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SalD.Jaua 9 SDW.J°N
 PRO L o G o

La Oficina de Abastecimiento de la Oficina General de

Administración, Organo Rector del Sistema en el Sec­
tor Salud, conciente de la necesidad de divulgar a to
don i ve 1 I a s D ¡re c t i vas e lil a n a d a s del a D ¡re C ció n Na ­
cional de Abastecimiento, pone en conocimiento de los
funcionarios y trabajadores del Miristerio de Salud
las Normas Generales del Sistem~ dE Abastecimiento
con la final idad de que sear opor na y .' rectamente
apl icada de acuerdo ia (, nc e ¡)c 1 de' Si tema.
y que, en el Abastecimient< In t rv í en todas las
unidades oroánicas Que co fc'ma~ ra entí dpública
de uno u otro o') po' e LJ a r 1 le' ,ntegridad de la
función no <ign¡fica nece ar amer'cé excl ,vidad de -
su ejercicl( y ~es nsat ;'I(';d.
1 e J Ór no de Abas
ecimiento.

. ~-NUEL AN~HANTE HERRERA

[l rectl)r Ejecutí'JO de Abastecimiento
Servicio- Auxi¡ ¡ares.
 RESOLUCION JEFATURAL N° 118-80-INAP/DNA

Lima, 25 de Julio de 1980

Visto el Informe N° 013-80-INAP;DNA relativo a las coordinaciones rea

lizadas por la Dirección Nacional de Abastecimiento con las Oficinas Centrales­
de los Sistemas Administrativos sobre contenido de las Normas Generales del
tema de Abastecimiento
CONS IDERANDO
Que es finalidad del Sistema de Abastecimiento asegurar, gradualmente,
la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de sus procesos técnicos;
Que en el inciso c) del Art. 5° del Reglamento de la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Control (D.L. 19039) aprobado por D.S. N° 001-72-CG, esta ­
blece que la acción de control se realizará ajustándose entre otros a las nor­
mas de los Sistemas Administrativos;
Que en consecuencia es necesario dictar las normas del Sistema de
Abastecimiento, a fin de facilitar el control y garantizar la eficacia de sus ­
funciones dentro de una concepción integral;
Que los proyectos de las Normas Generales elaborados por la Dirección
Nacional de Abastecimiento han sido coordinadas con los Sistemas Administrati­
vos para evitar interferencia de competencia;
De conformidad con el inciso c) del I\rt. 12° del Decreto Ley 20316; y
Estando a lo propuesto por la Dirección Nacional de Abastecimiento y
la opinión favorable del Director Técnico:
SE RESUELVE:
Artículo 1°.- Aprobar las siguientes Normas Generales del Sistema ­
de Abastecimiento; las mismas que forman parte de la presente Resolución:
SA.01 Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia.
SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
SA.03 Actualización y utilización de información para el Abasteci­
miento.
SA.04 Unidad en las Adquisiciones de bienes y servicios.
SA.05 Unidad en el Ingreso lsico y custodia temporal de bienes.
SA.06 Austeridad del Abastec'miento.
SA.07 Verificdción del estado y lizaci6n de bienes y servicio.
 Articulo 2' - Las Normas Generales seAaladas en el Articulo ante­
rior, susthuyen a las siguientes Normas Técnicas de Control Interno emitidas
por la Contraloría General de la República
104 .01
c Aplicación ,jel princlpio de l1'1idad de almaceno
104002 Invent~rios fisicos anuales

104 03 Procl'd¡f"ientos para torna de inventarios físicos

105 01
0 Retiros o baJas del activo fiJO.
105 02 Control de vehículos
140 01 Control de activos fiJo~
140 D2 Unidad de Abastecimiento
140 03 Adquis 1 cione5
Reg'stres~ v Curnuníquese.

