CLAUDIA ARANGO

La mayoría de las empresas enfrentan un

crecimiento explosivo de información
generada por sus procesos de negocio. Esta
información no estructurada, conocida como
contenido, abarca toda la gama de
documentos, hojas de cálculo,
presentaciones, archivos de correo
electrónico, de audio y video, documentos
escaneados y mucho más.
La Gestión
de Documentos potencia todas las
áreas de la organización para utilizar
más eficazmente
la información basada en documentos,
a la vez que permite una mejor
localización y recuperación de los
mismos. Cuando hablamos de gestión
documental nos estamos refiriendo a
la aplicación de la tecnología y
también de los procedimientos que
van a permitir la gestión y la
unificación de la información que es
generada por la organización
Beneficios de la
gestión documental:
Permite establecer un espacio que es
compartido entre la empresa y el cliente.
Incrementa considerablemente
el valor informativo de la empresa. Evita
que se dupliquen las tareas como también
los tiempos que se tarda en la búsqueda
de la información interna de la
organización. También incrementa
la calidad de servicio y
la productividad dentro de la empresa
Documento
Según el concepto de Michael Buckland:

Un contenedor de información, es decir, aquello

que hace posible organizar, presentar y
gestionar información relativa a un hecho
EXTENSIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN “

Tamaño de la organización Tipo de

actividades Complejidad de
los procesos Interacción de los procesos
Competencia del personal
 ETAPAS DE LA GESTION DOCUMENTAL

DETERMINAR LAS NECESIDADES DE

DOCUMENTACION

DIAGNOSTICO DE LOS DOCUMENTOS DE LA

ORGANIZACION

DISEÑO DEL SISTEMA DOCUMENTAL

ELABORACION DE LOSDOCUMENTOS

IMPLANTACION DEL SISTEMA DOCUMENTAL

MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA

. Determinación de las necesidades de
documentación Objetivos:

Determinar los tipos de documentos que

deben existir en la organización para
garantizar que los procesos se lleven a
cabo bajo condiciones controladas.
Tipos de documentos Así tenemos que
usualmente las organizaciones tendrán
que contar con:

Carpeta Legal
Manuales de Procedimientos generales y
específicos
Plan de Prevención Expediente
de Acciones de Control Registros Además
podrán existir otros documentos como:
Planes de inspección y ensayo.
Expedientes maestros de
los productos Informes Planos Dibujos,
esquemas Etiquetas Certificados
Prospectos Reglamentos
Facturas Tarjetas de almacenamiento Mod
elos Instrucciones
Diagnóstico de la situación de la
documentación Objetivo:

Conocer la situación de la documentación

en la organización comparando lo que
existe con las necesidades determinadas
en la etapa anterior
Diseño del sistema documental Objetivo:

Establecer todos los elementos generales

necesarios para la elaboración del Sistema
Documental.

Tareas: 1. Definir la jerarquía de la

documentación. 2. Definir autoridad y
responsabilidad para la elaboración de la
documentación a cada nivel. 3.
Definir estructura y formato del Manual. 4.
Determinar los procesos de la
documentación. 5. Establecer el flujo de la
documentación. 6. Confeccionar el Plan de
elaboración de doc. 7. Planificar
la capacitación del personal implicado
Elaboración de la documentación.
Objetivo:

Elaborar, revisar y aprobar todos los

documentos a cada nivel.

Tareas:
1. Capacitar al personal implicado.
2. Elaborar los procedimientos generales.
3. Elaborar Manuales
4. Elaborar otros documento según Plan.
5. Revisar y aprobar todos los
documentos
 Documentos utilizados en los procesos de fabricación.

Todas las operaciones que se realizan en una empresa se formalizan

por medio de documentos o comprobantes que permiten dejar constancia de
la forma en que han sido realizadas, sirviendo éstos para un registro en
libros de la empresa y como respaldo a las informaciones que se producen,
al fin de sus directivos adopten las decisiones que permitan cumplir con los
objetivos prefijados.
Dentro de la Organización Industrial no podemos omitir este aspecto,
dado la importancia que ellos tienen en la determinación de los costos
industriales. Toda operación esta sujeta a la emisión de un documento o
comprobante, por eso es importante conocer el proceso integral de todas las
operaciones, que en una empresa industrial, se llevan a cabo para convertir
los insumos en productos y que han de servir para realizar el calculo de los
costos.
La documentación utilizada es la siguiente:

Ø Fichas de materiales y/o materias primas.

