Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Gestión de Proyectos
Septiembre 2007
0
Contenidos
4. Grupos de Procesos
1
1.Introducción. Objetivos del Proyecto
El Objetivo principal del Proyecto es la investigación de las prácticas más extendidas en el ámbito de desarrollo
y gestión del proyectos.
La investigación tiene como finalidad proporcionar una descripción general de un subconjunto de Fundamentos
de la Dirección de Proyectos, aplicables en la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo, sobre los
cuales existe un amplio consenso de su valor y utilidad.
2
1.Introducción. Objetivos del Proyecto
Los Fundamentos de Gestión de Proyectos, se presentan en Procesos, constituyendo elementos discretos con
interfaces bien definidas (Entradas / Salidas).
En el caso práctico, para cada Proceso, partiendo de las Entradas o Inputs, utilizando las herramientas
definidas, se obtienen las Salidas o Outputs del proceso.
PROCESO 1
Input A Output A
HERRAMIENTAS
Input B Output B
3
Contenidos
4. Grupos de Procesos
4
2. Que es un Proyecto en el Mundo
PMI
El PMI (Project Management Intitute) es una organización que se centra en el estudio de las necesidades de los
profesionales de Gestión del Proyecto, con los siguientes objetivos:
En el PMBOK recoge la experiencia del PMI en el desarrollo de proyectos y propone una serie de
directrices para la Gestión de Proyectos.
5
2. Que es un Proyecto en el Mundo
Definición
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
• Temporal no necesariamente significa de corta duración; muchos proyectos duran varios años.
• En cada caso, sin embargo, la duración de un proyecto es limitada.
• Los proyectos no son esfuerzos continuos.
• El final se alcanza cuando:
– Se han logrado los objetivos del proyecto
– Queda claro que los objetivos del proyecto no serán o no podrán ser alcanzados
– La necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado.
6
2. Que es un Proyecto en el Mundo
Un proyecto crea productos entregables únicos. Productos entregables son productos, servicios o
resultados:
• Un producto o artículo producido, que es cuantificable, y que puede ser un elemento terminado o un
componente
• La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las funciones del negocio que respaldan la
producción o la distribución
• Un resultado como salidas o documentos. Por ejemplo, de un proyecto de investigación se obtienen
conocimientos que pueden usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo proceso
beneficiará a la sociedad.
La elaboración gradual es una característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y
único. “Elaboración gradual” significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos.
7
2. Que es un Proyecto en el Mundo
Los Trabajos Operativos, son operaciones continuas y repetitivas, mientras que los proyectos, como hemos
mencionado, son temporales y únicos.
Los Trabajos Operativos tienen como objetivo dar respaldo continuo al negocio, mientras que los Proyectos,
una vez se alcanzan unos determinados objetivos, concluyen.
Los Proyectos involucran a todos los niveles de la Organización e incluso a varias unidades Organizativas.
8
2. Que es un Proyecto en el Mundo
Planificación Estratégica
Los proyectos desarrollan actividades que no pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales de
la organización.
Suelen tener como objetivo definir o desarrollar un plan estratégico. Asimismo también puede constituir un
componente del plan estratégico, para alcanzar un determinado hito del mismo.
Normalmente los proyectos se llevan a cabo por alguna de las siguientes condiciones estratégicas:
Una demanda del mercado – Petrolera: Construcción de una nueva refinería por la escasez de gasolina
Una necesidad de la organización – Centro formación: Creación de nuevo curso para aumentar sus
ingresos
Una solicitud de un cliente – Compañía Electrica: Construcción de una nueva subestación para abastecer
a un nuevo polígono industrial
Un requisito legal – Compañia de Gas: Debido a Directiva Europea, migración de clientes del Sistema de
Mercado Regulado al Mercado Liberalizado de Gas.
9
Contenidos
4. Grupos de Procesos
10
3. Áreas de Conocimiento de Gestión de Proyectos
Los Procesos de Dirección de Proyectos identificados, se organizan conceptualmente en las siguientes áreas de
conocimiento:
Gestión de la Integración del Proyecto: describe los procesos y actividades que forman parte de los diversos
elementos de la dirección de proyectos que se identifican, definen, combinan, unen y coordinan dentro de
los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos.
Gestión del Alcance del Proyecto: describe los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya
todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.
Gestión del Tiempo del Proyecto: describe los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto en
el tiempo estipulado.
Gestión de los Costes del Proyecto: describe los procesos involucrados en la planificación, estimación,
presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.