(Fdo.) JAVIER BENITES VELEZ

General de Brigada E P
Je¡e del Instituto Na­
cional de Administración Pública
 3
SA.01 Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia
En toda previsión, solicitud, obtención, suministro o administración
de bienes y/o servicios, se precisarán y aplicarán criterios de cali
dad, cantidad, oportunidad, lugar y costo; este último cuando sea -­
pertinente.
1. CONCEPTO
El Abastecimiento, como actividad de apoyo al funcionamiento interno de ­
la organización, debe contribuir al racional empleo y combinación de bie­
nes y servicios (eficiencia), así como a conseguir los objetivos propues­
tos (eficacia) del mejor modo posible.
Para que la contribución sea real y efectiva es necesario orientarla me­
diante criterios, reglas. pautas o condiciones previamente establecidas.
De entre muchos, el Sistema de Abastecimiento seleccionó y priorizó, en
orden de importancia. la concnrrencia obligatoria de los elementos o fac
tores siguientes: ­
CANTIDAD Magnitud; todo aquello capaz de aumento o disminución
y, por consiguiente puede medirse o numerarse.
CALIDAD Conjunto de propiedades o cualidades que definen el ­
carácter, índole, importancia o valor de algo.
OPORTUNIDAD Condición medida en términos de tiempo, para que los
hechos ocurran en el momento más conveniente, osea:
puntual.
LUGAR Porción de espacio o referencia espacial donde ocurre
algún evento; sitio que ocupa una cosa.
COSTO Valor monetario que se asigna a un hecho como resulta
do de sumar. aritmética o a1gebráicamente, el precio
de cada component~
La aplicación de tales criterios en todos los procesos técnicos de abas­
tecimiento corresponde a todos los órganos de una entidad. en especial ­
los de línea o ejecución. El 6rgano de Abastecimiento los aplica en ejer
cicio de sus funciones. ­
11. OBJETIVO O FINALIDAD
1. Establece meca(i~mo que garanticen la contribución del Abastecimien
to a la consecución de resultado institucionales. ­
2. Rodear de garantías y pautas de medición el ejercicio de la función
de Abastecimiento.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
1. Las funciones básicas o generalEs de cada dependencias (también~omi
/// ... - 4 ­
nada órgano o unidad orgánica) y el planeamiento que realice para de­
sempeñarlas, constituyen requisito para prever, solicitar y posterior
mente administrar, en forma ade( uada , sus necesidades de bienes y/o­
servicios.
2. Al efecto, el órgano de Abastecimiento proporcionará a las dependen­
cias usuarias los instrumentos (también denominados doéumentos de ges
tión administrativa), e instrucciones actualizadas que sean necesa- ­
rias para facilitar la aplicación de los criterios de eficiencia y ­
eficacia en materia de abastecimiento.
3. El órgano de Abastecimiento en forma concertada con las dependencias
usuarias y los órganos competentes, periódicamente conducirá el ajus­
te (conciliación o compatibilización) de las previsiones y solicitu­
des, con:
a. Disponibilidad presupuestal.
b. Disponibilidad de bienes y servicios en el mercado.
c. Disposiciones en materia de austeridad del Abastecimiento, y
d. Prio, idades del Plan de Actividades de la entidad.
4. Definidas y conciliadas las previsiones, prioridades y solicitudes, ­
el órgano de Abastecimiento suministrara los bienes y/o servicios sin
introducir variaciones en los criterios de eficiencia y eficacia dete~
minados.
5. El 6rgano de Abastecimiento establecerá los períodos mínimos de antici
pación con que se debe prever o solicitar los bienes y/o servicios, a
fin de suministrarlos oportJnamente. Los casos que no se sujeten a di­
chas normas, no derivan en responsabilidad para el órgano de Abasteci­
miento.
6. A solicitud del órgano de Abastecimiento las dependencias usuarias sub
sanarán las deficiencias que se les comunique. La falta de subsanación
paraliza el trámite.
7. El órgano de Abastecimiento, en coordinación con el de Racionalizació~
propondrá a la Alta Dirección las medidas de simplificación de procedi
mientas para hacer más económicas la obtención, el suministro, adminis
tración, etc., de bienes y/o servicios. ­
8. El órgano de Abastecimiento, previa coordinación con los órganos de 1;
nea o ejecución, propondrá a la Alta Dirección de la respectiva enti-­
dad las normas y orientaciones de política para aplicar los criterios
de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.
IV BASE LEGAL
l. Ley 14816 y complementaria 16360, Orgánica del Presupuesto Funcional
... ///
 5

2, Decreto Ley 22056, que instituye el Sistema de Abastecimiento.

3, Directiva N° 002-79-INAP/DNA "Normas de Programación del Abastecimien
to". ­
4. Directiva N° 01-80-INAP/DNA "Normas para Catalogación de Bienes"
V. ALCANCE
La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administra­
ción Pública.
VI. MECANISMO DE CONTROL
l. El Director General de Administración, o quien haga sus veces, verifi
cará periódicamente los instrumentos e instrucciones para establecer­
las condiciones de eficiencia - eficacia.
2. El órgano de Abastecimiento informará, periódicamente a la Dirección ­
General de Administración o quien haga sus veces y al órgano de Con­
trol Interno, los casos de imprecisión u omisión de criterios de efi­
ciencia y eficacia.
3. Al momento de realizar acciones de control y evaluación de la gestió~
se tomarán en cuenta los casos frecuentes de imprecisión u omisión de
criterios, para establecer sus causas y adoptar medidas correctivas.
 6

