CONCEPTO CONFIDENCIAL Y SUJETO A SECRETO PROFESIONAL DE CIRCULACION

RESTRINGIDA

PARA: Dibanka

DE: Erick Rincón Cárdenas

ASUNTO: Servicios Notariales por Medios Electrónicos.

FECHA: Julio de 2020

SERVICIOS NOTARIALES POR MEDIOS ELECTRÓNICOS.

SUMARIO

I. Introducción
II. Marco Legal que Habilita la Implementación de Medios Electrónicos en los
Servicios Notariales.
- Ley 588 de 2000
- Ley 527 de 1999
a) Frente a la identificación biométrica
b) Frente a la utilización de base de datos
- Circular 3296 de 2019
- Decreto 2106 de noviembre de 2019 emitido por el Departamento
Administrativo de la Función Pública
- Resoluciones emitidas dentro de la emergencia sanitaria por COVID-19
III. Conclusiones

I. INTRODUCCIÓN

A partir del artículo 131 de la Constitución Política, la actividad notarial ostenta la

naturaleza de servicio público en razón a que constituye una actividad destinada a
satisfacer de manera continua y obligatoria una necesidad de interés general, como es
la función fedante, sometida a un régimen jurídico especial.
El notariado así, al tener la envergadura de servicio público, implica el ejercicio
concomitante de la fe notarial, lo que otorga plena autenticidad a las declaraciones
emitidas ante el notario y a expresado por este respecto de los hechos percibidos en el
ejercicio de sus funciones dentro de los requisitos y parámetros legales establecidos
(Decreto 2148 de 1983).
Es así, como el presente documento tiene el propósito de fijar el marco legal y
reglamentario de los servicios notariales por medios electrónicos, los elementos que lo
conformar, su alcance y beneficios relacionados con su debida implementación
dentro dicha reglamentación de carácter especial.

II. MARCO LEGAL QUE HABILITA LA IMPLEMENTACIÓN DE MEDIOS

ELECTRÓNICOS EN LOS SERVICIOS NOTARIALES.

- Ley 588 de 2000

Por medio de esta ley se reglamenta el ejercicio de la actividad notarial y fija la
posibilidad de transmitir por mensaje de datos y por medios electrónicos óptimos
o similares a los consagrados en el artículo2 de la Ley 527 de 1999 a:
1) Otros notarios, copia, certificados y constancia que reposen en sus archivos
2) A los particulares: que deseen transmitir sus documentos privados, con
destino a otros notarios y cónsules o personas naturales o jurídicas.
Indicando que dichos documentos serán considerados auténticos siempre que
cumplan con los requisitos técnicos de seguridad para su transmisión que
establece la Ley 527 de 1999.
A partir de esta remisión, es pertinente entonces recurrir a lo estipulado dentro de
la misma, a fin de establecer de manera clara cuales son los requisitos que dentro
del marco legal debe cumplir los mensajes de datos para ser efectivamente
trasmitidos.

- Ley 527 de 1999

Dentro de la presente Ley se reglamente y define el marco legal del acceso y uso
de los mensajes de datos, entre otras disposiciones. Que para efectos del presente
documento, como fue advertido, se tomará en consideración de manera especial
aquello relacionado de manera estricta la con la integridad del mensaje de datos
en sí mismo, al igual que su generación, envió y trasmisión a fin de determinar a
qué apartados hace efectiva alusión lo determinado en la Ley 588 de 2000.
En su artículo segundo se advierte que se entenderá como mensaje de datos lo
siguiente:
(…) “a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada
o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser,
entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo
electrónico, el telegrama, el télex o el telefax;(…)

Medio entonces que podría ser implementado para la trasmisión de certificados,

constancias y documentos de carácter privado que tengan relación directa con los
servicios notariales y que involucren a otros notarios o particulares.

En lo que respecta a la integridad el artículo noveno establece:

(…) “ARTICULO 9. INTEGRIDAD DE UN MENSAJE DE DATOS. Para efectos del

artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de
datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de
algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación,
archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la
luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias
relevantes del caso” (…).

Es necesario en este punto y a partir de lo indiciado en líneas precedentes que el

grado de confiabilidad requerido dentro de los servicios notariales debe ir
estrictamente ligado a garantizar de manera permanente y continua la
autenticidad de lo mismos, factor que deviene de un elemento de la esencia
misma de servicio notarial como lo es la fe notarial y por ende el medio que sea
implementado para su trasmisión debe en todo momento garantizar su
autenticidad en temimos notariales, pero de igual manera la integridad y
autenticidad misma del mensaje de datos en su propia naturaleza. Factor este
últimos a tener en cuenta.

