ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA 3 - INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.

APRENDIZ
MARTHA LILIANA DURAN RAMOS

INSTRUCTOR
FRESIA ELENA GARCIA POSADA

SENA
23 DE SEPTIEMBRE DEL 2019

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 CONTENIDO
INTRODUCCION
OBJETIVOS
1. EMPRESA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA
2. ORGANIZACION DOCUMENTAL POLICIA NACIONAL
3. Funciones de los Grupos que conforman el Área de Archivo General
3.1 Grupo de Administración y Conservación Documenta
3.2 Grupo de Correspondencia y radicación complejo DIPON
3.3 Grupo de Información y Consulta
3.4 Grupo Archivo Histórico
4. Diagnóstico, donde defina si cumple o no cumple con los elementos de preservación y
conservación documental, generar recomendaciones de mejora respecto de lo encontrado
4.1 Conservación de documentos
4.2 Distribución
4.3 Actividades
5. Aplicativo GECOP
6. CONCLUSION DIAGNOSTICO
6.1 SITUACION ANTES DE LA INTERVENCION
6.2 SITUACION DESPUES DE LA INTERVENCION
6.3 IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIAS
7. BIBLIOGRAFIA

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 INTRODUCCION

Todas las empresas sin importar que tan grandes o pequeñas sean, tienen que administrar
diariamente una gran cantidad de información de todo tipo, incluyendo datos legales, así como
información sobre el funcionamiento interno.
La necesidad de una gestión documental en empresas suele surgir cuando se alcanza un
punto crítico en el almacenamiento y producción, y aparece la necesidad de recuperar y
reutilizar documentos. La producción y archivado incontrolado de documentos obligará a
grandes esfuerzos futuros para localizar dicha documentación. Si un documento no es
fácilmente localizable, es como si no existiese. Lo que se traduce en una potencial pérdida de
información y, sobre todo, de productividad.
 Las normas de calidad ISO 9001 y 14001 comprenden la gestión documental como parte del
proceso de calidad, pero no especifican que software debe usarse para implantarse.
Este informe describe el proceso de gestión documental el cual fue establecido por el archivo
general de la nación, con el fin de conocer el manejo de Archivos, Correspondencias y
Documentos tales como: producción, distribución, recepción, trámite, consulta, organización,
conservación y disposición final de los documentos de archivo rescatando la importancia de
los objetivos y la importancia de la gestión documental aplicado a la Universidad Autónoma de
Occidente para conocer el manejo de los documentos y correspondencias, unificando dichos
criterios, definiendo las pautas para la elaboración, presentación y manejo de la
documentación convirtiéndose en una herramienta que le permita continuar el proceso de
normalización documental del SIGED

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 OBJETIVOS

1. EMPRESA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA

La Policía Nacional de Colombia (PNC) es un cuerpo armado de seguridad pública que en
conjunto con las Fuerzas Militares (Ejército, Armada y Fuerza Aérea) componen lo que se
denomina como la Fuerza Pública de Colombia. El presidente de la República es el
comandante supremo de la institución y ejerce su autoridad mediante el Ministro de Defensa y
el Director General de la Policía Nacional.1 Desde 1953 está adscrita al Ministerio de Defensa

MISIÓN
La Policía Nacional tendrá como Misión permanente dar cumplimiento a lo señalado en el
artículo 218 de la Constitución Política de Colombia, que estipula:
La Policía Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo de la
nación, cuyo fin primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio
de los derechos y libertades públicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia
convivan en paz

VISION
La Policía Nacional se consolidará en el 2022 como institución fundamental para la
construcción de un país equitativo y en paz, garante y respetuoso de los derechos humanos,
afianzando la convivencia y seguridad a través del control del delito, la educación ciudadana,
prevención, mediación y articulación institucional e interinstitucional como ejes centrales del
servicio.  

PRINCIPIOS Y VALORES ÉTICOS

La Policía Nacional adopta los principios establecidos en el artículo 9º. De la Resolución
02782 del 150909. Por la cual se derogan las Resolución 05293 del 04 de diciembre de 2008,
mediante la cual se fortalece el Sistema Ético Policial, se incorporan los referentes éticos:
Código de Buen Gobierno; Principios y Valores Institucionales; Acuerdos y Compromisos;
Código de Ética; Imperativos y Directrices Éticas, o demás normas que lo modifiquen,
adicionen o deroguen.

