Instructivo para

Aplicación de Formatos de Registro y Control de Comunicaciones Oficiales y

otros Documentos en la Contraloría General del Departamento
Para la aplicación de las Herramientas de Registro y Control de documentos y comunicaciones
oficiales de la Contraloría General del Departamento, tal como lo exigen las normas vigentes en
materia de Gestión Documental, pueden aplicarse los campos y criterios contenidos en los
siguientes formatos; los cuales se dinamizarán desde el Módulo de Gestión Documental en la
Plataforma Informática Archiweb.

1. Registro y Control de Comunicaciones Oficiales Recibidas

2. Registro y Control de Comunicaciones Oficiales Enviadas
3. Registro y Control de Comunicaciones Oficiales Internas
4. Formato Único para Inventario de Documentos de Gestión
5. Formato Único para Inventario de Documentos para Transferencias Documentales al
Archivo Central
6. Registro y Control de Entrega de Comunicaciones Oficiales a Entidades y Personas
Naturales
7. Registro y Control de Entrega de Comunicaciones Oficiales y otros envíos a Dependencias y
Funcionarios de la Contraloría General del Departamento.
8. Registro y Control de Préstamo de Documentos a Usuarios Internos

Para el correcto diligenciamiento puede tenerse en cuenta el siguiente orden y lógica, según los
campos o columnas dispuestas para el registro

1. Registro y Control de Comunicaciones Oficiales Recibidas

[No.] Corresponde al orden numérico natural de llegada de la comunicación. Ejemplo: 1, 2, 3, 4…

[Fecha] Registra la fecha en que llegó el documento a sus manos. Ejemplo: 11/06/2013

[DATOS DE LA PERSONA O ENTIDAD REMITENTE] Registra los datos quien envía la comunicación
[Nombre] Nombre de quien suscribe la comunicación
[Asunto] Asunto o referencia de la comunicación, tal como viene en el oficio
[Radicado] Registra el radicado que trae la comunicación, si lo trae. No todas las comunicaciones
vienen de entidades del Estado o de privadas con función social que son las obligadas a
llevar este procedimiento.
[Fecha] Registra la fecha en que fue suscrita la comunicación, o la fecha del radicado de origen, que
se espera sea la misma.
[Anexos] Se refiere al número de anexos que trae la comunicación: Folios, Cds o DVDs, otros

[DATOS DEL DESTINATARIO] En la Contraloría la mayoría de las comunicaciones vienen o llegan

dirigidas a nombre del Señor Contralor. Sin embargo, como éstas deben ser enrutadas; entonces,
además del remitente oficial que traiga, debe registrarse el destinatario oficial que recibió la
competencia para resolver el asunto o dar respuesta a la comunicación.
[Dependencia] Se registra el código de la dependencia, tal como se estructuró en el organigrama
funcional de la Tabla de Retención Documental.
[Funcionario] Registra el funcionario nominal a quien viene dirigida la comunicación, que en el
mejor de los casos puede ser el Señor Contralor, y registras el funcionario a quien
correspondió o tiene asignada la competencia para dar respuesta o resolver el
asunto.

[Tiempo de Respuesta] Corresponde a todas aquellas comunicaciones que traen tiempo

perentorio para su respuesta, tales como informes o requerimientos de organismos de control y
vigilancia, organismos del Estado del nivel superior, despachos judiciales, derechos de petición,
entre otros.

[Radicado de la Respuesta] Toda comunicación oficial debe ser resuelta, pues en la función pública
son pocas las comunicaciones oficiales que no ameritan respuesta, en esta columna se registra o
vincula la respuesta instrumentada al oficio en cuestión.
[No. Radicado] Registra el radicado de la respuesta o comunicación enviada que resuelve el asunto
[Fecha] Corresponde a la fecha del radicado de la respuesta, el cual ojalá coincida con la fecha de
suscripción de esa respuesta o comunicación enviada para resolver el asunto de la recibida.

2. Registro y Control de Comunicaciones Oficiales Enviadas

[Radicado] Consecutivo asignado en la Unidad de Correspondencia

[Fecha] Registra la fecha del radicado que se le asignó, tal como quedó en el sello de la copia

[DATOS DEL REMITENTE] Son los datos de quien suscribe la comunicación oficial a enviar
[Dependencia] Registra el Código de la dependencia productora de la comunicación a enviar
[Nombre del Funcionario] Registra del nombre del funcionario que produjo la comunicación. Para
las oficinas o dependencias distintas al Despacho del Señor Contralor, y las comunicaciones a
enviar son suscritas por el Señor Contralor, entonces registre también el nombre de quien la
proyectó y resolvió el asunto, el funcionario competente en el tema.

[Asunto] Registra exacto el asunto como fue redactado o puesto en la comunicación a enviar
[Anexos] Registra el número de anexos que acompañen el oficio: Folios, CDs, DVD, otros
[Antecedente] Corresponde al número del radicado de la comunicación oficial recibida que generó
u obligó la producción del oficio que está registrando. Ejemplo: el radicado del derecho de petición
que está respondiendo, el radicado de la solicitud de información que está enviando, entre otros.

[DATOS DEL DESTINATARIO] Corresponde a la información de la entidad y funcionario de destino

de la comunicación a enviar, o nombre de la persona natural a quien vaya dirigida la comunicación
oficial a enviar que está registrando.
[Entidad] Nombre exacto de la entidad de destino
[Nombre] Registra el nombre del destinatario, funcionario o persona natural a quien va dirigida la
comunicación oficial a enviar

[Observaciones] Casilla usada para registrar situaciones externas o del procedimiento como la
empresa transportadora o de mensajería empleada para el envío, el número de la guía o remisión,
o el nombre de quien la entregó y/o recibió.

