ADMINISTRACIN DE COMPRAS E INVENTARIOS

UNIVERSIDAD INTERAMERICANA PARA EL DESARROLLO

Asignatura Interdisciplinar
Administracin de compras e inventarios

Sesin de Aprendizaje 1

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OBJETIVO DE LA SESIN DE APRENDIZAJE

El estudiante reconoce la funcin del departamento de compras en una empresa, identifica sus objetivos y
la clasificacin de los tipos de compras con la finalidad de relacionar sus actividades propias con las de
otros departamentos, lo anterior a travs de la adquisicin y desarrollo de herramientas conceptuales que
le resulten funcionales en mbitos acadmicos y profesionales.

CONTENIDO DE LA SESIN DE APRENDIZAJE

1. La funcin de compras
1.1. La importancia de la funcin de compras
1.2. Consideraciones y tipos de compras

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CONTEXTUALIZACIN DEL CONTENIDO DE LA SESIN DE

APRENDIZAJE
Por qu hay que darle mxima importancia a la gestin de compras en una empresa?

En pocas antiguas ya se desarrollaban los primeros modelos de compras, tambin conocido como el
trueque, siendo un modelo de cambio y abastecimiento y lo hemos ido perfeccionando con el paso de los
aos hasta llegar a la actualidad con modelos comerciales.

El abastecimiento de una empresa es su principal alimento y soporte. Los empresarios, dueos y

directivos, siendo su principal funcin el dirigir y organizar los recursos humanos, econmicos y materiales
de la empresa, debern controlar el cumplimiento de los objetivos establecidos con la finalidad de alcanzar
los niveles de rentabilidad, productividad y resultados previstos; siendo una importante funcin estratgica
la gestin de las compras de la empresa.

Te ha pasado que requieres comprar un producto y est escaso en todos los establecimientos a
los que acudes?

Las compras son el elemento fundamental para el desarrollo productivo, ya que se convierten en la fuente
de abastecimiento que finalmente alimenta y soporta el engranaje competitivo de los diferentes productos
que ms tarde se ofertarn en el mercado, es por esto que cuando las unidades productivas fallan, lo ms
comn es que ocasione un cuello de botella de produccin, situacin que se refleja en la carencia de
productos para satisfacer la demanda. Hay otros casos que son productos de temporada y no todo el ao
podemos disponer de ellos, es por eso que la previsin de las compras es de suma importancia para el
incremento de las utilidades de la empresa o negocio.

Imagen 1.

http://2.bp.blogspot.com/-
5RofBBza_2M/Vk6JK1JLR0I/AAAAAAAAACs/

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Es importante sealar que el objetivo de las compras es esencialmente doble ya que deber de servir
competentemente en la consecucin de las mercancas, suministros y servicios a fin de mantener a la
compaa competitivamente en la operacin y, a su vez, se requiere para controlar el flujo de dinero por el
departamento (Pooler, 1999.)

Son muchos los aspectos importantes que se deben de analizar en una administracin de compras e
inventarios. Como administrador de una empresa es necesario conocer los aspectos fundamentales del
departamento de compras as como el trabajo que lleva a cabo el comprador, las caractersticas de las
compras, tipos de compras, entre otros.

Asimismo, a travs de la unidad de aprendizaje conocers la forma en que el proceso de la administracin

de los inventarios busca contar con bienes y servicios disponibles para su venta, manteniendo los ms
grandes estndares de calidad de acuerdo a las polticas establecidas por la empresa. De la misma forma,
aprenders cmo el proceso de compras y eleccin de proveedores conlleva a una mecnica especfica
mediante la cual los encargados de cada uno de las reas de la organizacin infieren para el buen
desarrollo del departamento de compras.

Imagen 2.

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DESARROLLO DE CONTENIDOS DE LA SESIN DE APRENDIZAJE

1. La funcin de compras

Antes de iniciar el tema de las compras, es conveniente comprender el papel histrico de las compras y su
desarrollo. En sus inicos, las compras en los negocios pequeos y nuevos era el dueo quien se
encargaba no slo de esto sino de algunas obligaciones ms. Los asuntos administrativos eran inherentes
a las compras pero a medida que los negocios se fueron expandiendo fue necesario encomendar a una
persona encargada de eso. An y cuando la autoridad en materia de compras segua siendo del
propietario. Actualmente, en empresas pequeas o de tipo familiar, esta labor se sigue llevando a cabo.

