SAN SALVADOR, 04 DE ABRIL DE 2013 INDICADORES CLAVE DE DESEMPEO DE ALMACENES KPI EMPRESA YOBEL (SCM), S.A. DE C.V.
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Contenido CAPITULO I ....................................................................................................................................... 3 1.1 ANTECEDENTES ...................................................................................................................... 3 1.2 CLASIFICACIN INTERNACIONAL INDUSTRIAL UNIFORME (CIIU) ........................... 4 1.3 TAMAO DE LA EMPRESA .................................................................................................... 5 1.4 ORGANIGRAMA ........................................................................................................................ 7 CAPITULO II ..................................................................................................................................... 8 2.1 PRODUCTO Y/O SERVICIOS QUE BRINDA LA EMPRESA ............................................ 8 CAPITULO III .................................................................................................................................. 11 3.1 MARCO TEORICO .................................................................................................................. 11
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CAPITULO I 1.1 ANTECEDENTES YOBEL Supply Chain Management inicio sus operaciones en 1966, tiene ms de 40 aos de experiencia y profesionales dedicados al servicio de la optimizacin de procesos en las cadenas de suministro a travs de sus unidades de negocio especializadas. YOBEL Supply Chain Management es una empresa especializada en el manejo de cadenas de suministros para terceros, usa sistemas avanzados para integrar y simplificar las operaciones de sus clientes, incluyendo administracin de inventarios, gestin de abastecimiento, gestin de fabricacin, gestin de transportes y distribucin, gestin de almacenes y gestin de la informacin. Adems, YOBEL Supply Chain Management es la primera empresa en la regin sudamericana en ofrecer el servicio tercerizado en el manejo de cadenas de suministro en 13 pases: Argentina, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Mxico, Per, Puerto Rico, Repblica Dominicana, USA (Florida) y Venezuela . Ofrece: Core business: Aplicar soluciones creativas para sincronizar las operaciones en la cadena de suministros de sus clientes a nivel de consultora, Insourcing y Outsourcing.
Servicios especiales: Administracin del planeamiento, el abastecimiento, la manufactura y la logstica.
Almacenes: Yobel maneja ms de 100,000 m 2 de almacenes.
Manufactura: Yobel maneja la produccin de ms de 10 millones de unidades al mes.
Inventario: Yobel maneja ms de 60,000 items en inventario.
Entregas: Yobel entrega a ms de 300,000 puntos de venta.
Pedidos: Yobel hace el picking de ms de 10,000 pedidos diarios.
Transporte: Yobel administra ms de 1500 vehculos. Clientes: ABL Pharma, Alberto Culver, Alicorp, Belcorp, Biersdorf, Bticino, Cocoon , Colgate , Converse , Efe , Essen , Frenosa , Gilat , Hi-Tec , Kimberly - Clark , Lain , Lpiz Lopez , LOreal, 3M , Mentholatum , MultiFoods , Novartis, Operacion Sonrisa , Patmos , Procter & Gamble , Umbro y Unilever entre otros.
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1.2 CLASIFICACIN INTERNACIONAL INDUSTRIAL UNIFORME (CIIU)
Visin general a. La Clasificacin Industrial Internacional Uniforme de todas las actividades Econmicas (CIIU) constituye una estructura de clasificacin coherente y consistente de las actividades econmicas basada en un conjunto de conceptos, definiciones, principios y normas de clasificacin. Proporciona un marco general en que los datos econmicos pueden reunirse y divulgarse en un formato diseado para fines de anlisis econmico, adopcin de decisiones y elaboracin de polticas. La estructura de la clasificacin es un formato estndar que permite organizar la informacin detallada sobre la situacin de una economa de acuerdo con principios y percepciones econmicos.
b. En la prctica, la Clasificacin se utiliza para facilitar un flujo constante de informacin que es indispensable para la supervisin, el anlisis y la evaluacin del funcionamiento de una economa a lo largo del tiempo. Adems de su aplicacin principal en la compilacin de estadsticas y en el anlisis econmico subsiguiente, que requieren informacin sobre actividades econmicas definidas en forma detallada (denominadas tambin industrias), la CIIU se utiliza asimismo cada vez ms para fines administrativos, como la recaudacin fiscal, la emisin de licencias comerciales, etctera.
c. En esta cuarta revisin de la CIIU se ha aumentado la pertinencia de la clasificacin para que refleje mejor la estructura actual de la economa mundial, incorporando nuevas industrias que han adquirido creciente importancia en los ltimos 20 aos y facilitando las comparaciones internacionales mediante una mayor comparabilidad con las clasificaciones regionales existentes.
