Procedimiento de Recepción de Insumos 2

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE INSUMOS
CÓDIGO VERSIÓN FECHA DE EMISIÓN FECHA DE REVISIÓN PÁGINA

IK-GP-AI-P0002 1 22/10/2019 22/10/2019 1
El uso de este manual es de carácter obligatorio .


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Dependencia de Origen (Dirección, Gerencia, Departamento)

Gerencia Planta – Departamento de almacén de insumos.
Asunto o Contenido
Gestión para el registro y control de recepción de insumos.
Nº Descripción Nombre y Apellido Cargo Firma Fecha

Gabriela Castellanos
Almacenista de
1 Elaboración Any Briceño
insumos
Luis Rondón
2 Revisión Carolina Linares Gerente de planta
3 Aprobación Sara Mejías Gerente General


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OBJETIVO
Establecer las actividades a ejecutar por parte del departamento de

Almacén de insumos en cuanto al registro, control y ejecución del procedimiento
de recepción de insumos en Industrias KEL.
ALCANCE
Todas aquellas actividades que involucren la recepción de insumos, desde

que llega la mercancía hasta que se almacena.
PROCESOS INVOLUCRADOS O ÁREAS INVOLUCRADAS.
 Departamento de Almacén de insumos.

 Departamento de Compras.
 Departamento de Control de Calidad.
 Supervisores.
 Montacarguista
PARTICIPANTES
 Departamento de Almacén de insumos.

 Departamento de Control de Calidad.
RESPONSABLES
Cada área involucrada en el procedimiento de recepción de insumos es

responsable de:
 Almacenistas de insumos: cumplir el procedimiento de recepción de

insumos y garantizar que los mismos cumplan con los parámetros exigidos
por la organización.


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 Departamento de compras: Emitir órdenes de compras apegadas a lo

exigido por Industrias KEL, en cuanto a medidas, cantidad, calidad,
composición química (aditivos) entre otros.
 Departamento de control de calidad: Cotejar los parámetros de los
insumos recibidos (medidas, olor, sabor, color, textura, entre otros) con lo
establecido en Industrias KEL para la fabricación de sus productos.
 Supervisor de planta: velar porque se cumpla el procedimiento de recepción
de insumos e inspeccionar el trabajo del personal a su cargo.
 Montacarguista: Ubicar la mercancía en el almacén correspondiente y en
coordinación con los almacenistas de insumos.
FORMULARIOS UTILIZADOS
 Formulario de recepción de insumos (digital) IK-GP-AI-F0003.

 Carpeta de recepción de insumos.
 Formulario de identificación de insumos. IK-GP-AI-F0021
DOCUMENTOS RELACIONADOS
 Factura del proveedor.

 Certificado de análisis del proveedor.
 Normas de recepción de insumos (IK-GP-AI-N0002)
DEFINICIONES
 Insumos:
 Recepción
 Certificado de análisis.
 Trazabilidad.
 Almacén 1: Espacio físico destinado para el almacenamiento de producto
terminado, específicamente productos derivados de la línea de pre cocido y
gritz.
 Almacén 2: Espacio físico destinado para el almacenamiento de insumos.


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 Almacén 4: Espacio físico destinado para el almacenamiento de insumos

tales como Leche completa y azúcar.
 Almacén IMASA: Espacio físico destinado para el almacenamiento de
producto terminado, específicamente productos derivados de la línea de
arroz.
 Almacén 19: Espacio físico destinado para el almacenamiento de insumos
de baja rotación en el inventario.
MATERIALES
 Factura del proveedor.

 Orden de compra.
 Certificado de análisis del producto por parte del proveedor.
 Artículos de oficina (lapicero, sello)
 Monta carga.
 Carretilla.
 Traspaleta.
 Estiba.
 Cartones para paletas.
MÉTODOS DE TRABAJO
El almacenista de turno deberá:
1. Aprobar la entrada a la zona de carga y descarga, al vehículo

que transporta los insumos, una vez que el vigilante haya
informado la llegada del mismo al departamento de almacén de
insumos.
2. Recibir por parte del chofer, los documentos que justifican la
llegada del insumo, como facturas, certificados de calidad, entre
otros.


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3. Cotejar con la orden compra, la cantidad y tipo de insumo a

recibir.
4. Notificar a control de calidad, la llegada del insumo.
5. Coordinar con el supervisor de turno, el personal que apoyará la
descarga del insumo, en caso de que el proveedor no cuente
con caletero para la descarga.
6. Guiar el apilamiento del insumo en la paleta, garantizando que
quede de manera uniforme y libre de riesgos de caídas por mal
entarimado.
7. Gestionar con el Montacarguista la descarga del insumo y
posterior ubicación en la zona de carga, donde será revisado por
control de calidad y por almacén de insumos.
8. Inspeccionar las condiciones en que llegan los insumos,
(cantidad, calidad, presentación, embalaje y protección, olor,
sabor, limpieza del vehículo que transportó el insumo, entre
otros).
9. Certificar con el departamento de control de calidad la
aceptación y/o rechazo del lote.
10. En caso de que el insumo cumpla con los parámetros exigidos
según orden de compra, se procede a almacenar, de lo contrario
se informa al departamento de compras, el cual certificará la
inconformidad con el departamento de Control calidad.
11. Garantizar que cada paleta apilada con insumos, sea embalada,
es decir, cubierta con poliestrech, antes de su almacenamiento.
12. Llenar y colocar el formulario de trazabilidad de insumo (IK-GP-
AI-F0021) a cada paleta de producto recibido.
13. Gestionar con el Montacarguista la ubicación del insumo en el
respectivo almacén.
14. En caso del proveedor CUREX, las paletas ya desocupadas de
la entrega anterior, deben ser entregadas al chofer al momento
de la próxima entrega.


