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MICROSOFT PROJECT
Introducción a la Gestión de Proyectos

Capacidad:
Identifica los diferentes tipos de proyectos en una situación real y las
diferentes herramientas del entorno de Microsoft Project.

Contenidos:

1. Introducción a la Gestión de Proyectos

2. Introducción a Microsoft Project
1. Introducción a la Gestión de Proyectos

Todo el mundo realiza proyectos, son parte de nuestras vidas, tan es así que
la realizamos cotidianamente desde que comenzamos el día, cuando nos
ponemos metas, objetivos, tiempos, costos los cuales se tienen en cuenta en
la realización de algo.
Una buena gestión de proyectos, permite hacer frente a problemas
inevitables que ocurrirán en las dimensiones antes descritas y se convierte
en la forma más eficiente posible.
Pero exactamente ¿Qué es un proyecto? y ¿qué se puede hacer para
manejar todas sus facetas?
¿Qué es un Proyecto?
◦“Secuencia bien definida de eventos, con un principio y final identificados,
dirigidos a alcanzar unos objetivos claros y con relaciones entre sí”

La Guía del PMBOK v 6.0 (Project Management Body of Knowledgement)

es un estándar en la gestión de proyectos desarrollado por PMI (Project
Management Institute) y establece:
Importante

Es un esfuerzo temporal para producir un producto, servicio

o resultado que es único y que se desarrolla gradualmente.

Producto, servicio,
Temporal Único
resultado

Figura Nº 1: Características de un proyecto - PMBOK

Temporal: Tiene un principio y un fin. El fin se alcanza cuando:

 Se logra los objetivos del proyecto

 Cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán
o no pueden ser cumplidos.
 Cuando ya no existe necesidad que dio origen al proyecto.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN III 2

Producto, servicio o resultado: Aunque pueden haber elementos
repetitivos en algunos entregables del proyecto, esta repetición no altera la
UNICIDAD fundamental del trabajo del proyecto, por ello un proyecto puede
generar:
 Un producto que puede ser componente de otro elemento o un
elemento final de si mismo.
 Capacidad de realizar un servicio.
 Un resultado, producto o documento. Ejemplo: Proyecto de
investigación.
Único: Tiene un alcance y recursos específicos.
Características de un Proyecto

 Tiene un objetivo específico y mensurable.

 Usan recursos.
 Constan de tareas interdependientes.

Tabla 1: Ejemplos de proyectos

ÁMBITO EJEMPLOS DE PROYECTOS

Informática  Desarrollar un sistema informático.

Desarrollo de productos
 Instalar una cabina de internet.
 Implementar una intranet en una empresa
 Realizar una auditoría informática
 Desarrollar un nuevo smarphone.
 Rodar un comercial en TV

Publicaciones  Escribir un libro

 Crear un Manual de Organización y funciones
 Escribir una guía de usuario de software
Construcción  Ampliar un centro comercial
 Construir una residencial para el programa
TECHO PROPIO
 Remodelar una habitación de nuestra casa
Planificación de eventos  Coordinar una fiesta de promoción
 Apertura de un nuevo negocio
 Organizar las olimpiadas institucionales
Varios  Realizar un programa de capacitación a distancia
 Traslado de las oficinas de una compañía de un
lugar a otro.
Jurídico  Creación de tribunales virtuales

MÓDULO DE COMPUTACIÓN III 3

Ciclo de vida

De un Proyecto

Las fases son generalmente secuenciales, acotadas y se dividen por

objetivos.

Figura Nº 2: Ciclo de vida de un proyecto – PMBOK v 6.0

Del producto

Es el tiempo que transcurre desde la concepción del producto hasta su

retiro del mercado.

Figura Nº 3: Ciclo de vida de un producto – PMBOK v 6.0

Figura Nº 4: Comparación entre ciclo de vida del proyecto y producto.

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 De la administración del proyecto

Describe qué se necesita hacer para administrar el proyecto.

Figura Nº 5: Ciclo de vida de la administración de proyectos – PMBOK v 6.0

Figura Nº 6: Procesos de la dirección de proyectos – PMBOK

Finalmente ¿Por qué referenciamos PMI?

“La certificaciones del PMI® son las credenciales de mayor reconocimiento y

prestigio a nivel mundial en la profesión de Gerencia de Proyectos”.

Identificación del objetivo y alcance del proyecto

Para identificar su objetivo comuníquese con el equipo del proyecto,

manteniendo un diálogo a diversos niveles para obtener ideas en la mesa.
Una vez declarado el objetivo, distribúyalo entre los miembros del equipo

MÓDULO DE COMPUTACIÓN III 5

 para asegurarse de que todo el mundo entiende el enfoque común del
proyecto.
El alcance es una declaración de parámetros más específicos o restricciones
para su cumplimiento correspondientes a tiempo, calidad y costo, y con
frecuencia se relacionan con los entregables del proyecto.
Verbigracia:
Proyecto A
Objetivo: Localizar una instalación para nuestro almacén
Alcance: Hasta el 15 de noviembre, encontrar un almacén moderno de
aproximadamente 4000 m2 con un costo de alquiler de no más de $
2000.00/mes en un lugar que sea cercano a nuestra oficina principal.

Proyecto B
Objetivo: Lanzar un nuevo producto de limpieza
Alcance: Incluye la prueba de marketing del producto, diseño de envase,
creación y lanzamientos de una campaña publicitaria la cual debe ser
completada antes del final del tercer trimestre del año y puede costar no más
de S/ 50 000.00

Importante
Con el objetivo y alcance definido del proyecto
(entregables, calendario y presupuesto) estamos listos
para utilizar un software de gestión de proyectos como es
MICROSOFT PROJECT.

