SISTEMAS INDUSTRIALES

MECANICOS EMISION: 05/02/2019

F&G S.A.S
NIT. 901.210.578-4 CODIGO: PEI-SST-036
PROCEDIMIENTOO SEECCION DE
PERSONAL VERSION: 2

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION DE PERSONAL

1. OBJETO
Este procedimiento describe la gestión para dar cumplimiento a las competencias
del personal con base en su educación, formación, habilidades, aptitud físico-
psicosocial y experiencia de los integrantes de la Organización.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los procesos de contratación

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3. DEFINICIONES
Para propósitos del presente procedimiento se aplican las siguientes
definiciones:
 Autoridad: Poder o derecho de ordenar a otros una acción, de
exigir su cumplimiento o proferir una decisión final.
 Competencia: C o n j u n t o de valores, conocimientos, experiencia,
habilidades, destrezas, capacidades y actitudes que permiten el
desempeño satisfactorio de un individuo en un cargo específico.
 Capacitación: Reforzar o proporcionar nuevos conocimientos
referentes a las actividades desempeñadas.
 Entrenamiento: Instrucción sobre una actividad o trabajo a realizar.
 Función: Conjunto de tareas por las cuales debe responder una persona.
 Responsabilidad: Cargo, tarea o deber que una persona
asume para su desarrollo y/o persona o cosa de la cual está
encargado.

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4. DESARROLLO E IMPLEMENTACION

4.1 SELECCIÓN DE PERSONAL

La solicitud de selección de personal nuevo en la compañía solo está a cargo del

Gerente General para lo cual diligenciara el formato R036 Solicitud de Contratación de
Personal que será remitido a la Coordinadora Gestión Humana.

posteriormente se establece la necesidad por parte de la Coordinadora Gestión

humana de modificar, actualizar o establecer un nuevo perfil para el cargo,
actividad que desarrollará con asesoría del solicitante en el formato R031-0 “Manual
de Funciones y Perfil de Cargo”, de acuerdo con lo establecido en el numeral
3.8 del presente documento. Estos perfiles se actualizarán cuando las condiciones de
la Organización así lo ameriten.

También se puede contratar a personal con un único candidato cuando este cumpla
con los requisitos del cargo en cuanto a perfil, experiencia y el resultado del examen
médico ocupacional sea apto, solo se omite el paso de selección de hojas de vida, el
resto del proceso continúa como lo estipula el presente procedimiento.

Gestión Humana cuenta con 5 días hábiles máximo para contratación del personal una
vez realizada la solicitud por parte del responsable.

En el caso que el Cliente presente un perfil específico para algún cargo, priman estos
requisitos sobre el Manual de Funciones y Perfil de Cargo de la Organización. Para
tal caso se definen perfiles específicos para los cargos solicitados.

Se realizarán las siguientes actividades:

a) Se puede convocar candidatos a través de fuentes externas como el SENA,

Universidades, clasificados de periódicos, páginas web, referenciadas,
promoción del personal interno, base de datos de la caja de compensación o
candidatos preseleccionados por la Gerencia General.

b) Se selecciona las hojas de vida cuyo perfil se acerque a las necesidades de la

organización para reunión y entrevista con el Gerente General según se
necesite.

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c) Los aspirantes al cargo se remitirán a la empresa, para la evaluación de las

competencias según el perfil del cargo con el propósito de elegir al aspirante
que se ajuste de la mejor manera a las necesidades de la organización. Por
tal motivo es necesario conocer los perfiles de la Organización.

d) La coordinadora de Gestión Humana debe registrar en el R037 Solicitud

de Contratación, el cumplimiento del perfil de cargo por parte del candidato
seleccionado. Para esta actividad se debe contar con TODOS los
soportes que acrediten la educación, la experiencia y la formación
correspondiente. La evaluación de las habilidades se realiza a través de las
pruebas psicotécnicas que realiza la empresa de selección.

La coordinadora de Gestión Humana puede realizar convalidaciones de la educación o

experiencia de la siguiente manera:

Se puede convalidar con experiencia, únicamente cuando en

Educación la educación se requiera una especialización y la persona
cuente con más de 7 años de experiencia laboral en esa área.
Se puede convalidar la experiencia con educación, cuando en
el perfil se requiera un nivel de educación inferior al que cuenta
Experiencia la persona y que ésta se encuentre relacionada con el cargo a
desarrollar. Se valida únicamente para máximo 4 años de
experiencia.

Esta convalidación se debe registrar en el formato R037 - Solicitud de Contratación de

Personal.

En caso de incumplimiento del perfil en cuanto a formación o habilidades, se debe

programar la formación en el formato R039 Plan de Capacitación. (Ver numeral 3.6 de
este procedimiento).

e) Paso seguido, se informa al elegido para acordar las condiciones

laborales y confirmar su aceptación; en caso de que el candidato elegido
no acepte, se busca un segundo candidato que cumpla con el perfil.
Una vez acordadas las condiciones laborales con el candidato, se procede
a la contratación.