SA.02 Integridad de Administraci6n del Abastecimiento

El planeamiento, organizaci6n, direcci6n y control del Abastecimien­
to abarcará tanto a los bienes como a los servicios; y se ejecutará
a través de los procesos técnicos.
l. CONCEPTO
El Abastecimiento e~ una funci6n de apoyo al funcionamiento interno de una
organizaci6n social. Se orienta a suministrar o proporcionar los elementos
materiales (denominad~s bienes) y las actividades complementarias para la
operación de dichos elementos en estado 6ptimo o garantizado (denominados
servicios); ambos, bienes y servicios, se empleam para la producci6n guber
nativa de servicios públicos, o de bienes económicos a través de las dis-­
tintas entidades que constituyen la Administración Pública.
Tales actividades se realizan en campos especializados denominados proce­
sos técnicos, relativamente autónomos e interdependientes. Son procesos
técnicos de Abastecimiento: catalogación, registro de proveedores, progra­
mación, registro y control, adquisición, recuperación de bienes, almacena­
miento, mantenimiento, seguridad, distribución y disposición final.
Como cualquier actividad, es posible concebirla y realizarla considerando
las fases del proceso administrativo.
En el Abastecimiento intervienen todas las unidades orgánicas que confor­
man una entidad pública de uno u otro modo; por cuanto la integridad de la
función no significa necesariamente exclusividad de su ejercicio por el ­
órgano de Abastecimiento.
11. OBJETIVO O FINALIDAD
Imprimir unidad y rdcionalidad a la función de Abastecimiento.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
l. En todas las entidades de la Administración Pública existirá un órga­
no responsable básicamente del desarrollo y conducción de los proce­
sos técnicos para el abastecimiento. tanto de bienes como de servi-­
cios.
El órgano se denominará "Abastecimiento".
2. Por las coordinaciones que permanentemente realiza el órgano de Abas­
tecimiento, es recomendablp que forme parte de la Dirección General ­
de Administración o quien haga sus veces, tanto a nivel central como
desconcentrado.
3. El nivel, denominación genérica, estructuración interna y cantidad de
cargos que adopte dicho órgano, depende de la complejidad de operaci~
nes, cobertura espacial, cantidad y variedad de bienes o servicios,
cantidad de personal, dispersión territorial de actividades de la en­
tidad, etc.
Es conveniente que dependa directamente del Director General de Admi­
nistración o funcionario equivalente.
...///
 7
4. Con fines de racionalidad se agrupará el desempeño de los procesos
técnicos que, por su naturaleza, se orientan a la captación, clasifi­
cación, conservación, actualización y divulgación de INFORMACION para
optimizar las decisiones del Abastecimiento; a través de :
a. La Catalogación de bienes y de servicios.
b. El Registro de Proveedores de bienes y de servicios.
c. La Programación del Abastecimiento; y
d. El Registro y Control en el Abastecimiento
5. El órgan'o de Abastecimiento evitará dupl icar esfuerzos para negociar
y concretizar, en razón a los intereses del Estado, la5 obtención o
adquisición de bienes y de servicios. La misma regla se aplicará en
acciones de recuperación de bienes.
6. E.l órgano de Abastecimiento optimizará su intervención en la moviliza
ción, utilización, conservación y custodia de bienes y de servicios ~
a través de una estrecha coordinación y agrupación de acciones para:
a, El almacenamiento, en todas sus formas;
b. El mantenimiento
c. La seguridad integral
d. La distribución racional de bienes y de servicios; y
e. La disposición final.
7. No es necesario, obligatorio, imprescindible ni conveniente que se
constituya una dependencia por cada proceso técnico en el órgano de ­
Abastecimiento.
8. En situaciones especiales motivadas por el volumen de acciones, nece­
sidades de control, cercanía territorial con la colectividad usuaria,
alto nivel de especializaci6n, u otras, hubiera necesidad de descon­
centrar algunas funciones de Abastecimiento estableciendo unidades or
gánicas especializadas, éstas últimas sujetarán su actuaci6n a las nor
mas que formule o adecúe el órgano de Abastecimiento que opera a nivel
central o

9. El órgano de Abastecimiento que opere a nivel central de la respecti­

va entidad, adecuará las normas técnicas de carácter general y formu­
lará las-que sea necesarias a las características institucionales.
Tambien estudiará y propondrá las medidas orientadas a centralizar
y/o realizar en forma exclusiva algunas acciones de Abastecimiento.
10. Las normas formuladas por el órgano de Abastecimiento serán aprobados
por el Director Superior o funcionario equivalente. Se aplicarán por
el propio órgano a nivel central. por órganos desconcentrados, por
/ / / .. - 8
los órganos usuarios y otros que intervengan en acciones de Abasteci­
miento, cuando las situaciones así 10 exijan o apliquen alguno de sus
procesos técnicos.
IV. BASE LEGAL
l. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento.
2. Decreto Ley 22867 sobre desconcentrac;ón de acciones de Abastecimien
too
V. ALCANCE
La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administra­
ción Pública.
VI. MECANISMO DE CONTROL
l. Se verificará la existencia, funciones y estructura del órgano de Abas
tecimiento para cautelar el ejercicio integral de la función. ­
2. Revisión constante de disposiciones administrativas e instrumentos de
gestión ~n la respectiva entidad para detectar cualquier tendencia o
interpretación que pueda romper la integridad de la función de Abast~
cimiento.
3. Se revisará las medidas de creación de nuevas dependencias o desdobla
miento de las existentes para evitar la atomización o proliferación ­
de unidades orgánicas dentro de la de Abastecimiento.
4. Revisar la creación o existencia de Comités o Comisiones que puedan ­
estar sustituyendo o duplicando algunas labores del órgano de Abaste­
cimiento. En todo caso se les asignará tareas de coordinación, de li­
beración, selección de alternativas o supervisión delegada.
 9

