Manual de Procesos Secretaría Académica 2018

DIRECCIÓN DE
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

PLANIFICACIÓN
Y GESTIÓN
ESTRATÉGICA Versión: 1.0
ESCUELA SUPERIOR MILITAR DE AVIACIÓN
NOMBRE DEL
“COSME RENNELLA BARBATO”
REPARTO: Página 1 de 27
FUERZA AÉREA ECUATORIANA
Manual de Procesos y Procedimientos
ESCUELA SUPERIOR MILITAR DE AVIACIÓN “COSME

RENNELLA BARBATO”
SECRETARÍA ACADÉMICA
Fecha de elaboración
SEPTIEMBRE 2018
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
INTRODUCCIÓN
La evolución científica, tecnológica y organizacional, son realidades irrefutables
en el mundo contemporáneo e imponen nuevos retos a los sistemas educativos
militares a los que se les reclama cambios sustanciales en los procesos de
enseñanza - aprendizaje y en los modelos para la formación académica militar.
En este contexto, los miembros de la ESMA, deben contar con las
herramientas necesarias que les permitan desempeñarse exitosamente en el
ámbito educativo, militar e investigativo, con énfasis en el modo en que el
sujeto configura y proyecta el conocimiento, para desenvolverse en el mundo
con una visión y una identidad propia. Nos referimos a una dama o caballero
del aire, cuyo desempeño esté en correspondencia con las características del
desarrollo de la Institución Militar y los requerimientos del Estado.
Para satisfacer estas necesidades, una de las tendencias más importantes de

la reforma de la Educación Militar en su contexto, es replantear los procesos
educativos en todos sus niveles, debido a que enfatiza una práctica educativa
centrada en el aprendizaje sistémico complejo, propiciando el desarrollo
integral del militar; promueve una educación continua, donde el personal militar
se cultiva y aprende a lo largo de su vida; contribuyendo a mejorar su nivel
académico, perfilando una educación de calidad, con equidad y pertinente a los
cambios.
Es así que la ESMA ha desarrollado su “Manual de Procesos”, basado en los

nuevos escenarios que plantea la Ley Orgánica de Educación Superior, con
enfoque en el diseño curricular por campos de formación, cuyo objetivo es
normar y emitir lineamientos generales para el ordenamiento del proceso
educativo, permitiendo que a través del Sistema de Educación Superior y
Doctrina Militar de Fuerzas Armadas vigente, se contribuya al logro de su
misión, visión y valores institucionales.
El presente manual tiene como propósito desarrollar un “Modelo de Gestión del

Sistema de Educación Militar” para la ESMA. Se ha fundamentado en la
necesidad de integrar los esfuerzos que llevan a cabo en la ESMA, a fin de
formar al personal de Cadetes y Aspirantes a Oficiales Especialistas. Para
lograr este objetivo es imprescindible la estructuración de un Modelo de
Gestión del Sistema de Educación y Doctrina Militar que en unión de criterios
defina y estructure los procesos educativos en la ESMA, considerando el marco
legal vigente.
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
FIRMAS DE REVISIÓN APROBACIÓN
Nombre / Cargo Firma Fecha

Mayo. Téc. Avc.
Jhonny Velasco B.
JEFE SECRETARÍA
Elaborado por :
ACADÉMICA ESMA
TCrn. E.M.Avc.
Revisado por :
Galo Armijos Díaz
DIRECTOR ESMA
Brigadier General
Supervisado Marco Brito Jurado
por: COMANDANTE
COED FAE
Jefe Dpto.
Supervisado Desarrollo
por: Organizacional
DIRPLAN
Director de
Aprobado por : Planificación y
Gestión Estratégica
CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Descripción del cambio Fecha de actualización
2.0 Se elimina algunos campos para

simplificar modificaciones del manual
de procesos
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
MISIÓN: Formar oficiales pilotos, técnicos y especialistas con conocimiento en los ejes
de: Cultura militar, Física, Humanística, Ciencia militar y Tecnológica, fundamentada en
valores éticos, a fin de satisfacer las necesidades de la Fuerza Aérea Ecuatoriana.
MAPA DE PROCESOS ESMA
PROCESOS ESTRATÉGICOS
DIRECCIÓN ESMA
FORMAR OFICIALES PILOTOS, TÉCNICOS Y ESPECIALISTAS