Gestión de la Calidad del Proyecto: describe los procesos necesarios para asegurar que el proyecto cumpla
con los objetivos por los cuales ha sido emprendido.
Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto: describe los procesos que organizan y dirigen el equipo
del proyecto.
Gestión de las Comunicaciones del proyecto: describe los procesos relacionados con la generación,
recogida, distribución, almacenamiento y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma.
11
3. Áreas de Conocimiento de Gestión de Proyectos
Gestión de los Riesgos del Proyecto: describe los procesos relacionados con el desarrollo de la gestión de
riesgos de un proyecto.
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: describe los procesos para comprar o adquirir productos,
servicios o resultados, así como para contratar procesos de dirección.
12
Contenidos
4. Grupos de Procesos
13
4. Grupos de Procesos
Iniciador/ Procesos de
Entradas del Procesos de
Patrocinador Iniciación Cierre
Proyecto
del Proyecto Registros del Activos de
Proyecto los procesos
Procesos de
Ejecución
14
4. Grupos de Procesos
Procesos de Iniciación
Procesos de Iniciación
Procesos de
Acta Planificación
Constitución
del Proyecto
Procesos de
Ejecución
Alcance
Preliminar
Procesos de
Seg. y Control
15
4. Grupos de Procesos
Procesos de Planificación
El Grupo de Procesos de Planificación recogen información de varias fuentes, para desarrollar el Plan de
Gestión del Proyecto, madurar el Alcance y Coste, identificar los Riesgos y Planificar las Actividades.
16
4. Grupos de Procesos
Procesos de Planificación
17
4. Grupos de Procesos
Procesos de Ejecución
El Grupo de Procesos de Ejecución se compone de los Procesos utilizados para
completar el trabajo definido en el Plan de Gestión del proyecto con el objetivo de
cumplir con los requisitos del proyecto.
La mayor parte del presupuesto se invertirá en los Procesos del Grupo de Procesos de Ejecución.
Durante la Ejecución del proyecto, pueden darse variaciones respecto de la Ejecución planificada (por ejemplo en
la duración de actividades, productividad, riesgos no anticipados o disponibilidad de Recursos).
Si lo anterior sucede, será necesaria una replanificación. La replanificación puede desembocar en una solicitud de
cambio que, si fuese aprobada, modificaría el Plan de Gestión del proyecto (Grupo de Procesos de
Planificación).
18
4. Grupos de Procesos
El principal beneficio de este Grupo de Procesos es el control y medida del rendimiento del proyecto para
identificar variaciones respecto al Plan de Gestión del proyecto.
19
4. Grupos de Procesos
Procesos de Cierre
El Grupo de Procesos de Cierre incluye los Procesos llevados a efecto para finalizar
formalmente todas las actividades de un proyecto o una fase del mismo, entregar el
producto terminado a terceros o cerrar un proyecto cancelado.
Este Grupo de Procesos verificará que los Procesos, definidos dentro de todos los Grupos de Procesos, se
completan para cerrar el proyecto o una fase del mismo.
20
Contenidos
4. Grupos de Procesos
21
5. Detalle del Proceso. Project Charter.
El Project Charter del proyecto constituye principalmente la autorización del proyecto o fase del proyecto.
El Project Charter o Acta de Constitución del Proyecto proporciona al jefe de proyecto la autoridad para aplicar
los recursos de la empresa a las diferentes actividades del proyecto.
El jefe de proyecto debería ser asignado antes de empezar con la planificación y preferiblemente cuando se esté
desarrollando el Project Charter.
El Project Charter deberá ser emitido por el responsable de que el proyecto se lleve a cabo o un sponsor externo
a la organización del proyecto, al nivel que sea requerido.
Este proceso liga el proyecto con el trabajo continuo de la organización.
El desarrollo del Project Charter del proyecto está principalmente relacionado con la documentación de las
necesidades de negocio, la justificación del proyecto, la comprensión de los requerimientos del cliente y el nuevo
producto, servicio, o resultado, destinado a satisfacer dichos requerimientos.
22
5. Detalle del Proceso. Project Charter.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
PARA REALIZAR EL
PROJECT CHARTER
Inputs (Entradas):
Contrato (si aplica). El contrato por parte del cliente es un input si el proyecto se realiza de forma externalizada
Informe del trabajo del proyecto. Descripción de los productos o servicios que proporciona el proyecto.
Factores del entorno de la empresa u organización. En el desarrollo del Project Charter todos los factores y
sistemas del entorno de la empresa, que influyan en el éxito del proyecto, se deben tener en cuenta.
