debe estar indicado en el empaque del producto.
Los medicamentos sensibles a la temperatura reciben el nombre de TERMOSENSIBLES.
Se hace necesario controlar este factor en el área de ALMACENAMIENTO con el objeto
de evitar que se deterioren y que al final tengamos un producto que ya ha perdido su
potencia o que, peor aún, ya tiene otros productos que pueden ser tóxicos para el organismo.
Las temperaturas de almacenamiento son:
 Temperatura ambiente controlada:

Manual de calidad
45
Rango entre 15-30°C, dependiendo del sitio geográfico en donde se localice la farmacia.
 Refrigeración:
Temperatura comprendida entre 2°c y 8°c, algunos Medicamentos que deban almacenarse
en este rango de temperatura: Vacunas, Antitoxinas, insulina, antibióticos reconstituidos.
- Fresca:
Temperatura entre 8 y 15°C. Un Medicamento que deba ser almacenado en fresco puede
ser directa o alternativamente ubicado en un refrigerador en el caso del que el clima sea
caliente, a menos que se especifique lo contrario en la etiqueta.
- Caliente:
Temperatura comprendida entre 30°c y 40°c.estas temperaturas resultan dañinas para la
mayoría de los Medicamentos.
 Calor excesivo:
Temperatura mayor de 40°c. Medicamentos almacenados a estas temperaturas, es muy
posible que ya estén deteriorados.
1. Proteger de la congelación: La congelación de un producto (por debajo de 0°c.) además

del peligro de quebrarse el envase se acompaña normalmente de la perdida de la
potencia, el rotulo debe traer indicaciones claras para que el producto no sea congelado.
Cuando en la etiqueta no se especifican condiciones de almacenamiento se sobre entiende que
el producto debe estar protegido de todos los factores ambientales que puedan afectar su
calidad, se recomienda almacenar a temperatura ambiente
Para llevar a cabo un control adecuado de este factor es necesario colocar termómetros en los
lugares más críticos como son el refrigerador y el sitio del área de almacenamiento donde la
temperatura es más alta, y lo más importante es llevar un registro de estas temperaturas (tablas
de registros de temperatura, humedad y cadena de frío).
 Humedad: La Humedad es un factor ambiental que afecta considerablemente las

condiciones de estabilidad de los Medicamentos almacenados. Es muy importante
controlar porque es el que genera deterioro a través de crecimiento de microorganismos
como hongos y bacterias, produce reacciones químicas de oxidación de los
componentes de los Medicamentos y deterioro de la forma farmacéutica del producto

Manual de calidad
46
como ablandamiento y cambio de color (tabletas). A los medicamentos que son
sensibles a la humedad se les denomina HIGROSCOPICOS. El control de la humedad
se hace con un instrumento llamado higrómetro y para ubicarlo en el área de
almacenamiento se procede de igual forma que para ubicar el termómetro.
Es muy importante advertir al personal y a los usuarios de no retirar las bolsitas de Silica Gel
que traen algunos medicamentos porque ella está ayudando a mantener el ambiente propicio
para su conservación.
La humedad relativa máxima aceptada para el almacenamiento de los medicamentos es hasta

67%, de lo contrario se deben tomar las medidas de control pertinentes para garantizar la
calidad de los medicamentos.
 Otros:
 Además de lo descrito anteriormente se deberá tener en cuenta aspectos tales como:
Paredes y pisos: deben ser de material de fácil aseo y limpieza.
Buena circulación de aire: apertura de ventanas puertas, colocación de ventiladores y
extractores, etc.
Sitio exclusivo para sustancias inflamables.
Extinguidores de incendios debidamente cargados (saber cómo utilizarlos por todo el
personal).
Delimitar y señalizar cada una de las sub áreas dentro del área de almacenamiento.
Colocar avisos de "NO FUMAR" y de "NO COMER" dentro del área de almacenamiento.
Cuando los factores ambientales NO se ajustan a las especificaciones requeridas se deben
tomar las medidas correctivas pertinentes para GARANTIZAR LA CALIDAD DE LOS
MEDICAMENTOS
4. CONDICIONES HIGIENICAS
Son las precauciones que debemos tener desde el punto de vista de las buenas prácticas de aseo
y que nos van a permitir mantener los productos bien almacenados sin problema de tipo
microbiológico:
 La ventilación debe ser de aire fresco y no que provenga de sitos de contaminación

(basureros, parqueaderos).
Manual de calidad
47
 Personal sano.
 Buenas prácticas de higiene personal.
 Aseo, limpieza y desinfección de las áreas.
 Instalaciones sanitarias funcionando, limpias y desinfectadas.
 Lavamanos apropiado y funcionando.
 Estantes limpios y libres de polvo. Medicamentos libres de polvo, sin partículas
adheridas a las cajas.
 Fumigaciones periódicas, para eliminar insectos y roedores.
 Nevera limpia, exclusiva para almacenar medicamentos. no se permiten alimentos,
reactivos de laboratorio ni líquidos biológicos como sangre, muestras de laboratorio, etc.
 No comer en el área de almacenamiento.
 Limpiar las estibas cada que se requiera.
 Instalaciones eléctricas adecuadas (programa de seguridad).
 Que el aseo y la limpieza sean un propósito diario.
 Implementar programa de bioseguridad.
 Limpiar la camilla constantemente.
ALGUNOS MEDICAMENTOS QUE SON AFECTADOS POR FACTORES

AMBIENTALES TALES COMO TEMPERATURA Y HUMEDAD
Medicamento (nombre genérico) Forma farmacéutica Temperatura humedad
Alta
Acetaminofén. Elixir. X
Ácido Acetil Salicílico. Tableta. X
Adrenalina. Inyectable. X
Ampicilina: Polvo suspensión.
Antibióticos. Diferentes formas X
Antitoxina tetánica Diferentes formas X
Benzoato de bencilo. Loción. X
Dapsone. Tableta X
Diazepam. Inyectable
Fenobarbital. Tableta. X
Fenoximetil penicilina. Tableta. X
Hidróxido de aluminio y Tableta. X X

