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Clasificaciones Del Proceso Administrati PDF
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CAPÍTULO II.
MARCO TEÓRICO SOBRE SISTEMAS, MEJORA CONTINUA, PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Y COMPETITIVIDAD.
A. SISTEMA.
19
Gestión de la Calidad en los Procesos Financieros, Álvaro Perdomo Burgos, INCONTEC, 1ª Edición, 2005,
Pág. 12.
65
1. Conceptualización.
20
Sistemas Administrativos, Análisis y Diseño, Gómez Ceja Guillermo, Editorial McGraw-Hill, 1ª. Edición 1997
pág. 3.
21
Gómez Ceja Guillermo, ob.cit. pág. 3.
22
Administración de los Sistemas de Información, Kenneth C. Laudon, Jane P.Laudon, Prentice Hall, 3ª Edición,
México, Pág. 8
66
a) Sistema físico.
Cuando está compuesto por equipo, por maquinaria y por objetos y cosas
reales.
b) Sistemas abstractos.
Cuando está compuesto por conceptos, planes, hipótesis e ideas.
a) Sistemas cerrados.
Son aquellos cuyo comportamiento es totalmente determinado y programado
y que operan con muy pequeño intercambio de materia y energía con el medio
ambiente.
b) Sistemas abiertos.
Los sistemas abiertos intercambian materia y energía regularmente con el
medio ambiente. Son eminentemente adaptativos, esto es que para sobrevivir
deben ajustarse constantemente a las condiciones del medio.
El sistema consta de cuatro elementos esenciales, sin los cuales no se puede hablar
de un sistema: entrada, proceso, salidas y realimentación. Estos son los elementos
que interactúan en toda la empresa, y que a continuación se definen:
a) Entrada.
Son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos
humanos o información. Las entradas constituyen la fuerza de arranque que
suministra al sistema y/o sus necesidades operativas.
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b) Proceso.
El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una
máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea
realizada por un miembro de la organización, entre otros.
c) Salida.
Son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las
entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información.
Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o,
alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema. La salida de un
sistema se convierte en entrada de otro sistema que la procesará para
convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.
d) Realimentación.
Producto regresado a los miembros adecuados de la institución para
ayudarles a evaluar que el insumo sea el correcto.
Figura # 3
Esquema general de un sistema.
Fuente: Sistemas Administrativos, Análisis y Diseño, Gómez Ceja Guillermo, Editorial McGraw-Hill, 1ª. Edición
1997 Pág.11
68
23
Gómez Ceja Guillermo, ob.cit. pág. 3., Pág. 9
69
Por tanto, se está rodeado de sistemas y no tiene mayor importancia el hecho de que
lo sean, o sólo se perciban; ello no implica que no se rijan por normas similares. De
la misma manera, el ser humano piensa en términos jerárquicos como una forma de
24
Gómez Ceja Guillermo, ob.cit. pág. 3, Pág. 8
70
reducir su complejo mundo para así formar entidades más fáciles de abarcar por su
mente.
c) Las partes así constituidas forman un todo indisoluble en el cual ninguna parte
puede ser afectada sin afectar todas las otras partes.
d) El papel que juegan las partes depende del propósito para el cual existe el
todo.
g) La totalidad debe empezar como una premisa y las partes, así como sus
relaciones, deberán evolucionar a partir del todo.
71
25
Administración una Perspectiva Global, Harold Koontz, Heinz Weihrich, McGraw-Hill, 12ª Edición, 2004, México,
Pág. 22
72
Figura # 4
La empresa vista como un sistema.
Fuente: Administración una Perspectiva Global, Harold Koontz, Heinz Weihrich, McGraw-Hill, 12ª Edición, México,
Pág. 28
73
B. MEJORA CONTINUA.
1. Generalidades.
Kaizen es una palabra japonesa que significa: KAI = Cambio + ZEN = Mejor.
El precursor de esta nueva técnica japonesa es el señor Masaaki Imai, quien define
que KAIZEN consiste básicamente en ejecutar cambios pequeños y continuos en el
lugar de trabajo, con los recursos existentes.
El mejoramiento continuo llega a ser parte de una necesidad y el inicio del Kaizen
comienza con ‘’pequeños actos planeados y hechos en forma constante’’.
• ¿Qué hacer?, ¿Qué se está haciendo?, ¿Qué debe hacerse?, ¿Qué otra
cosa debe hacerse?
• ¿Por qué lo hace?, ¿Por qué hacerlo?, ¿Por qué hacerlo allá?, ¿Por qué
hacerlo entonces?
a) SEIRI.
Diferenciar entre los elementos necesarios de aquellos que no lo son. Implica
separar lo necesario de lo innecesario y eliminar o erradicar esto último.
Debe establecerse un tope sobre el número de ítems necesarios. Una mirada
minuciosa revela que en el trabajo diario sólo se necesita un número pequeño
de éstos; muchos otros objetos no se utilizarán nunca o sólo se necesitarán en
un futuro distante.
26
La clave para incrementar la Rentabilidad, Kaizen ISO 9000, Pedro Roque,Editorial Maya, 1ª. Edición, Año
2002, El Salvador, Pag. 55.
