PLANEACION ESTRATEGICA

SESION ONCE
TEMA: ANALISIS INTERNO – LA ADMINISTRACION
Andrea Beltrán Benavides
Docente Magister en Tecnología Educativa

Generalmente una empresa consta de al menos 5 áreas funcionales básicas de trabajo.

 Área de Dirección General de la empresa

 Área de Administración
 Área de Mercadeo y Ventas
 Área de Producción
 Área Contable y Financiera.

Si eres un nuevo emprendedor esta información te servirá.

1. ÁREA DE DIRECCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA:

Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las pequeñas empresas es el propietario. Es quien sabe hacia dónde va la
empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos
por lo que toma las decisiones en situaciones críticas. Muchas veces es el representante de la empresa y quien lleva las
finanzas de la misma. Además debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto en
la empresa para motivar a los trabajadores de la misma.

Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relación entre el equipo de trabajo y una comunicación constante,
respetuosa y honesta entre los miembros que conforman la empresa. Recuerde que muchas veces, las personas pasan
más tiempo de su vida en la empresa donde trabajan que en sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se
siente orgulloso de trabajar en un lugar, transmitirá ese orgullo hacia los clientes.

2. ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Y OPERACIONES:

Esta área toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la operación del negocio en su
sentido más general. Desde la contratación del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la firma de los
cheques, verificar que el personal cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los
inventarios de insumos y de producción, la gestión del negocio son parte de esta área. Por lo general, es el emprendedor
o propietario quien se encargará de esta área en su fase inicial. Más adelante puede contratar un administrador para que
lleve la operación del negocio sin que usted, como propietario esté presente todo el tiempo.

3. ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA

Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos monetarios en el tiempo.
Además, se debe declarar y cancelar periódicamente, ante la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT - los
impuestos según los resultados de los libros contables que la empresa lleva. La emisión de facturas, las proyecciones de
ingresos por ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio son tomados en cuenta en esta área. La empresa
puede escoger ser una empresa individual o comerciante individual, por lo que el mismo propietario puede llevar los
registros contables o bien contratar a una persona dedicada a esta disciplina: Un contador o contadora. Algunas firmas de
asesoría contable ofrecen estos servicios, se encargan detalladamente la forma de llevar los libros contables necesarios
para una pequeña empresa.
 4. ÁREA DE MERCADEO Y VENTAS:

En esta área se detallarán las funciones, capacidades y cualidades de quien será el responsable y el personal involucrado
en la estrategia de mercadeo del negocio, es decir, la publicidad, el diseño del empaque y la marca del producto o servicio,
la distribución del mismo y el punto de venta, la promoción y la labor de ventas. Aquí se podrá incluir a la persona que
atenderá en el mostrador a las personas o bien quien se dedique a vender el producto de puerta en puerta si esa es la
forma de venta establecida en el negocio.

5. ÁREA DE PRODUCCIÓN

En una fábrica que produce velas aromáticas, se estipulan los operarios y trabajadores que manufacturan las velas, quienes
las empacan, etc. En un restaurante, la persona que cocinará y las personas que atenderán las mesas están dentro de esta
área aunque pueden ser puestas en el área de operación, es más apropiado el área de producción pues en este caso se
está produciendo un servicio al cliente: su alimentación. En una venta de artículos de consumo, por no ser producción, los
encargados del despacho pueden ir bajo el área de administración y operaciones.

MODELO DE ORGANIGRAMA PARA UN EMPRENDIMIENTO

Esquema organizativo de las áreas funcionales básicas de una empresa

LA PLANEACION Y LAS AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

 Definición de Planeación: En toda empresa es sumamente importante el trabajo de grupo, y si se pretende que
este sea eficaz, las personas deben saber qué es lo que se espera que logren. Esta es la planeación.

 Importancia de la Planeación: La planeación se considera como el fundamento de la administración, es decir por

adelantado QUE HACER, COMO, CUANDO HACERLO Y QUIEN HA DE HACERLO. La planeación incluye la selección
de los objetivos empresariales, así como la determinación de los medios para alcanzarlos. Es la marcha de la
empresa prevista y preparada para un tiempo determinado.

 Aplicación de la Planeación en las Distintas Áreas Funcionales de la Empresa: Vivimos en una era tecnológica,
económica, social y política en la cual la planeación, al igual que las demás funciones administrativas, se ha
convertido en un factor importante en la empresa Hoy en día casi todo el mundo planea. Es por esto que para los
pequeños empresarios es sumamente útil implementar la planificación en las distintas áreas funcionales de su
negocio, ya que esta contribuye a disminuir las sorpresas y emergencias derivadas de acciones imprevistas.

ELEMENTOS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA PARA CADA UNA DE LAS ÁREAS BÁSICAS FUNCIONALES DE LA
EMPRESA
 ÁREA DE CONTABILIDAD, COSTOS Y PRESUPUESTOS
El presupuesto y el flujo de efectivo
Resume las necesidades de efectivo que tendrá la empresa en el periodo planificado.

