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RESUMEN DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

EVENTO:

Proviene del latín “eventus” que significa acontecimiento, suceso, imprevisto de

realización o contingente.

Por definición la Real Academia española lo describe como un acaecimiento, una

eventualidad, un hecho imprevisto, también es un suceso importante y programado,
de índole social, gubernamental, empresarial, académica, artística o deportiva.

Es una herramienta especial de las RRPP, se utiliza para promover la aceptación de

una institución y obtener el favor de la opinión pública.

Es una estrategia utilizada para establecer y proyectar una imagen favorable de la

institución y llegar al público interno y externo de la misma.

Proporciona un ambiente de experiencia profesional compartida, de la cual cada

miembro o asistente sacaré el provecho que su interés y capacidad le faciliten.

El evento comprende la coordinación y planeación cuidadosa, atención a los detalles

relacionados con la organización de eventos.

El evento exitoso contribuye al bienestar de la institución. 1

LOS EVENTOS CAMBIAN ACTITUDES

- La información proporcionada generalmente induce al cambio de actitud con

respecto a la institución, familia, producto o temática tratada.
- Puede transformar actitudes pasivas en opiniones positivas.
- Las acciones hablan más fuerte que las palabras. Por lo que los eventos
impactan más en las personas que las comunicaciones simples.
- Son una herramienta demostrativa de las Relaciones Públicas.
- Cuando existe la necesidad de llamar la atención de forma que no pueda ser
ignorada, con frecuencia puede ser un evento o un acontecimiento especial.

1
Las Relaciones Públicas: una ventaja en la organización de eventos en la Universidades de la ciudad de
Guatemala, Tesis por Karin Mei Lou Lam, Guatemala, mayo 2005, pág. 26 – 27

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 2

TIPOS DE EVENTOS

Actos oficiales: Organizados por instituciones

públicas. Pueden ser de carácter general o de
carácter especial.

- Carácter general: Conmemoraciones o

acontecimientos nacionales o locales. El protocolo
debe ser el estrictamente oficial. (Ej. Condecoraciones, nombramiento,
inauguraciones, foros de consulta ciudadana, etc.)
- Carácter especial: Acontecimientos o conmemoraciones propias del ámbito
especifico de sus servicios, funciones y actividades. (Ej. Visitas presidenciales
o invitados especiales, congresos, elecciones, etc.)

El protocolo se determina por quien organice, de acuerdo a lo establecido en la ley.

(Buscar manual de protocolo de la presidencia)

Actos privados o empresariales: Todos aquellos eventos organizados por la

empresa privada. Se clasifican en eventos internos y eventos externos.2

- Eventos Internos: El público objetivo son los empleados, pueden ser

reuniones de trabajo, cenas de navidad, experiencias outdoor training,
acciones de team building. El en cargado es el Departamento de Recursos
Humanos.
Objetivo: Comunicar valores de la empresa, cambios,
nuevas alianzas.
Claves: Cuidar imagen de marca, controlar, todos
los detalles, cuidar al invitado.
- Eventos externos: El público objetivo son
los clientes y consumidores, pueden ser:
presentación a los medios de comunicación,
lanzamiento de productos, promocionales.
Organiza el Departamento de Marketing y
Comunicaciones.
Objetivo: Imagen de marca, comunicarse con el target (público objetivo o
meta).
Claves: Interactuar con el invitado, recordar, excelente experiencia y crear
buenas sensaciones.
En este caso el protocolo será determinado por el organizador, corresponde
en este caso a las empresas o entidades privadas (colocación de invitados,

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Las Relaciones Públicas: una ventaja en la organización de eventos en la Universidades de la ciudad de
Guatemala, Tesis por Karin Mei Lou Lam, Guatemala, mayo 2005, pág. 26 – 27

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 3

disposición de mesas, programa del evento, disposición del escenario, lugar

de conferencistas, etc.)3

CONVENCIONES Y CONGRESOS:

Pueden ser eventos oficiales, privados o empresariales.

Convenciones: Son eventos de comunicación cuyo objetivo

es divulgar y desarrollar ideas o pensamientos, con lo que se
obtiene una síntesis útil para el futuro. Pueden ser para
capacitar y motivar personal, reuniones de asociaciones de
miembros que ejercen la misma profesión, actividad o
especialidad y que comparten intereses en común,
introducción de nuevos productos a ejecutivos, distribuidores
y/o agentes de ventas.

