Contabilidad en Empresas de Cosmeticos

PROPUESTA DE UN SISTEMA CONTABLE LA EMPRESA
VARIEDADES ALEYMI PARA MEJORAR LA EFICIENCIA Y

REDUCIR LOS COSTOS
ELABORADO POR
BLACKNY MARIANA HERNÁNDEZ ESPINOSA
CORPORACIÓN TRIGAL DEL NORTE

¨Construyendo Futuro Con Calidad Humana¨
SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2019
PROPUESTA DE UN SISTEMA CONTABLE LA EMPRESA
VARIEDADES ALEYMI PARA MEJORAR LA EFICIENCIA Y
REDUCIR LOS COSTOS
ELABORADO POR
Proyecto de grado para optar el título de bachiller Técnico en Auxiliar

Contable
RECTOR
JOSÉ ARMANDO SEPÚLVEDA VILLAMIL
CORPORACIÓN TRIGAL DEL NORTE

¨Construyendo Futuro Con Calidad Humana¨
SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2019
PROPUESTA DE UN SISTEMA CONTABLE A LA
EMPRESA VARIEDADES ALEYMI PARA MEJORAR LA
EFICIENCIA Y REDUCIR LOS COSTOS
ELABORADO POR
Los suscritos Rector y jurado del presente trabajo de grado, una vez realizada
la versión escrita y presenciado la sustentación oral, decidimos otorgar:
La nota de ------------------------------------------------------------------
Para constancia firmamos en la ciudad de San José de Cúcuta el 23 de Septiembre de

