SIT-PR-001-V4 Procedimiento Generacion Backup

Macroproceso de Gestión de la Información
CÓDIGO SIT-PR-001
Proceso de Sistemas de Información y
Tecnología
Procedimiento Generación de Back ups VERSIÓN 4
1. OBJETIVO: Establecer el conjunto de pasos metodológicos para la generación de las copias de respaldo de la información, por solicitud de los
funcionarios interesados en su preservación. Con el fin de asegurar la integridad y disponibilidad de la información asociada a los diferentes procesos
de la entidad, generando la confiabilidad de los datos y sistemas informáticos, a partir de la oportunidad de recuperación y el aumento de la seguridad
de la información.
2. ALCANCE: El procedimiento inicia con el análisis y priorización de la información para realizar los Back Ups, finalizando con la copia de los datos y
la aceptación a conformidad por el solicitante.
3. DEFINICIÓN(ES):
 Tipología de la información: Organización de la información que permite determinar el responsable de realizar el Backup y del resguardo de la
misma, dentro del procedimiento de generación de Back ups.
 PSI: Políticas de seguridad de los sistemas de información.
 Back ups:(Copia de seguridad). Es la copia total o parcial de información importante del disco duro, CDs, bases de datos u otro medio de
almacenamiento. Esta copia de respaldo debe ser guardada en otro sistema de almacenamiento masivo, como discos duros, CDs, DVDs o cintas
magnéticas, a fin de preservarla y poder recuperarla en caso de pérdida de la información original.
4. PROCEDIMIENTO:
PUNTO TIEMPO DEPENDENCIA

# DESCRIPCIÓN (ACTIVIDAD Y/O TAREA) RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
CONTROL ESTIMADO INVOLUCRADA
INICIO Secretaría La priorización para la generación

Profesional General de copias de seguridad, está dada
Universitario y/o (Sistemas de en la importancia de los procesos
Identificar las necesidades de Técnico Operativo, Información y administrativos, financieros,
1 conservación de la información
2 días
Áreas Generadoras Tecnología contables, tesorería y nómina,
crítica de la UMV de Información SIT)–Área que que por administrar información
Crítica. produce la crítica, se debe garantizar su
información conservación.
De acuerdo a lo definido en
Definir las condiciones técnicas para Secretaría reunión anual, se programa el
realizar el(los) back up(s) General sistema, para que
Profesional
(Sistemas de automáticamente, cada semana
2 1 día Universitario y/o
Información y se realice el back up de los
Técnico Operativo
Tecnología aplicativos con información crítica
A SIT) (Bases de datos o Sistemas de
Información).
La impresión de este documento se considera Copia No Controlada La versión vigente se encuentra en la intranet SISGESTION de la UAERMV
Calle 26 No. 57-41 Torre 8, Pisos 7 y 8 CEMSA – C.P. 111321 SIT-PR-001

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Tecnología
El requerimiento puede realizarse

A Secretaría SIT-FM-007 a través de:
Profesional General Formato 1. Correo electrónico a la
Universitario y/o (Sistemas de Solicitud y dirección
3 1 Día
Técnico Operativo Información y priorización soporte@umv.gov,co
Recibir requerimiento para realizar Tecnología copias de 2. Teléfono Nro. 2697929 o
un nuevo de Back up SIT) seguridad 7470909 ext. 117
3. Presencial.
Toda solicitud debe quedar
Profesional SIT-FM-007 debidamente registrada en SIT-
Registrar el requerimiento Secretaría
Universitario y/o Formato FM-007 Formato Solicitud y
General
Técnico Operativo, solicitud y priorización copias de seguridad,
4 1 Día (Sistemas de
Responsable de priorización registrando la tipología de la
Información y
Generar la copias de información, el número de copias
Tecnología)
Información seguridad y el responsable de hacer el back
up.
El Cronograma contiene el listado
de los back ups programados por
Secretaría SIT-FM-008 el sistema, los requerimientos de
Elaborar programación inicial de Profesional General Formato información crítica en los equipos
5 Back ups 1 Día Universitario y/o (Sistemas de cronogramas de los usuarios, y aquellos de
Técnico Operativo Información y copia de carácter urgente, ocasionados por
Tecnología) seguridad problemas en los equipos o por
amenaza de pérdida de
información.
SI Verificar en SIT-FM-007
¿Se encuentra
la Base de Secretaría Formato
programado el Si el requerimiento ha sido
datos su
requerimiento? Profesional General solicitud y
ejecución proyectado por Base de datos, el
6 Automática 1 Día Universitario y/o (Sistemas de priorización
servicio ya debe estar
NO Técnico Operativo Información y copias de
programado.
Tecnología) seguridad
B 22