Dentro del capítulo tercero de la ley aquí analizada, se consagran los artículos que
rigen la comunicación de los mensajes de datos, factor determínate en relación
con los servicios notariales y la habilitación que consagra la Ley 588 de 2000 para
 su uso e implantación. Basados en este contexto, el artículo 15 de esta disposición
indica que el reconocimiento de los mensajes de datos por las partes, que no
serían otras que entre el notario y los particulares u otro notarios, no se negará
efectos jurídico alguno, ni validez y fuerza obligatoria a una manifestación de
voluntad u otra declaración por la sola razón de haberse hecho en forma de
mensaje de datos. Lo que nos lleva a concluir en este punto que si la voluntad del
notario no es otra que dar fe de que de lo contenido en los documentos,
certificados y constancias son auténticos a las declaraciones emitidas ante él y a lo
expresado por este respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus
funciones, estos tendrán igual y equivalente validez y efectos jurídicos al
trasmitirse por medio de mensaje de datos a través de medios electrónicos.

Además del artículo citado, el articulo 17 y 18, fijan la presunción alrededor del
origen del mensaje de datos, que en este caso emanaría del notario y/o los
funcionarios que dieran origen a los mismos, catalogándose como iniciadores del
mensaje de datos, siempre que, que se haya efectuado por el procedimiento
acordado previamente (que para este contexto sería de carácter legal y
normativo) y que el mensaje de datos que reciba el destinatario resulte de los
actos de una persona cuya relación con el iniciador, o con algún mandatario suyo,
le haya dado acceso a algún método utilizado por el iniciador para identificar un
mensaje de datos como propio. Y por otro lado, indica que en lo que respecta a la
concordancia de los mensajes de datos enviados, el destinatario (particulares y
otros notarios) tendrán el derecho a considerar que el mensaje de datos
corresponde al que quería enviar el iniciador y podrá proceder en consecuencia,
reafirmando así la validez jurídica y obligacional de que el documento trasmitido
cumple con el propósito de emisión notarial por el cual fue originado y
autenticado.

a) Frente a la identificación biométrica

a.1) Resolución 14681 de 2015
Por medio de la cual se regula la prestación del servicio de biometría en línea para
la identificación personal inmediata mediante medios tecnológicos de
interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la
base de datos de la Registraduría Nacional de Estado Civil en los términos de la Ley
019 de 2012.
 Así mismo en la Ley 1450 de 2011 se fijó que para el ejercicio de funciones públicas
y particulares que ejercieran funciones publicas podrían poner a disposición de las
demás entidades, bases de datos de acceso permanente y gratuito, con la
información que producen y administran; la Registraduría Nacional del Estado Civil
como responsable de la función de organizar y dirigir el Registro Civil y la
identificación de las personas, disponiendo de un procedimiento para la prestación
del servicio de consulta de información para las autoridades del Estado,
estableciendo para ello, la prueba técnica para las consultas de autenticación
biometría, advirtiendo que en el artículo 18 de la Ley 019 de 2012 se indicó de
manera expresa lo siguiente:

“En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y
los particulares que ejerzan funciones administrativas en las que se exija la
obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la
persona, esta se hará por medios electrónicos (…)”

Es así que mediante esta resolución se fija la obligación en cabeza de los notarios
de implementar infraestructuras tecnológicas para prestar el servicio de
identificación biométrica en línea en aquellos tramites en lo que de conformidad a
las disposiciones legales que se encuentren vigentes, se exija como requisito
obligatorio la huella dactilar como medio de identificación.
Resolviendo así que:
- Los notarios en ejercicio de sus funciones, en los actos y trámites en los que se
exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de
la persona, deberán reemplazar la imposición de la huella dactilar por su captura
mediante la utilización de medios electrónicos, a efectos de cotejar la misma con
la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en todos las trámites
que sea necesaria la verificación de la identidad personal.