Congresos: Son reuniones cuyo propósito es impartir e intercambiar información,

encontrar soluciones y averiguar hechos dentro de los campos técnico, económico y
de múltiples áreas. Puede describirse como una fusión de experiencias y opiniones
provenientes de personal altamente capacitado. Por lo general, los congresos
reúnen a las autoridades en la materia de que se trate. Se considera el evento más
complicado de organizar, en especial si se le compara con seminarios y
convenciones.4

Como se trata de eventos de comunicación, organizan agrupaciones y/o

asociaciones de carácter mundial. Los asistentes proceden de diversos países.

Conferencias: Son exposiciones de diversos temas en las que los expertos

presentan ponencias. En este tipo de reuniones se legan a varias conclusiones, las
cuales se someten a discusión a discusión entre los participantes antes de
considerar las finales.5

Actos sociales o particulares: Todos aquellos que

organizan personas individuales con el objetivo de celebrar
acontecimientos especiales de la vida de cada uno. Ej.
Bodas, cumpleaños, aniversarios, tés, piñatas, etc. En
estos casos se en seguir normas de etiqueta y buenos
modales, desde el momento de realizar las invitaciones
hasta el final del evento.

En estos casos son importantes los detalles ya que de una

buena organización dependerá el éxito o el fracaso de los

3
Video: Claves para la Organización de Eventos Corporativos exitosos, Marco Tulio Ramos. Tipos de eventos.
4
Organización de Congresos y Convenciones, Tonatiuh Cravioto Magallón, Mexico, Pág. 26, 27 y 28.
5
Organización de Congresos y Convenciones, Tonatiuh Cravioto Magallón, Mexico, Pág. 26, 27 y 28.

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 4

mismos. Para los organizadores es importante y necesario tomar en cuenta las

necesidades y la visión del cliente.

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Es la planificación y ejecución de una serie de actividades

para llevar a cabo una actividad de tipo social o
institucional. Comprende discursos de ejecutivos, listado
de invitados, inspección de instalaciones, visitas,
entrenamiento, selección de alimentación y bebida,
montajes, material gráfico y publicidad.

La Organización de eventos en hoteles y restaurantes

representa un mercado especializado muy lucrativo, además de que son opciones
de sostenibilidad muy importantes en tiempos de crisis en servicios de hospedaje.

Solo la organización de convenciones y congresos a nivel internacional representan

un mercado amplio a considerar a la hora de construir un hotel.

Para la organización de un evento los pasos básicos a seguir son:

- Primero fijar los objetivos

- Que queremos conseguir, finalidad.
- El público o target al que nos queremos dirigir
- Los medios con los que contamos

Planificación

- Contenido, concepto y estructura del evento.

- Fijar lugar del evento.
- Día de celebración y horario
- Presupuesto

Preproducción

- Cronograma, incluir todo.

- Incluir todos los elementos que forman parte del evento.
6
Importante planificar siempre: Montaje, evento, desmontaje.

Para la realización de cualquier evento se necesita de un responsable de

comunicación o grupo de trabajo que lo impulse integralmente.

6
Video: Claves para la Organización de Eventos Corporativos exitosos, Marco Tulio Ramos. Tipos de eventos.

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 5

Para la realización de cualquier evento ya sea en el ámbito público o privado es

necesario que éste sea aprobado por el director de la empresa o el cliente, para lo
que se debe mostrar la capacidad y profesionalismo en planificación de eventos.

Por lo que se deben seguir los siguientes pasos:

PRESENTACION DE PROPUESTA DE
PLANEACION:

Para su aplicación, es importante analizar aspectos

especiales como: características, objetivos,
alcances, número, perfil y origen de los asistentes,
fechas, instancias, participantes y oferta adecuada.

Documento de propuesta de evento.