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Tecnología
B Profesional
Secretaría
General
SIT-FM-008
Formato
La programación del servicio
incluye, la información del
7 1 Día Universitario y/o (Sistemas de cronogramas funcionario, del servicio (fecha,
Incluir en el cronograma y programar Técnico Operativo Información y copia de recibido a satisfacción, número de
el servicio Tecnología) seguridad copias de seguridad, etc.).
SIT-FM-007 Para tomar los back up se utilizan
Secretaría Formato disco duro externo, USB, DVD u
Establecer el medio para realizar el Profesional General solicitud y otro medio de almacenamiento y,
8 Back up 1 Día Universitario y/o (Sistemas de priorización se define el medio en que se
Técnico Operativo Información y copias de conservará la copia de seguridad
Tecnología) seguridad para responder a una solicitud de
restauración.
SIT-FRM-007
Secretaría
Realizar la toma de Back up de Formato
Profesional General El servicio se realiza de acuerdo a
acuerdo a la solicitud solicitud y
9 4 horas Universitario y/o (Sistemas de la tipificación definida en el
priorización
Técnico Operativo Información y formato de clasificación.
copias de
Tecnología)
seguridad
El usuario debe verificar que la
Profesional SIT-FRM-007
Secretaría información contenida en el back
Verificar con el usuario la información Universitario y/o Formato
General up esté completa y los archivos
contenida en el Back up Técnico Operativo, solicitud y
10 5 minutos (Sistemas de tengan la misma funcionalidad.
Responsable de priorización
Información y Aplica únicamente para las
Generar la copias de
Tecnología) solicitudes realizadas por el
Información seguridad
usuario.
Tomar las copias establecidas en la SIT-FRM-007

solicitud Secretaría Si el usuario necesita más de una
Formato
Profesional General copia de la información debe
solicitud y
11 4 horas Universitario y/o (Sistemas de especificarlo en SIT-FRM-007
priorización
Técnico Operativo Información y Formato solicitud y priorización
copias de
Tecnología) copias de seguridad
seguridad
C

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Tecnología
C Profesional
universitario y/o
Secretaría
SIT-FRM-007
Formato
Una vez verificado el back up, el
usuario evalúa el servicio,
General
Técnico Operativo, solicitud y determinando que la copia cumple
12 5 minutos (Sistemas de
Solicitar visto bueno por parte del Responsable de priorización con los requerimientos y puede
Información y
solicitante Generar la copias de realizarse su resguardo en las
Tecnología)
Información seguridad condiciones pertinentes.
Esta actividad se realiza para
preservar la información y evitar
Realizar mensualmente el grabado de Secretaría
pérdidas por borrado involuntario
los back ups de los discos duros Profesional General
de los discos duros externos,
13 externos a una copia en medio de 1 Día Universitario y/o (Sistemas de
aplica sólo los back up por
almacenamiento DVD Técnico Operativo Información y
solicitud del usuario, las copias
Tecnología)
realizadas por sistema se guardan
en el servidor.
Secretaría
Verificar que la información copiada en Profesional General Se debe verificar la información
14 los DVD puede ser leída sin problemas 5 minutos Universitario y/o (Sistemas de contra el back up, avalado por el
y no presente errores. Técnico Operativo Información y solicitante.
Tecnología)
SIT-FRM-007
Marcar el (los) DVD con el consecutivo Secretaría
Formato El número del consecutivo ésta
que representa el área y la fecha de Profesional General
20 solicitud y compuesto por un número de dos
15 solicitud del back up Universitario y/o (Sistemas de
minutos priorización cifras, la abreviación del área o el
Técnico Operativo Información y
copias de proceso y la fecha de solicitud.
Tecnología)
seguridad
Eliminar de los discos externos de

back up la información que ha sido Secretaría
PROFESIONAL
grabada en DVD General
20 UNIVERSITARIO
16 (Sistemas de
minutos y/o TÉCNICO
Información y
OPERATIVO
Tecnología)
D

