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Control de Obras Con Ms Project PDF
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Contenido
1.1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 2
1.2 CONTROL DE OBRA ........................................................................................... 4
1.3 MICROSOFT OFFICE PROJECT......................................................................... 6
1.4 CONTROL DE PROYECTOS CON MS-PROJECT ............................................ 8
1.5 CONCLUSIONES ................................................................................................ 17
1.6 BIBLIOGRAFÍA Y WEB GRAFÍA .................................................................... 18
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CONTROL DE OBRAS CON MS-PROJECT
1.1 INTRODUCCIÓN
Con esto, se pretende dar un mejor seguimiento a cada una de las actividades, ya que solo
así se involucran más y realmente dirigen de manera eficiente y eficaz.
Lo anterior, refuerza la participación del gerente de proyectos y por consiguiente existe una
mejor interacción de cada uno de los integrantes del equipo en donde se puedan concentrar
en lo que mejor saben hacer.
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CONTROL DE OBRAS CON MS-PROJECT
Justamente aquí entra el papel del gerente en donde hace posible la creación de un marco
donde puedan desarrollar sus actividades o responsabilidades al máximo rendimiento y con
las mayores posibilidades de satisfacción personal.
Es por esto que hoy en día se debe de tener una adecuada planeación y control de obra para
que se logre satisfacer cada una de las tres variables, principalmente en nuestro país que no
se le ha tomado mucha importancia a lo anterior y por el contrario, se improvisa cuando el
proyecto está en marcha o cuando por algún trámite se les pide como por ejemplo alguna
licitación, pero al fin de cuentas no se le toma la importancia y valor que debería de tener.
Por todo lo anterior el estudio, análisis e implementación de una buena planeación y control
de obra sea primordial en cualquier proyecto de construcción que se realice por más grande
o pequeño que este sea.
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1.2.1 GENERALIDADES.
En lo que cabe decir del avance de cada actividad o concepto, este se representa en
términos de porcentaje realizado. El avance se define como el trabajo realizado y es
independiente tanto en cantidad presupuestada como del tiempo empleado en dicha
actividad. Esto mide solo el avance realizado del total independientemente de cuánto dinero
se ha gastado y de cuánto tiempo se ha necesitado, es algo muy general. Una vez conocidos
los avances de cada actividad, el porcentaje se multiplica por lo presupuestado y con esto se
ve el avance de esa actividad y lo que resta por gastar. Esta información de gastos se debe
de tener muy en cuenta ya que se tiene que tener un control estricto de cada uno de los
gastos, esto aunado con el programa, se podrán realizar compras programadas de materiales
en algún tiempo determinado, así como los máximos que se deben de pagar por unidad de
trabajo hablando de mano de obra, proveedores, gastos fijos, etc. Una vez teniendo avances
y gastos, se puede determinar el avance general del programa y del presupuesto. Existen
muchas formas de lograrlo, básicamente se compara con el programa inicial en gastos
hechos y grado de avance del proyecto, entonces se podrá ver el retraso en tiempo y gastos
que están por encima de lo presupuestado.
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Teniendo el informe general del programa y del presupuesto, se puede determinar y hacer
un análisis más detallado de cada actividad desarrollada, existen también muchas formas de
representarlo, tomando en cuenta la más sencilla con una simple gráfica de barras y fechas,
se puede representar el avance parcial o real contra lo que falta por realizar, con esto nos
podremos dar cuenta de que actividades le tenemos que poner más atención para evitar
atraso en actividades, recordemos que en algunas actividades las tenemos que tener
realizadas al cien por ciento para poder empezar otra.
También debemos de tener en cuenta que para saber lo que hemos pagado por cada
actividad y lo que hemos avanzado se debe de hacer un análisis bien detallado. Volviendo
al principio en donde ya conocíamos el avance en porcentaje, conocíamos lo presupuestado
y lo que nos faltaba por realizar.
Ahora, se conoce con los estados financieros cuanto hemos pagado por esa actividad y
cuanto nos falta por pagar y realizar, con esto se saca la diferencia y nos podremos dar
cuenta si estamos por encima de lo presupuestado o estamos por debajo, cosa que sería
ideal. Si tomáramos la misma Figura 1.3 y sacáramos la diferencia en porcentaje por
realizar y por gastar, le sería muy útil al gerente del proyecto, para poder programarse en
materiales, gastos, personal y equipo.