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4.2 CONTRATACION

Después de tener el candidato a contratar se remite la Orden para los exámenes

Médicos que se requieran según lo especificado en el “Manual de Funciones y Perfil
de Cargo” R031-0 y teniendo en cuenta los exámenes establecidos en el
Profesiograma.

Cuando sea una persona que ha trabajado con anterioridad en la Empresa, si su fecha
de retiro es menor a seis meses no requiere examen médico; igual aplica para los
trabajadores nuevos cuyo contrato sea inferior a 30 días.

Una vez recibidos los resultados del Servicio Médico se determina si el candidato es
apto para laborar.

En caso de ser apto, los resultados del servicio médico se proceden a abrir la carpeta
del empleado y a efectuar el contrato laboral. Paso seguido, se diligencia la
afiliación al sistema de salud, pensión, riesgos laborales, caja de compensación, y
Lista de Chequeo Hojas de Vida R040.

La contratación se hará basada en la estructura jerárquica de la compañía y los

rangos salariales autorizados para los respectivos cargos.

4.3 INDUCCION

La inducción al nuevo personal que ingresa a la Organización la realiza el personal del

proceso SSTA mediante el formato R042 Presentación de Inducción. Esta actividad se
deja registrada en el formato “Registro de Inducción y Capacitación” R041,e involucra
aspectos como:

 Descripción de la Empresa (imagen corporativa).

 Perfil del cargo a desempeñar, funciones y responsabilidades.

 Sistema de gestión integral.

 Políticas de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Riesgos ocupacionales y aspectos ambientales inherentes a su labor.

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 Requisitos Legales que deban cumplir en sus labores diarias

 Manejo de sustancias y su ubicación. (Cuando aplique en sus labores)

 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

 Divulgación del formato de la que me salve R043 Participación y

Comunicación en el que se realiza el reporte de condiciones y actos inseguros
(incidentes sin lesión).

La inducción aplica para el personal de la empresa y personal subcontratado. Así

mismo, durante este periodo, el área SSTA capacitará al personal involucrado en las
actividades de seguimiento y medición del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en
el Trabajo y Medio Ambiente, según el proceso al que pertenezca,

En cada ingreso se debe enviar al jefe directo el formato de Evaluación del Periodo de
Prueba - R044, el cual debe regresar a Subgerencia Administrativa debidamente
diligenciado.

4.4. REINDUCCION

Las reinducciones del personal se realizan cuando se presenten las siguientes

situaciones:
La calificación de la evaluación de la inducción del personal se encuentra
por debajo de 3.0.
Cada 6 meses para personal con contrato a término indefinido; incluye
contratos de misión cuando excedan este tiempo.

4.5. EVALUACIONES DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL

Los responsables de personal a cargo realizaran por lo menos una evaluación anual
de desempeño al personal de la Compañía, dejando registro en el formato “Evaluación
de Desempeño del personal” R045 Nivel 1 (Cargos Directivos), R046 Nivel 2 (Mandos
Medios y Profesionales) y R047 Nivel 3 (Cargos Operativos).

El Subgerente Administrativo asesorara el diligenciamiento de estas Evaluaciones

de Desempeño del Personal. Posteriormente realiza su tabulación y analiza e
interpreta los resultados ubicándolos en el rango correspondiente establecidos por la
Organización así:

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1 DEFICIENTE No cumple el desempeño ni gestión establecida

El cumplimiento del desempeño y de gestión está por debajo

2 BAJO
de las expectativas

Cumple adecuadamente con el desempeño y la

3 BUENO
gestión establecida

4 SUPERIOR Supera el desempeño y gestión establecida para el cargo

Sobresale, exceda las expectativas, aporta y optimiza

5 EXCELENTE
su desempeño y gestión

La evaluación permite establecer si la persona requiere entrenamiento específico para

desarrollar sus habilidades y realiza la actualización del Plan de Capacitación.

Así mismo, permite identificar las fortalezas y oportunidades de mejora para el

desarrollo del cargo, así como la retroalimentación de la evaluación de desempeño por
parte del jefe al subalterno.

4.7. RETIRO DEL PERSONAL

En el momento que se termine el contrato de trabajo o que se requiera prescindir de

los servicios de un empleado, se le comunicara y se le entrega el formato de “Paz y
Salvo de Retiro” R048 para que recoja las firmas requeridas, realice las legalizaciones
respectivas y solicite la liquidación de prestaciones sociales. Adicionalmente se le
enviará para la ejecución de los Exámenes Médicos de retiro.

4.8 ELABORACION DEL MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE

CARGO

Para la elaboración y registro del Manual de funciones y perfiles de cargo se utiliza el

formato R031-0 en el cual se tienen en cuenta los siguientes criterios:

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4.8.1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

El manual de funciones contempla la identificación del cargo, nombre, jefe

inmediato, objetivo del cargo, proceso al cual pertenece de acuerdo al mapa de
proceso de la organización y cargos a los cuales supervisa.