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 2. ORGANIZACION DOCUMENTAL POLICIA NACIONAL
RESOLUCIÓN No 02764 Del 26 de Junio 2008
“Por medio de la cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Policía Nacional y
sus políticas de operación”.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA
En uso de sus facultades legales, conferidas en el artículo 8º numeral 2º del Decreto 4222 del
23 de noviembre de 2006
CONSIDERA: Que se hace necesario expedir las políticas con el fin de establecer y
consolidar el Programa Institucional de Gestión Documental, que soporte el Sistema de
Gestión de la Calidad y el Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional; se diseñen y
gestionen los procesos, procedimientos, actividades y tareas requeridas para efectuar un
manejo efectivo y adecuado de la documentación y registros en la Policía Nacional, que
permitan asegurar el desempeño de la entidad.
Que La Policía Nacional, tiene contemplados como archivos institucionales los archivos de
gestión, los archivos centrales y el Archivo Histórico, lo cual busca articular la gestión
archivística de cada ente administrativo, con las políticas globales de la administración, en lo
referente a la organización, conservación y administración del patrimonio documental de la
entidad.
Que es necesario que la Policía Nacional adopte el Programa de Gestión Documental, que
establezca las políticas y lineamientos para la racionalización y normalización en la gestión de
documentos y el soporte tecnológico requerido.
Funciones del Área de Archivo General Es la Dependencia de la Secretaría General
encargada de generar los lineamientos en materia de Gestión Documental, administrar y
conservar la documentación de carácter histórico de la Policía Nacional, la cual cumple las
siguientes funciones:

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 1. Funciones de los Grupos que conforman el Área de Archivo General.
3.1 Grupo de Administración y Conservación Documental. Es la Dependencia encargada
de proyectar las directrices y lineamientos en materia archivística acorde con lo establecido
por el Archivo General de la Nación, como ente rector de la función archivística en Colombia y
brindar asesorías en el Proceso de Gestión Documental a las unidades de nivel país

3.2 Grupo de Correspondencia y radicación complejo DIPON. Es la Dependencia

encargada de registrar y distribuir la documentación recepcionada y/o salida de las
dependencias del complejo de la Dirección General.

3.3 Grupo de Información y Consulta. Es la Dependencia encargada de atender los

requerimientos presentados por parte de los usuarios internos y externos, relacionados con el
Acervo Documental que reposan en el Área de Archivo General.

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3.4 Grupo Archivo Histórico. Es la Dependencia encargada de aplicar mecanismos que
permiten la Conservación de los Acervos Documentales en el Área de Archivo General, los
cuales corresponden a la Memoria Histórica de la Policía Nacional

2. Diagnóstico, donde defina si cumple o no cumple con los elementos de

preservación y conservación documental, generar recomendaciones de mejora
respecto de lo encontrado.
4.1 Conservación de Documentos El proceso de conservación documental consiste en
guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación
apropiada, establecida en el Sistema Integrado de Conservación -SIC de este documento, el
cual debe cumplir:
Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las
condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de
mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.

La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Ubicación - Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de
inundación y que ofrezca estabilidad.
- Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y en lugares que disminuyan en lo
posible, el riesgo por atentados.
Aspectos Estructurales - Si se utiliza estantería de dos con veinte (2.20) metros de alto, la
resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima
de mil doscientos (1.200) k/m2 cifra que se debe incrementar si se va a emplear estantería
compacta o de mayor tamaño señalado.
- Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta
resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
- En caso de utilizar pinturas, deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el
tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la
documentación.

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Capacidad de Almacenamiento Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta: - La
manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
- La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material
documental
- Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural
incremento de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de
retención y valoración documental.
4.2 Distribución
- Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los elementos
de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
- Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán preferiblemente
fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y
mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
- Las áreas técnicas tendrán relación con el depósito, tomando en cuenta el necesario
aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las 100 relaciones
de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.
- El almacenamiento de documentación debe respetar el concepto de series, y estar
dispuestos en forma consecutiva ascendente, de izquierda a derecha, iniciando arriba hacia
abajo.
Áreas de Depósito
El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características
técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos
4.3 Actividades
- Actividades de Inspección. Para las actividades de inspección de áreas, es necesario
crear un cronograma semestral y diligenciar el formato de Inspección Áreas de Archivo.
Teniendo en cuenta que esta actividad define los requerimientos para el mantenimiento,
reparación o renovación, el cronograma debe ser elaborado con un espacio de tiempo de no
más de treinta (30) días hábiles respecto al cronograma de mantenimiento, con el fin de dar
espacio a las contrataciones y/o consecución de insumos y personal.

Las actividades de inspección a desarrollar, son:

- Inspección de tomas eléctricas, cableado, aire acondicionado, extractores, desagües y
tuberías asociados a las Áreas de Archivo.
- Inspección del estado de conservación de muros, techos, cielo raso, ventanas, puertas y
pisos. - Inspección de estado de conservación de estantería y archivadores.