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1.3.1 GENERALIDADES.
Microsoft Office Project es una plataforma que permite gestionar los proyectos. El
ambiente de trabajo permite gestionar tanto proyectos unitarios como carteras de proyectos,
ya sea en un ambiente personal como ambiente Cliente – Servidor. Microsoft Office Project
ofrece unas sólidas herramientas de administración de proyectos que permite funcionalidad
y flexibilidad, con el fin de administrar los proyectos con mayor eficacia y eficiencia. Podrá
mantenerse informado y controlar el trabajo, la programación y las finanzas del proyecto,
mantener la sintonía entre los equipos de proyecto y mejorar la productividad gracias a la
integración con los conocidos programas del sistema Microsoft Office, las eficaces
opciones de elaboración de informes, el planeamiento asistido y las herramientas flexibles.
Al abrir la aplicación nos encontramos con la pantalla principal la cual se divide en tres
secciones, tal como lo puede observar en la Figura 1. 4.
1.- BARRA DE HERRAMIENTAS: En esta zona se puede apreciar una que está
conformada de botones de acceso rápido como Abrir, Guardar e Imprimir, entre
otros.
2.- PANEL DE ACTIVIDADES: Aquí es donde se debe comenzar a confeccionar
la Gantt completando datos tales como “Nombre de la Tarea, Duración,
Comienzo, Fin, %completado y Nombre de los recursos”.
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La línea base corresponde con la programación oficial del proyecto, con la cual debe
medirse el avance de las actividades. Todo proyecto debe tener línea base para crear esta
debe dirigirse a la opción Herramientas > Proyecto > Establecer Línea Base, tal como lo
muestra la Figura 1.5.
Permite mantener una línea de base, de gran utilidad para el seguimiento del proyecto. Las
fechas de comienzo y fin de las tareas se actualizan automáticamente a medida que se
efectúa el seguimiento. De esta manera se pueden comparar con las fechas planificadas
guardadas en la línea de base.
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Para poder realizar controles de avance físico de obra, es necesario previamente establecer
una línea base, que es una programación inicial contra la cual se van a medir los siguientes
controles de avances.
1) Menú “HERRAMIENTAS”.
2) Opción “PROYECTO”.
3) Opción “ESTABLECER LÍNEA DE BASE”.
4) Botón “ACEPTAR”.
Se podrá establecer una línea de base para el proyecto completo o para un conjunto de
tareas seleccionadas, es recomendable que la línea de base se establezca para el total del
proyecto y ahora se podrá empezar a comparar el avance actual versus la línea de base.
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El siguiente paso para hacer el seguimiento del proyecto, es configurar la vista del Gantt de
Seguimiento para esto se realizan los siguientes pasos:
1) Menú “TAREA”.
2) Opción “DIAGRAMA DE GANTT”.
3) Opción “GANTT DE SEGUIMIENTO”.
Es probable que sea necesario configurar nuevamente la escala temporal del grafico Gantt
de Seguimiento para esto se realizan los siguientes pasos y podemos también configurar la
escala temporal a nuestro agrado:
1) Haga “Click” con el botón derecho del mouse, sobre la barra de tiempo del
Diagrama Gantt.
2) Elija la Opción “ESCALA TEMPORAL”.
3) Modifique la Escala Superior, Intermedia e Inferior.
En color plomo se puede apreciar la LÍNEA DE BASE, y color rojo y azul la programación
resultante de hacer el seguimiento, al lado de estas barras se ve un valor en %, este valor es
el avance de la tarea.
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1) Menú “VER”
2) En Opción “TABLA”, seleccionar la tabla “SEGUIMIENTO”
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1) Comienzo Real.
2) Fin Real
3) % Completado
Si no se especifica lo contrario Project toma los inicios y finales reales iguales a los
programados.
El % completado de la tarea, corresponde al trabajo real ejecutado con respecto al trabajo
total programado.
Utilizando esta Tabla de Seguimiento, es rápido y fácil ingresar el seguimiento del
proyecto.
Se puede notar en la Figura anterior que se ha ingresado el avance que a la fecha de control
tiene cada una de las tareas, el avance total del proyecto en la figura se muestra con
porcentajes. Es posible ingresar también la siguiente información:
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Para hacer los controles de avance del proyecto hay que hacerlos a una fecha de control o
de acuerdo a como se llama MS Project una “FECHA DE ESTADO DE PROYECTO”. La
fecha de estado del proyecto, se ingresa de la siguiente manera:
1) Menú “Proyecto”.