2019:
Rector: JOSÉ ARMANDO SEPÚLVEDA VILLAMIL
Firma: -------------------------------------------------------------
Jurado:
Firma: -------------------------------------------------------------
Jurado:
Firma: -------------------------------------------------------------
Jurado:
Firma: -----------------------------------------------------------
3
TABLA DE CONTENIDO
1 Contenido
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 8
1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA ............................................................................ 9
2. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................ 10
2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. .............................................................. 10
2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .................................................................... 11
2.3. Interrogantes de la investigación............................................................................. 11
3. OBJETIVOS ............................................................................................................... 12
3.1. OBJETIVO GENERAL .......................................................................................... 12
3.2. ESPECÍFICOS. ....................................................................................................... 12
3.3. Delimitación del problema. ..................................................................................... 13
4. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ........................................................... 13
5. MARCO REFERENCIAL .......................................................................................... 15
5.1. MARCO TEÓRICO ................................................................................................ 15
5.2. Cómo llevar la contabilidad de una pyme ............................................................... 15
5.3. También te puede interesar: Qué es el activo y el pasivo en contabilidad .............. 16
5.4. CONTROL DE INVENTARIOS ............................................................................ 17
5.4.1. Importancia del Control de Inventarios............................................................... 18
5.5. Contabilidad ............................................................................................................ 20
5.5.1. Importancia de la contabilidad ............................................................................ 21
5.5.2. La contabilidad como ciencia ............................................................................. 23
5.5.3. La Macro Contabilidad. ...................................................................................... 24
5.5.4. La Micro Contabilidad. ....................................................................................... 25
5.5.5. Contabilidad Financiera: General o Externa. ...................................................... 25
5.5.6. Conceptos ............................................................................................................ 26
5.5.6.1. Empresa........................................................................................................... 26
5.5.6.2. Ente económico ............................................................................................... 26
5.5.6.3. Persona natural ................................................................................................ 27
5.5.6.4. Persona jurídica ............................................................................................... 27
5.5.6.5. Establecimiento de comercio .......................................................................... 27
5.5.6.6. Sociedades comerciales................................................................................... 28
5.5.6.7. Comerciantes................................................................................................... 28
4
5.5.6.8. Ciclo contable ................................................................................................. 28
5.5.6.9. Partes del ciclo contable. ................................................................................. 28
5.5.6.10. Cierre. En esta etapa se elabora lo siguiente: .................................................. 29
5.5.7. Que es contabilidad ............................................................................................. 29
5.5.7.1. Objetivos de la contabilidad ............................................................................ 30
5.5.7.2. Partida doble ................................................................................................... 30
5.5.7.3. Ventajas de la partida doble ............................................................................ 31
5.5.7.4. Asientos contables........................................................................................... 32
5.5.7.5. Comprobantes de Contabilidad. ...................................................................... 32
5.5.7.6. Contenido del comprobante. ........................................................................... 32
5.5.7.7. Ecuación patrimonial ...................................................................................... 33
5.5.7.8. Descripción de la Ecuación patrimonial. ........................................................ 33
5.5.7.9. Concepto de cuenta ......................................................................................... 33
5.5.7.10. Partes de una cuenta. ....................................................................................... 34
5.5.7.11. Cuentas Reales o de Balance. ......................................................................... 34
5.5.7.12. Características de los pasivos. ......................................................................... 35
5.5.7.13. Cuenta de Orden.............................................................................................. 37
5.5.7.14. Cuentas de Orden Contingentes. ..................................................................... 37
5.5.7.15. Cuentas de Orden Fiduciarias. ........................................................................ 37
5.5.7.16. Cuentas de Orden Fiscales. ............................................................................. 38
5.5.7.17. Cuentas de Orden de Control. ......................................................................... 38
5.5.7.18. Ingreso............................................................................................................. 38
5.5.7.19. Gasto ............................................................................................................... 38
5.5.7.20. Costo de ventas ............................................................................................... 38
5.5.7.21. Cuentas por cobrar .......................................................................................... 38
5.5.7.22. Balance general ............................................................................................... 39
5.5.7.23. Estado de resultado ......................................................................................... 39
5.5.7.24. Registro ........................................................................................................... 39
5.5.7.25. Esencia sobre la forma .................................................................................... 39
5.5.7.26. Inversiones ...................................................................................................... 40
5.5.7.27. Periodo contable.............................................................................................. 40
5.5.7.28. Cuentas por pagar............................................................................................ 40
5.5.7.29. Depreciación ................................................................................................... 40
5.5.7.30. Libros de contabilidad..................................................................................... 41
5
5.5.7.31. Registro de los libros de comercio. ................................................................. 41
5.5.7.32. Forma de llevar los Libros de contabilidad. .................................................... 43
5.6. MARCO CONTEXTUAL. ..................................................................................... 45
5.6.1. Misión. ................................................................................................................ 45
5.6.2. Visión .................................................................................................................. 45
5.6.3. Valores Corporativos. ......................................................................................... 46
5.6.4. Objetivos de VARIEDADES ALEYMI ............................................................. 47
5.7. MARCO CONCEPTUAL....................................................................................... 47
5.7.1. Inventario de mercancías. ................................................................................... 47
5.7.2. Rotación de . ....................................................................................................... 48
5.7.3. Provisión de . ...................................................................................................... 48
5.7.4. Sistema de Contabilidad...................................................................................... 48
5.7.5. Aplicación sistematizada contable. ..................................................................... 49
5.7.6. Módulo de sistema contable APP. ...................................................................... 49
5.7.7. y proveedores (CxC, CxP). ................................................................................. 49
5.7.8. Estado de por múltiples clasificadores. .............................................................. 50
5.7.9. Control interno. ................................................................................................... 50
5.7.10. Cuentas por cobrar. ............................................................................................. 51
5.7.11. Inventarios, Compras, Facturación y Punto de Venta. ........................................ 52
5.7.12. Descuentos directos en ventas............................................................................. 52
5.7.13. Descuentos financieros. ...................................................................................... 53
5.7.14. Políticas de crédito. ............................................................................................. 53
5.7.15. Estrategias de planificación. ............................................................................... 53
5.7.16. Costos por ordenar o fijo..................................................................................... 54
5.7.17. Clasificación por precio unitario. ........................................................................ 54
5.7.18. Técnicas de administración de inventarios. ........................................................ 54
5.7.19. Recuperación de . ................................................................................................ 55
5.7.20. Estudio de alternativas de solución. .................................................................... 55
5.8. MARCO JURÍDICO ............................................................................................... 55
5.8.1. DE LA CONTABILIDAD EN COLOMBIA ..................................................... 55
6. METODOLOGÍA ....................................................................................................... 57
6.1. Descripción de la situación educativa planteada ..................................................... 57
6.2. Conocer los objetivos de la empresa en ejercicio de su actividad para la cual fue
creada. 57
6.3. Verificar la aplicación de las normas legales. ......................................................... 58
6
6.4. Tipo de investigación .............................................................................................. 58
6.5. Método de investigación ......................................................................................... 59
6.6. Fuentes de Información........................................................................................... 59
6.6.1. Las fuentes primarias .......................................................................................... 59
6.7. Técnicas e instrumentos de recolección .................................................................. 60
6.7.1. Técnicas de recolección de datos ........................................................................ 60
6.7.2. Instrumento de recolección de datos ................................................................... 61
6.7.3. Descripción de la práctica ................................................................................... 61
6.7.3.1. Ventajas y desventajas de la contabilidad computarizada .............................. 63
6.7.3.2. Ventajas: ......................................................................................................... 63
6.7.3.3. Algunas desventajas son: ................................................................................ 63
6.7.3.4. Desarrollo de objetivo en área campo. ............................................................ 63
7. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS ........................................................................... 66