Manual de calidad
48
magnesio.
Insulina. Diferentes formas X
Isoniazida. Tableta. X
Medicamentos dermatológicos. Crema, ungüento X
Metronidazol. Tableta. X
Sales de rehidratación oral. Polvo. X
Sueros. Diferentes formas X
Sulfacetamida sódica. Ungüento. X
Tetraciclina. Cápsula. X
Tetraciclina Óvulos. X
Tetraciclina. Supositorios. X
Tinidazol. Tableta. X
Todos los Medicamentos. Tabl. X

Efervescentes.
Trimetropin Sulfametoxazol. Tableta. X
Vacunas. Diferentes formas. X
LISTADO DE MEDICAMENTOS FOTOSENSIBLES
MEDICAMENTO (NOMBRE FORMA FARMACÉUTICA

GENERICO)
ACETAMINOFEN TABLETA
ACIDO ACETIL SALICÍLICO + TABLETA

CODEINA
ACIDO FÓLICO TABLETA
ACIDO PARA- AMINOBENZOICO LOCION
ACIDO RETINOICO GEL, CREMA,LOCION
ALFAMETILDOPA TABLETA
AMINOFILINA INYECTABLE

Manual de calidad
49
GENERICO)
ANFOTERICINA B POLVO INYECTABLE
APOMORFINA INYECTABLE, SOLUCION ORAL,

TABLETAS
BENZOCAINA + GLICERINA SOLUCION OTICA
BATAMETSONA INYECTABLE, TABLETA
BIPERIDENO INYECTABLE
BROMOCRIPTINA TABLETA
CAFEINA + ERGOTAMINA TABLETA
CEFALEXINA CAPSULA
CLOFIBRATO TABLETA
CLOMIFENO TABLETA
HIDRATO DE CLORAL ELIXIR, JARABE
CLORFENIRAMINA ELIXIR, JARABE, INYECTABLE
CLORPROMAZINA INYECTABLE, JARABE,TABLETA
CODEINA FOSFATO JARABE. TABLETA
COLCHICINA TABLETA
MEDRIXONA SOLUCION, SUSPENSION OFTÁLMICA
DAPSONA TABLETA
DOCLOFENACO SODICO INYECTABLE
DEXAMETASONA ACETATO SUSPENSION, INYECTABLE
DEXAMETASONA FOSFATO INYECTABLE
DEXTROMETORFANO JARABE
DIAZEPAM INYECTABLE, TABLETA
DIAZÓXIDO INYECTABLE

Manual de calidad
50
GENERICO)
DIFENHIDRAMINA INYECTABLE, ELIXIR
FENITOÍNA IYECTABLE
DIGOXINA INYECTABLE
DIHIDROMORFINONA TABLETA
DROPERIDOL INYECTABLE
EPINEFRINA INYECTABLE
ERGOTAMINA INYECTABLE
ERITROMICINA TABLETA3
ESPIRONOLACTONA TABLETA
FENOBARBITAL ELIXIR
FENTANILO CITRATO INYECTABLE
FLUFENAZINA INYECTABLE
FUROSEMIDA TABLETA, INYECTABLE
HALOPERIDOL INYECTABLE
HIDRALAZINA TABLETA
HIDROQUINONA LOCION, CREMA
HIDROXICOBALAMINA INYECTABLE
HIDROXIPROPAFENONA INYECTABLE
HIDROXIPROGESTERONA INYECTABLE
IDOXURIDINA SOLUCION OFTALMICA
ISONIAZIDA TABLETA
KETAMINA INYECTABLE
LEVOMEPROMAZINA INYECTABLE

Manual de calidad
51
GENERICO)
LEVOTIRIXINA TABLETA
LIDOCAINA + EPINEFRINA INYECTABLE
LIOTIRONINA TABLETA
METAMIZOL TABLETA
METOCLOPRAMIDA INYECTABLE, TABLETA
METOXALENO LOCION
METRONIDAZOL TABLETA
ACIDO NALIDIXICO TABLETA
NALOXONA INYECTABLE
NAPROXÉN TABLETA
NEOSTIGMINA TABLETA
NICLOSAMIDA TABLETA
NITRAZEPAM TABLETA
NITROFURANTOINA TABLETA, SUSPENSION ORAL
PENICILINA PROCAINICA INYECTABLE
PIPERAZINA ELIXIR
PIRANTEL PAMOATO SUSPENSION ORAL
PIRIDOXINA TABLETAS
PIRIMETAMINA TABLETA
POTASIO GLUCONATO ELIXIR
PREDNISOLONA TABLETA
PRIMAQUINA TABLETA
PROPARACAINA SOLUCION ORAL
PROPRANOLOL INYECTABLE, TABLETA

Manual de calidad
52
GENERICO)
QUINIDINA CÁPSULA, TABLETA
RESERPINA TABLETA
RIFAMPICINA + ISONIAZIDA CÁPSULA
RIFAMPICINA CÁPSULA
SULFACETAMIDA SOLUCION OFTALMICA
TERBUTALINA SOLUCION INYECTABLE
TESTOSTERONA INYECTABLE
TETRACICLINA CÁPSULA
TIAMINA TABLETA
TIMOLOL SOLUCION OFTALMICA
TRANILCIPRAMINA TABLETA
TRANCINOLONA INYECTABLE
TRIMETROPIM SULFOMETOXAZOL TABLETA
VERAPAMILO INYECTABLE
VITAMINA A CÁPSULA, SOLUCION ORAL
VITAMINA K SOLUCION INYECTABLE
WARFARINA TABLETA
YODOPAMINA MEGLUMÍNICA SOLUCION INYECTABLE
Una vez se señalizan las áreas de la droguería, se dispone a ordenar los productos según los
diferentes tipos de ordenamiento, se ubica el producto comerciales según la metodología por
laboratorio y genéricos por orden alfabético, se controla la temperatura humedad y se registra