1. Requerimientos previos
1.1. Enfoque, objetivos y nombre del evento.
1.2. Determinar lugar y fechas tentativas.
1.3. Personal de apoyo y equipo de asesores. (Organización de
comisiones)
1.4. Costo aproximado del evento
1.5. Requerimientos de recursos para iniciar operaciones.
1.6. Planteamiento oficial (debe señalar las etapas a recorrer, su duración,
objetivos y requerimientos)
1.7. Etapa estructural. Elaboración de programa (determinar tiempos desde
el inicio del evento hasta el final, registro de asistentes, discursos
inaugural, presentación de invitados, ponencias, actividades extra, buffet o
catering elegido, agradecimientos )
1.8. Diseño de imagen y concepto
1.9. Diseño y cotización del kit de trabajo.
1.10. Reservación de instalaciones para conferencias, eventos sociales y
demás actividades a realizar.
1.11. Contactar y confirmar conferencias.
1.12. Promoción del evento con posibles patrocinadores.
1.13. Cotización de hoteles tanto para conferencistas como para
congresistas.
1.14. Llevar a cabo la planeación de la publicidad. (tipo de publicidad,
cantidad, proveedores de productos, contratación del proveedor,
papelería)7

7
Manual para Planear y Organizar Eventos de Reuniones, Buró de Convenciones de Michoacán, 2011. Pág. 2-
12.

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El anterior listado podría considerarse el primer Check List que se debería elaborar
antes de organizar un evento, en este caso está enfocado en un evento empresarial,
pero se puede adaptar a cualquier tipo de evento. Para un evento social es un poco
diferente pero se puede tomar como base.

La elaboración de un check list por evento, consiste en una táctica muy efectiva para
la organización de un evento, en ella deben detallarse todas las actividades a
realizar antes, durante y después del evento, esto permite no dejar nada al azar y
asegurarse de que todos los puntos importantes del evento estén cubiertos.

Un ejemplo más sencillo de un check list podría ser:

- Lista de invitados
- Invitaciones
- Presupuesto
- Buscar patrocinios o donaciones
- Definir lugar del evento
- Alquileres (Cañonera, mesas, sillas, sonido,
mantelería, cristalería, platería)
- Redactar programa del evento
- Maestro de ceremonias
- Alimentación y bebidas
- Decoración
- Gastos varios (Papelería, lapiceros, etc.)
- Promoción del evento (Folletos, carteles, regalos promocionales)
- Contrataciones (video, grabaciones de conferencias, fotografías,
entretenimiento etc.)

El encargado de la comunicación, sin importar el tamaño del evento, debe ser

detallista y conciente del presupuesto. Debe conocer cada elemento y su
oportunidad para que el evento sea exitoso. Un buen comunicador debe programar
actividades que maximicen la repercusión e impacto del acontecimiento.

Todo comunicador debe investigar para obtener información, la información es

elemento esencial para tomar decisiones, y nos posibilita planificar, ejecutar y
evaluar los resultados de las acciones de comunicación.

Las tareas que se deben seguir son:

INVESTIGAR (BRIEF de preguntas básica tanto para proveedores como para

clientes, entrevistas, investigación de mercado, Análisis FODA, objetivos)

INFORMAR

TOMAR DECISIONES

PLANIFICAR (Decisiones, Estrategias, Tácticas, procedimientos u operativas)

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 7

EJECUTAR (Determinar las acciones a seguir y puesta en práctica)

EVALUAR RESULTADOS.

Estos son los pasos que deberían cumplirse a la hora de llevar a cabo un evento.

PLANIFICACION DE EVENTOS

Planear y planificar, en términos generales podría concebirse como el desarrollo de

un proceso de toma de decisiones anticipadas y coordinadas entre sí, con vistas a
alcanzar un objetivo predeterminado.

La planificación se segmenta en tres etapas:

Estudios
Planificación Ejecución
previos

Determinación
Investigación Puesta en
de Acciones y
preliminar marcha del plan
Medios

Diagnostico de
Presupuesto Información
Situación

Toma de Calendarización
Comunicación
Decisiones de actividades

Evaluación y
Elección del tipo
control de
de plan
gestión

Fijación de
Corrección
Objetivos

Selección de
Públicos

Estudios Previos: Consiste en la búsqueda, adquisición y aprovechamiento de toda

la información posible que tenga valor con relación al Plan a ser desarrollado y
facilite luego las decisiones a tomar.

Planificación: Se refiere a la disposición de los recursos necesarios y los cursos de

acción más viable y seguros para cumplir las metas fijadas.