- La identificación del usuario mediante la obtención de la huella dactilar por medios

electrónicos y la correspondiente confrontación con la base de datos de la
Registaduria Nacional del Estado Civil, es un procedimiento obligatorio tanto para
los notarios del país como para los usuarios del servicio notarial.
- Consagra algunas excepciones al presentarse situaciones de caso fortuito y fuerza
mayor, fallas eléctricas, huellas dactilares que no tengas las condiciones para ser
confrontadas, otorgamiento de escrituras públicas y/o podres fuera del despacho,
entre otras.

a.2) Resolución 417 de 2016

Emitida por la Superintendencia de Notariado y Registro, cita las resoluciones 6167
de 2011 y 3341 de 2013, la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), en las
cuales se define Autenticación Biométrica como: “el proceso tecnológico de
verificación y validación de la identidad de las personas por medio de la captura de
las huellas dactilares” y la modalidad de prestación de servicio para la
autenticación biométrica como: “se entiende como la modalidad de prestación del
servicio de aquellos modelos de arquitectura tecnológica relacionados con el
esquema de Hosting dedicado, Housing o Collocation e infraestructura propia”.

Estableciendo así que la Registraduría Nacional del Estado Civil, de manera

exclusiva está facultada para autorizar el proceso de autenticación biométrica
llevado a cabo por el notario y su aliado tecnológico (teniendo así cabida
particulares que cumplan con las calidades y requisitos exigidos), proceso que de
manera paralela es validado por la Superintendencia de Notariado y Registro.
Donde ser la autenticación biométrica un procedimiento tecnológico para el cotejo
de la identidad de la persona mediante la captura de la huella dactilar, se tiene
como actividad necesaria para el acceso y consulta a los datos y bases de datos, y
que la misma solo podrá adelantarse por el notario habilitado y su operador
tecnológico, siempre que dependa para el ejercicio de las funciones notariales,
diferente de la autenticación que por disposición legal es función reservada al
notario, conforme lo dispone los artículos 73 a 78 del Decreto Ley 960 de 1970.

b) Frente a la utilización de base de datos

b.1) Resolución 14682 de 2015.
Por la cual se valida el procedimiento de acceso, consulta y utilización de la base
de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del
Estado Civil, cita de igual manera la Ley 1450 de 2011 y el artículo 18 de la Ley 019
de 2012, en lo concerniente a el manejo de la base de datos por parte de la
 snotarias de cada circulo notarial de la Registraduría Nacional de Estado Civil y su
anexo técnico al que hace referencia el artículo 15 de la Resolución 6167 de 2011.

Nuevamente sujeto de manera directa y exclusiva a la Registraduría Nacional de

Estado Civil y validado por la Superintendencia de Notariado y Registro, el
cumplimento de requisitos de índole técnico para el respectivo acceso a la base de
datos de la RNEC en cuanto a la información biométrica bajo la modalidad de
infraestructura propia.

- Circular 3296 de 2019

La Superintendencia de Notariado y Registro, nuevamente hace referencia a los
artículos 17 y 18 de la Ley 019 de 2012,con un claro propósito armonizador, los cuales
establecen lo siguiente:

"(...) ARTÍCULO 17.. Suprímase el requisito de imponer la huella dactilar en todo

documento, trámite, procedimiento o actuación que se deba surtir ante las
entidades públicas y los particulares que cumplan funciones administrativas. (...)
Excepcionalmente se podrá exigir huella dactilar en los siguientes casos (...)
Escrituras públicas.(...) Autorización para salida de menores de país.(...) Cesión de
derechos.(...) Otorgamiento de poderes.(...)En todo caso la exigencia de la huella
dactilar será remplazada por su captura mediante la utilización de medios
electrónicos conforme a lo previsto en el presente Decreto.(...)" (negrilla no incluida
en texto original)

ARTICULO 18. En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades
públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas en los que se exija
la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la
persona, ésta se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y
particulares contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios
para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la
Registraduría Nacional del Estado Civil. (...). "(negrillas fuera de texto).

Fijando de esta manera políticas de racionalización de trámites y son vinculantes y de

obligatorio cumplimiento para los particulares que despliegan funciones
administrativas, como es el caso de los notarios en ejercicio de la función notarial , en
cuanto tienen relación con el ciudadano o usuario en sus diferentes niveles, para el
ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, citando de esta
manera la Resolución 6467 de 2015 en la cual:
• Se establece la obligación de adoptar medios electrónicos para la captura de la
huella dactilar y ser cotejada con la base de datos del RNEC.
• La posibilidad de bajo principio de rogación el usuario del servicio público lo
solicite de manera voluntaria en tramites distintos a los anteriormente citados.
• Se consagra como procedimiento obligatorio la obtención de la huella dactilar
por medios electrónicos y la correspondiente confrontación con la base de
datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
• Las situaciones excepcionales que se habían anunciado dentro de la
Resolución 14681 de 2015.
Concluyendo así que mediante esta resolución se hace exigible la disposición de
suprimir el requisito de imposición de la huella salvo en los actos de Escrituras
Públicas, Autorización para salida de menores de país, otorgamiento de poderes y
cesión de derechos, y que fueran retomados en la Circular 834 de 1 de septiembre
de 2015. Al igual que reafirmar lo establecido bajo la Resolución 6467 de 2015.