Procesos Organizacionales. Todas las organizaciones involucradas en el proyecto pueden tener políticas
formales o informales, procedimientos, planificaciones y guías, los efectos de los cuales deben ser tenidos en
cuenta.
23
5. Detalle del Proceso. Project Charter.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
PARA REALIZAR EL
PROJECT CHARTER
Herramientas
Métodos de selección de proyectos. Métodos utilizados para determinar qué proyectos seleccionará la
organización. P. ej, Métodos de medida de beneficio.
Metodología de gestión de proyectos. Puede ser o no elaborado a partir de un estándar de gestión de
proyectos, como un proceso formal o una técnica informal que sea el soporte del equipo de gestión del proyecto.
Sistemas de Información de Gestión de Proyectos. Están constituidos por las herramientas y técnicas
utilizadas para integrar y difundir los outputs de los procesos de gestión del proyecto.
Juicio basado en la experiencia. Se utiliza para aportar los inputs necesarios para desarrollar el output del
proceso. Dicho juicio y experiencia se aplica a cualquier detalle técnico o de gestión durante el proceso.
24
5. Detalle del Proceso. Project Charter.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
PARA REALIZAR EL
PROJECT CHARTER
Output (Salidas)
Requerimientos que satisfacer
Necesidades de negocio, descripción a alto nivel del proyecto, u otras necesidades de las partes
implicadas en el proyecto para las que el mismo se lleva a cabo.
Propósito o justificación del proyecto
Jefe de proyecto asignado y nivel de autoridad
Resumen del calendario de hitos
Influencia de cada parte interesada en el proyecto
Organizaciones funcionales y su participación
Entorno Organizacional, limitaciones y supuestos externos
Resumen del presupuesto
25
Contenidos
4. Grupos de Procesos
26
6. Caso Práctico. Project Charter.
La justificación del proyecto respondería a que en los últimos años en determinadas zonas de Barcelona ha
crecido de forma espectacular la apertura de tiendas especializadas en productos de calidad. Vinacotecas que
venden vinos de diferentes zonas de la región peninsular; tiendas especializadas en chocolates de las variedades
más insospechadas; puestos que ofrecen la posibilidad de tener cualquier insecto grillé para degustar en el
aperitivo. El crecimiento de este tipo de productos es un indicador de que existe un sector de mercado que desea
productos de alta calidad, desmarcándose de los productos de gran consumo.
La microcervecería encaja en esta tendencia disponiendo de un sector de mercado potencial que se determinará
cuantitativamente mediante un estudio de mercado, el cual nos indica que es un producto que no padece de
estacionalidad, con grado considerable de demanda, el cual está dirigido a diferentes estereotipos sociales y
multiculturales. Conviene mencionar que es un mercado cautivo pendiente de desarrollar, ya que existen muy
pocos competidores que se especialicen principalmente en este producto.
Actualmente, en Barcelona, existe un solo competidor directo de nombre comercial La Artesana. Se trata de una
microcervecería que produce cerveza únicamente para consumo en la barra sin comercializarla al sector de la
restauración. Además, sirve otras marcas de cerveza comerciales con lo que no se identifica el local con la
producción de cerveza artesana.
27
6. Caso Práctico. Project Charter.
Oportunidad de Negocio
La oportunidad de negocio, tal como se ha mencionado, responde a que actualmente en Barcelona no existen
microcervecerías desarrolladas al nivel que deseamos llevar en el actual proyecto. Además el negocio de una
microcervecería artesanal ha tenido mucho éxito en otros países, existe una alta posibilidad de éxito si el proyecto
se maneja adecuadamente.
El Jefe de proyecto y el nivel de autoridad; para realizar la gestión del proyecto se contratan los servicios de
Gestproject, una empresa con experiencia en la gestión de proyectos. Por esta razón el director del proyecto será
personal de Gestproyect.
El director del proyecto realizará la coordinación, planificación y gestión directa del proyecto.
Las dos unidades funcionales, el coordinador de ingeniería y el coordinador de compras y marqueting, reportarán
al director del proyecto. Los dos coordinadores de las unidades funcionales son también personal de GestProject.
