08-Introduccion A La Inteligencia de Negocios

HERRAMIENTAS DE BUSINESS INTELLIGENCE
SEMANA 8
Alertas e indicadores de
desempeño en inteligencia de
negocios
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utilizar los contenidos para fines comerciales de ninguna clase.
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 8 2
ÍNDICE
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................................... 4

1. LA IMPORTANCIA DE LAS ALERTAS E INDICADORES CLAVES DE DESEMPEÑO PARA LA TOMA
DE DECISIONES ESTRATÉGICAS ........................................................................................................... 5
1.1. QUÉ SON LAS ALERTAS Y CUÁL ES SU UTILIZACIÓN EN INTELIGENCIA DE NEGOCIOS ....... 5
1.2. QUÉ SON LOS INDICADORES CLAVES DE DESEMPEÑO O KPI Y SU UTILIZACIÓN EN
INTELIGENCIA DE NEGOCIOS........................................................................................................... 5
1.2.1. CREANDO KPI............................................................................................................... 6
1.3. METODOLOGÍA PARA DEFINIR INDICADORES DE GESTIÓN ................................................ 8
2. CREACIÓN DE ANÁLISIS EN EL PANEL DE CONTROL ............................................................................. 10
2.1. CREACIÓN DE GRÁFICOS PARA ANÁLISIS .......................................................................... 10
2.2. CONFIGURACIÓN DE ALERTAS PERSONALIZADAS ............................................................ 18
2.3. CREACIÓN DE TABLAS DINÁMICAS ................................................................................... 29
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 34
REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 35

ALERTAS E INDICADORES DE DESEMPEÑO EN INTELIGENCIA
DE NEGOCIOS
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Comprender la relevancia de las alertas e indicadores claves de desempeño.
 Construir gráficos en Oracle Business Intelligence 11g, para la toma de decisiones

estratégicas.
 Utilizar la configuración de alertas en la herramienta Oracle Business Intelligence 11g.
 Elaborar tablas dinámicas en la herramienta Oracle Business Intelligence 11g.
INTRODUCCIÓN
En esta semana se abordarán temas como la importancia de las alertas en la inteligencia de
negocios. Para ello se presentarán ejemplos prácticos para la creación de alertas en Oracle
Business Intelligence. Estas alertas permitirán al alumno tener una visión global para la
programación de agentes, envío de alertas por email y a través del dashboard.
Además, se mostrará el aporte de los indicadores claves de desempeño KPI en la inteligencia de

negocios, ejemplificando en el diseño y creación dentro de la herramienta Oracle Business
Intelligence, dando así claridad al estudiante acerca del desarrollo de KPI.
Dentro de los ejemplos prácticos también se incluyen tutoriales de la creación de gráficos y tablas
dinámicas, ambos son incluidos dentro del análisis en Oracle Business Intelligence, aportando a la
toma de decisiones en el mundo empresarial.

1. LA IMPORTANCIA DE LAS ALERTAS E INDICADORES CLAVES
DE DESEMPEÑO PARA LA TOMA DE DECISIONES
ESTRATÉGICAS
A menudo las organizaciones buscan gestionar y mejorar el rendimiento de cada uno de sus
procesos. Para ello se definen los indicadores claves de desempeño (KPI, key performance
indicator). Estos constan de una medida y un objetivo, el cual es analizado por dimensiones tales
como: la organización, los clientes, los productos o área geográfica (área de negocio a analizar).
Los indicadores claves de rendimiento permiten ayudar a las organizaciones a centrarse en las
actividades que tienen mayor impacto en el rendimiento del negocio (Oracle, 2015).
1.1. QUÉ SON LAS ALERTAS Y CUÁL ES SU UTILIZACIÓN EN

INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
Los agentes son procesos programables que permiten automatizar los sistemas internos de
negocio. Son utilizados para proporcionar alertas asociadas a eventos, programar la publicación de
contenido y ejecución de la acción orientada a eventos. Los agentes pueden detectar de manera
dinámica los problemas y las oportunidades basadas en la información, determinar las personas
adecuadas para notificar y entregar dicha información a través de una amplia gama de dispositivos
(correo electrónico, teléfono, etc.).
En el formato más simple, un agente realiza automáticamente un análisis específico basado en un

horario definido y examina los resultados para un problema o una oportunidad específica. Si se
detecta el problema u oportunidad en los resultados, se genera una alerta que se entrega a los
destinatarios especificados y a los suscriptores del agente, utilizando las opciones de entrega que
se especifican para cada persona (Oracle, 2012).
1.2. QUÉ SON LOS INDICADORES CLAVES DE DESEMPEÑO O KPI Y SU

UTILIZACIÓN EN INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
Los KPI son mediciones que definen y realizan el seguimiento de los objetivos de negocio
específicos que se encuentran en las estrategias organizacionales, las cuales deben ser
controladas, mejoradas y evaluadas continuamente. Tienen valores medibles que varían en el
tiempo, además de objetivos para determinar el estado del rendimiento, esto incluye dimensiones
para permitir un análisis más específico y comparaciones través del tiempo para identificar
patrones de desempeño y tendencias (Oracle Help Center, 2015).

1.2.1. CREANDO KPI
Para crear un indicador clave de desempeño o KPI se deben seguir los siguientes pasos:
Se debe ingresar a Oracle Business Intelligence Enterprise Edition 11g, utilizando el usuario y la
clave desde la página de inicio, desde ahí seleccionar desde el menú principal New → KPI. El
sistema despliega distintas áreas de negocio, en el ejemplo se seleccionó la opción Sales History.
A continuación, aparecerá la pantalla para la creación del KPI. Esta pantalla permite definir el valor
actual y el valor de destino correspondiente a la medida para el KPI. En este ejemplo, se introduce
“Sales and Costs Fact”. “Amount Sold” (“Ventas y Costos de Datos”. “Cantidad Vendida”) como
medida de valor real y “Sales and Costs Fact”. “Amount Sold Target” (“Ventas y Costos de Datos”.
“Objetivo de la Cantidad Vendida”) como medida de valor de destino.
Fuente: Oracle (2015)

En el siguiente paso se selecciona el umbral, esto especifica qué valores determinarán si el
rendimiento alcanzado garantiza que el objetivo se encuentra correcto, en estado de advertencia
o crítico. En este ejemplo, el rendimiento se considerará bueno si está dentro del 90% del objetivo
y crítico si cae por debajo del 70%.

A continuación se pueden definir documentos relacionados para el KPI. Esto permite a los usuarios
hacer referencia a otros análisis, páginas web externas y a documentos que pueden ser utilizados
para apoyar el KPI. Para este ejemplo, sin embargo, no hay documentos relacionados.
Una vez creado el indicador clave de desempeño, este puede ser desplegado a través de una lista,
en el ejemplo se muestran los valores reales y de destino, junto con la varianza (Variance) y el
porcentaje de la varianza (%Variance).
1.3. METODOLOGÍA PARA DEFINIR INDICADORES DE GESTIÓN

En una propuesta de trabajo es necesario establecer una metodología que favorezca sistematizar
los procesos de negocio y aportar a los puntos claves para lograr con éxito los objetivos
perseguidos. El procedimiento debe alcanzar el máximo consenso entre todos los miembros de la
organización y la terminología utilizada debe ser comprensible y aceptada por dicho conjunto. En
otras palabras, la información que se derive del sistema no puede presentar ninguna confusión
que lleve a interpretaciones equívocas entre los distintos niveles organizativos (Beltrán, 2010).
A continuación, se muestran las fases de la metodología para el establecimiento de indicadores de

gestión, que es una herramienta clave para el logro de la competitividad (Beltrán, 2010):
1) CONTAR CON OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS:
Es importante contar con objetivos claros, precisos, cuantificados y establecer las estrategias que
se utilizarán para lograr los objetivos.