Sin embargo, al crecimiento de las industrias la funcin del comprador fue creciendo y el departamento de
compras qued en manos de algn otro departamento dentro de la organizacin, como por ejemplo, el de
produccin ya que conoca las necesidad de produccin y de fabricacin, as como la mayora de los
materiales.

Hacia la dcada de los 40s se evidenci una clara tendencia a separar las compras de la produccin.
Pero estudios realizados hacia finales de este periodo demuestran que el encargado de compras era
responsable ante el presidente o un vicepresidente en el 70% de las firmas estudiadas (Pooler, 1999.)

Imagen2
www.gettyimages.com

Al final de la dcada de los cincuenta, la tendencia era aun ms clara ya que el jefe de compras reportaba
a un ejecutivo de alto nivel. Realmente se consider que no es necesario tener un departamento especfico
de compras ya que puede llevarse a cabo por alguna persona de cualquier departamento de la empresa,
sin embargo por la experiencia y los problemas, se empiezan a crear los departamentos de compras por
separado.

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Actualmente se ha dado un gran reconocimiento a la labor del comprador ya que este departamento
requiere de individuos con inters y conocimientos especializados y con capacidad para hacer frente a
todos los factores cambiantes que requieren los mercados.

1.1. La importancia de la funcin de compras

En los ltimos aos los comercios y negocios han sufrido cambios y modernizaciones por el desarrollo de
la tecnologa en procesos operativos, comunicaciones y la gran necesidad de actualizar y modernizar para
lograr mayor eficiencia en su empresa.

Las compras son la gestin de adquisiciones de productos y/o servicios en la cantidad, calidad, precio,
momento, sitio y proveedor justo o adecuado buscando la mxima rentabilidad para la empresa.

Las compras o adquisiciones, como son llamadas comnmente en las organizaciones, se tornan en el
elemento fundamental para el desarrollo productivo, ya que se convierten en la fuente de abastecimiento y
en los productos que ms tarde se ofertarn en el mercado.

Segn Peter F. Drucker (The Economys Dark Continent en Pooler, 1999) La clave de la mercadotecnia
eficiente y fructifera no es el proveedor sino el comprador. El comprador industrial tiene que conocer
naturalmente su propio negocio y los proceso logrados. Tiene que saber que forma el proceso o suministro
y si lo que est comprando contribuir a los resultados finales de la compaa.

En lo referente al departamento de compras este tiene la funcin de procurar todos los artculos y servicios
que requiere la organzacin; sus actividades abarcan una proporcin mayor al costo de ventas de los que
sugiere el costo de los materiales (Blackstone, F., 2002.)

De acuerdo a los artculos comprados las categoras se dividen en: equipo y servicio al cliente y material y
servicios estndares de oficina, para el mantenimiento y la fabricacin y los materiales y suministros para la
fabricacin de productos (Blackstone, F., 2002.)

Imagen3
www.gettyimages.com

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La actividad de comprar consiste en suministrar de manera ininterrumpida, materiales, bienes y/o servicios
para incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena de produccin.

La importancia de la funcin de las compras o adquisiciones en las empresas se puede resumir en los
siguientes puntos:

1. Las compras aseguran una fuente constante de materiales para nutrir el rea productiva de las
empresas.
2. Tiene injerencia directa en las funciones de tiempos y movimientos productivos de la organizacin,
ya que maneja de manera directa tanto la periodicidad como la cantidad de adquisiciones.
3. Debe controlar al detalle el manejo de los inventarios para que no se tornen en una carga
econmica para la fijacin de precios del producto.
4. Define junto con los departamentos de Produccin y Marketing la calidad de los materiales
adquiridos para los productos, segn las caractersticas de la demanda.
5. La cuanta del producto que el departamento de Marketing oferta, est directamente afectada por
la previsin de cantidades de materiales adquiridos para suministrar al departamento de
produccin.
6. El departamento de compras influye directamente en el incremento decremento de las utilidades de
la organizacin, ya que sus adquisiciones dependen de la calidad y el tipo de producto que se
oferte en el Mercado.
7. Tambin asegura el funcionamiento global de la empresa, por medio del cumplimiento de las
adquisiciones, tanto de soporte como de produccin.
8. Se torna en el epicentro que centraliza solicitudes y distribuye elementos a los diferentes
departamentos o divisiones.

