ENSAYO APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Aprendiz

Instructora

Sena / Curso Virtual

Organización documental en el entorno laboral

2019
 ENSAYO APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Las tablas de retención documental se definen como un listado de series, las cuales contiene las
correspondientes tipos documentales, los cuales pueden ser recibidos o enviados por las unidades
administrativas por entidades o instituciones. Se les debe asignar un tiempo a cada documento,
estos irán pasando por ARCHIVO DE GESTION, ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO HISTORICO.

Las entidades que deberán adoptar los diferentes tipos de tablas de retención de documentos son:

La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.

Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:
*Establecimientos Públicos
*Empresas Social del Estado
*Industriales y comerciales del Estado
*Empresas de Economía Mixta
*Entidades descentralizadas indirectas
*Unidades administrativas especiales

Los entes descentralizados por administración territorial tales como:

*Comunas
*Corregimientos

Los cuerpos o instituciones Legislativos:

* Senado de la República
*Cámara de Representantes
*Asambleas Departamentales
*Concejos municipales

Los Organismos de Control:

*Personería
*Contraloría
*Procuraduría
*Veedurías

Los Órganos de administración de Justicia:

*Cortes
*Consejo de la Adjuticatura
*Fiscalía
*Juzgados
Las tablas de retención se realizan en cinco etapas
1. Investigación preliminar sobre las fuentes documentales
2. Análisis e interpretación de la información
3. Elaboración y presentación de tablas de retención
4. Aplicación
5. Actualización de tablas de retención

Las tablas de retención están basadas en una estructura orgánico-funcional de la entidad

productora para identificar las series y subseries.

Los documentos presentan periodos de retención como lo son la presentación, aprobación,

difusión, aplicación y actualización, de esta manera se facilita el manejo de la información,
también permite el brindar un buen servicio.

Ventajas

 Facilita los procesos de archivacion

 Se tiene un mejor manejo y organización de documentos.
 Garantiza la conservación de archivos históricos.

Importancia

 Facilita la organización documental

 Permite un mejor manejo de los documentos
 Identifica documentos eliminables
 Agiliza la producción y el tramite

Archivística

 Permite identificar los documentos que funcionan como apoyo a la gestión administrativa
 Identifica y refleja las funciones
 Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos