Flujo de Visitas,

la solucin
a los quiebres
de stock
Gua: Las nuevas tendencias del retail 2017 1
 5 pasos para
EVITAR QUIEBRES DE STOCK
usando el flujo de visitas



Introduccin

El mundo del retail se caracteriza por tener una fuerte estacionalidad. Por
sto es importante saber cmo sacar el mejor provecho a las buenas
temporadas sin incurrir en costos adicionales por quiebre de stock o
sobre-stock
.

Existen temporadas en donde algunos productos se popularizan, como da

de la madre, Navidad, cambios de estaciones, etc. Pero pasados estos
periodos, la disposicin a comprar de los clientes baja, los productos pasan
de moda y son ms difciles de vender.

Una buena gestin del stock toma en cuenta al menos los datos histricos
de ventas, la sensibilidad al precio y los costos por quiebre de stock y
sobre-stock.

Gestionar el inventario de forma correcta tiene dos beneficios de alto

impacto:

1. Aumento de las utilidades satisfaciendo la demanda con bajos costos

de inventario.
2. Mejora de la experiencia de compra de los clientes minimizando la
probabilidad de un quiebre de stock.

En un mundo perfecto tendramos toda la informacin necesaria para

ajustar la oferta con la demanda y as no tener costos por inventario. Sin
embargo, anticipar la demanda es difcil ya que necesitamos saber la
disposicin a comprar de los clientes para distintas fechas. Adems, las
estimaciones se suelen realizar con datos sesgados que no consideran
anomalas en el proceso de ventas, en particular los quiebres de stock.

Para solucionar este problema necesitamos incluir en la estimacin de la

demanda datos de visitas y la tasa de conversin
que corrijan problemas de
datos faltantes por quiebres de stock.

Para explicar cmo gestionar el inventario usando datos de visitas nos

pondremos en el caso de un local que vende tablas de surf, y
Cuntas
tablas de surf hay
responderemos la siguiente pregunta:
que comprar para obtener los mejores resultados en la
temporada de verano ?

Para responder esta pregunta seguiremos 5 pasos:

1. Definir una estrategia de ventas
2. Proyectar la demanda
3. Estimar costos de sobre-stock y quiebre de stock
4. Determinar la cantidad ptima de stock
5. Calcular el beneficio

Paso 1:
Definir una estrategia de ventas
La gestin del inventario depende de la estrategia de ventas que queramos
implementar, ya que sta define la interaccin del producto con el cliente.
Normalmente se usan 3 estrategias bsicas:

1. Aumentar la cantidad de productos a vender.

2. Aumentar el rendimiento o margen por cada cliente.
3. Equilibrar la relacin entre el margen y los productos a vender
(combinacin entre 1 y 2).

Por ejemplo, si la estrategia es aumentar la cantidad de productos,

esperamos que nuestra empresa haga ms promociones, baje los precios y
necesite una mayor cantidad de productos para satisfacer toda la demanda.

En cambio, si nuestra estrategia es mejorar el margen por cliente, debemos

subir los precios por producto, aumentar la fuerza de venta del local y hacer
promociones que agrupen productos para que las personas gasten ms en la
tienda.

El enfoque de equilibrio busca obtener el mayor beneficio al menor costo,

por lo que mezcla prcticas de las 2 estrategias anteriores.

En nuestra tienda de surf usaremos la tercera estrategia. Maximizar las

utilidades al vender lo mximo posible y a la vez minimizar los costos por
inventario.

Para simplificar el problema, asumiremos que el precio de venta de cada

tabla de surf es $180.000 y su costo es $110.000. El principal objetivo de la
empresa ser, entonces, buscar la cantidad ptima de pedidos de tablas de
surf que reduzca los costos de inventario y sobrestock para aumentar el
margen.

Paso 2:
Proyectar la demanda
Una vez definida nuestra estrategia debemos proyectar la demanda de las
tablas de surf para la temporada de verano. Las etapas que seguiremos para
lograrlo son:

1) Calcular las ventas perdidas del ao pasado por quiebres de stock.

2) Corregir las ventas del ao pasado y encontrar su distribucin.
3) Estimar la probabilidad de cumplir con toda la demanda para este ao.

1) Calcular las ventas perdidas del ao pasado por quiebres de stock

La primera etapa consiste en revisar en cules das y horas, del mismo

periodo del ao pasado, se produjeron quiebres de stock, y luego corregir el
dato al calcular cunto hubisemos vendido sin quiebres de stock. Para ello
definiremos las ventas corregidas
como:

ventascorregidas = ventasperdidas + ventashistricas

Las
ventas histricas son el nmero de tablas de surf vendidas en el mismo
periodo del ao anterior, mientras que las
ventas perdidas son las tablas de
surf que dejamos de vender por no tener stock. La siguiente frmula
muestra cmo calcular el nmero de ventas perdidas de un producto en las
horas con quiebre de stock.

ventasperdidas = tasadeconversin #itemspromedio

nmero de visitas

Supongamos que la tienda de surf sufri un quiebre de stock en la ltima

semana del verano pasado. Sin los datos de venta de esa semana no
podemos hacer una buena proyeccin de la demanda, pero por suerte

tenemos los datos de visitas para corregir la estimacin. Usando las

frmulas indicadas anteriormente se tiene:

ventas perdidas =
10% conv. tabla 1,2 tabla promedio 200 visitas = 24 tablas

ventas corregidas =
24 + 317 = 333 tablas

Es importante destacar que las variables de conversin y nmero de tems

promedios son de los periodos
con stock.

2) Encontrar la distribucin de la demanda con ventas corregidas

Con las ventas corregidas del ao pasado, calcularemos las probabilidades

de vender X tablas de surf en un da. Para ello contamos cuntos das
obtuvimos esa cantidad y la dividimos con el total de tablas de surf vendidas
en el periodo (casos favorables/casos totales).

Como consejo: si los datos son muy distintos entre s, es mejor dividir los
datos en grupos y calcular las probabilidades de que la venta N est en
cierto grupo.

Con las probabilidades de vender X tablas en un da, simulamos los das del
periodo de verano. sto nos entrega las distintas cantidades de ventas de
tablas de surf de todo el verano, y lo sumamos para obtener la estimacin
del ao pasado.

Siempre es recomendable graficar los datos obtenidos para entenderlos

mejor. Para esto creamos un grfico de las probabilidades de vender N
tablas de surf si estuviramos en el verano del ao pasado1 (ver figura N1).

1
FuncindistribucinenWikipedia:
https://es.wikipedia.org/wiki/Funci%C3%B3n_de_distribuci%C3%B3n

Figura N1
: Histograma ventas corregidas ao pasado.

Estas probabilidades se comportan de distinta forma segn cada

temporada. En la mayora de los casos estos comportamientos ya se
encuentran estudiados. Para nuestra ventas de tablas de surf observamos
que se aproximan a una
distribucin normal2 con demanda esperada ( ) igual
a 330 unidades.

3) Ajustar demanda para este ao

Ahora solo nos falta ajustar las proyecciones de ventas segn los resultados
que ha tenido el negocio este ao.

Una forma sencilla de hacerlo es midiendo la diferencia porcentual entre las

ventas del ao pasado y las de este ao para fechas anteriores.

Ajustamos las probabilidades obtenidas multiplicando la diferencia

porcentual con la cantidad de ventas del ao pasado la distribucin de
ventas para este ao.

2
DistribucinnormalenWikipedia:
https://es.wikipedia.org/wiki/Distribuci%C3%B3n_normal

Para el caso de la tienda de surf, obtenemos una distribucin que tiene una
demanda esperada ( ) de 380 tablas de surf
, versus la 330 unidades del ao
pasado con las ventas corregidas.

Figura N2
: Funcin de densidad y distribucin de ventas proyectadas

La figura 2 muestra la probabilidad de vender (funcin de densidad) y

satisfacer toda la demanda para distintas unidades (funcin distribucin).

La funcin de densidad muestra la probabilidad de que la demanda por

tablas de surf sea igual a cierto nmero, por eso suelen ser probabilidades
bajas. En cambio la funcin distribucin, F(x)
, muestra la probabilidad de
satisfacer toda la demanda para cierta cantidad. Observamos que a medida
que compramos ms tablas de surf, es ms probable que logremos
satisfacer toda la demanda.

Paso 3:
Estimar los costos de
sobrestock y quiebre de stock
Para gestionar apropiadamente el inventario debemos conocer con
exactitud el costo de quedarse con un producto en bodega y el costo de no
venderlo. Calculando estos costos podemos encontrar hasta qu punto es
conveniente arriesgarse a quedarse con productos inventariados.

Veamos nuestro caso:

La tabla de surf tiene un costo de $110.000 y se vende a $180.000, por lo
que el
costo de tener un quiebre de stock
es:

C ostoquiebredestock = P reciodeventa Costodeadquisicin

Caso tienda de surf:

$180.000 - $110.000 = $70.000

Por otro lado el costo de sobrestock toma en cuenta el costo que tiene
mantener un activo inventariado y luego tener que venderlo a un precio
menor. En este caso supondremos un
costo por sobre-stock de $20.000 por
unidad.

Paso 4:
Pedir la cantidad ptima
Para encontrar la cantidad ptima primero tenemos que ver cual es la
relacin entre los costos de sobrestock y quiebre de stock. Llamaremos a
esta relacin
ratio crtico
.

Con el
ratio crtico
aseguramos que la ltima tabla de surf que la tienda
vender, deja a uno indiferente entre asumir los costos de sobrestock y
quiebre de stock.
costodequiebredestock
= costosobrestock+costodequiebredestock
ratio crtico

Un alto ratio crtico significa que el costo por quiebre de stock es muy
superior al de sobre-stock, por lo que conviene asumir un riesgo de
sobre-stock. Mientras que un bajo valor de ratio crtico es el caso contrario.

Para la tienda de surf tenemos:

ratio crtico = $70.000 /($70.000+$20.000) = 0,78

Ahora es cuando la funcin distribucin, F(x), calculada en el Paso 2

, toma
importancia. El ratio crtico nos indic que
0,78 es la relacin ptima entre
costos de sobre-stock y quiebre de stock, por lo que queremos calcular la
cantidad de tablas de surf que hacen que la probabilidad de satisfacer la
demanda sea igual al ratio crtico .

Esto se hace al invertir la funcin de distribucin F(x) y encontrar el valor

ptimo (funcin cuantil)3.

3
FuncincuantilenWikipedia:
https://es.wikipedia.org/wiki/Funci%C3%B3n_cuantil

Para nuestra distribucin se da el siguiente caso:

F (q*) = 0, 78 F (0, 78)1 = 410

Por lo tanto la
cantidad ptima de tablas de surf es Q* = 410

La figura 3 ilustra cmo la relacin entre el ratio crtico, la demanda y los

beneficios esperados por la ltima tabla de surf.

Figura 3: relacin entre demanda la demanda, beneficios y costos

Observemos con atencin la figura 3. Si compramos 410 tablas de surf, la

ganancia y prdida esperada para la ltima tabla de surf es la misma.
Comprando una tabla extra existen ms probabilidad de sufrir prdidas por
sobre-stock, y con una tabla menos estoy perdiendo una venta.

10


Paso 5:
Calcular el beneficio
Ya tenemos la cantidad ptima de tablas de surf que necesitamos ordenar,
pero todava nos falta calcular el beneficio para comparar la conveniencia
de usar nuestra estrategia.

Recordando que con la cantidad ptima de tablas no aseguramos satisfacer

toda la demanda, sino que aseguramos maximizar las utilidades al reducir
costos, por lo tanto hay un costo de oportunidad que no estamos asumiendo
an, el costo porprdidas esperadas.

Las prdidas esperadas son el potencial nmero de tablas de surf que

pudimos vender, pero no hicimos porque no tenamos ms tablas. Para
calcular las prdidas esperadas hay que considerar todos los casos posibles
en que la demanda es mayor a la cantidad ordenada4 . Estos casos se
multiplican por sus respectivas probabilidades y luego se suman todos los
resultados.

sto es un clculo complicado, pero por suerte para muchas distribuciones

stos valores ya se encuentran calculados. Para la distribucin de la
demanda de nuestras tablas de surf, la prdida esperada es de de 40 tablas
si pedimos 410 . Estas prdidas se calculan sumando las probabilidades de
que la demanda sea mayor a 410, cada una multiplicada por las unidades
(e.g. 420*0.06).

La figura 4 ilustra cmo se relacionan las prdidas de ventas esperadas

segn la cantidad de rdenes de tablas de surf.

4
Strategyrisk,ejemplocondistintasprdidasesperadas:
www.strategyatrisk.com/2012/08/22/inventorymanagementisprofitmaximizationrightforyou/

11


Figura N 4
: prdida esperada de tablas de surf

Listo. Ya tenemos todo lo necesario para calcular las ventas y las utilidades
esperadas. Slo nos queda usar las siguientes frmulas y terminar el
problema.

(1)ventasesperadas = demandaesperada()
prdidadeventasesperadas

Caso tienda de surf: ventasesperadas

=
380 - 40 = 340

(2) inventarioesperado=cantidadptima
ventasesperadas

Caso tienda de surf:

inventarioesperado=
410 - 340 = 70

(3) utilidadesesperadas
= margen ventasesperadas inventarioesperado costosobrestock

Caso tienda de surf: utilidadesesperadas =

($70.000 340)- (70 $20.000) =
$22.400.000

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Conclusiones
La gestin de inventario es uno de los aspectos ms relevantes del retail.
Actualmente existen decenas de mtodos que utilizan la informacin de
transacciones para estimar el stock necesario. Sin embargo, la gran mayora
de estos mtodos consideran slo las ventas, y no a los potenciales clientes,
por lo que su estimacin de stock es limitada.

Hoy en da, gracias a los avances tecnolgicos, es posible medir con

precisin el nivel de demanda. As es cmo se abre una tremenda
oportunidad de mejorar la gestin de stock.

En este ebook presentamos un mtodo sencillo de 5 pasos para estimar el

stock necesario para un producto y el impacto econmico que puede tener.
De esta forma, usando las mediciones de visitas logramos corregir los
errores en la estimacin de la demanda.

Llevar a cabo estos 5 pasos pueden mejorar significativamente los

resultados en la gestin de stock. Pero requieren tres herramientas
fundamentales: (1) software de gestin de inventario que permita llevar
registros de los quiebres de stock por producto, (2) Sistemas automticos
de conteo de personas, y (3) sistema de analtica que permita integrar los
datos y realizar todo el proceso descrito, para cada producto.

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