Introducción

La clara compresión de los objetivos y principios fundamentales de la función

compradora con el fin de establecer una buena política de compras que permita

adoptar decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere es la finalidad

de la materia de compras y logística.

El propósito de esta asignatura es entender estos principios a la luz de los nuevos

procedimientos y circunstancias, resolver con éxito los problemas cada vez más

complejos a que enfrentan hoy día los dirigentes de compras. Al principio el

estudiante debe entender el por qué de la necesidad de la teoría del curso ¿Cuál

es la función de compras? la importancia de la planeación de las compras, las

estrategias de compras y negociación, así como el proceso de licitación.

Las empresas industriales, comerciales y de servicio desembolsan considerables

cantidades en la compra de materias primas, útiles de oficina, mobiliario, etc. El

éxito de cualquier empresa depende en gran parte de la manera en que administre

y haga sus compras. Proporcionar adecuadamente las materias primas, insumos

y suministros que la organización requiere mediante la planeación, organización

dirección y control es la función del departamento de compras.

Para comprar es necesario, seleccionar las mejores fuentes de abastecimiento,

mantener cordiales relaciones con los proveedores preparar y aplicar

adecuadamente las especificaciones de los materiales adquiridos, comprar con

inteligencia es decir , considerando todos los factores no únicamente el precio,

hacer los pedidos a su debido tiempo, con el fin de disponer oportunamente de

las partidas que se necesiten, procurar siempre llegar a un acuerdo en las

diferencias que surjan con los proveedores , comprobar y aprobar las facturas,

solicitudes de compra, recepción de pedidos y manejo de máximos mínimos son

los conocimientos que el estudio de la asignatura ofrece.

Unidad I.- Conceptos Básicos del área de Compras

Historia de la función de compras

El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la

edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido
como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas.

En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la

administración de materiales, hasta que después de 20 años la administración y
control de compras maduró.

En México, dicha administración era incipiente y lacerante en cuanto a su manejo,

ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos
de coloca pedidos,

Las requisiciones llegaban con proveedores ya escogidos en las áreas técnicas,

negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el papeleo
administrativo que realizaba el llamado departamento de compras.

Por lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas, no

contaban con preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las
funciones que realizaban estaban completamente desligadas de la función de
compras y, en general, la organización de la función misma estaba mal ubicada y
completamente fuera de lugar y de control.
Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación, por
lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare
mejor e involucrarlos más en otras funciones afines.

Empero, cuando los empresarios quisieron hacer que su personal se prepare

mejor e involucrarlos más sobre el área, resultó ser un verdadero desastre: los
modelos norteamericanos de funciones, flujograma, y jerarquía mal aplicada,
desenlazaron en departamentos de abastecimiento, aprovisionamiento,
proveeduría, suministros, y hasta de adquisiciones en México. Todos ellos
conforman la actividad misma de compras.

Pero, ¿qué es comprar? Es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de

dinero. Esta descripción nos conlleva al proceso administrativo; el departamento
de compras lleva un papel muy importante dentro de la administración de
operaciones, por lo que es necesario introducirnos en este tema.

A principio del siglo en los negocios pequeños o nuevos; el dueño entre sus
múltiples obligaciones tenia la de controlar todas las compras. A medida que las
compañías fueron expandiéndose, fue necesario encomendar a alguien ese
trabajo, aunque bajo la autoridad del dueño. Sin embargo cuando las empresas
fueron creciendo la función de compras quedo a menudo en manos del
departamento de producción. Pero en 1940 se evidencio una clara tendencia a
separar las compras de la producción.

Muy poca ha sido la comprensión de la función de compras por parte de los

ejecutivos no relacionados con ella, probablemente porque esta función no tenia
en tiempos pasados la importancia que está adquiriendo hoy, y porque los
compradores no son considerados como personal de talento superior en las
organizaciones. Por consiguiente, las compras han sido relegadas a una posición
subordinada a otros departamentos, especialmente el de producción. En años
recientes, esta costumbre ha cedido, afortunadamente, su lugar al reconocimiento
gradual de que una labor de compras eficaz requiere individuos con intereses y
conocimientos especializados y con capacidad para hacer frente a las condiciones
cambiantes que experimentan los negocios modernos.