Manual de calidad
53
a diario en las planillas específicas, se practican tareas de limpieza según manual de
bioseguridad. Luego de realizar todo lo anterior y verificar la recepción, los medicamentos son
llevados a sus respectivos lugares de su dispensación.
El área de cuarentena para medicamentos que se vencieron o son sacados del mercado está en
un área especial de la droguería, y a ellos también se les lleva control. La zona de próximos a
vencer está debidamente aislada, con un orden según las fechas de vencimientos de 1 mes en
adelante a 6 meses para vencer.
POLÍTICAS
Se tiene un completo cuidado con el área de cuarentena y próximos a vencer
Se mantiene todo siempre en orden y según el tipo de ordenamiento
2.4 DISPENSACION

Manual de calidad
54
PROCESO
DISPENSACION
REPONSABLES
PROCEDIMIENTOS
Requerimiento de mercancía
Dispensador(a)
Entrega del medicamento
Gerente
Requerimiento de mercancía
Con prescripción medica
Sin prescripción medica
NOMBRE DEL PROCESO
Dispensación
PROCESO Dispensación
RESPONSABLES Dispensador(a)
Gerente
PROCEDIMIENTO 2 Requerimiento de medicamentos sin

prescripción médica.
3 Requerimiento de medicamentos con
prescripción medica
4 Entrega del medicamento al paciente
OBJETIVO
Entregar el medicamento y/o el producto en condiciones óptimas.
 La ética y los valores tiene que ser lo primordial para todos los encargados de la
dispensación y así dar un trato amable y agradable al cliente, pues son parte de una
gran empresa con excelentes estándares de calidad.
ALCANCE

Manual de calidad
55
Las funciones están a cargo de la dispensadora, director de droguería y gerente quienes son
los que realizan el proceso, siempre y cuando tenga claro cómo se realiza la actividad y según
las necesidades del momento.
Es el momento donde tenemos mayor contacto con el cliente, este nos trae la receta médica,
agregamos todas las ayudas que el farmaceuta utiliza en la dispensación, tales como
vademécum, diccionario farmacéutico.
Productos dispensados de manera óptima y con seguridad para la salud del cliente.
En este proceso se interactúa con el proceso de almacenamiento y lo que tiene que ver con su
ordenamiento y ubicación. Simultáneamente interactúa con el proceso de manejo de caja.
MARCO LEGAL
DEFINICIÓN:
Es la entrega de uno o más medicamentos y/o dispositivos médicos a
un paciente y la información sobre su uso adecuado realizada por el auxiliar de droguería o el

expendedor de medicamentos, cuando la venta de un medicamento esté a cargo de personas
que no ostenten título de Químico
Farmacéutico o Tecnólogo en Regencia de Farmacia o expendedor de medicamentos la

información que debe ofrecer al paciente versará únicamente sobre los aspectos siguientes:
condiciones de
Almacenamiento; forma de reconstitución de medicamentos cuya administración sea la vía oral;

medición de la dosis; cuidados que se deben tener en la administración del Medicamento; y, la
importancia de la adherencia a la terapia.
ES EL PROCESO MÀS CRÌTICO Y MÀS NORMATIZADO DE TODOS LOS

PROCESOS DE LA DROGUERIA Y EN EL CUAL LAS ACCIONES DE VIGILANCIA
Y CONTROL SON SUMAMENTE ESTRICTAS, POR LO TANTO SERÀN LAS QUE
MÀS SE TENDRÀN EN CUENTA EN EL ACTO DE LA DISPENSACIÒN. Por
ejemplo si la formula no está clara, se consultara con el facultativo y si es del caso que se
transcriba nuevamente dicha receta.
NORMATIZADAS A TRAVÈS DEL DECRETO 2200 DE 2005 EN SUS ARTICULOS:

Manual de calidad
56
16, 17,18, 19 Y 20, Y EL MODELO DE GESTION RESOLUCION 1403 QUE SE
TRANSCRIBEN A CONTINUACIÒN:
CAPÍTULO IV DE LA PRESCRIPCIÓN DE LOS MEDICAMENTOS
ARTÍCULO 16. CARACTERÍSTICAS DE La PRESCRIPCIÓN.- Toda prescripción de
medicamentos deberá hacerse por escrito, previa evaluación del paciente y registro de
sus condiciones y diagnóstico en la historia clínica, utilizando para ello la denominación
Común Internacional (nombre genérico) y cumpliendo los siguientes requisitos:
1. Solo podrá hacerse por personal de salud debidamente autorizado de acuerdo con su
competencia.
2. La prescripción debe ser en letra clara y legible, con las indicaciones necesarias para su
administración.
3. Se hará en idioma español, en forma escrita ya sea por copia mecanográfica, medio
electromagnético y/o computarizado.
4. No podrá contener enmendaduras o tachaduras, siglas, claves, signos secretos, abreviaturas o
símbolos químicos, con la excepción de las abreviaturas aprobadas por el Comité de Farmacia y
Terapéutica de la Institución.
5. La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento prescrito y el
Medicamento dispensado (en el caso ambulatorio) y administrado (en el caso hospitalario) por
parte del profesional a cargo del servicio farmacéutico y del Departamento de Enfermería o la
dependencia que haga sus veces.
6. La prescripción debe permitir la correlación de los medicamentos prescritos con el
diagnóstico.
7. La dosis de cada medicamento debe expresarse en el sistema métrico decimal y en casos
especiales en unidades internacionales cuando se requiera.
8. Cuando se trate de preparaciones magistrales, además de los requisitos de prescripción, se
debe especificar claramente cada uno de los componentes con su respectiva cantidad.
ARTÍCULO 17. CONTENIDO DE LA PRESCRIPCIÓN.-La prescripción del
medicamento deberá realizarse en un formato el cual debe contener, como mínimo, los
siguientes datos cuando éstos apliquen:
1. Nombre del Prestador de Servicios de Salud o Profesional de la Salud que prescribe,
dirección y número telefónico o dirección electrónica.
2. Lugar y fecha de la prescripción.