7.1. RECURSOS HUMANOS ....................................................................................... 66
7.2. PRESUPUESTO ..................................................................................................... 66
7.3. CRONOGRAMA .................................................................................................... 68
8. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................ 69
7
INTRODUCCIÓN
El informe de pasantías titulado reorganización de los inventarios y de la distribuidora
VARIEDADES ALEYMI ., es realizado con el propósito de plasmar las experiencias
vividas, las actividades realizadas y el aprendizaje obtenido durante el desarrollo de las
pasantías dentro de la empresa.
En este trabajo se presenta de manera precisa y resumida los objetivos y actividades
realizadas en la empresa, con la finalidad de dar cumplimiento al Plan de Trabajo de
Pasantías.
Se describen aspectos significativos de la empresa como la misión, visión, objetivos y
estructura organizacional; también el cronograma de trabajo y las actividades realizadas
para cumplir las metas propuestas en el tiempo estipulado.
8
Los objetivos propuestos y desarrollados en su totalidad fueron; efectuar, proponer y
plantear estrategias para el mejoramiento de los inventarios y de la Distribuidora
VARIEDADES ALEYMI para facilitar el desarrollo de los procesos actuales que a
través del sistema contable analizando detalladamente el registro de entradas y salidas de
mercancía y abonos a cuentas por cobrar de los clientes en el área de almacén para el
adecuado manejo de inventarios y .
Puede expresarse que mediante el proceso de pasantías se logra un medio facilitador del
aprendizaje y de la práctica de los conceptos adquiridos a lo largo del estudio de la carrera
de Contaduría Pública, en especial el alcanzar un conocimiento más profundo sobre el
manejo contable de una empresa.
1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA
La empresa Aleymi es una empresa creada para la distribución de productos de belleza,
que vio la oportunidad de implementa una distribuidora de productos de belleza, tales
como tintes, esmaltes, champú, acondicionador, matizante. Sin embargo Aleymi decidió
ser una empresa Vareada, así que implemento artículos de papelería.
VARIEDADES ALEYMI
TIPO DE EMPRESA Empresa privada
REGIMEN Régimen común
DOCUMENTOS Cámara de Comercio
UBICACION AV 2 #4-35
9
2. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
VARIEDADES ALEYMI, es una empresa la cual se dedica a la distribución de
cosméticos y productos para la belleza y cuidado personal; esta empresa se encuentra
ubicada actualmente en la ciudad de Cúcuta, AV 2 # 4 – 35 la cual presta sus servicios
desde el año 2010. La empresa no cuenta con un sistema de contabilidad, tampoco llevan
de forma debida sus respectivos libros de contabilidad los cuales se encuentran
registrados ante la CÁMARA DE COMERCIO y conservados en forma adecuada.
En este tipo de empresas maneja una gran cantidad de productos y por lo tanto es
fundamental contar con un sistema de inventarios que permita una rotación regular de
todos los artículos y mercancías, pero a su vez con una política de inventarios para
satisfacción de proveedores.
Los aspectos anteriormente mencionados que VARIEDADES ALEYMI tiene grandes
problemas pues la rotación de inventarios, pues no existe un control adecuado que permita
mantener unos costos bajos de inventarios, estos representan para la empresa una gran
cantidad de sus activos y por medio de esta área se puede hacer un control efectivo sobre
los costos de la organización.
10
Tanto los inventarios como los clientes son de vital importancia para una empresa
dedicada a la actividad de comercialización, pues no son solo sus activos más
representativos sino que también estos representan capital y se encuentra comprometida
parte de su utilidad.
VARIEDADES ALEYMI debe procurar de forma inmediata mejorar este aspecto, pues
de seguir presentándose resultados negativos o desfavorables conllevara a un detrimento
patrimonial progresivo y a su vez a la disminución de sus principales activos.
2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Proponer un sistema contable, financiero y administrativo a VARIEDADES ALEYMI
permitirá el acceso a la información útil y oportuna para la toma de decisiones que ayuden
a un buen manejo los procesos operativos de la empresa y contribuya también al
mejoramiento de los inventarios?
2.3. Interrogantes de la investigación
a) ¿Es factible establecer las características que debe tener la gestión en los procesos de
inventarios y contable para la empresa VARIEDADES ALEYMI?
11
b) ¿Existe la posibilidad De gestionar los procesos contables aplicados en la empresa
relacionada con los inventarios?
c) ¿Se pude diseñar y desarrollar una contabilidad de los procesos operativos de la
empresa?
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Proponer un sistema contable y de organización de inventarios de los productos
cosméticos y de belleza, que me permitan llevar un mejor control de las actividades
administrativas contables y financieras de variedades aleymi.
3.2. ESPECÍFICOS.
 Efectuar un diagnóstico de la situación actual de las actividades administrativas
contables y financieras variedades aleymi.
 Diseñar estrategias que permitan mantener una gestión oportuna y eficaz de
rotación de inventarios
 Capacitar personal tanto en el diseño como en la aplicación contable a utilizar.
12
3.3. Delimitación del problema.
El presente plan de evidencia en los inventarios mediante un plan estratégico y se elabora
para la Distribuidora de Cosméticos y productos de belleza VARIEDADES ALEY
4. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Al ser estudiantes de la Técnica en Auxiliar Contable de la Corporación Trigal del Norte,,
me siento plenamente identificada con la filosofía de transformación social y productiva
en la que me veo identificada, es por ello que tenemos la vocación de servicio como
técnico laborar en el área contable, en especial en las operaciones como manejo de
inventario de los productos terminados.
Teniendo en cuenta que el colegio nos brinda la oportunidad de desarrollar nuestro trabajo
de grado bajo la modalidad de Técnico laboral en Auxiliar contable, como estudiantes
13
estoy comprometida a prestar mis prácticas en el área contable y financiera en la empresa
VARIEDADES ALEY, y de esta manera poner en práctica los conocimientos adquiridos
durante nuestra formación como Técnicos en Auxiliar Contable. Todo esto ya que el
colegio siempre está en busca de empresas donde los estudiantes de las técnicas puedan
evolucionar de manera personal logrando un desarrollo en todos en los ámbitos tanto
afectivos, emocionales, sociales, laborales y culturales.
De esta manera este proyecto se realiza con el fin de prestar una propuesta desde el área
Administrativa y Contable VARIEDADES ALEY, implementando un mejoramiento
continuo de la misma, que conlleve a una mejora y evolución sus operaciones comerciales
en el área de la cosmetología.
De acuerdo a las condiciones en la que se encuentra VARIEDADES ALEY, se busca
impulsar un proyecto que proponga la implementación Contable, Financiero y
Administrativo en el que participaran los empleados de la empresa.
Que con los conocimientos adquiridos como estudiantes de la Técnica en el área contable,
se pueda llevara a cabo la propuesta de la implementación de un sistema contable,
financiera y administrativa que nos permita el desarrollo del proyecto.
14
5. MARCO REFERENCIAL
5.1. MARCO TEÓRICO
5.2. Cómo llevar la contabilidad de una pyme
Las pequeñas y medianas empresas son cada vez más comunes, convirtiéndose en una
excelente alternativa de negocio. Pero no importa cuan pequeña sea la organización,
mantener el control de la contabilidad será siempre un aspecto importante para garantizar
15
el correcto funcionamiento de nuestra empresa y evitar también los problemas legales o
fiscales. Por eso en unComo.com te explicamos cómo llevar la contabilidad de una pyme
con éxito.1
5.3. También te puede interesar: Qué es el activo y el pasivo en contabilidad
Pasos a seguir:
Llevar la contabilidad de una pyme es importante para mantener el control de los ingresos,
los egresos, los pagos a proveedores, la facturación y en general todos los aspectos
vinculados a los gastos y beneficios que acarrea nuestro negocio.
Una de las opciones para llevar la contabilidad de una pyme más efectiva es la de optar
por los servicios de un gestor de contabilidad online. Este sistema permite, de forma
simple y económica, tener el control de la contabilidad de la pequeña y mediana empresa
sin complicaciones, sin la necesidad de contratar a un contable o de dedicar preciado
tiempo atendiendo este aspecto.
Otra alternativa habitual es la de contratar directamente los servicios de un contable. Esta
alternativa se ajusta a aquellas pymes que cuentan con la posibilidad de dedicar más
recursos económicos al aspecto de la contabilidad o que prefieren trabajar directamente
con un profesional que esté disponible completamente para atender las necesidades de su
negocio.
1
Por Carles Bonàs. Actualizado: 16 enero 2017
16
Aquellos empresarios metódicos, organizados y que entienden del tema financiero,
pueden llevar la contabilidad de una pyme. Sin embargo esto solo se recomienda si
realmente cuentas con los conocimientos suficientes para gestionar el libro de cuentas,
los cobros y pagos, la nómina, entre otros aspectos contables importantes.
Y por último también es posible llevar la contabilidad de tu pyme tu mismo, y aclarar
dudas con un profesional o recurrir a la asesoría fiscal al momento de pagar los impuestos.
Así como en el paso anterior, esto se recomienda solo para empresarios que puedan
asumir la importante responsabilidad contable con el fin de garantizar el éxito de su
negocio.
Si deseas leer más artículos parecidos a Cómo llevar la contabilidad de una pyme, te
recomendamos que entres en nuestra categoría de Economía y negocios.
5.4. CONTROL DE INVENTARIOS
“Es una herramienta fundamental en la administración moderna, ya que ésta permite a las
empresas y organizaciones conocer las cantidades existentes de productos disponibles
para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de
almacenamiento aplicables en las industrias” (Espinoza, 2011). Un correcto control de
inventario afianza la fluidez de funcionamiento de una empresa en sus distintas áreas y
fases por las que tiene que pasar. La empresa para ser productiva depende de que todos
sus departamentos se complementen para provocar eficacia en sus actividades y así no
tener futuros inconvenientes.2
2
Reyes Aguilar, 2009
17
El concepto de control comprende los elementos que se detallan a continuación:
a) La finalidad básica, la necesidad, la directriz o estatuto, la autoridad y capacidad para
su ejercicio.
b) Un entendimiento común de propósitos y consecuencias de las metas que se persiguen.
c) Un plan de organización y acción.
d) Las unidades de la organización
e) La evidencia de la asunción de responsabilidad
f) La identificación de las actividades
g) Las políticas que rigen la operación y el control interno
h) Los estándares de realización(Zorrilla Arena & Silvestre Mendez, 2004)
Para lograr un resultado eficaz se requiere implementar diferentes elementos que son
necesarios llevar acabo de manera constante y ordenada, lo que implica determinar los
diferentes conceptos implícitos en la organización. Cuando la empresa no funciona bien
desde el departamento más importante jerárquicamente los demás tenderán a seguir el
mismo patrón de deficiencia.
5.4.1. Importancia del Control de Inventarios
18
“La importancia del control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda
empresa: obtener utilidades, que reside en gran parte de ventas, ya que éste es el motor
de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas
no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad
de tener utilidades se disuelve”. (Reyes Aguilar,
2009). En general toda empresa tiene un objetivo comercial muy definido que es obtener
utilidades; pero para ello se requiere la aceptación y el consumo por parte del cliente lo
que dependerá del cumplimiento de los diferentes elementos implicados como son el
tiempo, la calidad, el servicio, otros. Cuando no se lleva el control correcto de las
existencias podemos perjudicar a los departamentos principalmente al de ventas cuando
se habla de inventario de productos terminados y por consiguiente se atrasa el curso de
metas establecidas.
“El objetivo del control de Inventarios es mantener un adecuado abastecimiento de
existencia de mercancía para la venta, pues de ello dependen las actividades primarias
para las que se construyó la empresa; es decir las operaciones de compra y venta, que
concluirían en utilidades y proporcionan flujos de efectivo, con lo que reiniciará el ciclo
financiero a corto plazo”.(Drovetta & Guadagnini, 2005)
Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. En una empresa
manufacturera el inventario equilibra la línea de producción si algunas máquinas operan
a diferentes volúmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es
proporcionando inventarios temporales o bancos.
19
Los inventarios de materias primas, productos semi-terminados y productos terminados
absorben la holgura cuando fluctúan las ventas o los volúmenes de producción, lo que
nos da otra razón para el control de inventarios. Estos tienden a proporcionar un flujo
constante de producción, facilitando su programación. (Ponce, 2005)
