Tablas y Filtros D’JoeGSr’2020

Tablas y Filtros

Introducción

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o si hablamos de bases

de datos, serían registros, donde la primera fila contiene el nombre del campo, misma
que llamaremos encabezados, las demás filas contienen los datos almacenados. O sea,
en la hoja electrónica las columnas las llamamos campos y a las filas registros, que es la
composición normal de una base de datos, como sabemos, Excel tiene 256 columnas y
10,489,576 de columnas, o sea, podemos almacenar en esta base de datos algo de
información que nos sean útiles.

En las organizaciones, por lo regular se tienen varias bases de datos, ventas, clientes,
proveedores, producción, almacén y nomina por nombrar algunas, las tablas son de
mucha utilidad porque, además de almacenar información, nos permiten manipular de
manera instantánea esta información y dar resultados inmediatos a cualquier consulta,
administrando esos datos de forma muy cómoda y sencilla.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las tablas tenemos:

- Ordenar registros.
- Filtrar el contenido por algún criterio especifico.
- Crear un resumen de los datos.
- Aplicar formatos a todos los datos en conjunto.

Generar una tabla

Para crear una tabla tenemos que tener una serie de datos que tengan el mismo formato
y estructura, esto es, que los datos sean homogéneos y que no haya filas (registros) en
blanco o sea vacíos, además que tenga sus encabezados, como mencionamos antes
son la primera fila de nuestra base de datos.

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Para hacer los ejercicios es necesario que usemos el archivo Base de Datos
Tablas.XLSX, donde se registraron los datos con la estructura Fecha, Ciudad, Región,
Inventario, Unidades Vendidas, Costo por unidad y el monto de las ventas, esta base de
datos consta de 334 registros con la estructura anterior.

Para la creación de una tabla, debemos seguir los siguientes pasos:

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1. Seleccionar el rango (A1:G335) de celdas que queremos incluir en la lista.

Fíjate como se sombrea la parte seleccionada de gris

2. Ahora, en el Menú Insertar, seleccionar Tabla haciendo click en el icono

correspondiente.

A continuación, se activa el cuadro de diálogo Crear tabla.

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Nótese que la casilla de la tabla tiene encabezados esta activada, toda vez que incluimos
la primera fila en la selección

Ahora hacemos click en Aceptar y como podremos ver que se activan las opciones para
administrar la Tabla seleccionada

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Cambiar estructura de la tabla

Hacemos click en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos modificar el rango de

datos que inicialmente seleccionamos para trabajar, teniendo cuidado de conservar los
encabezados, estos deben permanecer en la misma posición de la primera fila. De tal
manera que solo nos concretaremos a insertar y borrar las filas que necesitemos para
conservar la integridad de la tabla.

Por otro lado, la flexibilidad del uso de tablas nos permite agregar registros para ir
incorporando nuevas entradas en nuestra base de datos, lo cual implica que siempre
estaremos trabajando con los registros actualizados, para esto, podemos modificar el
rango de filas y columnas, haciendo click en el vértice inferior derecho de la tabla y sin
soltar el click estirar el rango hasta donde sea necesario.

Cuando necesitemos agregar registros a la base de datos, para continuar capturando

nuevas operaciones, bastará con posicionar el cursor sobre la última celda del lado
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derecho y pulsar la tecla TAB desde la última celda y se generará un nuevo registro en
el rango conservándose siempre la estructura definida.

Si hay necesidad de insertar filas y columnas entre las ya existentes, podemos hacerlo
desde el icono Insertar, en el Menú Inicio.

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O de otra manera desde Menú contextual pulsando con el botón derecho sobre la fila
posterior a la que insertaremos.

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Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda,

y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el botón Eliminar, disponible en la pestaña

de Inicio y en el menú contextual de la tabla.

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Otra manera de hacerlo es seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla
SUPR, eliminamos los datos seleccionados, pero no la estructura que inicialmente
definimos para la base de datos, esta permanece, solo se eliminan los registros, esto es
particularmente útil cuando termina un ejercicio o el cierre de un ciclo comercial o
mercantil.

Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla en la esquina superior

izquierda antes de la primera columna y la primera fila y pulsamos SUPR.

Por otro lado, si queremos utilizar los datos con un uso diferente al de registros de base
de datos, podremos deshabilitar la estructura de la tabla, pero conservaremos los datos

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en la hoja electrónica, para hacer esto, entonces damos click en el Menú de Diseño de la
tabla.

Se activará entonces un cuadro de dialogo que solicita autorización para realizar la acción

Una vez autorizada

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Los datos perderán la estructura de base de datos para ser utilizados con otro propósito
diferente.

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Dar formato a la tabla

En la a actualidad no solo es esencial que los datos sean presentados con exactitud, sino
que se le da mayor importancia a la estética y claridad de la información, lo cual hace
necesario que se le dé forma y presentación elegante y agradable a la vista, para eso
Excel cuenta con los elementos que facilitan el diseño con una serie de combinación de
colores que convierten la tabla en un elemento que resulte elegante, para ello tenemos
los estilos predefinidos disponibles en el Menú Diseño de la tabla.

En este Menú podemos encontrar a nuestra disposición diferentes opciones para lograr
el objetivo de contar con nuestros datos y de una manera elegante y atractiva.

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En la sección Opciones de estilo de la tabla, podemos seleccionar o deseleccionar los

elementos que queremos destacar, marcar o desmarcar otros que deseemos no hacer
notar.

Ordenar datos

En algunas ocasiones es necesario que hagamos una serie de operaciones para obtener
mejores resultados del análisis del contenido de una base de datos, por lo que es
indispensable que hagamos algunas transformaciones en la vista de los datos para que
obtengamos otra perspectiva de la tabla, para este objetivo, tendremos que ordenar de
diferente manera los datos, para eso, usamos las mismas herramientas que utilizamos
para una lista de datos sin que esté constituida en una estructura definida para el registro
de datos corporativos.

Para ordenar los datos de una tabla, lo haremos a través del Menú Datos

Nuestra base de datos está ordenada por fecha de la transacción realizada, sin embargo,
podemos hacer que se ordenen por otros criterios diferentes a la estructura de la base
de datos y del orden en que fueron capturados.

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Al hacer click sobre el icono de ordenad de A-Z, el orden de la columna donde este el
cursor será modificada al criterio de orden alfabético de la A a la Z.

Reordenamos la base de datos con base en la columna de región.

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Uso de filtros en tablas

Otra forma de presentar los datos de nuestra base para hacer consultas específicas que
generen información en bloque de los registros de nuestra base de datos y que hace más
dinámica la generación de informes si necesidad de modificar la vista o la estructura de
los registros es a través de la aplicación de filtros, así como usamos en la cocina un
utensilio para separar las sustancias, en nuestra hoja electrónica tenemos los elementos
que nos dan la facilidad de ocultar datos que no deseamos ver en cierto momento de la
consulta de ellos.

En los encabezados de la tabla, vemos que se encuentra una pequeña flecha al lado
derecho de la etiqueta del campo.

Al dar click en ella, se despliegan todos los elementos diferentes que están en ese campo,
como abras notado tenemos todo un abanico de posibilidades para poder presentar los
datos de la mejor manera para su análisis.

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Por ejemplo, al hacer click en una región

Se seleccionarán los campos que corresponden a esa y solo a esa región.

Como se puede notar aparece el símbolo de filtro en el encabezado de la tabla para

indicarnos que se está filtrando la información por ese campo.

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