Ejecución: Una vez coordinados los recursos logísticos, se llega a la fase final del
plan, en el cual se ejecutan todas las acciones dispuestas frente a las condiciones
previstas. 8

8
La planeación: Práctica de las Relaciones Públicas, Lic. Lorenzo Blanco.

7
 8

CARACTERISTICAS DE UN BUEN PLAN

 Comprensible, concreto y sencillo.

 Flexible y adaptable para poder ajustarse rápidamente a los cambios que
puedan surgir antes, durante y después del evento.
 Preparado y redactado de forma tal que personas que no hayan participado
de su elaboración lo puedan comprender fácilmente, o sea que tenga
secuencias lógicas. 9

VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN

 Se tienen objetivos claros y definidos.

 Se establecen programas con metas para su alcance
 Estimula la creatividad para hacer mejor uso de los recursos disponibles
 Facilita el alcance progresivo de las metas planteadas y las revisiones
prácticas y objetivas.
 coordina y unifica esfuerzos.

Por lo general en un evento, ocurren variaciones al plan original, sean esta positivas
o negativas es siempre recomendable volver a las premisas con basé en las cuales
se elaboró, para verificar si éstas son vigentes, lógicas y congruentes con la
realidad, lo que permitirá adoptar medidas correctivas necesarias.

Planificar y evaluar, revisando escenarios, precisando objetivos y evaluando

avances, permite resolver problemas y obtener mejoras constantes en los
resultados.

9
Planificación de Eventos: Trabajo compilado por Lic. Guillermo José Pedrotti.

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 9

ESQUEMA GENERAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS10

ETIQUETA Y PROTOCOLO EN LOS EVENTOS

Los modales cambian, pero la necesidad esencial de un cierto

comportamiento digno sigue siendo lo mismo. Las buenas
maneras son las leyes del comportamiento de la sociedad, y no
sólo en el sentido estrictamente social de la vida humana. Sin
buenos modales, vida sería un caos, y los seres humanos no
podrían soportarse unos a otros. (Vandelbilt, 1980:116)

Estableciendo un marco teórico previo que esclarezca el significado

en este contexto de ambos conceptos, entendemos en primer lugar por ceremonial

10
Organización de Eventos, Martínez, Ricardo y Suárez, Guillermo.

9
 10

el conjunto de formalidades y elementos que acompañan a actos públicos y privados

destinados a destacar y proporcionar honor a personas o instituciones en el ámbito
de lo profano o de lo sagrado, y que engloba desde la decoración o la música hasta
sus secuencias temporales y espaciales. Está íntimamente ligado al rito y se ha
estudiado desde la antropología y la historia, por lo que su enfoque desde la
comunicación implica nuevos planteamientos en interrelación social, ya que cuenta
una historia y crea un ámbito propio de reconocimiento en el que confluir. Los
elementos constitutivos del ceremonial son tres:

a) Espacio-temporales: materiales (escenografía, mobiliario, decoración,

símbolos…) e inmateriales (música, olores, iluminación, efectos especiales…), su
conjunción otorga unas condiciones estéticas propias a cada evento.

b) Personales: la etiqueta o signos de identidad que individualizan y/o al tiempo

socializan a los participantes en un acto (perfume, ornamentos, vestimenta,
gestualidad…).

c) Normativos: las reglas de ordenación espacial y temporal que rigen en los

distintos ámbitos en que tienen lugar estas ceremonias, especialmente la legislación
de protocolo en la vida pública oficial y las normativas internas de otras
organizaciones en la vida pública y privada no oficial.11

Muy lentamente comienza a imponerse la consideración del protocolo como un

poderoso código de comunicación no verbal que regula los ámbitos espacio-
temporales en que se desenvuelve el poder establecido a través de un corpus de
normativa legal y reglas consuetudinarios de aplicación y análisis tremendamente
complejo y especializado. El enlace con este enfoque comunicativo se efectúa a
través de los acontecimientos especiales, acciones de relaciones públicas
organizacionales especialmente eficaces y de gran capacidad
de convocatoria y difusión que los convierte en instrumentos de primer orden para
conseguir los objetivos corporativos.

