DISEÑO, DESARROLLO Y MONTAJE DE UNA APLICACIÓN SISTEMATIZADA PARA

EL MANEJO Y CONTROL DE LOS INVENTARIOS DE PRODUCTOS Y MATERIALES

DE LA FERRETERÍA “XXXXXXXX”.

ELABORADO POR

YULIANA VALENTINA CAMARGO SIERRA

CORPORACIÓN TRIGAL DEL NORTE

¨Construyendo Futuro Con Calidad Humana¨

SAN JOSE DE CUCUTA

2019
DISEÑO, DESARROLLO Y MONTAJE DE UNA APLICACIÓN SISTEMATIZADA PARA
EL MANEJO Y CONTROL DE LOS INVENTARIOS DE PRODUCTOS Y MATERIALES
DE LA FERRETERÍA “XXXXXXXX”.

ELABORADO POR

YULIANA VALENTINA CAMARGO SIERRA

CORPORACIÓN TRIGAL DEL NORTE

¨Construyendo Futuro Con Calidad Humana¨

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2019
DISEÑO, DESARROLLO Y MONTAJE DE UNA APLICACIÓN SISTEMATIZADA PARA
EL MANEJO Y CONTROL DE LOS INVENTARIOS DE PRODUCTOS Y MATERIALES
DE LA FERRETERÍA “XXXXXXXX”.

ELABORADO POR

YULIANA VALENTINA CAMARGO SIERRA

RECTOR

JOSE SEPULVEDA

CORPORACIÓN TRIGAL DEL NORTE

¨Construyendo Futuro Con Calidad Humana¨

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2019

DISEÑO, DESARROLLO Y MONTAJE DE UNA APLICACIÓN SISTEMATIZADA PARA

EL MANEJO Y CONTROL DE LOS INVENTARIOS DE PRODUCTOS Y MATERIALES
DE LA FERRETERÍA “XXXXXXXX”.
 ELABORADO POR

YULIANA VALENTINA CAMARGO SIERRA

Los suscritos Rector y jurado del presente trabajo de grado, una vez realizada
la versión escrita y presenciado la sustentación oral, decidimos otorgar:

La nota de ------------------------------------------------------------------

Para constancia firmamos en la ciudad de San José de Cúcuta el XX de XXXXXXXX de

2019:

Rector: JOSE SEPULVEDA

Firma: -------------------------------------------------------------

Jurado: xxxxxxx

Firma: -------------------------------------------------------------

Jurado: xxxxxxx

Firma: -------------------------------------------------------------

Jurado: xxxxxxx

Firma: -------------------------------------------------------------
AGRADECIMIENTOS

xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

YULIANA VALENTINA CAMARGO SIERRA

TABLA DE CONTENIDO
CONTENIDO DE FIGURAS O ILUSTRACIONES
CONTENIDO DE TABLAS
1. INTRODUCCIÓN

San José Cúcuta es una ciudad llena de negocios comerciales formales e informales,
debido al elevado índice de crecimiento poblacional y por ende el sector de la
construcción se ha visto beneficiado al generar un mayor número de viviendas y
también locales comerciales, originando un gran nivel de competencia de diversas
cadenas ferreteras como pymes o microempresas, éstas últimas se manejan
administrativa y organizacionalmente de manera empírica; por desconocimiento de un
eficiente direccionamiento de los recursos; provocando así una inestabilidad que podría
conllevarla al fracaso.

En la actualidad, la globalización mundial y el gran nivel competitivo ha provocado que

muchos empresarios busquen nuevas maneras de desarrollar a sus empresas para
alcanzar una etapa de prosperidad económica y estabilidad de los miembros que la
integran dirigiéndose principalmente en tomar decisiones orientadas a la reducción de
los costos, mejoramiento de la calidad y agilidad en los procesos para alcanzar los
máximos resultados económicos.

Para ello, es preciso encontrar opciones de técnicas y métodos que contribuyan a la

optimización de sus recursos, incrementar los resultados financieros para poder crear
estrategias y tomar decisiones correctas, las que producirán en una empresa a ser
eficiente en el mundo competitivo de hoy.

Debido a la ausencia de un adecuado sistema de control que ayude a establecer los

estándares de inventarios y la fijación de precios, las organizaciones tienen problemas
en su inventario cuando las existencias físicas no coinciden con las existencias en
documentos, aspecto que implica una serie de factores negativos para el crecimiento de
la empresa.

A través del control permanente de mercaderías los propietarios y administradores de la

Ferretería XXXXXXX podrían conocer a ciencia cierta la rotación de cada uno de los
productos, saber cuáles son los más solicitados y en base a qué criterios solicitar una
nueva provisión de tal manera que pueda extraer estrategias específicas para
aprovechar dicha situación; igualmente indicaría los productos que menos rotación
tienen de tal manera que se pueda establecer tácticas para que su demanda se
incremente o sencillamente que la empresa deje de invertir en ese tipo de artículos ya
que no son muy negociables.
2. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

2.1. Antecedentes de la idea.

La Ferrerteria XXXXXX es una empresa nueva, que va en crecimiento,

brindando la variedad de productos ferreteros en construcción, con una
propuesta de valor agregado que se fundamenta en el buen servicio al
cliente, la calidad de los productos e imagen innovadora.