El control ayuda al esfuerzo para regular el desempeño, planeado y verificar la
comprensión de las políticas, y la consistencia de estas. Determina y analiza rápidamente
las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el
futuro.
Su aplicación incide directamente a la realización de la administración y consecuente, en
el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.(Ponce, 2005)
“El manejo de inventarios es un componente fundamental de la productividad. La
empresa de hoy tiene que ser productiva para sobrevivir y prosperar. En mercados
altamente competitivos, las empresas trabajan con inventarios cada vez más bajos y con
niveles de servicios cada vez más altos”.
5.5. Contabilidad
Por Gerencie.com 5 noviembre, 2017
La contabilidad permite registrar los hechos económicos que realiza una empresa y
gracias a ese registro es posible conocer el estado financiero y económico de la empresa.
20
La contabilidad es la que ha permitido saber cómo una empresa obtiene sus ingresos,
como gasta el dinero, qué activos tiene, etc.
5.5.1. Importancia de la contabilidad
Tradicionalmente la contabilidad se ha definido el “lenguaje de los negocios” por el hecho
de ser, dentro de la organización, una actividad de servicio encargada de identificar, medir
y comunicar la información económica que permite a los diferentes usuarios formular
juicios y tomar decisiones.
La contabilidad es un sistema de información integrado a la empresa cuyas funciones son:
recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la información financiera de
la organización.
Las actividades de clasificación, registro y resumen son de carácter rutinario y repetitivo
y no constituyen funciones finales de la contabilidad. El desarrollo y la sistematización
de la contabilidad ha liberado al contador de esta fase del proceso, permitiéndole dedicar
más tiempo a labores de mayor importancia, como el análisis e interpretación de la
información.
21
El objetivo primordial de la contabilidad es el de proporcionar información financiera de
la organización a personas naturales y entidades jurídicas interesadas en sus resultados
operacionales y en su situación económica. Los administradores de la empresa, los
accionistas el gobierno, las entidades crediticias, los proveedores y los empleados son
personas e instituciones que constantemente requieren información financiera de la
organización para sus respectivos análisis.
La contabilidad suministra información de la empresa a los administradores, como una
contribución a sus funciones de planeación, control y toma de decisiones; los mismos
requieren de información financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable u
oportuna.
Los accionistas o propietarios de la empresa requiere de información financiera con el fin
de determinar el rendimiento de su capital invertido y confiando a la administración.
Los empleados y organizaciones sindicales necesitan de información contable de la
empresa, la cual les permite fundamentar sus peticiones laborales y lograr así, acuerdos
con sus patronos. El gobierno también hace uso de la información suministrada por
contabilidad.
Cuando determina el monto de los impuestos de renta y complementarios y otros tributos
a cargo de la empresa. Los acreedores y entidades crediticias solicitan a la empresa
información financiera con el fin de determinar su capacidad de pago y decidir la
autorización de un préstamo.
22
La complejidad y gran número de transacciones comerciales han presentado la necesidad
de registrar todas las operaciones comerciales.
Esta técnica desempeña un papel importantísimo en la vida económica de un negocio,
cualquiera que sea su naturaleza.
La importancia se basa en unos propósitos principales como:
Para el uso en la planeación y control de las operaciones normales de la empresa.
Para seleccionar alternativas que permitan la toma de decisiones y la formulación de las
políticas.
Rendir informes externos a la empresa.
5.5.2. La contabilidad como ciencia
La Contabilidad puede definirse como una ciencia instrumental que se ocupa de
sistematizar y generalizar los métodos contables, al tiempo que investiga la consecución
de otro nuevos.
Es una ciencia instrumental porque el objeto de su estudio consiste en instrumentos o
métodos. La ciencia de la contabilidad se dirige a la construcción de un cuerpo
metodológico, que proporcione una herramienta de análisis a otras ciencias,
particularmente la economía de la empresa.
23
Debido a esto último, hay una clara subordinación de la contabilidad respecto a la
economía, y también en gran medida al derecho.
Las obligaciones y derechos que integran el patrimonio de la empresa, su vida entera en
suma, están minuciosamente relacionados por el ordenamiento jurídico.
Muchas anotaciones contables se hallan obligatoriamente prefijadas por ley que concede
importancia probatoria e impone requisitos formales a la manera de llevar la teneduría de
libros.
A continuación relacionaremos algunas carreras afines con la Contabilidad.
5.5.3. La Macro Contabilidad.
Se define como la contabilidad encaminada al conocimiento de las magnitudes
macroeconómicas es decir, a la determinación en cifras de la situación económica de un
país, también denominada Contabilidad Nacional. La Contabilidad Nacional presenta
tanto las medidas reales de las variables macroeconómicas tales como la producción y el
ingreso, como un marco conceptual en el que se relacionan unas magnitudes con otras.
La Contabilidad Nacional nos ofrece una medida básica del desempeño de la economía
de la producción de bienes y servicios, y también pone de manifiesto las relaciones
existentes entre las 3 variables macroeconómicas fundamentales.
24
La relación que existe entre las 3 variables desempeña un papel importante en la
determinación de los niveles de ingreso y producción en la economía. A pesar de la
sencilla apariencia entre estas 3 relaciones es que existe una considerable complejidad
para relacionar el PNB, con ingreso Nacional y gasto nacional, estas complicaciones se
derivan, en gran medida, por el efecto que producen los impuestos directos e indirectos,
en el ingreso Nacional en relación con el PNB, y por el efecto del Comercio Exterior.
5.5.4. La Micro Contabilidad.
Se define como la Contabilidad aplicada a unidades económicas individuales, bien sean
personas físicas o sociales, también denominada Contabilidad de Empresa.
La Microcontabilidad recoge hechos Contable Concretos, finalmente reconocibles tales
como: compras, ventas y comisiones, sin embargo la Contabilidad Nacional trata de
determinar magnitudes económicas con un notable grado de abstracción, que requieren
una cuidadosa definición previa.
La Microcontabilidad trata de determinar tanto el patrimonio de la empresa como los
resultados obtenidos en un determinado periodo de tiempo.
La Contabilidad Social concede muy poca importancia al estado patrimonial y dedica lo
mejor de sus esfuerzos a la determinación de los flujos económicos financieros.
5.5.5. Contabilidad Financiera: General o Externa.
25
Es la encargada de contabilizar las operaciones por medio de las cuales la empresa se
relaciona con el mundo exterior (compras, ventas, financiación). Su principal cometido
es la elaboración de Balances y Cuentas de Resultado, para ello desarrolla un completo
procedimiento de registro de todas y cada una de las actividades de la empresa que
constituyen hechos contables.
Contabilidad Interna: Es la contabilidad que trata de los procedimientos empleados para
planificar y controlar los procesos de producción.
Analiza los procesos de producción desde el punto de vista cuantitativo, de costes y
rendimientos y proporciona a los directivos de la empresa una información fundamental,
a fin de establecer decisiones de política empresarial en lo que se refiere a la programación
y el control de la actividad productiva.
5.5.6. Conceptos
5.5.6.1. Empresa
Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción,
transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de
servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de
comercio.
5.5.6.2. Ente económico
26
En la empresa, esto es la actividad económica organizada como una unidad, respecto de
la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en
forma tal que se distinga de otros entes.
5.5.6.3. Persona natural
Es aquel individuo que profesionalmente, se ocupa en alguna de las actividades que la ley
considera mercantiles. La totalidad de su patrimonio, incluyendo el personal y familiar,
sirve como prenda de garantía por la totalidad de las obligaciones que adquiera en
desarrollo de la actividad de la empresa. (Guía para construir y formalizar una empresa
Cámara de Comercio de Bogotá págs. 15,16).
5.5.6.4. Persona jurídica
La Persona jurídica Es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos, contraer
obligaciones y de ser representada judicial y extrajudicialmente. Las sociedades son
comerciales cuando contemplan dentro de su objeto social, la ejecución de una o más
actividades mercantiles y adquieren personería jurídica cuando se constituyen por
Escritura Pública.
5.5.6.5. Establecimiento de comercio
Se define un establecimiento de comercio, como un conjunto de bienes organizados por
el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios
establecimientos de comercio y a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá
pertenecer a varias personas y destinarse al desarrollo de diversas actividades
comerciales.
27
5.5.6.6. Sociedades comerciales
Las sociedades comerciales surgen de un acuerdo entre dos o más personas que se obligan
a hacer un aporte en dinero, trabajo o especie, para realizar un proyecto empresarial que
incluya una o más actividades consideradas por la ley como mercantiles, con el fin último
de generar utilidades y repartirlas entre socios. La sociedad, una vez constituida
legalmente, forma una persona jurídica diferente de los socios.
5.5.6.7. Comerciantes
“Son las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley
considera mercantil o Actos mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque
la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta
persona”. (Art. 10 Código de Comercio).
Ellos deben inscribirse en el Registro Mercantil, obtener permiso para el funcionamiento
del negocio y llevar libros de contabilidad, de acuerdo con la legislación.
5.5.6.8. Ciclo contable
Es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, desde la elaboración de
comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de estados
financieros.
5.5.6.9. Partes del ciclo contable.
Consta de las siguientes partes:
Apertura. Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del
diseño o socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario general
28
inicial se elaboran el balance general inicial y el comprobante diario de contabilidad,
denominado comprobante de apertura que sirve para abrir libros principales y auxiliares.
Movimiento. Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben
estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y
traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad.
El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se
puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y
libros. Al final se elabora el balance de prueba, y
5.5.6.10. Cierre. En esta etapa se elabora lo siguiente:
Asiento de ajuste. Registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado
comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales y auxiliares.
Hoja de trabajo. Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los
estados financieros: balance general y estado de ganancias y pérdidas.
Comprobante de cierre. Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales de
resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares.
El inventario general final y el balance general consolidado, elaborados en la etapa de
cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para comenzar
un nuevo ciclo contable.
5.5.7. Que es contabilidad
29
Es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar de una forma
sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el
fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y
tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.
5.5.7.1. Objetivos de la contabilidad
Obtener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el
desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.
Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que
posee la empresa.
Llevar un control de todos los ingresos y egresos.
Facilitar la planeación, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operación
mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.
Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.
Servir de fuente fidedigna de información ante terceros.
Contabilidad de causación
Más conocido como el Principio de causación que significa que los hechos económicos
deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea
recibido o pagado el efectivo o su equivalente.
5.5.7.2. Partida doble
El Método de la partida doble, es un principio universal introducido por Fray Lucas
Paciolo, según el cual si se debita una cuenta por un valor, se debe acreditar otra u otras
por igual valor.
30
Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de transacciones
comerciales. Se fundamenta en el siguiente hecho:
Cuando una persona vende, hay otra que compra.
Cuando una persona entrega, hay otra que recibe.
No puede existir deudor sin acreedor.
No puede existir acreedor sin deudor.
Tal situación da lugar a los asientos de contabilidad, que no son otra cosa que el registro
de las transacciones u operaciones comerciales en cada una de las cuentas afectadas.
