NOTIFICACIÓN

ELECTRÓNICA Y
REGISTRO
ELECTRÓNICO

MÓDULO 2. COOPERACIÓN ENTRE

ADMINISTRACIONES PARA EL IMPULSO
DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
INDICE

MÓDULO 2. COOPERACIÓN ENTRE ADMINISTRACIONES PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN

ELECTRÓNICA. ............................................................................................................................................................ 2 
1. RELACIONES ELECTRÓNICAS ENTRE LAS ADMINISTRACIONES. ............................................................................. 3 
1. TRANSMISIONES DE DATOS ENTRE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS. ...................................................................................................... 3 
2. ESQUEMA NACIONAL DE INTEROPERABILIDAD Y ESQUEMA NACIONAL DE SEGURIDAD, ................................................................ 4 
2. REUTILIZACIÓN DE SISTEMAS Y APLICACIONES DE PROPIEDAD DE LA ADMINISTRACIÓN. ............................. 4 

3. TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA ENTRE ADMINISTRACIONES. ............................................................................ 4 

4. LAS PLATAFORMAS DE INTERMEDIACIÓN DE DATOS, PID. ..................................................................................... 5 

1. FINALIDAD. ................................................................................................................................................................................................................ 5 
2. OBJETIVO. ................................................................................................................................................................................................................... 5 
3. DESCRIPCIÓN............................................................................................................................................................................................................ 5 
4. RESULTADOS. ............................................................................................................................................................................................................ 9 
5. VENTAJAS................................................................................................................................................................................................................. 10 
V. GUÍA FUNCIONAL PARA LAS OFICINAS DE REGISTRO. SISTEMAS DE INTERCONEXIÓN DE REGISTROS (SIR)
............................................................................................................................................................................................. 10 
1. INTRODUCCIÓN. ..................................................................................................................................................................................................... 10 
2. OBJETO DE LA GUÍA. ............................................................................................................................................................................................. 11 
3. DEFINICIONES Y CONCEPTOS. ............................................................................................................................................................................ 11 
4. ACTUACIONES A REALIZAR EN LA OFICINA DE REGISTRO ORIGEN. ....................................................................................................... 12 
VI.LA E-ADMINISTRACIÓN EN ANDALUCÍA: PLATAFORMA DE RELACIÓN CON LA CIUDADANÍA. ..................... 21  

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MÓDULO 2. COOPERACIÓN ENTRE ADMINISTRACIONES PARA EL IMPULSO DE LA
ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA.

De conformidad con lo establecido por la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico

del Sector Público:
La Ley recoge, con las adaptaciones necesarias, las normas hasta ahora contenidas en la Ley 11/2007, de 22 de junio,
en lo relativo al funcionamiento electrónico del sector público, y algunas de las previstas en el Real Decreto
1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la anterior.

Se integran así materias que demandaban una regulación unitaria, como corresponde con un entorno en el que la
utilización de los medios electrónicos ha de ser lo habitual, como:

 la firma y sedes electrónicas,

 el intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación y

 la actuación administrativa automatizada.

Se establece asimismo la obligación de que las Administraciones Públicas se relacionen entre sí por medios
electrónicos, previsión que se desarrolla posteriormente en el título referente a la cooperación interadministrativa
mediante una regulación específica de las relaciones electrónicas entre las Administraciones.

Para ello, también se contempla como nuevo principio de actuación la interoperabilidad de los medios electrónicos y
sistemas y la prestación conjunta de servicios a los ciudadanos.

La enumeración de los principios de funcionamiento y actuación de las Administraciones Públicas se completa

con los ya contemplados en la normativa vigente de:

 responsabilidad,

 calidad,

 seguridad,

 accesibilidad,

 proporcionalidad,

 neutralidad y

 servicio a los ciudadanos.

Se crea un Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación, con efecto constitutivo, de
forma que pueda ser de general conocimiento, de forma fiable, la información relativa a los órganos de cooperación y
coordinación en los que participa la Administración General del Estado y sus organismos públicos y entidades
vinculados o dependientes, y qué convenios hay en vigor en cada momento.

También se potencia la disponibilidad de sistemas electrónicos de información mutua, cada vez más integrados, tal
como se ha puesto de relieve con la Ley 20/2013, de 9 de diciembre, de garantía de la unidad de mercado.

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1. RELACIONES ELECTRÓNICAS ENTRE LAS ADMINISTRACIONES.
Las Administraciones Públicas se relacionarán entre sí y con sus órganos, organismos públicos y entidades, vinculados
o dependientes, a través de medios electrónicos, que aseguren la interoperabilidad y seguridad de los sistemas y
soluciones adoptadas por cada una de ellas, garantizarán la protección de los datos de carácter personal, y facilitarán
preferentemente la prestación conjunta de servicios a los interesados.

1. TRANSMISIONES DE DATOS ENTRE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter
Personal y su normativa de desarrollo, cada Administración deberá facilitar el acceso de las restantes Administraciones
Públicas a los datos relativos a los interesados que obren en su poder, especificando las condiciones, protocolos y
criterios funcionales o técnicos necesarios para acceder a dichos datos con las máximas garantías de seguridad,
integridad y disponibilidad.

La disponibilidad de tales datos estará limitada estrictamente a aquellos que son requeridos a los interesados por
las restantes Administraciones para la tramitación y resolución de los procedimientos y actuaciones de su competencia,
de acuerdo con la normativa reguladora de los mismos.

La Administración General del Estado, las Administraciones Autonómicas y las Entidades Locales, adoptarán las
medidas necesarias e incorporarán en sus respectivos ámbitos las tecnologías precisas para posibilitar la interconexión
de sus redes con el fin de crear una red de comunicaciones que interconecte los sistemas de información de las
Administraciones Públicas y permita el intercambio de información y servicios entre las mismas, así como la
interconexión con las redes de las instituciones de la Unión Europea y de otros Estados Miembros.

El artículo 44, dedicado al “Intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación.”, dice.

“Los documentos electrónicos transmitidos en entornos cerrados de comunicaciones establecidos entre

Administraciones Públicas, órganos, organismos públicos y entidades de derecho público, serán considerados válidos a
efectos de autenticación e identificación de los emisores y receptores en las condiciones establecidas en este artículo.”

“Cuando los participantes en las comunicaciones pertenezcan a una misma Administración Pública, ésta determinará
las condiciones y garantías por las que se regirá que, al menos, comprenderá la relación de emisores y receptores
autorizados y la naturaleza de los datos a intercambiar.”

“Cuando los participantes pertenezcan a distintas Administraciones, las condiciones y garantías citadas en el apartado
anterior se establecerán mediante convenio suscrito entre aquellas.”

“En todo caso deberá garantizarse la seguridad del entorno cerrado de comunicaciones y la protección de los datos que
se transmitan.”

El artículo 45, dedicado al “Aseguramiento e interoperabilidad de la firma electrónica.”, establece,

“Las Administraciones Públicas podrán determinar los trámites e informes que incluyan firma electrónica reconocida o
cualificada y avanzada basada en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de firma electrónica.”

“Con el fin de favorecer la interoperabilidad y posibilitar la verificación automática de la firma electrónica de los
documentos electrónicos, cuando una Administración utilice sistemas de firma electrónica distintos de aquellos
basados en certificado electrónico reconocido o cualificado, para remitir o poner a disposición de otros órganos,
organismos públicos, entidades de Derecho Público o Administraciones la documentación firmada electrónicamente,
podrá superponer un sello electrónico basado en un certificado electrónico reconocido o cualificado.”

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2. ESQUEMA NACIONAL DE INTEROPERABILIDAD Y ESQUEMA NACIONAL DE SEGURIDAD,

El Esquema Nacional de Interoperabilidad comprende el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de

seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser
tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la
interoperabilidad.

El Esquema Nacional de Seguridad tiene por objeto establecer la política de seguridad en la utilización de medios
electrónicos en el ámbito de la presente Ley, y está constituido por los principios básicos y requisitos mínimos que
garanticen adecuadamente la seguridad de la información tratada.

2. REUTILIZACIÓN DE SISTEMAS Y APLICACIONES DE PROPIEDAD DE LA

ADMINISTRACIÓN.
Las Administraciones pondrán a disposición de cualquiera de ellas que lo solicite las aplicaciones, desarrolladas por sus
servicios o que hayan sido objeto de contratación y de cuyos derechos de propiedad intelectual sean titulares, salvo
que la información a la que estén asociadas sea objeto de especial protección por una norma.