Debido a su buena acogida en el sector se ha abiertos a todo público en

general, captando clientes, entre algunos de sus principales clientes se
destacan importantes empresas de la construcción en la zona.

2.2. Planteamiento del problema

El presente tema a desarrollarse servirá como un documento de información para las

diferentes empresas existentes en la zona, por cuanto su investigación aportará en la
necesidad de contar con un sistema de inventarios que puedan brindar mayor control
para el correcto funcionamiento de los mismos dentro de una empresa, ya que gran
parte de las empresas no logran mantener su poder competitivo y mucho menos lograr
altos niveles de crecimiento debido al poco control que realizan.

La ciudad de San José de Cúcuta, es una ciudad con un alto índice de competencia;
debido a su creciente mercado en la construcción y comercial, un ligero estudio sobre la
situación actual puede orientar en la determinación de la causa principal que ha llevado
a muchas empresas a cerrar su actividad comercial, la misma que es debido a la crisis
económica del país vecino, que afecta considerablemente el comercio en la ciudad de
Cúcuta.

La empresa Ferretería “XXXXXX”, ubicada en la ciudad de San José de Cúcuta en el

departamento de Norte de Santander, se ha dedicado a la compra y venta de productos
de ferretería, la misma que nunca ha tenido un sistema para controlar sus inventarios,
provocando que las existencias físicas no coincidan con lo que debería haber según
documentos, el mismo que ocasiona el desconocimiento del valor real de los
inventarios.

La empresa, en la actualidad requiere implementar e implantar una aplicación

sistematizada para el correcto control de sus inventarios, de tal manera que se pueda
conocer elementos y los precios de cada uno de sus productos en base al que la
empresa decida establecer en base al criterio de competencia.

Las situaciones expuestas revelan que la empresa ha sido manejada de forma poco
científica sin una base o sustento técnico por lo que no tiene un control efectivo sobre
sus inventarios, y la sección financiera se la maneja en forma empírica, al realizarse tan
sólo un registro general, lo que dificulta tener bien detallados los aspectos contables.

Si la empresa ferretera “XXXXXX”, así como otras del mismo renglón continúan
laborando de la forma en que lo vienen haciendo afrontarán a mediano plazo
inconvenientes a nivel contable y financiero, así no se podrá concretar los márgenes de
utilidades reales que la empresa genera, será difícil determinar el abastecimiento y
rotación de mercancías, convirtiéndose en un obstáculo para el crecimiento de las
mismas.

Los problemas expuestos anteriormente generan en la empresa una desorganización

en el área de inventarios sin un control eficiente el cual permita un crecimiento a nivel
comercial y una planificación general, por lo que el diseño de un control de inventarios
podría dar solución a dichas situaciones y optimizar sus recursos, de forma que los
clientes obtengan una mejor atención acorde, eficiente y por ende una mayor
satisfacción en sus necesidades. Por lo tanto, la empresa ferretera “XXXXXXX”
necesita mejorar su control de inventarios mediante técnicas lo que ayudará al
cumplimiento de los objetivos que se plantee.

2.3. Formulación del problema

¿Qué efectos ocasiona no aplicar un sistema de control de inventarios en la empresa

ferretera “XXXXXX”? ¿Cómo la implementación de un sistema de inventarios permitirá
un mayor control de las existencias mercaderías?

¿Qué estrategia debe implementar la empresa Ferretería “XXXXXX” para

administrar correctamente sus inventarios y permita el control absoluto de los
artículos entrantes, salientes y saldos, así como su valoración para poder
brindar precios óptimos que nos permitan competir con empresas del mismo
sector ferretero?

2.4. Sistematización
• ¿De qué forma un sistema de inventarios permitiría mejorar la administración de la
mercancía que hace tránsito por la empresa?
• ¿Cómo la implementación de una aplicación sistematizada logrará optimizar el
control de la mercancía en cada uno de los inventarios?

• ¿Por qué la empresa precisa de una aplicación sistematizada para el control de

inventarios que garantice el correcto manejo de la mercancía?

• ¿Qué beneficios presenta la implementación de una aplicación sistematizada para el

control de los inventarios de la empresa?

• ¿Qué efectos en función de rentabilidad producirá la implementación de la

aplicación sistematizada de un sistema de control de inventarios?
 2.5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

2.5.1. Objetivo general

Diseñar, desarrollar y hacer el montaje de una aplicación sistematizada para el control

de inventarios de forma rigurosa, relativo al ingreso y salida de la mercancía y el
manejo de los saldos con las cuales se obtendrán como resultado inventarios con
menos porcentaje de error, así como su validación y cálculo óptimo de sus costos para
generar ventas con precios competitivos.