1.2. Consideraciones y tipos de compras

Los bienes y/o servicios que maneja la empresa deben proporcionarse en las cantidades adecuadas, en el
momento solicitado, con el precio acordado y en el lugar requerido por el cliente, dentro de los tiempos
estipulados previamente, es decir, que ni antes ni despus, ya que tanto una entrega anticipada no
acordada como un retraso no reduce costos ni ayuda con el cumplimiento de la misin de la organizacin.

La funcin de compras ha ido evolucionando con funciones ms avanzadas como la innovacin y

prospeccin de nuevos mercados y participacin en el desarrollo de productos, necesitndose de una
mayor tecnificacin de los compradores.

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Sobre la nueva tendencia para el manejo y administracin de compras en las empresas, Harold Arabia
Ros comenta El ERP (Enterprise Resource Planning)1 es una aplicacin de gestin empresarial diseada
para cubrir todas las reas funcionales de la empresa. Los ERP son una forma de utilizar la informacin a
travs de la organizacin de manera ms proactiva en todas las unidades de negocio que conforman una
empresa como lo son: produccin, compras, inventario y cadena de suministros, abastecimiento, finanzas,
RH, logstica y distribucin, ventas, servicio al cliente y relacin con proveedores.

Este tipo de soluciones ERP les permite mantenerse a la vanguardia e innovacin para tener xito en los
mercados donde se desarrollan y poder estar al nivel de las empresas de cualquier parte del mundo.

Las compras y su proceso exige una serie de etapas para que se lleve a cabo con xito, Nohora Ligia
Heredia (2013) clasifica las compras en 3 modelos:

TAREA NUEVA O
COMPRA NUEVA

RECOMPRA RECOMPRA
DIRECTA MODIFICADA

a. Tarea nueva o compra nueva:

Consiste en la realizacin de pedidos nuevos y se presenta cuando no ha existido previo nexo comercial
con el proveedor y se desean conocer nuevas alternativas de suministros o cuando se incursiona en
estrategias de desarrollo de producto o de diversificacin.

1 Los sistemas de planificacin de recursos empresariales ('ERP', por sus siglas en ingls, enterprise resource planning) son los

sistemas de informacin gerenciales que integran y manejan negocios asociados con las operaciones de produccin y de los
aspectos de distribucin de una compaa en la produccin de bienes o servicios
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b. Recompra modificada:

Se genera cuando ya se ha establecido una relacin comercial previa con el proveedor y simplemente se
modifica o vara alguna de las condiciones iniciales de compra, como: volumen de pedido, referencias o
caractersticas del producto, fecha de entrega, lugar de la entrega y/o condiciones de pago.

c. Recompra Directa:

Se presenta si se establecen relaciones comerciales con proveedores ya conocidos y no se cambia o

modifica ninguna de las circunstancias pactadas anteriormente, en lo referente a caractersticas y
referencias de los productos, fecha y lugar de entrega y condiciones de pago. Se toma esta alternativa
cuando ya se conoce y se confa en el proveedor.

COMPRA EMPRESARIAL

COMPRA RECOMPRA RECOMPRA

CLASES DE COMPRA
NUEVA MODIFICADA DIRECTA

1. Anticipacin o identificacin de un problema (una

S Quizs No
necesidad) y una solucin general.

2. Determinacin de las caractersticas y la cantidad

S Quizs No
del objeto necesitado.

3. Descripcin de las caractersticas y cantidad del

S S S
objeto necesitado.

4. Investigacin y evaluacin de las fuentes

S Quizs No
potenciales.

5. Adquisicin y anlisis de cotizaciones. S Quizs No

6. Evaluacin de ofertas y seleccin de un

S Quizs No
proveedor.

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7. Seleccin de una rutina de pedido. S Quizs No

8. Retroalimentacin y evaluacin. S S S

Cuadro 1
Stanton William, 1995, p. 175

En la tabla anterior se observa que deben tomar en cuenta las fases de la compra empresarial que reflejan
su accin en la clase de compra, donde interactan los pasos del procedimiento decisorio con los tipo s de
compras empresariales, dejando entrever las circunstancias ms relevantes del proceso.

El departamento de compras realiza muchas funciones y actividades que se pueden considerar como
compartidas y otras de responsabilidad absoluta de otras reas de la empresa, el comprador debe estar
atento para que las otras reas y personas procedan a efectuar y agilizar las operaciones que se deriven
de las decisiones de compras. La interrupcin del proceso en alguna de sus operaciones, sin conocimiento
del departamento de compras, puede ser causante de que se pierdan oportunidades de mercado, se
afecten las ventas e inventarios y las relaciones con los proveedores sean desfavorables.