Manual de calidad
57
3. Nombre del paciente y documento de identificación.
4. Número de la historia clínica.
DECRETO NUMERO 2200 DE 2005
HOJA No.___11
Continuación del decreto" Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras
disposiciones.
5. Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, particular, otro).
6. Nombre del medicamento expresado en la Denominación Común Internacional (nombre
genérico).
7. Concentración y forma farmacéutica. 8. Vía de administración.
9. Dosis y frecuencia de administración.
10. Período de duración del tratamiento.
11. Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento, en números y
letras.
12. Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor.
13. Vigencia de la prescripción.
14. Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro profesional.
CAPÍTULO V
DE LA DISTRIBUCIÓN Y DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS
ARTÍCULO 18. DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS.-
La distribución física de medicamentos estará regulada por las normas técnicas que expida el
Ministerio de la Protección Social. El embalaje y/o trasporte de productos farmacéuticos forman
parte de la distribución intra-hospitalaria o física y deberán ser tenidos en cuenta en el
desarrollo del Modelo de Gestión del servicio farmacéutico.
El servicio farmacéutico deberá determinar el sistema o los sistemas de distribución
intrahospitalaria de medicamentos y dispositivos médicos que deban implementarse en la
Institución Prestadora de Servicios de Salud, para garantizar la oportunidad, seguridad,
eficiencia y calidad de los medicamentos y dispositivos médicos que deban suministrarse a los
pacientes. Los servicios farmacéuticos de las instituciones de segundo y tercer nivel de
complejidad deberán implementar el Sistema de Distribución de Medicamentos en Dosis
Unitaria, de acuerdo con las condiciones, criterios y procedimientos establecidos en la
normatividad vigente y los que se establezcan en el Modelo de Gestión del servicio
farmacéutico. Los servicios farmacéuticos del primer nivel de complejidad podrán adoptar el

Manual de calidad
58
Sistema de Distribución de Medicamentos en Dosis Unitaria, sometiéndose a las condiciones,
criterios y procedimientos señalados. El Sistema de Distribución de Medicamentos en Dosis
Unitaria podrá operar en una Institución de Salud con otro u otros sistemas intrahospitalarios de
distribución.
ARTÍCULO 19. OBLIGACIONES DEL DISPENSADOR.-Son obligaciones del
dispensador:
HOJA No.___12
disposiciones.
1. Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente y autorizado
que cumpla con las características y contenido de la prescripción, establecidos en el presente
decreto.
2. Verificar que las preparaciones: magistrales, extemporáneas, estériles; nutrición parenteral; y
mezclas de medicamentos oncológicos, contengan en el rótulo o etiquetas la información sobre
el paciente hospitalizado o ambulatorio, según el caso; de la preparación o de la mezcla; y la
firma del responsable.
3. Exigir la prescripción para aquellos medicamentos en los que aparezca en la etiqueta la
leyenda "Venta Bajo Fórmula Médica".
4. No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles
errores, con el fin de no incurrir en falta contra la ética profesional.
5. Verificar y controlar que los medicamentos dispensados correspondan a los prescritos.
6. Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto terapéutico y
promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como: condiciones de almacenamiento,
cómo reconstituirlos, cómo medir la dosis, que cuidados debe tener en la administración,
interacciones con alimentos y otros medicamentos, advertencias sobre efectos adversos,
contraindicaciones y la Importancia de la adherencia a la terapia. Cuando la dirección técnica
de la droguería, esté a cargo de persona que no ostente título de Químico Farmacéutico o
Tecnólogo en Regencia de Farmacia, la información que debe ofrecer al paciente está señalada
en el artículo 30 del presente decreto.
7. Brindar a los usuarios pautas sobre el uso adecuado de los medicamentos de venta Sin
prescripción facultativa o de venta libre.
8. Recibir la capacitación ofrecida por las entidades oficiales o de otros actores del Sector Salud
y/o capacitarse continuamente en los conocimientos teóricos y Destrezas necesarias en el
ejercicio del cargo u oficio, a fin de ir aumentando Progresivamente las competencias laborales.

Manual de calidad
59
ARTÍCULO 20. PROHIBICIONES DEL DISPENSADOR.- El dispensador no podrá:
1. Adulterar o modificar en cualquier forma la prescripción.
2. Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de administración,
Frecuencia, cantidad y la dosis prescrita.
3. Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos.
4. Violar la reserva a que está obligado por razón de la función que desempeña.
5. Recomendar a los usuarios la utilización de medicamentos.
6. Tener muestras Médicas de medicamentos.
7. Tener envases y empaques vacíos, en el servicio farmacéutico, o en aquellos establecimientos
farmacéuticos que no estén autorizados para realizar los magistrales.
HOJA No.___13
Disposiciones
MODELO DE GESTION RESOLUCION 1403
DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1°. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto determinar los
criterios administrativos y técnicos generales del Modelo de Gestión del Servicio
Farmacéutico y adoptar el Manual de condiciones esenciales y procedimientos del
Servicio Farmacéutico.
ARTÍCULO 2º. CAMPO DE APLICACIÓN. El Modelo de Gestión del Servicio
Farmacéutico y el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos, así como
las demás disposiciones contenidas en la presente resolución, se aplicarán a toda
persona que realice una o más actividades y/o procesos del servicio farmacéutico,
especialmente, a los prestadores de servicios de salud, incluyendo a los que
operen en cualquiera de los regímenes de excepción contemplados en el artículo
279 de la Ley 100 de 1993 y a todo establecimiento farmacéutico donde se

