ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS I

Edwin Alberto Celis Moreno

MBA Dirección y administración de empresas
Máster en alta dirección (c)
Especialista en Alta Gerencia
Administrador financiero y de sistemas
edwinalbertocm@ufps.edu.co
311.2428048

INDUCCION Y CAPACITACION DE PERSONAL

El capital humano es el aumento en la capacidad de la

producción del trabajo alcanzada con las mejoras en las
capacidades de los empleados. Estas capacidades se
adquieren con el entrenamiento, la educación y la
experiencia.

Los planes de inducción, adiestramiento, capacitación y

sistemas de desarrollo del personal en las organizaciones
surgieron como respuesta inmediata al equilibrio que se
debe lograr y mantener entre las competencias
(conocimientos y habilidades), actuales y futuras de las
personas y las necesidades presentes (representadas por
el cargo), y futuras de la organización en función de su
entorno, su misión y su estrategia.

Esto significa que la planificación, ejecución y evaluación del impacto de los programas de inducción,
adiestramiento, capacitación y sistemas de desarrollo, apoyan a sus miembros para desempeñar su trabajo
actual, sus beneficios pueden prolongarse a toda su vida laboral y pueden colaborar en el desarrollo de esa
persona para cumplir futuras responsabilidades. Vale destacar que muchos programas que se inician
solamente para capacitar a un empleado concluyen ayudándolo a su desarrollo y aumentando incluso su
potencial como futuro directivo. Se puede decir adicionalmente que el adiestramiento se relaciona con el
“hacer actual” del empleado en la organización y el desarrollo con aspectos del “ser” que faciliten o permiten la
expansión de sus dominios necesarios para sus desafíos futuros.

En todo proceso selectivo la inducción y la capacitación deben marcar el inicio de una relación exitosa tanto en
el ámbito trabajador empleador como en el ámbito de la productividad y competitividad.

A todas las personas les ha pasado: llegan a un lugar nuevo y no saben cómo deben actuar, cuando llegan a una
fiesta cuyos invitados no conocen, cuando fue el primer día de clases, al conocer nuevos amigos, cuando por fin
van a presentarse con los padres de la pareja o cuando una persona tiene su primer día de trabajo. Es
importante tomar en cuenta que a pesar de las habilidades y aptitudes que pueda tener el recién llegado, se
tiene que llevar un proceso de conciliación y socialización entre la organización y el personal de nuevo ingreso,
a este proceso se le denomina INDUCCIÓN, durante éste se le comparte información acerca de la organización
(historia, misión, visión y valores), los integrantes que la conforman (organigrama y funciones) y la importancia,
función y características del puesto que se desempeñará dentro de la organización.
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Es vital el proceso de INDUCCIÓN, no sólo para integrar a las personas en su nuevo contexto, aclimatándolas y
condicionándolas a las prácticas y filosofía predominantes de la institución, sino también para ayudar al
trabajador a que se ajuste al nuevo ambiente de trabajo, configurar y establecer las relaciones que mantendrá
el nuevo trabajador con la empresa, informarle de las políticas, reglamentos, prestaciones y beneficios de la
empresa y sobre todo lograr aceptación y buena relación con sus nuevos compañeros de trabajo para lograr un
mejor trabajo en equipo a futuro. Esto ayudará sin duda a una mejora de la organización, ya que todo el
trabajo del nuevo miembro irá encaminado a los objetivos estipulados y bien entendidos.

Otro proceso que se debe realizar junto con la INDUCCIÓN es la CAPACITACIÓN, cuya finalidad es desarrollar en
el empleado aquellas características que son necesarias y demandadas ya sea por el puesto y/o por la
organización. Pero la capacitación no sólo es para el personal nuevo, ya que es un proceso de comunicación
permanente que permite a través de actividades enseñanza-aprendizaje, transmitir conocimientos, modificar
las actitudes e incrementar las habilidades de los trabajadores a fin de desarrollar de manera satisfactoria las
tareas requeridas en sus puestos, procurando su realización personal.

Las empresas deben capacitar a sus empleados porque esto representa una ventaja competitiva que aumenta
el rendimiento organizacional, de acuerdo a la estrategia competitiva que utiliza la organización, por ello la
capacitación debe ser dirigida hacia determinadas áreas y hay que tener en cuenta que el costo de toda
capacitación más que gasto innecesario es una buena inversión que permitirá un crecimiento a nivel personal y
organizacional del dúo trabajadores-empresas.

Toda capacitación debe ser llevada acorde a las necesidades detectadas, por ello hay que hacer un diagnóstico
optimo que permita una capacitación que sea aplicada y permita el crecimiento de la empresa.

