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DEFINICIN DE ALCANCE, CALIDAD, RESPONSABILIDADES Y SECUENCIA DE

ACTIVIDADES
1. ESTABLECER EL OBJETIVO DEL PROYECTO
El cual establece lo que se va a realizar, es el producto tangible que el equipo de proyecto
o contratista debe producir y entregar con el fin de que el patrocinador o cliente obtenga
los beneficios esperados de la implementacin del proyecto.
Debe ser alcanzable, especfico y medible e incluir los siguientes elementos:
Los beneficios esperados que resultarn de la implementacin del proyecto y
conducirn al xito. Este elemento establece por qu se realiza el proyecto.
El producto final o entregable principal del proyecto.
La fecha en la cual se requiere la terminacin del proyecto.
El presupuesto dentro del cual el proyecto debe completarse.
2. DEFINICIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
El alcance del proyecto define lo que se debe hacer. Es todo el trabajo que debe realizarse
para producir todos los entregables del proyecto y que el patrocinador o cliente est
convencido de que todo el trabajo y los entregables cumplen con los requerimientos o con
los criterios de aceptacin y logran el objetivo del proyecto.
El equipo de proyecto preparan un documento de alcance del proyecto que incluye
elementos contenidos en la cdula del proyecto, en la solicitud de propuesta o la
propuesta del contratista. Este documento presenta las siguientes secciones:
Los requerimientos del cliente: definen las especificaciones de las funciones o el
desempeo para el producto final y otros entregables del proyecto.
La declaracin de trabajo define las principales tareas o elementos que debern
llevarse a cabo para realizar el trabajo que se necesita hacer y producir todos los
entregables del proyecto. La seccin de declaracin de trabajo del documento del
alcance del proyecto es donde el contrtatista del proyecto pueden establecer y
aclarar exactamente lo que incluye el alcance de trabajo, y ofrece una
oportunidad para reconsiderar los elementos que el cliente quizs olvido incluir en
sus requerimientos.
Estructura de divisin de trabajo:
Descomposicin jerrquica del alcance de trabajo del proyecto en paquetes de
trabajo que producen los entregables del mismo. El equipo del proyecto debe
evitar la corrupcin del alcance, es decir, hacer cambios de manera informal en el
alcance del proyecto sin la aprobacin apropiada.
3. PLAN DE CALIDAD
Debe incluir o hacer referencia a las especificaciones, la industria o las normas
gubernamentales y los cdigos que deben usarse y cumplirse durante la ejecucin del
trabajo del proyecto.
Para que el plan de calidad del proyecto ayude a garantizar la calidad debe contener por
escrito procedimientos para el uso de varias herramientas y tcnicas de calidad, como
auditoras, inspecciones, pruebas, listas de controles etc. Tambin indicar cules
herramientas y tcnicas y usar y en qu momento.
La clave para el control de calidad es monitorear la calidad del trabajo en una etapa
temprana y de manera peridica a lo largo de la ejecucin del proyecto, comparar los
resultados con los estndares de calidad y emprender de inmediato las acciones
correctivas necesarias, en vez de esperar hasta que se complete el trabajo para verificar e
inspeccionar la calidad.
Contar con un plan de calidad por escrito al inicio de un proyecto es muy beneficioso
porque ayuda a evitar que se incurra en costos adicionales y extensiones del programa a
causa de la revisin del trabajo y los entregables que no cumplen con los requerimientos
de calidad y las expectativas del cliente.
4. ESTRUCTURA DE DIVISIN DE TRABAJO
Descomposicin jerrquica, concebida en funcin de los entregables del alcance del
proyecto en paquetes de trabajo que producen los entregables del proyecto.
Establece cmo se har el trabajo para producir los entregables del proyecto.
Es un rbol jerrquico de entregables o elementos finales que el equipo del proyecto o el
contratista realizarn o producirn durante el proyecto.
Subdivide el proyecto en piezas ms pequeas llamadas elementos de trabajo. El
elemento de trabajo con el nivel inferior en cualquiera de las ramas se llama paquete de
trabajo, el cual incluye todas las actividades especficas que se deben realizar para
producir el entregable asociado con dicho paquete.
Los criterios para decidir cunto detalle o cuntos niveles incluir en la estructura de
divisin de trabajo:
El nivel en que se produce un entregable especfico como el resultado o producto
final del trabajo asociado a un paquete de trabajo.
El nivel en que existe un alto nivel de confianza en que todas las actividades que
deben realizarse para producir el entregable pueden definirse, los tipos y
cantidades de los recursos pueden determinarse, y la duracin de las actividades y
costos asociados pueden estimarse de manera razonable.
El nivel en que se puede asignar a una sola organizacin o persona la
responsabilidad de la realizacin del paquete de trabajo del proyecto
El nivel al que gerente quiere monitorear y controlar el presupuesto, y recabar
datos sobre los costos reales y el valor de trabajo realizado durante la ejecucin
del proyecto.
5. ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES
Una matriz de responsabilidades define quin ser la persona responsable del trabajo.
Algunas matrices de asignacin de responsabilidades usan una P para designar la
responsabilidad principal y una S para indicar la responsabilidad de soporte para un
elemento de trabajo especfico.
6. DEFINICIN DE LAS ACTIVIDADES
Una actividad tambin conocida como tarea, es una pieza de trabajo definida que
consume tiempo.
Cuando todas las actividades especficas se han definido para cada uno de los paquetes de
trabajo, deben incluirse en una lista de actividades completa. El paso siguiente es crear un
diagrama de red que muestre la secuencia apropiada y defina relaciones de dependencia
que indiquen como deben realizar las actividades para lograr el alcance de trabajo y
producir los entregables dl proyecto.
7. LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES
Un diagrama de red define la secuencia en que se realizarn las actividades. Es una
herramienta que permite acomodar las actividades especficas en el orden apropiado y
establecer sus relaciones de dependencia.
Dos tcnicas de planeacin de red: la tcnica de evaluacin y revisin de programas y el
mtodo de la ruta crtica.
PRINCIPIOS DE RED:
Cada actividad se representa por medio de un cuadro en el diagrama de red, y descripcin
de la actividad se escribe dentro del cuadro como se muestra a continuacin.
Las actividades consumen tiempo, y su descripcin por lo general comienza con un verbo.
Las actividades tienen una relacin de dependencia, es decir, se vinculan en una secuencia
lgica para mostrar cules actividades deben completarse antes de que otras puedan
comenzar. Las flechas que unen los cuadros de actividad indican la direccin de la relacin
de dependencia. Una actividad no puede comenzar sino hasta que todas las actividades
que la preceden y estn vinculadas a ella por medio de flechas se hayan terminado.
Otras actividades se hacen de manera simultnea.
La tcnica conocida como escalonamiento, este mtodo permite que el proyecto se
complete en el menor tiempo posible, y al mismo tiempo se hace el mejor uso de los
recursos disponibles.
ELABORACIN DE UN DIAGRAMA DE RED:
Considere las directrices siguientes cuando decida el nivel de detalle, que debe tener un
diagrama de red para un proyecto:
a) Deben definirse las actividades especficas para cada paquete de trabajo.
b) Trazar primero una red a nivel de resumen y luego ampliarla para formar una red
ms detallada.
c) El nivel de detalle puede determinarse por medio de cierta interfaz o puntos de
transferencia obvios:
Si hay un cambio en la responsabilidad, es decir, si una persona u
organizacin diferente asume la responsabilidad de continuar con el
trabajo, ste debe delimitar el final de una actividad y el inicio de otras.
Si hay un resultado, producto o entregable tangible como consecuencia de
una actividad, ste se debe delimitar el final de una actividad y el inicio de
otras.
d) La duracin estimada de las actividades no debe ser ms larga que los intervalos
de tiempo en los que el avance real del proyecto se revisar y comparar con el
avance planeado.
Cuando se ha trazado todo el diagrama de red es necesario asignar un nmero de
actividad nico a cada actividad.


UTILIZACIN DE RECURSOS
1. PLANEACIN CON RECURSOS RESTRINGIDOS
Los diagramas de red muestran las restricciones tcnicas entre las actividades. stas se
trazan en una relacin serial debido a que, desde un punto de vista tcnico, deben
realizarse en esa secuencia. Tecnicamente, estas actividades deben realizarse en
secuencia.
Restricciones de recursos: En muchos proyectos las cantidades de los diversos tipos de
recursos disponibles para realizar las actividades son limitadas.Varias actividades pueden
requerir los mismos recursos al mismo tiempo, y quiz no haya suficientes disponibles
para satisfacer todas las demandas.Si no se dispone de suficientes recursos cuando se
requiere, tal vez sea necesario posponer algunas actividades hasta que stos estn
disponibles; por tanto, los recursos pueden restringir el programa de proyecto.
2. PLAN DE REQUERIMIENTO DE RECURSOS:
Ilustra el uso esperado de los recursos por periodo, a lo largo de la duracin del proyecto.
3. NIVELACIN DE RECURSOS.
O ajuste de recursos es un mtodo para desarrollar un programa que intenta reducir al
mnimo las fluctuaciones en los requerimientos de los recursos.
Las actividades pueden retrasar slo hasta el punto donde se utiliza toda su holgura
positiva, ya que cualquier retraso posterior podra provocar que el proyecto se extendiera
ms all de su fecha de terminacin requerida. La nivelacin de recursos intenta
establecer un programa en el cual el uso d los recursos sea lo ms nivelado posible, sin
extender el proyecto ms all de su fecha de terminacin requerida.
4. PROGRAMACIN CON RECURSOS DISPONIBLES
Mtodo para desarrollar en programa ms corto cuando la cantidad de recursos
disponibles es fija.