Los acontecimientos especiales, y sobre todo las ceremonias que los conforman,
constituyen desde la más remota antigüedad la mayoría de acciones de relaciones
públicas emprendidas a lo largo de la historia, y esta circunstancia ha supuesto la
identificación de su gestión con la disciplina en sí misma, tanto por parte de la
sociedad en general, como por algunos analistas, que han llegado a confundir e
identificar la parte con el todo. Por otro lado, actos o eventos han sido tenidos en

11
OTERO ALVARADO, Mª Teresa, (2003). «La especificidad del protocolo en las Comunidades
Autónomas». En: RAMOS FERNÁNDEZ, L. F. (ed). (2003). Curso Superior de Comunicación y Protocolo. Vigo:
Facultad de Ciencias Sociales y Comunicación, p. 133-134.

10
 11

cuenta tradicional y exclusivamente por la doctrina por su consideración

instrumental, ocupando un lugar de honor entre los denominados «medios o
instrumentos demostrativos», ceremonias de carácter público o privado, que tenían
lugar ocasionalmente en la vida de las organizaciones, y no presentaban más
funcionalidad que la posibilidad de generar noticia ni más objetivo que la brillantez
del acto por el acto.12

El protocolo generalmente se relaciona con el lujo o exclusivo de evento públicos

específicamente con el presidente, pero realmente está presente en las decisiones
que tomamos diariamente, seguimos un protocolo al vestirnos, proyectamos la
imagen que nos dicta el protocolo según la actividad que realicemos, el trabajo, una
fiesta, un paseo, etc.

En un evento seguir un protocolo preestablecido por la organización, aumenta las

probabilidades de que el evento sea un éxito, recordemos que uno de los objetivos
es proyectar una imagen positiva que impacte y cree buenas sensaciones en los
asistentes. Seguir las normas protocolarias de cortesía y buen comportamiento por
las personas que atenderán a los invitados directamente, genera una sensación de
cercanía y respeto que impacta positivamente en las actitudes de estas personas.

El protocolo también se observa en la organización, la misma planificación al

momento de ejecutarse representa el protocolo de todo el evento, el programa
marca el protocolo que se seguirá en el escenario, la recepción y el servicio de
alimentos y bebidas ya tienen un protocolo establecido en cuanto a precedencia de
los platos y disposición en la mesa.

CATERING:

Se denomina catering o cáterin, al servicio de

alimentación institucional o alimentación colectiva que
provee una cantidad determinada de comida y bebida en
fiestas, eventos y presentaciones de diversa índole. En
algunos casos los salones de fiestas u hoteles y
empresas del rubro proveen este servicio junto al alquiler
de sus instalaciones; en otros casos hay empresas
especializadas para elaborar y trasladar los alimentos al
sitio que disponga el cliente. En el servicio se puede
incluir desde la propia comida, la bebida, la mantelería y
los cubiertos, hasta el servicio de cocineros, camareros y
personal de limpieza posterior al evento.

12
http://www.rrppnet.com.ar/organizaciondeeventos.htm

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 12

Tanto en las reuniones importantes del mundo empresarial como en las

presentaciones de espectáculos, se recurre al servicio de catering para agasajar a
los invitados.

El personal de la empresa de catering de eventos no es responsable de preparar los

alimentos, pero a menudo ayudan a configurar la zona de comedor. Este servicio se
proporciona normalmente en banquetes , convenciones y bodas. Cualquier evento
donde todos los asistentes se proporcionan con los alimentos y bebidas o, a veces
sólo hors d'oeuvres (aperitivo) a menudo se llama un caso atendido.

Muchos eventos requieren de trabajo con un tema o de un esquema de color. Una

empresa de catering o especialista se espera saber cómo preparar los alimentos y
para que sea atractivo. 13Como, por ejemplo algunas empresas de catering se han
movido hacia un servicio completo de modelo de negocio comúnmente asociados
con los organizadores de eventos. Ellos se encargan de la preparación de alimentos,
pero no sólo también decoraciones, tales como ajustes de la tabla y la iluminación.

La tendencia es hacia la satisfacción de los clientes todos los sentidos con la comida
como un punto focal. Con la atmósfera correcta, el evento profesional de la
hostelería con experiencia puede hacer un evento especial y memorable.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

Planeación de necesidades humanas en el comité organizador.

Coordinaciones:

- Coordinación General
- Coordinación de finanzas
- Coordinación de Logística
- Coordinación de Promoción
- Coordinación de Relaciones Públicas.

13
Investigación electrónica, http://es.wikipedia.org/wiki/Catering.

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