Las empresas son equipos de personas trabajando con un fin común, y el éxito o fracaso de la compañía
depende en gran medida del talento del equipo. Es por esto que, para cada nueva contratación, resulta
indispensable asegurarnos que tenga todas las herramientas y conocimientos necesarios para desempeñar
correctamente su labor. La capacitación es una actividad sistemática, planificada y permanente cuyo propósito
general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega
de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los
trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno. Es entonces
una responsabilidad capacitar a cada nuevo recurso que se contrata.
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INDUCCION
En la inducción se da una información y explicación
amplia sobre la historia de la organización, sus
objetivos, horarios, días de pago, etc. La inducción
tiene como propósito facilitar el ajuste del nuevo
empleado a la organización tanto formal como
informalmente.

De una manera formal la organización desea que el

empleado se vuelva productivo con la mayor rapidez
posible por eso el empleado necesita saber
específicamente lo que significa el puesto; de una
manera informal, el empleado es recibido de una
manera amistosa con sus compañeros y es introducido
al grupo. En la inducción también se debe proporcionar
información respecto a las tareas y las expectativas en
el desempeño. Los empleados desean y necesitan
saber exactamente lo que se espera de ellos, de
manera que se debe informar a los recién contratados
acerca de las normas que deben satisfacer para poder
aspirar a los aumentos salariales. También se les debe
explicar las reglas de la compañía y del departamento
específico al que han sido asignados.

El proceso de inducción puede ayudar mucho al empleado a calmar los temores que pudiera tener acerca de si
habrá tomado una buena decisión de empleo correcta. El trato amable que se le dé al empleado desde su
llegada hará que éste se sienta cómodo y seguro y con ánimos de trabajar.

ETAPAS DE LA INDUCCIÓN
✓ Primera etapa: Se proporciona información general acerca de la compañía. El “Departamento de recursos
humanos” suele presentar temas que se relacionan con los empleados, como una visión panorámica de la
compañía, hacen un repaso de las políticas y procedimientos de la empresa, y los sueldos. Se presenta una
lista donde se verifican si se le ha proporcionado toda la información sobre el trabajo al empleado.
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✓ Segunda etapa: En esta etapa el responsable es el supervisor inmediato del empleado. En algunos casos,
el supervisor puede delegar esta tarea a algún empleado de antigüedad en el departamento. Las
actividades que se cubren en esta etapa son los requerimientos del puesto, la seguridad, una visita por el
departamento para que el empleado lo conozca, una sesión de preguntas y respuestas y presentaciones a
los otros empleados. El supervisor debe explicar con claridad las expectativas en el desempeño y las reglas
específicas de trabajo en ese momento. Tercera etapa: implica la evaluación y el seguimiento, que están a
cargo del departamento de recursos humanos junto con el supervisor inmediato. Durante la primera y
segunda semana el supervisor trabaja con el empleado para aclarar información y cualquier duda que
tenga el empleado y asegurarse su integración en el grupo de trabajo. Los profesionales de recursos
humanos le ayudan a los supervisores a cerciorarse de que se efectúe esta tercera etapa tan importante.

Una vez que se ha reclutado y seleccionado al colaborador deseado, es necesario orientarlo y capacitarlo;
proporcionándole la información y los conocimientos necesarios para que tenga éxito en su nueva posición,
aun cuando ya se cuenten con experiencia en el puesto.

La INDUCCIÓN es el proceso inicial por medio del cual se proporcionará al individuo la información básica que
le permita integrarse rápidamente al lugar de trabajo. Es común que la inducción incluya: los valores de la
organización, misión, visión y objetivos, políticas, horarios laborales, días de descanso, días de pago,
prestaciones, historia de la empresa, servicios al personal, etcétera. Además de estos temas, no está de más
ejercer una sensibilización hacia la calidad, al servicio al cliente y el trabajo en equipo, entre otros puntos.

Una vez terminado el proceso de inducción, el empleado de nuevo ingreso requiere ENTRENAMIENTO
específico sobre el puesto que va a desempeñar. Para preparar esta información es necesario saber cuáles van
a ser sus responsabilidades, quien va a ser su jefe directo y el organigrama de la compañía. Con este proceso, le
daremos a conocer de una manera muy clara que es exactamente lo que se espera de él.

El ADIESTRAMIENTO va a auxiliar para que una persona aprenda a desempeñar sus labores involucrándose en
situaciones reales. El adiestramiento se torna esencial cuando el trabajador ha tenido poca experiencia o se le
contrata para ejecutar un trabajo que le es totalmente nuevo. Para ello existen varias técnicas, pero una que se
aplica con mayor éxito es el método de los cuatro pasos:

- Prepare al trabajador
- Muéstrele el trabajo
- Póngalo a prueba
- Sígalo en la práctica.
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CAPACITACION

La capacitación se refiere a los métodos que se usan para proporcionar a los empleados nuevos y actuales las
habilidades que requieren para desempeñar su trabajo y alcanzar los objetivos de la empresa. La capacitación
generalmente es delegada al jefe superior e inmediato de la persona que ocupa un puesto, esta se puede
aplicar a todos los niveles o divisiones de la empresa.

La capacitación no es un gasto sino una inversión que

produce a la organización un rendimiento que vale la
pena y debe ser un proceso continuo en la empresa, esto
crea un mejor entorno de calidad para trabajar.