- Decreto 2106 de noviembre de 2019 emitido por el Departamento

Administrativo de la Función Pública.
Por medio del cual se simplifican, suprimen y reforman trámites, procesos y
procedimientos denominados innecesarios existentes en la administración pública.
Dentro del capítulo III denominado “Justicia y Derecho” se establecen
modificaciones al Decreto- Ley 960 de 1970, entre otras cuestiones las siguientes:

• El notario a partir de este decreto, podrá adelantar las actuaciones

notariales a través de medios electrónicos, garantizando las condiciones
de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias.
Donde la Superintendencia de Notariado y Registro expedirá las directrices
necesarias para la correcta prestación del servicio público notarial a través
de medios electrónicos"
• Las escrituras se extenderán por medios físicos, digitales o electrónicos,
en caracteres claros y procurando su mayor seguridad y garantizando su
perduración. efectuándose en forma continua y sin dejar espacios libres o
en blanco. La escritura pública entonces, podrá realizarse tanto física como
 electrónicamente, siempre que se garantice la autenticidad, disponibilidad
e integridad del documento. Estipulando que (…)”En todo caso, la firma
digital o electrónica tendrá los mismos efectos que la firma autógrafa para
la autorización y otorgamiento de escrituras públicas."
Lo que nos lleva a considerar que lo aquí advertido es una clara, abierta y
expresa aplicación de la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012, en
materia de mensaje de datos, firma digital y firma electrónica.
• El notario podrá expedir copia total o parcial de las escrituras públicas y de
los documentos que reposan en su archivo, por medio de su reproducción
mecánica, digitalizada o electrónica. La copia autorizada dará plena fe de su
correspondencia con el original. Donde si el archivo notarial no se llegará
hallar bajo la guarda del notario, el servidor público responsable de su
custodia estaría investido de las mismas facultades para expedir copias.
• La copia electrónica que presta mérito ejecutivo se deberá expedir
conforme a las exigencias legales pertinentes.
• En materia de custodia y conservación de archivos se estipulan dos
escenarios, el primero hace referencia a el archivo en formato físico, se
deberá guardar copia en medio electrónica que permita su conservación
segura, íntegra y accesible, conforme a las disposiciones que regulen la
materia. Lo que lleva a una aplicación directa del marco regulatorio de
archivo y base de datos propia. Mientras que el segundo, hace alusión a los
documentos que se originan y gestionan de forma electrónica donde se
deberán archivar por el mismo medio garantizando su seguridad,
autenticidad, integridad, accesibilidad, inalterabilidad, disponibilidad y
actualización de la información, que a su vez se integrará con la copia
electrónica del archivo generado en formato físico, en los términos
establecidos por la ley. Donde una vez consolidado el archivo digital de los
libros, el notario deberá remitir copia del archivo al repositorio que
disponga la Superintendencia de Notariado y Registro, conforme a la
reglamentación que sobre el particular expida. Ratificando la aplicación de
las disposiciones y principios que rigen los mensajes de datos, las firmas
tanto digitales como electrónicas,

Pudiendo concluir que a partir de la expedición de este decreto, se genera una

verdadera inclusión de los medios electrónicos y digitales y con ello las figuras de
 mensaje de datos y lo relacionado a su emisión, trasmisión, alcance y composición,
al igual que la implementación de almacenamiento por medios electrónicos, la
firma electrónica y digital, ratificándose como figuras con plena validez legal,
jurídica y fuerza probatoria, consolidando a través de medios digitales la
equivalencia de las funciones notariales y con ellas la autenticidad que se pretende
de los documentos dispuestos ante las notarías a nivel nacional y la fe notarial que
solo puede emanar de un particular que ejerce funciones administrativas
especiales como lo es el notario.