Ø Entrada y salida de productos elaborados.
Ø Ordene de producción.
Ø Hoja de costos.
Ø Orden de trabajo.
Ø Hoja de instrucción.
Ø Cartas y hojas de ruta.
Ø Hoja de control de calidad.
Ø Otros documentos y/o comprobantes.
Fichas de materiales y/o materias primas.

Estas registran, archivan o documentan dos tipos de informaciones: las

entradas y las salidas del depósito de materiales y/o materias primas.
Las entradas son todas las materias primas y/o materiales que ingresan
al depósito y fueron adquiridos por el departamento de compras. Y las
salidas son las entregas al proceso de elaboración desde dicho
depósito. Estas dos informaciones se registran en una ficha, cuenta o
archivo computarizado individual, una para cada material o producto
que ingresa o egresa del depósito. Seguidamente tenemos un modelo
de la ficha o archivo:
Hoja de costo

Este documento complementa la orden de

producción cuantificando lo producido,
calculando así el costo total y unitario del o
los productos elaborados.
Orden de trabajo

Este documento es utilizado en industrias que producen productos no estandarizados, por

ejemplo una carpintería que se dedica a realizar diversos trabajos.
Generalmente en una industria de producción en serie o masa este documento es utilizado
en el departamento de mantenimiento para realizar las tareas de conservación y reparación
de maquinas, equipos e instalaciones.
La emisión de la orden de trabajo es previa a la ejecución de la tarea de mantenimiento, solo
se acepta una orden verbal en caso de suma urgencia, pero con el compromiso de
confeccionar de inmediato la orden escrita.

Las órdenes de trabajo se originan como consecuencia de:

þ Por las inspecciones realizadas por el departamento de mantenimiento.

þ Por solicitud de algún departamento de la empresa, que necesite el servicio de
mantenimiento.
þ Por modificaciones a introducir en la empresa, por orden de la gerencia.

A continuación detallaremos un modelos de orden de trabajo, para tareas de mantenimiento,

si la orden es utilizada en tareas de producción pueden variar algunos ítems.
 Hoja de instrucción

Es un documento que tiene por finalidad, suministrar al trabajador; toda la

información técnica indispensable, de una determinada operación, para la
fabricación de un producto.
Comprende el detallé pormenorizado y permanente de la tarea
estandarizada, es decir es la “receta” de cómo realizar una operación
determinada. Las hojas de instrucción se confeccionan para una determinada
unidad de producción.

A continuación podemos ver un ejemplo de una hoja de instrucción

utilizada en una panificadora:
Hojas y cartas de Ruta

Cada operación o trabajo, dentro de un proceso de producción, debe seguir

un recorridodentro de la fábrica. El documento en que se registran este recorrido,
recibe el nombre de“Hojas de Ruta” (o Tarjeta de Ruta). La hoja de ruta marca el
desarrollo del proceso productivo para un determinado producto, estableciendo los
pasos a realizar.
A veces, también, como auxiliar para la confección de los “Itinerarios”, se
acostumbra usar la denominada: “Carta de ruta” (o “Mapa de Ruta”). Esta es
una grafica de la corriente del proceso, existen formas simplificadas, que incluyen
solamente: la orden de sucesión y conexión de las operaciones. Estas cartas o
mapas, tienen la ventaja de que ofrecen la visualización de todas las operaciones
en conjunto, lo cual permite combinar, simplificar u omitir algunas de ellas.
Asimismo, en base a su examen, podrá variarse el orden se sucesión y conexión,
para mejorar la circulación de materiales.

Como veremos a continuación la hoja y la carta de ruta tiene un formato similar a la

hoja de instrucción. En el anverso la hoja de ruta y en el reverso la carta de ruta.
Hoja de control de calidad

Cuando en un proceso se realizan

controles de calidad, los datos extraídos
son volcados a una tabla, este documento
se denomina hoja de control de calidad,
sirve para verificar si los productos
terminados o semiterminados cumplen con
la calidad especificada.
 Otros documentos y/o comprobantes.

Hemos estudiado hasta acá, documentos que se utilizan dentro del proceso
productivo, pero existen otro que son emitidos antes, durante y después del mismo,
pero que corresponden a otros departamentos como tesorería, compras, contabilidad,
etc.
Estos documentos son también muy importantes dentro de la organización de la
empresa ya que tienen relación estrecha con el proceso productivo.

El siguiente cuadro nos muestra algunos de estos documentos: