EL DOCUMENTO Y SUS CLASES

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio

de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas,
discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el
testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una
fuente archivista, arqueológica, audiovisual, etc.

TIPOS DE DOCUMENTOS

 Documentos textuales: como su nombre lo indica, este tipo de documentos son

todos aquellos que se basan en el lenguaje escrito. Es decir, que contienen
información escrita sobre algún aspecto. Evidentemente, los documentos de este
tipo tienen un soporte en papel, lo que los hace perecederos e incluso difíciles de
almacenar. Dentro de este tipo de documentos podemos encontrar libros, revistas,
actas de nacimiento y matrimonio, historiales médicos y académicos, etc. Estos
documentos, por sus características, se les suele almacenar en grandes archivos.

 Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que se

almacenan en algún soporte magnetofónico o que registre y almacene sonido. Por
lo tanto, estamos hablando de documentos que se basan principalmente en el
lenguaje oral o en sonidos como piezas musicales. Para grabarlos se necesita de
algún medio tecnológico como una grabadora de sonidos. Este tipo de documentos
pueden tener un soporte físico, como cintas, o más recientemente se pueden
almacenar digitalmente, lo que no ocupa espacio. Como lo decíamos, estos archivos
pueden ser música, entrevistas, historias de vida, etc.
 Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica su
nombre, son todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo que se
almacena igualmente en cintas. Evidentemente se trata de vídeos donde se registra
algún hecho o evento con ayuda de una cámara de vídeo. En este caso podemos
mencionar como ejemplos las películas, la programación que emiten las
televisoras, vídeos caseros, etc.

 Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos se

refieren a fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de cualquier tipo
de técnica, ya sea análoga o, más recientemente, digital. Las fotografías, al igual
que los demás documentos, transmiten un mensaje o información relacionada con
algún evento o hecho concreto.
 Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos se
pueden almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de esa manera.
Hoy en día podemos crear documentos textuales por medio de procesadores de
texto, grabar sonidos a través de la computadora y tomar fotografías con cámaras
digitales. Es por ello que este tipo de almacenamiento se está volviendo muy
popular. La gran ventaja de estos documentos es que no ocupan espacio físico, por
lo que es más fácil guardarlos y llevarlos a todas partes.

 Documentos Públicos: El Documento o instrumento público es aquel Documento

expedido o autorizado por funcionario público o fedatario público competente y que
da fe de su contenido por sí mismo.

 Documento Privado :Documento privado es aquel documento realizado entre

particulares en el que no ha intervenido ningún funcionario público.
CLASES DE DOCUMENTOS

• Según el mensaje informativo: O por la forma de expresión del contenido

hablaríamos de documentos textuales (libros, revistas, etc.) y documentos no
textuales (gráficos como mapas, planos, etc.; sonoros como cintas, discos, etc.;
iconográficos como fotografías, carteles, etc.; audiovisuales como películas, vídeos,
etc.; informáticos como programas de ordenador; tridimensionales como esculturas
o juguetes; compuestos o multimedia cuando el documento combina varios
contenidos mencionados anteriormente); o por la transformación del contenido
hablaríamos de documentos primarios (originales, como libros y revistas, etc.),
secundarios (que hacen referencia a los documentos primarios, como bibliografías,
catálogos, índices, sumarios, boletines, bases de datos, etc.) y terciarios (tienen
estructura formal de secundarios, pero contenido primario, como los diccionarios,
enciclopedias, léxicos, tesauros, etc.).
• Según la posibilidad o forma de transmisión o difusión: Desde el punto de
vista social hablaríamos de documentos públicos, reservados e inéditos; y desde el
punto de vista temporal hablaríamos de documento periódicos o no periódicos (de
naturaleza monográfica).

• Según el soporte material: Hablaríamos de documentos de papel (libros,

revistas, folletos, etc.), material químico (películas), material magnético (cintas de
vídeo, disquete de ordenador, casetes, etc.),soportes ópticos (CDROM,
DVD, vídeo-discos, etc.), etc.

REFLEXIÓN

El objetivo de las comunicaciones tanto escritas como empresariales y oficiales es

dar un mensaje, a una o más personas, mediante todas las formas que son
necesarias para ello , como lo son el emisor , receptor , el mensaje , código etc.. En
los tres tipos de comunicaciones ya nombradas el objetivo claramente siempre va a
ser dar un mensaje.