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Segn la Clasificacin Internacional Industrial Uniforme de todas las Actividades Econmicas (CIIU) Revisin 4.0 la empresa YOBEL (SCM) S.A. DE C.V. se encuentra dentro del siguiente rubro: Tomado del Manual de USO CIIU R.V. 4 DETERMINACIN DE LA ACTIVIDAD PRINCIPAL DE LA EMPRESA SECCIN DIVISIN GRUPO CLASE DESCRIPCIN DE LA CLASE H 52 521 5210 DEPSITO Y ALMACENAJE
Seccin H: TRANSPORTE Y ALMACENAMIENTO. Divisin 15: Depsito y Actividades de transporte complementarias. Grupo 154: Depsito y Almacenaje. Clase 1545: Depsito y Almacenaje. 1.3 TAMAO DE LA EMPRESA
Segn al sector econmico al que pertenecen, las empresas se clasifican en:
Industria primaria Industria secundaria Industria terciaria La empresa YOBEL S.A. DE C.V. Segn el sector econmico al que se dedica, pertenece a la clasificacin de Industria del Sector Terciario. La industria terciaria: ms conocida como industrias de servicios, la empresa YOBEL S.A. DE C.V. se dedica a la prestacin de servicios de almacenamiento y despacho de diversos productos. Para clasificar las empresas segn su tamao se toma en cuenta los siguientes criterios: Grandes Empresas: Se caracterizan por manejar capitales y financiamientos grandes, por lo general tienen instalaciones propias, sus ventas son de varios millones de dlares, tienen miles de empleados de confianza y sindicalizados, cuentan con un sistema de administracin y operacin muy avanzado y pueden obtener lneas de crdito y prstamos importantes con instituciones financieras nacionales e internacionales: INDICADORES CLAVE DE DESEMPEO DE ALMACENES KPI EMPRESA YOBEL (SCM), S.A. DE C.V.
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Medianas Empresas: En este tipo de empresas intervienen varios cientos de personas y en algunos casos hasta miles, generalmente tienen sindicato, hay reas bien definidas con responsabilidades y funciones, tienen sistemas y procedimientos automatizados. Pequeas Empresas: En trminos generales, las pequeas empresas son entidades independientes, creadas para ser rentables, que no predominan en la industria a la que pertenecen, cuya venta anual en valores no excede un determinado tope y el nmero de personas que las conforman no excede un determinado lmite. Microempresas: Por lo general, la empresa y la propiedad son de propiedad individual, los sistemas de fabricacin son prcticamente artesanales, la maquinaria y el equipo son elementales y reducidos, los asuntos relacionados con la administracin, produccin, ventas y finanzas son elementales y reducidos y el director o propietario puede atenderlos personalmente.
La empresa YOBEL S.A. DE C.V. segn su tamao, se clasifica como mediana Empresa. Clasificacin de la empresa YOBEL (SCM) S.A. DE C.V. SEGN SECTOR ECONMICO SEGN SU TAMAO Industria Terciaria, de servicios Mediana Empresa.
1. 4 ORGANIGRAMA Pgina 1 ORGANIGRAMA DE YOBEL S.A. DE C.V. Gerente Regional
Jefe de Logstica de Entrada
Jefe de Logstica de Salida
Supervisor de Logstica de Entrada
Supervisor de Logstica Interna
Supervisor de Logstica de Salida
Supervisor de Control de Calidad
Supervisor de Exactitud en los Registros de Inventarios ERI
Auditor Externo
Contador
Operarios
Operarios
operarios
Digitadores
Jefe de Logstica Interna
CAPITULO II 2.1 PRODUCTO Y/O SERVICIOS QUE BRINDA LA EMPRESA
La empresa ofrece una variedad de servicios enfocados en las necesidades de los clientes, en cualquiera de las siguientes formas: Consultora: cuando el cliente no quiere tercerizar sus operaciones, pero necesita ayuda. In- House: cuando el cliente necesita tercerizar sin dejar de usar sus activos. Outsourcing: cuando el cliente quiere tercerizar utilizando nuestros activos. Adems ayudan a las compaas en el diseo y planeacin de la cadena de abastecimiento en las siguientes reas: Gerencia de proyectos: Administracin integral de proyectos logsticos
Planeamiento: Planeamiento de compras Planeamiento de proyeccin Planeamiento de los recursos de distribucin Planeamiento de la demanda
Abastecimiento: Gestin global de compras Planeacin de abastecimiento y materiales
Manufactura: Desarrollo de productos nuevos Fabricacin de productos Maquillaje Envasado Sub-ensambles y armado de promociones Acondicionamientos Gestin de fabricas Gestin de mantenimiento Gestin de calidad Optimizacin de procesos productivos Logstica: Gestin de carga internacional Agenciamiento de aduanas Gestin de almacenes y centros de distribucin INDICADORES CLAVE DE DESEMPEO DE ALMACENES KPI EMPRESA YOBEL (SCM), S.A. DE C.V.
