AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Presentado Por:

Adriana Isabel Prieto Muñoz

Erika Tatiana Rodríguez Guerrero
Norbey Trujillo Peña

Presentado a:
Martha Cecilia Duran Espinosa

Fundación Universitaria de Área Andina

Facultad Ciencias administrativas, económicas y financieras
Gestión por Competencias
Bogotá

1
 AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Presentado Por:

Adriana Isabel Prieto Muñoz

Erika Tatiana Rodríguez Guerrero
Norbey Trujillo Peña

Presentado a:
Martha Cecilia Duran Espinosa

Generar un esquema de planeación y un programa de trabajo que contenga elementos

relevantes para realizar un proceso de auditoria

Fundación Universitaria de Área Andina

Facultad Ciencias administrativas, económicas y financieras
Gestión por Competencias
Bogotá

2
 Contenido

EMPRESA ASYCO .............................................................................................................. 4

1. Ubicación ..................................................................................................................... 4
2. Misión .......................................................................................................................... 4
3. Visión .......................................................................................................................... 4
4. Objetivos...................................................................................................................... 5
5. Actividad económica ................................................................................................... 5
6. Valores Corporativos ................................................................................................... 5
7. Área Administrativa .................................................................................................... 6
7.1 Gerencia: .................................................................................................................. 6
7.2 Caja: ......................................................................................................................... 6
7.3 Cartera. ..................................................................................................................... 7
7.4 Fuerza de ventas (asesores) ...................................................................................... 8
8 Organigrama: Ver organigrama Asyco (anexo 1) ....................................................... 8
9 Aliados estratégicos: .................................................................................................... 8
10 Planteamiento........................................................................................................... 9
11 Objetivo General .................................................................................................... 10
12 Objetivos Específicos ............................................................................................ 10
13 Estrategias de marketing ........................................................................................ 11
14 Anexos ................................................................................................................... 14
AUDITORIA A LA EMPRESA ........................................................................................ 16
No tienen clara la política de crédito .................................................................... 18
No tienen un sistema para organizar sus cuentas por cobrar ................................. 18
BIBLIOGRAFÍAS .............................................................................................................. 22

3
 EMPRESA ASYCO

1. Ubicación

La empresa tiene su sede principal en Bucaramanga Santander, atendiendo la demanda en

la región colombiana y con el cubrimiento de algunas regiones del vecino país panamá

2. Misión

Distribuidora Asyco S.A.S. promueve en nuestros clientes el acceso a productos

financieros, bienes y servicios, aportando crecimiento y calidad de vida.

3. Visión

Distribuidora Asyco S.A.S, será en el 2020 una empresa rentable, responsable y sostenible
para sus colaboradores, clientes, accionistas y gobierno; brindando acceso a través de
bienes, servicios y productos financieros, en el marco de una promesa de valor, cubriendo
las más exigentes demandas del mercado.

La empresa se caracteriza por el alto nivel de responsabilidad y calidad al ofrecer el

servicio.

4
 4. Objetivos

 Mejorar la relación que debe existir entre las marcas y el usuario final a través de
nuestros servicios.
 Implementar un sistema de gestión de calidad para mejorar los procesos de la
empresa con el usuario final.
 Mejorar la organización interna de la empresa.
 Mejorar nuestra imagen corporativa.
 Ser más eficientes en nuestros procesos.

5. Actividad económica

Asyco tendrá como actividad principal la distribución de electrodomésticos, muebles,

motocicletas y productos de alta tecnología y calidad de marcas de fabricantes reconocidos
a nivel nacional e internacional que son Inducol, Indufrial, Samsung, Challenger, Lenovo y
Honda, la cual se buscará la satisfacción y necesidad de los clientes, socios y comunidad a
través del mejoramiento continuo nuestros procesos de crédito y cartera, compras y
logística, y comercialización en puntos de venta, desarrollando nuestro excelente servicio al
usuario. La cual se establece como prioridad la gestión de seguridad y salud en el trabajo.

6. Valores Corporativos

 Confianza
 Honestidad
 Compromiso
 Respeto
 Trabajo en equipo

5
  Profesionalismo
 Empatía

7. Área Administrativa

7.1 Gerencia:
Asegura de que las mercancías entren y salgan de los almacenes de la mejor manera
posible. Organizan la planificación de las entregas tanto salientes como entrantes y llevan
un registro de las mercancías que llegan y salen.