INSUMOS PRODUCTO
PROCESOS SUSTANTIVOS
1.Personal
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA ESMA
seleccionado.
2.Requerimientos Recurso humano
Institucionales con formación
de Educación. militar, tercer
3.Plan de Carrera. nivel de
4.Plan General de educación y
Enseñanza. PLANIFICACIÓN ADMINISTRA especialidades
SEGUIMIENTO
ACADÉMICA Y CIÓN ACADÉMICA
5.Modelo MILITAR Y MILITAR
Y EVALUACIÓN técnicas.
Descriptivo de
Fuerzas
Armadas.
PROCESOS ASESORES PROCESOS DE APOYO
1. DESARROLLO DE LA SUBDIRECCIÓN 6.COMPRAS

GESTIÓN. ESMA PÚBLICAS
2. COMUNICACIÓN SOCIAL. 1. TALENTO 7.TICS.
3. ASESORÍA JURÍDICA. HUMANO. 8.SIN.
4. SECRETARÍA 2. INTELIGENCIA 9.INFANTERÍA
ACADÉMICA. 3. ENTTO. AÉREO AËREA
4. LOGÍSTICO. 10.SERVICIOS.
5. FINANCIERO. 11.HOSPITAL
BÁSICO.
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
ASIGNACIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS
SECRETARÍA
ACADÉMICA
CERTIFICADOS
Y
EXPEDIENTES
ARCHIVO
ACADÉMICO
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
CONTENIDO
FIRMAS DE REVISIÓN APROBACIÓN ............................................................................................... 3

CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS .............................................................................................. 3
MAPA DE PROCESOS ESMA ................................................................................................................ 4
ASIGNACIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS ........................................................................... 5
PROCESO SECRETARÍA ACADÉMICA ................................................................................................ 7
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
PROCESO SECRETARÍA ACADÉMICA
1. INFORMACIÓN BÁSICA DEL PROCESO
Proceso: SECRETARÍA ACADÉMICA
Código del proceso:
PROPÓSITO:
Gestionar y dirigir la labor del archivo general académico y atención al

cliente, impulsando la calidad en actualización e innovación en la
generación y conservación de la documentación vinculada a las
carreras que posee la ESMA a fin de garantizar la calidad educativa y
los resultados de la gestión académica.
DISPARADOR:
● Disponer un Archivo General Académico.

● Disponer de personal para atención a clientes internos y
externos que requieren certificados y registros de actividades
académicas.
ENTRADAS:
● Solicitudes académicas
● Normativa e instructivos
Descripción:
● Resoluciones
● Plan general de Enseñanza
● Diseño Curricular
● Informes de actividades académicas
● Listado de convenios vigentes
● Regulaciones del uso Recursos informáticos
● Listado de Becas
SUBPROCESOS/PROCEDIMIENTOS:
1. Certificados y Expedientes
1.1 Registro de Certificados Académicos
1.2 Registros de actividades académicas
1.3 Archivo del Expediente Estudiantil y Docente
1.4 Atención y reclamos
2. Archivo Académico
2.1 Documentación académica
2.2 Seguimiento a planes de mejora
● Certificados
Productos/Servicios ● Nómina de alumnos matriculados
del Proceso: ● Informes de actividades académicas
● Expedientes Estudiantiles y Docentes
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
● Informes de acciones a reclamos
● Actas de Juntas de Enseñanza
● Resoluciones de Becas
● Convenios
● Nómina de graduados
● Títulos o certificados de títulos
● Informe del seguimiento a planes de mejora
Tipo de Proceso: SUSTANTIVO

Responsable del
JEFE DE SECRETARÍA ACADÉMICA
Proceso:
Tipo de cliente: INTERNO
a. Estatuto de la Universidad de las Fuerzas Armadas “ESPE”.
Marco legal:
b. Reglamento Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos
Codificado de la Universidad de las Fuerzas Armadas-ESPE.
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO
Contar con una unidad Administrativa que realice el control y verificación de la

documentación de carácter académico para el registro y archivo de las actividades
académicas, de acuerdo a lo estipulado en las normas y reglamentos.
Establecer los procedimientos para la gestión documental de Certificados y Expedientes

y el Archivo Académico donde reposarán los expedientes de los cadetes/alumnos y
docentes.
Establecer los procedimientos para la obtención de certificados o documentación

académica.
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
● MODELO EDUCATIVO DE LAS FUERZAS ARMADAS: El Modelo Educativo de las