Esto quiere decir que toda transacción comercial implica: entrega de mercancías o
servicios y entrega de efectivo o aceptación de la deuda.
El principio universal de la Partida Doble significa que en cualquier asiento contable, la
suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos.
5.5.7.3. Ventajas de la partida doble
Permite el control matemático de las anotaciones: como siempre se da entrada y salida
simultáneamente a dos valores que se cambian, el ordenamiento de los mismos en dos
columnas separadas; izquierda y derecha, fija como condición de exactitud que sus
respectivas sumas coincidan entre sí.
Permite incluir en la contabilidad un panorama completo del negocio: no es solamente el
movimiento de valores tangibles lo que se registra; inventarios, cuentas por cobrar o por
31
pagar por ejemplo, sino también todos los elementos abstractos que contribuyen a
establecer, por diferencia, el total de gastos y beneficios del ente, haciendo posible
conocer sus montos sin necesidad de formular un balance general.
5.5.7.4. Asientos contables
Son los registros de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de
contabilidad, pueden ser asientos simples y asientos compuestos; simple cuando se
utilizan dos cuentas, un débito y un crédito; compuesto cuando se emplean más de dos
cuentas.
5.5.7.5. Comprobantes de Contabilidad.
Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden
cronológico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad
elaborados previamente. Dichos comprobantes deben presentarse con fundamento en los
soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con
indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y
autorizado.
5.5.7.6. Contenido del comprobante.
Fecha
Origen
Descripción
Y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.
32
La descripción de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por palabras,
códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo
el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que corresponda.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo
mensuales.
Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los
asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registre en orden.
5.5.7.7. Ecuación patrimonial
La Ecuación patrimonial es la resultante de comparar el activo y el pasivo de una empresa,
con el objeto de obtener el valor del Patrimonio y Capital. Desde su inicio, toda empresa
o ente económico puede expresar su ecuación patrimonial, la que se conservará a través
de toda la vida de la empresa, aun cuando los valores que involucra aumenten o
disminuyan el Activo o el Pasivo.
5.5.7.8. Descripción de la Ecuación patrimonial.
Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de
Patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza
una fórmula matemática que da a conocer, independientemente, el valor del Activo, del
pasivo o del Patrimonio,
Al cambiar un Activo por otro Activo el Patrimonio permanece igual.
5.5.7.9. Concepto de cuenta
33
Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que
diariamente realiza una empresa.
Cuenta es el registro de valores homogéneos relativos a una persona o cosa, bajo un título
apropiado, que facilita la interpretación de las operaciones en los libros.
Cuenta es un término usado en contabilidad para designar derechos, bienes, obligaciones
y resultados; en ella se hacen registros sistemáticos y análogos que permiten la
interpretación de las operaciones de un ente económico.
5.5.7.10. Partes de una cuenta.
Título o nombre.
Fecha.
Descripción: corresponde al detalle o concepto por el cual se está registrando.
Debe: columna de la izquierda donde se anotan los valores que se debitan o cargan y
constituyen un aumento (débito).
Haber: columna de la derecha donde se registran los valores que se acreditan o abonan y
constituyen una disminución (crédito).
Saldo: lo constituye la diferencia entre el debe y el haber y puede ser: Saldo deudor:
cuando los débitos son mayores que los créditos. Saldo acreedor: si la suma de los créditos
es mayor a la de los débitos.
5.5.7.11. Cuentas Reales o de Balance.
Son las que representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte
del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o
Patrimonio.
34
Activo. Es la cuenta que nos representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero,
de propiedad de la empresa. Se entiende por bien, entre otros, el dinero en bancos o en
caja, las mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos, las cuentas por cobrar y
todos los créditos a su favor.
Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como
resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa
beneficios económicos futuros.
Características de los activos. Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.
Estar bajo el control de la Empresa.
Generar un derecho de reclamación.
Pasivo. Es la cuenta que representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para
su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.
Es la representación financiera de las obligaciones presentes del ente económico,
derivadas de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá
transferir recursos o proveer servicios de otros entes.
5.5.7.12. Características de los pasivos.
La obligación tiene que haberse causado.
Existe una deuda con un beneficiario cierto.
Representa para la empresa una obligación presente.
Una obligación es un deber o responsabilidad para actuar en cierta manera.
35
Las obligaciones pueden ser legalmente exigibles como consecuencia de un compromiso
contractual, o de un requerimiento estatutario.
Las obligaciones surgen también de prácticas normales de negocios, del deseo y la
costumbre de mantener buenas relaciones de negocios, o de actuar de una manera
equitativa.
Una obligación normalmente surge sólo cuando un activo es entregado, o la empresa
acuerda irrevocablemente la adquisición de un activo.
La liquidación de una obligación de una obligación presente usualmente implica el que
la empresa entregue recursos que conlleve beneficios económicos con objeto de satisfacer
los reclamos de la otra parte interesada.
Patrimonio. Es la cuenta que representa los aportes del dueño o de los dueños para
constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas. Matemáticamente, se
calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo.
Características del patrimonio. Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional
de los propietarios de la empresa.
Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.
Representa los recursos invertidos por los dueños de la empresa
Es igual al activo total menos el pasivo total.
36
El derecho de los dueños de la empresa es un derecho residual porque los derechos de los
acreedores tienen prioridad desde el punto de vista legal.
Aportes efectuados por el propietario
Utilidades provenientes de las operaciones del negocio.
La disminución del patrimonio en una empresa se origina de dos manera
Retiros de dinero y otros activos por parte de los dueños de la empresa.
Pérdidas provenientes de operaciones improductivas de la empresa.
Cuentas Nominales, De Resultado o Transitorias.
Son las que a final del ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos, son
transitorias porque se cancelan al cierre del período contable.
5.5.7.13. Cuenta de Orden.
Son los dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa y no son de su
propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o
negociación.
5.5.7.14. Cuentas de Orden Contingentes.
Son las que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura
financiera de un ente económico.
5.5.7.15. Cuentas de Orden Fiduciarias.
Son las que reflejan los activos, pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes
que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la
administración del ente económico.
37
5.5.7.16. Cuentas de Orden Fiscales.
Son las que reflejan las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el
Balance y en el Estado de Resultados y las utilizadas para la elaboración de las
declaraciones tributarias, en forma tal que puedan conciliarse.
5.5.7.17. Cuentas de Orden de Control.
Las que se utilizan por el ente económico para registrar operaciones realizadas con
terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél, se usan también
para ejercer control interno.
5.5.7.18. Ingreso
Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con
el fin de obtener una utilidad.
5.5.7.19. Gasto
Son los pagos que debe efectuar la empresa por los servicios o elementos necesarios para
el buen funcionamiento, estos valores no son recuperables.
5.5.7.20. Costo de ventas
Es el que representa la adquisición de los artículos destinados para la venta.
5.5.7.21. Cuentas por cobrar
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Corresponde a una de las partidas del activo y refleja los derechos que tiene la empresa
sobre los clientes por mercancías vendidas a crédito. También se conoce como deudores
comerciales o cuentas de clientes. Se obtiene este rubro de las siguientes maneras, cuentas
por cobrar iniciales más las ventas a crédito del periodo menos los cobros efectuados
durante el mismo periodo.
5.5.7.22. Balance general
El Balance general, es el informe básico que muestra la situación financiera de un ente
económico, en una fecha determinada. Contiene información sobre los activos, pasivos y
patrimonio, los cuales deben relacionarse unos con otros para reflejar dicha situación
financiera.
5.5.7.23. Estado de resultado
El Estado de resultados, es el informe básico que muestra el resultado neto de las
operaciones de un ente económico, durante el periodo contable. Sus elementos son:
ingresos, costos, gastos y corrección monetaria.
5.5.7.24. Registro
Los hechos deben contabilizarse mediante procedimientos técnicos adecuados a la
organización de la entidad, observando las etapas del proceso contable relativas a la
identificación con sujeción a las técnicas de valuación que permitan el debido
reconocimiento, garantizando la contabilidad y utilidad social de la información.
5.5.7.25. Esencia sobre la forma
39
La esencia sobre la forma económica y social de los hechos debe primar sobre el requisito
de forma o instrumental, al momento de reconocimiento de los eventos y transacciones
que los generan, respecto de los cuales se presume la debida observación de las realidades
jurídicas y presupuestales que rigen al ente económico.
5.5.7.26. Inversiones
Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de los entes públicos, así como en la
adquisición de títulos valores, destinados al cumplimiento de las políticas sociales,
económicas y financieras del estado.
5.5.7.27. Periodo contable
El Periodo contable, corresponde al tiempo máximo que regularmente el ente público
debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas y sociales de
ejecución presupuestal, y el cumplimiento de las metas de su programación de
actividades, efectuando los ajustes y el cierre. Normalmente, el periodo contable va del 1
de enero al 31 de diciembre.
5.5.7.28. Cuentas por pagar
Uno de los rubros que conforman el pasivo circulante. Obligación que la empresa contrae
a corto plazo con terceros, en especial con los proveedores.
5.5.7.29. Depreciación
Pérdida del valor de los elementos del activo fijo o inmovilizado de cualquier institución,
o empresa, al prestar la función que le es propia. Resulta de dividir el costo original del
elemento o bien por su vida útil. Aunque no es una erogación real de efectivo, la
40
legislación tributaria permite tratar esta partida como un gasto, disminuyendo las
utilidades y convirtiendo así en un crédito tributario.
5.5.7.30. Libros de contabilidad
Las características básicas de los Libros de contabilidad deben remitirse, en principio, a
una fecha de registro, una descripción del registro y unas columnas donde se registra el
valor de acuerdo al concepto, ya sea entrada o salida (debe o haber). La tecnología actual
agiliza el manejo de los libros contables, pues elimina el uso del registro manual, pero
esto no quiere decir que pierda sus características enunciadas anteriormente.
5.5.7.31. Registro de los libros de comercio.
El registro de los Libros de comercio se hará en la siguiente forma:
En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber
sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona
a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las que serán
rubricadas por dicho funcionario.
En un libro destinado a tal fin se hará constar bajo la firma del secretario, el hecho del
registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior. (Art. 39 C.Co.).
Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales
se hubieren asentado los comprobantes.
41
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad
e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una
numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por cada clase
de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones,
se deben llevar los libros necesarios para:
Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por
resúmenes globales no superiores a un mes.
Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus
movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes
establecimientos.
Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las
restricciones que pesen sobre ellos.
Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre
otros los auxiliares necesarios para:
Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen
en forma global;
Establecer los activos y obligaciones derivadas de las actividades propias de cada
establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus
operaciones;
42
Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos
o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones,
modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras;
Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos,
Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases
comprensivas de contabilidad.
Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección,
administración y control del ente económico.
Cumplir las exigencias de otras normas legales.
5.5.7.32. Forma de llevar los Libros de contabilidad.
Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los
medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada
o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras,
contabilizadoras, computadores o similares.
El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los
asientos contables.
En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que
los respalden.
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por
lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.
43
En los libros está prohibido:
Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a
continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios
mecanizados o electrónicos no se consideran “espacios en blanco” los renglones que no
es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la
integridad de las partidas que se han contabilizado.
Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrán
valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por
este artículo.3
Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a
continuación de los mismos.
Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u
omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
3
Fuente: Universidad libre de Bogotá
44
5.6. MARCO CONTEXTUAL.
VARIEDADES ALEYMI, es una empresa la cual se dedica a la distribución y
comercialización de cosméticos y productos para la belleza y cuidado personal; esta
empresa se encuentra ubicada actualmente en la ciudad de Cúcuta, AV 2 # 4 – 35 la cual
presta sus servicios desde el año 2010.
Cuenta con el registro de Cámara de Comercio de Cúcuta y Fanalco, además de tener el
permiso Invima para poder distribuido productos cosméticos.
5.6.1. Misión.
Brindar a nuestros clientes unos servicios de asesoría con responsabilidad en todo lo
relacionado los productos que distribuimos relacionado con su uso y la calidad de los
mismo, ofreciendo garantías a clientes mayoritarios y minoritarios o personales, con la
capacidad de satisfacer las necesidades de nuestros clientes ya que nuestra prioridad es la
eficiencia y eficacia en operaciones comerciales de la cosmetología.
5.6.2. Visión
Para el 2020 ser una de las mejores empresas del ramo de la distribución y
comercialización de cosméticos preste servicio y asesorías en el consumo y uso de
nuestros productos a empresarios y clientes personales. Consolidarnos como una empresa
45
distribuidora con la calidad de productos y servicios que ofrecemos en el uso de los
mismos, la eficiencia y la transparencia, trabajamos bajo supervisión y vigilancia del
Invima y otros entes gubernamentales.
5.6.3. Valores Corporativos.
Establecidos en el Plan estratégico organizacional de VARIEDADES ALEYMI.
INNOVACIÓN: Buscamos permanentemente productos y servicios que cubran las
nuevas necesidades de los clientes y nos permitan obtener resultados superiores a los de
nuestra competencia.
 HONESTIDAD: Somos trabajadores coherentes y sinceros, tratando con absoluto
respeto a nuestros clientes quienes depositan en nosotros toda su confianza.
Ofreciendo precios justos y siendo oportunos en nuestros pagos.
 LIDERAZGO: Nuestra vocación es el liderazgo en el mercado donde estamos
presentes, contando con el mejor equipo humano y estando orientados a la
satisfacción del cliente.
 CREATIVIDAD: Estamos en constate búsqueda de mejores tecnologías y procesos
para lograr nuestra visión y cumplir nuestra misión con excelencia. La innovación y
la creatividad son prioritarias. Mejoramos siempre al buscar inteligentemente mejores
formas de hacer las cosas.
46
 CONFIDENCIALIDAD: Elemento primordial para la buena relación profesional,
fundada en un compromiso responsable, leal y autentico, que impone la más estricta
reserva profesional en todo asunto que sea sometido a nuestro conocimiento por razón
o con ocasión del servicio comprometido.
5.6.4. Objetivos de VARIEDADES ALEYMI
 Posicionarnos a nivel nacional. Nuestro compromiso es proveer a nuestros
clientes productos de muy buena calidad y a los mejores precios.
 Ser una empresa seria y flexible que compita en el ámbito nacional y que se
diferencie de los productos de nuestros competidores.
 Cubrir al máximo la demanda en materia de producción.
5.7. MARCO CONCEPTUAL
5.7.1. Inventario de mercancías.
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial
o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta
Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras
características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas
separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no
47
recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas
(aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía
de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).
5.7.2. Rotación de .
La rotación de es un indicador financiero que determina el tiempo en que las cuentas por
cobrar toman en convertirse en efectivo, o en otras palabras, es el tiempo que la empresa
toma en cobrar la a sus clientes.
5.7.3. Provisión de .
Se entiende por provisión de el valor que la empresa, según análisis del comportamiento
de su , considera que no es posible recuperar, y por tanto debe provisionar. Siempre que
una empresa realice ventas a crédito corre el riesgo que un porcentaje de los clientes no
paguen sus deudas, constituyéndose para la empresa una pérdida, puesto que no le será
posible recuperar la totalidad de lo vendido a crédito. El valor de las ventas a crédito no
pagado por los clientes constituye una pérdida para la empresa que debe reconocerse en
el resultado del ejerció, por tanto se debe llevar como un gasto. La provisión de , una vez
calculada disminuye el valor de la y se reconoce como gasto.
5.7.4. Sistema de Contabilidad.
48
Es el conjunto de instrucciones que elaboran los especialistas en el campo contable y de
programación de computadores para procesar, con el uso del computador, los cálculos exactos
de la contabilidad de la empresa y producir información contable confiable y comprensible. La
sistematización permite manejar la información en todas sus fases; entrada, procesamiento,
almacenamiento y salida de datos contables.
5.7.5. Aplicación sistematizada contable.
Es el sistema de contabilidad y gestión más fácil y versátil del mercado, especialmente
diseñado para las micro, pequeñas y medianas empresas colombianas. una APP® es un
ERP de última generación completamente integrado, confiable, estable y seguro que
incluye múltiples e innovadoras utilidades para el manejo y exploración de la
información. Las grandes ventajas que trae consigo el sistema contable más fácil del
mercado, preferido por los contadores. APP le permite:
5.7.6. Módulo de sistema contable APP.
Permite llevar la contabilidad de manera automática. Permite control total de la
información y fácil ingreso de esta. Permite generación de todos los informes financieros
y libros legales.
5.7.7. y proveedores (CxC, CxP).
49
Módulo especializado para el control de y proveedores, que permite manejo completo de
cuentas por pagar (CxP) y cuentas por cobrar (CxC), con la posibilidad de cruzar cuentas
y hacer seguimiento a la por edades. Incluye consultas que permiten Drill Down para
hacer auditoría hasta llegar al documento original que generó cada asiento.
5.7.8. Estado de por múltiples clasificadores.
Este importante informe permite visualizar el estado de de cada una de las facturas de
cada cliente, donde se detallan columnas como valor facturado, saldo a la fecha y las
edades de cada factura. Este informe puede obtenerse clasificado por vendedor, por
ciudad, por zona o por una decena de clasificadores adicionales.
5.7.9. Control interno.
El control interno se define ampliamente como un proceso realizado por el consejo de
directores , administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar
seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes
categorías: Efectividad y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de la información
financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. El control interno no solo es
importante aplicarlo por el hecho de adquirir algún tipo de certificación, que es uno de
los objetivos ya que con estas certificaciones es más fácil la adquisición de nuevos
contratos, y es más, en muchas ocasiones son requisitos para lograr a algún tipo de
50
acuerdo comercial o contractual. También es importante porque si en una El control
interno no solo es importante aplicarlo por el hecho de adquirir algún tipo de certificación,
que es uno de los objetivos ya que con estas certificaciones es más fácil la adquisición de
nuevos contratos, y es más, en muchas ocasiones son requisitos para lograr a algún tipo
de acuerdo comercial o contractual. También es importante porque si en una empresa se
realiza una comparación del antes y después de la implementación del control interno se
va a dar cuenta que mejora todo tipo de proceso en cuanto a tiempos, seguridad, calidad,
desarrollo, confiabilidad etc. Lo cual implica más crecimiento de las empresas ya que va
a tener mejores garantías para generar seguridad ante sus clientes.
5.7.10. Cuentas por cobrar.
Este sistema describe los procedimientos y títulos valores a favor de la organización
clasificados como deudores. El proceso de control corresponde a que el titulo valor será
entregado al cliente posteriormente a su elaboración en el cual simultáneamente se debe
integrar con el subsistema financiero, finalizado este proceso, se hace un resumen de
cuentas por cobrar para posteriormente pasarla por control y entregar los informes finales
a la administración.
Es importante tener el control de las cuentas por cobrar, para esto se toman ciertas
medidas:
Programación de recaudos
51
Que las devoluciones de ventas sean autorizadas por el gerente de crédito y debe existir
evidencia física de dicha devolución
Es importante tener el orden cronológico de las cuentas por cobrar a través de un informe
de .
Las cuentas dadas de baja deben ser autorizadas por el tesorero La auditoría interna sirve
como control sobre las cuentas dadas de baja, debe revisar las notas crédito y débitos, y
hacer conciliaciones a través de circularizaciones con los clientes mediante el envió de
estados de cuenta o extractos mensuales.
5.7.11. Inventarios, Compras, Facturación y Punto de Venta.
Este módulo permite el más fácil manejo, control y seguimiento de los inventarios de una
empresa (existencias, precios y costos de materiales, mercancías y productos, listas de
precios, comisiones, descuentos, etc.).Incluye un completo y flexible sistema de
facturación de productos y servicios (incluyendo punto de venta). Inventarios y
facturación están totalmente integrados con todos los módulos del sistema.
5.7.12. Descuentos directos en ventas.
52
Único capaz de calcular descuentos por porcentaje fijo, por línea, por producto o por
monto de ventas en un período. Cálculo inmediato descuento al registrar la venta de un
producto. Los descuentos por monto de ventas se pueden basar en diferentes períodos de
cálculo (días, semanas, meses, bimestres, etc.)
5.7.13. Descuentos financieros.
Calcula automáticamente y permite imprimir en la factura los descuentos financieros a
los que tiene derecho el cliente. Libre definición de días de plazo y porcentaje de
descuento a aplicar. Permite personalizar el título y el texto que se va a imprimir en la
factura, donde se le informa al cliente a qué descuentos tiene derecho y los plazos que
debe cumplir para obtenerlo.
5.7.14. Políticas de crédito.
El manual como documento formal constituye una guía sistemática y práctica que facilite
el trabajo, estableciendo un conjunto de instrumentos administrativos y técnicos, de
aplicación y cumplimiento obligatorio, por parte de la gerencia y personal de la empresa.
Este instrumento está orientado especialmente a consolidar las políticas de crédito y
cobranzas o recuperación de .
5.7.15. Estrategias de planificación.
53
El proceso de planificación estratégica es un refuerzo organizacional disciplinado y bien
definido. Este, tiende a la especificación completa de la estrategia de una empresa y a la
asignación de responsabilidades para su ejecución.
5.7.16. Costos por ordenar o fijo.
Este costo se causa en el mismo instante que se lanza una orden de producción o una
orden de compra. Se llama fijo porque no depende de la cantidad pedido o fabricada, pero
a diferencia del costo fijo contable que siempre se causa, este se causa si se da la orden
(si no se da la orden no se causa).
5.7.17. Clasificación por precio unitario.
Este es quizás el método de aplicación más sencilla de aplicar, pero se requiere de un
buen criterio de quien lo aplique, ya que es posible que se realice una subclasificación
dentro de cada rango de importancia.
5.7.18. Técnicas de administración de inventarios.
El objetivo de la administración de inventarios igual que la administración de efectivo,
tiene dos aspectos que se contraponen. Por una parte, se requiere minimizar la inversión
del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se pueden invertir en
