Analisis e Investigacion de una organización Empresarial

Lina Maria Farfan Rocha

Codigo 1621980126

Institucion Universitaria Politecnico Grancolombiano

Facultad de Negocios ,Gestion y Sostenibilidad

Administracion de Empresas

Bogota

2019
 INTRODUCCIÓN

Con este trabajo buscamos plasmar la necesidad de que las empresas día a día cuenten con la

posibilidad de implementar el proceso estratégico como plan de mejoramiento y de organización

al interior de las compañías, permitiendo así el logro de los objetivos y metas planeadas estos

pueden ser a corto mediano o largo plazo esto dependiendo del tamaño de la empresa.

El propósito final de la Gestión por Procesos es asegurar que todos los procesos de una

organización se desarrollan de forma coordinada, mejorando la efectividad y la satisfacción de

todas las partes interesadas (clientes, accionistas, personal, proveedores, sociedad en general).

Es así como vamos a desarrollar este proyecto poniendo en práctica lo aprendido es estas tres

semanas de proceso estratégico II y trayendo a colación lo aprendido en proceso estratégico I ya

que ambos van ligados para la obtención de un excelente proyecto.

Es por este motivo que hemos decidido realizar el proyecto basados en la información de la

compañía Fondo de Pensiones y Cesantias Porvenir.

 1. INFORMACIÓN DE CARÁCTER GENERAL DE LA EMPRESA

Tipo legal de organización: Sociedad anonima

Razón social: Fondo de Pensiones y cesantías Porvenir S.A

Fecha de Constitución: 1991

Historia

Porvenir es una Administradora de Fondos de Pensiones y Cesantías, constituida en 1991 como

Fondo de Cesantías únicamente. Sin embargo, en el año 1994 al entrar en vigencia la Ley 100 de

1993, se estableció una alianza con la AFP Provida S.A. de Chile, en su momento la más grande

administradora de pensiones en ese país, para entrar en operación como Fondo Privado de

Pensiones Obligatorias. Provida mantuvo su participación del 20% en Porvenir hasta septiembre

de 2003.

Actualmente, Porvenir administra un Fondo de Pensiones Voluntarias, Fondos de Pensiones

Obligatorias y Fondos de Cesantías, así como Patrimonios Autónomos.

Desde sus inicios la Compañía se ha consolidado como la sociedad administradora con la mayor

cantidad de afiliados y de recursos administrados en los Fondos de Pensiones Obligatorias y de

Cesantías. Por eso trabaja para garantizar la calidad de vida de sus afiliados en el momento de su

retiro, apoyándolos en sus proyectos de ahorro pensional en el corto, mediano y largo plazo, y

realizando inversiones responsables para conseguir para ellos los mejores rendimientos.

Porvenir hace parte del Grupo AVAL, uno de las multinacionales financieras más importantes del

país. Para velar por los intereses de los afiliados y por disposición legal, la AFP es vigilada por la
Superintendencia Financiera y es auditada por una firma de Revisoría Fiscal de reconocida

experiencia.

Objetivo social:

Porvenir trabaja en la consolidación y administración del futuro pensional de los afiliados y

administra su ahorro bajo criterios de rentabilidad, seguridad y transparencia; este compromiso se

encuentra respaldado por un excelente equipo humano en continuo crecimiento y desarrollo, el

cual vela por ofrecer un portafolio de productos dinámicos y un servicio ágil y oportuno, para

garantizar la satisfacción de las necesidades de los clientes.

Misión:

Contribuimos al crecimiento del ahorro de nuestros afiliados, apoyándolos en todas las etapas de

su vida.

Visión

Ser la compañía líder, referente en innovación y servicio, que transforma la cultura de ahorro en

grandes beneficios.

Número de trabajadores: Planta 200

Sector industrial en el que se encuentra: Financiero

2.Tipo de estructura organizacional a la cual se acoge la empresa

Estructura divisional

Porvenir se acoge a la estructura divisional porque como sabemos esta estructura se da con base

en productos, servicios, áreas geográficas o procesos industriales. De acuerdo a la necesidad

porque tiene sedes a nivel nacional.

