EL ALCANCE DE UN PROYECTO

El alcance consiste en la definición de todas las tareas necesarias, y solo las

necesarias, para completar el proyecto. En él se debe definir y controlar que se
incluye y que no se incluye en el proyecto. En el contexto del proyecto, el
término "alcance" se refiere a:

▪ Alcance del producto resultante, definiéndose las características técnicas y

funciones que deberá cumplir el producto o servicio resultante del proyecto.

▪ Alcance del proyecto, es decir, qué trabajo debe hacerse para lograr un
resultado con ciertas especificaciones y funciones. Un proyecto obtiene como
resultante un producto único, pero ese producto puede incluir elementos
subsidiarios, cada uno con su alcance del producto por separado pero
interdependiente con los demás. Por ejemplo, un nuevo sistema telefónico
incluiría tres elementos subsidiarios: Hardware, Software e implementación del
sistema.

El alcance del producto debe especificar sus requerimientos finales, mientras

que el alcance del proyecto debe determinar cuál debe ser la planificación
(determinación de las fases, procesos a desarrollar, indicando tiempos y
recursos necesarios para llevar a buen fin el proyecto) para obtener el
resultado deseado mediante el proyecto. El proyecto se considerará finalizado
cuando el producto obtenido cumpla con los requerimientos previamente
establecidos, y una vez se hayan cumplido todas las fases detalladas en la
planificación del proyecto. Ambos tipos de administración de alcance deben
estar bien integrados para asegurar que el trabajo del proyecto resultará en la
entrega del producto especificado.

Todo proyecto se inicia formalmente una vez se ha detectado la necesidad de

ello. Dicha necesidad puede deberse a diversos motivos:
▪ Una demanda del mercado. Por ejemplo, el suministro de la cobertura de
ADSL a lugares que no disponen de ella.

▪ Un avance tecnológico. Por ejemplo, se deben introducir avances tecnológicos

en el campo de las telecomunicaciones para seguir siendo una empresa
puntera.

▪ Una demanda de un cliente. Por ejemplo, una empresa solicita un servicio de

telefonía digital mediante VOIP para comunicar sus diferentes sucursales.

▪ Un requerimiento legal. Por ejemplo, el proyecto de ICT es de obligado

cumplimiento en las nuevas edificaciones.

Una vez se detecta la oportunidad de iniciar un nuevo proyecto, debe decidirse

si merece la pena iniciarlo. Para ello se deberán tener en cuenta factores como
los siguientes:

▪ El producto resultante del proyecto que se va a desarrollar procurará los

beneficios económicos y funcionales deseados en cada caso.

▪ Los expertos en proyectos del mismo tipo aconsejan/desaconsejan la puesta

en marcha del proyecto.

▪ La información obtenida del histórico de proyectos similares indica que la

consecución de un final exitoso es de una probabilidad suficiente como para
tomar el riesgo de iniciar el proyecto.

▪ El proyecto encaja dentro del pan estratégico de la empresa que piensa

llevarlo a cabo. Una vez iniciado un proyecto deberá asignarse un equipo
responsable (puede estar formado por una o varias personas) de la
administración del mismo, definiendo cuáles son sus obligaciones y límites a
los que debe atenerse para planificar el proyecto, por ejemplo un presupuesto
predefinido.
Dicho equipo responsable deberá realizar el documento que determine el
alcance del proyecto. Para ello deberán tenerse en cuenta los siguientes
factores:

▪ Los requerimientos que debe cumplir el producto o servicio resultante del

proyecto.

▪ Los costos y beneficios que pueden darse al ejecutar el proyecto

▪ Las posibles alternativas que existan para poder obtener el resultado deseado
en el proyecto.

▪ La opinión que puedan aportar los expertos en proyectos similares.

El documento de alcance deberá incluir los siguientes apartados:

▪ Justificación razonada de la necesidad del proyecto. También deberá proveer

una base para evaluar cambios futuros.

▪ Descripción del resultado que se espera obtener al ejecutar el proyecto.

▪ Lista de productos que deben entregarse de manera satisfactoria para que el

proyecto se considere finalizado. Cualquier cosa que no sea explícitamente
incluida se considera excluida.

▪ Objetivos cuantificables que el proyecto debe alcanzar para que se considere

exitoso. Estos objetivos deben incluir costes, tiempos y medidas de calidad. El
documento de alcance deberá detallar al máximo las características de los
productos asociados a las entregas del proyecto para poder estimar lo más
exactamente posible los costes, recursos y tiempo necesarios, para poder
controlar de manera exacta la ejecución del proyecto, y para poder establecer
las responsabilidades de una manera clara.

En consecuencia, el documento de alcance presentará una estructura de

desglose del proyecto que defina que debe hacerse y que no debe hacerse
en el desarrollo de ese proyecto. Esta estructura estará constituida por una
lista completa y organizada de elementos contenidos en el alcance del
proyecto, y será utilizada para tener una visión global en detalle de todo lo que
comprende el alcance del proyecto y su distribución entre las partes
interesadas que forman parte del proyecto. La estructura desagregada de
proyecto se representa, en forma da árbol, hasta los niveles de detalle
apropiados. Cada grupo de actividades tiene asignado un código identificador
que facilite su integración con el sistema contable del proyecto y con el sistema
de definición de tareas y lista de actividades. Las fases de ciclo de vida del
proyecto pueden ser usadas como el primer nivel de descomposición con las
entregas del proyecto repetidas como el segundo nivel, tal como se ilustra en
la Figura 1.

Figura 1Estructura de desglose de un proyecto de software. (Figura de

Internet)
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La administración de proyectos es la aplicación de conocimiento, herramientas

y técnicas a proyectos para que se cumplan las necesidades y expectativas de
las partes interesadas de un proyecto. Cumplir las necesidades o expectativas
de los participantes interesados suponen llegar a un compromiso entre
distintas demandas, tales como:

▪ Alcance, tiempo, costo y calidad.

▪ Necesidades y expectativas de las distintas partes que intervienen en el

proyecto.

Las herramientas utilizadas en la administración o gestión de proyectos se

caracterizan por lo siguiente:

▪ Son capaces de realizar la administración temporal de los recursos

disponibles (tanto materiales como humanos).

▪ Permiten la gestión de la documentación necesaria para poder desarrollar el

proyecto.

▪ Permiten gestionar las compras y aprovisionamiento del material necesario en

cada fase.

▪ Permiten la planificación y el seguimiento de las tareas que deben llevarse a

cabo para obtener el resultado deseado en el proyecto, estableciendo las fases
que deben cumplirse para llegar a la finalización del proyecto.

▪ Permite realizar informes de situación del proyecto, y efectuar cambios en la

planificación del proyecto con base en decisiones que se tomen según las
necesidades que se detecten.

▪ Realizan el control de los costes del proyecto.

▪ Sirven para coordinar los distintos participantes del proyecto. Una

herramienta informática que sirve como ejemplo es el Microsoft Project.