2.5.2. Objetivos específicos

 Conocer muy bien el sistema actual de inventarios.

 Identificar las falencias del sistema que se está aplicando actualmente.

 Analizar los diferentes sistemas de inventarios que existen.

 Recoger información sobre los documentos utilizados para el despacho de la

mercancía.

 Conocer los controles que existen en el despacho de mercancía actualmente en la

empresa.

 Elaborar un plan de capacitación para el personal sobre las Normas y

Procedimientos del Sistema implementado.

 Realizar un Reglamento Interno del manejo de los inventarios.

 Establecer la matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas).

 Elaborar el diseño del sistema de Control Interno de Inventarios.

 2.6. Justificación

En los últimos años el sector comercial de la ciudad de San José de Cúcuta se ha

venido estancando dada la recesión económica producto de la devaluación descomunal
del precio del bolívar, moneda oficial del vecino país de Venezuela, pero sin embargo el
sector de la construcción se ha mantenido estable con ligeros crecimientos y con ellos
el crecimiento de nuevas empresas, posiblemente con capital extranjero, las mismas
que tienen como objetivo la rentabilidad, pero la manera de manejar sus operaciones
poco científicas han llevado a muchas a obtener grandes pérdidas, hurtos o sobrantes
de cantidades de productos obsoletos.

Las empresas deben llevar un control muy rigurosos en torno al inventario porque
dependiendo del tipo de empresa ésta es una de las partes más importantes ya que
toda la actividad económica está en la rotación del inventario de mercancia.

El manejo de inventarios en una empresa es importante ya que de éste depende el

abastecimiento de mercancías y la fijación de precios, por lo tanto su accionar debe
estar basado en teorías científicas que avalen su funcionamiento para que se puedan
concretar los propósitos, metas y objetivos de la empresa en un corto, mediano, largo
plazo y poder entrar al mercado competitivo.

Mediante la bibliografía que presentan las universidades de la ciudad y especialmente

la información obtenida en la red mundial de datos – el Internet- por medio de una
amplia biblioteca virtual, se podrá acceder de forma ágil a los requerimientos científicos
que serán el fundamento teórico para el progreso de la presente investigación, la misma
que se irá adaptando a la realidad de nuestra ciudad y el resto del departamento de
Norte de Santander.

Las empresas actualmente en nuestro medio se han ido creando sin contar con un
asesoramiento ni basándose en un proceso científico por lo que la presente
investigación brindará una planificación administrativa por medio de la cual toda clase
de empresas que dedique sus actividades a la labor comercial tenga la posibilidad de
mejorar su organización interna optimizando el recurso humano. Por lo cual se ha
desarrollado este proyecto, con la finalidad de promover al crecimiento de las
organizaciones tomando en cuenta los objetivos de tal forma que se puedan determinar
las metas que guiarán al éxito.
3. MARCO REFERENCIAL

3.1. MARCO TEÓRICO

3.1.1. Planeación Estratégica

 ¿Qué es la planeación?

Planear es la función que tiene por objetivo fijar el curso concreto de

acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que orientaran
la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de
tiempo y números necesarios para su realización.

Planear, en el mejor de los casos, "significa que las decisiones que hoy
se adopten producirán resultados útiles en alguna fecha futura,
resultados que se desprenden de la finalidad y de los objetivos de la
organización"

A partir de las definiciones anteriores podemos establecer el significado

de la planeación en forma más amplia como un proceso que permite la
identificación de oportunidades de mejoramiento en la operación de la
 organización con base en la técnica y el establecimiento formal de
planes o proyectos para el aprovechamiento integral de dichas
oportunidades. En otras palabras, la planeación es la determinación
racional de a dónde queremos ir y cómo llegar allá, es una relación
entre fines y medios.

El propósito de la planeación es determinar lo que debe hacerse esta

semana, o este mes, o este año, para estar en una situación
satisfactoria la semana próxima, o el mes próximo o cinco años más
tarde. No se relaciona con futuras decisiones, sino con el impacto futuro
de presentes decisiones. Debe trabajarse con el respaldo de objetivos y
determinar lo que ha de realizarse para alcanzar dichos objetivos en
tiempo determinado. La planeación no intenta eliminar el riesgo, pero
asegura que los riesgos sean tomados en el tiempo correcto. Intenta
asegurar el uso efectivo de los recursos disponibles que conduzcan al
logro de los objetivos más importantes.

3.1.2. Clasificación de las empresas

Existen diferentes parámetros en su clasificación como se lo indica a continuación:

3.1.2.1. Por su naturaleza

Las empresas pueden clasificarse en:

a) Industrial: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de

bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas.

b) Comerciales: Son intermediarios entre el productor y el consumidor, su función

primordial es la compra - venta de productos terminados.

c) Servicios: Como su nombre lo indica son aquellas que brindan servicio a la

comunidad y pueden tener o no fines de lucrativos.