otros proyectos aceptables de otro modo no se podría financiar. Por la otra hay que
asegurar de que la empresa cuente con un inventario suficiente para hacer frente a la
54
demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen
sin obstáculos.
5.7.19. Recuperación de .
La se recupera de acuerdo al estado en que se encuentre y de la gestión de cobro que
realice la empresa, bien por la vía de la persuasión o cobro judicial.
5.7.20. Estudio de alternativas de solución.
El análisis del problema debe conducir a la identificación de varias alternativas de
solución, las cuales deben estudiarse en función de su tamaño, localización, tecnología
utilizada y los recursos disponibles,, descartando las que se consideran no viables por
razones técnicas, sociales, institucionales o de otra índole.
5.8. MARCO JURÍDICO
5.8.1. DE LA CONTABILIDAD EN COLOMBIA4
Por Gerencie.com 2 junio, 2010
Para comprender la contabilidad y llevarla en debida forma, es preciso conocer el marco
jurídico que la regula.
4
DE LA CONTABILIDAD EN COLOMBIA Por Gerencie.com 2 junio, 2010
55
El marco jurídico de la contabilidad en Colombia está conformado por la ley 145 de 1960,
en los artículos que aun siguen vigentes. Por la ley 43 de 1990, por el decreto 2649 de
1993 y por el código de comercio.
Quizás la norma más importante es el decreto 2649 de 1993, por cuanto es esta la norma
que regula los principios que debe observar la contabilidad. La contabilidad para que
tenga validez como prueba y para que cumpla con sus objetivos, debe ajustarse a lo
dispuesto por el decreto 2649 de 1993.
La ley 43 de 1990 reglamenta la profesión de Contador público, profesional en el que
recae la responsabilidad de llevar la contabilidad en debida forma, esto es que debe
asegurarse que la contabilidad cumpla con todas las normas que la reglamentan.
El código de comercio es quien reglamente la obligación de llevar contabilidad. Es quien
establece cuales personas naturales o jurídicas deben llevar contabilidad.
El código de comercio en su título I, capítulo IV, se encarga de los libros de comercio
entre los que se encuentran los libros de contabilidad, los requisitos de la contabilidad y
otros aspectos relacionados.
Las anteriores normas son las principales puesto que existe una infinidad de decretos,
circulares y resoluciones emitidas por las diferentes entidades estatales que de una u otra
forma intervienen, regulan y vigilan la contabilidad, en especial la superintendencia de
56
sociedades y aunque parezca un poco extraño, hasta la Dian ejerce un gran afecto a la
hora de llevar la contabilidad.
La entidad encargada oficialmente de opinar y conceptuar sobre temas contables, es la
Junta Central de Contadores por medio del Instituto Técnico de la Contaduría.
Para complementar:
Contabilidad
Importancia de la contabilidad
Obligados a llevar contabilidad
Libros de contabilidad
6. METODOLOGÍA
La metodología los procedimientos que se llevaran a cabo para alcanzar el objetivo, los
cuales conducirán a la ejecución del proyecto con beneficios para la empresa y del mío
´propio como aprendizaje en la técnica de Auxiliar Contable. Dentro del proyecto se
requiere proponer un sistema contable y una herramienta que controle los inventarios de
la empresa, para lograr este objetivo nos basamos en la investigación Explicativa
6.1. Descripción de la situación educativa planteada
6.2. Conocer los objetivos de la empresa en ejercicio de su actividad para la cual
fue creada.
57
Preparar y analizar la información para ser procesada en un sistema que brinde la
confiabilidad de los procesos contable elaborando un informe preliminar de la situación
de la empresa. Información Contable y de los procesos ejecutables para su buen
desarrollo.
6.3. Verificar la aplicación de las normas legales.
 Revisar el catálogo de cuentas y los procesos respectivos
 Implementar el sistema operativo para cada una de las empresas a cargo de fácil
manejo, aplicando las normas vigentes e implementar metodologías de
recolección de información.
6.4. Tipo de investigación
Con base en la información obtenida de primera mano, que nos permite tener una
perspectiva de la situación actual para el desarrollo de este proyecto, se requiere
determinar con mayor claridad las necesidades de la empresa con hechos reales y poder
crear una estrategia para llevar a cabo el objeto de esta investigación.
Teóricamente, la investigación descriptiva5 “comprende la descripción, registro, análisis
e interpretación de la naturaleza actual, y la composición o proceso de los fenómenos. El
enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre grupo de personas, grupo o cosas,
se conduce o funciona en presente”.
5
Tamayo, libro Proceso de Investigación Científica
58
6.5. Método de investigación
Se tomará información general para aplicar a un caso puntual por tanto se utilizará el
método deductivo6, y según en su artículo indica:
Mediante el método deductivo de investigación es posible llegar a conclusiones directas,
cuando deducimos lo particular sin intermediarios.
Esto es un método deductivo directo.
Se utilizó este método deductivo ya que la empresa cuenta con los soportes físicos de
investigación, que permitirán adelantar los procesos motivo de investigación y poder
rendir informes de actividades propias del ejercicio de la práctica.
6.6. Fuentes de Información
6.6.1. Las fuentes primarias
Se define fuente Primaria7 como ¨las que contienen información original no abreviada ni
traducida¨ Para esta investigación recurriremos directamente a la fuente primaria y es un
6
Carvajal, el método deductivo 1994
7
Bounocore, Fuentes Primarias 1980
59
contacto personal con la gerencia, para la intervención y toma de decisiones, que me
permitan avanzar en el desarrollo del proyecto, el cual nos brinda el testimonio y
evidencias directas de la investigación.
Algunas fuentes primarias empleadas en el desarrollo de la presente investigación se
relacionan con:
 Documentos físicos de registros contables como son facturas de venta y compras,
gastos, extractos.
 Libros de contabilidad, libros de actas dentro del marco legal
 Apuntes y registros en Excel.
6.7. Técnicas e instrumentos de recolección
6.7.1. Técnicas de recolección de datos
La técnica de recolección seleccionada ha sido la entrevista la cual se realizará en las
instalaciones de la empresa, directamente al encargado, para identificar las necesidades y
así, recopilar información para una correcta implementación del Software contable
60
La entrevista, desde el punto de vista del método, es una forma específica de interacción
social que tiene por objeto recolectar datos para una investigación. El investigador
formula preguntas a las personas capaces de aportarle datos de interés, estableciendo un
diálogo peculiar, asimétrico, donde una de las partes busca recoger informaciones y la
otra es la fuente de esas informaciones. Por razones obvias sólo se emplea, salvo raras
excepciones, en las ciencias humanas.
6.7.2. Instrumento de recolección de datos
La información suministrada es directamente por la gerencia quien desempeña varias
funciones, para el diseño del cuestionario de entrevista, se seguirán los siguientes pasos:
 Definir previamente los datos más importantes que deben recogerse por tener relación
directa con el problema de investigación y que la contabilidad es el reflejo de todas
las operaciones y transacciones de una organización en función del cumplimiento de
su objeto social
 Se realizará una observación del funcionamiento de los procesos que se estén llevando
para la respectiva contabilización y desarrollo para la generación de informes desde
su creación, pasando por los procesos esenciales de sus actividades y los medios
utilizados para el desarrollo de su objeto social.
 Se realizará la revisión respectiva de todos los documentos pertinentes a su creación,
ingresos y gastos, impuestos.
6.7.3. Descripción de la práctica
61
La implementación de un sistema contable se hace indispensable para que se cumpla con
el objeto social de Grupo Empresarial Lord & Services S.A.S, dentro del ejercicio y
buenas prácticas contables.
Existen tres partes fundamentales de un sistema de procesamiento electrónico de datos y
pueden variar de acuerdo a la actividad que se ejerza en cuanto a los procesos que se
llevaran, para la práctica se requieres de:
 Equipo de cómputo que cumpla con el hadware requerido para que el sistema pueda
operar.
 El recurso humano para los procesos de parametrización y digitación de la
información.
 Los datos o información fuente que son los que se procederán a ingresar en el sistema.
 Por último, se requieren recursos económicos suficientes para adquirir esta
herramienta útil.
Para el desarrollo del objetivo general del presente proyecto, se analizaron las condiciones
y estructura contable con la que cuenta la empresa, desarrollado en el buen ejercicio de
las prácticas contables las siguientes actividades:
- Solicitar cotizaciones del software contable que cumpla con las necesidades de la
empresa, se ajuste al presupuesto.
 Instalación e implementación en el sitio de trabajo que garanticen el buen desarrollo
de la contabilidad.
 Clasificación de la información a procesar teniendo en cuenta sus características.
 Estructurar el plan único de cuentas de acuerdo a las actividades económicas de cada
una de las empresas clientes que forman parte de este Outsorcing.
62
6.7.3.1.Ventajas y desventajas de la contabilidad computarizada
6.7.3.2. Ventajas:
 Rapidez y oportunidad, ya que el sistema realiza en forma instantánea tareas que
requieren mucho tiempo cuando se hacen de forma manual, como se venía llevando
en Excel.
 Protección contra errores, se reduce mucho porque el sistema deberá quedar
completamente parametrizado.
 Preparación automática de documentos, y elaboración de informes en tiempo real y
al instante.
6.7.3.3. Algunas desventajas son:
 El costo de la inversión, cuando no ha sido un costo presupuestado.
 El costo de mantenimiento e implementación.
 El tiempo que se empleara en capacitación.
6.7.3.4. Desarrollo de objetivo en área campo.
Para el desarrollo del objetivo específico “Efectuar un diagnóstico de la situación actual
de las actividades administrativas contables y financieras Variedades Aleymi”, se
elaborar matriz DOFA, que arroja la siguiente información
FORTALEZA DEBILIDADES
63
La implementación del software agiliza los La empresa NO cuenta con un sistema
procesos y da una mayor confiabilidad. contable que respalda en conocimiento
Se tiene el conocimiento contable de cada todo lo tributario.
proceso de digitación y del Software como Las instalaciones no son las propicias para
tal. la empresa y no se cuenta con personal,
únicamente la propietaria
La información a digitar está atrasada y
requiere personal apoyo
OPORTUNIDADES AMENAZAS
La propuesta de un sistema contable Perdida de información de no hacerse los
mediante la figura del outsorcing, ejercerá controles correspondientes
sus prácticas, aplicar los conocimientos y La falta de oportunidades por ser una
de esta manera también ayudar al empresa nueva sin reconocimiento
crecimiento personal y de la empresa empresarial dentro de las de este gremio.
Tabla No.1 Elaboración Propia
ANÁLISIS DE LA MATRIZ DOFA
Una vez detectado los aspectos más relevantes de la empresa, se procede a plantear
algunas estrategias para que se pueda desarrollar su actividad de manera eficiente.
Las estrategias planteadas son las siguientes:
64
 Los tiempos deberán ser aprovechados y de ser posible, armar un equipo de trabajo
con de auxiliares contables, bajo la dirección de un contador, que conozcan el
programa.
 Ubicar una oficina a un buen costo, y pensando en la posibilidad de un espacio
compartido, sin que genere traumatismos al buen desarrollo de las actividades
contables,
 Vincular personas que quieran aprender, actuando como aprendices en la empresa
pero que aplicaran sus conocimientos de manera sencilla y confiable.
 Se organiza el trabajo con la empresa outsorcing contable, de una manera ágil y
eficiente para sistematizar la contabilidad.
 Inicio con la digitación de ventas y compras de cada una, gastos para proceder a las
conciliaciones tributarias y bancarias.
Desarrollo Objetivo 2
 Para el desarrollo del objetivo específico “Diseñar estrategias que permitan mantener
una gestión oportuna y eficaz de rotación de inventarios de Variedades Aleymi”, El
siguiente análisis:
El manejo de los inventarios es sin lugar a dudas un elemento crítico, para el buen
desarrollo de la empresa, si este no se efectúa correctamente la posibilidad de tener
problemas de abastecimiento o mayores costos es muy alta, es por esto que
permanentemente se deben estar revisando las normas para su manejo dentro de la
compañía, siendo conscientes de que estamos en una realidad donde lo único constante
65
es el cambio y que si no somos consecuentes con esta realidad la posibilidad de dejar de
ser competitivo y salir del mercado es muy alta.
En las decisiones administrativas el criterio del experto es insustituible, sin embargo un
buen manejo de los instrumentos cuantitativos facilita de manera considerable su labor,
permitiéndole cometer errores en el papel, con lo que la rentabilidad de la compañía debe
mejorar considerablemente.
7. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
7.1. RECURSOS HUMANOS
Yo, usted y ellos
7.2. PRESUPUESTO
Pasajes
Costos en papelería
Fotocopias
Impresiones
Viáticos (refrigerios, meriendas, etc)
TOTAL GASTOS
66
67
7.3. CRONOGRAMA
ACTIVIDADES SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE OBSERVACIONES
68
8. BIBLIOGRAFÍA
69
ANEXOS
70
71
72