Las Administraciones cedentes y cesionarias podrán acordar la repercusión del coste de adquisición o
fabricación de las aplicaciones cedidas.
Las aplicaciones a las que se refiere el apartado anterior podrán ser declaradas como de fuentes abiertas, cuando de
ello se derive una mayor transparencia en el funcionamiento de la Administración Pública o se fomente con ello la
incorporación de los ciudadanos a la Sociedad de la información.

Las Administraciones Públicas, con carácter previo a la adquisición, desarrollo o al mantenimiento a lo largo de todo
el ciclo de vida de una aplicación, tanto si se realiza con medios propios o por la contratación de los servicios
correspondientes, deberán consultar en el directorio general de aplicaciones, dependiente de la Administración
General del Estado, si existen soluciones disponibles para su reutilización, que puedan satisfacer total o parcialmente
las necesidades, mejoras o actualizaciones, que se pretenden cubrir, y siempre que los requisitos tecnológicos de
interoperabilidad y seguridad así lo permitan.

En este directorio constarán tanto las aplicaciones disponibles de la Administración General del Estado como las
disponibles en los directorios integrados de aplicaciones del resto de Administraciones.

En el caso de existir una solución disponible para su reutilización total o parcial, las Administraciones Públicas estarán
obligadas a su uso, salvo que la decisión de no reutilizarla se justifique en términos de eficiencia conforme a la
Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera.

3. TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA ENTRE ADMINISTRACIONES.

Las Administraciones Públicas mantendrán directorios actualizados de aplicaciones para su libre reutilización, de
conformidad con lo dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Estos directorios deberán ser plenamente interoperables con el directorio general de la Administración General del
Estado, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión.

La Administración General del Estado:

 mantendrá un directorio general de aplicaciones para su reutilización

 prestará apoyo para la libre reutilización de aplicaciones e impulsará el desarrollo de aplicaciones, formatos y
estándares comunes en el marco de los esquemas nacionales de interoperabilidad y seguridad

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4. LAS PLATAFORMAS DE INTERMEDIACIÓN DE DATOS, PID.
1. FINALIDAD.

En la política de hacer más sencilla la relación del ciudadano con la Administración General del Estado, la Ley 30/1992,
de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común
establecía, en su artículo 35.f) el derecho del ciudadano a no presentar aquellos documentos “que ya se encuentren
en poder de la Administración actuante”.

Igualmente, en el artículo 6 de la Ley 11/2007, de 22 de Junio, de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los Servicios
Públicos, LAECSP, se reconocía el derecho a no aportar los datos y documentos que obren en poder de las
Administraciones Públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el
caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados.

Sin embargo, en los procedimientos administrativos, ha sido habitual la petición de documentos acreditativos como de
identidad y del lugar de residencia a efectos de verificar estos datos personales.

Con los Reales Decretos 522/2006, y RD 523/2006, de 28 de abril, se suprime la necesidad de aportar estos
documentos en todos los procedimientos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos
vinculados o dependientes.

No obstante, la verificación de estos datos, sigue siendo esencial para la tramitación de los procedimientos.

El Servicio de verificación de datos, permite que cualquier organismo de la Administración, pueda verificar dichos
datos, sin necesidad de solicitar la aportación de los correspondientes documentos acreditativos, permitiendo así hacer
efectiva esta supresión.

2. OBJETIVO.

El objetivo del servicio de verificación de datos, es hacer posible la validación, por medios electrónicos.

Con estos servicios se pretende:

 Dar cumplimiento a los derechos reconocidos en la Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común de
las Administraciones Públicas, Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público y RD 1671/2009, de 6 de
noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, actualizado.

 Hacer más cómodo para el ciudadano el inicio de los trámites, evitando que tenga que adjuntar a la solicitud
documentos que acrediten su identidad y su empadronamiento.

 Simplificar la tramitación de los procedimientos administrativos.

 Reducir el volumen de papel gestionado en la Administración.

3. DESCRIPCIÓN.

Las consultas a los servicios de verificación de datos, se pueden realizar de forma automatizada desde una aplicación
de gestión de un trámite, adaptadas para invocar los Webservice proporcionados por el servicio.

Actualmente en SVD se pueden verificar los siguientes tipos de datos:

Servicio de Verificación de Datos de Identidad (SVDI):

A través de la plataforma de intermediación pone a disposición de los organismos públicos dos servicios, Verificación y
Consulta de Datos de Identidad.

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Este servicio permite consultar o verificar los datos de identidad de un ciudadano. La validación de dichos datos se
realiza contra las Bases de Datos del organismo que los custodia: Dirección General Policía (DGP).

La verificación de datos de identidad, permite confirmar o verificar que un determinado conjunto de datos
corresponden al número de identificación introducido por el usuario.

El servicio de consulta de datos de identidad, permite obtener los datos de un determinado documento de identidad a
partir del número de identificación del mismo (DNI/NIE o Número de Soporte).

En ambos casos, la petición que recibe el sistema, debe venir firmada por el organismo que realiza la consulta.

Servicio de Verificación de Datos de Residencia (SVDR):

Estos servicios son los encargados de consultar al INE los datos de empadronamiento de un ciudadano para aquellos
organismos que requieran de un certificado de empadronamiento de un ciudadano.

Devuelve la dirección que consta a fecha actual.

Para la verificación de los datos de residencia existen tres servicios:

Servicio de Verificación de Datos de Residencia: Responde afirmativamente o Negativamente si una persona reside
dentro de un ámbito o área geográfica determinada, delimitada por la provincia y/o el municipio a fecha actual. No
incluye referencia temporal ni información histórica.

Servicio de Verificación-consulta de Datos de Residencia Extendida: No incluye referencia temporal, información

histórica, ni relación de convivencia. Es decir, no es posible a través de este servicio saber la fecha en la que el
ciudadano realizó el último padrón, ni los datos de anteriores domicilios, ni las personas que conviven en el mismo
domicilio que él.

Servicio de Consulta de Datos de Residencia con Fecha de la última Variación: Incluye sobre el servicio de Datos
de residencia Extendido, la fecha de la última variación padronal válida (Alta o modificación).

No incluye información histórica, ni relación de convivencia. Es decir, no es posible a través de este servicio saber los
datos de anteriores domicilios, ni las personas que conviven en el mismo domicilio que él.

La referencia temporal incluida, si permite conocer la fecha en la que el ciudadano realizó el último padrón, y en la
mayoría de los casos, si se cumplen los requisitos de tiempo de residencia en un domicilio o zona geográfica (Región,
provincia, municipio).

Se recomienda usar los servicios de Verificación de Datos de Residencia y de Consulta de Datos de Residencia con
Fecha de la última Variación.

Servicio de Verificación de Datos de Prestación de Desempleo (SVDP):

Por parte del Servicio Público de Empleo Estatal, SPEE-INEM, se ponen a disposición los siguientes servicios para ser
accesibles por todos los organismos públicos:

 El Servicio de Verificación de Datos de Desempleo (SVDSPEESITWS01) proporcionará información acerca del

certificado de la última situación de prestaciones.

 El Servicio de Verificación de Importes Actuales (SVDSPEEIACT) proporcionará información acerca del

certificado de Importes Actuales.

 El Servicio de Verificación de Importes por Periodos (SVDSPEEIPER) proporcionará información acerca del
certificado de Importes en un Periodo determinado.

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Servicio de Verificación de Datos de Títulos Oficiales (SVDT):
El Ministerio de Educación pone a disposición de todos los organismos públicos dos servicios:

 El Servicio de Verificación de Títulos Universitarios

 El Servicio de Verificación de Títulos No Universitarios.

Estos servicios recogen los títulos oficiales registrados para un ciudadano. En el caso de los títulos universitarios, es
necesario haber pagado la Tasa de Expedición para que el servicio muestre la información relativa al título.

Servicio de Verificación de Datos de la TGSS:

En esta versión de la Plataforma de Intermediación de Servicios, se han intermediado los certificados de Verificación de
Datos de Estar al Corriente de Pago de Obligaciones con la Seguridad Social y de Verificación de Datos de Estar dado de
Alta en la Seguridad Social.

En el Servicio de Verificación de Datos de Estar al Corriente de Pago de Obligaciones con la Seguridad Social, la
plataforma de Intermediación será la responsable de consultar al servicio de la TGSS para verificar si una persona física
o jurídica, se encuentra al corriente de pago con la Seguridad Social.

En el Servicio de Verificación de Datos de Estar dado de Alta en la Seguridad Social, la plataforma de Intermediación
será la responsable de consultar al servicio de la TGSS si una persona física se encuentra dada de alta en la Seguridad
Social en una fecha determinada.