Ventajas:
 Toma de decisiones y juicios grupales
 Consolidación de la autoridad
 Clara redención de cuentas
Desventajas
 Aumenta el staff
 Exige mayor coordinación por las barreras entre vicepresidencias
 Exige un vicepresidente en cada área excepcionalmente eficiente

Estructura divisional

Mecanismo Coordinador Normalización de los outputs

Componente fundamental Línea media

Agrupación basada en el
mercado en la parte superior de
la línea media, sistema de
Parámetros de diseño
control de rendimiento,
descentralización vertical
paralela a las divisiones
Mercados diversificados, gran
Factores de contingencia
parte de la autoridad retienen los
directivos de línea media,
influencia moda.
 3.CADENA DE VALOR

Se define el valor como la suma de los beneficios percibidos por el cliente menos los costos

pagados por él, al adquirir y usar un producto o servicio. La cadena de valor es esencialmente una

forma de análisis de la actividad empresarial mediante la cual descomponemos una empresa en

sus partes constitutivas, observamos sus procesos buscando identificar fuentes de ventaja

competitiva en aquellas actividades generadoras de valor. Esa ventaja competitiva se logra

cuando la empresa desarrolla e integra las actividades de su cadena de valor de forma menos

costosa y mejor diferenciada que sus rivales. Por consiguiente, la cadena de valor de una empresa

está conformada por todas sus actividades generadoras de valor agregado y por los márgenes que

éstas aportan.

Las actividades primarias: Son aquellas que tienen que ver con el desarrollo del producto entre

esas se puede enumerar la producción, la logística, la distribución, la manera de comercializar y

servicios postventa.

Se divide en regionales las cuales cuenta con varias oficinas , la parte de comercialización del

producto lo hacen asesores comerciales los cuales están asignados a estas .

Pero no se encuentran a diario en la oficina , ya que van y visitan a los clientes y únicamente

llegan a radicar los formularios o a entregarlos al jefe comercial que le corresponde.

Estas están compuestas de esta manera.

 REGIONAL BOGOTA
SUB GERENTE OFICINAS BOGOTA - AMALIA TATIS EXT 75679 C.C.29201
ANALISTA FRONT MARLON VÉLEZ EXT 75740
Cra 13 No. 26 A - 65 TORRE A BOGOTÁ D.C. TEL 3393000
COD OFICINA FUNCIONARIO ENCARGADO DIRECCIÓN
100 CTRO INTERNAL ALICIA CRUZ RUIZ Cra 13 No. 26 A - 65
103 LAS NIEVES ADRIANA PATRICIA MUÑOZ VILLAMIL Cra 7 No. 17-49
145 CHAPINERO JUAN DAVID RODRIGUEZ CASTRO Cra 13 No. 54-17
148 LA CABRERA MILEYDI CUBILLOS CUERVO Cra. 11 No. 87-51
105 ZONA INDUSTRIAL SANDY GIOBANNA NIETO SÁNCHEZ CLL 13 No. 46-15
116 NIZA JAVIER BETANCOURT VÁSQUEZ Cll. 127 N° 70 D- 05
121 AVDA CHILE YARME SIXTA JIMENEZ SIERRA Cll 72 No. 10-03
125 CHICO CAROL ZARINA LLANES RUEDA Cra 15 No. 93A-63
143 LAS GRANJAS CAROLINA PAOLA CÓRDOBA Cra 68D No. 13-79
146 CALLE 106 JOSE ORLANDO PALACIO PEÑA CRA 15 No. 106 - 38
152 CHIA CARMEN SOFIA GOMEZ SUAREZ CLL 11 No 11- 33 / CLL 10 N°11-36 lc 110-113
C.C. Mercurio, locales 204L-205L (cra 7 No. 32-37
155 SOACHA DIANA MILENA MORENO ARIZA
Soacha)