2) Opción “Información del Proyecto”.
3) Ingresar en el cuadro de dialogo “Información del proyecto” la fecha de estado del
proyecto, tal como se muestra en la figura a continuación.
1) Actualizar Tarea.
2) Actualizar Proyectos.
3) Líneas de Progreso.
4) Establecer Líneas de Base.
5) Borrar Línea de Base.
ACTUALIZAR TAREAS: Esta opción sirve para actualizar las tareas del proyecto
mediante un cuadro de dialogo, se actualizan las tareas de una en una, se puede usar esta
opción en vez de ingresar la actualización a través de la tabla de seguimiento desde la vista
del diagrama de Gantt.
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Usar esta opción para actualizar las tareas del proyecto, es un poco más lento que a través
de la tabla de seguimiento en el Gantt de seguimiento. A través de este cuadro de dialogo,
se puede completar la información siguiente:
1) % Completado.
2) Comienzo Real.
3) Fin Real.
4) Duración Real.
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La opción “Reprogramar trabajo restante para que empiece después del” permite trabajar
bajo estas dos premisas:
1) Proyecto completo.
2) Tareas seleccionadas.
La primera opción “reprogramar trabajo restante para que empiece después del”, permite
asignar una fecha para la reprogramación y a partir de ella reprogramar las tareas
manteniendo las precedencias entre ellas y calculando las duraciones restantes por ejecutar.
LÍNEAS DE PROGRESO: Son las líneas de estado de avance de las tareas que se dibujan
dentro del diagrama Gantt y se utilizan para visualizar el estado en que se encuentran cada
una de la tareas en ejecución, es una herramienta visual de control que dibuja una línea
vertical en la fecha de estado y une el avance alcanzando por cada tarea con la fecha de
control.
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En la siguiente figura se puede apreciar una vista del Gantt de Seguimiento, con la tabla de
seguimiento y las líneas de progreso en rojo en la vista del diagrama de Gantt, tal como se
muestra en la Figura 1.15.
COSTO FIJO:
Esta referido a cualquier costo que no esté asociada a los recursos asignados a dicha tarea.
COSTO TOTAL:
MS Project lo calcula sumando el costo de los recursos de la tarea más el costo del trabajo
planificado por ejecutar, es decir es la suma del costo de los recursos que intervienen en la
tarea más la suma del costo planificado por ejecutar.
COSTO PREVISTO:
También llamado costo estimado al finalizar (CEF), no es otra cosa que el costo estimado al
finalizar.
COSTO REAL:
Es el costo resultante de ejecutar la tarea de acuerdo a los recursos asignados más el costo
fijo asociado a dicha tarea.
COSTO RESTANTE:
MS Project calcula el costo restante como el trabajo por ejecutar por la tasa unitaria del
recurso asignado a cada tarea.
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Para poder obtener la Tabla de Costos que se muestra en la figura, se deberá seguir los
siguientes pasos, estando en la vista del diagrama de Gantt.
1) Menú “Ver”
2) Opción “Tablas” / Seleccionar la tabla de “Costo”
Costo Fijo.
Acumulación de Costos Fijos.
Costo Total.
Costo Previsto.
Variación.
Costo Real.
Costo Restante.
Cabe aclarar que la columna “Acumulación De Costos Fijos”, está referida a la manera en
que se van a distribuir en el tiempo estos costos los cuales pueden ser: total al inicio, total al
final o por prorrateo.
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1.5 CONCLUSIONES
El control se efectúa una vez puesto en marcha la realización del proyecto, siendo parte
importante de la obra se debe manejar cada actividad y darle la importancia por más
mínima que esta parezca, el uso de herramientas que nos ayuden a tener una base de datos
más clara y precisa, es una gran ventaja, ya que podremos almacenar información día a día
teniendo un historial para posibles proyectos futuros.
Por consiguiente, el control debe de darse continuamente, para comparar los avances de
obras reales con los planeados inicialmente. Si no se llegara a cumplir con tales, el
Ingeniero debe de tomar acciones que encaminen nuevamente al proyecto a su ruta inicial.
Dichas acciones deben de ser sustentadas por hechos reales, tomando en consideración los
sucesos externos o internos que puedan afectar al proyecto.
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