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PROCEDIMIENTO GESTION COMERCIAL

Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de LUTROMO

INDUSTRIAS LTDA. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras
personas sin la expresa autorización del Representante de la Gerencia.

Elaborado por: Aprobado por:

Fecha de Vigencia:
Pamela Ampuero Saavedra Javier Troncoso Anderson
25-06-2012
Encargada de Calidad Representante de la Gerencia
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INDICE

0. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
4. DEFINICIONES
5. DOCUMENTACIÓN APLICABLE
6. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
8. REGISTROS
9. ANEXOS

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0. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

Rev. Nº Fecha Alcance de la Modificación Nº Página Aprobado por

00 25-08-06 Representante
Versión inicial
Gerencia
11/04/08 Representante
01 Modificación en la definición de
Gerencia
responsabilidades
02 10/07/08 Modificación al flujograma, se 5 Representante
establece como registro la Gerencia
cotización

03 14/01/10 Cambio de Logo corporativo y Representante

nombre de la empresa Gerencia

Modificación en cargos y Representante

04 25/06/2012 4
definición de responsabilidades Gerencia

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1. OBJETIVO
Definir los procesos relacionados con el cliente, de tal modo de asegurar la
correcta determinación de los requisitos relacionados con el producto, y
establecer disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes.

2.- ALCANCE
Aplica a todas las ventas realizadas por Lutromo Group.

2. RESPONSABILIDADES

La mayoría de las responsabilidades se encuentran señaladas en los puntos

3.3 a) y 3.3 b) del presente documento.

Vendedores: son responsables de mantener actualizada la información

relacionada con sus clientes asignados. También son responsables de
programar semanalmente en el calendario Outlook las visitas a clientes y de
actualizar dicha información.

Asistente de División: responsable de tomar los requerimientos de los clientes

cuando uno o varios vendedores no se encuentren disponibles en las
sucursales, oficinas o puntos de venta.

Recepcionista: responsable de tomar reemplazo de las funciones de la

Asistente de División, durante su ausencia.

Área de Abastecimiento: responsable de cooperar en la verificación de la

fecha de llegada de una o más mercaderías, cuando la información no
pueda ser obtenida mediante Enterprise.

Área de Logística: es responsable de verificar que correspondan los

requisitos de los productos ofrecidos a clientes con los requisitos de los
productos almacenados en stock.

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4. DEFINICIONES
NO APLICA.

5. DOCUMENTACIÓN APLICABLE
 ISO 9001:2008.
 Software Enterprise.
 Contrato compras cliente.
 Ficha técnica de producto.
 HDS de producto.
 Procedimiento Despacho.
 Red Lutromo.

6. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

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Cliente Verificación del Cliente Ofrecer

productos
alternativos

¿Cliente Nuevo?
Autoasignación de
SI
Vendedor ¿Alternativas NO
satisfacen al
NO cliente?

Ingreso de datos en Necesidad de Compra del

Fin
Enterprise Cliente SI

Verificación Stock
¿Producto bajo SI
contrato?

Retiro o Entrega
SI NO
¿Existe Stock?
Cotización
Emisión de factura
NO y/o guía de
despacho

Verificar fecha de arribo SI

Aprobación
de productos vía
Cotización
Enterprise y/o Asistente
Abastecimiento NO
¿Requisitos OK?

Nota de Venta

Comunicar fecha a cliente

Revisión de
Vendedores
Satisface la fecha NO requisitos del
comunican
al cliente producto
al cliente
(Logística)

SI
SI
Validación de
Crédito del ¿Crédito OK?
cliente
Formulario solicitud
crédito y
documentación
adjunta Revisión de
situación por NO
Administración
y Finanzas

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Necesidad de
Cliente
Compra del Cliente
Comunicar Ofrecer productos
fecha al Cliente alternativos
Verificación de Stock

SI
¿Existe Stock? NO
Satisface la fecha al
cliente Alternativas
satisfacen al
cliente
NO SI
SI
Verificar Fecha de NO
arribo de productos
Fin
con Asistente de
Abastecimiento

Venta con Venta con

Boleta(cash) Factura Revisión
situación por
Facturación
Administración
y Finanzas
Validación
Boleta
crédito del
Cliente NO Factura

¿Crédito OK?
SI
Entrega de Entrega
producto a producto al
Cliente cliente

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7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

7.1. Tipos de Clientes

Clientes con contrato o licitación:
Son aquellos que poseen un acuerdo con Lutromo, para entregas de
productos en cantidades acordadas en lapsos de tiempo definidos y por un
tiempo específico. No obstante lo anterior, estos clientes también pueden
realizar compras sin contratos.