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LECTURA ESENCIAL DE LA SESIN DE APRENDIZAJE

1. Polanco I. (2012). Gestin de Compras: Logstica y Reaprovisionamiento Eficiente (pp. 1-30). Mxico:
Absolute Conferences. Disponible en:
http://www.biamericas.com/presentaciones/2012/gestionDeCompras/gestion-de-compras.pdf

MATERIALES COMPLEMENTARIO DE APOYO PARA LA SESIN DE

APRENDIZAJE

a) Universidad Tecnolgica Nacional/Departamento de Ingeniera Industrial. (s/f). Gestin de compras y

abastecimientos (pp. 1-17). Disponible en:
Obtenido de https://industrial.frba.utn.edu.ar/MATERIAS/proyecto_final/archivos/compras_terlevich.pdf

b) Romn Jurez, R. E. (2009). Manual de compras para la micro y pequea empresa (pp. 9-20). En
Universidad Iberoamericana. Disponible en: http://www.bib.uia.mx/tesis/pdf/015101/015101.pdf

c) Corts Mayen, L. (2012). Control del ciclo de compras. Disponible en:

https://www.youtube.com/watch?v=4I8Ea9CD-wU

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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE DE LA SESIN

Mapa mental:

Instrucciones:

1. Elabora un mapa mental sobre el tema de La funcin de las compras. Para ello emplea el contenido
de la unidad y agrega informacin que resulte de investigaciones que realices.

2. Considera los siguientes aspectos para integrar en el trabajo y la realizacin de la actividad:

Compras: Qu son?
Funciones de las compras en una empresa: Cmo se manejan?
Tipos de compras

3. El mapa mental debe incluir imgenes, flechas, lneas, conectores, palabras y frases clave con el fin
de que ste sea comprensible. Evita redactar grandes prrafos.

4. Especificaciones:

Nombra a la actividad con tu primer apellido seguida del nmero de la unidad, por ejemplo:
Gutirrez_Actividad1.
Guarda la presentacin en formato PDF
Envala a tu tutor en las fechas indicadas.
Si empleas algn tipo de fuente de consulta, agrgala de acuerdo al formato APA

5. Se recomienda que el mapa sea elaborado en un software especializado para ello, a continuacin se
agrega una liga en la que se enlistan opciones de programas que apoyan en la realizacin de mapas
mentales en lnea:
http://sociologiac.net/2008/09/02/11-aplicaciones-gratuitas-para-crear-mapas-mentales/

6. En caso de que elabores tu mapa a mano, recuerda digitalizarlo y enviarlo en el formato solicitado.

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RBRICA DE EVALUACIN DE LA ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

CUMPLE EL SE APROXIMA AL DEBAJO DEL
SOBRE EL ESTNDAR
CATEGORA ESTNDAR ESTNDAR ESTNDAR PUNTAJE
11 punto
9 puntos 7 puntos 5 puntos
El tema principal se El tema principal se
El tema principal es
presenta al centro a travs presenta al centro con No se presenta un tema
presentado por una
de imgenes y/o palabras alguna palabra que no central o bien, ste no
palabra al centro, que
Enfoque como fuente de donde se est directamente est relacionado de
permite que se generen
desprenden todas las relacionada con el ninguna manera con el
algunas ramificaciones
ramificaciones, stas son contenido, no se ramifica contenido a desarrollar.
pertinentes.
adecuadas y pertinentes. en los temas centrales.

Se manejan conceptos
Se manejan conceptos importantes, se establece
importantes, destacndolos una diferencia entre ideas
y diferenciando las ideas principales y secundarias,
Palabras clave principales de las sin embargo no hay una
secundarias por medio de clara diferenciacin. Se
colores, marcas, etctera. resaltan de manera
Son pertinentes y claras. oportuna conceptos
relevantes.
Se manejan pocos
conceptos importantes, no
No se establecen
hay diferenciacin entre
conceptos principales
ideas principales y
que se ramifiquen del
secundarias, pocos
tema principal.
elementos se resaltan
para indicar su relevancia.

Los elementos
Los elementos que Los elementos que
presentados en el mapa
componen el mapa mental componen el mapa mental
mental no estn
se encuentran organizados estn organizados de No hay ningn tipo de
organizados de manera
Organizacin en forma jerrquica y forma jerrquica pero los organizacin en el mapa
jerrquica y presenta
presenta conectores que conectores que integra mental.
pocos conectores que no
hace ms fcil su son confusos y es difcil la
aportan a la lectura del
comprensin. lectura del trabajo.
trabajo.