2. Introducción a Microsoft Project

Microsoft Project es un software esencial para la organización y gestión de
una gran variedad de proyectos. Desde el cumplimiento de plazos de entrega
y presupuestos hasta la elección de los recursos adecuados.

¿Cuáles son las soluciones de administración de proyectos con

Microsoft Project?

Soluciones basadas en la nube

o Project online Essentials

o Project online profesional

MÓDULO DE COMPUTACIÓN III 6

 o Project online premium0

Soluciones locales

o Project Standar

o Project Professional

o Project Server

2.1. Abrir Project

 Con la barra de tareas: Haga clic en inicio – busque la aplicación Microsoft

Project
 Con el comando ejecutar, presione las teclas Windows + r y escriba la
palabra: winproj tal como se aprecia en la figura adjunta y presione
aceptar.

Figura Nº 7: Ventana ejecutar – Forma de iniciar Ms Project

Figura Nº 6: Procesos de la dirección de proyectos – PMBOK

Figura Nº 8: Interfaz de inicio de Microsoft Project

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2.2. Interfaz de Microsoft Project

Figura Nº 9: Entorno de Microsoft Project

 Barra de herramientas de acceso rápido: Es un área de la interfaz que
se puede personalizar añadiendo sus comandos favoritos o los que utilice
con mayor frecuencia.

Las fichas y la cinta de opciones: Siempre hay una ficha seleccionada

y como consecuencia de ello aparece su correspondiente cinta de
opciones.

Grupos: Con conjunto de comandos relacionados.

Comandos: Son funcionalidades específicas para manejar Project.

Etiqueta vista: Aparece en el margen izquierdo y permite recordar qué

vista está activada de las múltiples con las que cuenta Project.

Accesos directos: Permite activar rápidamente alguna de las vistas más

utilizadas en Project.

Zoom: Con el control deslizante ofrece la posibilidad de acercar o alejar

la vista activa.

Barra de estado: Muestra algunos detalles fundamentales como el modo

de programación de las tareas o si se ha aplicado un filtro a la vista activa.

Escala de tiempo: Algunas vistas disponen de una escala temporal en la

parte superior que consta de dos componentes: una escala temporal
principal en la parte superior y una secundaria debajo de ésta. Las escalas
principal y secundaria se pueden ajustar de forma independiente, lo cual
permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado.

Tabla entrada: Se usa para introducir, editar y ver información sobre su

proyecto.

Diagrama: Tan pronto se empiece a ingresar tareas, muestra la

información gráficamente.

2.3. Vista Backstage: Gestionar archivos y configurar opciones

Permite personalizar, compartir información, además de los comandos

esenciales para la gestión de archivos como: Nuevo, Abrir, Guardar,
Guardar como
 Figura Nº 10: Vista Backstage de Microsoft Project
Asimismo se puede configurar la cinta de opciones para poder adecuarla a
nuestras necesidades de configuración

Figura Nº 11: Ventana de Opciones de Microsoft Project

MÓDULO DE COMPUTACIÓN III 10

Esto permite crear nuevas pestañas y grupo de comandos que se utilicen
frecuentemente

Figura Nº 12: Interfaz de Microsoft Project con nueva pestaña

Para Guardar el proyecto si desea asignarle un nombre o título. Podrá cambiarle

el nombre y otras propiedades de archivo siempre que lo desee.

1. Haga clic en Archivo > Información.

2. Haga clic en Información del proyecto a la derecha y, a continuación,

en Propiedades avanzadas.

3. Escriba el nombre en el cuadro Título de la pestaña Resumen.

4. Agregue cualquier otra información que desee incluir en el archivo de

proyecto.

Figura 13: Ventana de información del proyecto – Microsoft Project

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2.4. Vistas y tablas en un proyecto

El espacio de trabajo en Project se conoce como VISTA. Este software

tiene una docena de vistas, pero por lo general se suele trabajar con una
sola vista a la vez. Se utilizan para introducir, editar, analizar y visualizar
la información de un proyecto. Las vistas predeterminadas son la de:
Diagrama de Gantt y Escala de Tiempo.

Figura Nº 14: Vistas de un proyecto

La vista Diagrama de Gantt se utiliza en multitud de ocasiones para representar

un plan de proyecto, especialmente cuando éste se presenta a terceros. También
resulta de gran utilidad a la hora de introducir y ajustar detalles de tareas y para
analizar un proyecto en su conjunto.

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 Figura Nº 15: Vistas Diagrama de Gantt

A continuación mostramos diferentes tipos de vistas que serán utilizadas a lo

largo del conocimiento del software de aplicación.

Figura Nº 16: Diferentes tipos de vistas en Microsoft Project

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Figura Nº 17: Vista en dos paneles: Diagrama e Gantt y Formulario de tareas

NOTA
Las vistas DIAGRAMA DE GANTT y ESCALA DE TIEMPO
son las más conocidas de MS Project, específicamente el
Diagrama de Gantt representa uno de los conceptos más
conocidos en el mundo de la gestión de proyectos.

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 Referencias Bibliográficas:

BUSIO, O. G. (2018). Guía 2018 Project Manager Professional PMP. Obtenido

de Todo para ser Project Manager: http://todopmp.com

Timothy, J., & Chatfield, C. (2010). Microsoft Project paso a paso. Ediciones
Anaya Multimedia (Grupo Anaya, S.A.).

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