Servicio de Verificación de Datos de la AEAT: La Agencia Tributaria dispone a través de Intermediación del
Servicio de Consulta de estar al corriente de pago de las obligaciones tributarias.

Este servicio, está a su vez dividido en cuatro, dependiendo de la finalidad con la que se realiza la consulta:

 AEAT101I: Contratos con Administraciones Públicas.

 AEAT102I: Autorizaciones de licencias de transporte.

 AEAT103I: Ayudas y subvenciones.

 AEAT104I: Permisos de residencia y trabajo para extranjeros.

En los certificados de estar al corriente de las obligaciones tributarias se indicará el carácter positivo o negativo de la
certificación.

Se entenderá que un obligado tributario se encuentra al corriente de sus obligaciones tributarias cuando se verifiquen
los requisitos contenidos en el artículo 74.1 del Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión
e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos,
aprobado por el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio (BOE del 5 de septiembre).

Por el contrario, el certificado será negativo cuando concurran todas o alguna de las
circunstancias siguientes:
1) Falta de presentación de una autoliquidación o declaración a la que el contribuyente estuviera obligado a
presentar en los últimos doce meses precedentes a los dos meses inmediatamente anteriores a la fecha de solicitud

2) Mantenimiento de deudas o sanciones tributarias en período ejecutivo con la Agencia Tributaria sin que éstas se
encuentren aplazadas, fraccionadas o suspendidas

3) Tener pendientes de ingreso responsabilidades civiles derivadas de delito contra la Hacienda Pública declaradas
por sentencia firme

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 4) No estar dado de alta en el censo de empresarios, profesionales o retenedores, cuando se trate de personas o
entidades obligados a estar en dicho censo y no estar dado de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas,
cuando se trate de sujetos pasivos no exentos del impuesto

Servicio de Verificación de Datos Catastrales:

A través de la Plataforma de Intermediación de Servicios, se puede acceder a los siguientes certificados ofrecidos por la
Dirección General de Catastro:

Consulta de Datos Catastrales:

Mediante este servicio, se obtiene información de datos catastrales de acuerdo a diferentes parámetros de búsqueda:

Búsqueda por DNI o NIE y Apellidos y Nombre:

 Devuelve todos los datos catastrales de los inmuebles que figuran en la base de datos del Catastro asociados a
ese DNI o NIE.

 En caso de incluir nombre y apellidos, la búsqueda se acota.

Certificación de titularidad:

Mediante este servicio se obtiene una certificación de titularidad de un bien inmueble.

Permite obtener una certificación de titularidad catastral, es decir un documento que certifica los inmuebles asociados
a un titular catastral, o bien la circunstancia de no figurar como titular catastral de bienes inmuebles en la base de
datos del Catastro.

La consulta se realiza por DNI o NIE, pero se puede limitar el ámbito de la consulta para una comunidad autónoma,
dentro de esta una provincia y dentro de esta un municipio.

También se puede limitar la consulta por tipología de los bienes inmuebles (urbanos, rústicos o de características
especiales).

Consulta de Bienes Inmuebles:

Mediante este servicio se obtiene información de datos catastrales de acuerdo a la Referencia Catastral introducida o a
través de la referencia de polígono y/o parcela.

Obtener Descriptiva y Gráfica:

Permite obtener una certificación descriptiva y gráfica de un inmueble. Para ello se ha de identificar unívocamente el
inmueble en el mensaje de petición mediante los códigos (INE) de provincia y municipio, más los 18 primeros dígitos de
la referencia catastral, o bien el polígono y la parcela en caso de que fuera un inmueble rústico.

Pueden acceder a él los usuarios registrados que dispongan de servicio de consulta y certificación de bienes inmuebles
y solo se podrán obtener certificaciones descriptivas y gráficas de inmuebles que se encuentren dentro del ámbito de
consulta.

Servicio de Consulta de Nivel y Grado de Dependencia:

La Plataforma de Intermediación será la responsable de consultar al servicio del IMSERSO para obtener los datos
relativos al Nivel y Grado de Dependencia.

Las aplicaciones clientes/requirentes que deseen consultar este servicio, lo harán a través de la Plataforma de
Intermediación.

Ésta será la responsable de la identificación y autenticación de aplicaciones/requirentes, así como del tratamiento de
los mensajes intercambiados con el servicio publicado por el IMSERSO.

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Este servicio proporciona la siguiente información en relación al grado y nivel de dependencia de un ciudadano:

 Número del expediente en vigor.

 Grado y nivel de dependencia.

Servicio de Consulta de Prestaciones Públicas:

El INSS, a través de la Plataforma de Intermediación, pone a disposición de todos los organismos públicos el servicio de
Consulta de las prestaciones del Registro de Prestaciones Sociales Públicas y las de Incapacidad Temporal y
Maternidad.

Este servicio proporciona la siguiente información en relación a las prestaciones percibidas por un ciudadano a
fecha actual:

 Fecha de proceso: Fecha en la que se hace la consulta

 Nombre y apellidos: Nombre y apellidos de la persona para la que se realiza la consulta

 Código y descripción de la prestación

 Importe de la prestación

Servicio de Consulta de Datos del M. Justicia:

El Ministerio de Justicia, a través de la Plataforma de Intermediación, pone a disposición de todos los organismos
públicos los servicios:

 Servicio de Consulta de Nacimiento.

 Servicio de Consulta de Matrimonio.

 Servicio de Consulta de Defunción.

Servicio de Consulta de entidades aseguradoras y reaseguradoras:

La Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones (DGSFP), a través de la Plataforma de Intermediación, pone a
disposición de todos los organismos públicos:

Acceso a la Intranet Administrativa / Red SARA-060:

En el caso de Comunidades Autónomas o Ayuntamientos es necesario la firma de un convenio marco que se
proporciona.

Solicitar el alta de la aplicación /usuario mediante el formulario de ‘Alta en el servicio’. Descarga de los formularios en
la apartado Documentos.

Los formularios tienen que remitirlos firmados electrónicamente a Soporte para su tramitación, mediante el formulario
Web de apertura de solicitudes de soporte técnico , de la Plataforma de Intermediación.

4. RESULTADOS.

Proporcionar un servicio normalizado, homogéneo y seguro de verificación de los datos personales para todos los
organismos.

Reducir las conexiones de diferentes organismos a los organismos proveedores de los datos.

Simplificación en la gestión de la tramitación permitiendo la validación automática en línea.

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Reducción del volumen de papeles a gestionar y almacenar, evitando al año cerca de 20 millones de fotocopias de DNI
y 10 millones de fotocopias del certificado del padrón.

Incrementar la colaboración con otras Administraciones en la realización de trámites.

5. VENTAJAS.

Ventajas para el ciudadano:

 Simplificación del papeleo.

 No necesitan adjuntar a la solicitud documentos acreditativos de su identidad o de su residencia.

 Ahorro de tiempo.

 No se necesita obtener el certificado de empadronamiento ni fotocopiar el DNI.

Ventajas para la administración:

 Disminución del volumen de papel gestionado y almacenado.

 Simplificación en la realización de los trámites.

 Incremento de la calidad de los datos al evitar falsificaciones, malas lecturas o errores ya que estos son
verificados o consultados directamente por el organismo competente.

 Disminución del número de volantes y certificados de empadronamiento suministrados por los ayuntamientos.

V. GUÍA FUNCIONAL PARA LAS OFICINAS DE REGISTRO. SISTEMAS DE

INTERCONEXIÓN DE REGISTROS (SIR)
1. INTRODUCCIÓN.

El uso del Sistema de Interconexión de Registros (SIR) o sistema que permite el intercambio de asientos
electrónicos de registro entre las Administraciones Públicas conlleva cambios en la operativa de las Oficinas de
Registro y Unidades de Tramitación.

La extensión de la utilización de SIR en toda la Administración permite no sólo unos significativos ahorros en costes,
sino también la reducción de los tiempos de tramitación, ofreciendo así la imagen de eficacia que el ciudadano
requiere actualmente de la Administración.

Por ello se hace necesario contar con una guía procedimental para los funcionarios de las Oficinas de Registro y de las
Unidades de Tramitación que oriente su operativa funcional derivada de la utilización de SIR.

Se hace notar que esta guía no aborda la operativa funcional general de registro que abarca otras acciones
independientes de la utilización de SIR.

La necesidad de contar con la presente guía se ve reforzada tras la aprobación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del
Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Dicha Ley incluye previsiones relativas al registro electrónico, que producirá sus efectos
desde el 2 de octubre de 2018.
Entre ellas se puede citar la obligación de todas las Administraciones Públicas de contar con un registro electrónico
general.