Manual de calidad
60
almacenen, comercialicen, distribuyan o dispensen medicamentos y dispositivos
Médicos o se realice cualquier otra actividad y/o proceso del servicio farmacéutico.
PARÁGRAFO PRIMERO: Los laboratorios farmacéuticos se someterán a las
disposiciones contenidas en la presente resolución y en el manual que se adopta a
través de la misma, en relación con las actividades y/o procesos de transporte,
distribución y la entrega física en la cadena de los medicamentos y dispositivos
Médicos. Las demás actividades y/o procesos relacionados con las Buenas
Prácticas de Manufactura, continuarán regidos por las normas vigentes.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Las disposiciones de la presente resolución y del
manual que adopta, se aplicarán a las Agencias de Especialidades Farmacéuticas,
Depósitos de Drogas, FarmaciaDroguería, Droguería, establecimientos
farmacéuticos de que trata el inciso primero del parágrafo quinto del artículo 11 del
Decreto 2200 de 2005, almacenes de cadena o de grandes superficies por
departamentos de que trata el inciso segundo del artículo 1º del Decreto 3050 de
2005 y servicios farmacéuticos de instituciones prestadoras de servicios de salud
cuando realicen procesos de selección, adquisición, recepción y almacenamiento
y distribución de dispositivos médicos. Los demás establecimientos y personas
que realicen actividades de fabricación, importación, acondicionamiento y
distribución de dispositivos médicos quedarán sometidos a lo previsto en el
Decreto 4725 de 2005 y las demás disposiciones que los modifiquen, adicionen o
Sustituyan.
La inspección, vigilancia y control de los establecimientos farmacéuticos y
servicios farmacéuticos de las instituciones prestadoras de servicios de salud
sometidos a las disposiciones del Decreto 2200 de 2005 y demás normas que lo
modifiquen, adicionen o sustituyan estarán a cargo de las entidades territoriales de
Salud. La inspección, vigilancia y control de los establecimientos señalados en el

Manual de calidad
61
párrafo anterior, no sometidos al mencionado decreto, estarán a cargo de la
autoridad competente de conformidad con las reglas determinadas en el Decreto
4725 de 2005 y el manual de almacenamiento y acondicionamiento.
1. REQUERIMIENTO DE MEDICAMENTOS SIN PRESCRIPCIÒN MÈDICA.

En este procedimiento la actividad más importante es “escuchar” con atención lo que el
cliente solicita y en especial el nombre exacto del producto, la forma de presentación, bien
sea jarabe, suspensión, grageas, tabletas, etc. Y si es de dispensación pediátrica o adulto.
Aquí se hace énfasis en que solo se puede vender sin prescripción médica productos etc.,
naturales, belleza, cosmetología, aseo personal y multivitamínicos.
- REQUERIMIENTO DE MEDICAMENTOS CON PRESCRIPCIÒN MÉDICA.
En este procedimiento la actividad más importante es verificar el contenido de la formula
(debe ser clara y legible, si hay dudas consultar con el facultativo que la receto) para ver que
se ajusta a la normatividad vigente, y sobre todo aclararle al cliente como se debe
administrar el medicamento y como lo almacena en su casa.
- ENTREGA DEL MEDICAMENTO AL PACIENTE.
Se hace vía mostrador o domicilio. Si es vía mostrador se analiza la necesidad del cliente y
se le explica correcta y detalladamente como debe usarlo, provocar en el cliente una
seguridad absoluta de lo que está comprando también es necesario dicha seguridad para
que en el momento que lo consuma y si tiene duda puede recurrir a nosotros.
El farmaceuta deberá entregar la siguiente información al paciente, junto con el
medicamento:
2 Uso y acción esperada
3 Instrucciones especiales para su preparación
4 Instrucciones especiales para su administración o utilización
5 Precauciones que se deban observar durante su administración
6 Efectos secundarios que pueden presentarse y cómo prevenirlos
7 Indicaciones sobre su adecuado almacenamiento en casa
8 Interacciones potenciales con otros medicamentos o alimentos
9 Cuando se detecta que el paciente no sabe o no puede leer, las instrucciones deben
formularse utilizando símbolos visuales u otros.
10 Cuando no es posible que el farmaceuta haga entrega del medicamento, deben desarrollarse
folletos educativos escritos con la información presentada anteriormente para cada
medicamento o grupo farmacológico o material POP. Esto también se considera
extremadamente importante cuando se trata de pacientes con enfermedades crónicas o que
estén recibiendo medicamentos que requieran instrucciones especiales. Esto permite que el
paciente reciba algún tipo de educación, pero no sustituye la educación verbal al paciente
por parte del farmaceuta.
11 El farmaceuta deberá verificar si el paciente entendió las indicaciones, haciendo preguntas

Manual de calidad
62
sobre la información brindada.
POLÍTICAS
El farmaceuta o vendedor suministrara al usuario la correcta información sobre el uso adecuado

del medicamento a llevar.
El dispensador verificara formula médica para entregar el medicamento
2.5 LIMPIEZA Y ASEO DE AREAS
PROCESO
LIMPEZA Y ASEO DE AREAS
PROCEDIMIENTOS
REPONSABLES
Debe contar y cumplir con
Dispensador(a) todas las normas de limpieza y
Director responsable desinfección de áreas,
Mensajero bioseguridad, manejo de
residuos
lavado de pisos
lavado de paredes
lavado de inyectologia
lavado de estibas
NOMBRE DEL PROCESO
Proceso de limpieza y aseo de áreas
PROCESO Proceso de limpieza y aseo de áreas
RESPONSABLES Dispensador(a)
Director responsable
Mensajero
PROCEDIMIENTO Debe contar y cumplir con todas las normas de
limpieza y desinfección de áreas, manejo de
residuos

Manual de calidad
63
OBJETIVO
Optimizar una adecuada limpieza en la droguería con el fin que sea seguro y confiable para el
cliente.
ALCANCE
Inicia con la adecuada limpieza de todas las áreas, termina con la buena presentación de la
droguería. Las funciones están a cargo de la dispensadora y el gerente quienes son los que
realizan el proceso
- Desinfectantes : hipoclorito de sodio

