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UTN CBA
Herramientas de Excel para Industrias
Guillermo Lerda
ING.GUILLERMO.LERDA@GMAIL.COM
ADMINISTRACION DE EMPRESAS INDUSTRIALES CON HERRAMIENTAS EXCEL
TABLAS EN EXCEL
Supongamos que queremos controlar la evolución de un presupuesto del
capital de trabajo en la actividad.
En síntesis las tablas no son más que un conjunto de filas y columnas que
contienen datos relacionados y que son manejados de manera
independiente por Excel.
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El utilizar tablas es muy conveniente porque Excel se hará cargo de los detalles
del manejo de las tablas, como facilitar el agregar nuevas filas o eliminarlas,
lo cual te permitirá enfocarte más en el análisis de los datos.
Una vez que hemos revisado que nuestros datos cumplen con estas
condiciones, estaremos listos para crear una tabla en Excel.
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las cuales hacen uso del nombre de la tabla así como de los nombres de las
columnas para hacer referencia a los datos.
REFERENCIAS ESTRUCTURADAS
En Excel siempre utilizamos las referencias a celdas o rangos para efectuar
nuestros cálculos, pero si tienes una tabla puedes referirte a los datos a través
de un estilo de referencia conocido como referencia estructurada.
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SUMA(D2:D10)
Al comenzar a especificar el
nombre de la tabla recién
creada Excel detecta su
existencia y la muestra como una
opción para la fórmula. Así que solamente acepta la sugerencia para poder
continuar.
Para poder hacer referencia a dicha columna debo ingresar un corchete “[”
el cual nos dará acceso a los
miembros de la tabla.
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Para remover la aplicación del filtro sobre una columna, deberás hacer clic
sobre la flecha de filtro
y elegir la opción
Borrar filtro.
Aunque los filtros son una de las características más útiles de las tablas de
Excel, es probable que en algunas ocasiones quieras remover los filtros.
Si por alguna razón necesitas eliminar la tabla de Excel pero dejar intactos los
Si la tabla original tenía un estilo, entonces las celdas del rango permanecerán
con dicho estilo. Para removerlo puedes seleccionar el rango de celdas y en
la ficha Inicio > Modificar abrir el menú del botón Borrar y elegir la opción
Borrar formatos.
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Estas funciones nos permitirán obtener información de una manera muy rápida y
segura.
Función Descripción
BDCONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números en la base de
datos
BDSUMA Agrega los números de la columna de campo de los registros de la
base de datos que cumplen los criterios
BDCONTARA Cuenta el número de celdas no vacías de la base de datos
BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que cumple los criterios
especificados
BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base
de datos
BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base
de datos
BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo concreto de registros de la base
de datos que cumplen los criterios especificados
BDDESVEST Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas
seleccionadas en la base de datos
BDDESVESTP Calcula la desviación estándar en función de la población total de
las entradas seleccionadas de la base de datos
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=BDSUMA(Tabla_Presupuesto[#Todo];2;C1:C3)
=BDPROMEDIO(Tabla_Presupuesto[#Todo];3;D7:D8)
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Es verdad que cuando insertas una nueva fila en la hoja, Excel insertará también una fila en
la tabla, pero en ocasiones no quieres desplazar todo el contenido de la hoja hacia abajo, sino
que necesitas insertar filas en la tabla dejando el resto de la hoja sin modificaciones.
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Como resultado tendremos una fila vacía al final de la tabla, lista para que insertar los nuevos
datos. Puedes observar que Excel aplica automáticamente el estilo requerido a la nueva fila.
Aunque puedes pulsar la tecla Tabulador tantas veces como lo desees, si necesitas agregar
más de una fila a la tabla, entonces preferirás utilizar el método que revisaremos a
continuación.
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En ese momento deberás hacer clic y arrastrar el borde inferior de la tabla hacia abajo hasta
agregar tantas filas como lo necesites. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra el resultado
de haber arrastrado el controlador
de tamaño de la tabla hasta la fila 10
de la hoja de Excel.
Aunque los datos no han sido eliminados de la hoja, puedes notar que las últimas dos filas ya
no tienen el mismo estilo que el resto de las filas de la tabla. Además puedes notar que el
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controlador de tamaño de la tabla está ubicado en la celda D3 indicando que esa es la última
fila.
Para volver a incluir los datos en la tabla, será necesario arrastrar el controlador de tamaño
dos filas hacia abajo y Excel volverá a aplicar el estilo adecuado a esas celdas.
Desafortunadamente no existe un comando para insertar filas por debajo, así que siempre
deberás recordar que las filas insertadas estarán por arriba de la celda previamente
seleccionada. La siguiente imagen muestra el resultado de ejecutar el comando anterior.
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Por ejemplo, si quiero insertar tres filas por arriba del empleado Jacob Sarmiento, entonces
debo seleccionar tres filas hacia abajo a partir de la fila de dicho empleado. Posteriormente
haré clic derecho sobre la selección de celdas para elegir la opción Insertar > Filas de la tabla
arriba.
El resultado es que tendremos tres nuevas filas insertadas por arriba del rango previamente
seleccionado.
Otro método para insertar filas en una tabla en Excel es utilizar el comando Insertar que se
encuentra en la ficha Inicio dentro del grupo Celdas.
Solo debes seleccionar la celda que estará por debajo de la nueva fila y pulsar el botón Insertar
tantas veces como sea necesario hasta insertar todas las filas necesarias.
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Una vez seleccionado el comando deberás pulsar el botón Agregar y finalmente hacer clic en
el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel y para que dicho comando
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sea agregado a la barra de herramientas de acceso rápido tal como se muestra en la siguiente
imagen.
Para agregar una fila deberás seleccionar cualquiera de las celdas de la tabla y
posteriormente pulsar el botón
Formulario que acabamos de
agregar a la barra de
herramientas de acceso rápido.
Se mostrará un formulario que
contendrá un cuadro de texto
para cada una de las columnas de
la tabla.
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