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Ingreso, atencin y control de ordenes Gestin de inventario Gestin de distribucin y transporte Cross- Docking Facturacin y cobranza Embalaje/ etiquetados Gestin de cambios, devoluciones y destrucciones
Las reas con las que cuenta la empresa son: LOGSTICA DE ENTRADA: enmarca las actividades necesarias para cumplir con el abastecimiento de los productos, dejndolos disponibles para su transformacin o venta. El control de la operacin de Logstica de Entrada resulta sencillo con el seguimiento va Internet, que permite consultar en lnea el estado de la orden de compra en todas las etapas. Se encarga de: Administracin logstica y control de inventarios. Compras nacionales e importadas Importaciones Nacionalizacin de la mercadera Esto implica actividades de: Gestin de inventarios Planificacin de compras de sus necesidades de abastecimiento de insumos y/o productos terminados INDICADORES CLAVE DE DESEMPEO DE ALMACENES KPI EMPRESA YOBEL (SCM), S.A. DE C.V.
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Seguimiento de polticas de stocks Adecuados niveles de rotacin LOGSTICA INTERNA: las instalaciones cuentan con una estructura fsica suficiente para albergar los productos de los clientes. De acuerdo a los requerimientos de su negocio se cuenta con reas de expansin, garantizando la mxima utilizacin de los espacios asignados redisendolos o reorganizndolos al costo operativo ms econmico posible. Garantizan una Exactitud en los Registros de Inventarios (ERI) en un 100% y el mantenimiento de su mercadera en estado de uso. Trabajan con un software de inventarios lo cual les permite trabajar con inventarios cclicos, cdigos de barra, multilocaciones, compatibilidad entre tems, volmenes, lotes, fechas de vencimiento, FIFO, trazabilidad e informacin diaria, semanal y mensual, sobre los indicadores de gestin de cada cliente para la toma de decisiones. Adems el servicio de informacin permite consultar va internet, los saldos de inventario, lotes, ltimas transacciones, etc. Se encarga de: Almacenamiento y custodia de la mercadera
LOGSTICA DE SALIDA: se despachan ms de 10,000 pedidos diarios a 200,000 destinos a nivel nacional, abasteciendo as, los requerimientos de demanda en menos de 24 horas a los diferentes canales de distribucin tales como: autoservicios, distribuidores, mayoristas, instituciones y el canal horizontal de minoristas. Un staff de profesionales en comercio exterior, maneja los despachos al exterior de los clientes a diversos destinos alrededor del mundo. El control de la logstica de salida resulta sencillo con el sistema va Internet, que permite consultar en lnea el estado de su pedido en todas sus etapas desde la produccin o fraccionamiento del pedido, despacho, reparo y liquidacin documentaria. Cuentan con un servicio de atencin al cliente SAC, que est constantemente evaluando las operaciones. Se encarga de: Produccin o financiamiento de pedidos Despacho Reparto Liquidacin documentaria Exportaciones Transformaciones, packs promocionales INDICADORES CLAVE DE DESEMPEO DE ALMACENES KPI EMPRESA YOBEL (SCM), S.A. DE C.V.
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CAPITULO III 3.1 MARCO TEORICO
INDICADORES CLAVES DE DESEMPEO (KPIS Key Performance Indicators) EN EL REA DE ALMACN
Definicin De Indicador: Un indicador se puede definir como un nmero que describe el desempeo de una ocurrencia u actividad especfica. Los indicadores claves de desempeo (KPIs) se define como indicadores con un significado estratgico que se percibe como crtico en las circunstancias actuales del negocio y que generalmente son seleccionados de un grupo previo de ellos.
