Preguntas Frecuentes en el software Nómina – Parte I

Compañía / Trabajador

1. Tengo el sistema Nómina profesional y deseo que una compañía se maneje

sólo como Auxiliar Laboral. Explique cuál(es) paso(s) debo ejecutar.

R: Previamente deberá insertar la respectiva Copia de Contrato Colectivo

Ley.

Diríjase a la pestaña de compañía -> Opción Insertar -> Complete los datos
necesarios y en la sección “Maneja Cálculos de Nomina deberá destilar el
Check.

2. ¿Qué implica activar la contabilización en el módulo de compañía? Explique

en detalle.

R: Al activar la contabilización en su programa de Nomina tendrá la

oportunidad de emitir un archivo plano con los datos del respectivo
comprobante contable del gasto de Nomina. Este comprobante se podrá
cargar a través de una importación en su sistema de Contabilidad GALAC y
este contendrá los asientos contables respectivos.

3. Si tengo un trabajador que tiene antigüedad de 2 años en la Compañía y se

adquirió el sistema en enero del 2016 ¿Qué paso debo seguir para cargar
los saldos iniciales de prestaciones?

R: En este caso deberá inicialmente establecer en los Parámetros de

Compañía.

En la Pestaña Auxiliar Laboral activar los Depósitos Trimestrales. Estos

pueden ser bajo dos modalidades:

Fecha de Activación de los Depósitos Trimestrales:

 Esta opción permitirá activar los trimestres de prestaciones según meses

calendario. En este caso, podrá colocar el mes/año de activación ENERO
2016.
 Luego en la pestaña Cálculo de Prestaciones tildar la Opción 1.
 Finalmente, en la Ficha del trabajador en la pestaña Prestaciones Colocar
como Fecha de Corte 31/12/2015 y completar los datos de días de
Antigüedad, Monto de Antigüedad, días Adicionales, Monto de los días
Adicionales, Monto de los valores de Intereses Capitalizados o Ganados al
Corte. Y el monto total de los Anticipos de Prestaciones solicitados.

Fecha de Ingreso del Trabajador:

  Esta opción le permitirá activar los depósitos trimestrales según la fecha de
aniversario de los trabajadores. De igual manera en el campo mes/año de
Activación podrá colocar ENERO de 2016 o MAYO 2012 que es la fecha de
establecida por la LOTTT para dicha activación de Depósitos Trimestrales.
 Luego en la pestaña Cálculo de Prestaciones tildar la Opción 1.
 Finalmente, en la Ficha del trabajador en la pestaña Prestaciones Colocar
como Fecha de Corte 31/12/2015 y completar los datos de días de
Antigüedad, Monto de Antigüedad, días Adicionales, Monto de los días
Adicionales, Monto de los valores de Intereses Capitalizados o Ganados al
Corte. Y el monto total de los Anticipos de Prestaciones solicitados.
 En este caso deberá considerar si la fecha aniversario del trabajador abarca
la fecha de Activación de los Depósitos Trimestrales y estar atentos a no
estar duplicando la información de ese último trimestre.

4. Si se requiere una información precisa relacionada con datos que se

encuentran en la ficha de cada trabajador (por ejemplo, Apellidos, Cédulas,
Salario, Fecha de Nacimiento) ¿Cómo puedo obtener esta información?

R: Pestaña de Trabajadores à Reporte Combinado. Luego seleccionar los

campos de la información requerida.

Tipos de Nómina
1. Describa cuántos tipos de Nóminas se pueden generar en el sistema.

R: Semanales, Quincenales, Mensuales y Catorcenales.

2. ¿Qué diferencia existe entre asignar lunes por Totales del mes y Contados
entre fechas?

R: Estas opciones están ligadas directamente con los cálculos de

retenciones y aportes patronales de SSO y RPE, cálculos que se realizan
según la cantidad de lunes o semanas que tenga el mes.

Basada en esta información la Opción Totales de Mes: Permitirá calcular

estos conceptos en partes iguales en ambos periodos de pagos o todo el
valor en el segundo periodo de pago.

Mientras que la Opción Contados entre fecha: Permitirá realizar el cálculo

de las Retenciones y Aportes Patronales según la cantidad de lunes o
semanas que tenga cada quincena. Bien sea 3 o 2.

3. ¿Qué consecuencias se presentan sí creo una Nómina sin insertar

previamente una copia de tipo de Contrato?
R: Al insertar una nómina el sistema pedirá asociarla a un modelo de
Contrato Colectivo o Ley. Si no fue creado previamente, deberá asociar la
nómina otro contrato que ya este creado.

Si la nómina es asociada al Contrato LOTTT 2012. No podrá modificar la

información de este en las Tablas de Contrato.

