Definición de alcance de un

proyecto
Caso práctico

María de los Ángeles Medina Martínez

Norma Lilian Pimienta Lugo
 Definición de alcance de un proyecto
Caso práctico

En este documento analizaremos brevemente los fundamentos del

área de conocimiento 5 del PMBOK Gestión de Alcance y lo
aplicaremos a un proyecto práctico relacionado con la ampliación
de un área de restaurante de mariscos ubicado en Mérida,
Yucatán.
 Gestión de alcance del proyecto
La gestión del alcance del proyecto define el objetivo del
proyecto, las características de los entregables y también el
trabajo se debe realizar para lograrlo.
Su adecuada definición garantiza que si todo se ejecuta conforme
a las especificaciones, los entregables y el resultado final serán
completamente satisfactorios para el cliente.

• De acuerdo con la definición del PMBOK (1), “La Gestión del

Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para
garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el
trabajo requerido para completarlo con éxito”

(1) GUIA del PMBOK 4ª. Edición

La gestión de alcance está compuesta de 5 procesos (1)

5.1 Recopilar Requisitos— Identificar cuáles son las necesidades

de los interesados.
5.2 Definir el Alcance— Describir el objetivo del proyecto y las
características del producto.
5.3 Crear la EDT— Identificar el trabajo que debe realizarse y
descomponerlo hasta lograr paquetes de trabajo manejable
5.4 Verificar el Alcance— Formalizar la aceptación de los
entregables del proyecto que se han completado.
5.5 Controlar el Alcance— Gestionar los cambios de alcance del
proyecto

(1) GUIA del PMBOK 4ª. Edición

 Caso práctico
• Se supone la solicitud de un proyecto para
ampliar el área de comedor de un restaurante
de mariscos llamado NoHoch en la Ciudad de
Mérida.
• El presupuesto inicial asignado al proyecto es
de 575,000 pesos
• El cliente espera que la remodelación esté lista
antes del día de la madre, en 90 días.
 5.1 Recopilar requisitos
La ampliación del restaurante de mariscos NoHoch ubicado en
Mérida Yucatán surge como una necesidad identificada por el
dueño del lugar derivada de la siguiente problemática:
• En horas pico, las mesas no son suficientes, se forman filas en
la entrada y en muchas ocasiones, los clientes se van, lo que
origina fuga de ingresos para el restaurante
• Las áreas de paso para los meseros no son adecuadas, por lo
que frecuentemente hay choques y se ocasionan accidentes
menores y molestias para los clientes
• El aire acondicionado no es suficiente ni está bien distribuido,
hay áreas que están muy frías y otras calurosas
• Existe un área de jardín amplia al frente, que podría utilizarse
para la ampliación
 5.2 Definir alcance

El proyecto de ampliación del restaurante de mariscos NoHoch

tiene el siguiente objetivo:
Ampliar el área de restaurante de 99 m2 a 126 m2. Incorporar 4
nuevas mesas de 6 comensales con sus correspondientes sillas.
Se derribarán las paredes del frente y se construirá una nueva
pared con puerta principal y ventanales con vista al jardín
El jardín actual se removerá, se conservará de 1 metro de ancho
con plantas nuevas y llamativas que proporcionen una vista
agradable a los comensales.
Se colocarán 6 aires acondicionados nuevos con una capacidad de
24000 BTU´s que mantengan una temperatura ambiente cercana
a los 24 grados centígrados con mínima emisión de ruido.
 5.2 Definir alcance (continuación)

El proyecto no incluye la sustitución del mobiliario actual, solo

se adquirirán 6 mesas nuevas del mismo estilo de las actuales.
Se incluye la sustitución completa del piso para evitar que se vea
añadido.
No incluye la adquisición de platos, accesorios, ni cubiertos.
Incluye la compra y colocación de aires acondicionados
No incluye los trabajos de acometida eléctrica que deben
realizarse antes de la colocación.
Incluye la herrería de las ventanas y los sistemas de seguridad en
la entrada principal
La calidad de los acabados y la decoración debe ser similar a la
que se tiene ahora, no debe verse añadido.
 Antes Después

