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FORMATOS DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

Tablas: xls
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En Excel se puede trabajar dos formas:

1. Un libro de Excel con un numero de registros que se convierten
en una tabla.

2. Un libro de Excel resumido a travs de tablas dinmicas.

TABLAS: XLS
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Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o
registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las
columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen
los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de
hecho tambin se denominan listas de base de datos.
TABLAS
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Una Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar
informacin, incluyen una serie de operaciones que permiten
analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con
las listas tenemos:
- Ordenar los registros.
- Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.
- Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos.
- Aplicar formatos a todos los datos.
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Crear una tabla

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que
queremos incluir en la lista.
- Seleccionar del Tabla en la pestaa Insertar.
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Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las
celdas, lo podemos hacer ahora.
- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras
(recomendado), activaremos la casilla de verificacin La lista tiene
encabezados.
-Al final hacer clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de
opciones aparece la pestaa Diseo, correspondiente a las
Herramientas de tabla:





Y en la hoja de clculo aparece en rango seleccionado con el
formato propio de la tabla.
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Modificar los datos de una tabla

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos ir a la celda y
digitar directamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos
utilizar un formulario de datos. Esta segunda opcin viene muy bien sobre
todo si la lista es muy grande.
Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario
escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).
Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:
Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro que est activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.

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Modificar la estructura de la tabla

Cambiar tamao de la tabla: podemos seleccionar un nuevo rango de
datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en
la misma posicin, as que slo podremos aumentar y disminuir filas.
Modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo
la tabla desde su esquina inferior derecha.
Aadir una fila al final de la tabla: slo tendremos que pulsar la tecla TAB
desde la ltima celda y aparecer una fila nueva.
Insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla.
Eliminar filas o columnas.
Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR,
eliminamos los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla.
Eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR.
Si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en
la hoja, entonces pulsamos en la pestaa de Diseo de la tabla.
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Estilo de la tabla

Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que
resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos,
disponibles en la pestaa Diseo de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar
otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan
remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la
primera o ltima columna.
Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla.
Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente
y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de
clculo.
En est tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las
opciones Primera y ltima columna.

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Ordenar una tabla de datos
A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es
decir, ordenar por un nico campo u ordenar la lista por diferentes campos
a la vez.
Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por
uno de los campos, debemos posicionarnos en la columna donde esta el
campo seleccionado, despus podemos acceder a la pestaa Datos y
pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin o bien pulsar
sobre uno de los botones de la seccin Ordenar y filtrar para que la
ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente.
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Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, en la pestaa
Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de dilogo
Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos
ordenar (pulsando Agregar Nivel para aadir un campo), si ordenamos
segn el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Segn), y el
Criterio de ordenacin, donde elegimos si el orden es alfabtico (A a Z o Z a
A) o sigue el orden de una Lista personalizada.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,
aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los
datos se ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente
por los dems niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn
sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos
especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.

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Filtrar el contenido de la tabla

Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros
almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan
con algn criterio fijado por nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
- Utilizando el Filtro (autofiltro).
- Utilizando filtros avanzados.
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Utilizar el Filtro.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables
asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el
autofiltro en la pestaa Datos marcando o desmarcando el botn
Filtro).
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo, nos aparece un
men desplegable donde nos ofrece una serie de opciones para
realizar el filtro.
Por ejemplo, si slo marcamos uno valor, Excel filtrar todos los
registros que tengan este y las dems filas 'desaparecern' de la
lista.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista
desplegable cambia de icono.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la
opcin (Seleccionar Todo), reaparecern todos los registros de la
lista.
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Utilizar Filtros avanzados.
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms
compleja, utilizaremos el cuadro de dilogo Filtro avanzado.
Previamente deberemos tener en la hoja de clculo, unas filas donde
indicaremos los criterios del filtrado.
Para abrir el cuadro de dilogo Filtro avanzado, pulsaremos en la
seccin Ordenar y filtrar.
Rango de la lista: Aqu especificamos los registros de la lista a los que
queremos aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aqu seleccionamos la fila donde se encuentran los
criterios de filtrado (la zona de criterios).
Tambin podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro
lugar, seleccionando la opcin Copiar a otro lugar, en este caso
rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirn el
resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de
registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecern.
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Funciones de base de datos

Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar clculos sobre
alguna columna pero aadiendo una condicin de seleccin de las
filas que entrarn en el clculo, es decir aplicando previamente un
filtro.
Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por
nuestros automviles (ver figura ms abajo) y queremos saber
cunto ha sido el beneficio de los Ford, no podemos utilizar la
funcin suma porque sumara todos los automviles, en este caso lo
podramos conseguir con la funcin de base de datos BDSUMA
incluye la condicin de filtrado automvil="Ford
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Crear un resumen de datos
Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos
estamos refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por alguno
de los campos de la lista.
Por ejemplo si tenemos una lista de nios con los campos nombre,
direccin, localidad y edad; podemos obtener un resumen de la edad
media de los nios por localidad.
Para agregar los subtotales automticamente debemos situarnos sobre
una celda cualquiera de la lista y marcar la opcin Fila de totales en las
Opciones de estilo de tabla, en la pestaa Diseo.
Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaa con
una lista de las funciones que podemos usar para calcular el total de
esa columna.
Se puede mejorar el resumen y los subtotales de la tabla utilizando los
estilos de tablas, o las tablas dinmicas.
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Ejercicio:
1 Abrir el libro del siguiente link:
CONSOLIDADO1 WYETH.xls
2 Convertir los datos en una tabla.
3 Introducir ms datos (no importa que sean ficticios).
4 Ordenar la lista por el campo clasificacin.
5 Filtrar los pacientes por grupo.
6 Quitar el filtro.
7 Crear un filtro avanzado para filtrar los pacientes mayores de 40
aos
8 Guardar los cambios realizados y cerrar el libro.

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Una tabla dinmica consiste en el resumen de un
conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de
agrupacin, representado como una tabla de doble
entrada que nos facilita la interpretacin de dichos
datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo
diferentes totales, filtrando datos, cambiando la
presentacin de los datos, visualizando o no los datos
origen, etc
Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.
TABLAS DINMICAS
En este link puede ver el video:
http://www.aulaclic.com.es/excel2007/secuencias2007/excel2007_V_11_3
.htm

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Crear una tabla dinmica
Supongamos que tenemos una coleccin de datos se crea una tabla
dinmica a partir de estos datos para poder examinar estos.
Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica
Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu
podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos
analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango
de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos
desde otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos
seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las
cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

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Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse
los datos en la tabla dinmica.
Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la
siguiente estructura:
- Una fila para cada uno de los grupos.
- Una columna para cada una de las clasificaciones.
- En el resto de la tabla incluiremos el total de los grupos.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que
vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
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El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier
momento podremos quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de
la tabla y obtener otros resultados muy fcilmente.
Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios
campos en la seccin Valores el rtulo aparecer en una las
secciones de rtulos, si te aparece en Rtulos de columna despliega
la lista asociada a l y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila.
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Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones, en la
barra de herramientas de tablas dinmicas:
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Eliminar una tabla dinmica.
Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar
la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.

Aplicar filtros a una tabla dinmica
Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los
resultados y as visualizar nicamente los que nos interesen en un
momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el
volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn
acompaados, en su parte derecha, de una flecha indicando una
lista desplegable.
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Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Rtulos de
columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los
distintos grupos disponibles en la tabla con una casilla de
verificacin en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o
no, ms una opcin para marcar todas las opciones en este caso
todos los grupos.
Si dejamos marcados los grupos 1 y 2, los otros grupos
desaparecern de la tabla, pero no se pierden, en cualquier
momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y
marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre
Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de
filtrado ms complejas.
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Obtener promedios en una tabla dinmica
Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos
totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas frmulas
por otras como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el
promedio, el porcentaje, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona
que queremos rectificar y hacer clic con el botn derecho del ratn,
nos aparece un men emergente con diferentes opciones, debemos
escoger la opcin Configuracin de campo de valor... y nos aparece
un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen.
En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer
el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.
Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn de la
pestaa Opciones.
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Grficos con tablas dinmicas
Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer
clic en el botn Grfico dinmico de la pestaa Opciones.
Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos
agrade ms o nos convenga ms segn los datos que tenemos.
Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar
grfico, all deberemos escoger el grfico que ms nos convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma
que se vio en el tema de grficos.
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Ejercicio:
1 Abrir el libro del siguiente link:
CONSOLIDADO1 WYETH.xls
2 Crear una tabla dinmica a partir de la tabla anterior para saber de
cada sexo, en cada clasificacion, cuntas personas hay.
3 Visualizar nicamente las personas del grupo 1.
4 Crear una grfica de la tabla dinmica.
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