Caracterizacion Sistema de Informacion

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO : SISTEMA DE INFORMACIÓN
NIVEL MACROPROCESO PROCESO

PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS INDICADORES
NOMBRE NOMBRE PROPOSITO NOMBRE PROPOSITO
PORCENTAJE DE VARIACION EN EL
CUMPLIMIENTO A LA PRESTACION DE
Identificación y obtenciòn de SOPORTE TECNICO
fuentes de datos o información PORCENTAJE DE VARIACIÒN EN LA
PRESTACION DE SOPORTE SISTEMA DE
INFORMACION
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE
CAPACITACIONES
AC - M001 Manual de Manejo y PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO EN LA
Diligenciamiento de Historia Clínica REALIZACION DE RESPALDOS O COPIAS
SI - I001 Validación de archivo RIPS DE SEGURIDAD
SI - M003 Excel 2003 PORCENTAJE DE CONSOLIDACION Y
Identificar y obtener las ESTABILIZACION DEL SISTEMA DE
SI - M004 Acces
fuentes de informaciòn INFORMACION INTEGRADO
SI - M005 Power Point
Ingreso y requeridas para su respectivo PORCENTAJE MANTENIMIENTO
SI - M006 Word
Almacenamiento procesamiento, PREVENTIVO EQUIPOS DE COMPUTO
Alimentación, almacenamiento y SI - M007 Windows 2000
de información almacenamiento, salida y PORCENTAJE MANTENIMIENTO
respaldo de datos o información SI - M008 Linux
análisis que permita una CORRECTIVO EQUIPOS DE COMPUTO
SI - M009 Open office call
toma de decisiones. PORCENTAJE DISPONIBILIDAD SISTEMA
SI - M010 Open office draw
SI - M011 Open office impress DE INFORMACION
SI - M012 Open office match PORCENTAJE LICENCIAMIENTO
SI - M013 Open office scribe SOFTWARE
SI - M014 Power Archiver
SI - M015 DGH
SI - M035 Cobian
SI - I002 Alistamiento de Historia Clínica

Custodia de historia clínica
SI - I003 Custodia de Historia Clínica
SI - M015 DGH
Transformar la información
SI - M016 Software Nomina
primaria o secundaria,
SI - M017 Software Costos (Synergia)
mediante procesos manuales
Procesamiento de SI - M018 Software Labcore
o automatizados, en Transformación y Verificación de
datos e SI - M019 Software Labgen
información interpretable y Datos e Información
información SI - M020 Software Digiturno
útil a la organización, de tal
AC-A.US-G001 Guia de Software de quejas y
forma que contribuya a la
reclamos
toma de decisiones.
SI - G003 Guia de manejo de matriz SCHIP
Propender por la
producción y análisis
SI- M015 DGH
de datos para la Satisfacer las necesidades de
SI- M016 Nómina
adecuada, oportuna, información magnética o
Salida y entrega SI- M017 Costos
precisa, consistente manual, de tipo interno y Salida y entrega de datos e
SISTEMAS DE de datos e SI- M018 Labcore
APOYO y segura toma de externo que contribuya a la información
INFORMACION información SI- M019 Labgen
decisiones para el adecuada y acertada toma
SI- M020 Digiturno
mejoramiento de decisiones
continuo en la
calidad de los
procesos
de datos para la
adecuada, oportuna,
precisa, consistente
SISTEMAS DE
APOYO y segura toma de
INFORMACION
decisiones para elCARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
mejoramiento
continuo en la MACROPROCESO : SISTEMA DE INFORMACIÓN
calidad de los
NIVEL MACROPROCESO PROCESO
procesos PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS INDICADORES
NOMBRE NOMBRE PROPOSITO NOMBRE PROPOSITO
SI - M015 DGH.
SI - M016 Nómina
SI - M017 Costos
SI - M018 Labcore
SI - M019 Labgen
SI - M020 Digiturno
SI - M021 Manual Cableado estructurado y
medios de información.
SI - M022 Manual de redes
SI - M023 Manual de dispositivos de
interconexión de redes
SI - M024 Manual UPS Monofásica
Administración de software y
SI - M025 Manual UPS Trifásica
hadware
SI - M026 Manual servidores proxy
Garantizar la optimización de SI - M027 Manual de instalacion y utilización
los recursos tecnológicos y el de ultra VNC-101
fortalecimiento institucional SI - M028 Manual de Administración de
mediante la definición, centros de computo
Administración de
planificación y desarrollo de SI - M029 Manual SQL
la Plataforma
procesos sistemáticos y SI - M030 Manual de mensajero aniazpopup
Tecnológica
administrativos con la SI - M031 Manual Outlook
adecuada aplicación de SI - M032 Manual de IRC
tecnología informática y de SI - M033 Manual de trasmisión de datos de
comunicaciones. internet
SI - I004 Recepción de Correspondencia

externa
SI - I005 Envío de Correspondencia externa
SI - I006 Manejo de Correspondencia
SI - I007 Esquema de archivo
SI - I008 Inventario Archivo de Gestión
Gestión Documental SI - I009 Trasferencia de Documentos
SI - I010 Eliminación archivos de gestión
SI - I011 Consulta de documentos
SI - I012 Limpieza de documentos
SI - M001 Manual de gestión documental
MACROPROCESO : SISTEMA DE INFORMACION
NORMOGRAMA
POSEE COPIA POSEE MEDIO

TIPO DE NORMA NOMBRE DE LA COMPLETA MAGNETICO
FECHA DE
ENTIDAD QUE LA No. BREVE DESCRIPCION DE LA NORMA
EXPEDICION
EXPIDE SI NO SI NO
LEY ACUERDO RESOLUCION DECRETO CIRCULAR
Congreso de la Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan

x 594 2000 X
Otras disposiciones
Republica
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de
Consejo Directivo del gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
Octubre 30 de públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo
X Archivo General de la 42 X
2002 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Nación
Archivo General de la Reglamento General de Archivos

X 07 1994 x
Nación
Archivo General de la Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de
X 11 2009 X documentos”.
Nación
Por el cual se desarrolla el artículo de “Conservación de Documentos” del
Archivo General de la
X 49 2000 X Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
Nación
destinados a archivos”
Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “ Conservación de
Archivo General de la Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de
X 50 2000 X
Nación deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo
Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta”del

Archivo General de la capitulo V, “ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO”, DEL REGLAMENTO
X 56 2000 X
Nación GENERAL DE ARCHIVOS.
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de

Archivo General de la gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
X 42 2002 X públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los
Nación
artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel distrital debe tener un
Archivo General de la Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del
X 514 2006 X Sistema de Información Administrativa del Sector Público.
Nación
Por la cual se crea el Archivo Central del Hospital La Victoria III Nivel Empresa
29 de noviembre Social del Estado, se conforma el comité de archivo del Hospital y se dictan
X Hospital La Victoria 644 X
de 2002 otras disposiciones complementarias.
Establece las normas para el manejo de la historia clínica.

X Ministerio de Salud 1995 1999 X
Por el cual se modifica la Resolución 1995 de 1999 art 13 y 15, en lo

Ministerio de la referente a los tiempos de retención y conservación de registros clínicos.
X 1715 2005
Protección Social
Ministerio de la Por la cual se deroga la resolución 1715 de 2005.

X 58 2007 X
Protección Social
La creación y reglamentación de la Comisión Distrital de
Alcaldia Mayor de AGOSTO 31 DE Sistemas como el organismo rector de las políticas que a nivel de
X 680 X X sistematización se tomen en
Bogota 2001
todas las entidades del Distrito.
Respeto al derecho de autor y los derechos conexos, en lo referente a

Presidencia de la FEBRERO 12 utilización de programas de ordenador (software)
X 002 X X
Republica 2002
Alcaldia Mayor de MARZO 08 DE Formulación de Proyectos Informáticos y de Comunicaciones

X 002 X X
Bogota 2002
NORMOGRAMA
POSEE COPIA POSEE MEDIO

TIPO DE NORMA NOMBRE DE LA COMPLETA MAGNETICO
FECHA DE
ENTIDAD QUE LA No. BREVE DESCRIPCION DE LA NORMA
EXPEDICION
EXPIDE SI NO SI NO
LEY ACUERDO RESOLUCION DECRETO CIRCULAR
Se dictan disposiciones generales para la implementación del Sistema Distrital

Comisión Distrital de ABRIL 17 DE de Información en -SDI-, Se organiza la Comisión Distrital de Sistemas, y se
X 057 X X
Sistemas 2002 dictan otras disposiciones.
Formulación de Proyectos Informáticos y de

Alcaldia Mayor de AGOSTO 11 DE Comunicaciones
X 066 X X
Bogota 2002
Adicionar el artículo 21-2 al Decreto 854 de 2001, así: "Artículo 21 - 2, Delegar

en el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogota las atribuciones
conferidas al
Comisión Distrital de SEPTIEMBRE 17 Alcalde Mayor en el Acuerdo 57 de 2002 como presidente de la Comisión
X 397 X X
Sistemas DE 2002 Distrital de Sistemas, y
las demás funciones que se requieran en el ejercicio de esta atribución.
Por la cual se establece el reglamento interno de la Comisión Distrital de

Alcaldia Mayor de NOVIEMBRE 7 Sistemas.
X 001 X X
Bogotá DE 2003
DICIEMBRE 7 se establece la infraestructura integrada de datos espaciales para el Distrito

X Consejo de Bogotá 104 X X Capital y se dictan otras disposiciones
DE 2004
Políticas Generales de Tecnologías de Información y Comunicaciones
Alcaldia Mayor de AGOSTO 12 DE aplicables a las
X 005 X X
Bogotá 2005 entidades del Distrito Capital
Políticas Generales de Tecnologías de Información y Comunicaciones

Comisión Distrital de PL-CDS- DICIEMBRE DE aplicables a las
X X X entidades del Distrito Capital
Sistemas 01 2004
Por medio de la cual se definen las políticas de seguridad en la utilización de

X Gerencia HLV PTE PTE X X equipos de cómputo y se dictan directrices para los usuarios de los Sistemas
de información y de la Plataforma Tecnológica del Hospital la Victoria E.S.E.
Se adopta el formato de registro específico de examenes paraclínicos, se fija

AGOSTO 22 DE el procedimiento para el registro de los mismos y se dictan disposiciones.
X Gerencia HLV 410 X
2002
Por el cual se adopta a partir de la fecha el manual de procesos y

DICIEMBRE 24 procedimientos institucionales que se anexa y hace parte integral del sistema
X Gerencia HLV 403 X
DE 2004 cadena de custodia.
PORCENTAJE DE VARIACION EN EL CUMPLIMIENTO A LA PRESTACION DE SOPORTE TECNICO
ASPECTOS GENERALES
Nombre Porcentaje de cumplimiento en la variaciòn de la Prestación de Soporte

Técnico
Justificación Este indicador buscar determinar la agilidad promedio en la prestación de un
soporte a nivel de Hardware y Software.
Dominio Eficiencia
Nivel de desagregación Ninguno
DEFINICION OPERACIONAL
Variable Uno Número de soportes de hardware y software efectuados

Variable Dos Número de soportes de hardware y software solicitados
Unidad de medición Porcentual
Formula de calculo La variable uno se divide sobre la variable dos y se multiplica por 100
Estándar
VARIABLE
Variable Uno Variable Dos
Origen de la información Formato Solicitud Soporte Técnico SI-F006 Formato Soicitud Soporte Técnico SI-F006
Responsable Oficina Asesora de Planeación /Sistemas Oficina Asesora de Planeación / Sistemas

Periodicidad del indicador Mensual
Destinatario Cliente interno (Oficina asesora de Planeación)
PORCENTAJE DE VARIACIÒN EN LA PRESTACION DE SOPORTE SISTEMA DE INFORMACION

ASPECTOS GENERALES
Nombre Porcentaje de variaciòn en la prestación de soporte Sistema de Información
Justificación Este indicador buscar determinar la agilidad promedio en la prestación del

soporte para cada uno de los módulos que conforman el Sistema de
Información.
Dominio Eficiencia.
Nivel de desagregación Ninguno
Variable Uno Número de soportes realizados sobre módulos del Sistema de Información
Variable Dos Número de soportes solicitados sobre módulos del Sistema de Inromación
Estándar
VARIABLE
Origen de la información Formato Solicitud Soporte Técnico SI-F006 Formato Soicitud Soporte Técnico SI-F006
Responsable Oficina Asesora de Planeación /Sistemas Oficina Asesora de Planeación / Sistemas
Destinatario Cliente interno (Oficina asesora de Planeación)