 ÁREA DE MERCADO
El Plan Mercado Incluye un análisis minucioso de las ventas por productos vendidos y área territorial que se
proyecta cubrir en el periodo planificado.

 ÁREA DE PRODUCCION
Programa de Producción-
Consiste en determinar todas las actividades requeridas para la producción y los recursos necesarios para poder
cumplir con el programa de ventas.

 ÁREA DE PERSONAL
Plan de personal Consiste en determinar las necesidades del recurso humano necesario para llevar a cabo
actividades de la empresa.

ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL PROCESO DE PLANEACIÓN

Al planificar las distintas actividades de la empresa, es necesario, primordialmente, estudiar su situación actual, la
respuesta del mercado de que se dirige, el crecimiento y desarrollo que ha alcanzado y las oportunidades que el medio le
ofrece.
Los aspectos fundamentales de un proceso de planeación son:
1. Fijar objetivos y metas posibles de alcanzar;
2. Determinar cuáles son las actividades necesarias para llegar a cumplir con los objetivos;
3. Identificar cuáles son los medios necesarios para llevar a cabo las actividades previamente definidas;
4. Ubicar en el tiempo, las distintas actividades programadas.
5. Asignar a cada miembro del equipo de trabajo, responsabilidades específicas para cada actividad a desarrollar.

ACTIVIDAD
1. La información anterior delinea aspectos importantes sobre las áreas Funcionales básicas de una empresa y da
elementos para tener presente en la construcción del proyecto de aula.

2. Lee con atención el siguiente caso sobre la empresa Google.

CASO DE ANALISIS

GOOGLE INC. — 2005

Indicador de siglas: GOOG
http://www.google.com
Rick Goosen, Trinity Western University

Es el año 2010. Un profesor se dirige a su clase más avanzada de estudiantes de administración. Hablan de quien alguna
vez fuera el hombre más rico del mundo, a quien también se le consideraba como uno de los más inteligentes: Bill Gates.
La empresa de Gates, Microsoft, dominaba la industria del software. ¿Será posible que Microsoft sea presa de Google
para el 2010? La nota de portada de la revista Fortune del 2 de mayo de 2005, tenía como título “Buscar y destruir: Bill
Gates se impuso la misión de crear un asesino de Google”.
Google representa posiblemente el mayor desafío a la posición de Microsoft en la cima de la alta tecnología. Microsoft ha
sido como un gorila de 400 kilos a quien otros en la jungla de la alta tecnología desafiaron bajo su propio riesgo, pero
actualmente Google está atrayendo a los técnicos más importantes, entre ellos a cientos de “microsófticos” que ahora
son “googleros”. Para los graduados más brillantes del mundo, Google representa el sitio más anhelado por ser el primero
en innovaciones tecnológicas, aunque Microsoft invierta más dinero.

¿Pero predominará Microsoft? ¿Será Google simplemente otro de los enemigos derrotados de Microsoft, como lo fueron
Netscape, WordPerfect y Lotus 1-2-3? La historia tal vez no se repita. Hay una diferencia significativa. Google no necesita
del sistema operativo de Microsoft: un usuario sólo necesita tener acceso a Internet para entrar a la órbita de Google.
Google, como una prima donna de la alta tecnología, ha restablecido la fe de los inversionistas en que las empresas de
alta tecnología pueden desarrollar un modelo comercial rentable, y de hecho lucrativo, después de la debacle de las
empresas “punto.com” en marzo de 2000.

Google está ganando mucho dinero por medio de un modelo publicitario convincente para sus clientes, quienes sólo pagan
por el número real de veces que las personas ven sus anuncios. Google ha sido rentable desde el último trimestre de 2001,
y resistió la tentación de ingresar demasiado pronto en la bolsa, en la manía de las punto.com que culminó en marzo de
2000. Los fundadores de Google, Sergey Brin y Larry Page, se conocieron cuando eran unos jóvenes estudiantes
universitarios en Stanford.

Encontraron una cochera para iniciar su pequeña empresa, y la noticia transmitida de boca en boca sobre su buscador de
alta calidad, que originalmente se llamaba “BackRub”, pronto atrajo la atención. Las acciones de Google comenzaron a
cotizarse en NASDAQ en agosto de 2004 por $85 cada una, y en menos de un año sobrepasaron los $300 por acción. En la
mente de muchos analistas, Google aún tiene un precio razonable en vista del gran potencial de la empresa para crear
más extensiones y para operar en más países. Desde su origen en 1995 y durante los siguientes 10 años, Brin y Page
crearon una empresa cuya capitalización en el mercado superó los $80 mil millones, y de la que cada uno de sus
fundadores conserva alrededor de un 12%. Google ha superado el valor de mercado de Time Warner Inc., propietaria de
la venerable revista Time, para convertirse en la empresa de medios más valiosa en el mundo.