Sus otras funciones incluyen organizar la mejor manera de guardar las mercancías en el
almacén y la recuperación de las mercancías solicitadas por los clientes u otros
departamentos.

Los gerentes se aseguran de que el personal siga los procedimientos establecidos para la
protección y seguridad en los almacenes, y estén familiarizados con las precauciones contra
incendios que afectan a edificios y mercancías en depósito. También tienen que planificar y
llevar a cabo el mantenimiento in situ de maquinaria y edificios de almacén.

Los gerentes son responsables de supervisar y dar formación al personal del almacén de
todos los grados. Planifican el trabajo del personal y se ocupan de las cuestiones de
disciplina cumpliendo con los valores corporativos.

7.2 Caja:
El cajero debe recibir, entregar y custodiar dinero en efectivo, cheques, giros y demás
documentos de valor, a fin de lograr la recaudación de ingresos a la institución y la
cancelación de pagos que correspondan a través de caja, conforme al rubro de la empresa.

6
Función:

 Recibe y entrega cheques, dinero en efectivo, depósitos bancarios y otros

documentos de valor.
 2. Registra directamente operando una computadora o caja los movimientos de
entrada y salida de dinero.
 3. Realiza arqueos de caja.
 4. Suministra a su superior los movimientos diarios de caja. 5.
 Sellar, estampar recibos de ingresos por caja, planillas y otros documentos.
 6. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la empresa.
 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
 Realiza cualquier otra tarea a fin que le sea asignada
 Facturas ventas realizadas por la tienda a crédito y contado.

7.3 Cartera.

 Jefe de cartera

Planificar estrategias para la Gestión del cobro de cartera. – Planear Organizar y dirigir las
actividades del gestor de cobranza. – Planificar las estrategias concernientes al
mantenimiento de la cartera de créditos. – Analizar permanentemente la cartera vencida e
informar a la dirección financiera.

 Elaborar los programas anuales de trabajo y vigilar que se cumpla las metas.
 Elaborar el presupuesto anual de cobranza, con base en el presupuesto de ingresos y
de acuerdo con las políticas de plazo de la empresa.
 Cumplir con el objetivo departamental y de la empresa dentro de las políticas
señaladas por la dirección.
 Establecer las políticas de cobranza, de acuerdo con la Gerencia General.
 Llevar el control del personal y de sus actividades.

7
  Diseñar formularios y reportes.
 Supervisar los procedimientos de cobro.
 Llevar el control del grupo de riesgo alto.
 Tomar decisiones para regularizar las cuentas que se retrasen o que representen un
riesgo mayor del normal o aceptado.
 Informar a la Gerencia General en forma oportuna, de las actividades relacionadas
con la cobranza.

7.4 Fuerza de ventas (asesores)

Funciones:
 Ventas
 Relaciones con clientes e imagen de empresa
 Estudio de mercado

8 Organigrama: Ver organigrama Asyco (anexo 1)

9 Aliados estratégicos:

 Inducol: Líder en el mercado del sector de la refrigeración comercial.

 Indufrial: Empresa que ofrece soluciones integrales de alta calidad en refrigeración
comercial con un servicio oportuno
 Samsung: Universo de tecnología innovadora para el hogar incluyendo
Smartphones, tablets, TVs, electrodomésticos y más.
 Challenger: Tecnología innovadora para el hogar incluyendo, TVs,
electrodomésticos y más.
 Lenovo: Compañía multinacional de tecnología china, fabricante de productos
electrónicos.
 Honda: Empresa de origen japonés que fabrica automóviles.

8
10 Planteamiento

A raíz de la situación socioeconómica en la que se basa este trabajo, y al tener como

prioridad la investigación en la construcción de estrategias que mejoren la economía social
de la nación, al direccionar el crecimiento de las organizaciones Colombianas El
crecimiento y expansión que ha tenido la ciudad gracias a los proyectos de vivienda de
interés social, genera la necesidad y el deseo en las personas de equipar sus nuevos hogares
con muebles y enseres de última tecnología y de las mejores marcas, lo cual permite al
sector de electrodomésticos incrementar sus ventas.

