El legajo de personal es un documento o

Si el legajo no existe o est incompleto

pueden desencadenarse situaciones desfavorables ante inspecciones, auditoras o causas judiciales

.carpeta que contiene informacin acerca de cada

empleado de la empresa, y que se utiliza para realizar un seguimiento de la relacin laboral. Sirve tanto para fines internos (promociones, licencias, vacaciones, etc.), como externos(inspecciones, asignaciones familiares, presentaciones judiciales, etc.). Si bien no existe una norma legal que establezca y defina cmo debe hacerse un legajo de personal, es imprescindible realizarlo con cuidado ya que si no existe o est incompleto pueden desencadenarse situaciones desfavorables ante inspecciones, auditoras o causas judiciales, as como dificultarse la gestin cotidiana del personal. Qu debe contener? No hay un modelo nico, pero debe contemplarse que incluya lainformacin mnima para cubrir los siguientes aspectos (ver en detalle es "34 datos para el legajo de personal"):

Datos personales. Una ficha completa con nombre, direccin, telfonos de contacto y otros datos personales de cada empleado ayudar en la gestin de recursos humanos. Antecedentes laborales. Es conveniente guardar en el legajo el CV, la carta de presentacin, los exmenes de aptitud y otros documentos relacionados con el proceso de seleccin. (ver "Pasos para una buena seleccin del personal" http://www.buenosnegocios.com/notas/108pasos-una-buena-seleccion-del-personal) Puede complementarse con referencias, certificados de estudios o ttulos. Cumplimiento a las normas legales. Es necesario tener un registro de las situaciones derivadas del contrato de trabajo (tipo de contratacin, licencias, vacaciones, etc.), de la documentacin relacionada con AFIP (Administracin Federal de Ingresos Pblicos) y ANSES (Administracin Nacional de la Seguridad Social), de los seguros obligatorios y de las normas locales que pudieran aplicarse. Desarrollo en la empresa. A la informacin inicial es recomendable ir agregando documentos sobre capacitacin, licencias, vacaciones, evaluaciones de desempeo y otros datos relevantes durante la permanencia del empleado en la empresa. Ms all del modelo general, aplicable a la mayora de las pymes, puede resultar necesario realizar ajustes o agregados en relacin con la actividad o empresa en particular (por ejemplo, incluir copia de la licencia de conducir en una empresa de transporte o certificados de vacunacin en empresas de salud). Existen varias formas de organizar los legajos de personal. Las mismas dependen del tamao de la empresa y de la relacin costo-beneficio. Por ejemplo, un emprendimiento con tres empleados puede mantener un registro manual, completando una ficha bsica y agregando copias impresas de los documentos en una carpeta fsica, mientras que una pyme que posee un sistema integrado de gestin puede contar con un legajo computarizado en el que agregar fotos y documentos digitalizados. Una planilla de Excel o una carpeta virtual en la PC pueden resultar un sistema intermedio de organizacin de la informacin del personal, que facilite las bsquedas y la gestin de los documentos (impresiones, envo por mail, etc.).

En todos los casos, la informacin debe ser fcil de consultar cuando se lo requiera, pero a la vez es imprescindible mantener la confidencialidad. Por ltimo, es importante aclarar que la confeccin, organizacin y actualizacin de los legajos personales queda a criterio de cada empleador, quienes determinarn su necesidad en base a sus estructuras y requerimientos particulares.