La empresa objeto de estudio es una empresa comercial cuya única actividad es la

compra y venta de productos terminados.

3.1.3. Empresa ferretera “xxxxxx”

Esta empresa corresponde a la clase comercial las cuales son intermediarios entre el
productor y el consumidor, y su función principal, es la compra y venta de productos
terminados.
La empresa se establece en la ciudad de San JOse de Cúcuta en el barrio XXXXXXXX,
en el año de XXXX, el Señor XXXXXXXXX decide crear la empresa, con registro de
Cámara de Comercio No XXXXXXXX en el que se especifica que se refiere a una
persona natural obligada a llevar contabilidad, la cual se encuentra ubicada en la
dirección XXXXX.

El capital inicial fue de XXXXXXX de pesos invirtiendo el mismo en su totalidad en

productos ferreteros como clavos, alambres, zinc, pinturas, cemento de contacto,
candados, sogas, machetes, etc. los ítems de productos que poseían al inicio eran más
o menos unos veinte pero con el pasar de los mese fueron incrementando poco a poco
su variedad de productos. Al inicio contrató sólo un empleado para que le ayudara con
la atención al cliente.

El crecimiento que esta empresa ha tenido se lo puede constatar al conocer que en la

actualidad el número de productos que posee son más o menos unos 300, los mismos
que en un 30% son importados y el 70% comprados a proveedores locales.

3.1.4. Procesos de la empresa

“Es la combinación de las actividades que realiza la planificación, la organización, la

dirección y el control de una empresa”.

El siglo XIX varios autores acostumbraban a definir la administración en cuatro

funciones específicas los gerentes planifican, organizan, dirigen y controlan, por lo tanto
cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar
las actividades de los miembros de la organización.

• Planificar.
• Organizar.
• Dirección.
• Control.

En el proceso administrativo se realiza una serie de pautas necesarias para llegar

eficientemente a los objetivos deseados por la empresa, para esto se utiliza la dirección
la cual posee la tarea de liderar con motivación y comunicación al equipo de trabajo,
esto se debe a que el personal trabaja en distintas áreas las cuales tienen una tarea
propia y todas estas fuerzas se deben equilibrasen para realizar los objetivos o metas
de la empresa; sin dejar de un lado la administración de los recursos que posee una
empresa ya que sin estos tampoco se lograría llegar al punto deseado.
La Ferretería “XXXXX”, requiere la implementación de un proceso administrativo
completo, ya que desde sus inicios, las actividades las han ido realizando de forma
empírica, lo que ha ocasionado que su crecimiento económico no haya sido ágil y
también es la causa de los problemas a nivel interno.

3.1.4.1. Planificación

Las acciones que se llevan a cabo para concretar planes y proyectos de distinto tipo
forman parte de la planificación.

“Comprende escoger las tareas que deben ejecutarse para alcanzar los logros de la
organización, bosquejar como las tareas se deben ejecutar, e indicar cuando deben ser
ejecutadas. Las actividades de planeación se enfocan en el alcance de las metas. Por
medio de sus planes, los gerentes bosquejan exactamente lo que las organizaciones
deben hacer para tener éxito”.

Dentro de la ferretería “XXXXXX ”, las metas a seguir son: reforzar el control de

inventarios de tal manera que se obtenga una información constante y real de las
necesidades y requerimientos de la empresa.

3.1.4.2. Organización

“La organización es un sistema formal porque es un ente creado para un objeto, es

diseñada artificialmente para que cumpla la meta. Lo primero y fundamental de una
organización debe ser el grupo de personas que la conforman. La organización también
es un conjunto de roles que sé interactúan y que se entrelazan”.

Una buena organización depende de la estructura orgánica, niveles jerárquicos,

reglamentos, responsabilidades y del talento humano que posee la empresa.

3.1.4.3. Dirección

“La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización

efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida a
base de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad, y se
vigila de manera simultánea que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes
emitidas”.

“La Dirección es el proceso de orientar las actividades del personal de la organización

en las direcciones apropiadas. Las direcciones apropiadas, por supuesto, son aquellas
que conducen al logro de los objetivos del sistema administrativo”.
El encargado de realizar esta tarea es el gerente que en este caso es el propietario,
para lo cual es preciso que se capacite de tal manera que pueda ejercer sus funciones
de forma adecuada.

3.1.4.4. Control

Al mismo ritmo que las empresas se vuelven más complejas y más modernas, el
problema del control aumenta. Por tanto los dueños o futuros gerentes deben tener un
conocimiento laboral sobre los puntos fundamentales de la función de control.

En forma simple “controlar implica hacer que las cosas sucedan como se planearon.
Esta definición conlleva que la planeación y el control son funciones virtualmente
inseparables”.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa

cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección
eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no
existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los
objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto
organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

Control consiste en un esfuerzo sistemático de comparar el rendimiento con los

estándares, planes u objetivos predeterminados, con el fin de identificar si el
rendimiento cumple esos estándares o necesidades y si no es así, aplicar los
correctivos necesarios.