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Actividades Previas al Mantenimiento.
Teniendo en cuenta que algunas actividades de mantenimiento generan suciedad, polvo y en
el caso del mantenimiento de la estantería puede requerirse la reubicación temporal de la
documentación, es necesario minimizar los riesgos asociados al traslado de documentos.
Asimismo, como la inspección permite definir las reparaciones que deben realizarse con una
periodicidad específica, es posible anticiparse y coordinar la reubicación o el aislamiento de la
documentación para desarrollar las actividades de reparación y/o mantenimiento, asegurando
la conservación de la documentación, por lo que las acciones previas al mantenimiento
deberán registrarse en el formato de Registro de Mantenimiento de Áreas de Archivo.
Las actividades previas al mantenimiento a desarrollar, son:
- Proteger la documentación. Durante el mantenimiento de pisos, muros, puertas, ventanas,
tuberías y tomas eléctricos, puede levantarse material particulado, por lo que es necesario
cubrir las cajas y la documentación suelta con telas impermeables o plástico, hasta que
terminen las operaciones.
- Reubicación de la documentación.
En caso de que el mantenimiento de la estantería o archivadores requiera reubicar la
documentación, es necesario buscar una estantería provisional con el propósito de no ubicar
la documentación en el suelo.
- Actividades de Mantenimiento.
Es necesario realizar un cronograma semestral de mantenimiento general para las áreas y
diligenciar el formato de Registro de Mantenimiento de Áreas de Archivo, adjuntando los
recibos e informes de seguimiento de equipos u otros, de manera que con el mantenimiento
continuo se garantice el correcto funcionamiento de estos.
Las actividades de mantenimiento a desarrollar, son:
- Cambio o reparación de tomas eléctricas, cableado, aire acondicionado, extractores,
desagües y tuberías asociados a las Áreas de Archivo.
- Reparación de muros, techos, ventanas, puertas y pisos.
- Cambio y/o reparación de estantería y archivadores.
3. Aplicativo GECOP.
Es una herramienta tecnológica denominada “Gestor de Contenidos Policiales”, fue
implementada con el fin de garantizar la trazabilidad, consulta, trámite y administración de los
documentos producidos y recibidos al interior por la Institución.

5.1 BENEFICIOS INSTITUCIONALES

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 4. CONCLUSION DIAGNOSTICO
Dando alcance a la consolidación y madurez del Sistema de Gestión Integral en la Policía
Nacional, implementado a través del Sistema de Gestión de Calidad y certificado bajo las
normas NTCGP1000, ISO9001, ISO14001, ISO27001 y OHSAS18001, la Institución realizó
una valoración estratégica de sus procesos misionales, evidenciando oportunidades de
mejora con el fin de lograr una mayor competitividad, automatización de los procesos y
eficiencia en cada uno de los procedimientos asociados que los desarrollan.
La Institución hizo un enorme esfuerzo en la búsqueda de la mejora e innovación de sus
condiciones en materia archivística para prestar un mejor y eficiente servicio a sus clientes
internos y externos. El cumplimiento de estos objetivos evidenció la necesidad de realizar una
reingeniería de la Gestión Documental bajo cuatro enfoques estratégicos
:

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6.1 SITUACIÓN ANTES DE LA INTERVENCIÓN
En primera instancia, la Policía Nacional identificó que el Archivo General donde se encuentra
el Archivo Histórico de la Institución, no contaba con unas instalaciones físicas que
permitieran la debida organización y conservación del acervo documental que se custodia
(Historias Laborales del personal retirado, Libros de Nómina, Resoluciones y demás Actos
Administrativos, así como los Rollos de historias laborales microfilmadas), de igual forma, el
espacio de almacenamiento no era suficiente para recibir las transferencias secundarias de
los archivos centrales de cada una de las unidades policiales a nivel nacional, la edificación
que se tenía no cumplía con las condiciones técnicas necesarias y el proceso archivístico se
desarrollaba en unas instalaciones que transitoriamente fueron adecuadas para llevar a cabo
la labor administrativa.

6.2 SITUACIÓN POSTERIOR A LA INTERVENCIÓN

La construcción, adecuación y dotación de las modernas instalaciones del Archivo General de
la Policía Nacional, que tuvo un costo de $ 10.116.579.108,75., y que cuenta con unas
instalaciones que cumplen con todos los estándares de calidad en materia de Gestión
Documental contempladas por el Gobierno Nacional para todas las entidades públicas y del
sector defensa, bajo los criterios de bioclimatización, automatización y sostenibilidad. Esta
edificación tiene 4 bodegas con capacidad de almacenamiento de 22.083 metros lineales de
documentación por cada una de ellas y un bloque administrativo de 3 pisos, las cuales
contienen sistemas modernos de control de accesos, sistema de conectividad, Voz IP,
detección de incendios, aire acondicionado a precisión y sistema de control de temperatura y
humedad relativa.
Las nuevas instalaciones además cuentan con modernos sistemas y espacios que
contribuyen al continuo mejoramiento del proceso de Gestión Documental al servicio de la
Institución como:

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6.3 IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS
Se implementó una plataforma tecnológica denominada “Gestor de Contenidos Policiales –
GECOP”, diseñada en un ambiente 100% web, lo que permite ejecutarla directamente desde
el portal institucional (POLIRED), agiliza los procesos y procedimientos, intercambio de
documentos, administración de contenidos en diferentes formatos, búsqueda y visualización
de documentos de archivo digitalizados, radicación de documentación que a diario entra y
sale de la institución, y publicación de archivos comunes a nuestras unidades o grupos de
interés compartiendo de manera rápida y segura información sensible.

3. BIBLIOGRAFIA
- http://observatoriosna.archivogeneral.gov.co/experiencias-
significativas/estudioinversion-2/
- https://www.policia.gov.co/sites/default/files/descargables/informe-gestion-documental-
2015_1.pdf
- https://www.armada.mil.co/sites/default/files/programa_gestion_documental_pgd_-
_ministerio_de_defensa_nacional.pdf

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