DROGUERIA RIVERTY

TIMBI0 - CAUCA

MANUAL DE

PROCESOS Y

PROSEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCION

El Establecimiento Farmacéutico “DROGUERIA RIVERTY” es una empresa del Cauca, con domicilio en el
municipio de Timbio, Registrada en la Cámara de Comercio como Persona Natural, de propiedad de la señora,
YINA FERNANDA DELGADO ANAYA con NIT 1.063.808.680-8 cuyo objeto Social es la VENTA A EL
POR MENOR Y DETAL DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS para consumo humano.

La empresa se encuentra establecida en esta región desde el año 2010, tiempo durante el cual dispensamos
medicamentos y dispositivos médicos a los usuarios de TIMBIO.

El presente manual, contiene los diferentes lineamientos para mantener los estándares de calidad en cada uno
de los procesos que hacen parte Establecimiento farmacéutico DROGUERIA RIVERTI DE TIMBIO, Cauca.

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PROCESOS DEL ESTABLECMENTO FARMACEUTICO

Los principales procesos del establecimiento farmacéutico son:

Procesos Generales:
Selección, adquisición, recepción (TECNICA Y ADMINISTRATIVA) y almacenamiento, y dispensación de
medicamentos y desnaturalización y/o destrucción de medicamentos y dispositivos médicos. Ofreciendo
información y educación al paciente sobre el uso adecuado de los medicamentos.

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PROCESO DE

SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

DESCRIPCION DEL PROCESO DE SELECION: La selección de medicamentos y/o dispositivos

medico quirúrgicos se define como el conjunto de actividades que realiza el establecimiento farmacéutico
DROGUERA RIVERTY que permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido
incluido en el plan de compras, o faltantes de la droguería con el fin de tenerlos disponibles para la
satisfacción de las necesidades de sus usuarios; en la DROGUERA RIVERTY se realiza la proyección de
todos los medicamentos que están incluidos en el POS (Plan Obligatorio de Salud), los medicamentos
comerciales y los dispositivos médicos, con esta proyección y teniendo en cuenta el consumo histórico o de
acuerdo a las necesidades existentes se procede a la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: a diario se diligenciara un cuaderno de faltantes y cada 15 días se

realizara el pedido a los proveedores.

RESPONSABLE: DIRECTOR TECNCO Y O AUXILAR DE FARMACIA.

PERIODICICIDAD: cada 15 días.

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PROCESO DE

ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

DESCRIPCION DEL PROCESO DE ADQUISICION:

Por dirección de la propietaria de DROGUERIA RIVERTI se adquieren los medicamentos genéricos,

comerciales y los diferentes dispositivos médicos de la siguiente manera:

1. Para los medicamentos e insumos médicos se realiza solicitud de pedido por vía, telefónica o correo
electronico o con el contacto directo a través del representante de cada proveedor.

2. Teniendo en cuenta la legalidad, conveniencia y los precios de medicamentos se elige el proveedor de

mejor calidad y precio previa autorización del propietario Señora YINA FERNANDA DELGADO. Al
realizar esta elección se tiene en cuenta también la oportunidad en la entrega.

3. Teniendo en cuenta el consumo histórico o de acuerdo a las necesidades existentes se realiza el pedido,
indicando en el las unidades a adquirir ya sea de medicamentos o de dispositivos médicos.

RESPONSABLE: DIRECTOR TECNCO Y O AUXILAR DE FARMACIA.

PERIODICICIDAD: cada 8 días.

PROCESO DE RECEPCION TECNICADE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

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DESCRIPCION DEL PROCESO DE RECEPCION TECNICA:

Después de adquirir los medicamentos se verifican las especificaciones negociadas con el proveedor de
tal modo que permita confirmar su cumplimiento. Esta actividad es denominada como “recepción de
medicamentos y dispositivos médicos” aquí se realiza entonces una inspección física donde se verifica
el buen estado de los medicamentos y dispositivos médicos inspeccionando el embalaje, material de
envase y empaque y la información que contiene el medicamento como lo puede ser el número de lote,
fecha de caducidad, registro invima.