SA.03 Actualización y utilización de información para el Abastecimiento

Los encargados y los usuarios de la función de abastecimiento son res
ponsables de actualizar y emplear permanentemente la información nece
saria para orientar la aplicación de los procesos técnicos.
l. CONCEPTO
Información es todo dato o fenómeno que proporciona un nuevo conocimiento
o incrementa el actual, sobre la realidad social en que opera una entidad.
El Abastecimiento se vale de la información para orientar, organizar y ra­
cionalizar el desarrollo de los procesos técnicos. Para que sea confiable
la información debe ser actual, es decir, reflejar del mejor modo posible
los fenómenos que ocurren en el momento presente.
Además, es necesario que todos los órganos de una entidad utilicen obliga­
toriamente la información en toda acción de abastecimiento, siguiendo las
pautas y previsiones contenidas en las normas técnicas del Sistema.
11. OBJETIVO O FINALIDAD
l. Permitir que las decisiones en materia de Abastecimiento, a cualquier
nivel, se sustentan en el conocimiento previo de la realidad adminis­
trativa.
2. Orientar el abastecimiento de bienes y/o servicios en las entidades ­
públicas"
111 ACCIONES A DESARROLLAR
l. La información del Abastecimiento se orlglna y emplea en todos los ­
procesos técnicos, tanto por el órgano responsable de esa función co­
mo de cualquier dependencia de una entidad pública que necesita bie­
nes y servicios y a las cuales se denomina usuarios.
2. La información del Abastecimiento se procesa, básicamente, mediante
los procesos técnicos de catalogación, programación, registro de pro­
veedores y, de registro y control.
3. Es objeto de actualización y utilización o empleo, la información con
tenida en los instrumentos, también llamados documentos de gestión ad
ministrativa, para el Abastecimiento; entre otros, los siguientes: ­
a. Cuadro de Necesidades, de bienes o de servicios.
b. Presupuesto Valorado, de bienes o de servicios.
c. Plan de Obtención.
d. Cuadro de Adquisición
e. Cuadro de Suministro
f. Formularios de Estadísticas del Abastecimiento (en la actualidad
 i 2

SAo 04 Unidad en las Adquisclones de bienes y serviClOS

Toda adquisición de tienes y/o servicios realizada por la Oficina de
Abastecimiento. Cuando para casos específicos temporalmente se en­
cargue a un órgano diferente, lo hará aplicando las normas que emita
el de Abastecimiento
r. CONCEPTO
La adquisición es un proceso técnico de Abastecimien~o, de ahí la facultad
exclusiva. Consiste en un conjunto de actividades TECNICO - ADMINISTRATIVO
JURIDICAS orientadas a lograr que una entidad pública, en representación
del Estado, logre la propiedad, disponibilidad o facultad de utilización ­
de bienes y/o servicios en forma permanente o temporal, derivándose o no ­
una obligación de pago.
En cada entidad pública opera un órgano especializado a cargo de la función
de Abastecimiento. Según las características de la entidad, dicha función ­
se puede ejercer en forma centralizada o desconcentrada.
Es necesario garantizar el empleo de formas uniformes de adquisición, para
evitar la anarquía o desarticulación, situaciones que dificultarían el con
tro1. ­
11. OBJETIVO O FINALIDAD
a. Evitar la multiplicidad de esfuerzos para un mismo propósito.
b. Garantizar el desempeño técnico y armónico de la actividad.
c. Facilitar el control.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
1. Por principio, las actividades necesarias para obtención de bienes
y/o servicios debe centralizarse en la dependencia especializada de
Abastecimiento a nivel central o desconcentrado.
2. La norma se aplica par,a cual~squiera de las formas de obtención siguieil
tes: compra, alquiler (locación, conducción, o de locación de servi­
cios no personales), donación, transferencia, intercambio, préstamo o
comodato, producción o construccrón; o cualquier otra que jurídicamen
te exista o se establezca. ­
Las adquisiciones que demande pago con fondos públicos se sujetaran a
licitación o concurso público y a las modalidades o excepciones que ­
norme la Dirección Nacional de Abastecimiento, con sujeción a las dis
posiciones legales. ­
3. La adquisición se origina en necesidades programadas con anticipación.
Se realiza una vez verificada la inexistencia real o posible de ellos
en la entidad y en áreas de almacenamiento.
4. Las adquisiciones a efectuarse en un período se incluyen y aprueban ­
por el Director Superior o quien hace sus veces, en el Plan de Oeten­
ción que formula el órgano de Abastecimiento.
///.. - 13 ­
5. El órgano de Abastecimiento propondrá al Director Superior o cargo si
milar, las normas de adquisición necesarias para establecer procedi­
mientos simples, breves y ágiles; determinar responsabilidades; e im­
plementar mecanismos de información y control.
6. Por excepción, para casos especiales motivados por la distancia, esp~
cialidad, escasez de personal en Abastecimiento o para imprimir mayor
celeridad a la adquisición, la Alta Dire cción autorizará que ciertas
adquisiciones las realice un órgano distinto del de Abastecimiento,
previa opinión favorable de éste último. La autorización señalará ex­
presamente el tipo de adquisiciones y bienes o servicios que faculta,
así como el período de vigencia; en ningún caso será permanente o re­
novada consecutivamente.
7. Las dependencias que en forma temporal, sustitutoria y autorizada rea­
licen adquisiciones se sujetarán a las normas genéricas o específicas
en materia de ilbastecimiento; así mismo, se responsabilizan de las ac
tividades que realicen, informando al órgano de Abastecimiento en la
forma y períodos que éste señale.
IV. BASE LEGAL
1. Artículo 143 0 de la Constitución Política del Perú, promulgada por la
Asamblea Constituyente el 12 de Julio de 1979.
2, Ley 14816 y complementaria 16360, Orgánica del Pr~supuesto Funcional
3. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento.
4. Decreto Ley 22867 que asigna atribuciones en materia de Abastecimien­
to.
5. Directiva N° 002-79-INAP/ONA "Normas para Programación del Abasteci­
miento" ,
V. ALCANCE
La presente norma será aplicada en todas las entidades de la Administración
Pública.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1. El 6rgano de Abastecimiento, a nivel central y des concentrado informa
rá a la Dirección General de Administración y al Organo de Control so
bre cualquier trasgresión de esta norma. ­
2. Las Oficinas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, no dará curso
a documentos de adqu;sició~ de bienes y/o servicios, tramitados por ­
órganos no autorizados.
3. la Dirección General de Administración llevará un registro de autori­
zaciones temporales para adquisición de bienes y/o servicios e infor­
mará de su vigencia a los órganos pertinentes.
 14