Fuerzas Armadas, es un instrumento legal que permite regular el funcionamiento
del Sistema de Educación Militar, y contribuir a la Misión Institucional, amparado en
la Constitución Ecuatoriana.
● CONVENIO INTERINSTITUCIONAL: Responde a lineamientos planteados en la

política de Vinculación del Centro de Formación, con el fin de minimizar la
tramitación y potencial corrección por las instancias de revisión, se pone a
disposición un modelo de convenio interinstitucional.
●
● PLAN DE MEJORAS ACADÉMICAS: Es un buen instrumento para identificar y
organizar las posibles respuestas de cambio a las debilidades encontradas en la
autoevaluación institucional.
●
● MATRÍCULA: Inscripción o confirmación oficial de que un alumno es estudiante a la
institución Educativa.
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
4. MAPA DE INTERRELACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
5. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS
CERTIFICADOS
EXPEDIENTES
ARCHIVOS
ACADÉMICO
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
5.1 FICHA DEL SUBPROCESO CERTIFICADOS Y EXPEDIENTES
Subproceso: CERTIFICADOS Y EXPEDIENTES

Código del
subproceso:
PROPÓSITO
Gestionar el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas en el flujo

de la documentación, entregando certificaciones, registros de
actividades académicas, expedientes de alumnos y docentes, así como
actividades de atención y reclamo con la finalidad de contar con un
archivo general y dependencia encargada de dar atención a los
clientes académicos internos y externos de la ESMA suministrando
información a fin de dar cumplimiento a la planificación y garantizar la
calidad de la gestión académica.
DISPARADOR:
● Archivo General Académico de la ESMA.
● Servicio de atención a la comunidad Académica de la ESMA.
Descripción:
ENTRADAS:
● Reglamento del Consejo de Educación Superior
● Modelo Educativo y descriptivo FF.AA.
● Políticas educativas institucionales.
● Instructivos y reglamentos de la ESMA.
● Estatuto de la ESPE.
PROCEDIMIENTOS:
1. Certificados y Expedientes
1.1 Registro de admisión y matriculación
1.2 Registros de actividades académicas
1.3 Archivo del Expediente Estudiantil y Docente
1.4 Atención y reclamos
● Certificados
Productos/ ● Nómina de alumnos matriculados
Servicios del ● Informes de actividades académicas
Subproceso: ● Expedientes Estudiantiles y Docentes
● Informes de acciones a reclamos
Tipo de
SUSTANTIVO
Subproceso:
Responsable del RESPONSABLE DEL SUBPROCESO CERTIFICADOS Y
Subproceso: EXPEDIENTES
5.1.1. CONTROLES DE SUBPROCESO

DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
● Ley Orgánica de Educación Superior

● Reglamento de Régimen Académico del Consejo de Educación Superior
● Reglamento de Escalafón Docente CES
● Estatuto de la Universidad de Fuerzas Armadas-ESPE
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
5.1.2. DIAGRAMAS DE FLUJO

DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
5.1.3. PROCEDIMIENTOS DEL SUBPROCESO CERTIFICADOS Y EXPEDIENTES
5.1.3.1. PROCEDIMIENTO B.1.1 CERTIFICADOS ACADÉMICOS
● PROPÓSITO: Disponer de procedimiento para el trámite y expedición de

certificados académicos, a fin de evitar la creación de documentos
innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas.
● ALCANCE: Alumnos, Docentes y Jefes Departamentales involucrados en la

gestión académica de la ESMA.
A continuación el detalle de las actividades que componen el procedimiento de Certificados y