La gerencia general de Asyco mueble y electrodomésticos está a cargo del representante

legal de la empresa, quien ha realizado la gestión con base en conocimientos empíricos que
ha formado a través de los 20 años que lleva funcionando la organización. Sin ver la
necesidad de aplicar conocimientos teóricos-administrativos o permitir a personas
calificadas hacer aportes desde el punto de vista profesional, lo anterior se convierte en un
problema. Como resultado no cuentan con estrategias de mercadeo que forjen un
crecimiento para la organización. De allí nace la necesidad de diseñar un Plan de Marketing
que le permita aumentar las ventas. Esta implementación puede hacer a la empresa más
competitiva o de lo contrario podría quedar fuera del mercado.

9
11 Objetivo General
Aplicar nuestro Plan de Marketing en busca de incrementar el volumen de ventas dentro del
mercado de electrodomésticos en los países de ubicación estratégica de Asyco S.A.S

12 Objetivos Específicos

 Reconocer la percepción del consumidor a través de una investigación de mercados,

desarrollando una visita de observación directa y análisis de encuestas, con la
intención de saber los hábitos y percepciones de los clientes con respecto a los
productos de la empresa.

 Elaboración de tarjetas de membresías para los clientes de la empresa ASYCO.

 Diseñar estrategias para desarrollar la mezcla del Marketing, asignando

responsabilidades, tiempos de ejecución y presupuesto .

 Ofertar a los clientes combos y promociones en fechas especiales.

 Diseñar e implementar un plan de capacitaciones permanente para los colaboradores

de ASYCO, cuya finalidad sea brindar un mejor servicio al cliente.

 Realizar publicidad estática en los espacios públicos y contratos con los medios de
comunicación de mayor sintonía y cobertura que permita dar a conocer los
productos, también realizar publicidad a través de las redes sociales y el blog de la
empresa ASYCO.

10
13 Estrategias de marketing y comercialización

13.1 Mercado Meta Primario

El mercado meta primario son las personas con capacidad adquisitiva superior a un salario
mínimo mensual legal vigente para los estratos del 2 al 6 que se ubiquen en la ciudades del
pais. Mujeres y Hombres mayores de 18 años. Nivel socioeconómico medio y alto,
profesionales, trabajadores, independientes y personas de la tercera edad. En el perfil
psicográfico. Se dice que en general las personas les interesan los productos con mucha
exclusividad ya que pueden reflejar su estatus y su estilo de vida en ellos; no tendrán duda
en adquirir producto de calidad. El portafolio de electrodomésticos se encuentra desde
cincuenta mil pesos en electrodomésticos pequeños hasta cinco millones en televisores de
tercera dimensión.

13.2 Segmento De Mercado

Los clientes son personas naturales específicamente que tengan poder adquisitivo (con
cualquier actividad económica o mercantil).

Las personas buscan renovar esas tecnologías por diferentes factores que hacen que sean un
negocio atractivo para el empresario; a continuación, se explicara la segmentación según
una serie de características que aplican para esta investigación.

13.3 Mezcla del Marketing

Esta es la forma más precisa para conocer las estrategias y puntos clave que establecen el
perfil del cliente y determina los gustos del cliente dependiendo sus características, a
continuación, se presentará la propuesta del Marketing Mix para la empresa Asyco.

11
13.4 Producto.

Asyco, Ofrece a sus compradores una amplia variedad de productos para todo tipo de
características y presupuestos de las personas quienes vayan a utilizarlo. Los
electrodomésticos tienen todo el respaldo y garantía de las empresas que los fabrican,
dependiendo del cliente se determina qué tipo de producto necesita el cliente de acuerdo
con su presupuesto, necesidades o por gusto. Al consumidor se le hace énfasis también en
los cuidados y ubicaciones que deben tener los aparatos.

13.5 Estrategia Para Producto

Para posicionar la compañía como la mejor entre el público en general es necesario

implementar las estrategias de producto y posicionamiento en la compañía; que se indican a
continuación. Realizar estrategias de cambio en cuanto a la exhibición de los
electrodomésticos “Merchandising” en el punto de venta, creando ambiente de calidez de
hogar para que el cliente se sienta como en su casa y pueda tener la experiencia de hacer
una prueba de los electrodomésticos como si lo tuviera instalado en su residencia.

Diferenciar los productos por marcas y características, para que el cliente tenga opciones de
adquirir productos con calidad cuando el presupuesto que estos destinaron previamente no
sea un limitante.