Para cuantificar es necesario asociar un patrón que permita verificar:
 Atributo: identifica la meta.

 Escala: se refiere a las unidades de medida en que se especificará la meta.
 Status: es el valor actual de la escala, es decir, el punto de partida.
 Umbral: es el valor de la escala que se desea alcanzar.
 Horizonte: se refiere al período en el cual se desea alcanzar el umbral.
 Fecha de iniciación: cuándo se inicia el horizonte.
 Fecha de terminación: corresponde a la finalización del lapso programado para el logro de la
meta.
 Responsable: persona que tendrá a su cargo la ejecución o el logro de la meta establecida.
2) IDENTIFICAR LOS FACTORES CLAVES DE ÉXITO:
Se entiende por factor crítico de éxito aquel aspecto que es necesario mantener bajo control para
lograr el éxito de la gestión.
3) DEFINIR LOS INDICADORES PARA LOS FACTORES CLAVES DE ÉXITO:
Posteriormente a la identificación de los factores críticos de éxito es necesario establecer

indicadores que permitan hacer el monitoreo durante todo el ciclo de vida del proyecto.
4) DETERMINAR STATUS, UMBRAL Y RANGO DE GESTIÓN:
Al tener un solo valor de referencia asociado al indicador es probable que dicho valor no se logre.
Debido a esto surge la inquietud de qué tan cerca, por sobre o bajo el umbral, se estuvo de lograr
la meta.
5) DISEÑAR LA MEDICIÓN:
Consiste en determinar fuentes de información, frecuencia de medición, presentación de la

información, asignación de responsables de la recolección, tabulación y análisis de la información.
6) DETERMINAR Y ASIGNAR RECURSOS:
Según las características establecidas para la medición, se determinan las necesidades de recursos
que demanda la realización de las mediciones.

7) MEDIR Y AJUSTAR:
De acuerdo a la experiencia, la precisión adecuada de un sistema de indicadores de gestión no se

logra la primera vez, por lo que existe una serie de factores que se necesitan ajustar o cambiar en
distintos sentidos.
8) ESTANDARIZAR Y FORMALIZAR:
Se refiere al proceso de especificación completa, documentación, distribución e inclusión entre los

sistemas de operación del negocio de los indicadores de gestión.
9) MANTENER EN USO Y MEJORAR CONTINUAMENTE:
Observando que en el ámbito de los negocios el cambio es constante, es importante realizar

mantenimiento al sistema para darle básicamente continuidad operativa y efectuar los ajustes que
se deriven del permanente monitoreo del sistema, de la empresa y su entorno.
Además, mejorar continuamente significa incrementar el valor que el sistema de indicadores de

gestión agrega a las personas usuarias, esto permite hacerlo cada vez más preciso, ágil, oportuno,
confiable y sencillo.
2. CREACIÓN DE ANÁLISIS EN EL PANEL DE CONTROL
2.1. CREACIÓN DE GRÁFICOS PARA ANÁLISIS

Durante el proceso de creación de análisis es posible incluir gráficos. En el siguiente tópico se
explica paso a paso este proceso (Oracle, 2015).

1) Seleccionar en el menú principal la opción New → Analysis. Al ingresar utilizar el área de
negocio A - Sample Sales.
2) Agregar las siguientes columnas: C50 Region desde la entidad Cust Regions, P1 Product desde
Products y 1 - Revenue desde Base Facts.

3) En el siguiente paso se incluye un filtro al análisis creado anteriormente. Desde el catálogo
seleccionar el filtro llamado Americas and EMEA filter.
Y seleccionar el ícono para incluir el filtro (Filters) al análisis.

4) En la ventana de diálogo del filtro seleccionar la opción Apply contents of filter instead of a
reference to the filter. Esta opción, además de incluir el filtro al análisis, permite ser
modificado.
Seleccionar el botón OK y el filtro es incluido al análisis.

5) Guardar el análisis dentro de la carpeta Regional Revenue e ingresar el nombre de análisis
Regional Revenue Graph.