- Escoba recogedor
- Trapero
- Toallas de papel
- Agua
- Detergentes
- Alcohol
Una buena higiene y desinfección de áreas para la seguridad y comodidad del cliente y los
trabajadores de la droguería
Ninguno
MARCO LEGAL
Normas de bio-seguridad.
DECRETO 2200 DE 2005 Y 1011 DE 2006
RESOLUCION 1403 CAPITULO V - ARTICULO 17.
DESCRIPCIÒN DEL PROCESO
Debe contar y cumplir con todas las normas de limpieza y desinfección de áreas, bioseguridad.
Las paredes del establecimiento se limpian con un paño limpio humedecido con agua y jabón
de arriba hacia abajo, luego se secan con un paño humedecido con hipoclorito para optimizar
una desactivación correcta de las bacterias. Las paredes devén estar correctamente pintadas. De
igual forma se limpian las vitrinas mesas o utensilios que se encuentren dentro de la droguería
El piso se limpia con movimientos horizontales de adentro hacia fuera, tratando de no pasar
dos veces por el mismo lugar se utiliza un desinfectante con altas grados de hipoclorito. Hay
Manual de calidad
64
que tener cuidado de no dejar charcos o sitios muy mojados que favorecen al crecimiento de
bacterias.
La inyectología se limpia pisos y paredes con agua, detergente, y desinfectante hipoclorito, la
mesa auxiliar y la camilla con agua y jabón se remueve el jabón y se continúa con una
preparación de hipoclorito de sodio, a la camilla se le cambia la sabana (cada vez que hay un
proceso de inyectología). Si ocurre un derrame de sangre o algún fluido corporal en el piso se
aplica solución de hipoclorito de sodio a 5000 ppm deje actuar por 20 min.
Las estivas se limpian con alcohol y toallas de papel.
POLÍTICAS
La limpieza de todas las áreas se basa en el manual de bioseguridad, manejo de residuos. Y

todos estar dispuestos a cumplir las actividades diarias correctamente pues somos parte de una
gran empresa con excelentes estándares de calidad.
2.6 DISTRIBUCION EN MENSAJERIA
PROCESO
DISTRIBUCION EN
MENSAJERIA
NOMBRE DEL PROCESO

REPONSABLES
Proceso de distribución en mensajería PROCEDIMIENTOS
La distribución en mensajeria
CENTRO DEDispensador(a)
GESTIÓN Droguería debe contar con el buen manejo
Mensajeros de dispensación
PROCESO Gerente distribución en mensajería
RESPONSABLES Mensajero
Rápido eficaz y oportuno para la
Dispensador(a) buena satisfacción del cliente
Se tiene claro que el mensajero
Gerente no da ninguna recomendación
sobre el medicamento entregado
PROCEDIMIENTO La distribución en mensajería debe contar con el
buen manejo de dispensación
OBJETIVO

Manual de calidad
65
Optimizar el manejo adecuado de los medicamentos que son enviados por mensajería.
ALCANCE
Las funciones están a cargo del director de droguería, dispensadora y mensajero quienes son los
que realizan el proceso, siempre y cuando tenga claro cómo se realiza la actividad y según las
necesidades del momento.
8 Medicamentos a dispensar
9 Moto en buenas condiciones
Salida del producto solicitado por el cliente vía mensajería rápido y eficaz manejando una
excelente dispensación.
Este proceso se interactúa con el proceso de dispensación.
MARCO LEGAL
DISPENSACIÓN.-
DEFINICIÓN:
Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos médicos a
un paciente hechos vía telefónica o medios electrónicos habiendo recibido una información
clara sobre el medicamento y a su vez haberle informado sobre las formas de uso y dosificación
a su uso adecuado realizada por el Químico
Farmacéutico y el Tecnólogo en Regencia de Farmacia. Cuando la dirección técnica de
la Droguería, o del establecimiento autorizado para la comercialización al detal de
medicamentos, esté a cargo de personas que no ostenten título de Químico
Farmacéutico o Tecnólogo en Regencia de Farmacia la información que debe ofrecer al
paciente versará únicamente sobre los aspectos siguientes: condiciones de
almacenamiento; forma de reconstitución de medicamentos cuya administración sea la

Manual de calidad
66
vía oral; medición de la dosis; cuidados que se deben tener en la administración del
Medicamento; y, la importancia de la adherencia a la terapia.
DECRETO 2200 DE 2005 EN SUS ARTICULOS: 16, 17,18, 19 Y 20,
CAPÍTULO V
DE LA DISTRIBUCIÓN Y DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS
ARTÍCULO 18. DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS.
ARTÍCULO 19. OBLIGACIONES DEL DISPENSADOR

ARTÍCULO 20. PROHIBICIONES DEL DISPENSADOR.- El dispensador no podrá:
1. Adulterar o modificar en cualquier forma la prescripción.
2. Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de administración,
frecuencia, cantidad y la dosis prescrita.
3. Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos.
4. Violar la reserva a que está obligado por razón de la función que desempeña.
5. Recomendar a los usuarios la utilización de medicamentos. 6. Tener muestras médicas de
medicamentos.
7. Tener envases y empaques vacíos, en el servicio farmacéutico, o en aquellos
Continuación del decreto" Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan
otras
Disposiciones
Se atiende vía telefónica al usuario, se le toma el pedido escuchándolo atentamente, se le toma
el número del teléfono y se verifica la dirección del usuario.
Si el usuario tiene alguna duda sobre algún medicamento a llevar se le aclara y
correspondiente a eso se le envía en el domicilio algún volante sobre el medicamento
comprado.
Se registra el pedido, se factura, se empaca, y se le comunica al mensajero el envió, y parte a
hacer la entrega.
En el momento de la entrega el mensajero comunica al usuario que antes de cancelar revise
su pedido.
Cabe destacar que la persona que hace el domicilio no pueden dar ninguna información