Expedientes Académicos.
Actividad Rol Descripción Documento

El encargado del
Subproceso indicará al
cliente interno o
Solicitud de
1. Receptar la Encargado del subproceso externo los requisitos y
entrega de
solicitud Gestión Documental formatos para la
certificado
expedición de un
certificado y receptará
la documentación.
Se realizará la consulta
en la base de datos
2. Buscar y analizar (Archivo) o solicitar a
Encargado del subproceso
la información las dependencias
Gestión Documental
requerida académicas la
información para
responder solicitud
Se realizará el análisis
3. Consultar la
Encargado del subproceso para dar información
normativa y base
Gestión Documental de acuerdo a las leyes,
legal
reglamentos y normas
Emisión de la
4. Enviar la información requerida y
Jefe de la Secretaria
documentación a solicitud de legalización Solicitud/Oficio
Académica
la ESPE de la emisión de la
información
Se realizará el
seguimiento a la
5. Dar seguimiento a Encargado del subproceso
solicitud de aprobación
la documentación Gestión Documental
de la entrega de
información
6. Realizar la Se aprobará por el
legalización ESPE organismo o autoridad
pertinente de la ESPE
7. Remitir el Se realizará el registro

certificado ESPE del documento Certificado
legalizado legalizado
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
Se realizará la entrega
8. Entregar el del certificado con la
certificado al Encargado del subproceso información requerida y
Certificado
cliente Gestión Documental se dejará una
constancia de la
entrega.
5.13.3. PROCEDIMIENTO REGISTRO DE ACTIVIDADES ACADÉMICAS
● PROPÓSITO: Disponer de un documento que registre las actividades realizadas

por los alumnos y docentes en cumplimiento a la planificación.
● ALCANCE: Secretaría Académica, Docentes y Alumnos.

El jefe de
planificación
académica realizará
1. Solicitar la apertura Jefe de planificación Listado de
la solicitud con
de expediente Académica y Militar estudiantes nuevos
listado del
expediente de
nuevos estudiantes
Se realizará la
apertura manual y
2. Realizar Apertura de Jefe de la Secretaría Carpeta expediente
digital de la carpeta
expediente Académica del alumno o docente
expediente del
alumno o docente
3. Realizar inclusión de Se registrará los

Encargado del
datos generales y datos académicos de
subproceso registro Oficio de registro
certificados de alumnos, docentes y
académico
matriculación egresados
Se registrará los
datos académicos y
Encargado del
4. Realizar inclusión de se continuara
subproceso registro
datos sucesivos registrando los
académico
sucesivos datos
periódicamente.
Se informará al final
Encargado del Expedientes
5. Archivar en el del periodo
subproceso registro Estudiantiles y
expediente académico el cierre
académico Docentes
de un expediente
5.1.3.4 PROCEDIMIENTO ARCHIVO DEL EXPEDIENTE ESTUDIANTIL Y DOCENTE

DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
● PROPÓSITO: Realizar el archivo académico de las actividades académicas realizadas

por cada uno de los Alumnos y Docentes a fin de cumplir con todos los requisitos
expuestos en la ley, normas y reglamentos de educación.
● ALCANCE: Secretaría Académica, Jefes Departamentales, Docentes y alumnos.
A continuación el detalle de las actividades que componen el procedimiento archivo de

expediente estudiantil y docente:

1. Solicitar el Encargado del
Se realiza la solicitud de
Archivo de subproceso
cierre de expediente y Oficio o memo
expediente Gestión
archivo del mismo
Documental
Se realizará el análisis de
Encargado del todo el expediente y se
2. Preparar subproceso revisa que la información
información Gestión este completa y de
Documental acuerdo a las leyes y
normas
3. Coordinar Jefe de la Se realiza una copia

envió de la Secretaría digital y para ser enviada Oficio de envió
información Académica a la ESPE.
Encargado del Listado de

4. Enviar el Se procede al envió a la
subproceso documentos
expediente ESPE y posterior a la
registro enviados en el
para registro Senecyt.
académico expediente
Se realizará la
5. Realizar Encargado del
comprobación de la Informe de registro
legalización y subproceso
recepción completa de la de actividades
archivo registro
información y se archiva académicas
académico
todo el expediente.
5.1.3.5. PROCEDIMIENTO ATENCIÓN Y RECLAMOS
● PROPÓSITO: Facilitar la Consulta y asegurar la orientación para asegurar la calidad

determinando las necesidades de mejoras en base a los reclamos y quejas con la
finalidad de contribuir a la mejora de las diferentes actividades.
● ALCANCE: Secretaría Académica, Docentes, Cadetes y Servidores Públicos.
A continuación el detalle de las actividades que componen el procedimiento de levantamiento

