Aplicación de Microsoft Excel nivel básico en

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Capítulo 7: Crear tablas

 Índice
Contenido Página

1. Introducción 3

2. Definición de tabla 3

3. Crear una tabla 3

3.1. Insertar tabla vacía 3
3.2. Insertar con datos ya existentes 4
3.3. Características 4

4. Modificar y personalizar la tabla 5

4.1. Propiedades 5
4.2. Herramientas 5
4.3. Datos externos de la tabla 6
4.4. Opciones de estilo de tabla 6
4.5. Estilos de tabla 6

5. Modificar y personalizar la tabla 8

5.1. Estilos de tabla 8
5.2. Filtrar una tabla 8
5.3. Buscar datos 9 2

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Capítulo 7: Crear tablas
1. Introducción
Las tablas son una manera rápida y fácil de organizar y ajustar columnas de
texto y números.

2. Definición de tabla
Las tablas relacionan los datos
contenidos en una hoja de cálculo y Doc. 1
permiten automatizar operaciones para
trabajar con la información (Doc. 1).
Están integradas por columnas
denominadas campos y por filas que
reciben el nombre de registros.

Sin embargo, no debemos confundirlas con un conjunto de datos ubicados

en filas y columnas, ya que cuando utilizamos esta herramienta, Excel nos permite
realizar muchas tareas de manera automática, lo cual nos garantiza un ahorro en el
tiempo de trabajo. Por ejemplo, se simplifica la aplicación de funciones, porque
bastará con escribir la función en una celda y presionar ENTER para que esta se copie
en el resto de la columna. Además, es posible seleccionar desde una galería distintos 3
estilos de tabla para aplicar formato en todos sus componentes de manera rápida y
fácil.

3. Crear una tabla

3.1. Insertar tabla vacía
Doc. 2
Aparecerá un cuadro de diálogo que nos
preguntará qué rango queremos que ocupe
la tabla. Tendremos que indicar la primera y
la última celda o, directamente, seleccionar
el rango de celdas en la hoja de cálculo
(Doc.2).

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 3.2. Insertar con datos ya existentes
Al pulsar Tabla
Doc. 3 automáticamente
tomará el rango
donde se ubican los
datos presentes en la
hoja de cálculo y el
cuadro de diálogo nos
pedirá que lo
confirmemos.

3.3. Características
Como puedes ver en los documentos de este resumen, el encabezado de la tabla
tiene un color más oscuro que el resto de las filas. Además, en cada una de las celdas
que lo componen se insertarán flechas. Si hacemos clic en alguna de ellas, veremos
que se despliega un menú con varias opciones. Podemos filtrar los datos, ordenar
alfabéticamente los campos de textos y, en el caso de los campos numéricos, 4
ubicarlos de mayor a menor o viceversa.

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4. Modificar y personalizar la tabla
Una vez que insertamos una tabla podemos cambiar su formato y estructura.
Para ello debemos posicionarnos en cualquier celda de esta para activar la ficha
Diseño, que pertenece a Herramientas de tabla, y acceder a las diferentes opciones.
Dentro de esta ficha encontramos los siguientes grupos de herramientas:

Doc. 4

1 2 3 4 5

• Propiedades
• Herramientas
• Datos externos de la tabla
• Opciones de estilo de tabla
• Estilos de tabla

4.1. Propiedades
En el grupo de herramientas de tabla, en Propiedades (Doc. 5) vamos a
poder asignar un nombre a la tabla y modificar su tamaño. 5

Al pulsar Cambiar tamaño de la tabla aparece un cuadro de diálogo Doc. 5

donde debemos seleccionar un nuevo rango, si necesitamos modificar sus
dimensiones. También podemos hacerlo sin tener que recurrir a esta opción,
mediante la flecha que se ubica en la celda inferior derecha de la tabla. Si
hacemos un clic sostenido sobre ella y arrastramos el mouse, ampliaremos o
reduciremos el tamaño de la tabla. Tengamos en cuenta que no es posible
cambiar las dimensiones de la tabla en sentido horizontal y vertical al mismo
tiempo, sino que debemos hacerlo en dos pasos: primero, vertical u horizontal,
y luego, en la otra dirección.

4.2. Herramientas
Doc. 6
Este grupo de herramientas (Doc. 6) nos permitirá
Resumir con tabla dinámica a partir de una tabla que
hayamos generado, de un rango o desde datos externos a
Excel. Luego de seleccionar una de estas opciones, debemos
indicar la ubicación.

Así también, podemos Quitar duplicados, al pulsar esta opción, se abre un

cuadro de diálogo donde tenemos que seleccionar las columnas en las cuales
queremos buscar los valores duplicados. Excel quita de la tabla las filas completas
que contengan valores repetidos.

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 Por último, este grupo entrega la opción Convertir en rango, la que
transforma una tabla en un conjunto de datos. Antes de hacerlo Excel preguntará,
mediante una advertencia, si deseamos volver a un rango normal. Aunque se elimina
la estructura de tabla, el conjunto de datos conserva los colores de relleno.