Un indicador clave de rendimiento (KPI) se define como un mtodo para medir cuantificar los objetivos que permitan la medicin del desempeo. Algunos ejemplos de esto incluyen la medicin de inventarios precisin la rotacin del inventario, la cantidad de dinero gastado en compras de emergencia en comparacin con las compras globales de la empresa, los defectos de calidad interna y externa, agotamiento de las existencias, los niveles de servicio (satisfaccin del cliente), y otros que figuran en la matriz de indicadores clave de rendimiento. Gestin se lleva a estas medidas, que se realizan en forma peridica (diaria, semanal y / o mensual), y los analiza a travs de anlisis de tendencias, benchmarking y el anlisis del camino crtico (PERT). Estos nmeros se publican en los centros de trabajo, reas de operaciones estratgicas, y otras reas donde pueden ser fcilmente vistos. Muchas empresas utilizan slo unos pocos indicadores clave de rendimiento para medir los resultados. Los procesos logsticos de almacenamiento y transporte son componentes vitales de la cadena de suministro y requieren de una mejora constante para mantener niveles altos de competitividad.
Una prctica muy habitual en el anlisis y mejora de los procesos es realizar evaluaciones y comparaciones basado en indicadores y mejores prcticas. Establecer los parmetros que condicionan el mejor desempeo de almacenes es el objetivo de este estudio.
Se determin que los mismos son: Organizacin y Control Proteccin y seguridad Recursos Humanos INDICADORES CLAVE DE DESEMPEO DE ALMACENES KPI EMPRESA YOBEL (SCM), S.A. DE C.V.
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Tecnologa de manipulacin y almacenamiento Enfoque al cliente y Gestin
Dentro de cada parmetro se establecern los aspectos o indicadores que deben evaluarse dentro de la empresa, con el objetivo de facilitar su aplicacin se debe realizar una lista de chequeo.
Los aspectos son aplicables a cualquier tipo de almacn dado por que es posible adaptarlos con facilidad y su evaluacin posibilita evaluar el desempeo de un almacn de manera integral en trminos cuantitativos, comparar distintos almacenes a partir de su evaluacin, diagnosticar el estado actual a partir de identificar deficiencias que inciden en el desempeo, y contribuir en el diseo o rediseo de almacenes.
PROCESOS DE MEDICIN.
Cualquier proceso de medicin debe contemplar las siguientes caractersticas: Enfocarse sobre logros ms que sobre actividades puntuales. Usar un esquema de medicin fcil y entendible. Proveer indicacin significativa a todos los niveles de la organizacin. Promover mejoras en la efectividad del almacenamiento. Comunicar el progreso a mediano y largo plazo y permitir llevar registros histricos. Identifica el estado de preparacin.
CLASIFICACIN DE INDICADORES DE DESEMPEO.
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PROCESO DE DESARROLLO DE INDICADORES.
BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN BUEN GRUPO DE INDICADORES. La definicin de un conjunto adecuado de indicadores permite: Mejora el proceso de gerenciamiento del mantenimiento al ampliar la visin del mismo. Facilita la implementacin de un proceso de mejora continua. Permite la comparacin con otras empresas externas. Promueve la sana competencia. Se convierte en un vehculo para compartir datos e informacin sobre el proceso de mantenimiento. Identifica futuros obstculos en el proceso.
UN BUEN CONJUNTO DE INDICADORES CLAVE (KPIS) DEBE:
Dar soporte a la toma de decisiones estratgicas. Reconocer la diversidad inherente del negocio. Soportar procesos de referenciamiento y monitoreo. Ser claramente definidos, medibles y verificables. Ser entendibles y con significado a todo nivel de la organizacin. Basados en la evaluacin integral del mantenimiento. Ser consistentes a travs de diferentes sitios y organizaciones. Permitir la implementacin en forma costo-efectiva.