3.1.5. Control interno

Una responsabilidad muy importante del administrador de un negocio es mantener sus

operaciones bajo control. Los propietarios y los más altos ejecutivos establecen las
metas de la empresa.

”El control interno es el plan organizacional y todas las medidas correspondientes

adoptadas por una empresa para:

• 1.- Proteger los activos.

• 2.- Estimular el cumplimiento de las políticas de las compañías.
• 3.- Promover la eficiencia operacional.
• 4.- Asegurar registros contables exactos y contables”13.

“Control Interno es un plan organizacional y todas las medidas relativas que adopta un
entidad para salvaguardar activos, fomentar al acatamiento de las políticas de la
compañía, promover la eficacia operativa y garantizar que los registros contables sean
precisos y fiables. Los controles internos son más efectivos cuando los empleados de
todos los niveles adoptan los objetivos y normas éticas de la organización”.
 3.1.5.1. Control interno sobre los inventarios.

“El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de un negocio de comercialización. Las compañías exitosas tienen
gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno
sobre los inventarios incluyen”:

 Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice.

 Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

 Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daños y

descomposición.

 Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los

registros contables.

 Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo

unitario.

 Comprar el inventario en cantidades económicas.

 Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual

conduce en pérdidas en venta, recomendando la aplicación del EOQ previo al
pedido.
 No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

Todas las empresas deberían necesariamente realizar el conteo anual de sus

inventarios, y la única manera de tener la certeza del inventario disponible es
contándolo.

Los errores surgen en los mejores sistemas contables y necesitamos de la contabilidad

para establecer el valor correcto de los inventarios. Cuando detectamos un error, se
comparan los registros con el conteo físico.

3.1.6. Importancia del control interno

La importancia que presenta el control interno a las organizaciones son las siguientes:
 Establece una estructura estándar de Control Interno que soporte los procesos de
implementación, unifique los criterios de control y garantice un control corporativo a
la gestión de las entidades que les permita el cumplimiento de sus objetivos.

 Motiva la construcción de un entorno ético alrededor de la función administrativa de

la entidad.

 Mantiene una orientación permanente a controlar los riesgos que pueden inhibir el
logro de los propósitos de la entidad.

 Establece la Comunicación como un proceso de control a la transparencia de

información.

 Se basa en una gestión de operaciones por procesos.

 Le otorga un valor preponderante a la evaluación ya sea esta de orden

administrativo, realizada por las Oficinas de Control Interno o efectuada por los
órganos de Control Fiscal.

 Confiere gran impacto a los Planes de Mejoramiento, como herramienta que

garantiza la proyección de la entidad pública hacia la excelencia administrativa.

3.2. Contabilidad en las empresas

Tanto las empresas comerciales como en las empresas de servicios se establecen

contabilidad para conocer el Estado de Ganancias y Pérdidas únicamente sin embargo
se pueden establecer ciertas sugerencias.

 Determinar el costo del bien o servicio

 Conocer el efectivo con el que cuentan
 Definir los ingresos y ganancias
 Determinar los costos en base a las necesidades de la empresa.

En las empresas comerciales básicamente se hace lo siguiente:

 Se compra artículos terminados

 Se almacenan
 Se venden
 Se gana, existen ingresos
 Se compra nuevamente artículos terminados
 Compra-venta dinero de artículos terminados
 Invertir, comprar artículos terminados
 Vender

Se debe determinar el costo base al precio que se compra los artículos terminados y
tener en cuenta que este precio será diferente al precio que se venden.

3.3. Los inventarios

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para

comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de
venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de
activos circulantes.

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes
fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los
inventarios en tránsito.

Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece
tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el
inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el
inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder
determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos
por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto
mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal
función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una
constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la
apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos
controles.

Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y
disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía
vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo.

El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una
empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en
proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente
en la producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a largo plazo
sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados.

3.3.1. Propósito de los inventarios

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales

necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un
papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y
de esta forma afrontar la demanda.

Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas
responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material.

Los inventarios tienen un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras

o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance
General.

3.3.2. Administración de inventarios

Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del

inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya
que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una
manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las
medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación”.

3.3.3. Finalidad de la administración de inventarios

“La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario

que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las
cantidades de unidades a ordenar”.

3.3.4. Importancia de la administración de inventarios

La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:

 Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.
 En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.
 Que artículos del inventario merecen una atención especial.
 Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del
inventario.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser

instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir
rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo
proceso de producción.

Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del

cliente sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene
inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad
adicional para satisfacer la demanda inesperada.

El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en el

proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios
y contra la escasez de materia prima.

Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas básicas,

tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio mas bajo que
predomine en el mercado, esto tiene como consecuencia una continuación normal de
las operaciones y una buena destreza de inventario.