Manual de calidad
67
sobre medicamentos ellos le comentan al cliente que se comunique con la droguería y el
director de ella le dará una respuesta a la inquietud solicitada.
POLÍTICAS
Cada periodo se analizaran las ventas vía domicilios, ya que el pos da un reporte diario. Así
también se evalúa el servicio del mensajero.
2.7 RETIRO DE PRODUCTOS DEL MERCADO
PROCESO
RETIRO DE PRODUCTO
DEL MERCADO
PROCEDIMIENTOS
REPONSABLES
El retiro se hace según el
Director de droguería distribuidor (copidrogas u
Gerente otro distribuidor) Nos
informe oportunamente
NOMBRE DEL PROCESO
Proceso de retiro de productos del mercado
PROCESO Proceso de retiro de productos del mercado
RESPONSABLES Director de droguería

Gerente
PROCEDIMIENTO El retiro se hace según el distribuidor (copidrogas
u otro distribuidor) Nos informe oportunamente
OBJETIVO

Manual de calidad
68
Optimizar el manejo adecuado de los medicamentos que son de retiro del mercado.
ALCANCE
Las funciones están a cargo del director de droguería y gerente quienes son los que realizan el
proceso.
- Fabricantes o titulares del registro sanitario

- Copidrogas u otros distribuidores
- Acta de devolución de medicamentos
- Medicamentos a devolver
Salida del producto solicitado por el fabricantes titulares del registro sanitario que no cumplen
las especificaciones técnicas de calidad o cuando así lo solicite el instituto nacional de
vigilancia de medicamentos y alimentos - INVIMA.
Este proceso se interactúa con la dispensación, el almacenamiento y selección y adquisición.
MARCO LEGAL
Resolución número 1403 DE 2007 – articulo 26 capitulo VII

Artículo 173 de la ley 100 DE 1993 numeral 2
Decreto 2200 de 2005, artículo 18.
Decreto 205 de 2003 numeral 2
El fabricante o titular del registro sanitario, informara sobre el retiro del producto del
mercado a distribuidor, por requerimiento de las autoridades competentes.

Manual de calidad
69
También se le debe informar a la comunidad en general sobre la decisión de retiro del
producto del mercado en aquellos que recibieron dichos números de lotes.
El distribuidor informa oportunamente a los clientes que los tenga a su disposición.
Nosotros según el caso, los separamos inmediatamente del inventario y del sitio de
almacenamiento y los colocamos en un área segura, hasta cuando se decida su destino final.
El retiro debe ser registrado con: la cantidad de productos entregados al distribuidor, la
cantidad de productos del mercado.
Las devoluciones por próximos a vencimientos al proveedor (laboratorio o depósito de
sedimentos) están autorizadas por el fondo rotatorio de estupefacientes.
POLÍTICAS
Periódicamente se efectuara una revisión y evaluación de retiro de medicamentos que durante el

proceso de fabricación o distribución, no cumpla con las especificaciones técnicas de calidad.
Cada mes estamos haciendo conteo de medicamentos que se devuelven por próximos a vencer
con un acta correspondiente.
BIBLIOGRAFIA
1. Decreto 677 de 1995, Por el cual se reglamenta parcialmente el Régimen de Registros y

Licencias, el control de calidad, así como el régimen de vigilancia sanitaria de medicamentos,
cosméticos, preparaciones farmacéuticas a base de recursos naturales, productos de aseo
higiene y limpieza y otros productos de uso doméstico.
2. Decreto 2200 del 2005 capitulo 3 y 5
3. Decreto 2330 del 2006

Manual de calidad
70
4. Resolución 1403 del 2007 Modelo de Gestión Capítulo I Articulo 1 y 2
5. Resolución 0826 de 2003, Por la cual se expiden normas para el control de la importación,
exportación, fabricación, distribución y venta de medicamentos, materias primas y
precursores de Control Especial.
6. Resolución 10911 de 1992, por la cual se determinan los requisitos para apertura y
traslado de las droguerías o farmacias droguerías.
7. Circular 22 del Ministerio de Salud de 1996, Competencias del Nivel Departamental en la

Inspección, Vigilancia y Control del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
8. Proyecto de Buena Práctica de Almacenamiento del Ministerio de Salud de 2.000
9. Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad para entidades
prestadoras de servicios de salud.
ANEXO 2
ACTA DE RECEPCION
FECHA RESPONSABLE ACTA N°
PROVEEDOR H. INICIAL VERIFICA
FACURA N° H.FINAL
PRODUCTO REGISTRO FECHA DE CLASIFICACION T. ALMACENAMIENTO

LABORATORIO CANTIDAD LOTE A R
NOMBRE F. FARMACEUTICA PRESENTACION INVIMA VENCIMIENTO MX CTO AMTO 2°C-8°C 15°C-25°C
MX MEDICAMENTO
CTO COSMETICO
OBSERVACIONES
AMTO ALIMENTO

Manual de calidad
71
PLANILLA DE INYECTOLOGIA
FECHA NOMBRE EDAD HORA MEDICO MX AUXILIAR FIRMA

DEL
PACIENTE
PLANILLA DE TEMPERATURA

Manual de calidad
72
Teniendo en cuenta que se toma sistematizada y se saca reporte mensual físico como soporte.
PLANILLA DE FUNCIONES DE LA DROGUERIA SUPER DESCUENTOS
Se realizó con todo el personal de la droguería una capacitación acerca del manual de calidad y se
elaboró una planilla; Ya que en el proyecto (pág. 15) se había planteado y se tomó esta
herramienta para un mejor manejo asignándose a cada persona funciones para el cumplimiento de
este mismo, allí se incluye el aseo y la limpieza de los mx.
PLANILLAS ENCARGADO(A) FRECUENCIA