RECEPCION TECNICA

Esta tiene relación directamente con la calidad del producto, se realiza teniendo en cuenta:

 Fecha de Vencimiento
 Número de lote de fabricación
 Registro Invima
 Código de Barras
 Estado del Empaque
 Estado del Envase

Verificando lo anterior se da ingreso a la planilla de registro; la recepción se realiza por el Director técnico
o Auxiliar de Farmacia.

RESPONSABLE: DIRECTOR TECNCO Y O AUXILAR DE FARMACIA.

PERIODICICIDAD: cada 8 días. O cada que llegue pedido.

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PROCESO DE RECEPCION ADMINISTRATIVA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

MEDICOS

DESCRIPCION DEL PROCESO DE RECEPCION ADMINISTRATIVA:

Esta nos permite evidenciar el cumplimiento del proveedor a las especificaciones que fueron pactadas,
para esta es importante tener la factura del proveedor, la orden de compra y el pedido que se va a
inspeccionar, y se procede a observan los siguientes ítems:

1. Nombre del producto solicitado Vs. El despachado

2. Concentración
3. Forma Farmacéutica
4. Precio Unitario
5. Fecha y Forma de entrega
6. Cantidad Pedida
7. Cantidad Recibida
8. Cantidad Facturada
9. Factura en concordancia con el documento de compra, que cumpla con las especificaciones
legales.

La recepción se realiza por el Director Técnico.

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Esta tiene relación

directamente con la calidad del producto, se realiza teniendo en cuenta:

 Fecha de Vencimiento
 Número de lote de fabricación
 Registro Invima
 Código de Barras
 Estado del Empaque
 Estado del Envase

Verificando lo anterior se procede a organizarlo en estantería por orden alfabetico la recepción se realiza por
el el Director Técnico y Auxiliar de farmacia...

PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO:

En este proceso se garantiza el cuidado y la conservación de las especificaciones técnicas impuestas por cada
uno de los fabricantes de los medicamentos y dispositivos médicos, se define un ordenamiento dentro del
área de almacenamiento( Orden Alfabético) que ayude a la localización rápida al conteo durante inventarios y
a su vez que sea agradable a la vista.
Este proceso tiene responsabilidad compartida entre la dirección técnica y el auxiliar a quien se le asigne
dicha tarea.

Es necesario tener en cuenta los factores ambientales como: la temperatura, la radiación, la luz, el aire
(especialmente el oxígeno, dióxido de carbono), la humedad, la naturaleza del envase y/o del empaque.
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Un TIMBI0 - CAUCA

medicamento tiene un periodo de vida limitado, el cual esta indicado por la fecha de vencimiento y depende
de las características físicas, fisicoquímicas, y microbiológicas de la preparación. La vida útil implica, que hay
una concentración crítica, por debajo de la cual el producto no es aceptable porque pierde su efecto. La
compatibilidad de un producto con su empaque, es un factor que debe ser tenido en cuenta para calcular la
vida útil del producto y por ende su fecha de vencimiento. Lo anterior implica la utilidad

del empaque en el producto farmacéutico y la importancia que este tiene hasta que haya sido totalmente
consumido. No solamente garantiza la integridad del envase y su contenido, durante el transporte, el
almacenamiento, la distribución y el manejo en el depósito, sino la estabilidad del producto hasta su consumo
final.

EL ÁREA DE ALMACENAMIENTO:

Se define teniendo en cuenta factores como:

 Volumen de medicamento existente a manejar dependiendo su rotación, política de compras y ventas

que tenga la Droguería Riverti como también de los contratos con entidades.
 Características propias del medicamento: Ocupan más espacio los medicamentos envasados en
frascos (jarabes, emulsiones, suspensiones, granulados) y en ampollas que aquellos que vienen
empacados en blister o en cajas (tabletas, cápsulas, grageas).