de atención y reclamos:
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL

Se realizará la orientación y
Encargado del
direccionamiento a los
1. Suministrar subproceso
clientes internos y externos
información Gestión
a fin de solventar sus
Documental
necesidades.
El encargado del
2. Registrar Encargado del
subproceso Gestión
reclamo o subproceso Solicitud /
Documental recibirá el
necesidad de Gestión Oficio
reclamo o requerimiento de
información Documental
información.
El Jefe de la Secretaría
3. Análisis del Académica enviará al
reclamo o Jefe de la Departamento o sección que
requerimiento Secretaría corresponda para iniciar los
y envío al área Académica trámites de solución al
académica reclamo o requerimiento de
información.
4. Ejecutar la El encargado del
Encargado del
Acción subproceso Gestión
subproceso
académica al Documental receptará la
Gestión
reclamo o respuesta y preparará
Documental
requerimiento respuesta al cliente.
5. Elaborar el El encargado del
informe de subproceso Gestión
Jefe de la Informe de
acciones Documental elaborará
Secretaría acciones a
tomadas y informe de respuesta y
Académica reclamos
entrega de la entregará la misma al cliente
información interno o externo.
Encargado del El encargado del
Informe de
subproceso subproceso Gestión
6. Archivar acciones a
Gestión Documental archivará el
reclamos
Documental trámite.
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
5.2. FICHA DEL SUBPROCESO ARCHIVO ACADEMICO
Subproceso: ARCHIVO ACADEMICO

Código del
subproceso:
PROPÓSITO
Gestionar las actividades administrativas del registro y archivo académico.
DISPARADOR:
1. Disposición para realizar el archivo académico.
ENTRADAS:
1. Certificados académicos.
2. Expedientes académicos.
Descripción:
3. Registro de matriculación
4. Listado de graduados
PROCEDIMIENTOS:
2. ARCHIVO ACADEMICO
2.1 Registro de Archivo y Expediente
Productos/Servicio
● Inventario de la Documentación Académica
s del Subproceso:
Tipo de
SUSTANTIVO
Subproceso:
Responsable del
Encargado del subproceso Archivo Académico
Subproceso:
5.3.2. CONTROLES DE SUBPROCESO
● Ley Orgánica de Educación Superior

● Reglamento de Régimen Académico del Consejo de Educación
Superior
● Reglamento de Escalafón Docente CES
● Estatuto de la Universidad de Fuerzas Armadas-ESPE

DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
5.3.3. PROCEDIMIENTOS DEL SUBPROCESO ARCHIVO ACADÉMICO
5.3.3.1. PROCEDIMIENTO REGISTRO DE GRADUADOS

 PROPÓSITO: Recopilar, registrar, procesar y gestionar todas las notas y calificaciones
del expediente académico para ser archivado y validado.
 ALCANCE: Jefes departamentales, Secretaria académica
A continuación el detalle de las actividades que componen el procedimiento Registro de

Graduados:

Se receptará la documentación de
Encargado parte del Departamento de
1. Receptar del Evaluación y se realiza la
Oficio
documentación Subproceso actualización de la base de datos así
Titulación como se verificara todas las notas y
calificaciones.
Encargado
Revirará que el alumno posee toda la
2. Revisar del
documentación necesaria para ser
documentación Subproceso
considerado como graduado
Titulación
Encargado Se realiza el computo de los Listado de
3. Expedir la
del promedios y la evaluación del calificacione
nómina de
Subproceso cumplimiento de los requisitos para s por
graduados
Titulación su publicación estudiante
El Director ESMA realizará la
4. Legalizar Director legalización de las actas para el
Listado
nómina ESMA cierre del periodo académico de los
graduados
Se realiza la entrega de notas y
5. Realizar la Jefe de la
promedios a los cadetes/alumnos
comunicación y Secretaría oficio
para su verificación y de ser
entrega Académica
necesario actuar ante un reclamo.
Se realizará la entrega a los
Jefe de la Cadetes/alumnos de las
6. Entrega de la Listado de
Secretaría calificaciones y promedios así como
Documentación Graduados
Académica la presentación a la ESPE de la
documentación.
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO B4.2 SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORA

 PROPÓSITO: Supervisar las actividades de acreditación en cumplimiento al Plan de
Mejoras de acuerdo al manual de calidad.
 ALCANCE: Jefes Departamentales, Secretaria Académica.
A continuación el detalle de las actividades que componen el procedimiento

seguimiento a planes de mejora:
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL

El encargado del subproceso
1. Solicitar
Acreditación solicitara un informe de
información de las Jefe de la
resultados de las acciones Oficios o
acciones Secretaria
contempladas en el plan de mejoras memos
realizadas del plan Académica
académicas a los encargados del
de mejoras
plan
El encargado del Subproceso de
Encargado
Acreditación receptará los informes y
2. Recolectar la del
llamará a reunión a un equipo de Informes
información subproceso
trabajo para el análisis de la
acreditación
información
3. Realizar reunión El equipo de trabajo analizará los
para la revisión de resultados de las acciones realizadas
Equipo de
las acciones de y las pendientes y pedirá plazos y Memos
trabajo
los planes de fechas de entrega de las acciones
mejora ejecutadas
El equipo de trabajo realizará el
procesos de verificación de informes
de auditorías, información de los
estudiantes y planteara
4. Realizar modificaciones o recomendaciones
evaluación y Equipo de para la mejora, donde el encargado
Acta
análisis de la trabajo del subprocesos de acreditación
información actuara como secretario de las
reuniones y elaborara un acta de
cada una, dejando escrita las
actividades con fecha para su
cumplimiento
Encargado Informe del
El encargado del subprocesos
5. Redactar el del seguimiento
acreditación elaborará un informe del
informe subproceso al plan de
seguimiento de los planes de mejora
acreditación mejoras
El encargado del subprocesos de Informe del

Jefe de la
acreditación entregará el informe al seguimiento
6. Enviar el informe Secretaria
Jefe de la Secretaria Académica para al plan de
Académica
ser enviada al Director de la ESMA. mejoras
El encargado del subprocesos
Encargado Informe del
Acreditación archivará los informes
del seguimiento
7. Archivar el informe en una carpeta para su actualización
subproceso al plan de
y donde pueda ser claramente
acreditación mejoras
identificada.
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
6. INDICADORES DE TODO EL PROCESO
UNID RESPON
FUENT
FORMULA AD SABLE FRECUEN
N INDICAD DESCRIPCI E DE META
DE DE DE CIA DE
O. OR ÓN MEDICI DIC.
CALCULO MEDI MEDICIÓ MEDICIÓN
ÓN
DA N
Permite N°
controlar el certificados Certifica Secreta
Certificad
porcentaje * 100 Porce dos y ria
1 os Semestral 80%
de N° ntaje Expedie académ
certificados certificados ntes ica
entregados entregados
Nómina Permite N° Certifica
de controlar el Alumnos* dos y Secreta
alumnos porcentaje 100 Porce Expedie ria
2 Semestral 70%
matricula de alumnos N° alumnos ntaje ntes académ
dos matriculado matriculado ica
s s
Controlar el Certifica
cumplimient dos y
o de las Expedie
Informes actividades N° ntes
de académicas actividades
Secreta
actividad acordes a la planificadas
Porce ria
3 es planificació * 100 Semestral 90%
ntaje académ
académi n, N°
ica
cas considerand actividades
o los cumplidas
estándares
de calidad.
Permite Certifica
controlar N° dos y
cumplimient actividades Expedie
Expedien o de las estudiantiles ntes
tes actividades y docentes * Secreta
Estudiant académicas 100 Porce ria
4 Semestral 90%
iles y estudiantile N° ntaje académ
Docentes sy actividades ica
docentes estudiantiles
acordes a la y docentes
planificació cumplidas
n
N° acciones Certifica
Informes Permite
a reclamos dos y
de llevar un Secreta
* 100 Expedie
acciones informe de Porce ria
5 N° acciones ntes Semestral 100%
a acciones a ntaje académ
a reclamos
reclamos reclamos ica
accionadas
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN
Versión: 1.0
ESTRATÉGICA
NOMBRE DEL
Nómina Permite N° alumnos Certifica
Secreta
de identificar el matriculado dos y
Porce ria
6 graduado porcentaje s * 100 Expedie Anual 70%
ntaje académ
s de alumnos N° alumnos ntes
ica
graduados graduados
Permite
N° alumnos
Títulos controlar el
graduados
entregad porcentaje
* 100 Secreta
os o de títulos Archivo
N° títulos Porce ria
7 certificad entregados Académi Anual 80%
entregados ntaje académ
os de o co
o ica
títulos certificados
certificados
de títulos
de títulos
Permite
identificar
Informe
las
del N° mejoras
necesidade Secreta
seguimie cumplidas * Archivo
s y trazar Porce ria
8 nto a 100 Académi Semestral 80%
un ntaje académ
planes N° mejoras co
cronograma ica
de planificadas
de
mejora
mejoramien
to en etas