Factores que han despertado interés en las compras:

 La segunda guerra mundial: Por los faltantes de materiales y necesidades

del gobierno.
 La reducción de utilidades: Obliga a emplear todos los recursos a fin de
sobrevivir a la competencia.
 El costo de materiales representa un gran porcentaje del costo total del
artículo fabricado.
 La competencia extranjera cada vez mayor.
 La complejidad de los múltiples productos de reciente creación.
 La expansión de los mercados mundiales con tarifas reducidas que
provocan compras internacionales.
 Los sistemas de calidad que exigen mayor control en los materiales.

Definición de compras, importancia.

La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y

comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de
obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el
tiempo correcto y en el lugar correcto; siendo hasta aquí la definición usada por los
libros especializados, y, la palabra “correcto(a)”, se puede sustituir por las de
“adecuado”, “justo” y/o “preciso”.

Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado

considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros
conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que
comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y
almacenes.

Por lo tanto, al dar una definición personalizada de compras en términos de la

administración de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de
localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias
primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el
precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para
garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en términos de
mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algún bien, derecho o
mercancía.
Por lo anteriormente expuesto, quizá la definición antes usada en
administración de empresas puede corresponder más bien al concepto de
abastecimiento, aprovisionamiento proveeduría, materiales, y las distintas
actividades que emanan de la misma definición, puede a través de la división del
trabajo dar origen a varios departamentos, entre ellos compras, todos agrupados
bajo un nombre más genérico y/o completo.

Se menciona la palabra “quizá”, pues la administración de empresas es

dinámica y los conceptos varían de una compañía a otra.

Definitivamente, ninguna función es autónoma y todas se relacionan entre

sí y con las de otros departamentos, pero entre más sofisticada se va haciendo
una función, más subfunciones aparecen y más complicado es definir a cada una
de ellas. Por lo tanto, definiciones válidas del ayer, ya no lo son hoy.

Compras: A la compra se le define de la siguiente manera: adquirir bienes

y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y del
proveedor más apropiado.

El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar

cuáles son sus necesidades de bienes y servicios identificando y comparando los
proveedores y los abastecimientos que se tienen disponibles, negociar con sus
abastecedores quienes constituyen las fuentes de abastecimiento o de algún
modo llegar a convenios en los cuales se estipulan los términos de compra,
celebrar contratos y colocar pedidos, para finalmente recibir los bienes y servicios,
prosiguiendo al pago de éstos.

La función de compras consiste en obtener los materiales adecuados (que

satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida, para su envío en
el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea
confiable y que desempeñe su trabajo con puntualidad), restando el servicio
correcto (tanto antes como después) al precio conveniente.

Función del departamento de compras

La función de compras consiste en ayudar a producir más utilidades a la

empresa, por lo tanto el comprador industrial tiene que conocer su propio negocio
y en que forma el producto o suministro que está comprando contribuirá a los
resultados finales de su compañía; tiene que comprarlo al costo por unidad de su
propio artículo terminado y no por el marbete del precio.

En la empresa pequeña el propietario es quien hace la compra de todos los

materiales. A medida que esta crece se requiere de la participación de una
persona especializada en esta función, a quien se le denomina jefe, gerente o
director de compras.

Coordinación con otras funciones

 La actividad de las compras está relacionada con todos los departamentos

de la empresa, en particular con Ingeniería y Producción. Mientras que
Ingeniería diseña el producto, Producción fabrica para el mercado Compras
se encarga de conseguir los suministros necesarios para cumplir con el ciclo
económico de la empresa.

 La coordinación entre Compras y la Dirección de la empresa debe ser muy

estrecha, de tal manera que cualquier cambio en los planes de producción
sea puesto en conocimiento del gerente de compras, antes de que esta se
realice. La falla en coordinar esta información podría ocasionar una falta de
materiales o bien un exceso de inventarios.

 Con el departamento de Contabilidad, para facilitar la preparación de

registros que permitan el pronto pago a los proveedores, con el fin de
aprovechar todos los descuentos y evitar posibles errores.

