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Procedimiento Seleccion, Evaluacion y Reevaluacion de Proveedores PDF
Procedimiento Seleccion, Evaluacion y Reevaluacion de Proveedores PDF
Aprob: Comit de
PROCEDIMIENTO
Calidad
SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES
Fecha: 23-05-08
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1. OBJETIVO
Establecer el tipo y alcance del control aplicado a los proveedores, garantizando que los productos adquiridos cumplan
con los requisitos establecidos internamente y con los establecidos por el Sistema de Gestin de la Calidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la seleccin, evaluacin y re-evaluacin de los proveedores que afectan el Sistema de
Gestin de la Calidad (SGC) de la Cmara de Comercio de Cartagena.
3. DEFINICIONES
Formulario de Solicitud de Inscripcin en el Registro de Proveedores: documento interno que recopila la informacin
general y bsica que permite identificar el estado actual de los proveedores, su especialidad, los productos que ofrece y
sus relaciones comerciales.
Listado de Proveedores Confiables: Listado que relaciona las personas naturales o jurdicas, que una vez hayan
cumplido con todos los criterios de seleccin, se puede establecer una relacin comercial.
Listado de Proveedores Crticos: Listado que relaciona las personas naturales o jurdicas que afectan de manera directa
el SGC.
4. PROCEDIMIENTO
Una vez verificado lo anterior se le entrega al proveedor el Formulario de Solicitud de Inscripcin en el registro de
Proveedores. Este formulario debe ser diligenciado y devuelto con todos los anexos que se exigen en el mismo.
Cuando se recibe el formulario con los anexos, el coordinador de Compras y almacn, el Coordinador de servicios
generales, el coordinador de Eventos y el Jefe de Sistemas lo revisa y verifica la informacin consignada en el mismo. Si
todo es veraz, selecciona. Si en la verificacin y seleccin encuentra anomalas o irregularidades se reserva el derecho de
admisin.
Seleccin de proveedores
La seleccin de los proveedores la realiza el coordinador de Compras y Almacn, el Coordinador de servicios generales,
el coordinador de eventos y el Jefe de Sistemas con base en criterios establecidos previamente. Este debe seleccionar al
proveedor una vez se recibe el formulario de Solicitud de inscripcin en el registro de proveedores. La seleccin se
realiza en el Formato de Seleccin de Proveedores, y si cumple con todos los requisitos y pasa la calificacin, ingresa al
listado de proveedores Confiables de la Entidad.
Para realizar la seleccin se utilizan los siguientes criterios:
CRITERIOS PORCENTAJE
Antigedad en el Mercado 20%
Calidad 30%
Ubicacin del Proveedor 25%
Servicio Postventa 25%
TOTAL 100%
Calidad (30%)
Este criterio califica la tenencia de un Sistema de Gestin de Calidad (SGC) sobre el servicio que el proveedor ofrece y es
objeto de evaluacin. Este sistema puede asegurar que las cosas funcionan bien y que el proveedor puede responder
rpidamente a los problemas que surjan. Un SGC plenamente establecido, puede garantizar confianza, beneficio mutuo
y eficiencia a la hora de prestar un servicio.
Postventa (25%)
Este criterio califica el servicio post-venta, la asesora y la garanta que ofrece el proveedor a la hora de suministrar un
bien o servicio. Estos son servicios complementarios que agregan valor al producto o servicio adquirido.
CRITERIOS DE SELECCIN
CALIDAD 30%
RANGO SUBCRITERIOS
Puntaje Sistema de Calidad TOTAL PUNTOS
(SGC)
No cuenta SGC 1
En proceso 3 x 3
Certificacin ISO 5
3
CALIFICACIN
3 * 0.25 = 0.9 0.75
(TOTAL PUNTOS * 0.25)
Internacional 1
Nacional 3
Local 5 X 5
5
CALIFICACIN
5 * 0.25 = 1.25 1.25
(TOTAL PUNTOS * 0.25)
CALIFICACIN TOTAL
0.33 + 0.75 + 1.25 + 0.92 = 3.25 3.25
( Criterios)
Una vez calculada la puntuacin de cada criterio, se procede al clculo total de la evaluacin. Este se obtiene de la
sumatoria de los puntajes totales de cada criterio. Solo se aceptaran, aquellos que en la evaluacin hayan obtenido un
puntaje igual o superior a tres (3), o que no siendo as, la direccin administrativa lo considere.