154 GIRARDOT MIGUEL HERNAN RUIZ Carrera 10 No. 17 – 50 local A-102

REGIONAL SUR
SUBGERENTE DE SERVICIO OSCAR IDARRAGA EXT 74039 C.C. 2332
ANALISTA FRONT LUIS MUÑOZ BUENO EXT: 74037
CALLE 21 Norte No. 6N-14 SANTA MONICA, SANTIAGO DE CALI TEL.DIRECTO 052 8959500
COD OFICINA FUNCIONARIO ENCARGADO DIRECCIÓN
803 CALI NORTE DANIEL ALEJANDRO CERON MORALES CLL 21 NORTE No. 6N 14
809 CALI CENTRO RUBEN DARIO MOYANO LESAMA Cra 5 No. 9- 01
CL 6 No. 37 2 BIS - 08 AV ROOSVELT (Av. Roosvelt
815 CALI SUR MONICA HERNANDEZ GAVIRIA
Diagonal 37 Esquina)
862 PALMIRA BLANCA CECILIA CHAUCANES TASCON Cll 30 No. 32-01 Esquina Lc 2 y 3
864 PASTO BEATRIZ MANTILLA KRA 26 No. 19 - 07 Edificio Futuro local 101
874 POPAYAN DORIA JIMENA GÓMEZ MERA Cll 5 No. 8-35 CENTRO
872 TULUA MARIE RIVERA LOZANO Calle 27 No. 26-60 Local 309
880 BUGA LEIDY JOHANNA LOZANO Carrera 13 No. 4-49
Carrera 2A No. 3-19 oficina 101 Edificio Centro
842 BUENAVENTURA BRENDA VANESSA VALBUENA VANIN
Empresarial del Pacifico
873 CARTAGO ÁNGELA MARÍA BEDOYA Calle 12 No. 4-42 local 101 CENTRO
440 NEIVA MARYELY VERGARA Cll 10 No. 5 - 90
 REGIONAL ORIENTE
SUBGERENTE DE SERVICIO CLAUDIA PATRICIA CORZO RENDON EXT 78118 C.C. 2363
ANALISTA FRONT IDIDA SUAREZ EXT 78115
Cra. 30 No. 51-72 BUCARAMANGA TEL 6970236
COD OFICINA FUNCIONARIO ENCARGADO DIRECCIÓN
323 BARRANCABERMEJA CARMEN HERAZO DOMINGUEZ Calle 49 No. 11A – 37
Carrera 26A No. 30-20 Barrio Cañaveral
328 CAÑAVERAL MONICA AMPARO RODRIGUEZ LIEVANO
Florida
301 CABECERA FREDDY GIOVANNY GAMBOA FLOREZ Cra 30 No. 51-72
327 CUCUTA TORCOROMA BECERRA VELASQUEZ Avda 0 No. 13-109 Los Caobos
521 VILLAVICENCIO JULY JASBLEIDY MALDONADO Cra 38 No. 33B-36 PISO 2
519 SOGAMOSO NYDIA SANCHEZ AVELLA Calle 12 No. 10 – 38
507 DUITAMA LAURA MILENA VARGAS GOMEZ Cl 15 15 58 local 103
523 YOPAL ROBINSON TRIANA Carrera 20 No. 7 – 48.
501 TUNJA YADIRA DEL PILAR TOVAR Cra 12 No. 18 -22 local 2

REGIONAL COSTA
SUBGERENTE DE SERVICIO MARTHA BERNAL EXT 77019 C.C. 2344
ANALISTA FRONT MARIA DEL PILAR MARTIN EXT: 77054
CLL 75 No 53-27 BARRANQUILLA TEL 055-3507800
COD OFICINA FUNCIONARIO ENCARGADO DIRECCIÓN
707 PRADO OSIRIS URIBE Cll. 75 No. 53-27
710 BARRANQUILLA CENTRO LUDYS AMADOR NORIEGA Calle 40 No 44 -129
790 RIOHACHA MONICA PAREJA Cra 8 No. 4-33
Calle 12 No. 18-124 Local 17 al 22 condominio
782 SANTA MARTA PAOLA ESCORCIA CASIANI
palma real
786 VALLEDUPAR JAIRO JAIMES MARTINEZ Cra 9 No. 16 - 61
783 LA LOMA CAROLINA FAJARDO Calle 10 No 9 – 88 junto al Hotel Rancho Grande
Campamento Mushaisa / Frente a la antigua
792 LA MINA ANDRÉS FELIPE DE LA HOZ TILANO estación de bomberos 2 diagonal al Banco
Ganadero
CARTAGENA
736 ANSELMO GLADIO PERCY GRACIA Cra 3 No. 7-154 Bocagrande
BOCAGRANDE
MARIA DEL SOCORRO NAVARRO
329 CARTAGENA AV ARSENAL Avenida Arsenal No. 9a-35
ESPAÑA
688 MONTERIA LISETH RIVERA Calle 29 No. 6-73 Local 1
Calle 23 No. 16-33 local 101, torre 2 Edificio Las
784 SINCELEJO HEYDI SANCHEZ SANCHEZ
Marías
 REGIONAL ANTIOQUIA
SUBGERENTE DE SERVICIO VACANTE ELIZABETH MIRA EXT 76082 C.C.2322
ANALISTA FRONT MONICA RAMIREZ EXT 76054
CRA 43 A # 1 sur - 220 MEDELLÍN TEL 054- 6042821
COD OFICINA FUNCIONARIO ENCARGADO DIRECCIÓN
615 POBLADO ANGELA MARIA MARTINEZ SOTO Edificio Porvenir Cra 43 A # 1Sur - 230 Poblado
609 MEDELLIN CENTRO JOSE DANIEL ZAPATA ATEHORTUA Cra. 46 No. 54 - 34/38/42
625 ITAGUI MONICA MARIA GUISAO BUILES Carrera 49 No. 49-61
621 RIONEGRO ELIZABETH GONZALEZ RESTREPO Cra 50 No. 46-38