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Estos registros, que deberán ser plenamente interoperables, contarán con la asistencia de la actual red de oficinas en
materia de registros, que pasarán a denominarse oficinas de asistencia en materia de registros, y deberán digitalizar los
documentos presentados en papel de forma presencial.

Igualmente, la elaboración de esta Guía se enmarca en los objetivos estratégicos y líneas de acción incluidos en el Plan
de Transformación Digital de la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos (Estrategia TIC) aprobada
en el Consejo de Ministros del 2 de octubre de 2015, y sirve pues para cumplir los hitos necesarios para el desarrollo
gradual de la Administración Digital con un horizonte temporal hasta 2020.

Concretamente en 2017 deberán estar digitalizados el 100% de los registros.

La validez jurídica del proceso de digitalización y envío de los documentos está garantizada porque se hace con el
formato y la estructura de datos que exige la normativa vigente, de forma que se acredita la correspondencia entre los
documentos presentados en el Registro y los que se transmite electrónicamente, bien sean originales, copias
auténticas o simples copias.

2. OBJETO DE LA GUÍA.

El objetivo de la presente guía es establecer procedimientos y recomendaciones de carácter general para todos los
usuarios del Sistema de Interconexión de Registros (SIR) y de cualquiera de las aplicaciones de registro compatibles con
SIR que se utilizan en las Oficinas de Registro.

Se pretende así orientar las actuaciones a seguir en las tareas de digitalización, intercambio de registros electrónicos y
gestión del papel en las Oficinas de Registro interconectadas a través de SIR, pero siempre en el contexto de operar con
la flexibilidad necesaria que asegure la gestión más eficaz al servicio del ciudadano.

3. DEFINICIONES Y CONCEPTOS.

El Sistema de Interconexión de Registros o SIR es un sistema informático que permite el intercambio de asientos
electrónicos de registro entre las Administraciones Públicas de forma segura y de acuerdo con la normativa vigente.

Gracias a este sistema, cuando un ciudadano o un órgano administrativo presenta cualquier solicitud, escrito o
comunicación dirigida a otro órgano, organismo público o Administración Pública y lo hace ante una de las Oficinas de
Registro que haya implantado SIR, dicha documentación se podrá enviar en formato electrónico a cualquier otra
Oficina de Registro que también lo haya implantado, independientemente de su ubicación geográfica.

El listado actualizado de las Administraciones y sus órganos u organismos vinculados o dependientes que disponen de
Oficinas de Registro integradas en SIR se actualiza diariamente en la aplicación de registro conectada a SIR.

En los apartados siguientes de esta Guía se detallan las actuaciones que con carácter general y no exhaustivo
se recomienda seguir en cada fase del recorrido de la documentación que es objeto de envío a través de SIR.

Para una mejor comprensión de este recorrido, se deben tener en cuenta las siguientes
definiciones:
 Unidad de Tramitación Origen: Unidad orgánica de una Administración Pública que desee dirigir solicitud,
escrito o comunicación a cualquier otro órgano o Administración Pública.

 Oficina de Registro Origen y Oficina de Registro Destino: Unidades administrativas u órganos que se
encargan de inscribir los asientos de entrada y de salida correspondientes de los documentos en el Registro
oficial de la organización a la que pertenece.

 Unidad de Tramitación Destino: Unidad orgánica de una Administración Pública a la que se dirige cualquier
solicitud, escrito o comunicación desde cualquier otro órgano o Administración Pública.

Los funcionarios de las Oficinas de Registro y, en su caso, los funcionarios de las Unidades de

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Tramitación, son responsables, a los efectos de lo dispuesto en esta guía, a nivel técnico o de
comunicación:
 de la correcta transformación de la documentación en soporte papel a soporte electrónico y
 del envío correcto de la documentación electrónica a través de las aplicaciones de registro y SIR.

Las Oficinas de Registro Origen y Destino pueden utilizar diversas aplicaciones informáticas que permiten el envío de
asientos registrales y documentos a través de SIR.

GEISER (Gestión Integrada de Servicios de Registro) y

ORVE (Oficina de Registro Virtual)

Son ejemplos de aplicaciones de registro compatibles con SIR.

4. ACTUACIONES A REALIZAR EN LA OFICINA DE REGISTRO ORIGEN.

El ciudadano o la Unidad de Tramitación Origen pueden presentar la documentación ante la Oficina de Registro Origen.

En función de si es uno u otro quién lo presenta, así como del formato en que se presenta dicha documentación, se
recomienda que el funcionario de la Oficina de Registro Origen y, en su caso, el funcionario de la Unidad de
Tramitación Origen, realice distintas comprobaciones y actuaciones con carácter previo a la inscripción de cada asiento
y envío del registro correspondiente.

Adicionalmente, una vez realizado el envío por SIR, deberá devolver la documentación en papel al ciudadano, salvo
excepciones que se detallan más adelante.

Se describen a continuación cada una de estas acciones a realizar por el funcionario de la Oficina de Registro Origen y,
en su caso, por el funcionario de la Unidad de Tramitación Origen.

COMPROBACIONES Y ACTUACIONES PREVIAS

En cualquiera de los casos, y como paso previo a cualquier otra acción, el funcionario de la Oficina de Registro Origen
deberá verificar que la Unidad de Tramitación Destino o alguna de sus unidades jerárquicamente superiores está
integrada en SIR.

Esto podrá comprobarse tanto en la propia aplicación de registro, como en los manuales de usuario y las páginas
informativas de la Secretaría de Estado de Administraciones Pública sobre el Proyecto SIR.

En todo caso, esta verificación deberá llevarse a cabo con carácter previo a cualquier otra acción.

Qué hacer si la Unidad de Tramitación Destino no está conectada a una Oficina de Registro
Destino integrada en SIR.
En ese caso, se comprobará si algún órgano jerárquicamente superior a la Unidad de Tramitación Destino está
integrado en SIR.

Si es así, enviaré el asiento a dicho órgano jerárquicamente superior, desde el que se realizarán las acciones necesarias
para hacer llegar la documentación a la Unidad de Tramitación Destino.

Si NO es así, se remitirá la documentación en papel a la dirección postal de la Oficina de Registro Destino

correspondiente; debe recordarse entonces que en ningún caso se remitirá a la Unidad de Tramitación Destino
directamente.

Una vez comprobado que la documentación puede enviarse en formato electrónico a través de SIR, el funcionario de la
Oficina de Registro Origen preparará dicha documentación para su digitalización, asegurando en todo momento la
gestión más eficaz para el propósito del ciudadano:

MÓDULO 2: COOPERACIÓN ENTRE ADMINISTRACIÓN PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA PÁG. 12

PRIMERO.
PREPARAR LA DOCUMENTACIÓN SI LA DOCUMENTACIÓN ES PRESENTADA EN FORMATO PAPEL
El funcionario de la Oficina de Registro Origen preparará la documentación previamente a su escaneo, eliminando
grapas, clips, “gusanillo”, encuadernado o cualquier otro medio que imposibilite la mecanización del escaneo.

En caso de que se trate de documentos encuadernados, se podrá utilizar la cizalla previo consentimiento expreso del
ciudadano, que en su caso podrá ser por escrito, y condicionado a que la información no se vea alterada.

Si se considera preciso, ya sea porque ello lleve menos tiempo, porque la encuadernación sea difícil de retirar, o porque
las hojas que se obtengan sean más fáciles de escanear, podrá fotocopiarse la documentación.

Si los documentos son de tamaño superior al admitido por el escáner, se podrá realizar fotocopias parciales, de forma
que toda la superficie del documento quede recogida mediante fotocopias, aunque los bordes de cada una se solapen
con las anteriores.

Si los documentos tienen formatos no estándares (tarjetas, post-it, papel cebolla, cuartillas, etc.):

• Si el escáner dispone de portadores específicos para introducir estos documentos (plantillas de plástico), se insertarán
y escanearán los documentos.

• En caso contrario, se recomienda realizar fotocopias en A4 de cada documento.

En conclusión, en caso de que se trate de documentos cuyo tamaño, forma o encuadernación imposibilite la
digitalización directa, se podrán realizar fotocopias previamente a su escaneo.

En caso de que la documentación sea presentada en papel y en sobre cerrado, por ejemplo como consecuencia
de un concurso, se procederá a su envío en formato papel y en sobre cerrado.