Si se determina que alguno de estos proveedores es critico para el SGC, se debe incluir en la Lista de Proveedores
Crticos, los cuales s evaluarn las veces que sean necesarias en el ao. Esta evaluacin estar a cargo del funcionario
para el cul el proveedor sea crtico, como son el Coordinador de Compras y Almacn, Coordinador de servicios
generales, el Coordinador de Eventos y el Jefe de Sistemas.
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Existe el caso de compras que no se dan con mucha frecuencia y que no alcanzan un monto alto, para este tipo solo se
selecciona si el proveedor se encuentra inscrito en la cmara y renovado a la fecha de la compra, es decir no es
necesario realizar la seleccin al proveedor en todos los criterios anteriormente descritos.
Evaluacin de Proveedores
La Evaluacin de los Proveedores Crticos la debe hacer el responsable asignado, mediante el Formato de Evaluacin de
Proveedores cada vez que se realice una compra o contratacin de servicios. . Los criterios utilizados para esta
evaluacin son los siguientes:
Cumplimiento en tiempo
Este criterio evala el cumplimiento del proveedor en cuanto a la puntualidad en la entrega, teniendo en cuenta las
fechas y/o el tiempo pactado. Adems califica la capacidad de respuesta que tiene el proveedor ante los inconvenientes
o improvistos que se puedan presentar en la empresa.
Precio
Este criterio evala la oferta econmica del proveedor, su comportamiento durante las ltimas adjudicaciones y los
descuentos que ofrece.
Servicio
Este criterio evala los beneficios ofrecidos por el proveedor antes, durante y despus de la compra. Es decir su
capacidad de atencin, de respuesta, su disposicin, el soporte tcnico, la respuesta a los mantenimientos preventivos
y/o correctivos, la solucin oportuna de las quejas o inconvenientes relacionados con rechazos y/o devoluciones.
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CRITERIOS DE EVALUACIN
RANGO PUNTUACION
1-20% 1
21-40% 2
41-60% 3
61-80% 4
81-90% 4,5
100% 5
RANGO PUNTUACION
1-20% 1
21-40% 2
41-60% 3
61-80% 4
81-90% 4,5
100% 5
PRECIO
PUNTUACION
SI 5
NO 4
Re evaluacin de Proveedores
La reevaluacin de los proveedores se realizar cada seis meses, y se tendrn en cuenta los mismos criterios de
evaluacin. El resultado de la Re evaluacin es el promedio de las evaluaciones realizadas al proveedor durante el
perodo y continuar en el listado de proveedores confiables siempre y cuando la calificacin promedio sea igual o
superior a 3, Si el proveedor no alcanza el puntaje establecido para esta re evaluacin, saldr automticamente del
listado de Proveedores confiables salvo que la Direccin Administrativa y el Comit de Calidad consideren lo contrario
La seleccin de los capacitadores o conferencistas se realiza, con base en criterios establecidos previamente. Los
capacitadores o conferencistas se deben seleccionar una vez se recibe la hoja de vida, y se realiza en el Formato de
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Seleccin de Capacitadores. Los procesos a los cuales aplica este procedimiento son: Servicios Empresariales, Arbitraje y
Conciliacin, Desarrollo de Personal, Registros e Investigaciones Econmicas.
Experiencia 25%
Este criterio mide el nivel de experiencia como docente que posee el capacitador. Esta expresado en aos.
CRITERIOS DE SELECCION
CALIFICACIN
5* 0.25 = 1.25 1.25
(TOTAL PUNTOS * 0.25)
CALIFICACIN
5 * 0.15 = 0.75 0.75
(TOTAL PUNTOS * 0.15)
CALIFICACIN
5 * 0.10 = 0.5 0.5
(TOTAL PUNTOS * 0.10)
CALIFICACIN TOTAL
1.25+ 0.625 + 0.375 + 0.75 0.5 = 3.5 3.5
( Criterios)
Ingresa al listado de Capacitadores APROB:
FECHA:
SI NO FIRMA
Una vez calculada la puntuacin de cada criterio, se procede al clculo total de la seleccin. Este se obtiene de la
sumatoria de los puntajes totales de cada criterio. Solo se aceptaran, aquellos que en la evaluacin hayan obtenido un
puntaje igual o superior a tres (3) que no siendo as el Jefe del proceso (Director de Servicios empresariales, Director
de Arbitraje y Conciliacin, Director Administrativo, Director de Registros y Jefe de investigaciones Econmicas) lo
considere necesario.