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE CAPACITACIONES
ASPECTOS GENERALES
Nombre Porcentaje de Cumplimiento de capacitaciones
Justificación Este indicador buscar establecer la relacion entre las capacitaciones

programadas y las efectivamente realizadas a los diferentes funcionarios.
Dominio Eficiencia.
Nivel de desagregación Ninguno.
Variable Uno Número de capacitaciones ejecutadas
Variable Dos Número de capacitaciones a realizarse
Estándar
VARIABLE

Origen de la información Formato Asistencia TO-F002 Plan Operativo
Responsable Oficina Asesora de Planeación / Sistemas de Información Oficina Asesora de Planeación / Sistemas de
Información
Destinatario Cliente interno
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO EN LA REALIZACION DE RESPALDOS O COPIAS DE SEGURIDAD
ASPECTOS GENERALES
Nombre Porcentaje de cumplimiento en la realización de respaldos o copias de

seguridad
Justificación Este indicador permite determinar el cumplimiento y la relación existente

entre el número de copias de seguridad realizadas y las copias de seguridad
a realizarse.
Dominio Eficiencia.
Número de copias ejecutadas

Variable Uno
Variable Dos Número de copias a realizarse
Estándar
VARIABLE

Origen de la información Aplicativo Cobian - copias de seguridad Aplicativo Cobian - copias de seguridad
Responsable Oficina Asesora de Planeación / Sistemas de Información Oficina Asesora de Planeación / Sistemas de
Información

PORCENTAJE DE CONSOLIDACION Y ESTABILIZACION DEL SISTEMA DE INFORMACION INTEGRADO
ASPECTOS GENERALES
Nombre Porcentaje de Consolidación y estabilización del Sistema de Información

Integrado
Justificación Este indicador permite evaluar el grado de avance y desarrollo que ha

alcanzado el Sistema de Información Médico y Administrativo con el que
cuenta la entidad.
Dominio Eficiencia.
Variable Uno Número de módulos en producción e interfase funcionando correctamente
Variable Dos Número Total de módulos a implementarse
Estándar
VARIABLE

Origen de la información Formato Estado Final Sistemas de información SI-F007 Contrato de adquisición de modulos
Responsable Oficina Asesora de Planeación / Sistemas de Información/ Líderes de Módulo Oficina Asesora de Planeación / Sistemas de
Información/ Líderes de Módulo
Periodicidad del indicador Semestral
Destinatario Cliente interno - Externo
PORCENTAJE MANTENIMIENTO PREVENTIVO EQUIPOS DE COMPUTO
ASPECTOS GENERALES
Nombre Porcentaje mantenimiento preventivo equipos de cómputo.
Justificación Este indicador busca determinar la relación entre los equipos de cómputo
programados paraa realzarles mantenimiento preventivo y los manteimientos
efectivamente realizados.
Dominio Eficacia
Variable Uno Número de equipos de cómputo a los que se les efectúo manteminiento
preventivo
Variable Dos Número Total de equipos de cómputo a efectuarles mantenimiento

preventivo
Estándar
VARIABLE
Origen de la información Formato Control de mantenimiento SI-F008 Contrato de mantenimiento
Responsable Oficina Asesora de Planeación / Sistemas de Información/ Oficina Asesora de Planeación / Sistemas de
Información/
PORCENTAJE MANTENIMIENTO CORRECTIVO EQUIPOS DE COMPUTO
ASPECTOS GENERALES
Nombre Porcentaje mantenimiento correctivo equipos de cómputo.

Justificación Este indicador busca determinar la relación entre los equipos de cómputo
que han requerido mantenimiento correctivo y la relación con los
mantenimiento correctivos efectivos realizados
Dominio Eficiencia.
Variable Uno Número de equipos de cómputo a los que se les efectúo manteminiento
correctivo
Variable Dos Número Total de equipos de cómputo a efectuarles mantenimiento correctivo

Estándar
VARIABLE

Origen de la información Formato Control de mantenimiento SI-F008 Contrato de mantenimiento
Información/
PORCENTAJE DISPONIBILIDAD SISTEMA DE INFORMACION
ASPECTOS GENERALES
Nombre Porcentaje Disponibilidad Sistema de Información
Justificación Este indicador busca determinar el tiempo en que la entidad no cuenta con
operación del Sistema de Información.
Dominio Eficiencia.
Variable Uno Número de horas o minutos que está por fuera de operación el Sistema de
Información
Variable Dos Número Total de horas o minutos en los que deberá operar el sistema de
información (7x24x365)
Estándar
VARIABLE

Origen de la información Bitacora Seguimiento Sistema de información SI-F009 Bitacora Seguimiento Sistema de información SI-F009
Información/
PORCENTAJE LICENCIAMIENTO SOFTWARE

ASPECTOS GENERALES
Nombre Porcentaje Licenciamiento Software

Justificación Este indicador permite evidenciar el estado actual del licenciamiento del
Software manejado en la Institución
Dominio Eficiencia.
Variable Uno Número de licencias Adquiridas
Variable Dos Número de Licencias Instaladas
Estándar
VARIABLE

Origen de la información Formato No SI - F012 CB - Inventario de Software Formato No SI - F012 CB - Inventario de Software
Información/

MACROPROCESO: SISTEMAS DE INFORMACION
RESPONSABLE: Unidades Funcionales del

Hospital, Jefe de Oficina Asesora de
NOMBRE PROCESO: INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE INFORMACION
Planeación, Responsable de la oficina de
Sistemas
ALCANCE : Todas las áreas que presentan

OBJETIVO: Identificar y obtener las fuentes de informaciòn requeridas para su respectivo procesamiento, almacenamiento, salida y análisis que permita una toma de decisiones.
necesidad de Información.
REQUISITOS NORMATIVOS: Descritos en Normograma CODIGO: SI-P001

SALIDAS CRITICAS (Identificacion, Requisitos y
PROCESOS QUE ENTREGAN ENTRADAS PROCEDIMIENTOS MEDIDAS DE CONTROL
Procesos )
Direccionamiento Estratégico.
Atención y cuidados en la prestación de servicios
Identificación y obtenciòn de fuentes de
de salud.
datos o información.
Gestión de Recursos físicos. Necesidad de informaciòn
Efectuar un proceso de identificación y
Gestión Financiera. primaria o secundaria. Formato o estructura de datos Datos identificados con fuente
levantamiento del tipo de informaciòn, datos
Gestión de Talento Humano.
y origen de los mismos , requeridos en cada
Gestión Jurídica.
una de las àreas
Evaluación y Control Institucional.
Mejoramiento institucional
Atención y cuidados en la prestación de servicios Formato de entrega y recepción de
Alimentación, almacenamiento y
de salud. elementos enviados a custodia -
Datos identificados - respaldo de datos o información.
Gestión de Recursos físicos. Cronograma de copias de seguridad. -
Formatos diligenciados - Realizar la adecuada alimentación,
Gestión Financiera. Configuración del Sistema de Datos y soportes registrados, almacenados y respaldados.
Información Primaria- almacenamiento y respaldo de datos que
Gestión de Talento Humano. Información y aplicativos - Salida de
Información Secundaria serán utilizados de manera posterior para el
Gestión Jurídica. información impresa - Verificación de
procesamiento de la información.
Evaluación y Control Institucional. datos usuarios.
Custodia de Historia Clínica.

Atención y cuidados en la prestación de servicios
Necesidad de informaciòn Efectuar la respectiva entrega de historias
de salud.
primaria o secundaria. clínicas según solicitudes radicadas y las Formato de solicitud de historia clínica Historia clínica entrega/recibida según soliciitud
recibirá , bajo procedimiento documentado
Mejormiento institucional.
que garantice la custodia de la historia clínica.
IDENTIFICACION DE LOS RECURSOS CRITICOS PARA LA EJECUCION DEL PROCESO
COMPETENCIAS DOCUMENTOS INFRAESTRUCTURA AMBIENTE
Profesionales Asistenciales y Administrativos,

Según normatividad
especialistas Asistenciales y Administrativos , Manuales de Usuario, manuales de aplicación y manuales técnicos, Guía de almacenamiento y custodia de datos. Oficinas - Centro de Computo-
vigente en Salud y
tecnólogos , técnicos en Sistemas y usuarios de Manual de políticas para utilización de equipos de cómputo. Centro de Cableado
Seguridad Ocupacional
equipos de cómputo.
EQUIPOS Equipos de Computo y equipos activos de comunicación

Formato No SI - F001 Solicitud de historia clinica. Formato No SI - F002 Hoja de ruta de historia clinica. Formato
No SI - F003 Control entrega de historias clinicas. Formato No SI - F004 Control generación y validación de RIPS.
Formato No AC - F010 Admisión de Urgencias - preconsulta y consulta. Formato No TO - F002 Asistencia a
reuniones.
REGISTROS INDICADORES Manual de Indicadores
ANEXOS SI NO N°
CLASE DE COPIA ORIGINAL
MACROPROCESO: SISTEMA DE
PROCEDIMIENTO CODIGO: SI-P001-PX001
INFORMACION COPIA N° 01
IDENTIFICACION Y OBTENCIÒN DE
PROCESO: INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE FUENTES DE DATOS O INFORMACION ESTADO ARCHIVO DE
Pagina 1 de 2
DATOS DOCUMENTAL GESTION
1. REFERENCIAL APROBACIÓN
JERARQUIA NOMBRE CARGO UNIDAD FUNCIONAL
German Danilo Parraga Ortegon

Hector Rolando Parraga Ortegon
Guillermo Barrera Niño
ELABORO Luis Eduardo Sanchez Moreno Contratistas Oficina Asesora de Planeación
Orlando Moreno Figueroa
Nancy Esther Camargo
Jaime Andres Quiroga
VALIDO Mauricio Molina Achury Jefe Oficina Asesora de Planeación 115-04 Staff
APROBO Luis Gerardo Cano Villate Gerente 085-02 Gerencia
2. OBJETIVO
Garantizar la identificaciòn y consecuciòn de fuentes de informaciòn que permitan la obtenciòn de datos necesarios para la captura y parametrizaciòn de información..
3. DEFINICIONES
Automatizado: Completamente programado para funcionar. en computadora; se entiende que el sistema debe ser práctico y optimo para un determinado fin. Semiautomatizado: Las salidas
requiere una trasformacion adicional para obtener los resultados esperados. Esquema: Colección de atributos definidos para un objeto o entidad
4. ALCANCE : Todos los funcionarios
5. NORMATIVAS VIGENTES APLICABLES AL PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO: Descritas en normograma .
6. ACTIVIDADES RELACIONADAS :
Direccionamiento Estratégico. Atención y cuidados en la prestación de servicios de salud. Gestión de Recursos físicos. Gestión de Recursos Financieros. Gestión de Talento Humano. Gestión Jurídica.
Evaluación y Control Institucional, Mejoramietno Institucional.
7. DESCRIPCIÓN GENERAL
Efectuar un proceso de levantamiento y revisiòn del tipo de informaciòn y datos requeridos en cada una de las áreas
8. CONTROL DE REGISTROS
8.1 Formato No TO - F002 Asistencia a reuniones.