6) Para incluir el gráfico en el análisis se deben realizar los siguientes pasos:
Ingresar a la pestaña Results y seleccionar el ícono nuevo.

Desde el menú seleccionar la opción Graph → Bar → Vertical.

Por defecto se despliega el gráfico bajo el reporte.
7) Es posible quitar el título (Title) y la tabla (Table) asociada al gráfico.

Ambas vistas son eliminadas del gráfico. Estas vistas se encuentran disponibles desde el panel.
8) En el último paso se debe guardar el gráfico creado.
2.2. CONFIGURACIÓN DE ALERTAS PERSONALIZADAS

En este punto se explica cómo crear una alerta/agente basado en una condición y cómo definir el
destino tanto para el dashboard como para un cliente de correo electrónico (Oracle, 2012).

1) Se deben ajustar las opciones de entrega en la cuenta de Oracle BI EE, indicando el correo
electrónico.
En el menú principal, hacer clic en weblogic y a continuación seleccionar la opción My Account.
2) Hacer clic en la pestaña Delivery Options y seleccionar el correo electrónico (Email) de la lista
desplegable Devices.

Hacer clic en el ícono más ( ).
3) En la ventana Create Device se debe ingresar el formulario como se muestra en la siguiente

imagen y hacer clic en OK.
Seleccionar de la lista la opción Email.

4) En la pestaña Delivery Options seleccionar el ícono más ( ).
Ingresar el detalle como se muestra en la siguiente imagen y seleccionar el botón OK.

En la pestaña Delivery Options aparecen ambas opciones seleccionadas para Devices y Delivery
Profiles. Hacer clic en el botón OK.

En el siguiente paso se debe crear un agente para la entrega de la alerta.
5) Hacer clic en la opción New del menú principal y seleccionar Agent.

6) En el editor del agente, comenzar con la pestaña General, especificando el tipo de prioridad
en la entrega del contenido. Seleccionar las siguientes opciones: Priority → Normal y Run As
→ Recipient.
7) Hacer clic en la opción Schedule, seleccionar la opción Enabled, la frecuencia (Frecuency) en

Once e ingresar la fecha y hora del comienzo del envío para el agente en Start.

8) Seleccionar en la pestaña Condition la opción Use a condition y hacer clic en el botón Create….
9) Seleccionar la opción Analysis desde la lista Create condition based on y seleccionar el botón
Browse….
Navegar y seleccionar la carpeta My Revenue Analysis. Esto se muestra en la lista Condition Data.

En la opción True If Row Count seleccionar la opción is greater than → 15, como se muestra en la
imagen.
Hacer clic en el botón Test y verificar el resultado.
Hacer clic en el botón OK. Si el resultado es falso, cambiar la condición para obtener un resultado
positivo.
10) Seleccionar la pestaña Delivery Content y verificar el contenido que será entregado por el
agente (Subject, Content y Format).

11) Hacer clic en la pestaña Recipients, seleccionar los destinatarios que recibirán la alerta. Por
defecto se encuentra disponible el usuario weblogic.

12) Hacer clic en la pestaña Destinations, seleccionar el destino para el agente.
Para los usuarios de destino (User Destinations) seleccionar la opción Home Page and Dashboard,
deseleccionar la opción Devices.
13) Hacer clic en el botón Save In para guardar el agente. En este ejemplo se ingresa el nombre
(Name) AlertRevenue.

14) Hacer clic en el botón de ejecución del agente y verificar que se ejecute correctamente.
Cuando el agente finaliza, se despliega el siguiente mensaje de confirmación.
2.3. CREACIÓN DE TABLAS DINÁMICAS

En el proceso de creación de una tabla dinámica o pivot table se deben realizar los siguientes
pasos (Oracle, 2015):
1) Hacer clic en el menú New → Analysis y seleccionar el área de negocio A – Sample Sales.