La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya

que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la
satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Dicha política consiste
en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la producción
de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de
materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de
rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la administración de
inventario:

 Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los

abastecimientos de los diferentes productos.
 Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría
adecuada.
 Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.
 Mantener un nivel adecuado de inventario.
 Satisfacer rápidamente la demanda.
 Recurrir a la informática.

Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario

porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan
rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipo de
inventario porque:

 La demanda no se puede pronosticar con certeza.

 Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se
pueda vender.

Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios
insuficientes, porque los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no
están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La
administración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de
ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al
fracaso financiero.

En conclusión la meta de la administración de inventario es proporcionar los inventarios

necesarios para sostener las operaciones en el más bajo costo posible. En tal sentido el
primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son, los
costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que
punto se podrían minimizar estos costos.

3.4. Sistemas de inventarios

Hay dos tipos principales de sistemas de contabilidad de inventarios:

• Sistema de Inventario Perpetuo (que es el que se va a aplicar).

• Sistema de Inventario Periódico

En el sistema de inventario perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para

cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible
todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros
mensual, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del
inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin
tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control
porque los registros de inventario están siempre actualizados.

En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del

inventario disponible. Más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo físico del
inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario
final. Esta es la cifra de inventario que aparece en el balance general. Se utiliza también
para calcular el costo de las mercancías vendidas. El sistema periódico es conocido
también como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico del inventario. El
sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario
que tienen un costo unitario bajo. ”21
 3.5. Tarjetas kardex

En el sistema de inventario perpetuo se controla el movimiento de las mercaderías a

través de las tarjetas kardex, las mismas que contienen:

• Razón Social.
• Denominación del artículo o mercadería y código.
• Existencia máxima.
• Existencia mínima.
• Método de valoración.
• Unidad de medida.
• Fecha de la transacción.
• Ingresos o entradas:
- Cantidad
- Valor unitario
- Valor total
• Egresos o salidas
- Cantidad
- Valor unitario
- Valor total
• Saldos o existencias
- Cantidad
- Valor unitario
- Valor total

FIGURA No. 1
FORMATO DE LA TARJETA KARDEX
FERRETRERIA XXXXXXXX
Artículo: Máximo:
Método: Mínimo
Unidad de medida:

Fe DETAL ENTRADA SALIDAS SALDOS

ch LE S
a C V V C V V C V V
U T U T U T
 3.6. Métodos de valoración de inventarios

Los métodos más utilizados para la valoración del inventario de mercadería son los
siguientes:

• Método PEPS (primera en entrar, primera en salir).

• Método promedio ponderado.
• Método ultima compra (Costo Actual).

3.6.1. Método PEPS

Primeros en entrar, primeros en salir. Significa que las mercaderías que ingresan
primero son las primeras que tienen que salir. Provienen del término inglés “first in, firts
out” (FIFO),

3.6.2. Promedio ponderado

En este método se determina el valor promedio de las mercaderías que ingresaron a la

empresa, es de fácil aplicación y permite mantener una valoración adecuada del
inventario.

3.6.3. Ultima compra (costo actual)

Consiste en evaluar las mercaderías al costo actual de mercado, mediante ajustes

contables.

3.7. El sistema contable

El sistema contiene la clasificación de las cuentas y de los libros de Contabilidad,

formas de procedimientos y controles, que sirven para contabilizar y controlar el activo,
pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y los resultados de las transacciones.

3.7.1. Cuenta

Es el nombre genético que agrupa valores de la misma naturaleza.

Es el nombre que se asigna a un grupo de bienes, servicios, derechos y obligaciones

de una misma especie, el que se mantienen durante el ciclo contable; el que debe ser
explícito, para evitar confusión u otra interpretación.
Las partes de la cuenta son:

a) DEBE.- En el debe se registran todos los valores que reciben, ingresan o entran a
cada una de las cuentas(lado izquierdo)

b) HABER.- En el haber se registran todos los valores que entregan, egresan o salen
de cada una de las cuentas(lado derecho)

El saldo que mantiene cada cuenta es la diferencia entre el debe y el haber de dicha
cuenta, por lo tanto es deudor cuando el Debe es mayor al Haber y es acreedor cuando
el Haber es mayor al Debe

3.7.1.1. Partes de la cuenta

• Debe
• Haber

3.7.1.2. Saldo

• Deudor
• Acreedor

3.7.1.3. Clasificación de las cuentas

La clasificación de las cuentas se dan por varias razones, entre la que se tienen:

3.7.1.4. Por su naturaleza

• Personales.
• Unipersonales.

3.7.1.5. Por el grupo al que pertenecen

• Activo.
• Pasivo.
• De Capital.
• De Reserva.
• De Gastos.
• De Rentas

3.7.1.6. Por el estado financiero

 De Balance o Estado de Situación Financiera (Balance General).
 De Estado de Pérdidas y Ganancias (Estado de Rentas y Gastos, Estado de
Resultados)

3.7.1.7. Por el saldo

 Deudoras.
 Acreedoras.