CODIGO: SI-P001-
MACROPROCESO: SISTEMAS DE INFORMACION PROCEDIMIENTO
PX001
COPIA N° 01
IDENTIFICACION Y OBTENCIÒN DE
ESTADO ARCHIVO DE
PROCESO: INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE DATOS FUENTES DE DATOS O Pagina 2 de 2
DOCUMENTAL GESTION
INFORMACION
9. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
QUE DEBE QUIEN LO DEBE CUANDO LO DEBE

No FLUJO/ RUTA COMO LO DEBE HACER
HACER HACER HACER
Identificar la Identifique la Revise la información requerida por el área para dar cumplimiento
9.1 necesidad. Necesidad Área solicitante a una normatividad interna o externa. Permanentemente
Definir Defina el esquema o formato para levantamiento de informaciòn

esquema o Defina el Esquema o
9.2 formatos. Formato Área solicitante Permanentemente
Identificar las Identifique las Revise e identifique las fuentes de informaciòn de los datos.
Fuentes. Fuentes de datos En caso que la fuente de información no sea automatizada
entregue formato al responsable de su diligenciamiento.
En caso de opción de un sistema de información, obtenga los datos
Se Obtiene de SI Existe la NO y entregue al área solicitante.
forma Remita a En caso de no existir opción por el sistema, remita solicitud al área
Opción en Área solicitante,
Automatizada Sistemas
el Sistema de sistemas quien por medio de consultas a las tablas de los
9.3 Oficina de Sistemas Permanentemente
sistemas de información obtendran la misma.
de Información
NO SI
Entregue el Formato a Obtenga

área que suministra Datos
Información
Obtener los En caso de presentarse algún inconveniente en la obtención de los

datos. datos y estos correspondan a un proceso manual,
Hay Dificultad semiautomatizado o Automatizado aplique Proceso de
obtención de Administración Plataforma Tecnológica, buscando la
datos correspondiente solución del problema para despues volver a
SI obtener los datos de forma correcta.
Área solicitante,
Aplique Proceso Si la dificultad de obtención de datos obedece a desconocimiento
Oficina de Sistemas
NO de Administración en el manejo de alguna herramienta automatizada o
9.4 de Información. Permanentemente
Plataforma semiautomatizada solicite capacitación al área de sistemas, quien
Tecnológica Archivo y
registrará en formato TO - F002 Asistencia a reuniones.
Correspondencia
Inicie procedimiento
alimentación,
almacenamiento y
respaldo de datos
MACROPROCESO: SISTEMA DE CODIGO: SI-P001-
PROCEDIMIENTO
INFORMACION PX002
COPIA N° 01
ALIMENTACIÓN, ALMACENAMIENTO Y
PROCESO: INGRESO Y ALMACENAMIENTO ESTADO ARCHIVO DE
RESPALDO DE DATOS O Pagina 1 de 2
DE DATOS DOCUMENTAL GESTION
INFORMACION

2. OBJETIVO
Disponer de los datos necesarios para ser consultados en el momento que la institución lo requiera, garantizando su almacenamiento y custodia.
3. DEFINICIONES
S.I: Sistema de Información. Automatizado: completamente programado para funcionar. en computadora; se entiende que el sistema debe ser práctico y optimo para un determinado fin.
Semiautomatizado: las salidas requiere una trasformacion adicional para obtener los resultados esperados. Esquema: Colección de atributos definidos para un objeto o entidad, Tablas
maestras: Tablas que poseen campos con atributos y características propias de información.
Direccionamiento Estratégico. Atención y cuidados en la prestación de servicios de salud. Gestión de Recursos físicos. Gestión de Recursos Financieros. Gestión de Talento Humano. Gestión
Jurídica. Evaluación, Control y Mejora.
Realizar la adecuada alimentación, almacenamiento y respaldo de datos que serán utilizados de manera posterior para el procesamiento de la información.
8.1 Formato No SI - F004 Control generación y validación de RIPS

CODIGO: SI-P001-
SISTEMA DE INFORMACION PROCEDIMIENTO
PX002
COPIA N° 01
ALIMENTACIÓN, ALMACENAMIENTO Y
RESPALDO DE DATOS O INFORMACION ARCHIVO DE
NOMBRE DEL PROCESO :INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE DATOS Pagina 2 de 2 ESTADO DOCUMENTAL
GESTION
QUE DEBE QUIEN LO DEBE CUANDO LO

No FLUJO/ RUTA COMO LO DEBE HACER
HACER HACER DEBE HACER
Identificar tipo de Defina el tipo de ingreso de datos.

Información. Si es un ingreso manual, verifique si se trata de registros clínicos,
en caso afirmativo verifique si se trata de datos de admisión, en
tal caso, ingrese datos
Defina el tipo de Ingreso si SI NO según Manual del Software.
Es un Ingreso Es registro Ingrese datos,
de datos Manual manualmente En caso de tratarse de datos de laboratorio, ingrese datos según
Médico manual del software.
9.1 Área solicitante Si los datos son de atención clínica, aplique manual No AC-M001 de Permanentemente
NO SI manejo y diligenciamiento de historias clinicas, valide datos y
aplique instructivo SI - I001 de validación de archivo RIPS.
SI SI Aplique manual de En caso de ser ingreso manual no relacionado con la historia clínica
NO Son datos de
Semiautom NO admisión?
Gestión Documental aplique procedimiento de gestión documental.
atizado
NO
Ingresar o SI Si el tipo de ingreso es automatico ingrese según manual del

Ingrese según
Ingresar según manual
manual Son datos de
registrar Datos software, si existe dificultad en el ingreso de datos, aplique Proceso
Registre y almacene
Registre en medios
y almacene en de software laboratorio?
Según Manuales Administración de Plataforma Tecnologica, de lo contrario guarde
del Software o mediossegún
magnéticos magnéticos
manual datos.
según instructivo
programa respectivo NO
instructivos. SI Si el tipo de ingreso es Semiautomatizado registre y almacene en
medios magneticos segun Manual se programa utilizado (SI - M003
Existe Dificultad
Existe Dificultad NO Son de atención Excel 2003, SI - M004 Access, SI - M005 Power Point, SI - M014
para el ingreso
para ingreso clínica?
de Datos
Datos
Power Archiver, SI - M006 Word, SI - M007 Windows 2000, SI -
SI Aplique Proceso de
Dificultad en Área M008 Linux, Manual Open Office SI - M009 a SI - M013).
9.2 Administración SI Si se presenta alguna dificultad en el registro e Ingreso o Permanentemente
registro y correspondiente
Plataforma SI
almacenamiento almacenamiento remitase al procedimiento de Administración
Tecnológica Aplique Manual de Manejo
Guarde Datos Plataforma tecnológica. Ingrese a aplicativo Cobian la
Aplique Proceso y Diiligenciamiento de
(Aceptar) programación para la realización de copias de seguridad, aplique
Administración Historias Clínicas
Plataforma Tecnológica manual de Cobian SI - M035.
NO
Validar datos y Devuelva Devuelve con

con Valide y compare los datos registrados y almacenados en medios
Devuelva área
área
estructura. con Valide los Datos observación Valide datos e información RIPS, magnéticos, si estos corresponden al montaje de un Sistema de
con Observación
Observación aplique instructivo SI-I001 Información, valide y verifique la estructura y si ambos casos no
son correctos devuelva al área con la correspondiente observación.
NO
Entrege aa
Entregar Valide Estructura
Validar Estructura
Los Datos Sistemas
Sistemas de
son correctos Información
Información La
La Estructura
Estructura
es correcta
es correcta Área
correspondiente y
9.3 SI Permanentemente
SI Sistemas de
Información.
SI
Los datos
Corresponde a
Montaje S.I
Alimentar Tablas y Alimente tablas

Alimentar tablas Importe los datos a las tablas primarias y efectue la verificación en
Verificar base de NO maestras la base de datos, aplicando el manual del Software manejador de
datos. Base de Datos (Manual DGH SI - M015).
Oficina de Sistemas
9.4 Permanentemente
de Información
Verifique Base de
Verificar Base de
Datos
Almacenar y Si los datos a almacenar corresponder a registros clínicos, aplique

custodiar datos. Aplice guia de Continúe con procedimiento Aplique procedimiento procedimiento de custodia de historia clínica.
almacenamiento y de custodia de historia clínica de gestión documental Si los datos son manuales aplique el procedimiento de Gestión
custodia de datos documental.
Área
correspondiente y Si los datos son semiautomatizados o automatizados aplique guía
9.5 de almacenamiento y custodia de datos. Permanentemente
Sistemas de
Inicie procedimiento
Inicie procedimiento de
de Información. Genere informe de oportunidad en la programación de copias de
Transformación
Transformación yy Verificación
Verificación de
de seguridad y reporte a la oficina asesora de planeación los primeros
Datos
Datos 5 días hábiles del mes.
PROCESO: PROCESAMIENTO DE DATOS
PROCEDIMIENTO: TRASFORMACION Y VERIFICACION DE DATOS
INSTRUCTIVO : VALIDACION DE RIPS
ANEXO : SI - PD - A001 FLUJOGRAMA VALIDACION DE RIPS
FLUJO
Solicite datos de información
Tiene historia clínica? NO Ingrese a módulo de apertura de

HC, ingrese datos.
SI
Confirme y actualice datos
Efectúe atención clínica y registre

siguiendo Manual de manejo de historia
clínica
Organice historia clínica según manual de

HC. Folee , relacione en libro y entregue a
auxiliar de información en salud XII -
Urgencias y XIII - hospitalizados, auxiliar
de información I si es de consulta
Verifique contra HC Física y

relación entrega de historias
NO Ingrese a base de datos en excel

Están completas? Informe por escrito a coordinador
de estadístico de facturación y funcional.
registre datos de historias faltante.
SI
Firme en letra clara y legible recibido Jefe de Salas, verifica existencia de CLAP. En caso de faltante
de historias. gestiona su diligenciamiento. Registre médico que atendió .
Revise si tiene procedimiento qx e Revise si la atención es de parto,
ingrese datos de movimiento de separe historias clínica y entregue Revisa si el RN está hospitalizado, anexa
cirugía y registre información. a jefe de salas CLAP a HC del RN. Registra en parte superior izq RN-HX y
entrega HC a Auxiliar de Información XIV
Organice paquetes de HC por
consecutivo .
NO
Auxiliar de Información XIV , ingresa base de datos CLAP.
Ingrese a base de datos de Control Registra datos en software, en caso de datos faltantes, ingresa
SI Verifique traslados, epicrisis, fecha SI como falta dato y registra en libro radicador (N° HC, Fecha,
Es de Hay inconsistencia? de intrahospitalarios y registre
de ingreso y egreso. Nombre del Médico) e informa a jefe de sala de partos.
hospitalización? fechas reales.
NO
Ingrese a DGH, módulo de citas
Ingrese a DGH , opción citas Consolide información y radique a
SI médicas y verifique si existe todas Organiza historias clínicas por fechas de egreso y consecutivo ,
Es de consulta médicas - RIPS e ingrese Estadístico dentro de los 5
los planillas RIPS de la consulta relaciona en libro radicador y entrega al archivo central
externa? información según planilla primeros días del mes
diaria
NO
Separe las hojas de curación de Consolide información, analice

SI Radique a Estadístico dentro de los motivos de error, responsable y
las HC y RU. Verifique hora de ingreso y salida
Es de urgencias? 5 primeros días del mes servicio
Ingrese a según RU y DGH
Macro Circular 30 y de rango de
fechas
NO
SI Ingrese a archivo de horas de Proyecte oficio para información al

Existen diferencias? ingreso / egreso y registre horas area responsable , radique y
Ingrese a DGH y verifique reales archive
diligenciamiento de RIPS de todas
las vias HC, URG y C:EXT NO
Organice registro de urgencias por

consecutivo y confirme que esten
completos
SI Esta SI Separe para entrega al archivo

Existen RIPS? correctamente clinico, organizado en forma
diligenciado? consecutiva
NO NO
Verifique si tiene en el registro SI Ingrese a DGH, módulo de citas

Tiene código CIE
clínico dx CIE 10. médicas u hospitalización y registre
10?
código CIE 10
NO
Ingrese a tabla de modificación de

Códifique , según diagnóstico
datos RIPS y registre el
registrado por el profesional
responsable
Reporte a técnico de RIPS dentro Consolide información, analice Proyecte oficio para información al
de los primeros 5 días del mes motivos de error, responsable y area responsable , radique y
siguiente servicio archive
MACROPROCESO: SISTEMA DE INFORMACION
NOMBRE DEL PROCESO : INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE DATOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALIMENTACIÓN, ALMACENAMIENTO Y RESPALDO DE DATOS O INFORMACIÓN
INSTRUCTIVO SI - I001 GENERACION, DEPURACION Y VALIDACIÓN DE ARCHIVOS RIPS
Nº. ACTIVIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE
Reciba el primer día hábil de cada mes , el Formato SI-F004 Control RIPS y Formato GF-F033 Relación de Envío de cada una de las
1 Sistemas de Información Técnico de Sistemas
entidades a generar RIPS, por parte del área de facturación, siguiendo procedimiento de gestión documental.
Verifique la consistencia de la información registrada en el formato SI-F004 Control RIPS contra la del formato GF-F033, en caso de
alguna novedad informe al personal de facturación y no reciba.
Ingrese al sistema DGH, módulo de admisiones , opción utilidades - Generación de RIPS y genere los RIPS por cada una de las
entidades a las cuales se les prestó el servicio durante el período específico.
Identifique si hay duplicidad de afiliados en vinculados y en el de la población desplazada, en tal caso clasifique en un solo
4 régimen. Sistemas de Información Técnico de Sistemas
OJO CRUCE CON BASE DE DATOS DE DESPLAZADOS.
Ejecute en el archivo de usuarios (US) la consulta de control para población identificar duplicidad y depurar los afiliados que
presenten un tipo de documento incorrecto para la edad.
En la tabla definitiva ( US ) realice los siguientes reemplazos y filtros para complementar y depurar la información.
Verifique el genero de los afiliados.
Depure la información de los medicamentos sin código del ministerio buscando su descripción en segíun anexo del contrato con
Fondo Financiero Distrital.
Depure el archivo AC teniendo en cuenta los siguientes criterios:

