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ADMINISTRACION DE

EMPRESAS INDUSTRIALES CON


HERRAMIENTAS EXCEL
Contenidos prácticos para la generación de soluciones

UTN CBA
Herramientas de Excel para Industrias

Guillermo Lerda
ING.GUILLERMO.LERDA@GMAIL.COM
ADMINISTRACION DE EMPRESAS INDUSTRIALES CON HERRAMIENTAS EXCEL

TABLAS EN EXCEL
Supongamos que queremos controlar la evolución de un presupuesto del
capital de trabajo en la actividad.

Para el cual elaboramos una base


de datos y allí presupuestamos
todas las actividades de
producción, y día a día
incorporamos información, tal
como la actividad, el valor
presupuestado, el monto erogado,
la diferencia resultante y el nombre
del responsable de la actividad.

Se valúa un presupuesto, el valor


final obtenido, la diferencia
resultante, el responsable de esa
acción y las horas insumidas

Si la información se encuentra tabulada de manera correcta, el manejo de


tablas de Excel, me permitirá obtener rápidamente información del tipo:

• Contar cuantas actividades fueron PRESUPUESTAS CON UN VALOR


MENOR (Diferencias Positivas)
• Contar cuantas actividades fueron PRESUPUESTAS CON UN VALOR
MENOR (Diferencias Positivas) individualmente para cada responsable
• Sumar las actividades PRESUPUESTAS para un determinado responsable
• Sumar las Horas Insumidas para un determinado responsable
• Extraer de la base de datos la actividad que tenga MAYO DIFERENCIA
En lo presupuestado (Dif positiva) y con mas de 500 hs insumidas

En síntesis las tablas no son más que un conjunto de filas y columnas que
contienen datos relacionados y que son manejados de manera
independiente por Excel.

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¿Qué es una tabla en Excel?


Las tablas son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de esa
manera sabe que la información contenida en ellas está relacionada. La
primera fila de una tabla siempre contendrá los encabezados de columna y
el resto de las filas contendrán los datos.

El utilizar tablas es muy conveniente porque Excel se hará cargo de los detalles
del manejo de las tablas, como facilitar el agregar nuevas filas o eliminarlas,
lo cual te permitirá enfocarte más en el análisis de los datos.

Cómo crear una tabla


Excel te automatiza el proceso de
creación de tablas sencillas, lo que debes
hacer es seleccionar el rango de celdas
que contiene los datos y pulsar el botón
Tabla que se encuentra dentro de la ficha
Insertar.

Antes de crear una tabla en Excel debemos tomar en cuenta algunas


recomendaciones:

• Los datos deben estar organizados en filas y columnas.


• La primera fila debe utilizarse para los encabezados de columna es
decir, una descripción muy corta de los datos contenidos en la
columna.
• Cada columna debe tener el mismo tipo de dato: texto, número, fecha,
moneda, etc.
• Cada fila tendrá los detalles de un solo registro, por ejemplo: un
empleado, un artículo, una orden de compra.
• Los datos no deben contener filas o columnas en blanco.

Una vez que hemos revisado que nuestros datos cumplen con estas
condiciones, estaremos listos para crear una tabla en Excel.

BENEFICIOS DE UTILIZAR LAS TABLAS DE EXCEL.

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1. Cambiar fácilmente el estilo de una tabla


Excel contiene algunos estilos de tabla predefinidos de los
cuales podrás elegir alguno para aplicarlo a tu tabla.
Solamente selecciona cualquier celda que se encuentra
dentro de la tabla y cambia su estilo seleccionado la
opción adecuada dentro del grupo Estilos de tabla que
se encuentra dentro de la ficha Diseño de las
Herramientas de tabla.

Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes


hacer clic en la opción Nuevo estilo de tabla para crear
un nuevo estilo.

2. Resaltar filas alternas de una tabla


Cuando creas una nueva tabla, Excel
aplicará un fondo especial a las filas
impares. Si por alguna razón no deseas
que se aplique este formato puedes
deshabilitarlo con la opción Filas con
bandas dentro de la ficha
Herramientas de tabla.

3. Filtrar y ordenar datos de la tabla


Cada tabla que se crea
en Excel ya trae consigo
filtros para cada
columna, así como
opciones de
ordenamiento para cada columna.