77
b) SEITON
Disponer de manera ordenada todos los elementos que quedan después del
Seiri. El Seiton lleva a clasificar los ítems por uso y disponerlos como
corresponde para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo. Para hacer
esto, cada ítem debe tener una ubicación, un nombre y un volumen
designados. Debe especificarse no sólo la ubicación, sino también el número
máximo de ítems que se permite en el gemba (lugar de trabajo).
c) SEISO
Significa limpiar el entorno de trabajo, incluidas máquinas y herramientas, lo
mismo que pisos, paredes y otras áreas del lugar de trabajo. Seiso también
significa verificar. Un operador que limpia una máquina puede descubrir
muchos defectos de funcionamiento. Cuando la máquina está cubierta de
aceite, hollín y polvo, es difícil identificar cualquier problema que se pueda
estar formando. Sin embargo, mientras se limpia la máquina podemos detectar
con facilidad una fuga de aceite, una grieta que se está formando en la
cubierta, o tuercas y tornillos flojos.
d) SEIKETSU
Significa mantener la limpieza de la persona por medio de uso de ropa de
trabajo adecuada, lentes, guantes y zapatos de seguridad, así como mantener
un entorno de trabajo saludable y limpio.
78
e) SHITSUKE
Construir autodisciplina y formar el hábito de comprometerse en las 5 S
mediante el establecimiento de estándares. Las 5 S pueden considerarse
como una filosofía, una forma de vida en nuestro trabajo diario.
27
Guía para el mejoramiento continuo, Sergio Castillo Ortiz, Panorama,1998, pág 43.
79
g) Es una estrategia.
Referente a los aspectos estratégicos, la mejora continua en si misma
constituye por una parte una estrategia de acción, y por otra debe responder a
objetivos estratégicos definidos. La mejora continua de los procesos y
productos es en si misma una estrategia de marketing que tiene como uno de
sus objetivos fundamentales prolongar y ampliar el ciclo de vida tanto de los
productos y servicios, como de los procesos. De tal forma se tiende a
anticiparse a las acciones y amenazas de los competidores, mediante la
incorporación de nuevas funciones, mejores rendimientos, menores costos,
mayor variedad, es decir un mayor valor agregado, lo cual genera una mayor
inclinación y demanda de los consumidores hacia los productos y servicios de
la empresa.
Los principios son puntos de partidas que deben ser considerados y puestos en
funcionamiento para lograr una Mejora Continua. Deming enumeró 14 principios
básicos, los que se mencionan a continuación28:
28
Administración, James Stoner, Prentice Hall, 6ª. Edición, 1997, México, Pág. 14.
83
h) Desechar el miedo.
Para brindar lo mejor de sí no hay que tener miedo. Hay que sentirse seguro.
Ello permite introducir conocimientos nuevos. Preguntar por lo que no se sabe.
Perder el miedo a equivocarse. A proponer ideas de mejora.
84
7.1 Ventajas.
7.2 Desventajas.
En ese sentido la aplicación de ésta técnica gerencial puede contribuir a mejorar las
debilidades y afianzar las fortalezas de la organización. Puesto que, a través del
mejoramiento continuo se logra ser más productivos y competitivos en el mercado al
cual pertenece la empresa; por otra parte las empresas deben analizar los procesos
utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o
corregirse.
Parte integral del método de Mejora Continua es conocida por los japoneses como la
rueda Deming o el ciclo Deming. El ciclo Deming o ciclo Planear-Hacer-Verificar-
Actuar29 puede tener un sentido intuitivo para muchos, puesto que se deriva del
método científico. Pero para hacer que todos lo usen para mejorar los procesos, se
debe definir operativamente.
a) Planear.
Es una declaración de intención, es la predicción de una mezcla futura de
personal, método, material, equipo y medio ambiente. Deben definirse los
roles y las responsabilidades individuales de todo el personal, así como
aquello que debería aplazarse o reprogramarse para dedicar el tiempo
necesario para trabajar en el esfuerzo de mejora.
b) Hacer.
Es el proceso de llevar a cabo lo planeado, tanto lo referente al personal como
al material, equipo y la implantación de sistemas de control e información y las
acciones tendientes a la superación de problemas o irregularidades.
c) Verificar.
Es la acción tendiente a comparar de manera continua las desviaciones
acaecidas, como también el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas
en el proceso de planeación de este ciclo.
d) Actuar.
Es la acción de tomar las desviaciones encontradas en el proceso de
verificación y apreciar de manera clara y objetiva el estado y evolución de la
29
La Ruta Deming Hacia la Mejora Continua, William W. Scherkenbach, CECSA, 1ª Edición 1994,
Mexico, Pag.45.
88
empresa, permitiendo definir problemas, así como las causas que le dan
origen.
Figura # 5
Ciclo de Mejora Continua
PLANEAR
ACTUAR
VERIFICAR
HACER
• Orientación al cliente.
• Benchmarking.
• Herramientas de gestión de calidad.
30
Kaizen la Clave de la Ventaja Competitiva Japonesa. Masaaki Imai, CECSA, 1ª Edición, 2000, Pág. 40.