2) En el editor de análisis seleccionar las siguientes columnas (Folder, Columns):

3) Hacer clic en la pestaña Results. A continuación se muestran dos vistas en las cuales aparecen:
Title y Pivot Table. Al utilizar columnas jerárquicas la vista de tabla dinámica se genera
automáticamente.
Expandir las jerarquías (Time Hierarchy).

4) Otra funcionalidad a realizar en una tabla dinámica es la agrupación de jerarquías, para ello se
debe seleccionar el menú Then, New Step → Add Groups or Calculated Items → New Group.
5) En el cuadro de diálogo se debe ingresar el nombre del grupo y seleccionar las columnas que
serán incluidas en la agrupación. En el ejemplo se incluyen las columnas FundPod y
HomeView.

6) Una vez creada la agrupación se muestra una nueva fila asociada al grupo creado (My Group).
7) Una vez finalizada la creación de la tabla dinámica debe ser guardado el análisis.

COMENTARIO FINAL
De acuerdo a los contenidos de esta semana se mostraron ejemplos prácticos en el diseño e
implementación de KPI en la herramienta Oracle Business Intelligence. Estos indicadores permiten
a las compañías definir y realizar el seguimiento de los objetivos de negocios específicos que se
encuentran en las estrategias de la organización.
Para finalizar se presentaron tutoriales para la creación de alertas, gráficos y tablas dinámicas
dentro de la herramienta Oracle Business Intelligence. Entre sus características se encuentra la
entrega de informes dentro del dashboard, los cuales pueden ser programados por horarios
mediante los agentes o enviados por correo electrónico, gráficos asociados a análisis de negocio y
tablas dinámicas para la agrupación y sumarización de conceptos de negocio necesarios para la
toma de decisiones.

REFERENCIAS
Beltrán, J. (2010). Indicadores de gestión. Herramientas para lograr la competitividad. 2ª edición.
Colombia: 3R Editores. Disponible en: http://goo.gl/rysfaL
Oracle. (2012). Sending alerts in Oracle BIEE 11g by using Oracle BI Delivers. Disponible en:
http://www.oracle.com/webfolder/technetwork/tutorials/obe/fmw/bi/bi11115/delivers/
alerts.htm
Oracle Help Center. (2015). Fusion middleware user's guide for Oracle Business Intelligence
Enterprise Edition. Disponible en:
http://docs.oracle.com/cd/E14571_01/bi.1111/e10544/kpi.htm#BIEUG1228
Oracle. (2015). Creating analyses and dashboards. Disponible en:
http://www.oracle.com/webfolder/technetwork/tutorials/obe/fmw/bi/bi11117/ps/ps.ht
ml
Rittman, M. (2011). Quickly define KPIs and scorecards that use them. ORACLE Magazine, enero-
febrero. Disponible en: http://www.oracle.com/au/products/database/o11bi-195122.html
PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:
IACC (2015). Alertas e indicadores de desempeño en inteligencia de negocios. Herramientas de
Business Intelligence. Semana 8.


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 Utilizar la configuración de alertas en la herramienta Oracle Business Intelligence 11g.

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2.1. CREACIÓN DE GRÁFICOS PARA ANÁLISIS

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Y seleccionar el ícono para incluir el filtro (Filters) al análisis.

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Ingresar a la pestaña Results y seleccionar el ícono nuevo.

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7) Es posible quitar el título (Title) y la tabla (Table) asociada al gráfico.

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8) En el último paso se debe guardar el gráfico creado.

2.2. CONFIGURACIÓN DE ALERTAS PERSONALIZADAS

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En el menú principal, hacer clic en weblogic y a continuación seleccionar la opción My Account.

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3) En la ventana Create Device se debe ingresar el formulario como se muestra en la siguiente

Seleccionar de la lista la opción Email.

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Ingresar el detalle como se muestra en la siguiente imagen y seleccionar el botón OK.

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ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 8 22

5) Hacer clic en la opción New del menú principal y seleccionar Agent.

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7) Hacer clic en la opción Schedule, seleccionar la opción Enabled, la frecuencia (Frecuency) en

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