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 TIMBI0 - CAUCA Número de

personas que
permanecen
en el sitio de

almacenamiento: una persona y es la responsable de realizar labores de recepción, almacenamiento y

dispensación de productos farmacéuticos.
 Forma de Compra: La Droguería Revertí como proveedor minorista distribuye directamente a los
clientes. Se surte de los diferentes proveedores a nivel local y nacional, según su inventario se
almacenan cantidades.

 conjugación de estos factores nos lleva o ayuda a definir un área de almacenamiento apropiada y sin
peligro de que en poco tiempo ya no cumpla con los requerimientos mínimos.

 LOSMEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS SON UN ACTIVO MUY VALIOSO

DE LA DROGUERIA Y FUNDAMENTAL EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS, POR
ELLO NO SE DEBE ESCATIMAR ESFUERZOS PARA CONSERVARLOS COMO ES
DEBIDO DESDE EL PUNTO DE VISTA CIENTÍFICO Y TÉCNICO.

UBICACIÓN DEL ÁREA DE ALMACENAMIENTO:

Esta área debe cumplir con ciertos requisitos para que su ubicación dentro de la droguería sea óptima y no
interfiera en los procesos de recepción, almacenamiento manejo y dispensación.
Para definir el sitio donde se ubica se deben tener en cuenta criterios de equidistancia hacia los diferentes
servicios, fácil recepción de pedidos a los proveedores, seguridad, drenajes, venta a clientes, alejado de los
focos de contaminación.

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CONDICIONES FÍSICAS:
En el sitio de almacenamiento de medicamentos es necesario tener en cuenta ciertas condiciones como son:

 Fácil circulación del personal y los productos (tanto para entrar como para salir).
 Fácil acceso que facilite las labores de limpieza.
 Buena circulación del aire, que permita mantener la vida útil del medicamento.
 Debe evitar que los rayos solares lleguen directamente hasta los medicamentos.
 Humedad relativa baja controlada. (termo higrómetro).
 Temperaturas apropiadas controladas. (termo higrómetro).
 Se conservan las cajas selladas con el fin de evitar polvo y otras suciedades que los puedan
contaminar.
 Los medicamentos que requieren cadena de frió deben almacenarse en frío a la temperatura que
indique la etiqueta. (en este caso no manejamos cadena de frio)

 Como medida preventiva tener extintores contra el fuego.

 Delimitar el área en sub áreas así: administrativa, cuarentena, devolución, vencidos, refrigeración,
recepción técnica, medicamentos naturales.
 Letreros de no Fumar.
 Áreas restringidas para personal no autorizado.
 Cuando se detecta un producto inestable debe guardarse en un sitio especial para efectos de reclamo,
en el menor tiempo posible.(área de devolución)

OTROS:

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Además de lo descrito

anteriormente, se debe tener en cuenta aspectos tales como:

 Paredes y pisos: Deben ser de un material impermeable, de fácil limpieza.

 Buena circulación de aire: colocación de ventilador.
 Sitio exclusivo y aislado para productos inflamables.
 Extintores contra fuego debidamente cargados. Además se debe brindar capacitación.

Delimitar y señalizar cada una de las sub áreas dentro del área de almacenamiento.
Colocar avisos de "NO FUMAR" Y "NO INGERIR ALIMENTOS" dentro del área de almacenamiento y
distribución. Cuando no se especifican condiciones de almacenamiento, debe sobreentenderse protección de
humedad, congelamiento y calor excesivo.

PROTECCIÓN DE LA LUZ:

Muchos medicamentos son fotosensibles, o sea que se deterioran cuando entran en contacto con un exceso de
luz. Es por ello que dichos medicamentos deben estar alejados de radiaciones directas del sol o de lámparas.
Los medicamentos fotosensibles generalmente vienen empacados en blister de color rojo o ámbar, ampollas
o frascos de color ámbar. La recomendación es que este tipo de medicamentos no pierdan el empaque de
protección.

ENVASE BIEN CERRADO:

Protege de sólidos exteriores (extraños) y de pérdidas del producto terminado durante los procesos de
manipulación, empaque, almacenamiento y distribución.