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Tecnología
D Secretaría
Los Back up en DVD deben ser
Profesional General
10 debidamente archivados, con las
17 Archivar las copias de seguridad en Universitario y/o (Sistemas de
minutos condiciones ambientales
DVD, debidamente marcadas y Técnico Operativo Información y
adecuadas para su preservación.
ordenadas Tecnología)
NO Secretaría
¿Existe una El requerimiento puede realizarse
Profesional General
solicitud para a través de los medios definidos
18 Universitario y/o (Sistemas de
restauración para solicitar soporte tecnológico.
de back up?
22 Tecnología)
SI
Secretaría
Profesional General
Ubicar el back up solicitado 15
19 Universitario y/o (Sistemas de
minutos
Tecnología)
Secretaría
Realizar la restauración de la Profesional General
20 información 4 horas Universitario y/o (Sistemas de
Tecnología)
Profesional
Secretaría La restauración debe permitir al
Universitario y/o
Revisar con el usuario la General solicitante recobrar la información
Técnico Operativo,
21 funcionalidad y completitud de la 2 horas (Sistemas de perdida por daños en los equipos,
Responsable de
información restaurada Información y eliminación involuntaria o como,
Generar la
Tecnología) resultado de ataques externos.
Información
22 FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Tecnología
REVISIÓN Y APROBACIÓN
Elaborado y/o Actualizado por: FECHA Revisado por RESPONSABLE del Proceso: Aprobado:
JOSE GABRIEL GUERRA ALMENDRALES

Ingeniero de sistemas – profesional
Universitario
JUAN CARLOS ALBA ALBARRACÍN

Octubre-
Líder del Proceso de Sistemas de
2016
Información y Tecnología
Acompañamiento OAP- GRUPO SIG

ANDREA DEL PILAR ZAMBRANO Firma: Firma:
BARRIOS BLANCA STELLA BOHÓRQUEZ MONTENEGRO MARTHA PATRICIA AGUILAR COPETE
Ingeniera Industrial- Contratista OAP Secretaria General Representante de la Alta Dirección
CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN APROBADO
DESCRIPCIÓN FECHA
No. Representante de la Alta Dirección
001 Creación y adopción Febrero 2012 Jefe Oficina Asesora de Planeación
Se ajustaron los siguientes cambios:
-Se ingresan en registros los nuevos formatos SIT-FM-007 Solicitud y Priorización de copias de
002 seguridad y SIT-FM -008 Cronograma Copias de Seguridad Agosto 2013 Jefe Oficina Asesora de Planeación
-Nombre, Cargos, Firmas de Revisión, Firmas de Aprobación Versión, Logos del nuevo Plan de
Desarrollo
Se ajustaron los siguientes cambios:
-Se incluye la columna de tiempo en la ejecución de la tarea, se modifican algunas actividades
003 Julio 2015 Jefe Oficina Asesora de Planeación
en la redacción, cambio tipo de letra observación final del procedimiento, se deja el registro en
el control de cambios.
Se realizaron los siguientes cambios:
-Se actualizan las columnas de responsable, observaciones, se ajustan algunas etapas del
proceso, modificando las tareas e incluyendo las actividades para el descargue de los back up
004 Octubre 2016 Jefe Oficina Asesora de Planeación
en DVD, para asegurar su preservación y las relacionadas con las solicitudes de restauración,
igualmente se ajustan los formatos SIT-FM-007 y SIT-FM-008. Este procedimiento se actualizó
con el apoyo de la Contratista de Secretaría General Yuly Andrea González.

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El requerimiento puede realizarse

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Tomar las copias establecidas en la SIT-FRM-007

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Eliminar de los discos externos de

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JOSE GABRIEL GUERRA ALMENDRALES

JUAN CARLOS ALBA ALBARRACÍN

Acompañamiento OAP- GRUPO SIG

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