Clientes sin contrato:

Son aquellos con los cuales Lutromo no posee un acuerdo comercial formal.
A este tipo de clientes se les debe reconfirmar la venta mediante el
chequeo de stock y precio,

7.2 Tipos de vendedores:

Existen dos tipos de vendedores, los de cartera, que se relacionan con una
división comercial en particular; y los de punto de ventas, que atienden los
requerimientos de los clientes directamente en las sucursales.

7.3 Tipos de venta:

Las ventas se categorizan en “Ventas por Cartera” o en “Ventas en Puntos
de Venta”.

a) Ventas por Cartera

Ver diagrama de flujo

b) Ventas en Punto de Ventas

Ver diagrama de flujo

7.4 Nota de Venta:

En este registro quedan estipulados los datos del cliente, según lo solicita el
sistema Enterprise. Antes de emitir este documento, se confirma la existencia
de stock en bodega.

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La identificación del lote de producción, es un dato que está siempre

presente en la nota de venta y/o en la factura, para clientes con contrato
y/o según requerimiento del cliente.

En caso de ventas en punto de ventas, existe un plazo de siete (7) horas

para emitir una boleta o factura.

7.5 Observaciones en la Nota de Venta:

En los casos que corresponda, se indica en la Nota de Venta, si los
productos vendidos requieren o se relacionan con los requisitos o
documentos siguientes:

 Guía de despacho, Orden de Compra, Certificados de Análisis de

Lote, Fichas Técnicas u Hojas de Seguridad.
 Indicar si el cliente retira o se despachan los productos
 La dirección del despacho.
 Horarios de recepción de la mercadería en dependencias del
cliente.
 Si el cliente requiere transporte de terceros, gestionar su retiro.

7.6 Documentos entregados al cliente por concepto de ventas

a) Boleta:
Copia amarilla de duplicado cliente, para que pueda retirar producto.

El vendedor luego de las firmas correspondientes de aprobación,

incluyendo la propia, conserva el duplicado control SII.

b) Factura:
Original cliente, triplicado control tributario y cuadruplicado “Cobro
Ejecutivo-Cedible” (para el retiro de la mercadería en bodega) y registro
Conformidad del cliente (su utilización depende si el cliente retira su compra
en dependencias de Lutromo o si esta es enviada mediante despacho)

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7.7 De la forma de entrega o despacho de productos a clientes

a) Stock Futuro:
Corresponde a entregas parcializadas a clientes que mantienen contrato
con Lutromo. Las fechas son establecidas y solicitadas por el cliente y son
posteriormente confirmadas.
b) Stock disponible:
Las entregas están sujetas a disponibilidad de los productos, el vendedor
comunica al cliente, previa recepción de la orden de compra, la
capacidad de Lutromo Group de responder a esa solicitud, consultando la
base de datos de Enterprise, solo en los casos que el stock informado por
Enterprise sea inferior a 150 kg. Se solicitará confirmación específica al
gerente de Operaciones y Logística.

7.8 De la política de fijación de precios

Los vendedores establecerán los valores de venta de acuerdo al margen de
utilidad que el Gerente Comercial les haya indicado, en caso que estimen
necesario ofertar en un valor distinto a la franja establecida por el Gerente
Comercial, deberán consultarlo con él y esperar su autorización.

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8. REGISTROS

Tiempo de
Identificación Almacenamiento Indexación Llenado Disposición
retención
Según
Se almacena en
Cotización Red Lutromo modificaciones y Por Cliente Vendedor
histórico anual
acuerdo comercial
Formulario
solicitud de Finanzas 1 año Por proveedor Vendedor Se elimina
crédito
Factura de Por nombre de
Sistema Enterprise Indefinido Vendedor No aplica
venta cliente
Archivador Guías
Guía de Por nombre de Área de
de Despacho 5 años Se elimina
despacho cliente Logística
Logística
Por nombre de
Boleta de venta Sistema Enterprise Indefinido Vendedor No aplica
cliente

Por nombre de
Nota de venta Sistema Enterprise Indefinido Vendedor No aplica
cliente
Recepción
Conformidad /Oficina Cliente /
Indefinido Por cliente No aplica
del cliente Operaciones Transportista
Logística

9. ANEXOS

No aplica.

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