-5m-
-5m-

Área de cocina Área de cocina

- 14 m -
- 11 m -

Área de restaurante Área de restaurante

-4m-

Área de jardín
-1m-

Área de jardín
-9m- -9m-
 Problemas que pudieran surgir

• Conseguir la mejor solución es consecuencia de definir

correctamente la solución planteada, al especificar con
claridad los objetivos que se persiguen. Uno de las principales
carencias que se plantean; es que a veces un problema un
problema detectado muy levemente puede convertirse con el
paso del tiempo en un problema mucha más grabe y creo que
la falta de comunicación sería una del causas de que se
originen problemas e inconvenientes.
 ¿Qué podría ir mal?
Problemas Soluciones

Que el presupuesto establecido por el -Asegurarse de que el presupuesto incluya los

patrocinador, sea menor a la inversión real.
elementos básicos necesarios
-Seguimiento y control de costos del proyecto
No contar con permisos de municipales para -Dar un fuerte seguimiento al proceso con la ayuda de
la construcción/remodelación un asesor legal.

Que los trabajos de remodelación y -Establecer un plan claro y detallado con el

acondicionamiento del negocio no
concluyan en el tiempo señalado para la
apertura del restaurante.
Aumento de los precios del mobiliario y de
los equipos necesarios que impacten el
presupuesto establecido.
No obtener la aprobación del patrocinador
en la finalización de cada entregable.
contratista y monitorear que las tareas se cumplan en
las fechas indicadas.
-Comunicar los requerimientos del negocio a los
proveedores
-Enviar un recordatorio al menos un día antes de la
reunión.

No realizar reuniones periódicas de avance --Establecer un cronograma de reuniones para

del proyecto revisión y aprobación y aprobación de entregables.
 5.3 Crear la EDT
Remodelación

Liberación y Trabajos de Limpieza y ubicación

preparación de las albañilería y Remodelación fina Jardinería
áreas remodelación gruesa de mobiliario

Almacenamiento Demolición pared y Colocación mesas y

Pintura Sembrado
mobiliario jardín sillas

Liberación área
Sellar área cocina Puerta y ventanales Acabados Decoración
cocina

Colocación piso

Aires
acondicionados
 5.4 Verificar el alcance

En este proceso se verifican los entregables con el cliente, de

manera que se revise si cumplen con las características
especificadas en el alcance.
La verificación del alcance difiere del control de calidad en que
mientras la verificación se encarga de la aceptación de los
entregables, el control de calidad se refiere sobre todo a
corroborar la exactitud de los entregables y su cumplimiento con
los requisitos de calidad especificados.
Por lo general, el control de calidad se lleva a cabo antes de la
verificación del alcance, pero ambos procesos pueden efectuarse
en paralelo.
 5.5 Controlar el alcance

El proceso para controlar los cambios al alcance en este proyecto

es algo simple, ya que en nuestro caso solo tenemos un cliente,
que es el dueño del restaurante y cada cambio él directamente es
quien lo solicita y una vez que le damos a conocer el impacto del
cambio en el costo, el tiempo o las especificaciones, él mismo es
quien autoriza, a través de un formato que se firma por duplicado.

En otro caso, cuando se tiene necesidad de un cambio por alguna

condición externa, se identifica la situación y se le informa al
cliente, quien debe autorizar o no el cambo, por ejemplo en el
caso de que se tuvo que pagar una fumigación adicional ya que
al levantar el pasto se identificó una plaga de insectos.
 Bibliografía
• PMBOK Cuarta Edición (2008), Project
Management Institute
• Jack Guido, James P. Clements. Administración
Exitosa de Proyectos. Tercera edición.
• Yamal Chamoun. Mc Graw Hill. Administración
Profesional de Proyectos. La Guía.