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GESTIÓN DE VENTAS – ATENCIÓN A PROVEEDORES – DEVOLUCIONES A PROVEEDORES
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DEVOLUCIONES A PROVEEDORES EXTERNOS: estandarizar el proceso de devolución a Proveedor Externo de productos misceláneos que de acuerdo a los
motivos de devolución establecidos, no estén aptos para la venta regular.

1
GERENTES, SUB GERENTES O APV SENIOR: PROVEEDORES CON ACUERDO COMERCIAL
Identifica y prepara los productos que serán ajustados por 1. ALFONZO RIVAS &
devolución al proveedor. CIA
2. COCA-COLA FEMSA
 Clasifícalos según el motivo de la devolución: DE VENEZUELA, S.A
3. DISTRIBUIDORA
 Dañados: Producto deteriorado y no apto para la venta. SEMCAS, C.A.
4. NEW YORK CHEESE
 Descontinuados: Producto desincorporado para la venta
CAKE, C.A
con previa notificación en Operaciones al día. 5. SUCHEF, C.A
 Próximos a Vencer: Producto cuya fecha máxima para la 6. UNILEVER ANDINA
VENEZUELA S.A.
venta o consumo está próxima según la Tabla de Próximos
7. CHOCOLATES ST
a Vencer. MORITZ C.A
8. COMERCIALIZADORA
 Vencidos: Producto que alcanza su plazo máximo para el
CENTRAL COJEDES
consumo o uso humano. C.A. (Productos
 Fin de promoción: Producto cuyo impulso especial alcanzo Pepsico)
9. DISTRIBUIDORA
su fecha tope para la venta al público, aprobado por
GADUCA C.A
Operaciones al Día. (Productos Pepsico)
10. PACO LOS LLANOS
 Excesos: Producto cuya cantidad en inventario está por
C.A (Productos
encima de lo requerido. Aprobado por el Gerente de Área y
Pepsico)
el Departamento Comercial. 11. PEPSICO
ALIMENTOS, S.C.A.
 Requerimiento Legal: Productos que deben ser
(Productos Pepsico)
desincorporados del inventario previa notificación en 12. OPERADORA TEILAC
Operaciones al día por no cumplir requisitos legales exigidos C.A (Productos
para su venta. Pepsico)
13. EL CAMPESINO
DISTRIBUCIONES
BARINAS, C.A
(Productos Pepsico).
14. INVERSIONES
TOPCHEF, C.A
15. DISJOGRECA
(Productos Unilever)
16. UNICAR VALERA CA
(Productos Unilever)
17. INVERSIONES PICA
C.A (Productos
Unilever)
18. COMERCIALIZADORA
ROMHER CARACAS
19. DELICIAS MAR DEL
PLATA, C.A.
20. DISTRIBUIDORA DE
ALIMENTOS
AUTOPAC, C.A.
21. DISTRIBUIDORA
FERIMPORT, C.A.
22. DISTRIBUIDORA
NACIONAL 2000 C.A.
23. HERRERA, C.A.

 Fuera de Temporada: Producto notificado en Operaciones

al día de que la temporada de venta caduco.

 Acuerdo comercial: Proveedor con acuerdo comercial

para la NO devolución de productos por concepto de
Dañados, descontinuados, vencidos o próximo a
vencer.              

GERENTES, SUB GERENTES O APV SENIOR: PASO A PASO EN HH PASO A PASO EN PC

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2 Realiza la devolución en SIM utilizando el HH o la PC.

1. “Wavelink Studio”.
2. “SIM V13”.
 Realiza la devolución verificando a cuál proveedor pertenece el producto, e 3. Usuario/Clave.
indicando el motivo de devolución para cada ítem. 4. “Envío/Recepción”.
 En una misma devolución, se pueden incluir diferentes motivos.
5. “Devoluciones”.
6. “Crear devolución”.
 Desde SIM imprime dos (2) copias del reporte “Informe de Devolución”. 7. “Proveedor”.
8. Escanea producto.
 En caso de ser un proveedor con acuerdo comercial realiza paso Nro. 4 de este PAP. 9. Selecciona proveedor.
10. Ingresa n° de autorización.
11. Ingresa la fecha del día que
se realiza la devolución.
12. Escanea producto o ingresa
SKU del productos que vas a
devolver.
13. Selecciona código de razón.
14. Ingresa cantidad a devolver.
15. Si posees más productos a
devolver repite paso 11, 12 y
13.
16. Al finalizar “ENT”.
17. “Distribuir ahora”.
18. ¿Confirma que desea
distribuir la devolución?
(Si/No).
1. Ingresa en SIM.
2. Usuario/Clave.
3. “Envío/Recepción”.
4. “Devoluciones”.
5. “Crear devolución”.
6. Marca “Proveedor”.
7. Selecciona el proveedor.
8. Ingresa SKU del producto.
9. Ingresa cantidad a devolver.
10. Selecciona código de razón.
11. Si posees más productos a
devolver selecciona “Agregar
artículo” y repite paso 8, 9 y
10.
12. “Distribuir”
13. . ¿Confirma que desea
distribuir las devoluciones
seleccionadas? (Si/No).

3
GERENTES, SUB GERENTES O APV SENIOR:
Entrega físicamente al Proveedor los productos de la devolución.
 Coloca en los espacios en blanco de las dos (2) copias del reporte “Informe de
Devolución”, la siguiente información en letra legible:

 Nombre, apellido, fecha y firma del Gerente o Subgerente de tienda

que realiza la devolución.
 Nombre, apellido, cedula, fecha y firma del personal representante
del proveedor que retira los productos devueltos.
 Sella las dos (2) copias del reporte “Informe de Devolución”.