SI LA DOCUMENTACIÓN ES PRESENTADA EN FORMATO ELECTRÓNICO

Si la introducción de documentos electrónicos es realizada por las Unidades de Tramitación Origen conectadas, serán
estas las que deberán realizar las tareas de preparación, agrupación y digitalización de la documentación descritas en
este apartado de comprobaciones y actuaciones previas.

Si el ciudadano pretende realizar la presentación de documentación en formato electrónico podrá, en su caso,

introducir dicha documentación directamente en la sede electrónica correspondiente.

En el supuesto de que se presentara en la Oficina de Registro con dicha documentación almacenada en un

soporte digital (CD, cintas, memorias flash, USB, etc.…), el funcionario de la Oficina de Registro Origen recogerá
el soporte digital aportado por el ciudadano y, por motivos de seguridad, procederá a su envío en sobre cerrado.

SEGUNDO.

AGRUPAR LA DOCUMENTACIÓN SI LA DOCUMENTACIÓN ES PRESENTADA EN

FORMATO PAPEL
Una vez que se han eliminado todos aquellos elementos que impidan la digitalización directa de la
documentación, el funcionario de la Oficina de Registro Origen dividirá la documentación en dos grupos en
función del tipo de documento presentado y según los siguientes criterios:

a) Originales o copias auténticas de documentos públicos administrativos. Estos pueden identificarse como tal, bien porque llevan
firma y sello de la Administración, bien porque llevan impreso un Código de Verificación Seguro (CSV).

b) Originales o copias auténticas de documentos privados (certificados médicos, contratos privados, etc.).

c) Originales o copias auténticas de documentos públicos no administrativos (documentos notariales o judiciales).

MÓDULO 2: COOPERACIÓN ENTRE ADMINISTRACIÓN PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA PÁG. 13

d) Copias compulsadas con sello y firma original de compulsa de una Administración Pública.

e) Cualquier otro tipo de documento que no sea original o copia auténtica, y que por tanto el funcionario no haya
podido cotejar con el original o copia auténtica.

Recordamos que se pueden hacer fotocopias de los documentos con el objetivo de permitir su escaneo.

A los efectos de la utilización de SIR, esta fotocopia debe considerarse como si fuese el documento presentado por el
ciudadano.

Ejemplo: Si el ciudadano ha presentado un original de un contrato, que por su volumen viene encuadernado, se pueden
hacer fotocopias y escanearlas para su envío como original del documento privado.

Una vez identificado el tipo de documentación según los anteriores criterios, se agrupará en dos clases
generales, que permitirán al receptor discernir qué tipo de documento fue presentado en origen:

• Originales o copias auténticas: Originales o copias auténticas de documentos públicos o privados.

Se incluirán aquí los documentos con sello y firma original de compulsa.

• Fotocopias: Fotocopias de documentos que no se hayan podido cotejar con un original o copia auténtica.

La aplicación de Registro correspondiente permitirá distinguir si la documentación digitalizada consiste en copias

electrónicas realizadas sobre originales, copias auténticas o copias compulsadas (tipos a, b, c y d) o sobre fotocopias
(tipos e).

Concretamente, si el usuario dispone de la aplicación GEISER, anexará todos los documentos tipos a, b, c y d en el
campo COPIA ELECTRÓNICA AUTÉNTICA y los documentos tipo e en el campo COPIA.

Dado que la digitalización y envío de los documentos se realiza con aplicaciones cuyas características cumplen la
normativa vigente, el funcionario de la Unidad de Destino tiene acreditada la correspondencia entre los documentos
presentados en el Registro Origen y los recibidos en el Registro Destino.

En el caso excepcional y transitorio de que la aplicación no disponga de campos específicos para su distinción, toda
aquella documentación que no se haya podido cotejar con un original, copia auténtica o no sea copia compulsada (tipo
e) deberá ponerse un sello con la marca de FOTOCOPIA previamente a su digitalización.

En todo documento que justifique un pago o que pueda ser susceptible de uso indebido en posteriores ocasiones,
deberá ponerse el sello de la Oficina de Registro ANTES DE SU DIGITALIZACIÓN, indicando fecha y hora de la
presentación.

En ningún caso recae en los funcionarios de la Oficina de Registro la competencia para decidir si la copia
electrónica generada es válida para el procedimiento al que va dirigida.

SI LA DOCUMENTACIÓN ES PRESENTADA EN FORMATO ELECTRÓNICO

La documentación en formato electrónico para su envío a través de SIR sólo puede ser aportada a una Oficina
de Registro desde una Unidad de Tramitación Origen, que será la responsable de anexar los documentos
electrónicos en los campos correspondientes según los siguientes criterios:

ORIGINAL: Documentos electrónicos originales. Serán aquellos documentos públicos administrativos que hayan sido
creados y firmados digitalmente por órgano competente.

COPIA ELECTRÓNICA AUTÉNTICA: Documentos tipos a, b, c y d anteriormente señalados.

COPIA: Documentos tipo e anteriormente señalados. En cualquier caso, deberá indicarlo convenientemente según el
procedimiento y/o las aplicaciones informáticas internas de la Administración correspondiente.

MÓDULO 2: COOPERACIÓN ENTRE ADMINISTRACIÓN PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA PÁG. 14

TERCERO.

DIGITALIZAR LA DOCUMENTACIÓN
El funcionario del registro deberá elegir entre las opciones “blanco y negro” o “color” en función de la naturaleza del
documento, prestando especial atención a la presencia de logotipos, subrayados, sellos de tinta, códigos de colores, etc.
que existieran en el documento.

En caso de que la información a color del documento no genere efectos jurídicos, podrá escanearse la documentación
en blanco y negro.

En caso de duda sobre la naturaleza de la información a color del documento, se recomienda el escaneo a color.

La digitalización se realizará con una resolución de 200 ppp y preferentemente en formato de salida pdf., aunque
puede admitirse cualquier formato incluido en la Norma Técnica de 1 Interoperabilidad del Catálogo de Estándares.

En el caso de que la imagen digital resultante no sea óptima, podrá ajustarse para su mayor legibilidad (contraste,
reorientación, eliminación de bordes, etc.) utilizándose el software disponible.

Una vez escaneado, el personal de la Oficina comprobará que:

 El número de páginas resultante en el fichero coincide con el número de páginas presentadas por el ciudadano.

 La resolución es adecuada y la imagen es legible y fiel al documento en papel.

Resolución de 3 de octubre de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se

aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad del Catálogo de Estándares.

Esta comprobación es similar a la que actualmente se realiza en papel para el proceso de compulsa.

Si se realiza un envío con documentación electrónica no legible, la Oficina de Registro Destino podrá rechazar el
envío y será responsabilidad de la Oficina de Registro Origen que ha realizado el envío, conseguir la documentación
para realizar un nuevo envío correctamente.

CUARTO.

SEPARAR EN FUNCIÓN DE LAS LIMITACIONES DE TAMAÑO DEL REGISTRO

Los límites establecidos para cada anotación registral son: 5 anexos con un máximo de 10 MB cada uno, no
pudiendo superar los 15 MB en conjunto.

Una vez digitalizada toda la documentación, el funcionario de la Oficina de Registro origen conocerá:

 el tamaño en MB de la documentación a anexar

 el límite de documentación que se puede incluir por registro.

De este modo, si la documentación presentada supera los límites antes mencionados, el funcionario agrupará la
documentación en varios registros sucesivos.

Deberá anotar entonces en el campo ASUNTO que se trata de un PARCIAL Y DE X, donde Y es la posición del registro
dentro del conjunto y X el numero de registros del conjunto.

Si por ejemplo tuviera que realizar el envío mediante dos registros sucesivos:
 En el primer registro añadirá al ASUNTO la etiqueta PARCIAL 1 DE 2.

 En el segundo registro añadirá al ASUNTO la etiqueta PARCIAL 2 DE 2.

MÓDULO 2: COOPERACIÓN ENTRE ADMINISTRACIÓN PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA PÁG. 15

Asimismo, en el campo OBSERVACIONES se indicará REMISIÓN DE DOCUMENTACION DIGITALIZADA EN REGISTROS
SUCESIVOS, así como el número del primero de los sucesivos registros para una identificación más fácil.

Estas acciones permitirán que el funcionario de la Oficina de Registro Destino identifique fácilmente si la
documentación se envía en uno o varios registros.

INSCRIPCIÓN DEL ASIENTO Y ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN

Antes de proceder al envío de la documentación, el funcionario de la Oficina de Registro Origen cumplimentará lo más
exhaustivamente posible al menos los siguientes campos:

INTERESADO: Datos de identificación y contacto del ciudadano. Se recomienda explícitamente la inclusión del NIF con
el objeto de facilitar las relaciones posteriores del ciudadano con la Administración.