Si es asociado a otro modelo de contrato se corre con el riesgo de que al

modificar la información de sus Tablas afecte la información correspondiente
a otras nóminas.

De igual manera, si es asociado a otro contrato y luego se crea un

contrato para la nueva nómina. Al momento de reasignar el contrato a esta
nomina en Contrato Anterior quedara bloqueado.

Conceptos de asignaciones y deducciones

1. ¿Describa el procedimiento a realizar para la asignación de un concepto o
bonificación en nóminas ordinarias para trabajadores con periodos de
inactividad?

R: Deberá ubicar en Menús, Parámetros, Parámetros de Compañía. En la

pestaña NOMINA. Tildar la Opción CALCULAR ADPERSONAL A
TRABAJADORES INACTIVOS TODO EL PERIODO.

2. ¿Cuál es la diferencia entre AD Nómina y AD Personales?

R: ADNOMINA: Conceptos fijos que serán calculados a todos los

trabajadores por igual en la nómina o condicionados a la asignación de un
rubro. Por ejemplo: Salario, Retenciones, Aporte Patronales, Indemnización
por Reposo.

ADPERSONAL: Conceptos cargados de forma eventual a un trabajador. Por

ejemplo: Horas Extras, Días No Trabajados, entre otros.

3. Si tengo un trabajador que tiene un concepto de asignación por vehículo el

cual es un monto fijo, recurrente en el tiempo y se pagará sólo en segunda
quincena ¿Qué paso debo seguir?

R: Se crea el concepto tipo Monto. Y que aplique en ADPersonal.

Luego en ADPersonal se inserta el concepto al trabajador correspondiente,

se coloca el monto, se indica que aplicara en Nominas Ordinarias, Modo de
Aplicación Todas las Nóminas y Que aplicara en Segundo Periodo de Pago.
Para finalmente indicar cuando será el primer pago de esa asignación.
 4. Estoy calculando una Nómina de Utilidades y tengo diferencia en el
acumulado de mis trabajadores debido a que tuvieron una asignación que
no fue tomada para dicho acumulado. Indique que paso debo seguir.

R: Se ubica en la Pestaña DEFINICION DE CONCEPTOS, seleccionar la

opción corregir que solo será visible si está activado el modo avanzado.
Tildar los campos para que aplique sobre UTILIDADES y Grabar la
información.

Cálculo de Nómina
1. Le apliqué un Préstamo a un trabajador y deseo ver el saldo que le resta a
pagar en mi recibo de pago. ¿Qué debo hacer?

R: Parámetros Generales Ubicar en la parte inferior Recibos e Informes allí

tildar la opción MOSTRAR SALDO DE PRESTAMO EN RECIBO.

2. Tengo una Nómina de Directores en la cual sus deducciones de Ley aplican

en segundo periodo de pago. En este caso, ¿cómo parametrizar el
sistema?

R: Ubicar la pestaña de AD Nomina. En el caso de Retenciones de SSO y

RPE (Códigos 2010 y 2020) seleccionar la opción modificar y colocar que
apliquen Segundo Periodo de Pago. En el Caso de RPVH seleccionar la
Opción Eliminar y retirar el Código 2060. Luego Insertar el Código 2161 RPVH
(Descuento Mensual) e indicar que aplica para Segundo Periodo de Pago.

Luego deberá ubicar en MENUS à Tablas de Sistema à El modulo Conceptos

Fijos y actualizar los códigos según los que están en la pestaña de AD
Nomina.

Se deberá realizar el mismo procedimiento con los Aportes Patronales.

3. Si tengo un trabajador que tiene un salario diario de Bs.1700 ¿Cuál es el

salario de cotización del SSO y RPE? Explique.

R: Depende del Tipo de Nómina à Semanal o Quincenal/Mensual:

 Semanal: 1.700,00 * 7= 11.900,00

 Quincenal/Mensual: 1700*30 = 51.000,00 *12/52 = 11.769,23
Vacaciones
1. Si un trabajador devenga salario variable ¿Cuál sería la base para el
cálculo de la vacación?

R: Promedio de los 3 Últimos meses.

2. Si tengo un trabajador con 5 años de antigüedad en la empresa cuyo

periodo de causación de vacaciones pendientes por cancelar es
05/12/2015-04/12/2016, ¿cuál sería la cantidad de días a cancelarse por
concepto de días de disfrute, bono vacacional y descansos o feriados
laborados si su disfrute es a partir del día 16/12/2016?

R: Depende de los beneficios que otorgue la empresa a sus trabajadores, si

es en Base a lo mínimo establecido en ley será:

 Disfrute: 15 días más 4 Adicionales.

 Bono Vacacional 15 más 4 Adicionales.
 Descanso: 4 Días.
 Feriados: 4 Días.