Depure la información de la tabla , verifique que todos las consultas tengan su respectivo diagnóstico. En caso de no encontrarse
registrada, consulte la tabla histórica de consulta de dicho usuario y según fecha de atención registrela.
En caso que los diagnósticos inicien por la letra Z , verifique que si la finalidad es "06", causa 15 debe corresponder a dx de
embarazo , en caso contrario debe tener la finalidad de acuerdo a la edad (p y p )
8 Los partos no tienen una clasificación de enfermedad y se asignan al 15 (Otro). Sistemas de Información Técnico de Sistemas
Los diagnosticos “Z” u “O” nunca debe ir como enfermedad general.
Los diagnósticos que inician en “s” o “t”, corresponden a dx de trauma, en tal caso, verifique causa externa según accidente . No
se admite diagnostícos “Y” , “W”, "X" ya que no se especifica la patología.
Diagnósticos de enfermedad general con finalidades de pyp si es resolutivo la finalidad deber ir como 10 (Otro) según resolución
3374.
Depure la tabla de procedimientos teniendo en cuenta los siguientes criterios:

Ámbito del procedimiento de acuerdo a la atención Hospitalización – Urgencias - Ambulatorio.
La fecha de la atención del parto debe tener la misma fecha de nacimiento del recién nacido,
9 Los procedimientos quirúrgicos deben tener un diagnostico diferente a los que inicien por “Z”. Sistemas de Información Técnico de Sistemas
No pueden presentarse registros con un tipo de acto quirúrgico sin tener un diagnostico.
No pueden presentarse registros con un diagnostico sin tener un tipo de acto quirúrgico.
Traumas debe tener dx de hospitalización o urgencias con “S” o “T”.
Verifique que todos los procedimientos tengan responsable, en caso de no ser así , reemplace los vacíos por el tipo de
profesional que corresponda.
Revise que no existen procedimientos quirúrgicos repetidos.
Revise que la cantidad de procedimientos por día y usuario no exceda el estándar establecido contractualmente.
En la tabla de de otros servicios, verifique la coincidencia entre el total de egresos y su registro en hospitalización. Revise que en
el nombre del servicio no existan el caracter ","(coma) Reemplace el tipo de servicio segun la resolución 3374.
Adjunte la tabla de Egresos los pacientes que hayan tenido partos y no se encuentren en dicha tabla.
11 Ejecute la consulta de selección teniendo en cuenta que el criterio ahora será que el código pertenezca al grupo de atenciones de Sistemas de Información Técnico de Sistemas
parto.
Depure la tabla de hospitalizaciones teniendo en cuenta los siguientes criterios:

Revise que la fecha y hora de ingreso y la de salida no sean iguales y el tiempo de hospitalización no sea inferior a 6 horas.
Revise que el diagnóstico no inicie por "Z" ya no corresponde a un diagnóstico de hospitalización.
El único diagnóstico valido es “Z302” esterilización, como diagnostico relacionado nunca de ingreso o de egreso.
La causa externa debe ser “15” para todas las atenciones de parto.
Verifique que no existen duplicidades de registro
En la tabla de nacimientos verifique que no existen duplicidades y que concuerden con los partos cuyo diagnostico es de parto
múltiple, gemelar, etc.
Asegurese que los registros que correspondan a atención de parto tengan la misma fecha del parto. Connfirme que todos los partos
tengan un registro en la tabla de hospitalizaciones.
Revise el Rips de Urgencias con Observación (AU) y veriique si existen duplicidades , en tal caso depure. Revise que las fechas de
15 egresos no sean superiores a 1 dia. Sistemas de Información Técnico de Sistemas
Verfique que no existan diagnósticos con "Z" por las causas ya mencionadas.
Depure y consolide las 9 de las 10 tablas que exige la resolución 3374 estas serian:
1. AC
2. AP
3. AN
4. AH
16 5. AU Sistemas de Información Técnico de Sistemas
6. AT
7. US
8. AF
9. AM
17 Valide todos los archivos con el validador 5.1 de la Secretaria Distrital De Salud. Sistemas de Información Técnico de Sistemas
Los rips de las Administradoras del Régimen Subsidiado(ARS), los de la población desplazada y los de la población vinculada deben
validarse también con el Validador visual emitido por la Secretaria Distrital De Salud.
Grabe los Rips en medio magnético ( diskette) y radique al área de Facturación mediante formato SI - F004 para su envió junto
19 con la facturación. Sistemas de Información Técnico de Sistemas
TIEMPO
Mensualmente
Mensualmente
Mensualmente
Mensualmente
Mensualmente
Mensualmente
Mensualmente
Mensualmente
Mensualmente
Mensualmente
Mensualmente
Mensualmente
Mensualmente
Mensualmente
Mensualmente
Mensualmente
Mensualmente
Mensualmente
Mensualmente
MACROPROCESO: SISTEMA DE INFORMACION PROCEDIMIENTO CODIGO: SI-P001-PX003
COPIA No 1
PROCESO: INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE CUSTODIA DE HISTORIA
Pagina 1 de 3 ARCHIVO DE
INFORMACION CLINICA ESTADO DOCUMENTAL
GESTION

2. OBJETIVO
Brindar una respuesta oportuna a la solicitud de las historias clínicas presentada por diferentes actores, dando cumplimiento a la normatividad vigente en lo relacionado con la confidencialidad de los
registros clínicos.
3. DEFINICIONES
3.1. DGH : Sistema de Información Dinámica Gerencial . 3.2. HC : Historia Clínica. 3.3. AGC : Archivo General de la Nación
4. ALCANCE. Involucra a auxiliares de enfermeria de consultorios, funcionarios de facturación, auditoria de cuentas médicas, epidemiología, médicos, funcionarios de oficina jurídica, funcionarios de
control disciplinario interno.
5. NORMATIVAS VIGENTES APLICABLES AL PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO: Descritas en normograma
6. ACTIVIDADES RELACIONADAS
6.1. Asignación de citas médicas. 6.2. Programación de cirugía. 6.3. Contestación de objeciones. 6.4. Conciliación con entidades. 6.5. Comité de historias clínicas. 6.6. Comité de epidemiología. 6.7. CPC.
Efectuar la búsqueda de las historias clínicas en el archivo de gestión y central, dando respuesta a los requerimientos presentados por diferentes áreas de la institución.
8.1. Formato No SI - F001 Solicitud de historia clinica. 8.2. Formato No SI - F002 Hoja de ruta de historia clinica. 8.3. Formato No SI - F003 Control entrega de historias clinicas. 8.4. Formato No AC -
F010 Admisión de Urgencias - preconsulta y consulta. 8.5 Formato No AC-F003 Orden de Hospitalización.
MACROPROCESO : SISTEMA DE INFORMACION PROCEDIMIENTO CODIGO: SI-P001-PX003
COPIA No 1
PROCESO: INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE INFORMACION CUSTODIA DE HISTORIA CLINICA Pagina 3 de 3 ARCHIVO DE

ESTADO DOCUMENTAL
GESTION
9. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
QUIEN LO DEBE CUANDO LO DEBE HACER
No QUE FLUJO COMO LO DEBE HACER
HACER
Ingresar paciente. Ingrese a DGH, módulo de admisiones y registre ingreso del paciente
Ingrese a DGH, módulo de admisiones y verificando documentos de identificación, aplique proceso de admisión o
efectúe ingreso asignación de servicio.
En caso de paciente programado/ambulatorio, aplique instructivo SI - I002
Alistamiento de Historia Clínica y continúe con proceso de atención en
9.1 Auxiliar Administrativo consulta externa o atención en sala de partos y quirúrgicas. A diario
Es programado/ambulatorio ? SI
Aplique instructivo SI-I002
Alistamiento de Historia Clínica
NO
Valorar y clasificar Valore paciente, aplique procedimiento de priorización de atención de

prioridad de Valore paciente y clasifique nivel de urgencias y clasifique Triage según Guia de Triage.
atención. priorizacíón de atención en urgencias Registre en Formato AC - F010 Preconsulta nivel de clasificación, folee
9.2 Médico de Urgencias cada hoja en la que se efectúe el registro y entregue a autorizaciones A diario
para reporte de atención de urgencias en caso de triage I-II o a
facturación de urgencias para la respectiva facturación.
Solicitar historia Pacientes con triage I-II, aplique procedimiento de autorizaciones y

clínica para continúe procedimiento de atención clínica de urgencias.
pacientes que Es urg triage I- NO Genere factura triage y cierre Imprima formato AC - F010 Atención de Urgencias y solicite historia a
continuan atención. II? ingreso auxiliar de información en salud, si se requiere para la atención.
Auxiliar Administrativo Si se trata de triage III-IV genera factura triage y cierre del ingreso.
SI
de Autorizaciones
9.3 A diario
Imprima Formato AC - F010 Atención en Auxiliar Administrativo
Urgencias y solicite historia a auxiliar de de Facturación
información
Ingresar a módulo Ingrese a la página intranet del hospital, modulo technosoport opción
techosoport y citas- búsqueda de historias, registre el N° documento de la historia a
verifique movimiento Ingrese modúlo technosoport y verifique ubicar y establezca según moviimientos de la misma, lugar de ubicación.
de la historia clínica. movimiento de la historia clínica Si corresponde a un registro clínico de Junio 30 de 2005 hacia atrás,
ingrese al sistema SIGMA y efectúe búsqueda según N° documento de
9.4 Auxiliar de información identidad. Cada 20 min.
Si el paciente no tiene historia clínica efectúe apertura de carpeta de
historia clínica y tarjeta de identificación. Registre el N° de Documento de
identidad, si es un paciente HIJO DE , identifique la carpeta con la fecha
de nacimiento (Día-mes-año).
Localizar historia en Localice historias clínicas en archivo.

archivo. En caso de encontrarla, ingrese al módulo de préstamo de historias
Localice historia clínica en archivo
clínicas, registre el N° Documento de Historia Clínica, N° Folios (Item
comentarios), Nombre quien solicita la historia, servicio solicitante y
nombre del responsable del archivo.
Registre en Formato SI - F002 Hoja de Ruta de Historia Clínica y radique a
Resalte en Formato SI-F001 e inicie
Encuentra HC? NO personal asistencial, en donde se requiere la historia.
9.5 indagación con auxiliar de otros Auxiliar de información Cada 20 min.
servicios En caso de no encontrarla resalte en Formato SI - F001 como faltante e
inicie indagación con auxiliar de otros servicios
SI
Ingrese al modulo de prestamo de HC,

registre en Formato SI - F002 Hoja de Ruta
Efectuar seguimiento Efectue seguimiento de manejo de la historia clínica al interior del servicio.
de historia en Efectúe seguimiento de manejo de historia
9.6 servicio. Auxiliar de información A diario
A
MACROPROCESO : SISTEMA DE INFORMACION PROCEDIMIENTO CODIGO: SI-P001-PX003
COPIA No 1
PROCESO: INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE INFORMACION CUSTODIA DE HISTORIA CLINICA Pagina 3 de 3 ARCHIVO DE

ESTADO DOCUMENTAL
GESTION
QUIEN LO DEBE CUANDO LO DEBE HACER
No QUE FLUJO COMO LO DEBE HACER
HACER
Valorar y definir A Valore paciente y defina conducta.
conducta. Si el paciente requiere hospitalización, elabore orden de hospitalización en
Formato AC-F003, registre en Formato AC-F010 Atención de urgencias y
Valore paciente y defina conducta entregue original del mismo a auxiliar de información y copia a técnico de
autorizaciones.
Solicite firma de recibido de historia en formato SI-F002.
Requiere
SI Elabore orden de hospitalización en
Hospitalición? Formato AC-F003 y entregue Médico de Urgencias
9.7 original a auxiliar de información Médico especialista a diario
tratante
NO
Entregue Atención de Urgencias

original a auxiliar de información
Realizar seguimiento Reciba historia clínica de urgencias de jefe del servicio de urgencias y
en paciente que aplique instructivo N° SI - I003 Custodia de historia en paciente
requiere Solicite HC a jefe del servicio y hospitalizado.
hospitalización. aplique instructivo SI-F003
9.8 Custodia de historia paciente Auxiliar de información Reciba historias clínicas del servicio de pacientes atendidos en el momento A diario
de egreso hospitalario del apoyo administrativo de facturación o de la jefe
hospitalizado del servicio de urgencias.
Recibir historia y Verifique N° HC, Nombre del paciente, código CIE-10 y cantidad de folios.
descargar en Firme con letra legible y clara, registrando fecha y hora en formato N°
módulo de prestamo Reciba historia clínica y descargue en DGH Hoja de ruta.
de historia. Revise que la historia clínica se encuentre organizada, foleada.
Verifique la cantidad de folios entregados por cada tipo de registro,
9.9 Auxiliar de información diligencie formato SI - F003 Formato de Entrega de Historia Clínica y firme A diario
y solicite firma de entregado.
Ingrese a DGH - admisiones y descargue en modúlo de préstamo de
historias clínicas.
Archivar historia. Archive historia clínica según N° de serie.
9.10 Archive historia clínica según N° de serie Auxiliar de información A diario
Generar informe de Ingrese a DGH, modulo de admisiones - reportes generados - entrega de

movimientos y turno y genere reporte de entrega por código de usuario de apoyo
entregar turno. administrativo de facturación.
Verifique contra reporte, historias entregadas por apoyo administrativo de
Genere informe de movimientos y entregue
facturación (Las historias cuyo ingreso aparece facturada deben ser
turno
iguales a las entregadas por el apoyo administrativo de facturación).
9.11 Auxiliar de información A diario
Solicite firma de recibido con nombre claro, fecha y hora.
Efectúe entrega de turno contra reporte de entrega de turno y hoja de
ruta de historias clínicas.
Efectuar seguimiento Revise formato SI - F003, ingresos cuyos registros o historias clínicas no
de historia en Efectúe seguimiento de historia clínica en el han sido entregados.
servicio. servicio Verifique en el servicio, ubicación de la historia clínica.
9.12 Auxiliar de información Descargue en el formato SI - F003 inmediatamente reciba historia clínica. A diario
NOMBRE DEL PROCESO: INGRESO Y ALMACENACIMIENTO DE DATOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CUSTODIA DE HISTORIA CLÍNICA
INSTRUCTIVO SI - I002: ALISTAMIENTO HISTORIA CLÍNICA PARA CONSULTA
Nº. ACTIVIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO

Ingrese a DGH módulo de citas médicas e imprima planilla de consulta por día/mes/especialidad, Oficina Asesora de Auxiliar de Información en
1 A diario
registre rango de código de médico de 01 a 999. Planeación Salud
Verifique si es menor de 17 años sin tarjeta de identidad, en éste caso, resalte en el plantilla y ubique
Oficina Asesora de Auxiliar de Información en
2 por fecha de nacimiento en el archivo físico. A diario
Planeación Salud
En caso contrario ubique por número de documento de identidad.
3 Clasifique planilla por sede e inicie búsqueda en el archivo. A diario
Planeación Salud
Localice historias clínicas en archivo.

En caso de encontrarla separe, señale en planilla. Oficina Asesora de Auxiliar de Información en
4 A diario
En caso de no encontrarla resalte en planilla como faltante e indague con los demás auxiliares de Planeación Salud
información en salud la ubicación de la misma.
Tome historias clínicas contra Formato N° 01 IMI de Asignación de citas, si la solicitud fue manual o
formato RIPS si fue a través de DGH y entregue a Auxiliar de Información en Salud- Sede II o auxiliar
de consultorio.
Verifique contra listado, Nombre del usuario, N° HC y folios de las historias a entregar.
Solicite firma legible y clara de auxiliar de información en salud - Sede II y entregue HC a las 17 Oficina Asesora de Auxiliar de Información en
5 A diario
horas. Planeación Salud
Auxiliar de información - Sede II , trasladece a través del vehiculo institucional, aplique procedimiento
de gestión documental para traslados de documentos y entregue bajo Formato N° Asignación de citas
médicas o Formato RIPS historias clínicas a Auxiliar de información Archivo. Verifique N° HC, Nombre y
cantidad de folios. Solicite firma de recibido con letra legible y clara. Archive copia de recibido.
Entregue historias clínicas a las 12 am y 6:45 pm del día de la consulta en archivo clínico mediante
Formato RIPS. En caso de sede II entregue historias a las 17:30 horas.
Consulta Externa, Salas
6 En caso de solicitudes de historia por áreas consultantes, entregue historias al dia siguiente de la Auxiliar de Enfermería A diario
de Cirugía
solicitud.
Verifique N° HC, Nombre del paciente y cantidad de folios.

Firme con letra legible y clara, registrando fecha y hora en copia de formato N° de solicitud o formato Oficina Asesora de Auxiliar de Información en
7 A diario
N° asignación de citas. Planeación Salud

8 Archive historia clínica. A diario
Planeación Salud
NOMBRE DEL PROCESO: INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE DATOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CUSTODIA DE HISTORIA CLÍNICA
INSTRUCTIVO SI - I003: CUSTODIA DE HISTORIA CLINICA EN PACIENTE HOSPITALIZADO
Revise orden de hospitalización, servicio a hospitalizar y radique historia contra Formato SI-F002 Hoja
1 de Ruta, solicite firma del personal asistencial del servicio que recibe la historia. Exija letra legible y A diario
Planeación Salud de Urgencias
clara. Registre N° Folios, fecha y hora.

2 Ingrese al módulo de admisiones,opción censo hospitalario y genere censo por servicio. A diario
Planeación Salud de Hospitalización
Revise existencia de historia clínica de cada uno de los pacientes, hoja de admisión, documento de Oficina Asesora de Auxiliar de Información en
3 A diario
identidad y copia del carnet de salud. Planeación Salud de Hospitalización
Verifique correspondencia del censo físico contra lo reportado en el sistema DGH, en caso de
4 inconsistencia informe a la coordinación de enfermería y a la oficina asesora de planeación, para el A diario
respectivo seguimiento.
Efectúe seguimiento de la historia al interior del servicio, en caso de egreso hospitalario revise el Oficina Asesora de Auxiliar de Información en
4 A diario
diligenciamiento correcto de la epicrisis, según manual de diligenciamiento de historia clínica AC-M001. Planeación Salud de Hospitalización
Verifique codificación CIE 10, diagnósticos contra códigos, revise consistencia y en caso de novedad Oficina Asesora de Auxiliar de Información en
5 A diario
gestione ante profesional de salud la corrección del mismo. Planeación Salud de Hospitalización
Reciba historia clínica de jefe del servicio, en el momento del egreso hospitalario, verifique
6 organización, foleación . A diario
Firme recibido de entrega en libro radicador registrando fecha, hora y N° Folios por tipo de registro.

7 Ingrese al módulo de préstamo de historia clínica, efectúe descargue de la misma. A diario
Ingrese a sistema DGH y genere informe de egresos hospitalarios por servicio, confronte que las
historias recibidas corresponden al 100% de los egresos hospitalarios realizados durante el día. En Oficina Asesora de Auxiliar de Información en
8 A diario
caso existir alguna novedad, reporte por escrito al jefe de oficina asesora de planeación y a la Planeación Salud de Hospitalización
subgerencia de servicios de salud.
9 Archive historia clínica por serie. A diario
NOMBRE DEL PROCESO: INGRESO Y ALMACENACIMIENTO DE DATOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTION DOCUMENTAL
INSTRUCTIVO SI - I004: RECEPCION DE CORRESPONDENCIA EXTERNA
Verifique si los documentos conciernen a la entidad. En caso negativo

Subgerencia Administrativa y Técnico de Archivo y
1 devuevla al usuario informando el motivo por el cual no se recibe. En caso A diario
Financiera- Area de Correspondencia correspondencia
afirmativo continúe procedimiento.

2 Verifique nombre del destinatario, anexos, copias, folios. A diario
Radique en la base de datos cuando al revisar no tiene observaciones:

N° de recorrido.
Si es correspondencia, externa.
Dependencia de origen.
Destino.
Clase de documento.
3 Trámite. A diario
Actividad.
Medio de envío, recorrido interno, mensajería externa, correo post express o
certificado, casilleros de las áreas.
N° Folios.
N° Anexos.
Copias y asunto.
Imprima el sticker para el original.

Destinatario.
4 Dependencia remitente. A diario
Legajo consecutivo de radicación externa.
Copias adicionales.
Revise si es un documento ordinario, en caso afirmativo coloque en las

valijas según corresponda a cada área. En caso negativo, direccione
inmediatamente de acuerdo a las especificaciones del documento asi:
Derechos de petición y tutelas : Directamente a la oficina jurídica.
5 Juzgados y fiscalias : Cuando existe notificación de preso enviar A diario
directamente a la oficina de desarrollo institucional.
Quejas, Reclamos y Sugerencias de usuarios : Si vienen a nombre del
Gerente, remitir la Gerencia.
Requerimientos de entes de control: Directamente a la Gerencia.

6 Imprima el reporte por el recorrido de control de correspondencia entregada A diario

7 Entregue las valijas a las secretarias en los horarios establecidos. A diario
INSTRUCTIVO SI - I005: ENVIO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA
Verifique si los documentos conciernen a la entidad. En caso negativo

devuelva y registre en Formato No SI-F015 Control de Devolución e Subgerencia Administrativa y Técnico de Archivo y
1 A diario
identifique área que se le efectúe la devolución.En caso afirmativo continúe Financiera- Area de Correspondencia correspondencia
procedimiento

2 Verifique nombre del destinatario, anexos, copias, folios A diario
Radique en la base de datos cuando al revisar no tiene observaciones:

N° de recorrido.
Si es correspondencia, externa.
Dependencia de origen.
Destino.
Clase de documento.
3 Trámite. A diario
Actividad.
Medio de envío, recorrido interno, mensajería externa, correo post express o
certificado, casilleros de las áreas.
N° Folios.
N° Anexos.
Copias y asunto.
Imprima el sticker para el original.

Destinatario.
4 Dependencia remitente. A diario
Legajo consecutivo de radicación externa.
Copias adicionales.

5 Entregue al mensajero en el horario establecidos. A diario

6 Realice ruta del mensajero de acuerdo con las necesidades. A diario

INSTRUCTIVO SI - I006: MANEJO DE CORRESPONDENCIA INTERNA
Elabore los documentos de acuerdo a su competencia y especificaciones Subgerencia Administrativa y Técnico de Archivo y
1 A diario
según Manual de Correspondencia. Financiera- Area de Correspondencia correspondencia

2 Trámite firma o v°b° de los jefes inmediatos de quien corresponda. A diario
Radique en la oficina correspondiente de acuerdo al asunto o competencia, Subgerencia Administrativa y Técnico de Archivo y
3 A diario
solicite firma con letra clara, legible, fecha y hora. Financiera- Area de Correspondencia correspondencia
Archive la copia con la firma de recibido , en consecutivo o en la serie Subgerencia Administrativa y Técnico de Archivo y
4 A diario
corespondiente según la TRD. Financiera- Area de Correspondencia correspondencia
Radique en libro radicador los documentos que se reciben de las demás Subgerencia Administrativa y Técnico de Archivo y
5 A diario
dependencias del hospital. Financiera- Area de Correspondencia correspondencia
6 Direccione los documentos al coordinador o jefe del área respectiva. A diario
INSTRUCTIVO SI - I007: ESQUEMA DE ARCHIVO
Realice la lectura del documento. Subgerencia Administrativa y

1 Secretaria A diario
Financiera- Area de Correspondencia
Verifique que sea un documento de archivo. Si no lo es, ubique el lugar Subgerencia Administrativa y
adecuado para archivarlo y márquelo como documento de gestión. Financiera- Area de Correspondencia
Identifique el asunto y el expediente a los que pertenece.

Subgerencia Administrativa y
3 Localice la caja o carpeta dentro del archivador. Secretaria A diario
Verifique el estado físico del documento. Subgerencia Administrativa y

Guarde el documento en forma cronológica dentro de la unidad archivística

5 (caja, carpeta ó fólder). Secretaria A diario
Diligencie la hoja de inventario del expediente. Subgerencia Administrativa y


INSTRUCTIVO SI - I008: INVENTARIO DE ARCHIVO DE GESTION
1 Tome las hojas de inventario de cada carpeta o unidad archivística Secretaria A diario
Consolide en un listado por serie documental, el contenido de los archivos Subgerencia Administrativa y
indicando su ubicación física. Financiera- Area de Correspondencia
Notifique y envíe copia de este inventario al responsable de la Subgerencia Administrativa y
documentación. Financiera- Area de Correspondencia
Notifique y envíe al coordinador de archivo y correspondencia copia Subgerencia Administrativa y

actualizada del contenido de los archivos. Financiera- Area de Correspondencia
INSTRUCTIVO SI- I009: TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS DEL ARCHIVO DE GESTION AL ARCHIVO CENTRAL
1 Seleccione la documentación que debe transferir. Secretaria A diario
Verifique que el grupo de documentos que va a transferir ya ha cumplido su Subgerencia Administrativa y

trámite y concluyó el asunto o la negociación que lo generó. Financiera- Area de Correspondencia
Realice una comparación del contenido de la unidad documental con la

3 Tabla de Retención Documental validando que existan todos los tipos Secretaria A diario
documentales básicos.
Realice una valoración y selección de los documentos de gestión que se Subgerencia Administrativa y
encuentren en esta carpeta. Financiera- Area de Correspondencia
Elimine el material metálico, cintas, alfileres, cauchos o cualquier tipo de

5 objetos que puedan deteriorar los documentos, desdoblar y desarrugar las Secretaria A diario
hojas.
Verifique que en el inventario estén relacionados todos los documentos a