622 APARTADO CLAUDIA MARIA MEDINA CRA 101 No 96-4 Primer piso Hotel DIGMARAN

Av 30 de agosto, entre calles 34 y 35 Multifamiliar Las

673 30 DE AGOSTO PAULA ANDREA ROJAS CASTRILLON
Garzas local 1 torre 1

672 PEREIRA CENTRO MARTHA MARIA NARVAEZ OCAMPO Cra 7 No. 18 80 Local 201
670 MANIZALES ANA MARIA HERNANDEZ USMA Cra 23 No. 60-18
646 ARMENIA LEIDY DIANA CASTAÑO ARISTIZABAL CL 21 No. 13 - 19 LC 5
401 IBAGUE LILIANA PATRICIA VALBUENA PEREZ CLL 11 No. 3a -46 Ed. Corfitolima 1 ps

El Sistema General de Pensiones ( en Colombia, regido y controlado por la Ley 100 de 1993)

garantiza a la población colombiana el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, la

invalidez y la muerte. Por medio de las pensiones y prestaciones. Asi mismo busca ampliar su

cobertura a segmentos de la población que aún no se encuentran en un sistema de pensiones.

Los pagos al sistema de pensiones son obligatorios para trabajadores y empleadores.

El sistema de pensiones en Colombia está compuesto por el Régimen Solidario de Prima Media

con Prestación Definida y el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad y es manejado

básicamente por Colpensiones entidad pública que administra el régimen pensional de prima

media y por las Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía de Colombia (AFP)

instituciones financieras de carácter privado, vigiladas por la Superintendencia Financiera de

Colombia, cuyo objeto exclusivo es la administración y manejo de fondos y planes de pensiones

del régimen pensional de ahorro individual con solidaridad así como de los fondos de cesantía o
prestación social que todo empleador debe reconocer a sus trabajadores con el fin de que este

pueda atender sus necesidades primarias en caso de quedar cesante.2

Régimen solidario de prima media

El régimen de prima media con prestación definida (sigla RPM) es una clase de sistema de

pensión mediante la cual los afiliados o sus beneficiarios obtienen una pensión de vejez, de

invalidez o de sobrevivientes, o una indemnización, previamente definidas. Es administrado

únicamente por la entidad estatal Colpensiones3.

Características:

 Es un fondo común para toda la población.

 El valor de la pensión depende del tiempo acumulado y del salario base de cotización.

Tampoco está sujeto a las variaciones económicas.

 Consiste en una pensión vitalicia, siempre y cuando cumplan las condiciones estipuladas.

 Las pensiones se financian con los recursos del fondo común y con las transferencias que

hace el Gobierno Nacional para garantizar los pagos de las mesadas.

 El afiliado no tiene una cuenta individual sino un número de semanas cotizadas.

Régimen de ahorro individual

El régimen de ahorro individual con solidaridad (sigla RAIS) es un sistema de pensión que reúne

un conjunto de entidades, normas y procedimientos, mediante los cuales se administran los

recursos privados y públicos destinados a pagar las pensiones y prestaciones a sus afiliados.

Los fondos de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad son administrados por

las sociedades administradoras de fondos de pensiones (AFP).