Si el destinatario es un órgano administrativo, deberá hacerse constar su denominación.

ASUNTO, EXTRACTO O RESUMEN DEL REGISTRO: Información de valor para facilitar la gestión del registro en la
oficina receptora (con un máximo de 240 caracteres).

DOCUMENTACIÓN FÍSICA Y /O SOPORTES: Información sobre el formato (papel o electrónico) en que se envía la
documentación anexa. La recomendación general es enviar la documentación exclusivamente en formato electrónico a
través de SIR.

Sin embargo, podrán darse circunstancias excepcionales que bien lo impiden, o bien lo desaconsejan en el marco de
asegurar la gestión más eficaz para el ciudadano, y se podrá proceder a envíos en papel.

Por circunstancias excepcionales se entenderán aquellos supuestos en los que exista una carencia de medios
debidamente acreditada.

El funcionario de la Oficina de Registro Destino debe entonces poder identificar rápidamente

si el justificante del registro generado y enviado por la Oficina de Registro Origen a través de
SIR:
 Irá acompañado de toda la documentación anexa en formato electrónico y podrá iniciar o continuar con el
procedimiento.

 O se enviará exclusivamente en papel. Por ello, la aplicación del registro debe permitir señalar con el color y/o el
mensaje correspondiente -que se indica más abajo- entre las siguientes opciones:

“NO ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN FÍSICA” (se envía el expediente en formato electrónico).

Para aquellos casos en que se haya escaneado y enviado electrónicamente toda la documentación aportada por el
ciudadano en papel. Este debe ser el caso más general.

“ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN FÍSICA REQUERIDA” (se envía el expediente en formato papel)

Para aquellos casos en que NO se haya podido escanear toda la documentación aportada por el ciudadano en papel y
por tanto NO se pueda enviar electrónicamente, la documentación se enviará entonces en papel acompañada del
justificante de registro o recibo de presentación como primera hoja del paquete de documentación.

No se recomienda el uso de la opción “ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN FÍSICA COMPLEMENTARIA”, ya que la

experiencia ha demostrado que induce a errores.

En su lugar se utilizará la opción “NO ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN FÍSICA” según se detalla más adelante.

¿Se pueden enviar registros mixtos papel-electrónico?

En ningún caso se enviarán parte de la documentación en formato papel y parte en formato electrónico.

MÓDULO 2: COOPERACIÓN ENTRE ADMINISTRACIÓN PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA PÁG. 16

Si no se pudiera digitalizar toda la documentación, se optará por enviar toda la documentación en papel señalando en
el campo “ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN FÍSICA REQUERIDA”.

En los casos que el envío se realiza en papel, es indispensable enviarlo a la dirección postal de la OFICINA DE
REGISTRO DESTINO que aparezca en la aplicación del registro y a la que se ha enviado electrónicamente el justificante
de registro de entrada y en su caso, la documentación anexa en formato electrónico.

Con el fin de facilitar la gestión de la documentación en la Oficina de Registro Destino, el

personal de la Oficina de Registro Origen podrá colocar en lugar visible del paquete o sobre
que contiene el papel la inscripción siguiente:
DOCUMENTACIÓN FÍSICA SIR (CÓDIGO DEL REGISTRO- FECHA DEL REGISTRO)

SIR no permite anular un registro una vez que ha sido enviado, por lo que se pueden producir
las siguientes situaciones:
• Que se haya enviado un registro con errores, (documentación incompleta, errónea o defectuosa).

En este caso, se enviará un nuevo registro a la Oficina de Registro Destino indicando que el envío anterior es erróneo,
solicitando su rechazo, subsanando los errores y adjuntando el justificante del asiento registral inicial, (que es el que
tendrá validez en lo referente a la fecha y hora de entrada de presentación de la documentación por parte del
ciudadano).

• Que haya enviado un registro por error:

 En el manejo ordinario de la aplicación, se ha enviado un registro que no se debía. En este caso, se contactará con
la Oficina de Registro Destino indicando que el envío anterior es erróneo y solicitando su rechazo.
 Porque se haya enviado a Unidad de Tramitación Destino errónea. En este caso, la Oficina de Registro Destino
reenviará a la Unidad correcta.
 Como regla general, los asientos sólo pueden ser rechazados porque:

La documentación anexa esté incompleta, errónea o defectuosa.

Estén dirigidos a Administraciones no integradas en SIR.

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la
Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades
registrales.

GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN PAPEL

La Oficina de Registro Origen NUNCA se quedará con la documentación; bien se la devolverá al ciudadano o a
la Unidad de Tramitación Origen, bien la enviará a la Oficina de Registro Destino para su posterior envío a la
Unidad de Tramitación Destino, según los casos siguientes:

“NO ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN FÍSICA” (se envía el expediente en formato electrónico)

En caso de que haya hecho el envío de la documentación electrónicamente, el personal de la Oficina de Registro Origen
devolverá al ciudadano toda la documentación en papel y le entregará el recibo de presentación generado que le
servirá como justificante de la fecha y la hora de presentación del registro ante la Administración.

En caso de que se haga el envío electrónicamente, pero no se pueda o deba devolver al

ciudadano la documentación en papel:
 Bien porque el procedimiento requiere que la documentación sea custodiada por la Unidad de Trámite Destino.

 Bien porque la Oficina de Registro Origen haya recibido la documentación desde una Oficina de Correos y por
tanto no pueda devolverla al ciudadano.

MÓDULO 2: COOPERACIÓN ENTRE ADMINISTRACIÓN PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA PÁG. 17

Este es un caso que se presenta con frecuencia cuando la documentación es enviada desde el extranjero.

El personal de la Oficina de Registro Origen enviará también a la Oficina de Registro Destino toda la documentación en
papel incluyendo como portada de la documentación física una copia del recibo de presentación.

Además, deberá hacer constar esta circunstancia en el campo OBSERVACIONES. “ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN
FÍSICA REQUERIDA” (se envía el expediente en formato papel)

En caso de que no se haya podido realizar el envío de la documentación en formato electrónico y por tanto se envíe
toda la documentación en papel a la dirección postal de la Oficina de Registro Destino, el personal de la Oficina de la
Oficina de Registro Origen entregará al ciudadano el resumen del recibo de presentación generado que le servirá como
justificante de la fecha y la hora de presentación de la documentación ante la Administración.

La Oficina de Registro Destino será a su vez responsable de hacer llegar la documentación a la Unidad de Tramitación
Destino. Debe recordarse que en ningún caso se remitirá a la Unidad de Tramitación Destino directamente.

QUINTO.
ACTUACIONES A REALIZAR EN OFICINA DESTINO

Los funcionarios de las Oficinas de Registro Destino deberán atender regularmente (al menos varias veces al día) la
bandeja de registros recibidos y hacer llegar la documentación adecuadamente a la Unidad de Tramitación Destino.

En cualquier caso, deberán priorizar la gestión de aquellos registros que son consecuencia de una subsanación de
errores de registros anteriores.

Se describen a continuación cada una de las acciones a realizar por el funcionario de la Oficina de Registro Destino.

COMPROBACIONES PREVIAS A LA CONFIRMACIÓN DEL REGISTRO

Antes de CONFIRMAR cada uno de los registros recibidos, comprobarán cada uno de los siguientes extremos:

1) DESTINO: En primer lugar, la Oficina de Registro Destino comprobará si la solicitud, escrito o comunicación recibida
está dirigida, a alguna de las unidades del centro directivo al que está adscrita la Oficina.

• Si es así, y tras las restantes comprobaciones que se enumeran en los siguientes apartados, se remitirá la
documentación a la Unidad de Tramitación Destino.

• En caso contrario, comprobará si la Unidad destinataria de la documentación está conectada a SIR, en cuyo caso
deberá realizar un REENVÍO a esa Unidad.

Si la Unidad destinataria tampoco estuviera conectada, pero sí lo estuviera un órgano jerárquicamente superior, se
enviará a dicho órgano, que será el responsable de hacer llegar la documentación a la Unidad de Tramitación Destino
competente.

Si tampoco fuera así, se deberá realizar un RECHAZO indicando los motivos.

En ningún caso una Oficina de registro rechazará un registro por considerar que la Unidad de Tramitación Destino no es
competente para instruir o resolver.

En última instancia, la Oficina de Registro de Destino siempre aceptará y enviará a la Unidad de Tramitación a la que
el escrito vaya dirigido.