6 transferir; en caso contrarío cree un inventario de los documentos a Secretaria A diario
transferir.
Diligencie el formato de transferencia por unidad archivista, expediente, caja Subgerencia Administrativa y
o fólder. Financiera- Area de Correspondencia
Lleve al archivo central las unidades a transferir en los días establecidos Subgerencia Administrativa y
para recibir documentación. Financiera- Area de Correspondencia
9 Reclame del archivista del Archivo Central el documento de recibido. Secretaria A diario
INSTRUCTIVO SI - I010: ELIMINACION DE DOCUMENTOS DE GESTION
1 Ubique las carpetas con los documentos de gestión. Secretaria A diario
Verifique que no exista ningún documento que haga parte de la tabla Subgerencia Administrativa y
documental de su dependencia. Financiera- Area de Correspondencia
Verifique que los originales de la documentación existan en la dependencia Subgerencia Administrativa y
responsable de su conservación Financiera- Area de Correspondencia
4 Realice un acta ó notifique al coordinador del archivo. Secretaria A diario
5 Elimine la documentación conforme al procedimiento establecido para ello. Secretaria A diario
INSTRUCTIVO SI - I011: CONSULTA DE DOCUMENTOS
1 Diligencie una solicitud. Area solicitante Personal solicitante A diario
Autorice la solicitud especificando

si existe excepción para sacar documentos fuera de la sala, el tiempo y los Subgerencia Administrativa y
2 Técnico de archivo A diario
términos del préstamo. Financiera- Area de Correspondencia
3 Informe al usuario. Técnico de archivo A diario
4 Verifique solicitud y autorización. Técnico de archivo A diario
5 Identifique el tema de consulta. Técnico de archivo A diario
6 Verifique en el inventario la ubicación del documento. Técnico de archivo A diario
7 Ubique el expediente dentro del archivador. Técnico de archivo A diario
Efectúe apertura del expediente y localice el documento o documentos a Subgerencia Administrativa y

consultar. Financiera- Area de Correspondencia
Deje una guía en el expediente del cual se retira el documento, indicando Subgerencia Administrativa y
que falta un documento y quién lo tiene. Financiera- Area de Correspondencia
10 Diligencie el libro de control de préstamos Técnico de archivo A diario
11 Ubique nuevamente la carpeta en su lugar. Técnico de archivo A diario
12 Entregue al usuario la documentación específica de su solicitud. Técnico de archivo A diario
Firme el libro de préstamos y realizar la consulta inmediatamente en la sala Subgerencia Administrativa y

y en el tiempo en el cual se autorizó. Financiera- Area de Correspondencia
Retornar la documentación a su lugar después de la consulta, verificando

14 Area solicitante Personal solicitante A diario
que se encuentra completa.
15 Realice periódicos controles de préstamos de documentos. Técnico de archivo A diario
INSTRUCTIVO SI - I012: LIMPIEZA DE DOCUMENTOS

1 Abra los archivadores para que entre aire. Secretaria A diario
Limpie los medios de almacenamiento de documentos teniendo precaución Subgerencia Administrativa y

de no crear riesgo de deterioro por humedad. Financiera- Area de Correspondencia
Limpie las partes externas de los documentos con una brocha suave Subgerencia Administrativa y
eliminando el polvo acumulado. Financiera- Area de Correspondencia
Elimine el material metálico, cintas, alfileres, cauchos o cualquier tipo de

4 objetos que puedan deteriorar los documentos, desdoblar y desarrugar las Secretaria A diario
hojas.
5 Identifique material afectado por humedad o deterioro. Secretaria A diario
Notifique al coordinador de archivo en caso de identificar documentos Subgerencia Administrativa y

importantes con riesgo de deterioro como humedad o exceso de luz. Financiera- Area de Correspondencia
RESPONSABLE: Unidades
Funcionales del Hospital, Jefe Oficina
NOMBRE DEL PROCESO : PROCESAMIENTO DE DATOS E INFORMACION
Asesora de Planeación, Responsable
de la oficina de Sistemas.
OBJETIVOS: Transformar la información primaria o secundaria, mediante procesos manuales o automatizados, en información interpretable y útil a la ALCANCE: Todas las áreas que
organización, de tal forma que contribuya a la toma de decisiones. presentan necesidad de Información.
SALIDAS CRITICAS (Identificacion,

Requisitos y Procesos)
Atención y cuidados en la prestación de Transformación y Verificación de
servicios de salud. Datos e Información
Parametrización Básica y cargue Cruce de informacion
Gestión de Recursos físicos. Tomar los datos almacenados para el
de información en aplicativos manual y electronica -
Gestión de Recursos Financieros. procesamiento de información, Datos procesados.
Información Primaria y revisión y auditorias
Gestión de Talento Humano. efectuando control mediante la
secundaria internas.
Gestión Jurídica. verificación de la misma y
Evaluación, Control y Mejora. posteriormente salvaguardándola.
Profesionales Asistenciales y
Administrativos, especialistas Asistenciales Oficinas, Centro de Según normatividad
Manuales de Usuario, manuales de aplicación y manuales técnicos
y Administrativos, tecnólogos, técnicos en Cómputo, Centro de vigente en Seguridad y
Manual de políticas para utilización de equipos de cómputo.
Sistemas y usuarios de equipos de Cableado Salud Ocupacional
cómputo.
EQUIPOS Equipos de Cómputo y equipos activos de comunicación
REGISTROS Formatos captura de Información, Log de Auditoria Sistematizados. INDICADORES Manual de Indicadores
PROCEDIMIENTO CODIGO : SI-P002-PX001
INFORMACION
COPIA N° 01
TRANSFORMACIÓN Y ESTADO ARCHIVO DE

PROCESO: PROCESAMIENTO DE DATOS Pagina 1 de 2
VERIFICACIÓN DE DATOS DOCUMENTAL GESTION

Guillermo Barrera Niño.
ELABORÓ Luis Eduardo Sanchez Moreno. Contratistas Oficina Asesora de Planeación
Jefe de Oficina Asesora de

VALIDÓ Mauricio Molina Achury Staff
Planeación
APROBÓ Luis Gerardo Cano Villate Gerente Gerencia
2. OBJETIVO
Transformar los datos mediante procesos manuales o automatizados, en información interpretable y útil a la organización, de tal forma que contribuya a la toma de decisiones.
3. DEFINICIONES
Automatizado: Completamente programado para funcionar. en computadora; se entiende que el sistema debe ser práctico y optimo para un determinado fin. Semiautomatizado: Las
salidas requiere una trasformacion adicional para obtener los resultados esperados. Esquema: Colección de atributos definidos para un objeto o entidad

Direccionamiento Estratégico. Atención y cuidados en la prestación de servicios de salud. Gestión de Recursos físicos. Gestión de Recursos Financieros. Gestión de Talento Humano. Gestión
Jurídica. Evaluación, Control y Mejora.
Tomar datos almacenados para el procesamiento de información, efectuando control mediante la verificación de la misma y posteriormente salvaguardándola.
CODIGO : SI-P002- CLASE DE COPIA ORIGINAL
MACROPROCESO: SISTEMA DE INFORMACION PROCEDIMIENTO
PX001 COPIA N° 01
TRANSFORMACIÓN Y ESTADO ARCHIVO DE

PROCESO: PROCESAMIENTO DE DATOS Pagina 2 de 2
VERIFICACIÓN DE DATOS DOCUMENTAL GESTION
CUANDO LO DEBE
QUE DEBE QUIEN LO DEBE
No FLUJO/ RUTA COMO LO DEBE HACER HACER
HACER HACER
Definir la Identifique y defina la necesidad de información

necesidad de Defina la Necesidad planteada de acuerdo a los requerimientos internos o
procesamiento. externos para el respectivo procesamiento.
9.1 Área solicitante Registre en libro radicador recepción del requerimiento, Permanentemente
especifique tipo de solicitud, fecha y hora.
Identificar tipo y
fuente de datos. Identifique la fuente
de datos
Identifique el medio o la fuente de los datos para la
obtención de la información. De no llegar a ser
9.2 Área solicitante automatizada la fuente, prepare y aliste la información Permanentemente
Obtiene la NO primaria y secundaria para su posterior procesamiento y
Prepare información
fuente de modo almacenamiento.
primaria y secundaria
Automatizado
Procesar y
almacenar datos. SI Aplique Proceso Adm.
Existe Dificultad SI
en la preparación Plataforma Tecnológica
de Información
Ejecute opción NO
S Requiere según manual Transforme
I Almacenamiento software los datos Si la fuente de datos se obtiene de forma automática
(procesamiento) aplique el manual de software correspondiente (SI -
M015 DGH, SI - M016 Nómina, SI - M017 Costos, SI -
M018 Labcore, SI - M019 Labgen, SI - M020 Digiturno,
Existe dificultad en SI Aplique Proceso Adm. AC-A.US-G001 Guia de manejo de software de quejas y
la transformación Plataforma
Almacene reclamos, SI - G002 Guia base de datos de referencia y
9.3 de datos Tecnológica Área solicitante Permanentemente
contrareferencia, SI - G003 Guia manejo matriz SCHIP )
y genere almacenamiento de datos si este lo requiere.
NO De no poder llegarse a efectuar las actividades de
preparación o alistamiento de la información, la
Almacene transformación y almacenaje de datos, aplique proceso
Datos de Plataforma tecnológica.
Existe Dificultad en SI Aplique proceso:

el almacenamiento Administración
NO
de datos Plataforma
Tecnológica
NO
Validar y
custodiar datos. Valide
Datos
Los datos NO
SI
son
Efectúe la validación de datos semiautomáticos y en
correctos
Área solicitante y caso de ser estos correctos aplique la correspondiente
9.4 Aplique Guia de Sistemas de guía de almacenamiento y custodia de datos, de lo Permanentemente
almacenamiento y Información contrario retorne al proceso de transformación de los
custodia
datos.
Inicie procedimiento de Salida

y entrega de información
RESPONSABLE: Unidades Funcionales

del Hospital, Jefe de Oficina Asesora de
NOMBRE DEL PROCESO : SALIDA Y ENTREGA DE DATOS E INFORMACION
Planeación, Responsable de la oficina
de Sistemas.
ALCANCE : Todas las áreas que

OBJETIVOS: Satisfacer las necesidades de información magnética o manual, de tipo interno y externo que contribuya a la adecuada y acertada toma de decisiones.
presentan necesidad de Información.
MEDIDAS DE SALIDAS CRITICAS

PROCESOS QUE ENTREGAN ENTRADAS PROCEDIMIENTOS
CONTROL (Identificacion, requisitos y procesos )
Atención y cuidados en la prestación de Salida y entrega de Datos e Información.
servicios de salud.
Información impresa -
Gestión de Recursos físicos. Mediante la ejecución de procesos manuales,
Ingreso, Almacenamiento y Información almacenada
Gestión de Recursos Financieros. automatizados y semiautomatizados obtener Datos e Informes
procesamiento de datos. - Auditorias de
Gestión de Talento Humano. información que pueda ser utilizada en procesos
Información.
Gestión Jurídica. posteriores y que contribuya a la adecuada toma
Evaluación, Control y Mejora. de decisiones.
Oficinas, Centro de
Profesionales, especialistas , tecnólogos Según normatividad
Manuales de Usuario, manuales de aplicación y manuales técnicos Cómputo, Centro de
, técnicos en Sistemas y usuarios de vigente en Seguridad y
Manual de políticas para utilización de equipos de cómputo . Cableado, equipos de
equipos de computo Salud Ocupacional
cómputo
EQUIPOS Equipos de Cómputo, equipos activos de comunicación y medios de almacenamiento.
REGISTROS Libro Radicador INDICADORES Manual de Indicadores

ANEXOS SI NO N°
PROCEDIMIENTO CODIGO: SI-P003-PX001
INFORMACION
COPIA N° 01
ESTADO ARCHIVO DE
PROCESO: SALIDA DE INFORMACION SALIDA Y ENTREGA DE INFORMACION Pagina 1 de 2
DOCUMENTAL GESTION

Guillermo Barrera Niño.
ELABORÓ Luis Eduardo Sanchez Moreno. Contratistas Oficina Asesora de Planeación
Jefe de Oficina Asesora de

VALIDÓ Mauricio Molina Achury Staff
Planeación
APROBÓ Luis Gerardo Cano Villate Gerencia Gerente
2. OBJETIVOS
Garantizar la entrega de información con optimos niveles de calidad que permita la adecuada toma de decisiones y el cumplimiento de requerimientos externos.
3. DEFINICIONES
Automatizado: Completamente programado para funcionar. en computadora; se entiende que el sistema debe ser práctico y optimo para un determinado fin. Semiautomatizado: Las salidas
requiere una trasformacion adicional para obtener los resultados esperados.

