Como redactar un Plan de Contingencia

¿Cómo redactar un
Plan de Contingencia?

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Como redactar un Plan de Contingencia

1- ¿Plan de Contingencia o Plan de Continuidad?

Hay numerosas opiniones respecto a ambos conceptos y sus diferencias.
Ambos planes están directamente relacionados y, con frecuencia se mezclan o
sustituyen.
Muchos sostienen que el Plan de Contingencia es una parte del Plan de
Continuidad (PCN o BCP); otros otorgan al Plan de Contingencia una función
similar a un plan de emergencias o un plan de recuperación de desastres (DRP).
En nuestro caso y pensando en pequeñas/medianas empresas, entendemos
que el objetivo del Plan de Contingencia es contener los efectos de un
suceso imprevisto para volver a la normalidad con el mínimo perjuicio
posible.
Por su parte, un Plan de Continuidad (PCN) se creará con el objetivo de que la
empresa pueda continuar su actividad o reanudarla, en el menor tiempo
posible.
Ambos planes se completan y complementan.
Esperamos que este breve manual y las plantillas anexas te ayuden a hacerlo.

2- ¿Por qué tener un Plan de Contingencia?

Una empresa debe estar preparada para enfrentar posibles incidentes y crisis de
forma que pueda proteger sus activos y recobrarse antes de que se ponga en
peligro su continuidad.
La previsión y la planificación es la forma de minimizar los riesgos y limitar
o controlar las consecuencias de una crisis. Los activos y los procesos de
negocio esenciales deben estar protegidos con un plan de contingencia que
permita automatizar una reactivación rápida y adecuada a una crisis.

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3- ¿Cómo debe ser el plan?

En primer lugar, es preciso reseñar que cada empresa debe tener su propio
plan personalizado, creado con la participación de sus responsables, adecuado
a sus posibilidades y fortalezas. La eficacia del plan vendrá determinada por su
grado de adecuación a la empresa y su idiosincrasia.
Por otro lado, el Plan de Contingencia, debe incluir un conjunto de medidas
organizativas, informativas, técnicas y humanas que señalen de forma lo más
clara y simple posible el camino a seguir en caso de que se den situaciones
que afecten de forma relevante al negocio, las finanzas de la empresa o su
imagen en el mercado.
La rapidez de actuación es el otro factor clave que debe contemplar el plan, en
situaciones de crisis el tiempo puede ser vital y ello debe ser tenido en cuenta.
Por último, el plan en ningún caso puede dejar una parte del mismo a la
improvisación: crisis e improvisación son incompatibles y casi siempre conducen
al caos y al desastre, que es lo que se quiere evitar.
El plan debe contemplar siempre tres tipos de medidas:
Preventivas: Para intentar evitar o limitar los riesgos de crisis.
De emergencia: Para reducir los efectos negativos una vez producida la
crisis.
Reparadoras: Para facilitar la vuelta a la normalidad.

Resumiendo, el plan debe ser:

Personalizado. No se pueden establecer fórmulas universales.
Claro: De muy fácil asimilación para todos.
Simple: De muy fácil operación, sin complejidades innecesarias.
Factible: Con propuestas realizables con los recursos disponibles.
Rapidez en su aplicación

Debe incluir medidas:

(1) Preventivas (2) De emergencia (3) Reparadoras

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4- ¿Qué situaciones debe prever?

Un plan de contingencia empresarial debe contemplar las situaciones que
puedan impactar en el funcionamiento normal de la compañía, en sus finanzas,
en la seguridad de sus activos, en su imagen corporativa o en la salud de sus
empleados. Naturalmente deben preverse las situaciones de crisis más
probables en el entorno de la empresa o en su actividad, habitualmente serán
de cuatro tipos:

Crisis: Pueden ser globales (factores meteorológicos, catástrofes naturales,

epidemias, etc.) o internas (rotura suministros, conflictos laborales, crisis de
producto, litigios con consumidores, etc.).

Protección de activos: Plagio, copia o destrucción de patentes, espionaje,

pérdida de derechos o licencias, ataques informáticos, protección de datos y
sistemas, protección de marcas y productos, etc.

Problemas de administración: Incidentes en la gestión que pueden causar

graves dificultades a la empresa. Por ausencia, fallecimiento, deslealtad o
dejación de funciones de dirigentes clave. Por pérdida de empleados esenciales
en aspectos clave del negocio. Por infravaloración de riesgos de determinadas
operaciones, etc.  