La Unidad de Tramitación Destino será la responsable de realizar las actuaciones pertinentes, remitiendo la
documentación al órgano que considere competente o efectuar la notificación correspondiente al interesado, conforme
a la legislación sobre Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

2) FORMATO DE LA DOCUMENTACIÓN: El funcionario de la Oficina de Registro Destino se cerciorará si la

documentación llega sólo en formato electrónico, sólo en formato papel o en ambos.

MÓDULO 2: COOPERACIÓN ENTRE ADMINISTRACIÓN PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA PÁG. 18

Encontrará la información en el campo DOCUMENTACIÓN FÍSICA Y /O SOPORTES:
Si aparece “NO ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN FÍSICA NI OTROS SOPORTES”, la documentación llega en formato
electrónico y podrá continuar la tramitación por vía electrónica inmediatamente.

Si en el campo OBSERVACIONES se señala que la documentación también se enviará en papel, es decir, la

documentación llega por duplicado en ambos formatos, también podrá continuar la tramitación por vía electrónica, sin
esperar a que llegue la documentación en papel.

Es recomendable que al enviar la documentación electrónica a la Unidad de Tramitación Destino, el funcionario de la

Oficina de Registro Destino pueda informar que posteriormente se enviará la documentación en papel para su custodia.

Si aparece “ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN FÍSICA REQUERIDA”, la Oficina de Registro Destino deberá esperar la
llegada de la documentación física en papel antes de realizar cualquier otra acción.

¿Qué se hace si transcurren varios días hábiles desde la recepción electrónica del documento justificativo de
registro de entrada en la Oficina de Registro Origen, y no se acaba de recibir la documentación correspondiente
en papel?

Se pondrá en contacto con la Oficina de Registro Origen para asegurarse del estado del envío:

Si el envío está en camino de forma correcta, esperaré a su recepción antes de continuar con la tramitación y, en los
casos oportunos, haré constar a la Unidad de Tramitación Destino que existen entradas de solicitudes, escritos, étc,
pero que aún no se ha recibido la documentación.

Si por error, la documentación en papel se hubiera dirigido a otra dirección, será la Oficina de Registro Origen la
responsable de realizar las actuaciones necesarias para recuperar la documentación y hacérmela llegar.

Si por error, el envío en papel se hubiera realizado directamente a la Unidad de Tramitación Destino, esta última será
la responsable de comunicármelo formalmente bien de oficio, bien a petición propia para poder cerrar el asiento.

3) SI EL ENVÍO ES ÚNICO O PARCIAL: Se comprobará si el envío es único o por el contrario forma parte de un bloque
de documentación enviado en varios registros sucesivos.

Si fuera así, esto vendrá indicado en el campo ASUNTO con la anotación PARCIAL Y de X, donde Y es la posición del
registro dentro del conjunto y X el numero de registros del conjunto.

Si por ejemplo, recibiera un envío mediante dos registros sucesivos:

 En el primer registro aparecerá la etiqueta PARCIAL 1 DE 2.

 En el segundo registro aparecerá la etiqueta PARCIAL 2 DE 2.

Asimismo, en el campo OBSERVACIONES vendrá indicado REMISIÓN DE DOCUMENTACION DIGITALIZADA EN

REGISTROS SUCESIVOS.

No se confirmará, rechazará o reenviará un bloque de documentación hasta que se hayan recibido todos los registros
sucesivos.

4) CALIDAD TÉCNICA DE LA DOCUMENTACIÓN: Posteriormente, el funcionario de la Oficina de Registro Destino

comprobará que todos los ficheros pueden abrirse y que la documentación está completa y legible.

Si la documentación estuviera incompleta o corrupta, la Oficina de Registro Destino RECHAZARÁ el registro, indicando
los motivos para ello.

Antes de cualquier otra actuación que implique contactar de nuevo con el ciudadano, ambas Oficinas se pondrán en
contacto para tratar de solucionar cualquier duda o problema técnico.

La Oficina de Registro Origen deberá entonces subsanar la digitalización y en caso de ser necesario, contactar con el

MÓDULO 2: COOPERACIÓN ENTRE ADMINISTRACIÓN PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA PÁG. 19

ciudadano según el procedimiento administrativo común o la Unidad Tramitadora Origen para obtener de nuevo la
documentación.

Con ello, creará otro registro en el que se incluirá el justificante del registro anterior, y se señalará la incidencia en el
campo OBSERVACIONES.

Una vez comprobados positivamente todos los puntos anteriores (destino, formato de la documentación, si el envío es
único o parcial y calidad de la documentación), la Oficina de Registro Destino debe CONFIRMAR el registro.

Si por error, la Oficina de Registro Destino confirma un envío que está dirigido a otra Oficina de Registro o debiera
estarlo, esta Oficina de Registro Destino deberá generar un nuevo asiento de salida con la documentación y el
justificante de registro original que enviará a la Oficina de Registro correspondiente.

Asimismo, advertirá inmediatamente del error a la Oficina de Registro Origen a efectos informativos. Fuente:
Aplicación GEISER

REMISIÓN A LA UNIDAD DE TRAMITACIÓN DESTINO Y ACTUACIONES EN LA MISMA

La Oficina de Registro Destino NUNCA se quedará con la documentación.

La Oficina de Registro Destino remitirá la documentación a la Unidad de Tramitación Destino, que es la responsable de
las obligaciones de custodia.

En este envío, el sistema implantado en la Administración está incluyendo el contenido y los anexos del asiento
registral, así como los ficheros técnicos de las copias electrónicas generadas.

Todas las Unidades de Tramitación deben estar conectadas electrónicamente a la Oficina de Registro o al menos,
habilitar mediante medios electrónicos (buzones al efecto) la posibilidad de recibir toda la documentación en formato
electrónico.

La Unidad de Tramitación de Destino deberá obligatoriamente CONFIRMAR o RECHAZAR la recepción del envío.

En caso de RECHAZO deberá indicar los motivos en el campo OBSERVACIONES.

La tramitación electrónica ya ha dejado de ser una forma especial de gestión de los procedimientos, y constituye la
actuación habitual de las Administraciones, siempre con la vocación de lograr un mejor y más eficaz servicio a los
ciudadanos.

Éste es el principio que debe fundamentar cualquiera de las acciones recomendadas en la presente Guía y que sean
acometidas por los funcionarios de las Oficinas de Registro.

ANEXO: NORMATIVA DE REFERENCIA (Junio de 2016)

 Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil.
 Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización,
Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.
 Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común. (derogada)
 Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y
comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de
originales y el régimen de las oficinas de registro. (derogado)
 Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. (derogada)
 Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio,
de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. (actualizado)
 Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de
la Administración Electrónica.
 Orden HAP/566/2013, de 8 de abril, por la que se regula el Registro Electrónico Común.

MÓDULO 2: COOPERACIÓN ENTRE ADMINISTRACIÓN PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA PÁG. 20

 Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la
Norma técnica de Interoperabilidad de modelo de datos para el intercambio de asientos entre las entidades
registrales. (derogada)
 Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la
Norma técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico.
 Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la
Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de documentos.
 Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la
Norma técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos
electrónicos.
 Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, vigente
desde el 2 de octubre de 2016, salvo en los preceptos relativos al registro electrónico de apoderamientos, registro
electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la administración y
archivo único general, que producirán efectos desde el 2 de octubre de 2018.

VI.LA E-ADMINISTRACIÓN EN ANDALUCÍA: PLATAFORMA DE RELACIÓN CON LA

CIUDADANÍA.
Con motivo de la entrada en vigor de la Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía, se procedió
a la sustitución de la actual Plataforma de Relación con la Ciudadanía Andaluza (CLARA) por un nuevo portal con la
denominación “Atención a la Ciudadanía” disponible en la siguiente dirección:

http://www.juntadeandalucia.es/haciendayadministracionpublica/ciudadania

Su contenido principal es el Catálogo de Procedimientos según la información existente en el Registro de

Procedimientos Administrativos de la Administración de la Junta de Andalucía que ha sido completada con aquella otra
contenida en la citada Plataforma.

La Plataforma de Relación con la Ciudadanía Andaluza (CLARA) ha sido sustituida por el portal de Atención a la
Ciudadanía.

La información publicada en ella se puede consultar en el nuevo portal.

https://www.juntadeandalucia.es/ciudadania/

El Portal se inicia con las Cartas de servicios:

Las Cartas de servicios.

Las Cartas de Servicios son documentos que tienen por objeto informar a la ciudadanía sobre:

 los servicios públicos que gestiona la Comunidad Autónoma de Andalucía,

 las condiciones en que se prestan,

 los derechos de la ciudadanía en relación con estos servicios y

 los compromisos de calidad que se ofrecen en relación con su prestación.