89
C. ADMINISTRACION.
1. Generalidades.
2. Conceptualización
3. Proceso.
Henry Fayol definió proceso como “una secuencia de pasos o de actividades para
alcanzar un objetivo”
31
Introducción a la Administración, Sergio Hernández y Rodríguez, McGraw Hill, Novena edición.2006, Pág. 4.
32
James Stonner, ob.cit. Pág. 6.
33
Harold Koontz, Heinz Weihrich,ob.cit. Pág.6
91
Un proceso es una actividad que utiliza recursos para convertir unas entradas en
unos resultados.35
4. Proceso Administrativo.
Por lo que se puede afirmar que el proceso administrativo; consiste en una serie de
pasos o etapas fundamentales a través de las cuales el dirigente formula planes,
selecciona el curso de acción más ventajoso, disminuye las actividades originadas
del plan adoptado, las que son llevadas por éste a la práctica por medio de la
actuación de otros y desarrolla las acciones de acuerdo a las normas establecidas,
para lograr el objetivo previamente definido.
34
Tomado de http://es.wikipedia.org
35
ISO 9000:2000 y la Mejora Continua. Manual de trabajo y Diagnostico. Santiago Palom. Gestión y Planificación
Integral S.A. 1ª. Edición, 2001, Pág. 13.
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Cuadro # 3
Clasificaciones del Proceso Administrativo
ETAPAS
Implementación
Coordinación
Organización
Integración
Planeación
Ejecución
Dirección
Previsión
Control
Mando
Visión
AUTOR
Henry Fayol
Lyndall Urwick
Koontz y O´Donnell
George Terry
Agustín Reyes Ponce
Francisco Laris Casillas
José Antonio Fernández
Sergio Hernández y
Rodríguez
La Planeación para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a
seguirse.
La Organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para
La Ejecución por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas
con voluntad y entusiasmo.
4.3.1. Planeación.
b) Pronosticar.
c) Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
d) Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
e) Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar
medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
f) Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
g) Anticipar los posibles problemas futuros.
h) Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
4.3.2. Organización.
Después de que las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente
para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de
trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del
grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales
como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las
instalaciones físicas disponibles.
4.3.3. Ejecución.
Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y
continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea.
Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción
están: dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse
lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación.
4.3.4. Control.
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Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta
haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma
satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las
actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada
miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse
discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser
comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva.
Figura # 6
Proceso Administrativo según George Terry
97
Planeación
Control
Ejecución
Organización
5. Procesos Administrativos.
Los procesos administrativos son las actividades que las empresas realizan para
alcanzar sus objetivos previamente establecidos, de manera que pueden haber
diferentes procesos administrativos como por ejemplo:
• Selección y Reclutamiento
• Procedimientos de trabajo
• Procesos de ventas
• Procesos de compras
• Entre otros.
D. COMPETITIVIDAD.
99
36
Competitividad y mercado de crédito en el sector cooperativo agropecuario del El Salvador, Centro cooperativo
sueco, Utan Granser, 1ª Edición, 1998. pág.5.
100
1. Conceptualización.
37
La competitividad Sistémica y las MIPYME en El Salvador, Carlos Alemán, Editorial Continental,
Edición única, 2003, El Salvador, pág.9.
38
Ventaja competitiva, Michael E. Porter, Editorial Continental, 14ª Edición, México, 1997.
Pàg. 71.
39
Gestión, calidad y competitividad (1996), Ivancevich (www.monografias.com)
101
Una organización, cualquiera que sea la actividad que realiza, si desea mantener un
nivel adecuado de competitividad a largo plazo, debe utilizar procedimientos de
análisis y decisiones formales, englobados en el proceso de planeación estratégica.
40
Carlos Alemánob.cit. pag.10
41
Porter, Michael E.ob.cit.pág.115.
102
Las cinco fuerzas competitivas determinan la utilidad del sector industrial porque
influencian los precios, costos, y la inversión requerida de las empresas en un sector.
El poder del Comprador influye en los precios que pueda cargar la empresa, (cuando
lo hace la amenaza de una posible sustitución).
Pero mientras que estas son indudablemente tareas importantes para cualquier
empresa, y son la esencia de la estrategia competitiva en algunos sectores
industriales, una empresa no es usualmente un prisionero de la estructura de su
sector industrial. Las empresas a través de sus estrategias pueden influir en las cinco
fuerzas. Si una empresa puede conformar la estructura, puede fundamentalmente
cambiar el atractivo de un sector industrial.
barreras de entrada y del vigor de las reacciones que espera encontrar el competidor
potencial.
Los productos sustitutivos son los productos que desempeñan la misma función para
el mismo grupo de consumidores, pero que se basan en una tecnología diferente.
Estos productos constituyen una amenaza permanente en la medida en que la
sustitución pueda hacerse siempre.
b) Los productos comprados por el cliente representan una parte muy importante
de su propio coste, lo que le conducirá a negociar duramente.
105
El poder de los proveedores frente a los clientes reside en el hecho de que tienen la
posibilidad de aumentar los precios de sus entregas, de reducir la calidad de los
productos o de limitar las cantidades vendidas a un cliente concreto.