SA.05 Unidad en el It,greso Físico y custodia temporal de bienes.

Todos los bienes adquiridos inJresar§n fisicamente a la entidad por ­
el Almacén del órgano de Abastecimiento; y para su custodia temporal,
esa u otras dependencias. aplicar§n principios y procedimientos simi­
lares.
l. CONCEPTO
El Almacenamiento es un proceso técnico de Abastecimiento orientado a es­
tablecer y aplicar pautas para la ubicación y custodia temporal de bienes
en cualquier §rea fisica acondicionada con ese fin.
La custodia temporal se inicia con la adquisición y la recuperación de ­
bienes, las cuales se realizan en formas y modalidades diversas.
El ingreso fisico en un acto de incorporación a la entidad, pasando desde
fuera de ella hacia adentro a través de un lugar previamente estab1ecidoc
El ingreso es acto formal que origina acciones administrativas para certi
ficar10, acreditar condiciones e corporar los bienes al conjunto de la en
tidad. Son bienes todos los elementos materiales, individualizables,mens~
rables. intercambiables y útiles.
Hay acciones técnicas propias del ingreso fisico y custodia temporal de
bienes, las cuales necesitan ser precisadas y asignadas a ciertas §reas ­
funcionales, recogiendo las peculiaridades de cada entidad.
La unidad en el ingreso fisico y custodia temporal garantiza acciones ra­
cionales y facilitan el control, en congruencia con el principio contable
de "Unidad de Almacén".
11. OBJETIVO O FINALIDAD
1. Establecer un sólo tipo de vía o canal para el ingreso físico de bie­
nes adquiridos a la entidad.
2. Extender los principios generales de almacenamiento a todas las áreas
que realizan custodia temporal de bienes.
3. Realizar mejor control de los bienes durante sus periodos de custo­
dia, mientras son movilizados hasta el lugar de utilización directa.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
1. El órgano de Abastecimiento a nivel central y des concentrado contará
con áreas fisicas acondicionadas especialmente para custodiar tempo­
raTmente los bienes que la entidad suministra. Comunmente se denomi­
na almacén.
2. La ubicación, capacidad, aco ndicionamiento, medios de acceso, equi­
pamiento y personal del almacén serán planificados atendiendo a las
necesidades y posibilidades de la entidad.
3. Sólo por el almacén del órgano de abastecimiento, a nivel central o
/// ... 15 ­