Acceso a las cartas de servicios de cada Consejería:

 Presidencia y Administración Local

 Economía y Conocimiento

 Hacienda y Administración Pública

MÓDULO 2: COOPERACIÓN ENTRE ADMINISTRACIÓN PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA PÁG. 21

  Educación

 Salud

 Igualdad y Políticas Sociales

 Empleo, Empresa y Comercio

 Fomento y Vivienda

 Turismo y Deporte

 Cultura

 Justicia e Interior

 Agricultura, Pesca y Desarrollo Rural

 Medio Ambiente y Ordenación del Territorio

Componentes de apoyo
En el marco de las plataformas y sistemas de administración electrónica de la Junta de Andalucía, se han desarrollado
un conjunto de componentes tecnológicos de apoyo a la instrucción electrónica de procedimientos, utilizados por
ejemplo en los componentes de motor de tramitación Trew@, la Plataforma de Tramitación y la Ventanilla
Electrónica.

El soporte técnico prestado para estos componentes se circunscribe a su utilización específica en el ámbito de la
administración electrónica de la Junta de Andalucía.

Componente WebOffice
WebOffice es un editor de texto basado en el componente Writer de OpenOffice, siendo desde la versión 4.1.2
compatible además con el procesador de texto Writer de LibreOffice, y orientado a la gestión de escritos y formularios
administrativos en la tramitación telemática de los procedimientos.

Su objetivo fundamental es la utilización de documentos en formato OpenOffice para mostrar información al usuario,
permitiéndole su edición e interacción con la plataforma de gestión y tramitación telemática.

Suele integrarse con aplicaciones bajo tecnología web, como es el caso de los sistemas de tramitación basados en el
componente de motor de tramitación Trew@.

Además de las utilidades típicas de un editor de texto, la principal funcionalidad propia que añade WebOffice, que lo
convierte en una herramienta fundamental en la gestión de tareas documentales, es la posibilidad de utilizar variables
en los documentos y poder sustituirlas posteriormente por los valores correspondientes.

Esto posibilita el poder utilizar plantillas documentales en las que un alto porcentaje del texto es estático para todos
los documentos, mientras que otros valores serán marcados como variables puesto que variarán en función de una serie
de indicadores y valores procedentes de los expedientes, trámites, formularios, etc.

La última versión de este componente es la 4.2.1 (octubre 2015).

Componente Formula
Formula es un motor de formularios que permite la gestión completa del formulario (administración y diseño) siendo
sólo necesario el "renderizado" final de los mismos por aplicaciones terceras.

Ofrece integración con servicios externos de datos, validación y persistencia.

MÓDULO 2: COOPERACIÓN ENTRE ADMINISTRACIÓN PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA PÁG. 22

La generación de formularios a medida para las aplicaciones, requiere el desarrollo de elementos de programación,
implicando a una gran cantidad de participantes y resultando en un rediseño de los sistemas de información.

Este hecho va en detrimento de la agilidad y la mantenibilidad de los sistemas de información y de los servicios finales
a los usuarios.

En la Administración Pública es habitual tener procedimientos administrativos en los que se solicita información a los
ciudadanos o tramitadores, con lo que requieren de la generación de múltiples pantallas de adquisición de datos.

Este componente permite evitar el desarrollo a medida de los formularios y costosas adaptaciones a cambios de
normativas y requisitos de recogida de datos, así como el diseño y ajuste de los detalles de presentación de formularios,
minimizando el tiempo de desarrollo e integración.

Este componente habitualmente se integra con otras aplicaciones y sistemas de gestión electrónica de expedientes,
como es el caso de la Plataforma de Tramitación y del componente de Ventanilla Electrónica, entre otras herramientas
actualmente existentes y en operación en la Administración de la Junta de Andalucía.

Forma parte de este componente el componente auxiliar Procesa (componente horizontal de soporte para scripts
Groovy) que tiene como objetivo empaquetar toda la lógica necesaria para que sistemas cliente puedan acceder y
ejecutar scripts Groovy, facilitándose la incorporación en los sistemas cliente de formularios desarrollados con el motor
de formularios Formula.

La última versión de este componente auxiliar es la 4.1.0 (diciembre 2015).

Componente Plantilla
El componente Plantilla es un motor de generación de escritos multiformato en servidor, basado en plantillas Open
Office que incorporan campos de entrada y scripts Freemarker.

Se utiliza como un componente que se integra en las aplicaciones y permite a los usuarios de las mismas introducir los
datos en formularios cuya apariencia en pantalla es la misma que la del papel.

Permite definir y almacenar plantillas OpenDocument, para la generación posterior de documentos multiformato en
función de estas plantillas.

Se utiliza de manera conjuntamente con el componente Formula, para la generación de documentos a partir de
formularios web.

La última versión de este componente es la 4.1.0 (diciembre 2015).

Ejemplo de novedades que se pueden encontrar en el Portal

Novedades
Publicación de la versión 1.5JAv01 del componente Miniapplet y Autofirma

Fecha: 11/11/2016

Se ha publicado la versión 1.5JAv01 del componente de firma "miniapplet" y "autofirma". En esta nueva versión se ha
mejorado especialmente el proceso de instalación y experiencia de usuario del componente "autofirma". La nueva
versión del componente se encuentra disponible para su descarga privada.

Funcionalidades de presentación electrónica disponibles en el portal de Atención a la ciudadanía

Fecha: 11/11/2016

En relación con las funcionalidades de presentación electrónica disponibles en el portal de Atención a la ciudadanía, se
ha puesto en producción la funcionalidad de remisión de mensajes de correo electrónico de aviso. 1. Para los
procedimientos en el RPA con modo de telematización PEG o PEIT en el Registro de Procedimientos...

MÓDULO 2: COOPERACIÓN ENTRE ADMINISTRACIÓN PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA PÁG. 23

Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Firma y Sello Electrónicos y de Certificados de la
Administración

Fecha: 08/11/2016

Esta nueva Norma Técnica de Interoperabilidad, aprobada por Resolución publicada en BOE núm. 266 de 3 de
noviembre de 2016, sustituye a la anterior de Política de firma electrónica y de certificados de la Administración. Más
información

Actualización de contenidos apartado plataforma SCSP

Fecha: 04/11/2016
Se han actualizado los contenidos del apartado correspondiente a la plataforma SCSP. En especial se han actualizado
las referencias normativas, lo relativo el consentimiento para las consultas de datos, el "modelo tipo" para ello, el
documento de uso del servicio de consulta de datos de residencia y las directrices sobre el medio tecnológico para la
realización.

Nueva Guía de auditoría de cumplimiento del Esquema Nacional de Interoperabilidad

Fecha: 02/11/2016
El objetivo de esta Guía es facilitar que se pueda realizar una valoración del cumplimiento de las medidas de
interoperabilidad para lo cual ofrece una lista de controles sobre el Esquema Nacional de Interoperabilidad por parte de
las distintas Administraciones Públicas. Guía de auditoría

Solicitud de certificados de componente

Fecha: 27/10/2016
Se ha publicado una nueva versión del documento de solicitud de certificados de componente de la FNMT-RCM.

Actualización de la información sobre implantación de servicios de consulta de datos

Fecha: 18/10/2016
En el apartado correspondiente a la Plataforma SCSP se ha actualizado la información de servicios de la Plataforma de
Intermediación de Datos cuya implantación está en desarrollo.

Solicitud de certificados de sello electrónico

Fecha: 14/10/2016
Se ha actualizado el documento de solicitud de emisión de certificados de sello electrónico de la FNMT-RCM para los
órganos de la Administración de la Junta de Andalucía.

Nuevas versiones de las Guías de aplicación de las Normas Técnicas de Interoperabilidad relativas al documento
electrónico

Fecha: 10/10/2016

Estas nuevas versiones de las guías actualizan las existentes de acuerdo con las leyes 39/2015 y 40/2015 y tienen como
objetivo servir como herramienta de apoyo para la aplicación e implementación de lo dispuesto en las Normas
Técnicas de Interoperabilidad en relación con el documento y el expediente administrativo. Las Guías de aplicaci...

Guía CCN-STIC sobre el ámbito de aplicación del Esquema Nacional de Seguridad

Fecha: 15/09/2016
Se ha publicado la nueva Guía CCN-STIC-830 sobre el ámbito de aplicación del Esquema Nacional de Seguridad. Más
información

MÓDULO 2: COOPERACIÓN ENTRE ADMINISTRACIÓN PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA PÁG. 24