Utilidades
3. Indica las vías para el cálculo de utilidades en estas modalidades: Último
Salario y por Cociente

R: Existen dos modalidades para realizar el Cálculo de Utilidades. A través

del Módulo y por medio de Nominas Especiales.

Si se desea realizar el cálculo a Ultimo Salario a través del Módulo de Utilidad

al insertar el pago deberá actualizar de forma manual el salario diario de cada
trabajador para obtener el cálculo esperado.

Sin embargo, a través de la modalidad de Nomina Especial se podrá realizar

el cálculo de forma automática. Utilizando el Concepto (ADNOMINA) 011
Utilidades (Sueldo Actual)

Si por el contrario lo que se desea es realizar el cálculo de las Utilidades con

el Cociente deberá Utilizar el Modulo de Utilidades.

4. Si comencé a usar el programa en agosto del 2016 y deseo calcular

utilidades a promedio del año ¿Cuál sería el primer paso a seguir?

R: Insertar y Calcular una Nómina de Acumulado para Utilidades.

Prestaciones e Intereses
5. Según lo estipulado con la entrada en vigencia de la nueva LOTTT ¿Cuál
es la diferencia del cálculo de trimestre de prestaciones para trabajadores
con antigüedad mayor al 07/05/2012 a los de antigüedad menor a la
mencionada fecha y cómo sería su manejo en sistema?

R: Trabajadores con antigüedad anterior a MAYO 2012 se le calculan las

Prestaciones en base a 5 días Mensuales y a partir de MAYO 2012 será de
quince días de forma trimestral calculados con el Ultimo Salario Devengado.

En cuanto al manejo de las Prestaciones en Sistema se debe ubicar en el

Menú à Parámetros à Parámetros de Compañía.

En la pestaña de Auxiliar Laboral se deberá establecer una fecha de

Activación de los Depósitos Trimestrales. El sistema calculara Prestaciones
en base a 5 días con la ley anterior en los meses anteriores a la Fecha de
activación de los Depósitos Trimestrales en base a 15 días con el Salario
correspondiente luego de la fecha de activación.

6. Describa los diferentes salarios para el cálculo de prestaciones sociales

para trabajadores con salario variable.

R:

 Último Salario Devengado.

 Promedio del Trimestre.
 Promedio del semestre.
 Último Salario Devengado + variaciones de trimestre.
 Último Salario Devengado + variaciones de semestres.
 Último Salario Devengado + variaciones 3 meses anteriores.
 Último Salario Devengado + variaciones 6 meses anteriores.

7. Si el Cliente por políticas internas decide llevar capitalización mensual en

sus intereses S/P ¿cuál es el procedimiento a seguir para la
parametrización y cuál sería la diferencia en cuanto a capitalización anual?

R: Menús à Parámetros à Parámetros de

Compañía à Intereses à Capitalización.

Ticket Alimentación
 8. Indique cuáles son los factores o condiciones que influyen en el cálculo de
la Nómina de Ticket de Alimentación.

R:

 En la Compañía validar si esta tildada la opción otorga Beneficio de

Alimentación y bajo que modalidad.
 En la Ficha de los trabajadores validar si recibe el Beneficio de
Alimentación y si indica el valor.
 Actualización de la Tabla de Unidad Tributaria.
 Valores Máximo y Mínimos de la Unidad Tributaria para Tickets de
Alimentación en el Contrato.

Otras funcionalidades
10. ¿Cuáles archivos planos genera el sistema?

R: Abonos de Nominas, Recarga de Tickets de alimentación, generación de

tarjetas de alimentación, Organismos Publicos (RNET, BANAVIH, IVSS).
Exportación de Datos de Trabajadores, Apersónales.

11. ¿Dónde se actualiza la Unidad Tributaria? y ¿Qué impacto tiene en otras

funcionalidades del sistema?

R: Menús à Tablas de Contrato à Unidad Tributaria.

Afecta los cálculos de Tickets de Alimentación y la Información de la Palmilla

ARI

12. ¿Por medio de cuál módulo se combinan los archivos XML generados por
el sistema?

R: Nomina à Informes Varios

13. Un cliente tiene el sistema Nómina Profesional y adquiere el módulo de

Integración con el sistema Administrativo ¿Cómo se integran estas dos
aplicaciones? Describa los pasos a seguir

R:

 Activar Contabilización y establecer estructura de cuentas.

 Crear las cuentas contables y reglas de contabilización.
 Dar los permisos al usuario para establecer la integración.
 Seleccionar Parámetros Generales à Establecer conexión con la Base
de Datos.
 Si es multiusuario o el Servidor es otro equipo, muy probablemente se
requerirá autenticación de SQL. Por lo que se tendrá que crear un
usuario en el Administrador de Base de Datos y darle los permisos
requeridos.
 Activar la integración en la Compañía.