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EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO
PORQU ANALIZAMOS EL ALMACN Organizar las actividades en el Almacn minimizando recorridos y actividades Evitar doble o triple manipulacin de los productos Aumentar precisin en el inventario Mejorar el servicio al cliente con mayor precisin en los despachos Absorcin de picos de recepcin y/o despacho Mejorar sistemas de recepcin y despacho Aumentar el volumen manipulado por el almacn en unidad de tiempo Disminuir los niveles de inventario con mejores y ms organizadas prcticas, con el objetivo de liberar capital de trabajo Eliminacin de la utilizacin de operadores logsticos de terceros concentrando la operacin en un edificio totalmente controlado Aumentar la utilizacin por m3 de almacenamiento sobre la superficie m2 disponibles Disminuir prdidas en el almacn: perdidas por rotura, caducidad de producto, hurto de producto etc. Buscar un sistema pro-conservacin de la energa
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HERRAMIENTAS BASICAS DE LA LOGISTICA QUE APLICADAS CORRECTAMENTE MEJORAN LOS INDICADORES DENTRO DEL ALMACN Rack (estanteras de distinto tipo) mejoran la organizacin en el almacn Equipos de transporte (ayudan a mejorar la circulacin dentro almacn) Software de control de gestin (mejora precisin y ayuda a reportar fcilmente el estado del almacn) Sistema manual con software (precisin depende del obrero) Sistema automtico con software (precisin total, depende calidad software) Perifricos (ayudan a que las tareas se hagan sin papel y las verificaciones y controles sean ms rpidas y eficaces) SISTEMAS MANUALES DE ALMACENAJE Almacenamiento en piso, Alta densidad FiLo Push back. Alta densidad- FiLo Transportadores de gravedad. Alta densidad, FiFo Drive in rack. FiLo Rack Selectivo. FiFo La empresa YOBEL S.A. DE C.V utiliza el sistema Rack Selectivo FIFO
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Tabla de Indicadores de Desempeo de Almacn Descripcin Dato clave Calculo detallado Productividad Absentismo Identifica el N de horas trabajadas por el personal operativo en los almacenes reguladores (sin vacaciones, absentismo, formacin) Total de las horas no trabajadas / total horas (%)
Coste por proceso Recepcin : RRHH (ETT & empleados) + Equipamiento Coste por palet (homogneo, heterogneo, contenedor) recepcionado... Nmero de palets - bultos / persona / hora Preparacin de pedidos : RRHH (ETT & empleados) + Equipamiento Coste por lnea de pedido, tonelada, m3... Preparados Nmero de lneas de pedidos / persona / hora Cross docking : RRHH (ETT & empleados) + Equipamiento Coste por palet, tonelada, m3... En cross docking Nmero de palets en cross-docking / persona / hora Expedicin : RRHH (ETT & empleados) + Equipamiento Coste por palet, tonelada, m3 enviados Nmero de expediciones / persona / hora Control de stock : RRHH (ETT & empleados) + Equipamiento Coste por referencia articulo controlada Nmero de referencias articulo controladas / persona / da Coste Evolucin del Coste en valor vs. objetivos, presupuesto (a coste)
Evolucin del Coste en % flujo vs. objetivos, presupuesto
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Alquiler o amortizacin anual del almacn regulador /m2/ao Estanteras, sprinklers, preparacin automatizada, amortizaciones $/m2/ao Total coste de alquiler + Equipamiento $/m2/ao Tasa de utilizacin de la capacidad del almacn % Nmero de palets en el almacn / capacidad del almacn en nmero de palets
RRHH % ETT / total RRHH
Actividad Estacionalidad (mensual, semanal, diaria) y tendencia Seguimiento del nmero de lneas de picking, del nmero de camiones, m3 or ton. Enviados
Flujo de recepcin / capacidad Identificacin del flujo vs. RRHH capacidad
Flujo de preparacin / capacidad Identificacin del flujo vs. RRHH capacidad
Flujo de expedicin / capacidad Identificacin del flujo vs. RRHH capacidad
Cualidad y servicio Mermas Perdida de productos (a precio de compra) / valor total de las expediciones (a precio de compra)
Mermas Perdida de productos (a precio de compra) / valor total del stock (a
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precio de compra) Diferencias (proveedores y clientes) Nmero de lneas de pedido entregadas con litigio / Nmero total de lneas entregadas
Diferencias (proveedores y clientes) Valor de los productos entregados con litigio / Valor total de los productos entregados
Tasa de servicio Nmero de lneas de pedido expedidas a tiempo / Nmero total de lneas de pedido expedidas
Productividad Nmero de lneas, de palets heterogneos / homogneos recibidos por persona por hora
Nmero de lneas, palets reposicionados por persona por hora
Nmero de lneas preparadas por persona por hora
Nmero de lneas, palets expedidos por persona por hora