La capacitación tiene como objetivos preparar a las

personas para la realización inmediata de diversas tareas
del puesto. Brindar oportunidades para el desarrollo
personal y continuo de la persona y no sólo en su puesto
actual. Cambiar la actitud de las personas para crear un
clima más satisfactorio y aumenta la motivación.

CÓMO BENEFICIA LA CAPACITACIÓN A LAS ORGANIZACIONES

✓ Provoca mejores resultados económicos aumentando el valor de las empresas.
✓ Mejora el conocimiento de tareas, procesos y funciones en todos los niveles.
✓ Mejora el clima organizacional y aumenta la satisfacción de las personas.
✓ Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organización.
✓ Fomenta la autenticidad la apertura y la confianza.
✓ Mejora la relación jefe-subordinado.
✓ Proporciona información respecto a necesidades futuras a todo nivel.
✓ Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas.
✓ Incrementa la productividad y la calidad del trabajo.
✓ Ayuda a mantener bajos los costos en muchas áreas.
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BENEFICIOS PARA LAS PERSONAS QUE IMPACTAN FAVORABLEMENTE EN LA

ORGANIZACIÓN

✓ Facilita el proceso de liderazgo y mejora las aptitudes comunicativas.

✓ Aumenta el nivel de satisfacción con el puesto.
✓ Permite el logro de metas individuales.
✓ Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos.

PASOS PARA EL PROCESO DE CAPACITACIÓN

✓ Análisis de las necesidades: Se identifican las habilidades específicas para el desempeño del trabajo que
se necesitan para mejorar la productividad. Se debe asegurar de que el programa que se va a utilizar en la
capacitación es el adecuado.

✓ Diseño de la instrucción: Se debe asegurar de que los materiales a utilizar sean claros y estén enfocados al
objetivo de la capacitación. Se deben manejar con cuidado todos los implementos de la capacitación.

✓ Validación: Introducir y validar la capacitación ante un público. Basar las revisiones finales en resultados
piloto para asegurar la eficacia del programa.

✓ Aplicación: Se debe reforzar el éxito mediante un taller de capacitación al instructor que presente
conocimientos y habilidades adicionales a la capacitación.

✓ Evaluación y seguimiento: Se debe evaluar el éxito del programa de acuerdo con la reacción inmediata de
los empleados ante la capacitación. Se deben usar recursos para la retroalimentación y así medir lo que se
ha aprendido.

✓ Comportamiento: Se debe tener en cuenta el desempeño de las personas en entrenamiento para medir
cómo estas aplican las habilidades y los conocimientos nuevos en su trabajo.

Cuando se habla de capacitación y desarrollo profesional se refiere específicamente a la educación que recibe
una persona con el fin de estimular su efectividad en la posición que desempeña dentro de la compañía.
Normalmente la capacitación tiene objetivos a corto o mediano plazo y busca desarrollar una capacidad
específica, como, por ejemplo: “un curso de Excel”. En contraste, el desarrollo profesional busca formar a
mediano o largo plazo, líderes y ejecutivos con conocimientos y talentos específicos, por ejemplo: “un
posgrado en finanzas”.
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Para tomar las decisiones correctas en cuanto a qué programas de capacitación requieren nuestros
colaboradores, y con la finalidad de no convertir a la capacitación en un gasto sino en una inversión, se deben
realizar previamente las siguientes actividades:

- Elabore una descripción de todos los puestos de su compañía.

- Realice una “Detección de necesidades de capacitación”. Observe cómo se desempeñan sus

empleados, como tratan a los clientes, o simplemente conteste lo siguiente: ¿Qué tendría que tener
esta persona para poder ser gerente del área? A través de la observación, realizando cuestionarios a
los empleados sobre sus intereses y evaluando su desempeño, podemos formarnos una idea sobre las
necesidades de capacitación.

- Determine cual o cuales cursos – entrenamientos son necesarios para mejorar el desempeño de su
empresa en general y después seleccione que empleados son los adecuados para adquirir esa
capacitación.

- Establezca los objetivos que quiere alcanzar con la capacitación y determine de qué forma recuperará
el dinero que invierta (retorno sobre inversión). Por ejemplo, si contrato un curso profesional de ventas
para todos mis vendedores, y si después de tomar este curso mis vendedores incrementan sus ventas
en un 30%, esto generaría utilidades por X cantidad y por lo tanto recuperaría mi inversión en Y meses.

DETERMINANDO LA EFECTIVIDAD DE LA CAPACITACIÓN

Una vez que los conceptos aprendidos fueron puestos en práctica y la medición de los avances reflejan
resultados positivos, se puede determinar qué tan efectiva fue la capacitación impartida. Cuando un curso no
tuvo el impacto esperado, puede deberse a que este no fue bien canalizado o no se detectaron
adecuadamente las necesidades de capacitación.

Si la capacitación fue efectiva, se podrá observar:

- Cambio de conducta en el personal

- Impacto positivo en la productividad de la empresa
- Mejoría en el desempeño después de la capacitación.