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15. Firmar y sellar los documentos relacionados con la recepción del

insumo, entregando copia al chofer en señal de conformidad.
16. Asentar lo recibido en el formulario de digital de recepción de
insumos (IK-GP-AI-F0003).
17. En caso de recepción de fororo:
17.1 Pesar el vehículo antes y después de descargar.
17.2 Llenar el formulario (IK-GP-AI-F0004).
17.3 Almacenar en almacén 2, una vez que control de calidad
haya aprobado el lote.
18. Asentar la cantidad de fororo recibido en el Formulario de
recepción de fororo (IK-GP-AI-F0016).
19. En caso de recepción de canela entera y molida:
19.1 Pesar los sacos de canela.
19.2 Llenar el formulario de recepción de canela (IK-GP-AI-
F0017).
19.3 Almacenar en almacén 2 (entera) y en almacén de insumos
(molida), una vez que control de calidad haya aprobado el lote.
DIAGRAMA DE FLUJO


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1 Aprobar entrada a zona de

carga y descarga
1 Recibir los documentos; facturas,

certificados de calidad etc.
2 Notificar a control de calidad

llegada del insumo
Cotejar con la orden compra, cantidad

3
y tipo de insumo a recibir
Notificar a control de calidad, la llegada

4 del insumo
Coordinar con el supervisor de turno,

5
el personal para la descarga del
insumo
6 Guiar el apilamiento del insumo

en la paleta
7
Gestionar con el montacarguista la
descarga del insumo
8 Inspeccionar las condiciones

en que llegan los insumos
A
Fuente: Industrias Kel, C.A (2020). Figura1: Proceso de Recepción de Insumos


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Certificar con el departamento de control de calidad

9
la aceptación y/o rechazo del lote
En caso de 1 SI 10
Se informa al departamento de
inconformidades compras, el cual certificará la
inconformidad con control de
NO calidad
11 Se procede a
almacenar
Garantizar que cada paleta apilada

12
con insumos, sea embalada
Llenar y colocar el formulario de trazabilidad de

13 insumo (IK-GP-AI-F0021) a cada paleta de
producto recibido
Gestionar con el montacarguista la

14
ubicación del insumo
Entregar las paletas ya desocupadas de

15
la entrega anterior del Proveedor Curex
16 Firmar y sellar los

documentos
B
Fuente: Industrias Kel, C.A (2020). Figura1: Cont.


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2
Asentar lo recibido en el formulario
(IK-GP-AI-F0003).
En caso de
3
recepción de fororo
Pesar el vehículo antes

17.1
durante y después de
descargar
17.2 Llenar formulario [IK-GP-AI-F0004]
17.3 Almacenar en almacén 2, una vez que

control de calidad haya aprobado el lote.
Asentar la cantidad de fororo recibido en el

4
Formulario de recepción de fororo (IK-GP-AI-
F0016).
5 En caso de recepción de canela

entera y molida


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19.1 Pesar los sacos de Canela
Llenar el formulario de recepción de

19.2
canela (IK-GP-AI-F0017)
5
Almacenar en almacén 2 (entera) y en
almacén de insumos (molida)


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DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 .Manual de gestión y control de documentos del sistema de gestión de

calidad (SGC).
 Manual de procedimientos, almacén e inventario (IEPSA).
REGISTROS.
El presente procedimiento debe guardarse en la carpeta digital (SGC

Almacén de insumos) y los formularios aplicados en el mismo deberán reposar en
la carpeta en físico denominada “Formularios originales de SGC Almacén de
insumos”.
FRECUENCIA
La información contenida en este procedimiento debe ser revisada

anualmente o cuando se requiera hacer algún cambio con respecto a la
información y/o actividades de recepción de insumos. Los formularios
mencionados en el anterior procedimiento deben llenarse obligatoriamente en
cada recepción de insumos.
ACCIONES CORRECTIVAS
 Es necesario se informe la responsabilidad que tiene la persona que

recibirá el insumo en caso de que no exista ningún almacenista de insumos
al momento de la llegada de mercancía. Esto con el fin evitar pérdida de
documentos o la omisión de las actividades antes descritas que son vitales
para el movimiento de inventario.
 El departamento de compras por ningún motivo debe aceptar documentos
que respalden la recepción de insumos (facturas, orden de entrega, guías)
sin antes ser firmadas y selladas por el departamento responsable, en este
caso Almacén de insumos.
 El proveedor pierantozzi debe enviar en cada entrega de fororo, un
documento que respalde los kilos enviados.


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DIFUSIÓN.
El presente documento es de obligatoria lectura y consulta para todo el

personal adscrito Almacén de insumos. El mismo debe estar archivado, en físico
en la carpeta denominada “Procedimientos del departamento de Almacén de
insumos del SGC” y en digital en la carpeta (SGC Almacén de insumos), de modo
que permita su fácil acceso.
VERIFICACIÓN.
Se debe verificar la aplicación del procedimiento con las revisiones

necesarias a fin de que no se observen fallas en cuanto a la información
suministrada en cada uno de los pasos descritos. A partir de la aprobación del
mismo deberá observarse si cada uno de los pasos reflejados en este
procedimiento necesita o no una modificación, para lo cual puede someterse a
evaluación por todas las personas involucradas en el Sistema de Gestión de la
Calidad.

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