- Resoluciones emitidas dentro de la emergencia sanitaria por COVID-19

• Circular 319 de 2020: sobre Lineamientos internos para la contención del
virus (COVID-19): reportes sobre posibles brotes de virus, horarios flexibles,
trabajo en casa, comisiones, contratistas, entre otros. Establece el uso de
medios de la tecnología de información y de las telecomunicaciones para
cumplir funciones por parte del personal delas notarias y o contempla
como una medida de carácter transitorio y excepcional.
• Circular 324 de 2020: Medidas relacionadas con el aislamiento preventivo
obligatorio: jornada laboral virtual, trabajo en casa transitorio, uso de
tecnologías para el cumplimiento de las actividades de las dependencia de
Supernotariado, cuentas de cobro contratistas, entre otras. Nuevamente
recurre a medios digitales con el fin de dar cumplimiento a labores internas
más no la implementación de los mismos a fin de efectuar trámites y
servicios de carácter notarial.
• Circular 37 de 2020: Medidas para la inscripción de nacimientos y
defunciones en el Registro Civil durante la emergencia sanitaria generada
por la pandemia del coronavirus COVID-19. Dentro de esta circular no se
hace mención alguna de implementar medios digitales para tal propósito.
• Circular 3196 de 2020: el cual establece las medidas para la prestación del
servicio público notarial, en donde nuevamente no se hace mención alguna
de la implementación de medios digital y/o tecnológicos para tal propósito:

III. CONCLUSIONES

a) Que partir de la ley 588 de 2000 se fija la posibilidad de transmitir por mensaje de
datos y por medios electrónicos óptimos o similares a los consagrados en el
 artículo2 de la Ley 527 de 1999 copia, certificados y constancia que reposen en sus
archivos a otros notarios, como documentos privados, con destino a personas
naturales o jurídicas o a otros notarios.
b) Dentro de la Ley 527 de 1999 a la que se hace remisión, se establece el alcance de
los mensajes de datos, la integridad de los mismos y con mayor grado de
importancia la plena validez jurídica y fuerza obligatoria que tendrían los mismos
en su implementación en este caso ante los servicios notariales, materializando de
esta manera a través de medios electrónicos la autenticidad de lo contenido en los
documentos y fe notarial que caracterizan los servicios notariales.
c) Se encuentra efectivamente reglamentado todo lo concerniente al uso de
mecanismos biométricos y bases de datos destinados a la identificación de las
personas que recurren a este servicio público, bajo los estándares de cumplimento
exigidos tanto por la RNEC como por la SNR, dado que el cotejo se efectuaría de
cara a la base de datos con la que cuenta la primera entidad en mención.
d) Limita el análisis biométrico a partir de la base de datos de la RNEC a Escrituras
públicas, Autorización para salida de menores de país, Cesión de derechos y
Otorgamiento de poderes, a menos de que el mismo sea rogado o se presenten
situaciones excepcionales establecidas de manera taxativa.
e) La posibilidad de intervenir un aliado tecnológico en el cumplimiento de la
normatividad relacionado con el análisis biométrico, lo que daría cabía a
oportunidades para los proveedores de estos servicios que cumplan con los
requisitos legales y estándares exigidos por las entidades competentes sobre esta
materia.
f) Que a partir de la normatividad que rige los servicios notariales con relación a la
implementación de medios electrónicos, su aplicación se limitaba en cierta medida
antes de la expedición del Decreto 2106 de 2019, al análisis biométrico a través de
la huella dactilar, más no hacía plenamente efectivo lo consagrado en el articulo2
de la ley 588 de 2000 en materia de transmisión de mensajes de datos de
documentos, constancias y certificados relacionados con el servicio notarial, lo que
limitaba el uso de las tecnológicas de la información y el acceso al el servicio
público consagrado como tal a nivel Constitucional.
g) Que a partir de la expedición del Decreto 2106 de 2019, se materializa de manera
efectiva y real los establecido en el artículo 2 de la Ley 588 de 2000, e incorpora
nuevas figuras en adición al mensaje de datos, como lo son las actuaciones
notarias por medios electrónicos, la escritura pública electrónica, las copias totales
 y parciales por este mismo medio, la conservación de archivos por medio digitales
y la implementación ineludible de firma electrónica y digital y con ello la aplicación
de principios tales como autenticidad, integridad, accesibilidad, inalterabilidad,
disponibilidad de la información.
h) Finalmente a lo que respecta a la emergencia sanitaria devenida del COVID-19, los
servicios notariales no cuentan efectivamente con una implementación de los
establecido de manera previa (año 2019) a lo concernirte a las actuaciones
notariales por medios electrónicos, la escritura pública electrónica, las copias
totales y parciales por este mismo medio, la conservación de archivos por medio
digitales y la implementación de firma electrónica y digital.