HERMETICIDAD:

 Del Cierre: Protege de adulteración y de la contaminación con sustancias extrañas: sólidos, líquidos,
vapores, pérdida del producto, evaporación bajo las condiciones ordinarias de manipulación,
empaque, almacenamiento y distribución y es capaz de recuperar su hermeticidad al cerrarse. Cuando
se especifica un recipiente hermético, este debe ser también usado en Dosis Unitaria.
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 Del TIMBI0 - CAUCA envase: Es

impermeable
al aire o
cualquier
otro gas, bajo las
condiciones de manipulación, empaque almacenamiento y distribución.

FECHA DE EXPIRACIÓN:

Cuando la fecha de expiración dice el mes y año se entiende que vence el último día del mes.

CONDICIONES HIGIÉNICAS:

Son las precauciones que debemos tener desde el punto de vista de las óptimas condiciones de aseo y que nos
van a permitir mantener los productos bien almacenados sin problemas de tipo microbiológico.

 Buena ventilación libre de gases contaminantes, debe ser aire fresco y que no provenga de sitios de
contaminación (parqueaderos, basureros).

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 TIMBI0 - CAUCA Personal

suficiente y
sano, el cual no
padezca de

enfermedades infecto contagiosas, vitales o bacterianas. (control medico cada 6 meses)

 Buen aseo en todas las áreas: aseo, limpieza y desinfección de las áreas para evitar la proliferación de
hongos y bacterias.
 Instalaciones sanitarias limpias, funcionales y desinfectadas.
 Lava manos apropiados y funcionando. Jabón líquido y toallas desechables.
 Estantes y vitrinas limpias y libres de polvo.
 Control y sanitización del ambiente: eliminar insectos y roedores.
 Medicamentos libres de polvos y partículas adheridas a las cajas y envases.
 El aseo, limpieza y desinfección deben obedecer a un cronograma establecido. (aseo diario y
desinfección cada 8 días).

PROCEDIMIENTO

DE REGISTRO DE CONDICIONES AMBIENTALES

CONTROL DE FACTORES AMBIENTALES:

TEMPERATURAS DE ALMACENAMIENTO:

Cada medicamento tiene un límite de temperatura hasta el cual resiste sin deteriorarse, requisito que debe
estar indicado en la etiqueta del producto. Los medicamentos sensibles a temperatura reciben el nombre de
termo sensible. Se hace necesario controlar este factor en el área de almacenamiento, con el fin de evitar que
se deterioren y que al final tengamos un producto que ya ha perdido su efecto o que, peor aún, ya se ha
modificado tanto que contiene otros productos que pueden ser tóxicos para el organismo. Para el control de la
temperatura, en el área de almacenamiento, se debe llevar un registro control (temperatura, humedad relativa y
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cadena de TIMBI0 - CAUCA frío), donde

se registra diariamente
la temperatura
de dicha área. Antes
de empezar a llenar el
registro se debe
establecer el sitio en el cual colocara el termóhigrometro, debido a que la temperatura no es igual en todos los
puntos, se deben hacer mediciones en el sitio donde se registra la temperatura más alta.

Para almacenar los medicamentos, siempre debemos leer la etiqueta en la cual se especifica la temperatura a la
que debe ser almacenado. De acuerdo a ellos las temperaturas de almacenamientos pueden ser

TEMPERATURA DEL AMBIENTE CONTROLADA:

Se considera en un rango entre 15 centígrados y 30 centígrados, dependiendo del sitio geográfico en donde se
localice la farmacia.

HUMEDAD:

Este factor es muy importante controlar porque es el que genera deterioro a través del crecimiento de
microorganismos como hongos y bacterias, reacciones químicas de oxidación de los componentes de los
medicamentos y deterioro de la forma farmacéutica del producto como ablandamiento de tabletas. A los
medicamentos que son sensibles a la humedad se denominan higroscópicos. La humedad se mide con un
higrómetro y para ubicarlo en el área de almacenamiento se procede de igual forma que para ubicar el
termómetro.