desconcentrado, se realiza el ingreso físico de bienes adquiridos ­

y/o recuperados.
4. Los bienes con características especiales (caso semovientes, alimen
tos frescos, productos carnicos, equipos voluminosos. combustible ~
productos radiactivos, reactivos químicos, valores, granos, etc.) ­
cuya custodia demanda acondicionamiento especial y no lo tuviera el
almacén del órgano de Abastecimiento, (aiSlamiento, temperatura,
iluminación, humedad, seguridad, amplitud, desplazamiento, etc.)
gresarán:
a. Físicamente por el área de custodia que reuna las condiciones
adecuadas aunque estuviera a cargo de otro órgano, el mismo que
asume las responsabilidades.
El tituldr del almacén de Abastecimiento verificará el hecho y
tramitará los documentos.
b. Físicamente, a lugares de custodia contratados especialmente.
El titular del almacén de Abastecimiento personalmente reali­
za o constata la entrega en custodia y tramita los documentos.
5. Aquellos bienes que no pueden ingresar físicamente por ningún alma­
cén de la entidad, o las operaciones de ingreso resultan antieconómi
cas (es el cas~ de locales, terrenos, construcciones diversas, equi=
pos instalados, naves, etc.) o urge utilizarlos de inmediato, por ­
ejemplo: medicamentos, víveres, ropa en casos de emergencia, se asi~
narán directan~nte a los encargados de su utilización quienes se res
ponsabilizan del ingreso físico. El almacén de Abastecimiento cana=
liza los doc~mentos previa constatación.
6. Los bienes ingresan con la Guia respectiva; comprobándose los datos
que contenga: cantidad, peso números de serie, estado, funcionamien­
to y otros si fuera pertinente, se dejará constancia del acto de in­
greso y de cualquier diferencia.
7. Los bienes que, en aplicación de normas del Sistema de Contabilidad,
se consideran de Activo Fijo luego detingreso serán codificados por
el almacén de Abastecimiento, para identificarlos individualmente. ­
El código contendrá básicamente datos sobre: 1a entidad, código que
corresponde según el Catálogo de Bienes aprObado, número correlativo,
código de la Cuenta en que se incluye y lugar al que se asigna. Será
colocado en lugar visible del propio bién, de manera indeleble. Los
códigos serán comunicados a la Dirección General de Administración,
responsable de coordinar el contro'¡ de todo tipo de patrimonio.
8. El órgano de Abastecimiento de la respectiva entidad, formulará nor­
mas específicas de almacendmiento que tendrán aplicación en toda -­
área destinada a la custodia temporal de bienes, tales como: cámaras
frigoríficas, silos, áreas de exhibición. zonas oficiales de esta­
cionamiento, áreas de reparación, librerias, farmacias, depósito, ca
jas de seguridad. establos, almacenes de venta periféricos o el con=
vencional de dicho órgano, etc.
 ]6

Las normas incluirán procedimientos, responsabilidades, condiciones e

información que deben proporcionar al almacén del órgano de AGasteci­
miento.
IV. BASE LEGAL
l. Decreto Ley 22056 que intituye el Sistema de Abastecimiento.
2. Decreto Ley 22867 de desconcentración de acciones del Sistema de ­
Abastecimiento.
3. Normas de Contabilidad referidas a la calificación de Bienes como Ac­
tivo Fijo: Directiva N° l4-76-EF/73-20 y Oficio Circular N° 23 -79­
EF/76-07.
V. ALCANCE
La presente norma será de aplicación en las entidades de la Administración
Pública.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
l. El órgan~ de Contabilidad no registrará bienes ingresados sin interven
ción del Almacén del órgano de Abastecimiento.
2. Eó órgano de Abastecimiento llevará un registro de todas las áreas de
custodia temporal (almacenamiento) que operan en la entidad, sus cara~
terísticas, ubicación y responsables.
3. El órgano de Abastecimiento informará periódicamente a la Dirección ­
General de Adm inistración a quien haga sus veces, las irregularida­
des que detecte en la tramitación de ingreso de bienes o en el cumpli
miento de disposiciones específicas.
4. Verificar el cumplimiento de la Programación del Abastecimiento para
permitir un flujo regular de ingreso físico de bienes.
5. Constatar si son fundadas y procedentes las situaciones que motivan ­
formas excepcionales de ingreso y custodia temporal.
 17

SA.06 Austeridad del Abastecimiento.