Contabilidad en Empresas de Cosmeticos

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PROPUESTA DE UN SISTEMA CONTABLE LA EMPRESA

VARIEDADES ALEYMI PARA MEJORAR LA EFICIENCIA Y

BLACKNY MARIANA HERNÁNDEZ ESPINOSA

CORPORACIÓN TRIGAL DEL NORTE

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

BLACKNY MARIANA HERNÁNDEZ ESPINOSA

Proyecto de grado para optar el título de bachiller Técnico en Auxiliar

JOSÉ ARMANDO SEPÚLVEDA VILLAMIL

CORPORACIÓN TRIGAL DEL NORTE

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

BLACKNY MARIANA HERNÁNDEZ ESPINOSA

Para constancia firmamos en la ciudad de San José de Cúcuta el 23 de Septiembre de

Rector: JOSÉ ARMANDO SEPÚLVEDA VILLAMIL

El informe de pasantías titulado reorganización de los inventarios y de la distribuidora

VARIEDADES ALEYMI ., es realizado con el propósito de plasmar las experiencias

vividas, las actividades realizadas y el aprendizaje obtenido durante el desarrollo de las

pasantías dentro de la empresa.

En este trabajo se presenta de manera precisa y resumida los objetivos y actividades

realizadas en la empresa, con la finalidad de dar cumplimiento al Plan de Trabajo de

Se describen aspectos significativos de la empresa como la misión, visión, objetivos y

estructura organizacional; también el cronograma de trabajo y las actividades realizadas

para cumplir las metas propuestas en el tiempo estipulado.

plantear estrategias para el mejoramiento de los inventarios y de la Distribuidora

VARIEDADES ALEYMI para facilitar el desarrollo de los procesos actuales que a

través del sistema contable analizando detalladamente el registro de entradas y salidas de

adecuado manejo de inventarios y .

aprendizaje y de la práctica de los conceptos adquiridos a lo largo del estudio de la carrera

de Contaduría Pública, en especial el alcanzar un conocimiento más profundo sobre el

manejo contable de una empresa.

La empresa Aleymi es una empresa creada para la distribución de productos de belleza,

que vio la oportunidad de implementa una distribuidora de productos de belleza, tales

ser una empresa Vareada, así que implemento artículos de papelería.

2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

VARIEDADES ALEYMI, es una empresa la cual se dedica a la distribución de

cosméticos y productos para la belleza y cuidado personal; esta empresa se encuentra

ubicada actualmente en la ciudad de Cúcuta, AV 2 # 4 – 35 la cual presta sus servicios

de forma debida sus respectivos libros de contabilidad los cuales se encuentran

registrados ante la CÁMARA DE COMERCIO y conservados en forma adecuada.

Los aspectos anteriormente mencionados que VARIEDADES ALEYMI tiene grandes

los costos de la organización.

dedicada a la actividad de comercialización, pues no son solo sus activos más

representativos sino que también estos representan capital y se encuentra comprometida

de seguir presentándose resultados negativos o desfavorables conllevara a un detrimento

patrimonial progresivo y a su vez a la disminución de sus principales activos.

2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Proponer un sistema contable, financiero y administrativo a VARIEDADES ALEYMI

a un buen manejo los procesos operativos de la empresa y contribuya también al

mejoramiento de los inventarios?

2.3. Interrogantes de la investigación

inventarios y contable para la empresa VARIEDADES ALEYMI?

relacionada con los inventarios?

c) ¿Se pude diseñar y desarrollar una contabilidad de los procesos operativos de la

3.1. OBJETIVO GENERAL

Proponer un sistema contable y de organización de inventarios de los productos

cosméticos y de belleza, que me permitan llevar un mejor control de las actividades

administrativas contables y financieras de variedades aleymi.

 Efectuar un diagnóstico de la situación actual de las actividades administrativas

contables y financieras variedades aleymi.

 Diseñar estrategias que permitan mantener una gestión oportuna y eficaz de

 Capacitar personal tanto en el diseño como en la aplicación contable a utilizar.

El presente plan de evidencia en los inventarios mediante un plan estratégico y se elabora

para la Distribuidora de Cosméticos y productos de belleza VARIEDADES ALEY

Al ser estudiantes de la Técnica en Auxiliar Contable de la Corporación Trigal del Norte,,