Características:

 Constituye una cuenta de ahorro individual.

 El valor de la pensión depende del capital ahorrado. También depende de las variaciones

económicas.

 Posee tres modalidades para pensionarse:

o Renta vitalicia,

o Retiro programado

o Retiro programado con renta vitalicia diferida.

 Las pensiones se pagan con el ahorro individual de cada uno de los afiliados y contempla

mecanismos de solidaridad como el Fondo de Garantía de Pensión Mínima.

 El capital acumulado es del pensionado y es heredable

Toda persona mayor de edad que tenga una vida laboral activa aporta a pension y su

empleador a cesantias , este mercado va dirigido para hombres y mujeres , considerando la

edad de pension impuesta por el gobierno , para mujeres 57 años y para los hombres 62 años.
Comercialización y servicios post venta

Las actividades de soporte: son aquellas que sirven de apoyo a las actividades primarias y que

sin su existencia no se podría lograr el desarrollo del producto, entre esa tenemos los recursos

humanos, la compra de bienes y servicios , desarrollo tecnológico, infraestructura empresarial.

Cuenta con contratación directa y por parte de las temporales Misión Temporal y Nexa quien es

un outsourcing del grupo aval, para el desarrollo de su capital humano, oficinas propias como

dirección general y arrendadas como las otras sucursales con las que cuenta a nivel nacional.

En cuanto al desarrollo tecnológico tiene una página que permite hacer varias transacciones en

línea, básicas como consulta de historial laboral, certificados, retiro de cesantías.

Línea de atención telefónica que permite hacer las consultas básicas, cuando se es necesario para

terminar de confirmar titularidad del producto son direccionados a los canales presenciales.
https://www.porvenir.com.co/web/acerca-de-porvenir

4. Tipo de configuración propuesta por Henry Mintberg

Burocracia Mecanica

Existen tareas operativas rutinarias, altamente especializadas, procedimientos muy formalizados

en el núcleo operativo, hay una comunicación formal en toda la organización por medio del uso

del correo corporativo e intranet donde se publican modificaciones de los procesos que surja en

cada área, la dimensión del núcleo operativo es grande.

Las tareas operativas son simples y repetitivas. Hay una división del trabajo existen diversas áreas

que tienen un conjunto de temas a tratar. La especialización es tanto vertical como horizontal. Se

estandarizan los procesos para coordinar el funcionamiento de la empresa. La formalización del

comportamiento es el parámetro de diseño clave. La supervisión directa es limitada porque la

estandarización maneja la mayor parte de la coordinación, por lo tanto, las dimensiones del núcleo

operativo pueden ser muy grandes.

El componente administrativo está desarrollado en la línea media. Sus gerentes tienen ciertas tareas

principales:

1- Manejar las perturbaciones entre los trabajadores que son altamente especializados. Estos

conflictos no se pueden manejar fácilmente por el ajuste mutuo ya que la comunicación informal

es inhibida por la estandarización.

2- Trabajar en el rol de enlace con los analistas de la tecnoestructura, para incorporar las

recomendaciones o normativas en el núcleo operativo.

3- Apoyar las corrientes verticales de la estructura, agregar la retroalimentación o el feedback hacia

la cumbre estratégica y elaborar los planes de acción que está defina.

La tecnoestructura es altamente elaborada, ya que la burocracia mecánica depende de la

estandarización de sus procesos para su coordinación, la tecnoestructura hace la estandarización

que es la parte clave de la estructura.

En el nivel jerárquico el trabajo es formalizado. Esta configuración enfatiza con más fuerza la

división del trabajo y la diferenciación de unidades o áreas de la empresa.

Este modelo estructural tiene una clara obsesión por el control, impregnada desde arriba hacia

abajo en la jerarquía organizacional. Por lo tanto, sucede en los tres niveles jerárquicos. Los

temas pueden ser diferentes, pero la mentalidad de control permanece igual.

“Henry Mintzberg, Diseño de Organizaciones Eficientes, Editorial El Ateneo, Buenos Aires,

1992.”

“Enric Brull Alabart y María de los Ángeles Gil Estallo, artículo “Mintzberg: la estructuración de
las organizaciones”, 2005.”

Organizaciones, Procedimientos y Estructuras - Volpentesta, Jorge Roberto - Ediciones Osmar D.

Buyatti - 2000