En toda prevlslon, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o
administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e
instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a ­
propuesta del órgano de Abastecimiento.
l. CONCEPTO
Se entiende por austeridad del Abastecimiento: la equilibrada estimación
de necesidades de bienes y de servicios; al empleo mesurado de los limi­
tados recursos asignados a una entidad pública y a su adecuada combina­
ci6n para obtener más y mejores resultados (productos materiales y servi
cios públicos), en beneficio de la colectivadad en general. ­
La Austeridad es condición básica ~el Abastecimiento y su aplicación co­
rresponde a todos los órganos de una entidad.
Corresponde al órgano de Abastecimiento, en ejerclclo de sus atribucio­
nes y funciones, estudiar, adecuar y/o proponer a la Alta Dirección de la
entidad los criterios u orientaciones para aplicación de medidas de auste
ridad, referidas tanto a bienes como a servicios. Esos criterios serán -­
recogidos, coordinados y proporcionados, principalmente, a los órganos ­
de línea de la entidad.
11. OBJETIVO O FINALIDAD
1. Fijar criterios para hacer más racional el empleo de los medios ma­
teriales de que disponen las entidades.
2. Propiciar el empleo de criterios técnicamente elaborados.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
1. E1 órgano de Abastecimiento implantará el tratamiento estadístico ­
de la informaci6n que genera o utiliza, a efecto de tener elementos
de juicio para orientar la austeridad.
2. El órgano de Abastecimiento adecuará a su realidad institucional
los criterios de austeridad que forman parte de la Directiva N° 002­
79-INAP/DNA "Normas para la Programación del Abastecimiento". En ca­
sos necesarios establecerá nuevos criterios.
3. Las orientaciones de Política que el órgano de Abastecimiento propon
ga a la Alta Dirección en los respectivos planes (Plan de Acción, ~
Plan de Obtención, etc.) se orientarán a implementar las medidas de
austeridad.
4. Para mejor establecer las pautas institucionales de austeridad, el
órgano de Abastecimiento coordinará básicamente con los de línea Pla
nificación, Presupuesto, Racionalización y Estadística, la rea1iza-­
ción de estudios conjuntos y/o sincronización de esfuerzos. La medi­
da procura, además, evitar que se presenten discrepancias.
. .. / / /
 5. Para orientar la austeridad el órgano de Abastecimiento producirá y
proporcionará instrumentos e instrucciones; entre otros:
a. Estandarizdción de bienes y servicios. para disminuir su excesi
va variedad.
b. Relación de bienes y/o servicios catalogados de los cuales se ­
pueden prescindir.
c. Imprimir datos de los bienes o servicios programables en Cuadros
de Necesidades.
d. Establece'" cantidades maXlmas pueden programarse por cada
bien o servicio seleccionado. cantidades se fijan de acuerdo
a la función. frecuencia de uso, cantidad de personal, etco
e. Divulgar los impedimentos o limitaciones así como las priorida­
des.
f. Información de bienes o serV1ClOS sin uso, de acuerdo a verifica
ciones re 1izadas, a efecto de recuperarlos.
g. Plaleamiento para mejor uso de vehículos, imprenta, dup1icadora.
fotografía, etc.
6. Todos los tituldres de órganos son responsables de supervisar la apli
cación de pautas de austeridad del Abastecimiento en el ámbito de su­
competencia.
7. La aplicación medidas de austeridad no significa interferir el fun­
cionamiento eficiente y eficaz de la entidad.
8. Peri6dicamente el órgano de Abastecimiento conducir§ y coordinará la
evaluación de "'esultado de aplicación de medidas de austeridad, con
el fin de proponer su ionamiencc.
IV. BAS[ LEGAL
1. Ley 1481(, y s;.. cornl) 16360, Orgánica del Presupu~sto Funci0
nal
2. Decreto Ley ?:372 que crea stema Estadistico Nacional.

3. Dt:creto Ley :rea el nstituto Nacional de Administraci6n PO

blica y estab1 ~istema de Racionalización.
4. Decreto Ley 220 í ,6 que ~ ituy, t' 1 Si:; tema de Abas te.: í mi ento.

5.. Directiva,;o 002-79-INAP/DNA "Normas para la Programación del Abastec i

miento",
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V. ALCANCE
La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administra­
ción Pública.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1. El Director General de Mministración o quien h"ce sus veces super­
visará las labores del órgano de Abastecimiento para operativizar en
la entidad, los criterios de austeridad.
2. El órgano de Abastecimiento informará periódicamente las situaciones
de irracionalidad, despilfarro, desequilibrio u otras que revelen la
inobservancia de pautas de austeridad en el abastecimiento.
3. Los titulares de órganos, en sus acciones de control y supervisión ­
pondrán especial énfasis en detectar y corregir las situaciones que
no se ajusten a pautas de austeridad.
4. En casos de incumplimiento reiterado el órgano de Abastecimiento apli
cará directamente las pautas de austeridad en las necesidades y soli~
citudes del órgano infractor; comunicando la medida al propio órgan0 8
al de Cootro] Ioterno y a la Dirección General de Administración.
5. Verificar la existencia de instrucciones en materia de austeridad
del Abastecimi~nto, aprobadas por la Alta Dirección o nivel que haya
delegadoo
 20
SA.07 Verificación del estado y ut, lización de bienes y servicios
Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar
~a existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o
servicios de que dispone la entidad.
l. CONCEPTO
La verificación es un acto de constatación física que realizan personas
en representación de la entidad. Al Sistema de Abastecimiento le corres
ponde la constatación, en referencia a las unidades físicas, aplicables­
tanto a los bienes como a los servicios.
La verificación constituye requisito para realizar, de manera racional y
sobre base reales, las acciones de Abastecimiento que resulten necesarias.
Básicamente la verificación se ref.iere a los aspectos siguientes: existen
cia o presencia real del Dien o del servicio (visto como acción o resulta
do); estado para apreciar el grado de conservación o deteri¿ro del bien ~
así como el resultado del servicio; y condiciones de utilización, para
constatar en qué se emplea, lugar, habili~ades del responsable, condicio­
nes de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo en beneficio de la
organización en su conjunto (con fines oficiales).
11. OBJETIVO O FINALIDAD
l. Realizar seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la enti
dad.
2. Recabar información de las existencias, en bienes y servicios, para
realizar un Abastecimiento más eficaz.
3. Evitar la acumulación improductiva de bienes o servicios innecesa­
rios para la entidad.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
l. El órgano de Abastecimiento formulará normas específicas de aplica­
ción institucional para efecto de verificación de bienes y servicios
precisando calendarios, plazos, mecanismos, instrumentos y responsa­
bilidades.
2. El inventario físico es una forma de verificación. Básicamente hay ­
dos tipos: general y de almacén.
ao El Director General de Administración o quien hace sus veces es
responsable de disponer y aprobar los inventarios físicos gen~
rales de bienes en uso, por 10 menos una vez al aRo.
b. El titular del órgano de Abastecimiento hace lo propio con in­
ventarios de los bienes que se hallan en custodia temporal en el
almacén de su responsabilidad. Estos inventarios serán más fre­
cuentes. Los resultados serán informados al Director General de
Administración o quien hace sus veces. Además, establece pautas
para inventariar bienes en todas las áreas físicas para custo­
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dia existentes en la entidad, sea cual fuere su denominación.
3. Es princlplo general que en el acto de inventario no intervenga el ­
personal encargado de la custodia de bienes. Lo que no impide su pre­
sencia para facilitar la identificación y constatar el acto por in
terés individual. ­
4. Para realizar la verificación denominada inventario físico general ,
el responsable constituirá equipos especiales con personal de :
a. Contabilidad, para proporcionar información sobre los bienes re­
gistrados (características, valor de adquisición, depreciación,
etc.) y compararla posteriormente.
b. Abastecim ento, para verificación en unidades físicas (ubicació~
conservac ón, unidades de medida), a fín de atender necesidades
de servic os.
c. Control, para salvaguardar el acto y cumrlimie,¡to de disposicio­
n0S.

