INFORMACION GENERAL

OBJETIVOS: Establecer los procedimientos adecuado para efectuar la

vinculación o retiro de los funcionarios de la organización.

ALCANCE: Este proceso está destinado para orientar a la organización y al

empleado al momento de la vinculación laboral o desvinculación del trabajador.

POLÍTICAS O NORMATIVIDAD:

TIPO NÚMERO TITULO FECHA

Por la cual se crea el sistema de seguridad
social integral y se dictan otras
Ley 100 disposiciones. 1993
Esta garantiza los derechos irrenunciables
de la persona para obtener calidad de vida
mediante la protección de contingencias.
Se expiden normas que regulan el empleo
Ley público, la carrera administrativa, gerencia
909 pública y se dictan otras disposiciones. 2004

Código disciplinario único (CDU). La

Ley encargada de regir a los servidores
734 públicos y reflejos derechos, deberes, 2002
prohibiciones, responsabilidades
disciplinarias y faltas disciplinarias.

Es una herramienta de gestión con base a

juicios objetivos sobre la conducta, las
Decreto 1083 competencias laborales y el cumplimiento 2015
de las metas.
(En lo referente a empleos de libre
nombramiento y remoción y naturaleza
jurídica de la entidad)

Por medio del cual se modifica la edad

Decreto máxima para el retiro forzoso de las
1821 personas que desempeñen funciones 2016
públicas.
 Reglamentario único del sector de la
Decreto función pública (En lo referente a empleos
648 de libre nombramiento y remoción y 2017
naturaleza jurídica de la entidad).

DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN

ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA RESPONSABLE REGISTRO

ACTIVIDAD
1
INICIO

Contactar a la persona Profesional y/o Auxiliar

vía telefónica o correo Gestión del Talento
electrónico para Humano Correo electrónico
comunicarle hora fecha
CONTACTAR A LA y lugar de reunión.
PERSONA A
VINCULAR

2
Comunicar a la
persona que se va a
vincular a la entidad Profesional y/o Auxiliar Comunicado con
REUNIÓN CON NUEVO
COLABORADOR que ha sido Gestión del Talento Lista de
seleccionado. Humano documentos
Entregar lista de
documentos que se
necesitan para el
ingreso.

Correo electrónico
Asignar cita para Profesional y/o Auxiliar al profesional
ENVIAR A EXAMENES encargado
examen médico de Gestión del Talento
MEDICOS ingreso según el cargo Humano.
al que aplicó. Citación examen
Médico de
ingreso
4

¿ES
APTO?

Recibir resultados para Profesional y/o Auxiliar

conocer si es apto o no Gestión del Talento Resultado
para desempeñar el Humano examen Médico
NO cargo.
de ingreso
TERMINAR
PROCESO

SI

FIN

5
Documentos del
Recibir y verificar de Profesional y/o Auxiliar empleado
RECEPCIÓN Y
VERIFICACIÓN DE acuerdo con la lista de Gestión del Talento
DOCUMENTOS chequeo los Humano.
documentos Lista de chequeo
entregados por el
nuevo colaborador.

Se concerta con el
AGENDAR DIA PARA
nuevo colabrador la Profesional y/o Auxiliar
FIRMA DE CONTRATO fecha y hora de firma Gestión del Talento
del contrato. Humano.

Correo electrónico
7
Elaborar el contrato de Lista de chequeo
trabajo y verificar
contenido atravez de la Profesional y/o Auxiliar
lista de chequeo. Gestión del Talento
ELABORACIÓN Humano. Contrato laboral
CONTRATO LABORAL

Realizar capacitación Profesional y/o Auxiliar

al empleado acerca del Gestión del Talento
Humano. Presentación en
contenido del contrato
CAPACITACI
power point
ÓN DEL
y cada una de sus
CONTENIDO cláusulas.
DEL
CONTRATO

Socializar el contrato
laboral con el nuevo Profesional y/o Auxiliar
FIRMA DEL CONTRATO empleado y Firmar. Gestión del Talento Contrato laboral
Humano

Gerente

10 Solicitar al empleado
los documentos
AFILIACIÓN A SALUD, necesarios para Profesional y/o Auxiliar
FONDO DE PENSIONES,
Tramitar y efectuar la Gestión del Talento Documentos del
Y ARL
afiliación a Arl, Salud, Humano empleado
Pensiones.
Realizar el cargue de la
información
correspondiente en la
plataforma y archivos
de la empresa.
11