4. Referencias estructuradas de una tabla


Una de las ventajas más importantes de una tabla de Excel es que, en lugar
de utilizar las referencias de celdas como las conocemos, podemos utilizar
referencias
estructuradas
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las cuales hacen uso del nombre de la tabla así como de los nombres de las
columnas para hacer referencia a los datos.

Al igual que con las referencias tradicionales, las referencias estructuradas se


actualizan automáticamente al insertar nuevos datos en la tabla o al
removerlos.

5. Crear columnas calculadas fácilmente


Una vez que sabes utilizar las referencias estructuras será muy sencillo crear
columnas calculadas utilizando los nombres de las columnas. Por ejemplo:

6. Fila de totales de una tabla

Se pueden agregar totales a una tabla


con tan solo marcar la caja de selección
Fila de totales:

Y por si fuera poco, podemos modificar


la Fila de totales especificando la
operación que deseamos aplicar.
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7. Imprimir una tabla


Para imprimir una tabla debes
seleccionar cualquiera de sus celdas y
oprimir la combinación de teclas CTRL +
P y posteriormente, en la sección de
Configuración, seleccionar la opción
Imprimir la tabla seleccionada.

REFERENCIAS ESTRUCTURADAS
En Excel siempre utilizamos las referencias a celdas o rangos para efectuar
nuestros cálculos, pero si tienes una tabla puedes referirte a los datos a través
de un estilo de referencia conocido como referencia estructurada.

Este estilo de referencia es


del agrado de muchas
personas porque les
parece más intuitivo que
simplemente especificar
la dirección de una celda
o de un rango.

Para poder utilizar las


referencias estructuradas
en Excel se debe
comenzar por darle un
nombre a la tabla de
datos, lo cual se hace
directamente en el
cuadro nombre de la
tabla que se encuentra en

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la ficha Diseño dentro de la sección de fichas Herramientas de tabla.

Si quisiéramos obtener el total de la columna Ventas podríamos utilizar la


función SUMA de la siguiente manera:

SUMA(D2:D10)

Sin embargo, al utilizar una referencia estructurada puedo realizar la suma


como se observa:

Al comenzar a especificar el
nombre de la tabla recién
creada Excel detecta su
existencia y la muestra como una
opción para la fórmula. Así que solamente acepta la sugerencia para poder
continuar.

Después de especificar el nombre de la tabla viene un paso importante, que


es especificar la columna Ventas.

Para poder hacer referencia a dicha columna debo ingresar un corchete “[”
el cual nos dará acceso a los
miembros de la tabla.

Solamente resta elegir la


columna Ventas y cerrar el
corchete así como el
paréntesis de la función suma
para obtener el resultado
deseado.

La fórmula funcionará correctamente incluso si se agrega un nuevo registro o


una nueva columna a la tabla de datos.

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ORDENAR Y FILTRAR UNA TABLA DE


EXCEL
Al hacer clic en las flechas de filtro de una tabla se mostrarán las opciones
para ordenar y filtrar los datos. La primera sección es exclusiva para las
opciones de ordenación.

Con estas opciones podrás ordenar


de manera ascendente o
descendente dependiendo de la
columna que se haya seleccionado.

Por el contrario, las opciones


inferiores se refieren a los filtros que
podemos aplicar a los datos de la
tabla.

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Dependiendo del tipo de dato que


contenga la columna se mostrará
una opción de filtrado diferente.

Por ejemplo, en la imagen se


muestra la opción Filtros de número
porque Excel ha detectado que la
columna contiene valores
numéricos.

Pero al pulsar la flecha de filtro para


una columna que contiene cadenas
de texto, Excel mostrará la opción
Filtros de texto tal como se muestra en
la siguiente imagen.

Cada una de las opciones de filtrado


nos permitirá crear el criterio que
deberán cumplir aquellos registros que
serán mostrados en la tabla.

Otra opción de filtrado, que es ampliamente utilizada, son los cuadros de


selección que se muestran debajo del cuadro
Buscar.

Excel crea una lista de valores únicos de los datos


de la columna y los coloca al lado de una caja de
selección. Si se remueve la selección de alguna
de las cajas, entonces todos los registros que
tengan dicho valor dejarán de mostrarse.

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Por ejemplo, la siguiente imagen muestra el resultado de haber seleccionado


solamente la opción Finanzas en el filtro de la columna Departamento de
nuestros datos de ejemplo.