 Con Ingeniería consiste en el diseño del producto y especificaciones

previas a los requerimientos de producción.
 Con el departamento de Tráfico se relaciona por los materiales que se
mueven para llegar a la empresa. Este departamento cumple con lo
siguiente: Mantiene al día archivos con tarifas de transporte. Procura que los
embarques se describan y se clasifiquen en forma apropiada. Que los
embarques sigan rutas apropiadas y no sufran retrasos. Consolidar
 embarques para formar embarques completos. Comprobar facturas de fletes
y reclamar a transportistas cargos excesivos o daños.
 Con el departamento de Almacén se relaciona por la recepción y custodia
física de los materiales.
 Con otros departamentos (Embarques, Inspección, Recibo . . . . ).

Los Abastecimientos en la Empresa

Toda empresa, cualesquiera que sean sus actividades tiene la necesidad

de obtener ciertos bienes o servicios para sus operaciones. La empresa industrial
se abastece de materias primas, muebles, maquinaria y servicios necesarios para
sus procedimientos de producción. La empresa comercial compra productos que
se revenderán con una utilidad.

La empresa de servicios obtiene los muebles y equipos que serán

necesarios para sus procedimientos administrativos.

Concepto de abastecimiento

Consiste en procurar a un sistema de producción los bienes y

servicios en la cantidad y calidad requeridas, al mejor precio, del mejor
proveedor, en el lugar y el momento oportunos, a fin de satisfacer las
exigencias de sus operaciones.

En síntesis trata de responder a las siguientes preguntas:

¿Qué comprar?

 Calidad respecto de las necesidades

 Substituto de los productos utilizados
 Precio teniendo en cuenta calidad

¿En qué cantidad comprar?

 Según las necesidades

 Según la cantidad económica
 Según los descuentos y rebajas

¿Cómo comprar?

 Procedimiento de compra e importancia monetaria

 De las compras políticas de compra
  Manual de procedimientos

¿Cuándo comprar?

 Necesidad de los consumidores

 Necesidad de la producción
 Condiciones del mercado

¿De quién?

 Elección de los proveedores

 Interpretaciones comerciales
 Comprar fabricar o rentar

Los objetivos de las compras según los teóricos Mercado, Pooler y

Leenders

Mercado:

 Mantener la continuidad de abastecimiento.

 Hacerlo con la inversión mínima de abastecimiento.
 Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales.
 Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo
adecuado de los mismos para el uso a que se destinan.
 Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la
calidad y el servicio requeridos.
 Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel
de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.

Pooler:

 Pagar precios razonablemente bajos por los mejores productos

obtenibles, negociando y ejecutando todos los compromisos de la
compañía.
 Mantener los inventarios lo más bajo posible, sin perjuicio de la
producción.
 Encontrar fuentes de suministro satisfactorias y mantener buenas
relaciones con las mismas.
 Asegurar la buena actuación del proveedor, entre otras cosas en lo
que se refiere a la rápida entrega de los materiales y a una calidad
aceptable.
  Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan
requiriéndose.
 Introducir buenos procedimientos, junto con controles adecuados y
una buena política de compras.
 Implantar programas como el análisis de valores y el análisis de
costos, y decidir si deben comprarse o hacerse los materiales para
reducir el costo de las compras.
 Conseguir empleados de alto calibre y permitir que cada uno
desarrolle al máximo su capacidad.
 Mantener un departamento lo más económicamente posible sin
desmejorar la actuación.
 Mantener informada a la alta gerencia de los materiales que van
saliendo, que puedan afectar la utilidad o el buen funcionamiento de
la compañía.
Leenders:

 Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y

servicios requeridos para la operación de la organización.
 Conservar las inversiones y perdidas mínimas en el inventario.
 Mantenimiento de estándares o controles de calidad adecuados.
 Encontrar o desarrollar proveedores competentes.
 Estandarizar en lo que sea posible, los artículos comprados.
 Compra de artículos y servicios requeridos al precio final más bajo
posible.
 Mejorar la posición competitiva de la organización.
 Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas y productivas con otros
departamentos dentro de la organización.
 Alcanzar los objetivos de compra al menor nivel posible de costos de
administración.