Ingresar hoja de vida y Profesional y/o Auxiliar

documentos del Gestión del Talento
INGRESAR
DOCUMENTACIÓN A empleado al sistema de Humano
BASE DE DATOS archivo de la empresa. Aportes en línea

12

FIN

DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DESVINCULACIÓN

ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA RESPONSABLE REGISTRO

ACTIVIDAD
1
INICIO
Dar inicio al
procedimiento de
desvinculación Acta de despido
Profesional y/o Auxiliar
identificando el motivo del
Gestión del Talento Carta de renuncia
Retiro del funcionario. Humano

-Renuncia involuntaria
DESVINCULACIÓN o despido
- Terminación de
Contrato.
- Por muerte
- Edad de retito forzoso

Investigar si el despido es
por justa o injusta causa.
MOTIVO DE
Profesional y/o Auxiliar
RENUNCIA O DESPIDO. Acta Entrevista
Conocer el porqué de la Gestión del Talento
JUSTA CAUSA O NO.
Humano
renuncia del colaborador
por medio de entrevista.

Verificar en el código Profesional y/o Auxiliar

VERIFICACION sustantivo de trabajo si Gestión del Talento Código del
EN CODIGO el despido es por justa Humano sustantivó del
SUSTANTIVO causa trabajo
DEL TRABAJO
4

Dependiendo de la
TOMAR MEDIDAS
causa se toman
PERTINENTES
medidas pertinentes Profesional y/o Auxiliar
como realizar Gestión del Talento
descargos por parte del Humano
empleado, encuentros
entre las partes.
Terminación o no del
contrato.

¿SE
FINALIZA EL Se toma la decisión de Profesional y/o Auxiliar
CONTRATO finalizar contrato o no Gestión del Talento
? según información Humano
recolectada o según
NO petición del empleado.

TERMINAR
PROCESO

SI

FIN
6

Hacer la entrega de la
Plantilla carta de
RECIBIR O ENTREGAR carta de despido al
despido
CARTA DE RETIRO/ empleado con la Profesional y/o Auxiliar
DESPIDO información Gestión del Talento
correspondiente del Humano
Carta con Motivo de
motivo y tiempo
Empleado renuncia
establecido.

Recibir carta de renuncia.

7 Crear plan con las

actividades a realizar con
el empleado antes de su
salida, como definir las
PLAN PARA SALIDA entidades de las cuales el Analista de Recursos Plan de actividades
DEL EMPLEADO empleado debe ser Humanos
retirado, documentos
necesarios para la salida,
definir la indemnización
del Empleado, entrega de
dotación.
8

Entregar lista de
verificación donde el Profesional y/o Auxiliar Formato de
ACTIVIDADES ANTES empleado lleve el Gestión del Talento verificación
DE LA FECHA SALIDA
control de las Humano
actividades para
completar antes de su
salida.

Realizar entrevista
para obtener
ENTREVISTA DE información que ayude Profesional y/o Auxiliar
Acta Entrevista
SALIDA a mejorar el clima Gestión del Talento
laboral de la compañía, Humano
crear programas de
retención de personal.

10
desafiliar el empleado
de la entidad Profesional y/o Auxiliar
ACCIONES LEGALES
PARA TERMINACIÓN
prestadora de salud, Gestión del Talento
CONTRATO del sistema de Humano Aportes en línea
pensiones, Arl,
remover al empleado
de la nómina, etc.
Coordinador De Nomina

11
Enviar al empleado a
la realización del Formato de solicitud
EXAMEN MEDICO DE examen médico de de examenes
SALIDA retiro.
En caso que el Profesional y/o Auxiliar
colaborador Gestión del Talento
desista de realizarse el Humano Resultados
examen médico, debe
existir
carta del colaborador
 renunciando a
realizárselo.

12

cancelar o deshabilitar
CANCELAR/DESHABILITA
los permisos de acceso
R ACCESOS A SISTEMAS que el empleado Analista sistemas de
DE INFORMACIÓN poseía. información. Sistemas de
información

13

Gestionar y efectuar
la respectiva Profesional y/o Auxiliar
LIQUIDACIÓN liquidación. Gestión del Talento Paz y salvo
Humano
Realizar entrega de
los soportes de la
liquidación al Coordinador de Nomina
colaborador.

14
Firmar documentos
pertinentes a la Profesional y/o Auxiliar
cancelación del Gestión del Talento
FIRMA DE
DOCUMENTOS
contrato. Paz y salvo, Humano acuerdo de
acuerdo de terminación terminación
de contrato, carta de de contrato
recomendación,
 confidencialidad de la
información.

15

FIN

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA
MODIFICACIÓN