Un documento es un testimonio material y de soporte que tiene como fin dar
información de las actividades o funciones realizadas.
Documentos textuales: como su nombre lo indica, este tipo de documentos
son todos aquellos que se basan en el lenguaje escrito. Es decir, que contienen información escrita sobre algún aspecto. Evidentemente, los documentos de este tipo tienen un soporte en papel, lo que los hace perecederos e incluso difíciles de almacenar. Dentro de este tipo de documentos podemos encontrar libros, revistas, actas de nacimiento y matrimonio, historiales médicos y académicos, etc. Estos documentos, por sus características, se les suele almacenar en grandes archivos.
Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que se
almacenan en algún soporte magnetofónico o que registre y almacene sonido. Por lo tanto, estamos hablando de documentos que se basan principalmente en el lenguaje oral o en sonidos como piezas musicales. Para grabarlos se necesita de algún medio tecnológico como una grabadora de sonidos. Este tipo de documentos pueden tener un soporte físico, como cintas, o más recientemente se pueden almacenar digitalmente, lo que no ocupa espacio. Como lo decíamos, estos archivos pueden ser música, entrevistas, historias de vida, etc.
Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica su
nombre, son todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo que se almacena igualmente en cintas. Evidentemente se trata de videos donde se registra algún hecho o evento con ayuda de una cámara de video. En este caso podemos mencionar como ejemplos las películas, la programación que emiten las televisoras, videos caseros, etc.
Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos se
refieren a fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de cualquier tipo de técnica, ya sea análoga o, más recientemente, digital. Las fotografías, al igual que los demás documentos, transmiten un mensaje o información relacionada con algún evento o hecho concreto.
Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos se
pueden almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de esa manera. Hoy en día podemos crear documentos textuales por medio de procesadores de texto, grabar sonidos a través de la computadora y tomar fotografías con cámaras digitales. Es por ello que este tipo de almacenamiento se está volviendo muy popular. La gran ventaja de estos documentos es que no ocupan espacio físico, por lo que es más fácil guardarlos y llevarlos a todas partes
Documento Público: son los documentos producidos o recibidos por un
funcionario o ente del estado, es decir, aquel instrumento que se tramita ante un funcionario público, que cumple una función que atañe directamente al Estado y tiene carácter representativo.