28
6. Caso Práctico. Project Charter.
Calendario de hitos
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12 Mes 13 Mes 14
FASES:
Inicio/ Estudio
de Mercado
Planificación
Desarrollo/
Control/
Compras
Puesta en
Marcha
Finalización
29
6. Caso Práctico. Project Charter.
Organización funcional
Gestproject
30
6. Caso Práctico. Project Charter.
El resumen del presupuesto recoge que los fondos destinados al proyecto serán aportados por los 3 socios que
han formado la sociedad (Microcervecería). Cada uno de los socios aportarán 150.000€ a la sociedad. Del capital
inicial de la sociedad (450.000€) se pretende invertir un 60% en el proyecto de desarrollo de la Microcervecería
(270.000€).Además se consigue contactar con patrocinadores que aportan 70.000€ en total. De forma que el
presupuesto disponible para el presupuesto es de 340.000€.
Después de realizar una estimación de los costes con una precisión de ±30% se determina que el proyecto tiene
un coste del 313.000 € sin IVA.
Entorno organizacional
En cuanto al entorno organizacional en el cual se desarrollará el proyecto, Gestproject desarrollará las primeras
fases en las oficinas de la empresa. Este llevará a cabo las reuniones con el cliente en el Salón de conferencias,
así como también las reuniones con las empresas subcontratadas para la investigación de mercado. La Fase de
inicio, Fase de Planificación y Fase de Ingeniería son las que podrán ser realizadas en las instalaciones de
Gestproject.
31
Contenidos
4. Grupos de Procesos
32
7. Conclusiones. Líneas de Futuro
El desarrollo de Proyectos cada vez tiene más peso, frente al Trabajo Operativo en las empresas, para alcanzar
objetivos puntuales
La metodología se presenta en fichas, cada una de las cuales describe un Proceso, cuya estructura (descripción,
inputs, herramientas y ouputs) y clasificación (por área de conocimiento) facilita la comprensión y aplicación del
proceso.
Ficha de Proceso
Áreas de Conocimiento
33
7. Conclusiones. Líneas de Futuro
Durante el proyecto se ha desarrollado un caso práctico. Dicho caso práctico comprende la constitución y puesta
en marcha de una Microcervecería Artesanal.
Para ello, se ha partido de los Procesos identificados previamente, aplicando cada proceso en el orden establecido
por los Grupos de Procesos (Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre).
El caso práctico proporciona uno de los múltiples enfoques en la Gestión de un Proyecto de desarrollo y
Construcción de una Microcervecería Artesanal. De esta forma se facilita la comprensión de cómo interaccionan
los Procesos durante el desarrollo del Proyecto.
Durante la elaboración del caso práctico se ha hecho un gran ejercicio para el desarrollo de herramientas de
Gestión de Proyecto.
Las herramientas se han desarrollado específicamente para la ejecución de producción de cerveza artesanal, no
obstante la mayoría de las mismas es fácilmente extrapolable a otros ámbitos o áreas. A modo de ejemplo las
herramientas creadas en la fase de inicio y de planificación se pueden adaptar fácilmente para la gestión de un
proyecto de desarrollo de un local de múltiples actividades.
34
FIN
35
Procesos de
Seguimiento y Control
Procesos de
Planificación
Procesos de Procesos de
Iniciación Cierre
Procesos de
Ejecución
36
Procesos de Iniciación
Procesos de
Acta Planificación
Constitución
del Proyecto
Procesos de
Planificación
Alcance
Preliminar
Procesos de
Planificación
37
Seg. y Control
Procesos de
Procesos de Planificación
Análisis Recursos
Cualitativo de Humanos
Riesgos
Planificación
Análisis Calidad
Cuantitativo de
Riesgos
Planificación
Comunica-
ciones
Planificar
Compras y
Adquisiciones Planificación
Contratación 38
Procesos de Ejecución
Solicitar
Dirigir y Procesos de
Respuesta de
Procesos de Gestionar la Planificación
Proveedores
Planificación Ejecución Desarrollar el
Equipo del
Proyecto Seleccionar Procesos de
Adquirir el Cierre
Aseguramiento Proveedores
Procesos de Equipo de
de la Calidad
Seg y Control Proyecto
Distribuir
Información
39
Procesos de Seguimiento y Control
Gestión del
Verificación del Control del Control del Control de Control de Informar del Gestionar a los Administra
Procesos de Equipo de
Alcance Alcance Cronograma Costes Calidad Rendimiento interesados Del Cont
Ejecución Proyecto
40
Procesos de Cierre
Procesos de
Planificación
Cerrar el
Proyecto
Procesos de
Ejecución
Cierre del
Contrato
Procesos de
Seg. y Control
Procesos de Iniciación
Procesos de
Acta Planificación
Constitución
del Proyecto
Procesos de
Ejecución
Alcance
Preliminar
Procesos de
Seg. y Control
41