6. ACTIVIDADES RELACIONADAS:
Direccionamiento Estratégico. Atención y cuidados en la prestación de servicios de salud. Gestión de Recursos físicos. Gestión de Recursos Financieros. Gestión de Talento Humano. Gestión Jurídica.
Evaluación, Control y Mejora.
Validar y entregar la información procesada a las áreas o entes que lo requieran.
8.1 Libro radicador.

CODIGO : SI-P003-
MACROPROCESO: SISTEMA DE INFORMACION PROCEDIMIENTO
PX001
COPIA N° 01
SALIDA Y ENTREGA DE ESTADO ARCHIVO DE

PROCESO: SALIDA DE INFORMACION Pagina 2 de 2
INFORMACION DOCUMENTAL GESTION
CUANDO LO
QUE DEBE QUIEN LO DEBE
No FLUJO/ RUTA COMO LO DEBE HACER DEBE HACER
HACER HACER
Identificar el tipo Defina el tipo de salida, según almacenamiento.

Defina el tipo de salida
de salida de según almacenamiento Si la fuente es manual, verifique si se trata de un registro
datos. clínico, en tal caso aplique procedimiento de custodia de
historia clínica, entregue la información al área solicitante.
Es un SI Aplique En caso de no tratarse de una historia y ser de almacenamiento
Fuente SI registro procedimiento de manual, aplique procedimiento de gestión documental.
manual clínico?
9.1 custodia de HC Área emisora Permanentemente
NO
NO
Aplique procedimiento
de gestión
documental
Generar informe. Si no es fuente manual genere el correspondiente informe con

Genere base en el procesamiento de datos aplicando el manual de
9.2 Informe Área emisora software correspondiente (SI - M015 a SI - M020). Permanentemente
Validar y Remitir Valide y verifique que la información suministrada por el

información. Valide proceso Automatico o semiautomatico es correcta. Si es asi,
información entregue mediante libro radicador, registrando fecha y hora, al
área solicitante siguiendo procedimiento de gestión
documental.
SI En caso contrario y si la información es semiautomatizada se
Información Radique en el
correcta debe aplicar proceso Administración Plataforma Tecnológica.
área solicitante
Si el procesamiento no es automatizado se debe aplicar el
proceso Procesamiento de datos.
NO
9.3 Aplique Proceso Área emisora Revise oportunidad en la entrega de informes según lo Permanentemente
Procesamiento de registrado en libro radicador y genere informe.
NO datos
El Procesamiento
es Automatizado
SI
Aplique Proceso
Fin
Admon.plataforma
Tecnológica
RESPONSABLE: Jefe Oficina

Asesora de Planeación,
NOMBRE DEL PROCESO: ADMINISTRACION DE LA PLATAFORMA TECNOLOGICA
Coordinador Oficina de
Sistemas.
ALCANCE : Todas las áreas

OBJETIVOS: Garantizar la optimización de los recursos tecnológicos y el fortalecimiento institucional mediante el desarrollo de procesos sistemáticos para la
que hacen uso de equipos
adecuada aplicación de tecnología informática, archivo y de comunicaciones.
informaticos.
SALIDAS CRITICAS (identificacion,

requisitos Y Procesos )
Direccionamiento Estratégico. Administración de Hardware y Software.

Formatos de solicitud de
Atención y cuidados en la prestación de Garantizar, fomentar y velar por el buen
soporte, memorandos,
servicios de salud. funcionamiento y el aprovechamiento de los
Ingreso, inventario Hardware y
Gestión de Recursos físicos. recursos de software y hardware del Hospital La
almacenamiento, Software, actas de
Gestión de Recursos Financieros. Victoria, brindando soporte a nivel de Solución a necesidad planteada.
procesamiento y mantenimiento a cargo de
Gestión de Talento Humano. mantenimiento de equipos de cómputo, servidores,
salida de datos. terceros, seguimiento
Gestión Jurídica. impresoras, sistemas de comunicación, software de
ejecucion de contratos de
Evaluación, Control y Mejora. base y aplicativos específicos.
mantenimiento.
Atención y cuidados en la prestación de
servicios de salud. Gestión Documental
Documentos
Gestión de Recursos físicos. Realizar actividades de manejo y organización de Base de datos. Documento de gestión.
recepcionadas.
Gestión Financiera. los documentos recepcionados y generados Archivo de gestión y Documento de archivo central.
Documentos
Gestión de Talento Humano. logrando consolidar la memoria documental de la central Documento archivo histórico.
generados
Gestión Jurídica. entidad en función de su gestión.
Oficinas, Centro de Según normatividad

Manuales de Usuario, manuales de aplicación y manuales técnicos,
Profesionales, especialistas, tecnólogos Cómputo, Centro de vigente en salud y
manual de políticas para utilización de equipos de cómputo, guia de almacenamiento y custodia de
y técnicos en Sistemas. Cableado y equipos de seguridad
datos,
cómputo. ocupacional
EQUIPOS Equipos de Cómputo, equipos activos de comunicación y medios de almacenamiento.

Formato No SI - F006 Solicitud de soporte técnico. Formato No SI - F009 Bitacora seguimiento
Manual de
REGISTROS sistema de información. Formato No SI - F013 Identificaciòn de archivos. Formato No SI - F014 INDICADORES
Indicadores
Traslado de documentos.
ANEXOS SI NO N°
MACROPROCESO : SISTEMA DE CODIGO : SI-P004-
PROCEDIMIENTO
INFORMACIÓN PX001
COPIA N° 01
PROCESO: ADMINISTRACION DE LA ADMINISTRACION DE SOFTWARE Y ESTADO

Pagina 1 de 2 ARCHIVO DE GESTION
PLATAFORMA TECNOLOGIA HARDWARE DOCUMENTAL

ELABORÓ Luis Eduardo Sanchez Moreno Contratistas Oficina Asesora de Planeación
VALIDÓ Mauricio Molina Achury Jefe de Oficina Asesora de Planeación Staff
APROBÓ Luis Gerardo Cano Villate Gerente Gerencia
2. OBJETIVO
Garantizar el adecuado funcionamiento, disponibilidad, integridad, seguridad e implementación de los Sistemas de Información hospitalarios con los cuales cuenta la institución
3. DEFINICIONES
Automatizado: Completamente programado para funcionar. en computadora; se entiende que el sistema debe ser práctico y optimo para un determinado fin. Semiautomatizado: Las
salidas requiere una trasformacion adicional para obtener los resultados esperados.

5. NORMATIVAS VIGENTES APLICABLES AL PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO: Descritas en normograma
Direccionamiento Estratégico. Atención y cuidados en la prestación de servicios de salud. Gestión de Recursos físicos. Gestión de Recursos Financieros. Gestión de Talento Humano.
Gestión Jurídica. Evaluación, Control y Mejora.
Garantizar, fomentar y velar por el buen funcionamiento y el aprovechamiento de los recursos de software y hardware del Hospital La Victoria, brindando soporte a nivel de mantenimiento
de equipos de cómputo, servidores, impresoras, sistemas de comunicación, software de base y aplicativos específicos.
8.1 Formato No SI - F006 Solicitud de soporte técnico. 8.2 Formato No SI - F007 Ficha estado final. 8.3 Formato No SI - F008 Control de mantenimiento 8.4 Formato No SI - F009
Bitacora seguimiento sistema de información. 8.5 Formato No SI - F012 CB - Inventario de Software.
MACROPROCESO: SISTEMA DE INFORMACIÓN PROCEDIMIENTO CODIGO: SI-P004-PX001
COPIA N° 01
ARCHIVO DE
PROCESO: ADMINISTRACION DE LA PLATAFORMA TECNOLOGIA ADMINISTRACION DE SOFTWARE Y HARDWARE Pagina 2 de 2 ESTADO DOCUMENTAL
GESTION
CUANDO LO DEBE
No QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER
HACER
Identificar la Identifique y establezca si se presenta una dificultad en el ingreso,

necesidad. Identificacion de procesamiento o salida de datos.
Necesidades En caso de no tener disponibilidad de la red eléctrica o del sistema de
9.1 Funcionario de la entidad información, registre en Bitacora SI - F009 Seguimiento Sistema de Permanentemente
información y aplique plan de contingencia correspondiente.
Formalizar y entregar Documente la problemática y presentela a la oficina de Sistemas, radique

necesidad Formalizacion y entrega
Funcionario que identifica la solicitud en formato SI - F006 Solicitud de soporte técnico y/o sistema de
de necesidades Cada vez que se
identificada. problemática información.
9.2 recepciona una
Ingeniero, técnico o tecnológo Ingrese en base de datos de control de Soporte la solicitud radicada.
problemática
de sistemas
Evaluar solicitud y/o Evaluacion Analice la problemática recepcionada para determinar si es competencia
necesidad. solicitud del area o no, en caso de no serlo, remita el documento al área
Apoyo Profesional correspondiente de lo contrario, continúe con el proceso. Cada vez que se
9.3 NO Especializado de Sistemas, recepciona una
Necesidad de Canalizar Area Ingeniero de Sistemas problemática
Sw o Hw competente
SI
Análizar y generar Analice preliminarmente y de forma rapida si se existe viabilidad para dar
Analisis
viabilidad. respuesta a la necesidad, de no ser asi remita respuesta oficial al área
preliminar
Fin Apoyo Profesional solicitante, especificando que no es viable, aplique procedimento de Cada vez que se
9.4 Especializado de Sistemas, gestión documental (Envío de correspondencia). recepciona una
NO Oficializar Ingeniero de Sistemas problemática
Viable
Respuesta
Si
SI
Determinar Tipo de Determine si la solicitud o problema presentado es de algun Sistema de
NO
solicitud. S.I. información o de licenciamiento de software, de no ser asi continue con
Soporte de Hardware y software. En caso de ser licenciamiento de
SI Apoyo Profesional Cada vez que se
software, diligencie formato No SI - F012 CB - Inventario de Software.
9.5 Especializado de Sistemas, recepciona una
Ingeniero de Sistemas problemática
Montaje
SI NO
Asignar Responsable. Asignar Ubique entre el personal de sistemas la persona mas indicada para dar
Asignar
responsable Responsable Apoyo Profesional respuesta a la solicitud. Cuando se identifique
9.6
Especializado de Sistemas el lider o responsable
Adquirir HW o Sw. Analice de forma detallada la labor a realizar para solucionar la necesidad
Analisis
detallado del requerimiento, en caso de ser adquisición de Sw o Hw, aplique
procedimiento de adquisiciones de bienes o insumos y realice el
correspondiente seguimiento.
NO Adquisicion
Hw/Sw
Apoyo Profesional Despues que se ha
9.7
SI Especializado de Sistemas, recepcionado la
Ingeniero de Sistemas problemática
Concepto
Tecnico
Aplique procedimiento
adquisición de bienes y servicios
Determinar Determine si la solicitud o problema presentado por el Sw o Hw es

Responsable. Apoyo Profesional solucionable por el área de sistemas, de no ser asi, contacte con el Cada vez que
Es NO Especializado de Sistemas, proveedor, quien dará la correspondiente solución.
solucionable Contate a se recepciona
9.8 Ingeniero de Sistemas,
por sistemas proveedor una
Tecnólogo de Sistemas,
problemática
Técnico de Sistemas
SI
Desarrollar Solución. Solucione el problema o solicitud presentado mediante el conocimiento
Desarrolle de la oficina de sistemas o con apoyo del proveedor del Sotware o
Solucion Apoyo Profesional
Hadware
Especializado de Sistemas, Cada vez que se
Si se trata de necesidades de comunicación aplique manual respectivo
9.9 Ingeniero de Sistemas, recepciona una
(SI - M030 Manual de mensajero aniazpopup, SI - M031 Manual Outlook,
Tecnólogo de Sistemas, problemática
SI - M032 Manual IRC, SI - M033 Trasmisión de datos en internet).
Verificar que la Compruebe y verifique que la solicitud o solución cumpla con lo

solución cumpla con Apoyo Profesional estipulado en el requerimiento.
Seguimiento y Despues de haber
el requerimiento Especializado de Sistemas, Ingrese en base de datos de control de Soporte y confirme respuesta a la
control analizado la
9.10
estipulado. Ingeniero de Sistemas, solicitud presentada. problemática o
Tecnólogo de Sistemas, Genere informe de oportunidad en respuesta a soportes. requerimiento
Levantar procesos.. Describa de forma explicita las actividades del proceso.