13.6 Comunicación De Marketing Integral

Asyco. Quiere ser una empresa reconocida por los a nivel nacional e ineternacional por
brindar productos de marca, respaldo y confianza, para ellos se deben realizar campañas
publicitarias por medios de comunicación masivos como Radio. También con pancartas,
pendones, volantes y folletos para el cliente, también a través del blog de la empresa y las
redes sociales.

12
13.7 Precio

En Electrodomésticos Asyco, el precio tiene relación con la marca y las características que
el comprador hubiera establecido previamente. al cliente se le ofrecen varias formas de
pago como tarjetas de entidades bancarias que posea, cheques confirmados por Fenalco
Bogotá con plazo a 30 días, con tasa mínimas de intereses o sistemas de abono que le
permite al cliente realizar pagos parciales hasta 6 mese máximo y cuando cubra la totalidad
del valor del electrodoméstico este le será entregado.

Los precios con relación a la competencia están establecidos entre rangos aceptables, con
un cinco por ciento de diferencia ya sea hacia arriba o hacia abajo.

13.8 Presupuesto

El presupuesto de la empresa Asyco según el plan de mercadeo está categorizado de la

Siguiente manera:

 software
 relaciones públicas
 publicidad de medios impresos
 publicidad on line
 publicidad en televisión y radio
 gato en agencia de publicidad o marketing
 mantenimiento de página web y blog
 generación de contenidos para el blog

13
 14 Anexos

Asyco (anexo 1) Organigrama general de la empresa

14
Asyco (anexo 2) Presupuesto general de la empresa.

15
 AUDITORIA A LA EMPRESA

4 ASYCO S.A.S sucursal NEIVA AUDITORIA N° 1

MARZO2020
PROCESOS O CÓDIGO: N0001
ÁREAS A GERENCIA – CAJA – CARTERA Y AUDITOR:
AUDITAR FUERZA DE VENTAS NORBEY
TRUJILLO
OBJETIVO VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO
DE LA CUMPLIMIENTO DE CRITERIO DE DEL PLAN LAS
AUDITORIA LOS PROCESOS LA AUDITORIA FUNCIONES
ADMINISTRATIVOS ASIGNADAS A
Y LA FUERZA DE CADA
VENTAS DEPENDENCIA
N° ACTIVIDADE FECHA HORA HORA OFICINA RECURSOS
S INICIO FINAL EN LA
AUDITORIA
1 Reunión de 4 marzo 8:00 am 8:15 am Sala Portátil y video
apertura 20 reunión cam, arqueos
de caja
2 Auditoria a caja 4 marzo 8:15am 10:00a caja Portátil,
y facturación 20 m papelería
3 Gerencia 4 marzo 10:00a 6:00pm Gerencia Portátil,
(Administrador) 20 m papelería
4 Cartera ( Jefe de 5 marzo 8:00am 12:pm Cartera Portátil,
cartera) 20 papelería
5 Fuerza de venta 5 marzo 2:00pm 4:00pm Saldo de Portátil,
20 exhibición papelería
6 Resumen de 5 marzo 4:00pm 4:20pm Saldo de Portátil,
observaciones a 20 Reunión videocam

16
 todas las áreas
auditadas
7 Reunión de 5 marzo 4:20pm 4:25pm Saldo de Portátil, video
Cierre 20 Reunión cam
8 Informe general 9 marzo 8:00am 10:00a Ciudad de Portátil, video
de la autoría a la 20 m Bucaraman cam e informe
gerencia general ga gerencia escrito.
(Bucaramanga) general
CONCLUSION
La disposición de los auditados fue adecuada al propósito de la auditoria.
Se resalta el compromiso de los auditados con el logro de los objetivos de la compañía a
solicitar a la sucursal de ASYCO NEIVA y verificar las planeaciones y funcionamiento
de las áreas auditas.

EVIDENCIA DE NO CONFORMIDADES

Se hallan las siguientes evidencias de no conformidad en las siguientes áreas laborales de

la sucursal Asyco Neiva.

Auditoria a caja y facturación:

 No monitorea el flujo de la caja de manera continua.

 Facturación no tiene encuentra la dirección real del cliente.
 La cajera no registra el código CIIU real y correspondiente al cliente.
 Caja no deja una reserva de dinero.
 No tiene en cuenta los clientes en mora para trasladar a cartera y realizar el cobro
pertinente.