Observa que la flecha de la columna Departamento ha cambiado su


apariencia para indicarnos que dicha columna tiene un filtro aplicado.

Para remover la aplicación del filtro sobre una columna, deberás hacer clic
sobre la flecha de filtro
y elegir la opción
Borrar filtro.

Si quieres borrar los filtros de todas las


columnas al mismo tiempo, puedes
elegir la tabla e ir a la ficha Datos >
Ordenar y filtrar y pulsar el botón
Borrar.

Este comando también lo puedes


encontrar en la ficha Inicio >
Modificar > Ordenar y filtrar.

Remover filtros de una tabla

Aunque los filtros son una de las características más útiles de las tablas de
Excel, es probable que en algunas ocasiones quieras remover los filtros.

Para hacer dicha modificación sin afectar el resto de la funcionalidad de una


tabla, deberás seleccionar cualquiera de sus celdas e ir a la ficha Datos >
Ordenar y Filtrar y pulsar el botón Filtro lo cual activará o desactivará los filtros
en una tabla de Excel.
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Eliminar tabla sin afectar datos

Si por alguna razón necesitas eliminar la tabla de Excel pero dejar intactos los

datos, entonces debes seleccionar una celda de la tabla e ir a la ficha


Herramientas de tabla > Diseño y pulsar el botón de comando Convertir en
rango que se encuentra dentro del grupo Herramientas.

Se mostrará un cuadro de confirmación de Excel preguntando si deseas


convertir la tabla en un rango normal. Al pulsar el botón Sí se eliminará la
definición de la tabla pero los datos permanecerán en la hoja.

Si la tabla original tenía un estilo, entonces las celdas del rango permanecerán
con dicho estilo. Para removerlo puedes seleccionar el rango de celdas y en
la ficha Inicio > Modificar abrir el menú del botón Borrar y elegir la opción
Borrar formatos.

Manejo y funciones de base de datos en Excel


Vamos a expresar un presupuesto, en formato de tabla y sobre dichas tablas vamos
a obtener valores estandarizados por funciones de bases de datos del Excel.
Supongamos un presupuesto como el expresado en la pantalla

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Excel dispone de funciones directamente relacionadas para la extracción de


información de una TABLA.

Estas funciones nos permitirán obtener información de una manera muy rápida y
segura.

Funciones que vamos a usar en la base de datos:

Función Descripción
BDCONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números en la base de
datos
BDSUMA Agrega los números de la columna de campo de los registros de la
base de datos que cumplen los criterios
BDCONTARA Cuenta el número de celdas no vacías de la base de datos
BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que cumple los criterios
especificados
BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base
de datos
BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base
de datos
BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo concreto de registros de la base
de datos que cumplen los criterios especificados
BDDESVEST Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas
seleccionadas en la base de datos
BDDESVESTP Calcula la desviación estándar en función de la población total de
las entradas seleccionadas de la base de datos

BDVAR Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas


seleccionadas de la base de datos
BDVARP Calcula la varianza a partir de la población total de entradas
seleccionadas de la base de datos
BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de
datos

LOS CRITERIOS DE LAS FRMULAS DE BASES DE DATOS SON SIMILARES

• base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de


datos. La primera fila del rango contiene los títulos de cada columna
• nombre_de_campo (obligatorio): La columna con los valores a sumar.
• criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.

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Función Excel BDCONTAR


La función BDCONTAR en Excel cuenta los registros dentro de una columna
numérica que permanecen después de aplicar un grupo de criterios sobre
los datos. La función se puede utilizar sobre cualquier rango de celdas
siempre y cuando se incluya un nombre para cada columna.

Sintaxis de la función BDCONTAR : La función BDCONTAR tiene los tres


argumentos obligatorios:
Ejemplo de la función BDCONTAR

En la siguiente imagen podrás observar una base de datos en el rango A4:D9


que contiene información de productos. Deseo saber la cantidad de
registros de la tabla que tienen un “IDProducto” mayor a “25032”.

La condición a cumplir está


indicada en el rango A1:A2 el
cual tiene un título de columna
idéntico al título de la tabla
donde están los datos.

La función que he colocado en


la celda G2 es la siguiente:

=BDCONTAR(A4:D9, "IDProducto", A1:A2)

• El primer argumento es precisamente el rango de celdas que contiene los


datos.
• El segundo argumento es el nombre de la columna que tiene los datos
numéricos que serán contados.
• El tercer argumento especifica las celdas donde se encuentra la condición
que se debe
Cumplir.