3.7.1.8. Plan de cuentas

Toda empresa para iniciar su contabilidad debe estructurar un plan o catálogo de

cuentas, con la finalidad de facilitar el manejo de las cuentas mediante códigos de
identificación; especialmente en la actualidad que se utiliza en el sistema
computarizado para poder ingresar los datos. No se puede hablar de un plan de
cuentas uniforme para todas las empresas, su estructura depende del tamaño de las
necesidades de la empresa y de quien lo elabore.”

“Denominado también Catálogo de Cuentas, es la enumeración de cuentas ordenadas

sistemáticamente, aplicable a un negocio concreto, que proporciona los nombres y el
código de cada una de las cuentas. El plan de cuentas facilita la aplicación de los
registros contables y depende de las características de la empresa: comercial, de
servicios, industriales, etc.”

3.7.1.9. Codificación de las cuentas

Es la utilización de números, letras y otros símbolos que representan o equivalen al

grupo, subgrupo, cuentas y subcuentas.

3.7.1.10. Sistemas de codificación

o Numéricos: Cuando se codifica utilizando exclusivamente números, es el que se

utiliza en la ferretería.
o Alfabéticos: Cuando se codifica utilizando exclusivamente letras.
o Mixtos: Cuando se codifica utilizando simultáneamente números y letras.

Todo código para que sea eficiente debe reunir ciertas características, cualidades o
propiedades que justamente destruyen prácticamente la intuición y la improvisación lo
que le hace más aceptable.

• Sencillez.
• Claridad,
• Flexibilidad,
• Amplitud,
• Identificación o traducción,
• Viabilidad,
• Lógico y
• Auto verificable

3.7.1.11. Grupo

 Activo.
 Pasivo.
 Patrimonio.

 Ingresos (Rentas).
 Costos.
 Gastos.
 Cuentas de Orden.

3.7.1.12. Subgrupo

ACTIVO

 Activo Corriente
 Activo no corriente
 Otros activos

PASIVO

Pasivo corriente (corto plazo).

Pasivo no corriente (largo plazo).
Otros pasivos.

PATRIMONIO

 Capital
 Reservas
 Superávit de capital
 Superávit de operación
INGRESOS (Rentas)

Ingresos operacionales
Ingresos no operacionales

COSTOS

Costos operacionales
Costos no operacionales

GASTOS

Gastos operacionales
Gastos no operacionales

CUENTAS DE ORDEN

Cuentas de orden deudoras

Cuentas de orden

4. METODOLOGÍA

4.1. Diseño o tipo de investigación

El diseño de la tesis es explicativo, desde el punto de vista del investigador es

observacional y desde la relación de la investigación es correlacional.

4.1.1. Técnicas

4.1.1.1. Revisión de Literatura

Se consultó en libros, folletos, enciclopedias e Internet; de tal manera que se pudo

recolectar información para el sustento de esta tesis.

4.1.1.2. Encuesta

Las encuestas se aplicaron a los clientes externos e internos de la Ferretería

“XXXXXX”, de tal forma que se pudieron conocer las preferencias y expectativas de los
clientes.

4.1.1.3. Consulta a expertos

Se utilizó para obtener información real y concisa en función a las experiencias que
haya ido adquiriendo los expertos tanto en el campo profesional como en el personal.

4.1.1.4. Internet

Se utilizó para la fundamentación científica como en el desarrollo del estudio de

mercado y en la estructuración de la propuesta, debido a la facilidad para obtener
información ágil, variada y precisa, tanto a nivel bibliográfico como comparativo.

4.1.2. Situación actual de la Empresa

La empresa Ferretería “xxxxxxx”, en la actualidad lleva todas sus actividades de

acuerdo a la experiencia en la que ha trabajado los años anteriores, sin embargo
continúa presentándose problemas a nivel administrativo y con los inventarios ya que
no coinciden las existencias físicas con los registros en libros, esta es la razón de esta
investigación.

4.1.3. Ubicación

La ferretería “XXXXX”, funciona desde sus inicios en la ciudad de San José de Cúcuta,
Norte de Santander; específicamente en la Av. XX Barrio XXXX, el número de teléfono
es el xxxxxxxxxx y el RUT es el XXXXXXXXXX.

4.1.4. Organización interna

La estructura interna como se lo ha mencionado anteriormente no sigue un patrón

científico sino más bien cubriendo las necesidades que se presentan en el diario
convivir de la ferretería.
 4.1.5. Organigrama estructural

El organigrama estructural que se presenta a continuación es la forma en que se

desarrolla en la ferretería.

ORGANIGRAMA
FERRETERIA xxxxxxx

4.1.6. Funciones

Las diferentes responsabilidades que tiene cada uno de los integrantes de la ferretería
“XXXXXXX son las siguientes:

a) GERENTE:

 Definición de proveedores.
 Realización de pedidos.
 Cancelación a proveedores.
 Entrega mercadería en la zona.

b) CONTADOR EXTERNO:

 Realizar el registro de las transacciones.

