EVIDENCIA CASO AA2

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la

Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información
documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos
que no han sido formalizados para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento
de control de la información documentada ó montar los procedimientos
operativos?
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la
Información Documentada y justifique su respuesta.
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada
de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma
NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
SOLUCION
1. Como asesor de calidad lo primero que haría sería diseñar el procedimiento
de control de la información documentada para de esta forma saber el
manejo que se le dará a los documentos que se generen o se necesiten
dentro de Confecciones S.A. Se hace referencia a asignar responsabilidades
frente al Sistema de Gestión de la Calidad (una de estas responsabilidades
consiste en la creación y actualización de documentos), aprobación de los
documentos, añadirle los códigos a cada documento del SGC aplicado a la
norma NTC, teniendo en cuenta versión y fecha de emisión de cuenta. Una
vez se terminado lo anterior se procede a montar los procedimientos
operativos, ya que, si no se tienen redactados todos los procedimientos, no
se sabe exactamente qué información documentada se genera y por lo tanto,
no se puede completar los registros de control de documentos

2. El Procedimiento de Control de la Información Documentada pertenece al

Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo, es
decir, a proceso estratégico más específicamente a la gestión de la calidad
La información documentada que se requiere por el Sistema de Gestión de
la Calidad y por la norma ISO 9001 debe estar controlada para asegurarse
de que:
 a. Se encuentre disponible y sea idóneo para utilizarlo, cuando y donde se
necesite.
b. Se encuentre adecuadamente protegida.
Para poder controlar toda la información documentada, la empresa tiene que
abordar todas las actividades que realice, según corresponda:

a) Acceso, distribución, recuperación y utilización.

b) Almacenamiento y conservación de la legibilidad.
c) Control de cambios.
d) Conservación y disposición
Esta etapa es muy importante ya que allí detallaremos de manera minuciosa y
documentada cómo realizar los diferentes procesos, cabe recalcar que La norma
ISO 9001:2015 estable la obligatoriedad de documentación de una serie de
procesos concretos.
3.
 Elaboración de documentos (encabezado, Logo)
 Identificación de documentos internos, asignación de primera y segunda
sigla teniendo en cuenta que tengan una secuencia lógica
 Almacenamiento y recuperación (recolección y clasificación)
 Versión y Fecha de aprobación
 Acceso (personal autorizado)
 Conservación (tiempo de retención)
 la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma (Cuerpo del
documento (Objetivo, alcance, definiciones, normas y referencias,
responsable, desarrollo, condiciones generales, flujograma, matriz
detallada, anexos)
 Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no
generan cambio de versión debido a que no afectan el buen
funcionamiento del Sistema de Gestión, sin embargo, el registro de la
fecha, el responsable de su aprobación y el detalle de la mejora realizada,
siempre deberán registrarse en el control de cambios del documento, por
ejemplo: Cambios en ortografía. Adecuación de contenido que facilite la
visualización y uso.
 Disposición final (método)