d. Representante de la Dirección General de Administración. que 1

va el registro de códigos identificatorios individuales de bie­
nes, su ubicación y cargos de afectación.
5. La verificación será realizada permanenter:~ente por todos los titula­
res de órgano a cualquier nivel, aplicando las disposiciones aproba­
das por la entidad.
6. Verificada la inexistencia del valor monetario de un bien, en el res­
pectivo documento fuente, procede la valuación, aplicando las orienta
ciones del Sistema de Contabilidad, la valuación será realizada por ~
los órganos de Contabilidad y Abastecimiento en forma conjunta.
7. El órgano de Abastecimiento, en ejerclclo de sus atribuciones, reali­
zará verificaciones por muestreo a los bienes y servicios críticos ­
con que cuenta la entidqd. El informe de los resultados será remitido
a los siguientes:
a. Titular del órgano responsable del bien y/o servicio para que
adopte las medidas necesarias. •
b. El órgano de Control Interno.
c. El Director General de Administración o quien hace sus veces.
8. Tal verificación se orientará, básicamente, a constatar que los bienes
y servicios sean utilizados permanentemente, para los fines que fueron
adquiridos o creados, con fines oficiales, para beneficio general de ­
la colectividad de trabajadores de la entidad; y en condiciones que no
signifiquen peligro para el encargado, riesgo de deterioro o ~espilfa­
rro.
 2?

9. La calificación del estado de inutilidad del bien o servlclo, para el

funcionamiento de la entidad es otra forma de verificación. El órgano
de Abastecimiento en forma individual o integrando un equipo especia­
lizado, constituído a su iniciativa, realiza las "cciones necesarias.
Al efecto aplicará los criterios ~laros e inequívocos ~ue haya esta­
bl eci do,
10. Para facilitar la verificación toda afectación de bienes o entrega de
los mismos se hará consta~ en un docuw.~nto a manera de cargo donde fi
gurarán los datos del bien, el Código individual y nombres de quiene¡
reciben y entregan.
IV. ALCANCE
La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administra­
ción Pública.
V. BASE LEGAL
1. Decreto Ley 22056 que instit;jye el Si ,tema de i'lbastecimiento.
2. Decreto Ley ~'2867 SObre desconcentración de acciones del Sistema de
Abastecimiento.
3. Directiva N' 002-79-INAF/DN, "r~rmas para Programaci6n del Abast~
cimiento!!,
4. Directiva W' fW2-80-I"lM/DNA "Normas para formulación ael fJlan inte­
grado de Abastt:cimiento"
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1. La Dirección General de Administración o quien hace sus veces. super­
visará el cumDlimiento de los calendarios de verificaciones
2. Las acciones de verificación que asuma el órgano de Abastecimiento
se incluirán en el Plan de Actividades de la entidad.
3. Verificación de la existencia y cumplimiento de normas Sobre verifica
ción.
4. El titular del órgano respectivo y el servidor al que se asignó el
bién son solidariamente responsables, tanto pecuniaria como adminis­
trativamente de la pérdida, daño. deterioro o mal uso de los bienes
y/o servicios de su dependenció , especialmente si ocurrieron por ne­
gligencia en la aplicación de disposiciones sobre verificación físi­
ca de bienes y/o servicios.
5. Todos los vehículos de propiedad del Estado llevarán pintado, en lu­
gar visible, un círculo con el nombre de la entidad que es afectado.
Sólo por autorización expresa del titular de la entidad y en casos
excepcionales, previamente fundamentados, se liberará de esa obliga­
ción.
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6. Se oficiará a las autoridades de tránsito para que informen de la cir

culación de vehículos del Estado fuera del horario establecido o -­
que se guarden en locales no oficiales. Excepto los casos autorizados
expresilmente por el Títular de la entidad.