 Elaborar los estados financieros.
 Revisar el manejo del sistema contable en la ferretería.

c) SECRETARIA:
  Realizar el ingreso y egreso de mercadería en el sistema.
 Realizar la facturación de los pedidos.
 Cancelación de los clientes en el sistema.
 Recibir la correspondencia.
 Realizar el retiro de cheques.
 Elaborar liquidación mensual de ventas a los vendedores.
 Realizar revisión periódica o continua de los inventarios de mercadería.

d) VENDEDORES:

 Realizar ventas internas de mercaderías al por menor.

 Realizar ventas fuera del local al por mayor y menor (realizando recorridos).
 Realizar las cobranzas de las ventas realizadas.
 Apertura de mercado.

e) BODEGUERO:

 Realizar la recepción de la mercadería.

 Revisión y almacenamiento de la mercadería.
 Perchar mercadería en el local.
 Despacho de mercadería.

4.2. Análisis MATRIZ DOFA

4.2.1. Fortalezas

 Productos de calidad.
 Ubicación estratégica.
 Variedad de productos.
 Precios competitivos.
 Ventas a crédito.
 Entrega a domicilio de mercadería.
 Ventas al por mayor y menor.

4.2.2. Oportunidades

 Ampliación en la línea de productos.

 Expansión y crecimiento a nivel nacional.
 Apertura de sucursales.

4.2.3. Debilidades

 Gestión administrativa deficiente.

  Bajo control de inventarios.
 Bajo stock de productos.
 Ausencia de publicidad.
 Falta de capacitación al personal.

4.2.4. Amenazas

 Competencia desleal.
 Situación económica del país.
 Inflación.
 Incremento de la delincuencia.
 Deterioro de mercaderías por caducidad.
 Peligro de liquidez por falta de cumplimiento de los créditos otorgados a
los clientes.
 Incremento de impuestos a las importaciones.

En el presente la Matriz DOFA nos muestra que la empresa no se encuentra en una

mala situación pero si debemos mejorar mucho, reforzando más las fortalezas,
dando asesoría en la parte técnica a los clientes, así como explicar las ventajas en
la adquisición de cada uno de los productos, además debemos seguir
implementando más variedad en los productos. Debemos aprovechar las
oportunidades para seguir creciendo, tratar de corregir las debilidades mejorando la
parte administrativa y sobre todo controlar más los movimientos de los inventarios

5. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS.

A. Recursos humanos.
B. Presupuesto.
C. Cronograma.

6. CONCLUSIONES

 La Ferretería XXXXXX, es una empresa que ha progresado en base a la experiencia

de su propietario, sin embargo no lleva ningún tipo de fundamento científico en su
accionar a nivel administrativo.

 No existe un control permanente a nivel de inventarios en lo referente a las entradas

y salidas de mercadería.
 La capacitación al personal también es una actividad que en esta organización se la
tiene completamente descuidada, tan solo reciben charlas por parte del propietario
como un incentivo en su trabajo.

 No se realiza una constatación física periódica de la mercadería de tal manera que

en varias ocasiones se han presentado pedidos que no se pueden cumplir debido a
que no se encuentran en existencias.

 Se han presentado en varias oportunidades irregularidades en la consiliacion entre

los inventarios en libros y a nivel físico.

 La entrega de mercancías a los clientes no siempre se la realiza en un tiempo

oportuno.

 La empresa posee suficiente liquidez, así como también un capital positivo

suficientemente amplio.

6.1. RECOMENDACIONES

 Informar al propietario de la Ferretería xxxxxxxx sobre los beneficios en la aplicación

de técnicas administrativas en la empresa contribuyendo a que su funcionamiento
sea más organizado.

 Aplicar un manual de normas y procedimientos para el ingreso y despacho de

mercancías en la Ferretería XXXXXX.

 Promover la capacitación de los empleados ya que ellos son quienes representan a

la organización frente a los clientes y al encontrarse bien instruidos demostrarán una
imagen institucional, una mejor atención al cliente y una desempeño óptimo de sus
actividades.

 Instaurar un sistema de kárdex magnético de tal manera que en el sistema aparezca

de forma inmediata la disponibilidad o no de mercadería.

 Aplicar la propuesta de este trabajo investigativo para dar solución a los problemas
que se han presentado en función a la mercadería en la Ferretería XXXX.

 Crear un plan estratégico sobre las entrega de la mercadería, para realizarlas de un
modo más ágil y oportuno.

 Ampliar la línea de productos ya que posee suficiente liquidez, plantear nuevas
alternativas en el mercado local.

 Mantener los precios de los productos, no arriesgar mucho en los montos de crédito,
establecer límites.

BIBLIOGRAFÍA

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Linda, Contabilidad, Tercera Edición.
• BRAVO V./Mercedes, Contabilidad General, Quinta Edición.
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