4.3. Datos externos de la tabla

Las opciones de este grupo están disponibles si la
Doc. 7
tabla proviene de una fuente externa.

Dentro de este grupo la única función activa es

Exportar (Doc. 7), con la cual podemos trasladar nuestra
tabla a una página web, por ejemplo. Las demás opciones
(Actualizar, Propiedades del rango de datos, Abrir en el
explorador y Desvincular), se utilizan únicamente cuando
el contenido de la tabla proviene de una fuente externa.

4.4. Opciones de estilo de tabla

Este grupo de herramientas (Doc. 8) nos
entrega diversas opciones para asignar estilos las
zonas que componen una tabla, por ejemplo, a la Fila
de encabezado y fila con band, que encuentran
seleccionadas de forma predeterminada por Excel. Si
Doc. 8 6
activamos Fila de totales, aparece una fila al final de
la tabla que nos permite obtener la suma, el promedio
o el valor máximo, entre otras funciones, de las columnas que poseen tanto valores
numéricos como no numéricos.

Si hacemos clic en Primera columna y última columna se aplica un color de

relleno más oscuro que el resto de las columnas a las columnas inicial y final,
respectivamente.

Por último, al hacer clic en Columnas con bandas, se aplica un color de

relleno más oscuro a las columnas de la tabla de manera intercalada.

4.5. Estilos de tabla

En este grupo podemos elegir el formato de tabla (Doc. 9) que vamos a
utilizar. Si hacemos clic en la flecha inferior izquierda, desplegamos las posibles
combinaciones predeterminadas, que están divididas en tres grupos: Claro, Medio y
Oscuro. También encontramos la opción Nuevo estilo de tabla, con la cual podemos
crear un estilo personalizado para adaptarlo a nuestro gusto.

En el lado derecho de este grupo encontramos dos flechas de navegación

(hacia arriba y hacia abajo), destinadas a recorrer las distintas opciones de tablas
que podemos seleccionar. Si pasamos el mouse por encima de cada uno,
obtendremos una vista previa de cómo quedará la tabla con la combinación de
colores elegida.

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 Desde Nuevo estilo de tabla podemos crear
uno modificando el formato de los diferentes Doc. 9
elementos que la componen, pero no es posible
cambiar ni el tipo ni el tamaño de la fuente. Al hacer
clic en Nuevo estilo de tabla se abrirá el cuadro
Nuevo estilo rápido de tabla, donde debemos
ingresar un nombre para el nuevo estilo. El nuevo
estilo de tabla pasará a integrar la galería de estilos y
se ubicará dentro del sector Personalizada.

Por último, para eliminar un estilo creado,

con el botón derecho del mouse hacemos clic sobre
él y luego pulsamos Eliminar.

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 5. Modificar y personalizar la tabla
5.1. Estilos de tabla

Doc. 10 En el menú desplegable de cada uno de los

campos (Doc. 10) vemos tres opciones para ordenar
la información, que varían según el tipo de datos
que contengan las columnas. Para ordenar los datos
de tipo texto, las opciones son Ordenar de A a la Z,
Ordenar de Z a la A y Ordenar por color. En caso de
que una columna contenga valores numéricos, las
dos primeras opciones cambian por Ordenar de
mayor a menor y Ordenar de menor a mayor. Si
tenemos fechas, las opciones son Ordenar de más
antiguos a más recientes y Ordenar de más
recientes a más antiguos.

Al ordenar una columna por cualquiera de

los criterios disponibles, los datos de las demás
columnas también lo harán. No es posible ordenar
los registros por más de una columna. Por ejemplo,
si ordenamos una tabla por la columna A y luego
por la B, el orden de la A que hayamos aplicado se perderá, y se mantendrá el nuevo
orden perteneciente a la B.
8

5.2. Filtrar una tabla

En el grupo de los filtros, las opciones

Doc. 11 dependen del contenido de las columnas, es decir,
de los datos específicos ingresados en ellas, y del
tipo de datos: fechas, texto o números. En los tres
casos encontramos la opción Filtro personalizado
(Doc. 11).

Al pulsar en ella o en alguna de las predefinidas,

aparece un cuadro de diálogo que nos permite
establecer un filtro compuesto por dos condiciones
simultáneas o alternativas (Y u O). Por ejemplo: filtrar los
números mayores que 3000 y menores que 12.000.

Si utilizamos colores de relleno o de fuente

en la tabla, podemos aplicar la opción Filtrar por
color. En el menú seleccionamos el color o
indicamos Sin relleno para la celda o Automático
para la fuente.

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5.3. Buscar datos

La herramienta Buscar, presente en el menú Doc. 12

desplegable a continuación del grupo de opciones de
filtrado, permite buscar un dato concreto. A medida que
vamos escribiendo una palabra en la barra de búsqueda,
los datos que no coinciden con ella van desapareciendo
del panel de selección ubicado debajo.

En el panel de selección figuran todos los valores

existentes dentro de la columna, así como también las
celdas vacías y aquellas que contengan errores (N#A!,
#REF!, etc.).

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