4.8.2. NIVEL DE AUTORIDAD:

Se debe establecer la autoridad de cada uno de los cargos de la Organización

teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades de su cargo. Es decir, que se
define las decisiones que puede tomar en materia de calidad, ambiental y SST.

4.8.3. FORMACIÓN Y EXPERIENCIA:

Posteriormente se registra la educación, la experiencia requerida y la formación

específica de acuerdo al cargo. La formación se puede ir desarrollando a través de
las actividades de capacitación y entrenamiento al interior de la organización.

4.8.4. HABILIDADES

Para cada cargo se establece la competencia psicosocial requerida por la persona que
desempeña el cargo, el Subgerente Administrativo realiza las gestiones necesarias
para garantizar que se establecen las habilidades requeridas para cada uno de los
cargos a desempeñar.

4.8.5. FUNCIONES BASICAS

Se establecen las funciones a desarrollar por cada uno de los cargos, las cuales
básicamente corresponden a la descripción de las actividades a realizar por personal
propiamente dichas.

4.8.6. RESPONSABILIDADES GENERALES

De acuerdo a las funciones de cada uno de los cargos de la organización y en cada

uno de los sitios de labor, de acuerdo a la instrucción dada por el jefe inmediato se
establece la responsabilidad, entendida como el compromiso que tiene en el buen
resultado de las actividades que realiza y su mejora continua.

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4.8.7. RESPONSABILIDADES EN LA CALIDAD DEL PRODUCTO:

Corresponde a la descripción del alcance de cada uno de los cargos en la obtención y

el cumplimiento de productos que cumplan a cabalidad con los requisitos del
cliente, más allá del hecho de cumplir las funciones asignadas con el cumplimiento
de la política de
Gestión Integral y demás directrices administrativas de la
organización.

4.8.8. RESPONSABILIDADES AMBIENTALES

Obedece a la descripción del compromiso del personal de actuar con base en al

respeto por el entorno, de acuerdo a las actividades de su cargo, reconociendo los
aspectos ambientales e impactos asociados que genera su labor, estableciendo
mecanismos continuos de restauración, mitigación y compensación de acuerdo a las
directrices establecidas en la política ambiental de la organización y demás
documentos ambientales internos y externos.

4.8.9 RESPONSABILIDADES SST

Obedece a la descripción del compromiso y responsabilidad del personal para acatar y

seguir los lineamientos que en materia de Seguridad Industrial y Salud en el trabajo le
hayan sido impartidas, y que corresponden a las actividades de su cargo, a los
riesgos y peligros que genera su labor, de tal forma que se pueda cumplir con las
directrices gerenciales.

4.8.10 RIESGOS Y METODOS DE CONTROL

Obedece a la descripción de los riesgos que se generen de las actividades propias

del cargo y su método de control.

5. REVISION Y ACTUALIZACION DE PERFILES

Cada trabajador o el jefe de área deben revisar anualmente su perfil de cargo y

notificar a Gestión Humana en caso de necesitar modificaciones.

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6. RESPONSABILIDADES
Gerente: Facilitar recursos humanos y técnicos para el desarrollo de las actividades de
capacitación y entrenamiento.
Coordinadora gestión Humana: Implementar, mantener y evaluar las actividades de
entrenamiento y capacitación, estructura y responsabilidad, revisa y aplica el procedimiento,
realiza las afiliaciones a la seguridad social, evalúa el cumplimiento del perfil por parte del
personal nuevo apoya la gestión para el desarrollo del plan de capacitación.
Coordinadores de Área: Identifican las necesidades de formación y solicitan su desarrollo
califican el desempeño y habilidades del personal a su cargo y notificación de
modificaciones.
Todos los Trabajadores: Revisión anual del perfil de cargo y notificar modificaciones.

7. REFERENCIAS
MGSSTA. Manual del SGSSTA.

8. ANEXOS

No. 1 Registro de Inducción y Capacitación

No. 3 Manual de funciones y perfiles de cargo.
No. 4 Evaluación del entrenamiento y/o capacitación
No. 6. Solicitud Novedad de nómina
No. 7 Paz y Salvo de retiro
No. 8. Solicitud de Contratación de Personal

No.9 Presentación de Inducción

No.10 Evaluación de Desempeño Nivel 1
No.11 Evaluación de Desempeño Nivel 2
No.12 Evaluación de Desempeño Nivel 3
No.13 Lista de chequeo hojas de vida

PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Código: PEI-SST-036

GABRIEL ROJAS VANESSA RUIZ ALVARO FAJARDO Fecha Modificación:

Revisión No. 2
Coordinador SGSSTA Professional SST Gerente General
Lic. 1093-18

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