La función DBCONTAR de la celda G1 devuelve el resultado correcto porque


solamente existen dos registros que tienen un IDProducto mayor a 25032 que
son las filas 8 y 9.

Función Excel BDSUMA


¿Qué hace? : Suma los valores de una columna de la base de datos que
cumplen con las condiciones especificadas. Sintaxis
BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios).

Ejemplo: SUMAR el PRESUPUESTO de todas las actividades que valen más de


$80,000-

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=BDSUMA(Tabla_Presupuesto[#Todo];2;C1:C3)

Obtiene la suma de la columna 2 = Presupuestado cuyo valor final supero los


$80.000

Función Excel BDMAX


¿Qué hace? Obtiene el valor máximo de una columna de la base de
datos considerando solo los registros que cumplen con los criterios
establecidos.

Sintaxis BDMAX(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

Ejemplo: Obtener la DIFERENCIA MAXIMA DEL MONTO FINAL para


diferencias mayores a $10,000
=BDMAX(Tabla_Presupuesto[#Todo];3;D1:D4)

Función Excel BDMIN


¿Qué hace? Obtiene el valor mínimo de una columna de la base de
datos considerando solo los registros que cumplen con los criterios
establecidos.

Sintaxis BDMIN(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

Ejemplo: Obtener la DIFERENCIA MINIMA DEL MONTO FINAL para


diferencias
mayores a $1,000
=BDMIN(Tabla_Presupuesto[#Todo];3;D1:D4)

Función Excel BDPROMEDIO


¿Qué hace? Calcula el promedio de los valores de una columna de la base
de datos quecumplen con los criterios establecidos.

Sintaxis . BDPROMEDIO(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

Ejemplo: Determinar el promedio de márgenes positivos (=Diferencias


Negativas) (Indican que gastamos MENOS DE LO PRESUPUESTADO)

=BDPROMEDIO(Tabla_Presupuesto[#Todo];3;D7:D8)

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AGREGAR FILAS A UNA TABLA DE EXCEL


Una vez que has creado una tabla en Excel necesitarás agregar nuevas filas para colocar tus
datos por lo que es importante conocer los métodos que tenemos disponibles para realizar
dicha tarea. Los métodos que mostraré a continuación te permitirán agregar filas a una tabla
de Excel sin la necesidad de agregar nuevas filas a una hoja.

Es verdad que cuando insertas una nueva fila en la hoja, Excel insertará también una fila en
la tabla, pero en ocasiones no quieres desplazar todo el contenido de la hoja hacia abajo, sino
que necesitas insertar filas en la tabla dejando el resto de la hoja sin modificaciones.

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Agregar fila a una tabla en Excel


La primera opción
que tenemos para
agregar una fila es
ubicarnos en la
última celda de la
tabla, es decir en la
celda inferior
derecha, y pulsar
la tecla Tabulador.

Como resultado tendremos una fila vacía al final de la tabla, lista para que insertar los nuevos
datos. Puedes observar que Excel aplica automáticamente el estilo requerido a la nueva fila.

Aunque puedes pulsar la tecla Tabulador tantas veces como lo desees, si necesitas agregar
más de una fila a la tabla, entonces preferirás utilizar el método que revisaremos a
continuación.

Agregar varias filas a la tabla


Para agregar varias filas a una tabla en Excel es necesario aprender a distinguir el controlador
de tamaño que está ubicado en la esquina inferior derecha de cualquier tabla y que puedes
observar en la siguiente imagen.

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El tamaño de la imagen anterior ha sido aumentado para que puedas observar


adecuadamente el controlador de tamaño al que hago referencia. Al colocar el puntero del
ratón sobre dicho controlador, el puntero cambiará su aspecto y se mostrará como una flecha
de dos puntas.

En ese momento deberás hacer clic y arrastrar el borde inferior de la tabla hacia abajo hasta
agregar tantas filas como lo necesites. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra el resultado
de haber arrastrado el controlador
de tamaño de la tabla hasta la fila 10
de la hoja de Excel.

De la misma manera en que puedes


arrastrar el controlador de tamaño
de la tabla hacia abajo, también
podrás arrastrarlo hacia arriba para
reducir la cantidad de filas. Solo
deberás tener cuidado de no reducir las filas más de lo necesario o de lo contrario los datos
podrían quedar excluidos de la tabla.

