EFRAIN PAEZ PEREZ

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2
QUALA

DOCUMENTACION Y MANEJO DE INFORMACION

¿Cuál es objetivo principal de la gestión documental en QUALA S.A ?

De acuerdo al texto Quala S.A,

El objetivo de la organización en la Gestión Documental es: Controlar los documentos de
gestión y tener una supervisión de los mismos para mantenerlos de acuerdo a los
estándares de calidad vigentes. Lo anterior lo deben hacer clasificando los documentos
de acuerdo a su importancia y por fechas de acuerdo al proceso.
Lo podríamos plasmar de la siguiente manera:

OBJETIVO:
Principal
- Organización, control y seguimiento de los documentos manteniéndolos dentro de los
estándares de calidad vigentes; siendo su herramienta principal los (POM), como uno de
los documentos fundamentales para el desarrollo de la gestión documental de la empresa.
Específicos
-Organizar de manera ágil y homogénea la documentación.
-Hacer eficaz la tramitación de documentación.
-Implementar políticas de conservación de documentos sean electrónicos o físicos.

¿Cuál es la problemática del sistema de gestión documental (SGD) en la empresa

del caso de estudio?
Una vez leído el texto de QUALA considero que el principal problema existe en las plantas
de producción donde no hay un plan de entrenamiento y capacitación a los operarios,
debido a esto no hay garantías en la seguridad de las personas,además se perjudica
completar el programa de producción adecuadamente y algo adicional no hay garantía de
calidad del producto.
Para subsanar ese riesgo se debe realizar una reestructuración en los documentos de los
procesos de POM. Considero también de suma importancia que la empresa tenga
retroalimentación para los operarios, además indagar que dificultades se le presentan a
los operarios a la hora de diligenciar los formatos de POM; se hace necesario verificar si
la información que este contiene es clara y precisa para los procesos; se debe crear un
habito que genere en la organización confianza y un orden que mantenga los estándares
de calidad en cada una de las plantas de QUALA.
¿Por qué razón se necesita realizar una estructuración del SGD de Quala?

La reestructuración de los procesos (POM) de QUALA es imprescindible en el SGD,

porque el no hacerlo puede llevar a la organización a problemas en el área de Talento
Humano principal mente con los trabajadores de planta (operarios) esto en los tiempos en
que se ejecutan sus diferentes funciones consecuentemente los tiempos cambiarían por
rendimientos más lentos. En el campo económico se visualiza que si no hay
restructuración en el SGD se repetirían documentos innecesarios lo que conlleva a utilizar
recursos económicos varias veces, además de perdida de tiempo en cosas que podrían
utilizarse en producción que genere mas rentabilidad a la organización. Es necesario
revisar los formatos que se utilizan en las plantas de producción para complementar y
registrar sus procesos, ya que sin este instrumento no se podría medir la calidad de la
producción en las plantas de esta empresa.
Podrían invertir en capacitaciones, en adecuación de sistemas digitales con códigos de
barras que a pesar de generar una inversión a la larga sería importante para QUALA en
su SGD, los operarios tendrían un estímulo y generaría en ellos más sentimiento de
pertenencia y mejor rendimiento que se ve reflejado en excelentes resultados para la
Organización.
La organización debe realizar un estudio exhaustivo de la información que maneja el
formato que utilizan en las plantas de producción ya que este es un instrumento
fundamental para el buen manejo y desarrollo de las actividades de Quala.

¿Qué beneficios recibe una empresa como Quala por implementar un SGD?
En una empresa como QUALA los beneficios son muchos a continuación relaciono los
que me parece tendrían mayor relevancia:

Acceso rápido a la información

El uso de un sistema de gestión documental para manejar y organizar archivos reduce

notoriamente el tiempo invertido en la consulta de datos escritos en papel, por ejemplo.
Además, es capaz de ahorrar la realización de ciertas tareas manuales, sobre todo en las
labores relacionadas al flujo de documentos.

Control de la información

En toda compañía existe información de acceso público e información de acceso

restringido. La digitalización de documentos y establecimiento de un método de gestión de
los mismos permite tener un total control sobre esta variable. El manejo de los accesos de
acuerdo a roles sin cometer errores de filtración permite elevar los estándares de
seguridad de la empresa.
Ahorro de papel

El uso de papel disminuirá drásticamente para que gran parte de la información quedara
almacenada de forma digital en la nube. Esto además de ser un ahorro monetario, permite
que la empresa desarrolle sus labores de forma más amigable con el medio ambiente.

Ahorro de espacio

Con un sistema de gestión documental, los archiveros para almacenar papeles ya no

ocuparán muebles completos dentro de una oficina, ya que la cantidad se reduce
notablemente gracias a la digitalización de documentos y la optimización del
almacenamiento físico.

Aumento de la productividad de QUALA

Centralizar toda la información de una compañía en un sólo lugar y desarrollar una cultura
de búsqueda y participación al interior del equipo humano, reduce en gran medida los
tiempos destinados a encontrar y enviar documentos. Esto permite que el rendimiento de
los empleados mejore, pues además muchas de las tareas que antes eran manuales,
pasan a ser automáticas.

Inmediatez de la información

Un sistema de gestión documental tiene la capacidad de hacer llegar la información a

quién la necesita, dirigiendo los documentos a través de flujos de trabajo o enviado la
información extraída de documentos a sistemas externos.