La informacin est
La informacin da La informacin da La informacin tiene
claramente relacionada con
Calidad de respuesta a las preguntas respuesta a las preguntas poco o nada que ver con
el tema principal y
Informacin principales y 1-2 ideas principales, pero no da las preguntas
proporciona varias ideas
secundarias y/o ejemplos. detalles y/o ejemplos. planteadas.
secundarias y/o ejemplos.

Las imgenes que se

Las imgenes que se integran en el trabajo son - Hay pocas imgenes que
integran en el trabajo son
representativas del
contenido, es decir, son
Imgenes
pertinentes, claras y
complementan las ideas
presentadas de manera
escrita.
en su mayora- se integran en el trabajo y
representativas del slo algunas son
contenido. Algunas representativas del No se integran imgenes
imgenes son claras, contenido, es decir, pocas al trabajo.
pertinentes y son claras, pertinentes y
complementan las ideas representan de manera
presentadas de manera clara las ideas.
escrita.

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SOBRE EL ESTNDAR
CATEGORA
11 punto
Propone
ejemplos
claros y relacionados con el
Ejemplos
tema,
adems sus
ideas son innovadoras.
El organizador grfico o
esquema est completo y
Organizador
muestra relaciones claras y
Grfico
lgicas entre todos los
temas y subtemas.
El contenido es original, la
presentacin es buena y
resulta atractiva a la vista
Creatividad
con respecto al uso de
colores, tamao de letra,
imgenes y formas.
Todos los conceptos
Conexin de presentan una conexin
conceptos adecuada con
l o los siguientes.
A D M I N I S T R A C I N D E C O M P R A S E I N V E N T A R I O S
CUMPLE EL SE APROXIMA AL DEBAJO DEL
ESTNDAR ESTNDAR ESTNDAR PUNTAJE
9 puntos 7 puntos 5 puntos
Propone ejemplos Los ejemplos
Propone ejemplos
claros y relacionados con propuestos no son
claros pero que no estn
el tema, pero no aporta claros ni relacionados
relacionados con el tema.
ideas nuevas. con el tema.
El organizador grfico o
El organizador grfico o
esquema est completo y El organizador grfico o
esquema fue empezado e
muestra relaciones claras esquema no ha sido
incluye algunos temas y
y lgicas entre la mayora usado.
subtemas.
de los temas y subtemas.
El contenido es original, y El contenido no es original
aunque resulta difcil su pero resulta algo atractivo El contenido no es
lectura, es atractivo a la a la vista por el uso de original y la presentacin
vista por el uso de colores, colores, tamao de letra, del mapa no es atractiva
formas, imgenes y uso de imgenes, palabras a la vista.
tamao de letra. y formas.
Un 75% de los conceptos Menos del 50%
No hay conexiones
presentan de los conceptos
adecuadas o correctas
una conexin adecuada presentan una conexin
entre
con l o los adecuada con l
los conceptos.
siguientes. o los siguientes.
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REFERENCIAS DOCUMENTALES Y DE INFORMACIN DIGITAL

1. Heredia, N. L. (2013). Gerencia de compras. Mxico: Ecoe ediciones.

2. Polanco, I. (2012) Gestin de Compras: Logstica y Reaprovisionamiento Eficiente. Disponible en:

http://www.biamericas.com/presentaciones/2012/gestionDeCompras/gestion-de-compras.pdf

3. Pooler, V. (1994). El gerente de compras y sus funciones. Mxico: Editorial Limusa.

4. Corts Mayen, L. (2012). Control del ciclo de compras. Disponible en:

https://www.youtube.com/watch?v=4I8Ea9CD-wU

5. Stanton W. (1995). Fundamentos de Mercadotecnia. Mxico: McGraw-Hill.

6. Universidad Tecnolgica Nacional/Departamento de Ingeniera Industrial. (s/f). Gestin de compras

y abastecimientos. Disponible en:

https://industrial.frba.utn.edu.ar/MATERIAS/proyecto_final/archivos/compras_terlevich.pdf

7. Blackstone F. (2002) Administracin de la produccin e inventarios. Mxico: Editorial CECSA.

8. Romn Jurez, R. E. (2009). Manual de compras para la micro y pequea empresa. En

Universidad Iberoamericana. Disponible en: http://www.bib.uia.mx/tesis/pdf/015101/015101.pdf

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