Las condiciones ambientales (Temperatura y Humedad relativa) de área de almacenamiento de los

medicamentos y dispositivos médicos se registra diariamente en el formato, este procedimiento se realiza
todos los días en las horas de la mañana (10 a.m.) y en la tarde (4:00) p.m.

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El proceso de registro
de Condiciones
ambientales se realiza
por el Director
Técnico o auxiliar de Droguería Riverti.

PROCESO DE DISPENSACION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

El proceso de dispensación es la entrega adecuada de medicamentos a los usuarios verificando el

medicamento correcto, concentración y forma farmacéutica, informándole al usuario su correcto uso.
La entrega de medicamentos desde que entran a la droguería hasta que son entregados a usuario final, en
este proceso se garantiza la entrega de medicamentos y dispositivos médicos para atender las necesidades de
nuestros clientes , este proceso empieza cuando llega el usuario con la formula médica, se toma el
medicamento del área de almacenamiento, , y de esta manera le llegue a cada usuario o cliente.

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN DISPENSADOR:

 Ser amable, no hacer gestos de mal gusto.

 Conocer bien el área de almacenamiento.
 Conocer el listado de los productos que maneja la droguería para evitarle demoras al cliente.
 Estar capacitado para interpretar la orden de compra o despacho.
 No cambiar los medicamentos que han sido ordenados.
 Estar capacitado en temas como: indicaciones, contraindicaciones, reacciones adversas, interacciones
y recomendaciones generales sobre el uso de medicamentos para que instruya bien al cliente en el
momento de la entrega de los medicamentos.
 No recomendar ningún tipo de medicamento a ningún cliente, tampoco vender medicamentos sin
factura u orden de traslado para un control de inventario real.
 Conocer y aplicar los elementos éticos de la distribución de medicamentos.
 Tener vocación de servicio, no de vendedor.

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 TIMBI0 - CAUCA Observar el

medicamento que no esté vencido.

 Entregar contabilizados los medicamentos al cliente
 Garantizarle calidad y oportunidad en el despacho.

PROCESO PARA CONTROLAR FECHAS DE VENCIMIENTO

En este proceso el objetivo es el de garantizar que la fecha de vencimiento de los medicamentos que ingresen
a la droguería Rivertí no sea menores a 12 meses, controlar que los medicamentos que estén en la zona de
cuarentena tengan la deposición final correcta, coordinar la destrucción final de los medicamentos vencidos, y
evitar la pérdida de medicamentos por vencimiento.

Es responsabilidad del Director Técnico realizar el formato de devolución de medicamentos a seis meses antes
de su vencimiento, y realizar su respectivo trámite ante el laboratorio o proveedor.
La dirección técnica de la droguería Riverti está en la responsabilidad de realizar el acta de medicamentos
vencidos y coordinar la entrega de los mismos a la empresa contratada para la incineración de los mismos.

PROCESO PARA LA LIMPIEZA

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Con este TIMBI0 - CAUCA proceso se

definen los instrumentos
y parámetros de la
limpieza diaria de los
productos y objetos en la
Drogueria manteniendo
la asepsia adecuada para asegurar la estabilidad y calidad de los medicamentos y dispositivos médicos.

La limpieza de todas las aéreas de la Droguería Riverti, es un proceso de apoyo incluido en el servicio que nos
ayuda a gestionar el orden, el almacenamiento, la rapidez en los inventarios distribución de los medicamentos
y algo muy importante la durabilidad de los medicamentos.

Lugares donde se de hacer limpieza:

Estantería
Cajas
Escritorios
Muebles
Pisos
Paredes
Estibas
Baño

La limpieza de la droguería está asignada al auxiliar y, al realizarla se debe:

 Eliminar todo cartón que ya no se utilice después de realizar el proceso almacenamiento

 El auxiliar limpiara el área de la Drogueria por lo menos una vez por semana los medicamentos para
evitar la acumulación de polvo.
 Los estantes deben ser limpiados por lo mínimo una vez por semana primero se pasa un paño húmedo
y luego uno seco.
 Los pisos barridos y trapeados todos los días.
 Las paredes deben mantenerse limpias libres de telaraña, manchas.

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