 Entrega una de las copias del reporte “Informe de Devolución” sellada y

firmada con los datos del Gerente o Subgerente de la Tienda así como con los
datos del Proveedor, al representante del proveedor junto a los productos
devueltos.

 Resguarda en la tienda la segunda copia del reporte “Informe de Devolución”

sellada y firmada con los datos del Gerente o Subgerente de la Tienda así
como con los datos del Proveedor.

 En caso de que el Proveedor entregue Nota de Crédito,

resguarda en Tienda junto a la copia del reporte “Informe de
Devolución”.
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GERENTES, SUB GERENTES O APV SENIOR:

Proveedores con Acuerdo Comercial

 Mantén los productos de proveedores con acuerdos comerciales, a destruir en un lugar especial, separado de los dañados.
 Realizar el ajuste en SIM de los productos, por el motivo Acuerdo Comercial.
 Cada 15 días hábiles el Gerente de Área firma los dañados de la tienda, en ese momento debe firmar los productos ajustados por el motivo Acuerdo
Comercial; indicando la siguiente información:
 En la visita del Gerente de Área procede a:
 Mostrar los productos ajustados con el respectivo soporte del ajuste en SIM por el motivo Acuerdo Comercial.
 Solicita al Gerente de Área revise el detalle del soporte del ajuste a proveedores con Acuerdo Comercial vs los productos físicos. Una vez
validado los ajustes, el Gerente de Área procede a firmar el soporte.
 Gerente de Tienda, firmar con nombre y apellido, cédula y fecha el informe de devolución a proveedores con acuerdo comercial.
 Gerente de Área y de Tienda desechan la los productos una vez realizada la revisión.
 Archiva en Tienda los soportes del ajuste (reporte de “Devolución a proveedores con Acuerdo Comercial” firmado por el Gerente de Área y Gerente de
Tienda).

5
GERENTES, SUB GERENTES O APV SENIOR:

Archivo electrónico en Tienda del Soporte de la devolución.

 Crea una carpeta electrónica denominada “Devoluciones a Proveedores Externos”.

 Diariamente digitaliza y archiva la(s) copia(s) del “Informe de Devolución” firmada por el proveedor y personal de Tienda;
así como las notas de crédito que correspondan.

6
GERENTES, SUB GERENTES O APV SENIOR:

Envía el soporte físico de la devolución al Archivo.

 Semanalmente crea un lote con los soportes de las devoluciones entregadas al proveedor. Los soportes deben contener los datos del personal de Tienda y
Proveedor.
 Introduce los soportes de las devoluciones entregadas en un sobre manila e identifícalo claramente, con letra molde y
legible, con la siguiente información:
De: Farmacia XXX.
Asunto de la valija: Devoluciones a Proveedores Externos desde DD-MM-AA hasta DD-MM-AA (indicar la fecha desde – hasta de las
devoluciones realizadas a proveedores externos).
 Coloca el sobre en la cesta que envías los reportes de Compra e Ingreso al CENDIS.

 Envía el día asignado con el camión del CENDIS, la cesta contentiva de:
 Reportes de compra
 Reportes de ingresos
 Sobre con soporte de devoluciones proveedores externos.

RECUERDA:

 La devolución de los productos debe realizarse únicamente a través de SIM usando el HH o la PC.
 Los únicos productos a desechar por la tienda son los de Acuerdo Comercial previa autorización del Gerente de Área,
quien deberá firmar el informe de “Devolución a proveedores con Acuerdo Comercial”.
 El informe de devoluciones no debe incluirse dentro del reporte de compras, debe realizarse en lote o sobre diferente.
 Envía al archivo, los soportes físicos de la devolución.
 Los proveedores que realicen cambio por cambio no se les debe realizar ajuste de devolución.
 De existir error en la devolución solicita ajuste de inventario al auditor de zona o tu Gerente de Área con copia al
departamento de Cuentas por Pagar.
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DATOS DE ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PROCESO.:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha de emisión:

Junior Valera. Yessyca Linero. Yessyca Linero. 26/06/2017

Coordinador de Cuentas por
Pagar.
Elena Lobo.
Coordinador de Innovación y
Proceso para Operaciones.
Gerente de Innovación y Procesos Gerente de Innovación y Procesos
para Operaciones. para Operaciones.
Alejandra Alvarez. Alejandra Alvarez.
Gerente de Cuentas por Pagar. Gerente de Cuentas por Pagar.
Yulissa Padilla.
Gerente de Auditoria de Tiendas.
Mikel Mendoza.
Especialista de proveedores de
despacho directo.
Katiuska Zambrano.
Asistente de Control de Pérdida y
Servicio – Tepuy.
.

CONTROL DE CAMBIO DEL PROCESO:

Fecha de la
N° de
actualizació Responsable de la actualización. Descripción del Cambio:
Revisión.
n del

REGISTRO DE CONFIRMACIÓN DE RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL PAP EN LOS RESPONSABLES DE EJECUTAR

EL PROCESO:
NOMBRE Y APELLIDO
CI CARGO FECHA FIRMA
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Gerente de Tienda.

Sub Gerentes de
Tienda.

Farmacéuticos.

APV Senior.

DOCUMENTO CONTROLADO. NO COPIAR SOLO PARA USO INTERNO DE FARMATODO.