Levantamiento Funcionarios y Coordinadores En la etapa inicial de
9.11
de procesos de Area. un montaje de SI
Validar si se compra. Analisis, diseño, Analice el costo beneficio de adquirir un Software para solucionar un
NO
No
Adquisicion programacion y problema o necesidad, en caso de no adquirirlo en el mercado analice,
pruebas diseñe y programe.
SI
Si Coordinadores de Area, Apoyo Al existir una
En caso contrario aplique el proceso de adquisición de bienes y servicios.
9.12 Profesional Especializado de necesidad especifica
Aplique procedimiento Sistemas y Grupo Directivo. Solucionable por Sw
adquisición de bienes y
servicios
Implementar e Adecúe la plataforma de Sw y Hw necesaria para el adecuado

implantar el Software Implantacion e funcionamiento del SI a implantar aplique manual de software
o Hadware. implementacion respectivo (SI - M015 a SI - M020), manuales requeridos para
implantación e implementación (SI - M021 Cableado, SI - M022 Redes, SI
Apoyo Profesional Esp. de - M023 Dispositivo de interconexión de redes, SI - M024 Manual UPS
Sistemas Monofásica, SI - M025 Manual UPS Trifásica, Manual de servidores Proxy
Ingeniero de Sistemas SI - M026, Manual de instalación y utilización de UltraVNC - 101 SI - Una vez adquirido el
9.13
Tecnologo de Sistemas M027, Manual administración centros de computo SI - M028, Manual SQL software
Tecnico de Sistemas y SI - M029).
proveedor Aplique proceso de Ingreso y almacenamiento de Datos.
Generar documento Emita documento que describa la solucion desarrollada con destino al
con solución Entrega oficial area o entidad solicitante.
desarrollada. Subgerencias, oficinas En caso de instalación de licencias, genere informe de control de estado Una vez se termine la
9.14 solución de la
asesoras o coordinador de área de licenciamiento de software y remita a la Oficina Asesora de
Planeación. problemática
Efectuar Revise cada una de las cláusulas del objeto del contrato y confróntelas
interventoria. Aplique procedimiento con las actividades desarrolladas y entregadas por el proveedor.
de interventoria Efectúe seguimiento a la implementación de cada uno de los módulos
según contrato y registre en matriz SI - F007 Ficha Estado Final Sistema
de Información.
Realice seguimiento al mantenimiento preventivo y correctivo a equipos Cuando el proveedor
9.15 Interventor de contrato de computo, registre en formato SI - F008 Control de Mantenimiento. haga entrega formal
Remita informe de seguimiento e interventoría a la oficina jurídica.
CODIGO: SI-P004- CLASE DE COPIA ORIGINAL
PROCEDIMIENTO PX002
INFORMACION
COPIA No 1
PROCESO: INGRESO Y ALMACENAMIENTO
GESTION DOCUMENTAL Pagina 1 de 3 ESTADO ARCHIVO DE
DE INFORMACION
DOCUMENTAL GESTION

VALIDO Mauricio Molina Achury Jefe de Oficina Asesora de Planeación Staff
APROBO Luis Gerardo Cano Villate Gerente Gerencia
2. OBJETIVO
Establecer lineamientos procedimientales en la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la institución, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
3. DEFINICIONES
3.1. DGH : Sistema de Información Dinámica Gerencial . 3.2. HC : Historia Clínica. 3.3 . AGC : Archivo General de la Nación 3.4. Comunicación oficial: Son todas aquellas recibidas o
producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. 3.5. Formato: Documento preestablecido para desarrollar
determinado proceso. Esquema establecido para consignar el desarrollo de una actividad específica. 3.6. Registro: Series de datos que identifican o conforma un documento. 3.7.
Documento:
4. ALCANCE. Involucra a todo el personal de la institución.
5. NORMATIVAS VIGENTES APLICABLES AL PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO: Descritas en normograma.
6. ACTIVIDADES RELACIONADAS
Todos los macroprocesos, procesos , procedimientos e instructivos de la institución.

Desarrollar una serie de actividades tendientes a garantizar y controlar el flujo de la información desde su origen hasta su destino final.
8.1 Formato No SI - F013 Identificaciòn de archivos. 8.2 Formato No SI - F014 Traslado de documentos. 8.3 Formato No SI-F015 Control devolución de correspondencia.
COPIA No 1
PROCESO: INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE INFORMACION GESTION DOCUMENTAL Pagina 3 de 3 ARCHIVO DE

ESTADO DOCUMENTAL
GESTION
QUIEN LO
No QUE DEBE HACER FLUJO COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER
DEBE HACER
Recibir la correspondencia Reciba los documentos que llegan por correo, vía fax,
externa. via e-mail y los entregados directamente por los
Reciba la correspondencia usuarios, aplicando instructivo No SI - I004 Recepción
9.1 extena Secretaria de Correspondencia externa. A diario
Enviar correspondencia Reciba los documentos de las secretarias a través de

externa. Envíe correspondencia a otras las valijas y envíe al destinatario , aplicando
9.2 entidades o sedes Secretaria instructivo No SI - I005 Envío de Correspondencia A diario
externa.
Elaborar y radicar Elabore los documentos respectivos, según los

documentos. lineamientos establecidos en manual de
Elabore documentos según correspondencia.
lineamientos del manual de Radique en el área respectiva, aplique instructivo No
9.3 correspondencia, radique. Secretaria A diario
SI - I006 Manejo de Correspondencia.
Archivar los documentos. Archive la documentación según instructivo No SI -

I007.
Archive la documentación según Aplique manual de gestión documental No SI - M001.
manual de gestión documental e
9.4 instructivo N° SI-I008. Secretaria A diario
Inventarios documentos de Efectúe inventario de archivo de gestión según

gestión. instructivo No SI - I008 Inventario Archivo de Gestión.
Efectúe inventario de archivo de
9.5 gestión Secretaria A diario
Verificar documentos de Verifique de acuerdo a las TRD del área, los

archivo de gestión y traslade documentos de gestión que deben pasar al archivo
a archivo central , si se Verifique documentos que central y aplique instructivo No SI - I009 Trasferencia
contempla en TRD. requieren trasferencia y aplique Técnico de de Documentos.
9.6 instructivo SI-I010 A diario
archivo
A
COPIA No 1
PROCESO: INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE INFORMACION GESTION DOCUMENTAL Pagina 3 de 3 ARCHIVO DE

ESTADO DOCUMENTAL
GESTION
QUIEN LO
No QUE DEBE HACER FLUJO COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER
DEBE HACER
Eliminar documentos de Verifique de los documentos de gestión, cuáles no
gestión no requeridos. A requieren ser archivados según las TRD y aplique
instructivo No SI - I010 Eliminación archivos de
Técnico de gestión.
9.7 Elimine documentos de gestión A diario
archivo
que no requieren ser archivados
Recibir documentos para Verifique que documentos son solicitados para

consulta. consulta y aplique instructivo No SI - I011 Consulta de
Verifique que documentos son documentos.
solicitados para consulta y efectúe Técnico de
9.8 consulta de documentos A diario
archivo
Conservar la calidad de los Conserve la calidad de los documentos, aplique

documentos, con medidas instructivo No SI - I012 Limpieza de documentos.
periódicas de limpieza.
Conserve la calidad de los Técnico de
9.9 documentos, por técnicas de A diario
archivo
limpieza
LISTADO MAESTRO DE FORMATOS HLV
FORMATO CODIGO VERSION

Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud AC - F001 01 – 2007
Solicitud de historia clínica SI - F001 01 – 2007
Hoja de ruta de historia clínica SI - F002 01 – 2007
Control entrega de historias clínicas SI - F003 01 – 2007
Control generación y validación de RIPS SI - F004 01 – 2007
Bitacora de soporte SI - F005 01 – 2007
Solicitud soporte técnico SI - F006 01 – 2007
Ficha estado final Sistema de Información SI - F007 01 – 2007
Control de mantenimiento SI - F008 01 – 2007
Bitacora Seguimiento Sistema de información SI - F009 01 – 2007
Informe de productividad SI - F010 01 – 2007
Solicitud publicación en intranet SI - F011 01 – 2007
CB - Inventario de Software SI - F012 01 – 2007
Identificación de archivos SI - F013 01 – 2007
Traslado de documentos SI - F014 01 – 2007
Control devolución de correspondencia SI - F015 01 – 2007
Asistencia a reuniones TO - F002 01 – 2007
REFERENCIA DOCUMENTAL
GUIAS CÓDIGO VERSIÓN
Guia de Manejo de Base de datos de Quejas y Reclamos AC-A.US-G001 01 – 2007
Guia Manejo Aplicativo Programas de Promoción y prevención SI - G001 01 – 2007
Guia de manejo de base de datos de Referencia y Contrareferencia SI - G002 01 – 2007
Guia de manejo de matriz SCHIP SI - G003 01 – 2007
Guia Manejo Software SIVICOF SI - G004 01 – 2007
Guia Manejo Aplicativo Decreto 2193 SI - G005 01 – 2007
Guia Manejo SICE SI - G006 01 – 2007
Guia Manejo Software Programa Ampliado de inmunizaciones SI - G007 01 – 2007

INSTRUCTIVO CÓDIGO VERSIÓN

Validación de archivos RIPS SI - I001 01 – 2007
Alistamiento de historia clínica para consulta SI - I002 01 – 2007
Custodia de historia clínica en paciente hospitalizado SI - I003 01 – 2007
Recepción de Correspondencia externa SI - I004 01 – 2007
Envío de Correspondencia externa SI - I005 01 – 2007
Manejo de Correspondencia interna SI - I006 01 – 2007
Esquema de archivo SI - I007 01 – 2007
Inventario Archivo de Gestión SI - I008 01 – 2007
Trasferencia de Documentos SI - I009 01 – 2007
Eliminación archivos de gestión SI - I010 01 – 2007
Consulta de documentos SI - I011 01 – 2007
Limpieza de documentos SI - I012 01 – 2007

MANUAL CÓDIGO VERSIÓN
Manual de manejo y diligenciamiento de Historia Clínica AC-M001 01 – 2007
Manual de Gestión Documental SI - M001 01 – 2007
Manual de Correspondencia SI - M002 01 – 2007
Excel 2003 SI - M003 01 – 2007
Manual Access SI - M004 01 – 2007
Manual Power Point SI - M005 01 – 2007
Manual Word 2003 SI - M006 01 – 2007
Manual Windows 2000. SI - M007 01 – 2007
Manual Suse Linux SI - M008 01 – 2007
Manual Open office cal SI - M009 01 – 2007
Manual Open office Draw SI - M010 01 – 2007
Manual Open office Impress SI - M011 01 – 2007
Manual Open office Math SI - M012 01 – 2007
Manual Open office Writer SI - M013 01 – 2007
Manual Power Archiver SI - M014 01 – 2007
Manual DGH SI - M015 01 – 2007
Manual software nómina SI - M016 01 – 2007
Manual software costos (Synergia) SI - M017 01 – 2007
Manual software Labcore SI - M018 01 – 2007
Manual software Labgen SI - M019 01 – 2007
Manual software digiturno SI - M020 01 – 2007
Manual de Cableado Estructurado y Medios de información SI - M021 01 – 2007
Manual de Redes SI - M022 01 – 2007
Manual de Dispositivos de interconexión de redes SI - M023 01 – 2007
Manual UPS Monofásica SI - M024 01 – 2007
Manual UPS Trifásica SI - M025 01 – 2007
Manual Servidores Proxy SI - M026 01 – 2007
Manual de instalación y utilización de UltraVNC-101 SI - M027 01 – 2007
Manual de Administración de Centros de computo SI - M028 01 – 2007
Manual SQL-Server. SI - M029 01 – 2007
Manual de Mensajero – AniazPOPUP SI - M030 01 – 2007
Manual Outlook SI - M031 01 – 2007
Manual IRC (Internet Relay Chat, Charla Basada en Internet) SI - M032 01 – 2007
Transmisión de Datos en Internet SI - M033 01 – 2007
Seguridad SI - M034 01 – 2007
Cobian SI - M035 01 – 2007
Manual software CITOUNION SI - M036 01 – 2007
Manual SIVIGILA SI - M037 01 – 2007
LISTADO MAESTRO DE FORMATOS HLV
ANEXO CODIGO VERSION

Flujograma validación de RIPS SI - PD - A001 01 – 2007

Caracterizacion Sistema de Informacion

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Variable Uno Variable Dos

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Variable Uno Número de módulos en producción e interfase funcionando correctamente

Variable Dos Número Total de módulos a implementarse

Unidad de medición Porcentual

Variable Uno Variable Dos

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PORCENTAJE MANTENIMIENTO PREVENTIVO EQUIPOS DE COMPUTO

Nombre Porcentaje mantenimiento preventivo equipos de cómputo.

Nivel de desagregación Ninguno.

Variable Dos Número Total de equipos de cómputo a efectuarles mantenimiento

Destinatario Cliente interno

PORCENTAJE MANTENIMIENTO CORRECTIVO EQUIPOS DE COMPUTO

Nombre Porcentaje mantenimiento correctivo equipos de cómputo.

Unidad de medición Porcentual