Documentos duplicados.

Cuando una empresa con muchas áreas tiene que compartir los mismos documentos, se
hace difícil controlar la proliferación de duplicados, verificar las versiones o saber qué
persona tiene el original. Sin embargo, al tener toda la información en la nube, puede
estar disponible de forma simultánea para varias personas sin generar duplicados y
dejando registro de todo lo que se modifique en él.

La gestión documental a través de softwares permite integrar y cohesionar los equipos de

una compañía y abrir canales de información y comunicación más eficientes ya que esto
permite controlar de manera más eficaz la consulta de la información y los permisos de la
misma.
Explique ¿Por qué es importante para cualquier organización tener una excelente
gestión documental?

El manejo de la información de cualquier empresa es base fundamental para organizar

sus procesos y así mismo conocer su historia a nivel administrativo y contable.

El tener un buen sistema de gestión documental agiliza los procesos y garantiza que la
empresa pueda acceder a la información de una forma más rápida y segura.

Este sistema se ha creado para que las empresas puedan organizar, clasificar,
documentar, archivar y almacenar su información en un sistema que sea asequible y muy
amigable con el medio ambiente.

La implementación de un sistema de gestión documental en cualquier empresa garantiza

que esta tenga una trayectoria documental la cual hace parte fundamental del desarrollo
de actividades y procesos netamente de carácter administrativo, estos hacen que
cualquier empresa pueda conocer su historia a nivel contable, financiero y administrativo ;
también contribuye en su organización y en planes de contingencia el cual ayuda a
visualizar unos indicadores de gestión los cual son primordiales en el funcionamiento de
cualquier empresa.

También contribuye en la toma de decisiones a nivel administrativo y de interés financiero;

cuando una empresa implementa un buen sistema de gestión documental y lo revisa y
encuentra sus fallas a la medida de su implementación garantiza el éxito de la misma.

Los sistemas de gestión documental se dividen es unos factores que a medida que se van
implementado se derivan varias funciones que contribuyen al mejoramiento de la calidad
de la información y sirve para medir el nivel de satisfacción de un cliente frente a una
empresa que preste cualquier tipo de servicio.

CUADRO COMPARATIVO: CONCEPTO DE DOCUMENTACIÓN

CITA TEXTUAL FUENTE

El término documentación es ampliamente utilizado, Guzman Bert ,Verstappen.HUMAN RIGHTS
pues tiene diferentes significados dependiendo del MONITORING(2002), Documentación y
Vigilancia de los Derechos Humanos; vol.
contexto en que lo utilicen los practicantes. En 2 ISBN: 92-95015-10-X,
algunas regiones del mundo, la sola mención de la
palabra “documentación” conduce directamente a la
idea de una colección de documentos. Este https://www.huridocs.org/wp-
significado tiende a darle más importancia a la content/uploads/2010/08/whatisdocumentation
colección propiamente dicha de los documentos que
se poseen. El término es utilizado en este sentido,
por ejemplo, cuando se hace referencia a un centro
que dispone de una extensa documentación sobre
un tema preciso.
Para entender el término documentación, hay que Blázquez Ochando
realizar un análisis introspectivo de sus orígenes, Biblioteconomía y Documentación(2008)
Universidad Complutense de Madrid
esto quiere decir, que es necesario abundar en el manublaz@ucm.es
origen y raíces que componen esta palabra, ergo mblazquez.es
desde un punto de vista etimológico. ccdoc-
histccdocumentacion.blogspot.com/2008/02/03-
Documentación, procede de un largo proceso de qu-es-documentacin.html
evolución desde los términos latinos Documentum,
Documenta y Documentatio. Documentum tiene a su
vez sus raíces en el término latino docere que
significa enseñar. Por lo tanto documentación tiene
su raíz en el término documento.

la define como la ciencia general que tiene por objeto

el estudio del proceso de información de las fuentes López Yepes, José. – Hacia una teeoría
de la documentación. – En: MANUAL de
para la obtención de conocimiento (proceso información y documentación. – Madrid :
informativo-documental) en el nivel común o Pirámide.
universal; específico de las ciencias de la
información y aplicado al trabajo informativo [1] . En
https://webs.ucm.es
otro de sus trabajos agrega que la ciencia de la
información y la documentación es una disciplina que
tiene por objeto el estudio de un proceso informativo
de naturaleza peculiar en tanto y en cuanto se da en
el mismo una actividad de recuperación de mensajes
informativos emitidos en procesos informativos
anteriores y que, mediante su conservación y
tratamiento técnico, se difunden transformados con
la finalidad de que sirvan de fuente para la obtención
de un nuevo conocimiento o para la toma de
decisiones en las organizaciones, empresas e
instituciones[2].

documentación es simplemente la ciencia que

estudia los documentos, relacionada con la
biblioteconomía por un lado y con las ciencias de la
información por otro. También se conoce bajo este
nombre al conjunto de documentos que tratan sobre https://sistemas.com/documentacion.php
un mismo asunto o tema, e incluso en un sentido
más estricto, como los papeles oficiales que prueban
la identidad de alguien o acreditan alguna cosa
(documentos de identidad, permisos de conducir...).