¿Cómo elaborar una ficha de proceso?

Guía para
documentar la norma ISO 9001:2015
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Como os expliqué en el artículo de la semana pasada, ¿Cómo elaborar un

procedimiento? Guía para documentar la norma ISO 9001:2015, para
describir la metodología a seguir para cumplir y evidenciar con los
requisitos de la norma ISO 9001:2015, se puede documentar mediante la
redacción de unos procedimientos, fichas de proceso o bien combinando
ambos. En este artículo os mostraré la estructura y el contenido que deben
tener las fichas de proceso.

Como os argumenté en el artículo anterior, existen empresas que optan,

simplemente, por disponer de los documentos (registros) que evidencien el
requisito en concreto, sin exponer/describir la metodología /fases del
proceso a seguir. Personalmente, recomiendo la existencia de
procedimientos y/o fichas de proceso. Vosotros deberéis diseñar /
estructurar la documentación del sistema de gestión en base a la realidad
de vuestra empresa y según vuestra manera de trabajar.

El motivo por el cual creo que es importante plasmar para cada uno de los
procesos, la metodología a seguir, así como las diferentes fases del
proceso, es la de analizar cada uno de los pasos/actividades que se realizan
en la empresa estén estandarizados, y que los trabajadores realicen sus
trabajos, tal y como se ha ideado que funcione el proceso concreto. De esta
manera, se pueden detectar errores o defectos en los procesos,
pudiéndose corregir, y en definitiva mejorar la operatividad de la empresa
y su rendimiento.

¿En qué consiste una ficha de proceso?

La ficha de proceso es una herramienta que nos sirve para ver de una
forma esquemática, las diferentes fases de un proceso, las
responsabilidades de las personas que intervienen en el mismo, así como
la documentación que se genera. El concepto es el mismo que en un
procedimiento, pero más visual.

¿Qué tipos de formato nos podemos encontrar?

Como os he comentado en numerosas ocasiones, el formato y el diseño, de

cada uno de los documentos del sistema es libre, lo podéis realizar como
queráis, siempre que quede claro y evidenciado cada uno de los requisitos
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de la norma. Para ello, podéis utilizar numerosas metodologías, formatos,
esquemas, diagramas, escritos, recursos estadísticos... todo lo que os
podáis imaginar y diseñar, para garantizar un buen control y gestión de los
procesos de la empresa, y garantizar su mejora continua. Naturalmente, las
herramientas más utilizadas para visualizar las fases del proceso que se
describe son:

Diagramas de proceso:El diagrama de procesos es una herramienta que

muestra una secuencia detallada de cada una de las actividades del
proceso productivo; como pueden ser las operaciones, inspecciones,
tiempo de trabajo, materiales necesarios que se utilizarán a lo largo del
proceso de manufactura, desde la llegada de la materia prima hasta el
embalaje o la entrega al cliente del producto final.

Diagramas de flujo: es una herramienta en la que podemos observar de

una forma visual las diferentes fases de un proceso.

Cuadro de responsabilidades: es un cuadro que nos permite visualizar

para cada una de las fases del proceso, quien colabora, quién supervisa y
quién es el responsable en casa una de las tareas.

El formato más utilizado para la elaboración de una ficha de proceso es el

siguiente:

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La distribución de los diferentes campos lo podéis hacer como queráis, si
consideráis para mejorar el control podéis añadir más campos que os den
la información que necesitéis.

¿Cuántas fichas de proceso debemos tener?

Si la opción, por la que os habéis decantado, es la de elaborar fichas de

proceso, sin la de realizar procedimientos, como mínimo deberéis disponer
de una ficha por cada uno de los procesos. Podéis consultar un ejemplo de
mapa de procesos en el siguiente enlace con la finalidad de haceros una
idea de los diferentes procesos que podemos tener en una empresa,
cumpliendo con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 (ver enlace).

Si un proceso es muy complejo, por ejemplo aquellos que son de diseño o

de fabricación, podéis considerar hacer una ficha de proceso para cada

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una de las fases del propio proceso. O bien, que es lo que normalmente se
realiza, disponer de un procedimiento (que puede completarse con varias
instrucciones técnicas) donde se explique en detalle cada una de las tareas
a realizar en el proceso, y para algunas fases concretas disponer de una
ficha de proceso específica. El formato, el diseño, la estructura, el detalle y
la complejidad de los documentos es según vuestro criterio.

¿Deben estar las fichas de procesos identificadas?

La respuesta es sí, como todos los documentos del sistema de gestión de

calidad, deben estar identificadas.

Una de las maneras de identificar estos documentos es codificándolos.

Para ello, debemos establecer una estructura documental, y creando una
codificación sencilla y coherente, ya que debe ser entendida por todo el
personal de la empresa, y en cierto modo, por las partes interesadas de la
empresa, por ejemplo, los auditores.

Los documentos, deben identificarse de una manera única e inequívoca,

con la finalidad de:
- Localizar dicho documento de una forma fácil por los trabajadores de la
empresa y las partes interesadas que que dispongan del permiso por parte
de la Dirección para su consulta.
- Todo la gente que necesite consultar estos documentos debe saber que la
versión del documento a consultar es la vigente y está aprobada.
- Acceder a los formatos vigentes aprobados de la información
documentada asociada a estas fichas de procesos, con la finalidad que los
trabajadores, utilicen los formatos de los registros adecuados.

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