Manual de Procesos Secretaría Académica 2018

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

También podría gustarte

Manual de Procesos Secretaría Académica 2018

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Procesos Secretaría Académica 2018

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

DIRECCIÓN DE

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

FUERZA AÉREA ECUATORIANA

Manual de Procesos y Procedimientos

ESCUELA SUPERIOR MILITAR DE AVIACIÓN “COSME

Para satisfacer estas necesidades, una de las tendencias más importantes de

Es así que la ESMA ha desarrollado su “Manual de Procesos”, basado en los

El presente manual tiene como propósito desarrollar un “Modelo de Gestión del

FIRMAS DE REVISIÓN APROBACIÓN

Nombre / Cargo Firma Fecha

CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del cambio Fecha de actualización

2.0 Se elimina algunos campos para

MAPA DE PROCESOS ESMA

FORMAR OFICIALES PILOTOS, TÉCNICOS Y ESPECIALISTAS

PROCESOS ASESORES PROCESOS DE APOYO

1. DESARROLLO DE LA SUBDIRECCIÓN 6.COMPRAS

ASIGNACIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS

FIRMAS DE REVISIÓN APROBACIÓN ............................................................................................... 3

PROCESO SECRETARÍA ACADÉMICA

1. INFORMACIÓN BÁSICA DEL PROCESO

Proceso: SECRETARÍA ACADÉMICA

Código del proceso:

Gestionar y dirigir la labor del archivo general académico y atención al

● Disponer un Archivo General Académico.

Tipo de Proceso: SUSTANTIVO

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

Contar con una unidad Administrativa que realice el control y verificación de la

Establecer los procedimientos para la gestión documental de Certificados y Expedientes

Establecer los procedimientos para la obtención de certificados o documentación

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

● MODELO EDUCATIVO DE LAS FUERZAS ARMADAS: El Modelo Educativo de las

● CONVENIO INTERINSTITUCIONAL: Responde a lineamientos planteados en la

5. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS

5.1 FICHA DEL SUBPROCESO CERTIFICADOS Y EXPEDIENTES

Subproceso: CERTIFICADOS Y EXPEDIENTES

Gestionar el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas en el flujo

Tipo de cliente: INTERNO

5.1.1. CONTROLES DE SUBPROCESO

● Ley Orgánica de Educación Superior

5.1.2. DIAGRAMAS DE FLUJO

5.1.3. PROCEDIMIENTOS DEL SUBPROCESO CERTIFICADOS Y EXPEDIENTES

5.1.3.1. PROCEDIMIENTO B.1.1 CERTIFICADOS ACADÉMICOS

● PROPÓSITO: Disponer de procedimiento para el trámite y expedición de

● ALCANCE: Alumnos, Docentes y Jefes Departamentales involucrados en la

A continuación el detalle de las actividades que componen el procedimiento de Certificados y

Actividad Rol Descripción Documento

7. Remitir el Se realizará el registro

5.13.3. PROCEDIMIENTO REGISTRO DE ACTIVIDADES ACADÉMICAS

● PROPÓSITO: Disponer de un documento que registre las actividades realizadas

Actividad Rol Descripción Documento

3. Realizar inclusión de Se registrará los

5.1.3.4 PROCEDIMIENTO ARCHIVO DEL EXPEDIENTE ESTUDIANTIL Y DOCENTE

● PROPÓSITO: Realizar el archivo académico de las actividades académicas realizadas

● ALCANCE: Secretaría Académica, Jefes Departamentales, Docentes y alumnos.

A continuación el detalle de las actividades que componen el procedimiento archivo de

Actividad Rol Descripción Documento

3. Coordinar Jefe de la Se realiza una copia