Por ejemplo, la siguiente imagen muestra el resultado de haber arrastrado el controlador de


tamaño de la
tabla hacia
arriba hasta
llegar a la fila
3 de la hoja
de Excel.

Aunque los datos no han sido eliminados de la hoja, puedes notar que las últimas dos filas ya
no tienen el mismo estilo que el resto de las filas de la tabla. Además puedes notar que el

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controlador de tamaño de la tabla está ubicado en la celda D3 indicando que esa es la última
fila.

Para volver a incluir los datos en la tabla, será necesario arrastrar el controlador de tamaño
dos filas hacia abajo y Excel volverá a aplicar el estilo adecuado a esas celdas.

Insertar una o varias filas en una tabla


Hasta ahora hemos hablado de dos métodos que tenemos disponibles para agregar filas al
final de una tabla, pero es casi
inevitable tener la necesidad de
insertar filas entre los datos ya
existentes. Para insertar una fila
entre los datos debes seleccionar
cualquier celda que estará por
debajo de la nueva fila y hacer clic
derecho para elegir la opción
Insertar > Filas de la tabla arriba.

Desafortunadamente no existe un comando para insertar filas por debajo, así que siempre
deberás recordar que las filas insertadas estarán por arriba de la celda previamente
seleccionada. La siguiente imagen muestra el resultado de ejecutar el comando anterior.

En caso de que necesites


insertar dos o más filas por
arriba de una fila ya
existente, podrás lograrlo

con una técnica muy simple y que es


seleccionar previamente la misma
cantidad de filas que deseas insertar.

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Por ejemplo, si quiero insertar tres filas por arriba del empleado Jacob Sarmiento, entonces
debo seleccionar tres filas hacia abajo a partir de la fila de dicho empleado. Posteriormente
haré clic derecho sobre la selección de celdas para elegir la opción Insertar > Filas de la tabla
arriba.

El resultado es que tendremos tres nuevas filas insertadas por arriba del rango previamente
seleccionado.

Otro método para insertar filas en una tabla en Excel es utilizar el comando Insertar que se
encuentra en la ficha Inicio dentro del grupo Celdas.

Solo debes seleccionar la celda que estará por debajo de la nueva fila y pulsar el botón Insertar
tantas veces como sea necesario hasta insertar todas las filas necesarias.

Agregar filas a una tabla con un formulario


Por último te mostraré un método para agregar nuevas filas a una tabla utilizando un
formulario el cual es creado automáticamente por Excel para permitirnos la inserción de los
datos. Este comando no se muestra de manera predeterminada en la cinta de opciones así
que lo agregaré a la barra de herramientas de acceso rápido.

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Haré clic en el menú desplegable de la barra de herramientas de acceso rápido y seleccionaré


la opción Más comandos.

Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones


de Excel con la opción de personalizar la
barra de herramientas de acceso rápido. En
la lista de comandos disponibles deberás
seleccionar la opción Todos los comandos y
en la lista inferior deberás buscar el
comando Formulario.

Una vez seleccionado el comando deberás pulsar el botón Agregar y finalmente hacer clic en
el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel y para que dicho comando

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sea agregado a la barra de herramientas de acceso rápido tal como se muestra en la siguiente
imagen.

Para agregar una fila deberás seleccionar cualquiera de las celdas de la tabla y
posteriormente pulsar el botón
Formulario que acabamos de
agregar a la barra de
herramientas de acceso rápido.
Se mostrará un formulario que
contendrá un cuadro de texto
para cada una de las columnas de
la tabla.

Para agregar una nueva fila


deberás pulsar el botón Nuevo y
tendrás la posibilidad de ingresar
la información requerida para
cada columna de la tabla.

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Una vez que hayas ingresado la


información del nuevo registro, pulsa el
botón Cerrar y se insertará una nueva fila
al final de la tabla con los datos
ingresados en el formulario.

Cualquiera de los métodos que hemos


revisado en esta ocasión te permitirá
agregar nuevas filas y datos a tus tablas
en Excel. Estos métodos son
especialmente útiles cuando quieres
evitar un desplazamiento de los datos
que no pertenecen a la tabla pero que se
encuentran en la misma hoja.

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