3. Registro y Control de Comunicaciones Oficiales Enviadas Internas

[Radicado] Consecutivo asignado en la Unidad de Correspondencia
[Fecha] Registra la fecha del radicado que se le asignó, tal como quedó en el sello de la copia

[DATOS DEL REMITENTE] Son los datos de quien suscribe la comunicación oficial a enviar
[Dependencia] Registra el Código de la dependencia productora de la comunicación a enviar
[Nombre del Funcionario] Registra del nombre del funcionario que produjo la comunicación.
[Asunto] Registra exacto el asunto como fue redactado en la comunicación interna a enviar
[Anexos] Registra el número de anexos que acompañen el oficio: Folios, CDs, DVD, otros
[Antecedente] Corresponde al número del radicado de la comunicación oficial recibida que generó
u obligó la producción del oficio que está registrando.

[DATOS DEL DESTINATARIO] Corresponde a la información de la oficina o despacho y funcionario

de destino de la comunicación interna a enviar.
[Despacho] Código del despacho u oficina productora de destino
[Nombre] Registra el nombre del funcionario a quien va dirigida la comunicación interna a enviar

[Observaciones] Casilla usada para registrar situaciones externas o del procedimiento

4. Formato Único para Inventario de Documentos de Gestión

INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

(Aplicativo del Acuerdo 042 de 2002)

1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación

que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que
produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
4. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y
conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias,
Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades
y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas
del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias
secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha
de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.
8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de
los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
9. CÓDIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras
y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al
conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de
entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación.
En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de
las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto
aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo
posible, en orden alfabético.

11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (Asiento).
Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de
una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

12. UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Se consignará el número asignado a cada unidad de

almacenamiento. En la columna otro se registrará las unidades de conservación diferentes
escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.

13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de
conservación descrita.

14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes
(M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.

15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de

consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros
de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se
diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas
anteriores.

Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos,

circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la
numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos,
resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del
cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de
unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el
número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.

Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos
técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de
sistematización de la información.

A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo
componen.
Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación,
especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y
faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos,
roedores, etc.).

17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de
elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de
entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de
recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

5. Formato Único para Inventario de Documentos para Transferencia al Archivo Central

Aplica el Instructivo del formato anterior. De hecho este formato se diligencia con las filas del
inventario anterior, sacando las unidades documentales que la Tabla de Retención Documental
indique deben ser transferidos.

6. Registro y Control de Entrega de Comunicaciones Oficiales y otros Documentos a

Entidades y Personas Naturales

[Radicado] Número natural consecutivo asignado en la Unidad de Correspondencia

[Fecha del Radicado] Registre la fecha del radicado, tal como se fijó en la copia de la comunicación
a archivar

[Oficina Productora] Registra el Código de la oficina productora o remitente

[DATOS DEL DESTINATARIO] Corresponde a la entidad o persona natural a quien se entrega

[Entidad o Nombre del Destinatario] Registra el nombre o sigla de la entidad, o nombre de la

persona natural a quien va dirigida y entre la comunicación

[Dirección] Registra la dirección oficial consignada en el sobre o comunicación a entregar

[Fecha de Entrega] Fecha exacta de entrega del documento o comunicación

[Nombre de quien Recibe] Registre el nombre claro de la persona u oficina que recibió

[Firma del Recibido] Firma y en lo posible sello de recibido

7. Registro y Control de Entrega de Comunicaciones Oficiales y otros Documentos a

Funcionarios y Dependencias de la Contraloría General.

[Clase de Envío] Indique el tipo de documento o comunicación a entregar

[Radicado] Número natural consecutivo asignado en la Unidad de Correspondencia
[Fecha del Radicado] Registre la fecha del radicado, tal como se fijó en la copia de la comunicación
a archivar
[Remitente u Oficina Productora] Registra el Código de la oficina productora o remitente

[ASUNTO] Corresponde Al objeto de la acción, decisión o centro del contenido de la comunicación.

Se transcribe como está formalmente en el documento.
[Fecha de Entrega] Fecha exacta de entrega del documento o comunicación
[Dependencia] Oficina competente o destinataria de la comunicación
[Nombre de quien Recibe] Registre el nombre claro de la persona u oficina que recibió
[Firma del Recibido] Firma y en lo posible sello de recibido

08. Registro y Control de Préstamo de Documentos a Usuarios Internos

Hace falta precisar que solo los usuarios internos autorizados pueden tener acceso a los
documentos en el marco de la Administración Municipal. Nadie más, ningún usuario externo puede
solicitar documentos en préstamo. Los documentos oficiales de archivo no se prestan. Los usuarios
externos los consultan y podrían tener una reprografía, más nada.

[No.] Número de orden de préstamos, registrados fila a fila

[Usuario] Nombre completo del funcionario que solicita y responde por el documento
[Cargo] Cargo del funcionario solicitante
[Dependencia] Registras el Código de la dependencia solicitante o sede del funcionario solicitante
responsable
[Fecha de Salida] Fecha del préstamo o salida del documento del Archivo de Gestión
[Fecha de Devolución] Fecha de reintegro o devolución del documento
[SERIE] Código de la SERIE Documental del expediente o unidad en préstamo

[IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL] Registro de los consecutivos de identificación

[Caja] Número de la Caja
[Legajo] Número del Legajo
[Folios] Número de folios del expediente prestado, el cual deberá revisarse rigurosamente a su
regreso o reintegro. No puede faltar absolutamente ninguno, se configuraría una falta disciplinaria
grave.

VERIFICACIÓN DE LA DEVOLUCIÓN] Nombre y/o firma del funcionario responsable de los

documentos que testimonia la devolución o reintegro del expediente.