Errores humanos: Problemas graves que tienen su origen en un error humano,

a veces no intencionado, por descuido o incompetencia (fallos graves en
sistemas, cadenas, maquinaria, etc.) otras por deslealtad (desfalcos, robos,
escándalos, fraudes, bulos, sabotajes, etc.).

Analiza y decide:
Deberás analizar y decidir cuáles de estas contingencias (u otras) debes
prever en tu plan, esta decisión es fundamental para que el plan cumpla su
función y esté completo.

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5- Estructura del Plan

Además de una parte “informativa” el plan de contingencia puede tener esta
estructura:

1- Negocios, activos y procesos clave:

Debes identificar con claridad aquellas actividades que son esenciales para su
pervivencia de la empresa. De igual modo, debes definir los activos, los
procesos y los sistemas que requieren una especial protección.
Deberás analizar cada uno de estos puntos clave para identificar los puntos
débiles que deben focalizar los mayores esfuerzos de protección.
Este listado será el objeto central del plan.

2- Organización y planificación: Comité de crisis

Debe configurarse un comité de crisis que ejercerá la dirección global del plan.
Hay que definir quien lo lidera, sus miembros, sus funciones y
responsabilidades, cómo se localiza a cada cual (incluso en condiciones
excepcionales) y quien convoca, cómo y cuándo. Debe definirse un listado e
incluir quien participa, responsabilidades y tareas, en qué, cómo y cuándo es
convocado. Deben fijarse canales de comunicación e información, tiempos de
reacción y todos los aspectos necesarios para poner en marcha el plan,
coordinar las acciones y tomar decisiones durante la ejecución del mismo.

Usa dos herramientas anexas, te ayudarán:

(1) Organigramas: Para hacer fácilmente todo tipo de organigramas

(2) Cuadros: Para elaborar tus listados de datos

Después inclúyelos fácilmente en tu plan.

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3- Análisis de riesgos:
Deberás realizar un análisis de los riesgos posibles y probables.
Una vez identificados será necesario estudiar sus posibles efectos externos e
internos, los escenarios más probables y las consecuencias sobre la empresa.
Esta evaluación del impacto debe contemplar todos los aspectos y ámbitos:
económico-financiero, legal, activos, personas, etc.
Como hemos comentado anteriormente, los riesgos más recurrentes suelen ser
de cuatro tipos:
- Crisis globales o internas, de tipo catastrófico, de salud o de conflictividad.
- Protección de activos frente a amenazas internas o externas.
- Problemas de administración, casi siempre por ausencia o mala gestión.
- Errores humanos por incompetencia, descuido o mala fe.

4- Definición de objetivos y estrategias:

El paso siguiente, será la determinación de los objetivos y las estrategias a
aplicar en función del suceso y los previsibles escenarios, su impacto y el
desarrollo de las mismas.
Es muy recomendable utilizar herramientas de análisis estratégico para esta
tarea o como mínimo un DAFO/FODA/SWOT para facilitar el desarrollo.

Usa las herramientas incluidas en el fichero anexo

CUADROS,
pueden ayudarte:
Contiene matrices de análisis y definición de objetivos y estrategias
Después inclúyelos fácilmente en tu plan.

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5- Plan de actuación: Quién, cómo, cuándo, dónde

Se trata de establecer planes de actuación para cada contingencia prevista.
Esta es una parte importantísima que debe realizarse de forma muy cuidadosa
pues, por un lado, debe enumerar todos los pasos a realizar, las personas que
intervendrán, las herramientas a disponer y los factores a considerar para no
incrementar los riesgos. Pero, por otro lado, deben ser planes lo más
comprensibles y fáciles de aplicar posible.
Un plan compllicado y difícilmente entendible pierde por completo su utilidad.
Integrada en el plan o en anexo, será necesario hacer una lista con los
miembros de la plantilla que se consideran capacitados para afrontar la
situación en cada uno de los pasos previstos.

6- Probar y actualizar periódicamente

Para que un plan de contingencia sea realmente efectivo, debe ser probado
después del redactado para detectar errores y realizar mejoras. Las pruebas
periódicas también serán útiles para generar automatismos entre los
participantes e incrementar la eficacia y rapidez de respuesta.
Igualmente, será necesaria una revisión periódica a efectos de actualizar las
informaciones y observar si ha habido cambios en el análisis de riesgos que
obliguen a incorporar nuevos elementos al plan.
Es importante que en el propio plan se defina un calendario de pruebas y los
responsables tanto de dichas pruebas como de la revisión periódica del plan.

Recomendación:
Usa la plantilla anexa para confeccionar el plan, puede
ayudarte a no olvidar nada.

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Te deseamos el mayor de los éxitos al redactar

y aplicar tu Plan de Contingencia

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