ADMINISTRACIÓN EN GOOGLE

La estructura de la alta administración de Google está compuesta de nueve directivos, incluidos los fundadores, Sergey
Brin y Larry Page. Estos últimos, junto con el director general Eric Schmidt, forman el núcleo del equipo de administración
y también son miembros de la junta directiva de nueve personas.
Representación gráfica de la estructura directiva de la empresa.
CUESTIONES INTERNAS
GOBIERNO
Una situación que desagrada a los inversionistas y analistas institucionales es el “sistema dual de propiedad de acciones
de clase” de Google. En su prospecto de agosto de 2004, Google declara: “Anticipamos que nuestros fundadores,
ejecutivos, directores (y sus filiales) y empleados serán dueños de aproximadamente el 84.8% de nuestras acciones
comunes de clase B, que representan aproximadamente el 83.6% del poder de voto de nuestro destacado acervo de
capital”. Las acciones de clase A, listadas en NASDAQ bajo las siglas GOOG, otorgan a los accionistas un voto por acción.

El personal interno (compuesto en su mayoría por la gerencia) controla aproximadamente el 80% de la empresa. Las
acciones de clase B, susceptibles de convertirse en clase A por cuestiones de liquidez, cuentan con 10 votos por acción.
Menos de dos tercios de los directores de la empresa son independientes de la administración. El Institutional
Shareholding Service recientemente otorgó a Google una clasificación de gobierno corporativo más baja que a cualquier
otra acción en la S&P 500. Brin y Page declararon que consideran a la estructura de capital y al gobierno corporativo de
Warren Buffet como un modelo a seguir. Su éxito actual opaca esta debilidad, pero habría que tomarla en cuenta si el
desempeño financiero de la empresa llegara a vacilar.

CÓDIGO DE ÉTICA EMPRESARIAL Y MISIÓN

La empresa no cuenta con una declaración
de visión, pero si es significativo el código de
ética empresarial y la declaración de la
misión.
Lista de verificación de preguntas para una auditoría administrativa

La siguiente lista de verificación de preguntas ayudará a determinar las fortalezas y debilidades específicas en el área
funcional del negocio. Un no como respuesta a cualquiera de las preguntas indica una debilidad potencial, aunque la
importancia estratégica y las implicaciones de las respuestas negativas, por supuesto, variarán de acuerdo con la
organización, industria y severidad de la debilidad. Las respuestas afirmativas a la lista de preguntas sugieren áreas
potenciales de fortaleza.
1. ¿La empresa utiliza conceptos de administración estratégica?
2. ¿Los objetivos y metas de la compañía son mensurables y se comunican adecuadamente?
3. ¿Los gerentes de todos los niveles jerárquicos llevan a cabo una planeación eficaz?
4. ¿Los gerentes delegan bien la autoridad?
5. ¿Es apropiada la estructura de la organización?
6. ¿Son claras las descripciones y especificaciones de los puestos?
7. ¿Es alta la moral de los empleados?
8. ¿La rotación de personal y el ausentismo se mantienen en un nivel bajo?
9. ¿Son eficaces los mecanismos de recompensas y de control de la empresa?

Actividad
1. De las anteriores preguntas para la auditoria administrativa escoja 5 preguntas, asígneles un puntaje entre (1 y 5)
de acuerdo a como se infiere que se vivencia al interior de la empresa y contéstelas basándose en la información
entregada de la empresa Google. Use el siguiente cuadro:

PREGUNTA DE AUDITORIA INTERNA PUNTAJE RESPUESTA Y/O JUSTIFICACION

1. ¿Es apropiada la estructura de la 1 De acuerdo con los criterios de organización, la empresa
organización? mayormente es dirigida y controlada por la gerencia y
dependen de ellos para cualquier proceso administrativo,
planificador y de ejecución.
 2. ¿Los objetivos y metas de la compañía 2 Google maneja una estrategia de serie de códigos e ítems
son mensurables y se comunican que proponen que el cliente, es el actor principal para el
adecuadamente? desarrollo económico de la empresa.

3. ¿La empresa utiliza conceptos de 3
administración estratégica?
4. ¿Es alta la moral de los empleados?
5. ¿Son claras las descripciones
especificaciones de los puestos?
Google, al ser una empresa digital e innovadora contiene
procesos metodológicos, e innovadores en la forma de
administrar y vender su servicio, siendo una empresa
alternativa a la hora de ofrecer sus servicios
4 La moral de los empleados es positiva y alta, gracias a la
representación legal, accionista de la empresa en la cual
se puede manejar los recursos de una manera flexible.
y 5 La organización estructural de la empresa es puntual y
describe de manera especifica cada uno de los
departamentos, áreas y funciones de los empleados.

2. De acuerdo al caso presentado, construya una posible Visión para la empresa Google.

Ser para el 2023, el buscador digital número uno a nivel global, así mismo consolidarnos como una empresa líder en
el mercado informático, manteniendo un nivel de exigencia con procesos de mejora continua, basados en la
innovación, calidad y servicio al cliente. Lo anterior marcará un diferencial único que nos identifique y a la vez nos
haga más competitivos en el mercado.