Inyectologia Carlos Acevedo Frecuente
Control de temperatura Carlos Acevedo diario
Pesaje de basura Anderson Ospina frecuente
Reporte pesaje internet Anderson Ospina mensual
Biológicos Carlos Acevedo mensual
Recepción de medicamentos Elena frecuente
Devolución de mx vencidos Luz Ayda frecuente
Informe control Anderson Ospina Primera semana del mes
Pedido por el SIP Anderson Ospina Diario

Manual de calidad
73
ASEO Y ORDEN
Van de la mano de los vencimientos.
Vitrinas Elena Diario

Leches Diario
Pañales Carlos Diario
Pastillero Diario
Almacenamiento Luz Ayda Diario
Droga blanca Diario
Mx Comerciales Anderson Diario
Mx genéricos Diario
Productos de aseo personal Carlos Diario
Nevera Elena Diario

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MANUAL DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS

DROGUERÍA SUPER DESCUENTOS

Droguería SUPER DESCUENTOS – Dirección: Cra. 84 45AA – 12

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TECNICO –ADMINISTRATIVOS

Droguería SUPER DESCUENTOS – Dirección: Cra. 84 45AA – 12

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TECNICO –ADMINISTRATIVOS

Droguería SUPER DESCUENTOS – Dirección: Cra. 84 45AA – 12

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TECNICO –ADMINISTRATIVOS

Droguería SUPER DESCUENTOS – Dirección: Cra. 84 45AA – 12

- SELECCIÓN: Es la actividad fundamental del comité de farmacia y terapéutica es la

- DISPENSACION: La dispensación es el acto en que el farmacéutico entrega la

- ALMACENAMIENTO: El almacenamiento es el proceso mediante el cual se asegura la

- DISTRIBUCION EN MENSAJERIA: La cadena de distribución de medicamentos,

- CONCENTRACIÓN DEL MEDICAMENTO: es la cantidad de sustancia activa

- FECHA DE VENCIMIENTO, CADUCIDAD O DE EXPIRACIÓN: La que se indica

- VIDA ÚTIL DE UN PRODUCTO: PERÍODO DE VIDA ÚTIL: Tiempo durante el

- ESTABILIDAD: Aptitud de un principio activo o de un producto de mantener en el

Droguería SUPER DESCUENTOS – Dirección: Cra. 84 45AA – 12

- CONDICIONES DE COMERCIALIZACIÓN DE UN MEDICAMENTO:

- NUMERO DE LOTE: La designación (en número o letras) o codificación del producto

- PROCEDIMIENTO: El manejo que se le da a cada proceso de la droguería (recepción,

- MANUAL DE CALIDAD: es un documento donde se especifican la misión y visión de

- SISTEMA: es el conjunto coordinado de componentes y elementos que actúan

- BUENAS PRÁCTICAS DE MANUFACTURA DE LOS MEDICAMENTOS: son las

Droguería SUPER DESCUENTOS – Dirección: Cra. 84 45AA – 12

- CLIENTES – USUARIOS: son los destinatarios de los esfuerzos, es decir, aquellas

- ESTABLECIMIENTO FARMACÉUTICO DE MEDICAMENTOS: es el

- INDICADORES: instrumento de cuantificación o medida que determinan el rendimiento

- USO ADECUADO DE MEDICAMENTOS: es el proceso continuo, estructurado y

- RECEPCIÓN TÉCNICA DEL MEDICAMENTO: es el proceso mediante el cual el

- REQUISITOS VÁLIDOS: aquellas normas, especificaciones o criterios que

- SERVICIO FARMACÉUTICO: es el servicio de atención en salud responsable de las

Droguería SUPER DESCUENTOS – Dirección: Cra. 84 45AA – 12

El Manual de procedimientos Técnico-Administrativos de la Droguería Super Descuentos,

Para el cumplimiento de la calidad de los servicios farmacéuticos, se ha elaborado cada uno de

Las estrategias consignadas en el Manual se aplicaran en la Droguería Super Descuentos para

En el Manual Técnico-Administrativo, se detalla la descripción de las funciones y

Droguería SUPER DESCUENTOS – Dirección: Cra. 84 45AA – 12

El Manual de Procedimientos Técnico – Administrativos, es una herramienta fundamental para la

Droguería SUPER DESCUENTOS – Dirección: Cra. 84 45AA – 12

Realicé este proyecto enfocado en las necesidades y mejoras de la DROGUERIA SUPER

Droguería SUPER DESCUENTOS – Dirección: Cra. 84 45AA – 12

OBJETIVOS: GENERAL Y ESPECÍFICOS

Elaborar el manual de procedimientos técnico administrativos de la DROGUERIA SUPER

- Establecer la estructura funcional y operativa, los fines y propósitos de la Droguería.

Este proyecto realizado en la DROGUERIA SUPER DESCUENTOS va enfocado y dirigido

Droguería SUPER DESCUENTOS – Dirección: Cra. 84 45AA – 12

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Al no revisar y mejorar los actuales procesos de distribución de medicamentos, la Droguería

Es una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el

Todo servicio farmacéutico, establecimiento farmacéutico o persona autorizada tendrá la

1. Estructura interna y las principales funciones.

2. Usuarios, destinatarios o beneficiarios de los servicios que presta y el nivel de satisfacción

3. Proveedores de materias primas, medicamentos y dispositivos médicos.

5. Procesos estratégicos y críticos del servicio que resulten determinantes de la calidad, su

El Sistema de Gestión de la Calidad se desarrollará de manera integral, confiable, económica,

Droguería SUPER DESCUENTOS – Dirección: Cra. 84 45AA – 12

• Interacción con el personal que labora en el servicio farmacéutico.

• Verificar el correcto almacenamiento, dispensación y buen uso del manual.

• Informar al personal de este establecimiento farmacéutico inconformidad por el manejo

FUNCIONES DROGUERIA TAYRONA

PLANILLAS ENCARGADA FRECUENCIA