17
Administrador:

 No tener entender que su función es netamente administrativa.

 Desconocer el manejo y práctica de los estándares de medición para su gestión y
resultados como son la eficiencia, la productividad, la eficacia y la efectividad.

 Desconocer la importancia de la función social y ecológica como objetivos

superiores en el modelo de administración.

 Desconocer la importancia de la planeación estratégica como instrumento de

organización y control de sus diferentes líneas de trabajo pues no se está
cumpliendo con la Comunicación De Marketing Integral.

Cartera:

 No tienen clara la política de crédito

 No tienen un sistema para organizar sus cuentas por cobrar

 No se están verificando el estado de cuenta de los clientes.

Fuerza de venta:
 Vender tu producto o servicio sin conocerlo.
 No prepararte antes de una venta.
La vestimenta adecuada, Una presentación hecha a sus necesidades, Si se puede,
el producto, Casos de éxito, Presupuestos y beneficios.
 Si no vende…se desaniman.

FLUJOGRAMA Anexo N°3 Hoja Final.

DESCRIPCIÓN DE LA RESPONSABLE REGISTRO
ACTIVIDAD
1. El cliente solicita el pedido Asesor Comercial sistema
y el asesor pasa el
requerimiento.
2. Se verifica que el cliente ya Caja y Facturación sistema
se encuentre en el sistema.
3. Se solicitan los documentos Asesor Comercial Rut, cámara de
al asesor para crear el cliente comercio o cedula.

18
en el sistema.
4. Se crea el cliente en el Caja y Facturación Sistema
sistema.
5.Jefe de Cartera Informe Informe
6. Se detiene el pedido, no se Caja y Facturación y Jefe de Informe
genera la factura, se realiza Cartera
proceso de cartera.
7. Se genera la factura Caja y Facturación Factura de venta
cumpliendo con los requisitos
de la orden de compra y orden
de producción.
8. Después de generar la Jefe de Cartera Factura de venta
facturar, se procede hacer la a
contabilizar la factura,
generando una cuenta por
cobrar.
9. Se confirma con el asesor el Caja y Facturación , Jefe de Factura de venta
recibido de la factura, Cartera y Asesor
devolviendo el mismo la
factura firmada por parte del
cliente.
10. Después de confirmado Jefe de Cartera Factura de venta,
con el cliente la entrega del Orden de compra,
pedido se archivan todos los Orden de producción y
documentos del proyecto. acta de entrega.
11. Se realiza el recaudo y Jefe de Cartera Email o Carta
cobro de cartera, por E-mail,
teléfono o Carta.
12. Se realiza la identificación Caja y Facturación y Jefe de Extracto Bancario y
de los pagos, verificando nit y Cartera soportes de pago.
cartera vencida.
13. Se genera recibo de caja Caja y Facturación. Recibo de caja.
después de identificando si es
anticipo o saldo de cartera.
ANÁLISIS DOFA
Para aplicar después de la auditoria
DEBILIDADES: OPORTUNIDADES: FORTALEZAS: AMENAZAS:
 D1.  O1. Innovación  F1. Amplia  A1.
Deficiente de tecnología variedad de Increment
capacitació  O2. productos o de los
na Considerable  F2. Precios precios
empleados crecimiento de cómodos y  A2. Altas

19
 D2. Falta la población accesibles tasas de
de  O3. Importante  F.3 Tiene una desemple
incentivos número de política de o
al personal clientes fijos crédito estable  A3.
 D3. Falta  O4.  F4. Productos Campaña
de Reconocidos de alta agresiva
promocion proveedores a tecnología de los
es y ofertas nivel nacional  F5. Ubicación competid
 D4. Falta estratégica ores.
de  A4.
publicidad Amenaza
de
productos
sustitutos.
 A5. Altos
niveles de
Competen
cia

20
Flujograma gráfico:

21
 BIBLIOGRAFÍAS

https://es.slideshare.net/costosyauditorias/informe-de-auditoria-8145277

https://www.mtess.gov.py/application/files/3115/5834/8901/CAJERO.pdf

https://www.asyco.co/v5/comparativa-productos

https://www.monografias.com/trabajos82/auditoria-caja-y-bancos/auditoria-caja-y-bancos.shtml

22