Los capacitadores a diferencia de los otros proveedores, se deben evaluar una vez termine la capacitacin o se preste el
servicio. Esta evaluacin estar a cargo del funcionario del proceso donde se realice la capacitacin, y sea designado
para esta labor.
Puntualidad 10%
Este criterio mide el cumplimiento en la hora de inicio estipulada para cada capacitacin o conferencia.
Este criterio mide la habilidad del capacitador o conferencista para transmitir sus conocimientos en el tema y mantener
atento al auditorio durante la capacitacin o conferencia.
PUNTUALIDAD 10%
RANGO PUNTAJE CALIFICACION
Hora exacta 5
0 -15 Minutos 4
15 - 30 Minutos 3
Ms de 30 Minutos 1
TOTAL PUNTOS 0 0
Malo 1
Regular 2
Bueno 3
Muy bueno 4
Excelente 5
TOTAL PUNTOS 0 0
La seleccin de los Consultores y Asesores se realiza, con base en criterios establecidos previamente. Los Consultores y
Asesores se deben seleccionar una vez se recibe la propuesta o proyecto a desarrollar, y se realiza en el Formato de
seleccin de Consultores y Asesores. Este procedimiento aplica al proceso de Servicios Empresariales.
Experiencia 25%
Este criterio mide el nivel de experiencia laboral del Consultor o Asesor. Esta expresado en aos.
Criterios de Seleccin
Criterios de Evaluacin
Los criterios de seleccin para los Conciliadores, rbitros y Secretarios se encuentran descritos en el Reglamento del
Centro de Arbitraje y Conciliacin de la entidad.
Los Conciliadores, rbitros y Secretarios se deben evaluar una vez termine la Conciliacin o Arbitraje. Esta
evaluacin estar a cargo de la Directora del Centro de Arbitraje y Conciliacin, y se realizar en el Formato de
Evaluacin de Conciliadores, rbitros y Secretarios.
Todas las evidencias generadas de este procedimiento, se tratan segn lo establecido en el procedimiento de control de
documentos y evidencias.
5. RESPONSABILIDAD
CARGO RESPONSABILIDAD
Coordinador de Compras y Almacn Seleccionar, evaluar y re evaluar a los proveedores relacionados con el
suministro de insumos necesarios para el apoyo a las actividades de la entidad.
(Papelera en general, cartuchos, litografas, etc)
Coordinador de servicios generales Seleccionar, evaluar y re-evaluar a los proveedores relacionados con el
mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de la entidad.
Jefe de Sistemas Seleccionar, evaluar y re-evaluar los proveedores relacionados con la
plataforma tecnolgica.
Asistente de Servicios Empresariales Seleccionar, evaluar y re-evaluar los proveedores relacionados con el servicio
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN FECHA DESCRIPCIN DEL CAMBIO
2 11-10-04 Se incluy en la reevaluacin de los proveedores los meses en los que se debe
hacer la reevaluacin (enero y julio).
Se pasaron las responsabilidades asignadas inicialmente al Auxiliar de
suministros y compras a la coordinadora de servicios generales. Se
actualizaron los cargos segn la nueva estructura aprobada por la junta
directiva.
3 15-02-07 Cambio de denominacin de cargos por modificacin de organigrama de la
entidad.
4 01-10-07 Cambio de denominacin de cargos por modificacin de funciones.
5 23-05-08 Cambio de Criterios de Seleccin, Evaluacin y Re evaluacin de Proveedores.
Se Adicionaron los Criterios de Evaluacin de Capacitadores y Conferencias, y
de Conciliadores, rbitros y Secretarios. Se adicionaron los criterios de
Seleccin y Evaluacin de Consultores y Asesores. Se modificaron los cargos en
la Responsabilidad de Seleccionar, Evaluar y Reevaluar Proveedores.